Hướng dẫn sử dụng OpenOffice Writer 3.1 - WORD

Nội dung trình bày - - - - -Giới thiệu Cài đặt và gỡ bỏ Open Office Writer 3.1 Tạo và lưu tài liệu Biên soạn, định dạng tài liệu In ấn tài liệu Tạo bảng và đưa hình ảnh vào tài liệu Nhữ

TÌM HIỂU VÀ SỬ DỤNG

OpenOffice Writer

http://www.linuxviet.com/

Nội dung trình bày

- - - -

-Giới thiệu Cài đặt và gỡ bỏ Open Office Writer 3.1 Tạo và lưu tài liệu

Biên soạn, định dạng tài liệu

In ấn tài liệu Tạo bảng và đưa hình ảnh vào tài liệu Những tính năng nâng cao khác

Bài tập

Giới thiệu

* Phần mềm mã nguồn mở là gì?

- Một phần mềm mã nguồn mở có các đặc điểm sau đây:

- Miễn phí: download từ Internet và dùng.

- Mở: có mã nguồn (source code) đi kèm, do đó người

dùng có thể chỉnh sửa phần mềm cho phù hợp nhu cầu.

-Tính cộng tác: sản phẩm mã nguồn mở sau khi được

chỉnh sửa sẽ đóng góp lại cho cộng đồng.

Giới thiệu (tt)

- T ại sao sử dụng phần mềm mã nguồn mở?

là mục tiêu tấn công của virus.

- Ai cần sử dụng phần mềm mã nguồn mở?

- Open Office là gì?

Giới thiệu (tt)

Là một bộ các phần mềm văn phòng tương tự

Microsoft Office, bao gồm: Open Office Writer,

OpenOffice Math; OpenOffice Impress; OpenOffice Draw; OpenOffice Calc; OpenOffice Base.

- Tại sao sử dụng Open Office?

- Có thể làm được những gì với Open Office?

Open Office đạt tỉ lệ tương thích cao với Microsoft Office.

-Giới thiệu (tt)

Open Office 3.1

Là bộ phần mềm mã nguồn mở bao gồm các phần mềm tương tự như Microsoft Office.

- Đặc điểm:

+ Cung cấp nhiều phiên bản chạy trên nhiều hệ điều hành

khác nhau: Windows, Linux, Mac OS, Solaris…

+ Có nhiều addons được viết riêng cho OOo để cải tạo những thiếu sót của chương trình Có thể tham khảo thêm tại địa chỉ

http://extensions.services.openoffice.org/en/highestratedreal

Cài đặt Open Office 3.1

-Download phần mềm từ: http://download.openoffice.org/ đối với Windows hoặc http://download.openoffice.org/other.html đối với các hệ điều hành khác

- Cài đặt phần mềm từ tập tin thực thi:

- Click “Next” để tiếp tục

Cài đặt Open Office 3.1 (tt)

- Open Office sẽ được giải nén và lưu lại tại

“Destination Folder”, chọn Browse nếu muốn thay đổi

- Chọn “Unpack” để tiếp tục

Cài đặt Open Office 3.1 (tt)

- Quá trình cài đặt Open Office Writer bắt đầu, chọn

“Next” để tiếp tục

Cài đặt Open Office 3.1 (tt)

- Thiết lập một số thông tin, sau đó chọn “Next” để

tiếp tục

“Name”: tên người cài đặt Open Office

- “Oganization”: tên cơ quan, tổ chức

- “Any one who uses this computer”: cho phép tất cả nhữngngười cùng sử dụng máy tính này được dùng Open Office

Cài đặt Open Office 3.1 (tt)

- Chọn kiểu cài đặt, thông thường chọn “Complete”,

sau đó chọn “Next” để tiếp tục

Cài đặt Open Office 3.1 (tt)

- Chọn “Create a start link on Desktop” để tạo icon

Open Office trên Desktop, sau đó chọn “Install” để

hoàn tất cài đặt

Cài đặt Open Office 3.1 (tt)

Kiểm tra sự tồn tại của phần mềm Open Office:

– Start → All Programs → OpenOffice.org 3.1

Gỡ bỏ Open Office 3.1

- Start → Control Panel → Add and Remove Programs →

OpenOffice.org 3.1 → Remove

Open Office Writer

- Khởi động Open Office Writer bằng 1 trong 2 cách:

Desktop, sau đó chọn “Text Document”

- Start→All Programs→OpenOffice.org 3.1→OpenOffice.org Writer

Tạo và lưu tài liệu (tt)

- Sau khi khởi động Open Office Writer, cửa sổ soạn thảo văn bản hiện ra cho phép soạn thảo văn bản tương tự Microsoft Word:

Tạo và lưu tài liệu (tt)

- Lưu văn bản: File → Save → đặt tên văn bản

- Mục Save as Type: “ODF Text Document (.odt)” →Lưu văn theo định dạng Open Office

Tạo và lưu tài liệu (tt)

- Lưu văn bản: File → Save → đặt tên văn bản

- Mục Save as Type: “Microsoft Word 97/2000/XP(.doc)” → Lưu văn theo định dạng Microsoft Word

Tạo và lưu tài liệu (tt)

- Xuất văn bản ra theo định dạng PDF: File → Export as PDF → Export

Mở file Word từ Open Office Writer

- Cách 1: File → Open → chọn file Word cần mở

- Cách 2: click chuột phải vào file Word → Open with

→ swriter

Bài tập

1 Cài đặt phần mềm Open Office 3.1 từ tập tin thực thi

2 Soạn thảo một đoạn văn bản đơn giản, sau đó lưu lại với dạng Microsoft Word

3 Mở một tập tin Word dùng Open Office Writer, chỉnh sửa

và lưu lại thành file mới dưới dạng Word

4 Lưu 1 văn bản dưới dạng PDF

5 Gõ bỏ phần mềm Open Office 3.1 và cài đặt chúng trở lại

Giao diện Open Office Writer

Open Office Writer <=>Microsoft Word

- Menu “File”:

- Thêm chức năng “Export to PDF” để lưu văn bản sang dạng PDF

Open Office Writer <=>Microsoft Word (tt)

- Menu “Edit”:

+ Không có tính năng Goto

+ Tính năng “Find & Replace” (tìm kiếm và thay thế gom lại thành một)

+ Tính năng “Auto Text” (thay vì nằm trong menu “Insert” như Microsoft Word.

Open Office Writer <=>Microsoft Word (tt)

- Menu “View”:

+ Phần “Header and Footer” chuyển sang menu “Format → Page” + “Text boundaries”: chế độ viền khung cho văn bản (thay vì nằm trong Tools → Options → Views như Microsoft Word)

Open Office Writer <=>Microsoft Word (tt)

- Menu “Insert”:

+ Phần “Fields” bao gồm “Date and Time”, “Page Numbers”.

+ “Special Characters” thay cho “Symbol”; “Note” thay cho

“Comment”.

+ “Index and Table” thay cho “Reference”.

Open Office Writer <=>Microsoft Word (tt)

-Chọn vị trí sẽ đánh số trang trên trang văn bản Ví dụ: nếu

muốn số trang nằm ở góc dưới, bên phải văn bản,

chọn “Format → Page → Footer →Footer on”

- Chọn “Insert → Fields → Page numbers

Open Office Writer <=>Microsoft Word (tt)

- Menu “Format”:

+ “Character” thay cho “Font”

+ “Paragraph” thay cho “Borders and Shading”

Open Office Writer <=>Microsoft Word (tt)

- Menu “Format → Paragraph”:

* Indents & Spacing: tương tự Format → Paragraph trên Word

- Alignment: cách gióng hàng các đoạn văn bản

- Tabs: tương tự “Format → Tabs” trên Word

Open Office Writer <=>Microsoft Word (tt)

- Menu “Format → Page”:

- Page: thiết lập các thông số cho trang văn bản, tương tự như “File →

Page setup” của Microsoft Word

- Header, Footer: tương tự “View → Header and Footer” trên Word

- Columns: tương tự “Format → Columns” trên Word

Open Office Writer <=>Microsoft Word (tt)

- Menu “Table”:

Gần giống như Word

- Không có chức năng Draw Table

Open Office Writer <=>Microsoft Word (tt)

- Menu “Tools”:

+“Track Changes”, “Protect document” của Word thay bằng “Edit → Changes” +“Compare and Merge Documents” của Word thay bằng “Edit → Compare

Documents”

Open Office Writer <=>Microsoft Word (tt)

- Chọn mặc định lưu văn bản dưới dạng file Word:

Menu “Tools → Options → Load/Save → General →Always save as”

Open Office Writer <=>Microsoft Word (tt)

- Loại bỏ phần kiểm tra chính tả tiếng Anh:

“Tools → Spelling and Grammar → Options → bỏ chọn 2 mục: Check spelling as you type và Check Grammar as you type”

Bài tập

Yêu cầu:

- Định dạng trang: A4; Top = 1, Bottom = 1, Left = 1.25, Right = 1.25 (inch).

- Phần giới thiệu và phần nội dung

là 2 section khác nhau (dùng Insert

→ Section)

In ấn tài liệu

- Nếu máy tính đã cài driver máy in, Open Office sẽ

tự động nhận máy in tương tự Microsoft Word

Cài driver máy in (nếu chưa cài):

Start → Control Panel → Printer and Fax → Add Printer

In tài liệu: có hai cách

- Dùng tổ hợp phím tắt: Ctrl + P

- Vào menu File → Print

- Tùy theo máy in sử dụng, có thể giao diện khi chọn in sẽ khácnhau

Vào mục Properties để điều chỉnh tùy chọn khi in

In ấn tài liệu (tt)

- Phần giao diện của mục Properties tương tự như khi in tài liệu

Word, có thể chọn kiểu giấy in A4, in 2 mặt (nếu máy in có hỗ trợ),

….

Bài tập

1 Chọn 1 file Word và mở bằng Open Office Writer.

2 Chọn in theo khổ giấy A4.

3 In trang 2 và 3 của văn bản, in ra 1 bản và in 1

mặt giấy

4 Chọn in toàn văn bản, in 2 mặt giấy (nếu máy in

hổ trợ)

Tạo bảng

- Tạo bảng: vào menu “Table → Insert → Table” hoặcdùng phím tắt: “Ctrl + F12”

Tạo bảng (tt)

- Sau khi chọn AutoFormat, một cửa sổ hiện ra cho

phép chọn 1 số định dạng bảng:

Tạo bảng (tt)

- Thêm hàng và cột cho bảng (sau khi đã tạo bảng):

“Number”: số lượng hàng/cột cần thêm vào bảng

- Position:

+ Before: nếu muốn chèn thêm hàng/cột vào trước hàng đang chọn + After: nếu muốn chèn thêm hàng/cột vào sau hàng đang chọn

Tạo bảng (tt)

- Thêm hàng và cột cho bảng (cách 2):

- Click chuột vào bảng

- Chọn biểu tượng “Insert Row” hoặc “Insert Column” trên cửa sổhiệu chỉnh của bảng

Tạo bảng (tt)

- Xóa hàng và cột cho bảng (cách 1):

- Click chuột vào bảng → Table → Delete → Rows (thêm hàng)

- Click chuột vào bảng → Table → Delete → Columns (thêm cột)

- Xóa hàng và cột cho bảng (cách 2):

- Click chuột vào bảng

- Chọn biểu tượng “Delete Row” hoặc “Delete Column” trên cửa sổhiệu chỉnh của bảng

- Xóa bảng: click chuột vào bảng, chọn Table → Delete → Table

Yêu cầu:

- Tạo bảng như hình trên.

Bài tập

- Thêm 1 hàng ngay sau hàng “Nguyễn Văn C”

- Thêm 1 cột sau cột “Môn học”

- Điều chỉnh lại thành bảng như sau:

- AutoText là tiện ích giúp nhập nhanh những cụm từ thường dùng.

- Cách dùng: nhập từ thường dùng (ví dụ “Đại học Bách Khoa”)

- Tô đen cụm từ trên, chọn Edit → AutoText, nhập tên, từ gợi nhớ (shortcut), sau đó chọn AutoText → New

- Sau khi kết thúc, khi cần gõ “Đại học Bách Khoa”, ta chỉ cần gõ BK và phím F3

Tạo mục lục tự động

-Thực hiện thông qua các bước sau:

Đánh nội dung văn bản

Tạo mục lục tự động (tt)

Tạo mục lục tự động (tt)

-Tô đen “Phần 1” chọn Heading 1, tương tự như vậy cho “Phần 2”– Heading 1

Tạo mục lục tự động (tt)

- Insert → Indexes and Tables → Indexes and Table

Tạo mục lục tự động (tt)

- Sửa lại Title là “Mục lục”

- Kết quả:

Tạo mục lục tự động (tt)

Bài tập

1 Thực hành lại các tính năng của AutoText và Note

2 Soạn 1 đoạn văn bản, sau đó tạo mục lục tự động

cho văn bản

XIN CHÂN THÀNH CÁM ƠN !