Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ tại tổ chức TNTGVN

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ LÊ PHẠM Ý DUN HỒN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI TỔ CHỨC TẦM NHÌN THẾ GIỚI VIỆT NAM TĨM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TỐN Mã số: 60.34.03.01 Đà Nẵng - 2019 Cơng trình hồn thành TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐHĐN Ngƣời hƣớng dẫn KH: PGS.TS HỒNG TÙNG Phản biện 1: PGS.TS TRẦN ĐÌNH KHÔI NGUYÊN Phản biện 2: TS NGUYỄN THÀNH CƯỜNG Luận văn bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Kế toán họp Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 24 tháng 12 năm 2019 Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Tầm Nhìn Thế Giới Việt Nam (TNTGVN) tổ chức phi phủ lớn nước xét khía cạnh quy mơ dự án tính đa dạng hoạt động Là tổ chức với bề dày kinh nghiệm lĩnh vực cứu trợ nhân đạo phát triển cộng đồng, lãnh đạo tổ chức TNTG nhìn thấy điều này.Với giá trị cốt lõi “Chúng quý trọng người” “Chúng tơi có trách nhiệm với nguồn lực giao phó”, tổ chức ln coi trọng giá trị người cải vật chất xây dựng người với tính trung thực, nghiêm túc việc thực công tác KSNB mà tổ chức thiết lập Các nhân viên tổ chức yêu cầu tránh khoản chi tiêu làm cho nhà tài trợ nghi ngờ việc quản lý khoản tài trợ họ Đặc biệt xu bất ổn kinh tế giới, việc gây quỹ khó khăn đòi hỏi tổ chức phải trì thực KSNB hữu hiệu để thực hành tốt trách nhiệm giải trình tài chính, quản lý dự án phải có khả chứng minh khoản tài trợ nhận sử dụng cho mục đích đồng ý khoản tài trợ sử dụng phù hợp với ngân sách dự án cách thận trọng, an toàn tiết kiệm Để đạt điều này, cơng tác KSNB cần thiết lập trì hữu hiệu Hiện TNTGVN với thay đổi lớn việc tái cấu trúc tổ chức chiến lược hoạt động, đòi hỏi KSNB phải đáp ứng yêu cầu ngày đổi tổ chức Dựa lý chọn đề tài “Hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội tổ chức TNTGVN” làm đề tài nghiên cứu cấp độ thạc sĩ Đây đề tài mẻ Việt Nam 2 Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: thực tiễn công tác KSNB với trường hợp nghiên cứu điển hình minh họa tổ chức TNTGVN Phạm vi nghiên cứu:  Khơng gian: 37 Chương trình vùng (AP) thuộc tổ chức TNTGVN  Thời gian: liệu thu thập năm tài FY2016 đến tháng FY2018 (1/10/2015 đến 30/6/2018)  Nội dung: công tác KSNB nghiên cứu qua thành phần gồm: Mơi trường kiểm sốt; Hệ thống kế tốn, Quy trình thủ tục kiểm sốt Phƣơng pháp nghiên cứu  Thu thập liệu: + Dữ liệu thứ cấp: + Dữ liệu sơ cấp:  Xử lý liệu: Đóng góp đề tài - Về lý luận: - Về thực tiễn: Tổng quan tài liệu nghiên cứu Trên giới, giai đoạn từ năm 1980 đến 1988, quan Hoa Kỳ ban hành loạt hướng dẫn có liên quan đến KSNB Năm 1985, COSO (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) thành lập để hỗ trợ Ủy ban Quốc gia chống gian lận báo cáo tài Mỹ ban hành nhiều quy tắc đạo đức làm rõ chức KSNB Đến năm 1988, viện kế toán viên CPA Mỹ (The American Institute of Certified Public Accountants (AICPA)) đưa khuôn khổ KSNB kiểm tốn báo cáo tài SAS No 55 Theo đó, cấu trúc KSNB tổ chức bao gồm ba thành phần sau: Một trường kiểm soát, hệ thống kế toán thủ tục kiểm sốt Năm 1992, COSO ban hành khn khổ KSNB, thường gọi khuôn khổ COSO Khuôn khổ COSO đề xuất KSNB gồm thành phần: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin trao đổi thông tin, Hoạt động giám sát Năm 2002, Quốc hội Hoa Kỳ thông qua Đạo luật SARBANES-OXLEY nỗ lực để cải thiện trách nhiệm giải trình giám sát cơng ty đại chúng Hầu hết quy định Đạo luật Sarbanes-Oxley không áp dụng cho tổ chức phi lợi nhuận Tuy nhiên, Sarbanes-Oxley ảnh hưởng đến thái độ quản trị tổ chức cộng đồng phi lợi nhuận (Ostrower, 2007; Iyer Watkins, 2008) Các kiểm toán viên tổ chức phi lợi nhuận Mỹ thông qua chuẩn mực SAS No 112 Communicating Internal Control Matters Identified in an Audit năm 2017 SAS No 115 với tiêu đề vào năm 2009 Các chuẩn mực xác định loại thiếu sót KSNB, cung cấp hướng dẫn chi tiết đánh giá thiếu sót KSNB yêu cầu kiểm toán viên giao tiếp văn cho quản lý người chịu trách nhiệm quản trị thiếu sót phát kiểm toán Năm 2008, the Internal Revenue Service, Sở Thuế Vụ Mỹ, quan Quản lý liên bang, cung cấp hướng dẫn công bố thông tin KSNB, quản trị tổ chức gian lận lĩnh vực phi lợi nhuận Từ tảng lý luận bản, có nhiều cơng trình nghiên cứu KSNB tổ chức phi lợi nhuận Các tài liệu nghiên cứu nêu quan trọng cho nghiên cứu sau NGO KSNB Song, theo hiểu biết tơi chưa có nghiên cứu công tác KSNB NGO cụ thể nhằm khắc phục hoàn thiện hạn chế KSNB đơn vị Do vậy, việc nghiên cứu công tác KSNB TNTGVN nghiên cứu đầu tiên, mẻ cho cần thiết lý luận thực tiễn Kết cấu đề tài Nghiên cứu thực theo cấu trúc gồm chương: Chương mở đầu: Giới thiệu đề tài nghiên cứu Chương 1: Lý luận chung KSNB tổ chức phi lợi nhuận Chương 2: Thực trạng công tác KSNB tổ chức TNTGVN Chương 3: Giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác KSNB tổ chức TNTGVN CHƢƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC TỔ CHỨC PHI LỢI NHUẬN 1.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Bản chất vai trò kiểm sốt nội Theo COSO (2013), KSNB định nghĩa sau: “KSNB tiến trình thiết lập vận hành hội đồng quản trị, ban quản lý nhân khác, thiết kế để đem lại đảm bảo hợp lý việc đạt mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo, tuân thủ với luật quy định liên quan” Đường Nguyễn Hưng (2016) KSNB cần thiết thực thể kinh tế nào, bao gồm tổ chức phi lợi nhuận KSNB có nội dung sau: Một là, tính hướng đến mục tiêu KSNB Hai là, KSNB tiến trình Ba là, KSNB bị chi phối người tổ chức Bốn là, KSNB đảm bảo hợp lý Năm là, tính thích ứng KSNB Mục tiêu kiểm sốt nội Các yêu cầu phủ kiểm soát nội tổ chức phi lợi nhuận: 1.1.2 Một số khn khổ kiểm sốt nội nội dung: Theo khn khổ kiểm sốt nội COSO (2013), khuôn khổ sử dụng rộng rãi Hoa Kỳ, kiểm soát nội gồm thành phần sau nội dung (Đường Nguyễn Hưng, 2016):  Mơi trường kiểm sốt:  Đánh giá rủi ro:  Hoạt động kiểm sốt:  Thơng tin trao đổi thông tin:  Hoạt động giám sát: Theo khuôn khổ KSNB SAS 55, KSNB tổ chức bao gồm ba thành phần sau: Một trường kiểm soát, hệ thống kế toán thủ tục kiểm soát (Đường Nguyễn Hưng, 2016) Mặc dù chuẩn mực kiểm toán SAS 55 phục vụ cho kiểm toán viên q trình đánh giá tính hữu hiệu hệ thống KSNB khách hàng, khn khổ KSNB áp dụng cho tổ chức Do vậy, chọn việc nghiên cứu chuẩn mực để tìm hiểu thực tế áp dụng tổ chức đưa giải pháp hoàn thiện thiết thực cho tổ chức 1.2 ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA TỔ CHỨC PHI LỢI NHUẬN (NPO) ẢNH HƢỞNG ĐẾN KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.2.1 Sự cần thiết kiểm soát nội tổ chức phi phủ phi lợi nhuận KSNB hữu hiệu giúp cho tổ chức phi lợi nhuận thực có hiệu hoạt động liên quan đến nhiệm vụ sứ mệnh trách nhiệm ủy thác Trong năm gần đây, với hạn chế tài chính, kêu gọi trách nhiệm giải trình phương tiện truyền thông bùng nổ tạo nhu cầu tăng cường kiểm soát đo lường hiệu lĩnh vực phát triển cộng đồng Các NGO chịu áp lực phải tăng cường giám sát, đánh giá số đầu ra, kết tác động Bongani (2013) báo cáo KSNB tổ chức quan trọng để đảm bảo độ tin cậy hồ sơ kế tốn, tính xác thực nội dung báo cáo tài Mặc dù trường hợp gian lận sai sót phương tiện truyền thơng cơng khai có khả lạm dụng ngân sách KSNB Petrovits (2010) có nhiều tài liệu học thuật KSNB bối cảnh đơn vị kinh doanh giao dịch công khai rộng rãi, có tài liệu lĩnh vực phi lợi nhuận Tại Việt Nam, tính đến năm 2017, có khoảng 1,000 tổ chức phi phủ nước ngồi có mối quan hệ đối tác với Việt Nam, chưa có nghiên cứu NGO liên quan đến công tác KSNB, viết nghiên cứu công tác KSNB tổ chức TNTGVN nghiên cứu điển hình 1.2.2 Đặc điểm tổ chức phi lợi nhuận ảnh hƣởng đến kiểm soát nội Các tổ chức phi lợi nhuận thành lập để hồn thành nhiệm vụ từ thiện, họ khơng phân phối lợi nhuận không hoạt động với quy định rõ ràng quyền sở hữu trách nhiệm giải trình (Fama Jensen, 1983) Các tổ chức phi lợi nhuận không phát hành cổ phiếu nhiệm vụ họ khơng nhằm tối đa hóa lợi nhuận Các nhà quản lý phi lợi nhuận không chịu trách nhiệm với cổ đông họ chịu trách nhiệm nhà tài trợ người cung cấp nguồn vốn quan trọng Những nhà tài trợ khơng có nguồn lực vơ hạn tổ chức phi lợi nhuận phải cạnh tranh để gây quỹ Ngoài ra, không giống cổ đông, nhà tài trợ không hưởng lợi từ hoạt động tổ chức phi lợi nhuận có giám sát tổ chức chức hội đồng quản trị đơn vị kinh doanh Tất tổ chức dễ bị đe dọa hành vi gian lận tham nhũng Nguy tài tồn tổ chức từ thiện, nơi nhiệm vụ làm điều tốt nhân viên thường tự hào giá trị đạo đức mạnh mẽ 8 CHƢƠNG THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI TỔ CHỨC TẦM NHÌN THẾ GIỚI VIỆT NAM 2.1 KHÁI QUÁT VỀ TẦM NHÌN THẾ GIỚI VIỆT NAM 2.1.1 Q trình hình thành phát triển TNTGVN tổ chức nhân đạo phi lợi nhuận hoạt động thông qua chương trình phát triển cứu trợ khẩn cấp nhằm cải thiện chất lượng sống cộng đồng, đặc biệt trợ giúp trẻ em, người nghèo người gặp hồn cảnh khó khăn TNTG Quốc Tế (TNTGQT) hoạt động Việt Nam từ năm 1990 với văn phòng quốc gia Hà Nội Tầm nhìn: Sứ mệnh: Giá trị cốt lõi: Nguồn lực tài để TNTG thực sứ mệnh: Cơ chế để thực sứ mệnh: Ƣu tiên chiến lƣợc mà tổ chức muốn đạt đƣợc đến năm 2030: 2.1.2 Lĩnh vực hoạt động chƣơng trình vùng Mỗi AP thiết kế từ đến 20 năm để triển khai hoạt động huyện (từ đến xã lựa chọn) Ngân sách năm cam kết từ văn phòng tài trợ cho AP kế hoạch năm (POA) lập dựa khung logic (Logframe) phù hợp nhu cầu thực tế địa phương POA hoàn tất phê duyệt từ tháng năm tài trước cho việc chi tiêu năm tài Kể từ năm FY2018, theo thay đổi chiến lược tổ chức, AP lựa chọn 1, 2, dự án phù hợp với nhu cầu địa phương:  Dự án dinh dƣỡng:  Dự án Bảo vệ trẻ em:  Dự án sinh kế bền vững:  Dự án Bảo trợ lồng ghép tham gia động đồng: 2.1.3 Cơ cấu tổ chức tầm nhìn giới Việt Nam Người đứng đầu tổ chức Giám đốc Quốc gia Giám Đốc Hoạt động, Giám Đốc chất lượng chương trình, Giám đốc Ban Văn hóa & Con người, Giám Đốc Tài chính, Trưởng phận kỹ thuật Chương trình Bảo vệ trẻ em thành viên nằm Ban Quản lý (BQL) cấp cao TNTGVN Tương ứng với chương trình kỹ thuật có Quản lý phận kỹ thuật: Dinh Dưỡng, Bảo Vệ Trẻ em, Sinh Kế , Bảo Trợ Trẻ em & Sự tham gia cộng đồng Mỗi AP thường có nhân viên, đứng đầu Trưởng Chương trình Dưới Trưởng chương trình có từ nhân viên hoạt động Mỗi nhân viên hoạt động phụ trách từ đến xã vùng dự án chịu trách nhiệm triển khai, lập kế hoạch, thực hoạt động, đánh giá, giám sát hoạt động xã phụ trách Ngồi ra, có Điều phối viên AP, nhân viên phụ trách hoạt động Bảo trợ Kế tốn Thơng thường cụm từ 7-8 AP thành vùng quản lý giám sát mặt hoạt động Quản lý vùng 2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TẦM NHÌN THẾ GIỚI 2.2.1 Mơi trƣờng kiểm sốt Triết lý đặc trưng hoạt động: Sứ mệnh TNTGVN liên quan đến việc sử dụng khoản đóng góp cho AP Hơn nữa, TNTGVN cam kết trì 10 tiêu chuẩn cao sứ mệnh phục vụ trách nhiệm giải trình Khái niệm trách nhiệm giải trình phần cốt lõi Giá Trị Cơ Bản TNTGVN Thái độ, nhận thức điều hành nhân viên tổ chức chịu ảnh hưởng phần lớn thái độ, nhận thức hành động BQL cấp cao thông việc tuân thủ sách, quy định tổ chức quy định pháp luật nhà nước Việt Nam Như vậy, việc điều hành AP vận hành thiết kế theo quy định, hướng dẫn TNTGVN TNTGVN tổ chức phát triển cộng đồng, hoạt động triển khai phải tuân thủ hướng dẫn chuyên môn kỹ thuật với mục đích nâng cao nhận thức, thay đổi hành vi thói quen cộng đồng Việc thực hoạt động đòi hỏi áp dụng chiến lược, phương thức, mơ hình theo khung logic Vì thế, hoạt động triển khai phải thời gian dài với phối hợp đối tác, người dân để thực hoạt động hoạt động lên kế hoạch từ năm tài trước Do việc giải ngân thường chậm trễ so với kế hoạch đặt Thêm vào đó, thời tiết khí hậu Việt Nam nhiều bất thường, mùa mưa thường kéo dài Điều ảnh hưởng nhiều đến tiến độ hoạt động dự án khiến nhiều hoạt động trì hỗn đến cuối q cuối năm tài Và có điều bất cập đối tác phải ưu tiên cơng việc phủ nên việc thực tiến độ kế hoạch năm (POA) khó khăn Do áp lực phải giải ngân theo nguồn tài trợ để đảm bảo cam kết với nhà tài trợ cộng đồng, AP yêu cầu không chi tiêu 95% ngân sách đầu khơng tiêu 90% ngân sách năm nên nhiều hoạt động triển 11 khai nhiều vào cuối quý hay quý cuối năm tài ảnh hưởng nhiều đến chất lượng hỗ trợ cho cộng đồng hưởng lợi Hơn nữa, thời gian TNTGVN tái cấu trúc lại tổ chức tập trung vào bốn dự án thay nhiều lĩnh vực hoạt động thay đổi phương thức triển khai hoạt động góp phần nhiều việc chậm tiến độ thực POA Đối tác tiếp cận với sách TNTGVN thơng qua việc hướng dẫn từ nhân viên hoạt động AP Theo kết khảo sát, đa phần đối tác không tiếp cận trực tiếp với sách, quy định tổ chức chưa hiểu sâu sắc sứ mạng giá trị tổ chức Trách nhiệm Ban quản lý cơng tác kiểm sốt nội Ban quản lý TNTGVN có trách nhiệm thiết lập cơng tác KSNB phù hợp văn phòng Quốc Gia AP Giám đốc Tài phải thông báo với Giám đốc quốc gia thiếu sót hệ thống nội dẫn đến rủi ro nguồn tài trợ tài sản tổ chức Họ phải tuân thủ sách hệ thống pháp luật Việt Nam Ban Kiểm toán nội TNTGVN Ban Kiểm tốn Tồn cầu TNTG thực kiểm tốn AP, phòng ban VPQG lúc nào, thường hai năm tài lần AP vá dự án kiểm toán lần suốt thời gian hoạt động Theo kết vấn, phát kiểm tốn thơng báo với tồn nhân viên AP hầu hết AP chưa chia sẻ cho mạng lưới đối tác biết để tránh sai sót 12 rủi ro thực hoạt động 2.2.2 Hệ thống kế toán tổ chức tầm nhìn giới Giới thiệu chung hệ thống kế toán tổ chức TNTGVN: Trách nhiệm Giám đốc quốc gia Giám đốc tài chính, Trưởng AP kế toán AP: Giám đốc quốc gia Giám đốc tài đồng chịu trách nhiệm cuối vấn đề trách nhiệm giải trình tài tổ chức Giám đốc tài có khả liên hệ chặt chẽ, hiểu theo dõi trình hoạt động dự án Báo cáo kế toán thống dự án với văn phòng quốc gia Trưởng AP kế toán AP có trách nhiệm liêm lĩnh vực tài dự án giống Giám đốc quốc gia Giám đốc tài đề cập Kế toán dự án phải làm việc với Giám đốc tài thơng báo đặn tình hình hoạt động AP Nội dung chuẩn mực kế toán bản: Cơng tác lập kế hoạch kế tốn Năm tài tổ chức 1/10 kết thúc vào 30/9 năm sau Mỗi AP có văn phòng tài trợ có nhiều hơn, thơng thường văn phòng tài trợ cam kết khoản viện trợ hàng năm cho dự án đăng hệ thống quản lý ngân sách có tên PBAS Dựa vào cam kết này, AP lập kế hoạch hoạt động với số ngân sách phê duyệt nhà tài trợ Công tác triển khai việc lập kế hoạch thường tháng cuối tháng năm tài trước phải hồn tất phê duyệt bên có liên quan văn phòng tài trợ vào cuối tháng 13 năm tài trước Dựa POA, AP lập Leap Budget (Excel) cho dự án có Mã cho Hoạt động hoạt động có nhiều mã tương ứng với hệ thống tài khoản TNTGQT dự án chịu chi phí, chất chi phí, nhà tài trợ nào, phát sinh chi phí AP nào, phát sinh cộng đồng nào, chi phí trực tiếp hay gián tiếp vv Leap Budget trình bày cụ thể ngân sách chi tiêu cho hoạt động với số tiền vào tháng năm tài Sau phòng tài VPQG nhập vào hệ thống phần mềm kế toán Sunsystem TNTGVN bắt đầu năm tài Đối với AP huyện, AP phải mở riêng tài khoản ngân hàng chứng từ sổ sách kế toán dự án tách khỏi sổ sách văn phòng quốc gia Trước ngày 15 hàng tháng, vào nhu cầu chi tiêu thực tế AP dựa POA, AP phải đệ trình email ủy quyền toán (PPA) phê duyệt yêu cầu nguồn ngân sách cho hoạt động đến văn phòng quốc gia Văn phòng quốc gia thực việc chuyển tiền cho dự án sau nhận ngân sách từ TNGT Toàn Cầu, ngày có hiệu lực ngày mùng tháng Khi triển khai hoạt động dự án, nhân viên dự án phải lập kế hoạch chi tiết cho hoạt động POA phê duyệt tuân thủ theo hướng dẫn tài TNTGVN Khi nghiệp vụ chi tiêu hoạt động diễn tạm ứng tốn sau hồn tất hoạt động (tối đa ngày), nhân viên dự án đệ trình yêu cầu tạm ứng báo cáo chi phí với chứng 14 từ hỗ trợ cho kế tốn dự án Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán AP kiểm tra hợp lý, đắn, xác chứng từ, phản ánh nghiệp vụ kinh tế theo hệ thống tài khoản TNTG vào cơng cụ Excel có tên Voucher Interface nghiệp vụ kinh tế phát sinh Và khoản toán thực cho người thụ hưởng sau có phê duyệt thẩm quyền phê duyệt Tất nghiệp kinh tế tháng AP từ Voucher Interface kế toán AP chuyển cho Ban Tài Quốc Gia vào đầu tháng sau (hạn cuối ngày 5), với sổ chi tiết ngân hàng, bảng đối chiếu số dư tài khoản phê duyệt để phòng tài văn phòng quốc gia (VPQG) nhập liệu vào phần mềm Sunsystem, lập báo cáo tài hàng tháng cho TNTGVN báo cáo chi tiêu cho AP Phòng tài VPQG chịu trách nhiệm lập báo cáo tài gửi cho AP qua email khoảng từ ngày -15 hàng tháng Nhìn chung, hệ thống kế toán bao gồm phương pháp hồ sơ để ra, tập hợp, phân loại, phân tích, ghi chép báo cáo giao dịch cách đắn, kịp thời trì trách nhiệm giải trình Theo quan sát, có điều đặt hầu hết kế toán AP chưa phát huy vai trò giám sát hoạt động mặt tài trước thực ghi chép tốn chi phí dự án mà báo cáo đệ trình nhân viên hoạt động đối tác 2.2.3 Quy trình, thủ tục kiểm sốt Mục tiêu kiểm soát: Quản lý tiền mặt: 15 Các AP phải thiết lập tài khoản ngân hàng riêng biệt để vận hành hoạt động dự án Các tài khoản ngân hàng AP phải điều hành hai chữ ký, tất Séc Ủy nhiệm chi phải có đủ chữ ký AP khơng có thủ quỹ nguồn thu chuyển vào tài khoản ngân hàng nên để tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm, kế toán AP người giữ sổ sách không ký Séc Ủy nhiệm chi Quản lý AP phải đảm bảo số dư tài khoản ngân hàng vào ngày cuối tháng không vượt "Dự trữ tiền mặt cho ngày hoạt động", tính sau: Dự trữ tiền mặt cho ngày hoạt động = (Ngân sách năm x7) / 365 Quy trình, thủ tục mua sắm, toán thẩm quyền phê duyệt TNTGVN thiết kế giấy tờ, mẫu biểu sau thành tài liệu hỗ trợ cho tất hoạt động mua hàng Tùy thuộc vào tổng giá trị mua sắm, số tất bắt buộc Mua hàng đến 499 USD: Mua sắm từ 500 USD trở lên: Mua sắm từ 1,000 USD trở lên: Vào thời điểm nghiên cứu, TNTGVN triển khai việc mua sắm hệ thống có tên Accounts Payable Provision Đây yêu cầu bắt buộc khoản mua sắm với nhà cung cấp ký hợp đồng khung với TNTGVN, khoản mua sắm có giá trị lớn 5,000 USD, khoản tốn chi phí điện thoại, internet, điện thắp sáng v.v Đối với mặt hàng mà chưa tìm nhà cung cấp cho hợp đồng khung mà 5,000 USD thời điểm 16 nghiên cứu áp dụng theo phương thức mua sắm thủ cơng Trung bình nhân viên Ban mua sắm phải hỗ trợ phê duyệt khoản 10 đơn hàng ngày từ AP Các nhân viên kế toán AP VPQG Ban Mua sắm gần phải làm thêm để hỗ trợ, xét duyệt tìm nhà cung cấp cho AP cho kịp tiến độ thực hoạt động khoản mua sắm 500 USD thực mua sắm theo cách truyền thống hay hệ thống Tạm ứng công tác nhân viên Tạm ứng duyệt cho mục đích thực hoạt động.Yêu cầu tạm ứng toán phải phê duyệt người quản lý trực tiếp Khi toán khoản tạm ứng, báo cáo chi phí (EER) phải đệ trình vòng ngày sau hoàn thành hoạt động Các EER phải phê duyệt người quản lý tương ứng nhân viên người khác có thẩm quyền Hiện tại, TNTG VN áp dụng quy trình ứng tốn dành cho nhân viên hệ thống có tên Concur Solution Điều giám sát chặt chẽ thời gian nhân viên phải toán khoản tạm ứng Tuy nhiên, việc thực tạm ứng để triển khai hoạt động đa phần cho đối tác mà họ thường phải ưu tiên cơng việc phủ công việc TNTG nên việc trễ ngày tốn phát kiểm tốn FY20162017 đòi hỏi AP phải thực nghiêm túc 17 2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI TỔ CHỨC TẦM NHÌN THẾ GIỚI VIỆT NAM 2.3.1 Ƣu điểm Môi trường kiểm sốt Triết lý đặc trưng hoạt động: cơng tác KSNB tổ chức TNTGVN vận hành, theo quy định BQL cấp cao BQL cam kết trì tiêu chuẩn cao sứ mệnh phục vụ trách nhiệm giải trình Thái độ, nhận thức điều hành nhân viên tổ chức chịu ảnh hưởng phần lớn thái độ, nhận thức hành động ban quản lý cấp Trách nhiệm Ban quản lý công tác KSNB: BQL thiết thiết lập công tác KSNB đầy đủ phù hợp mà qua nhân viên tuân thủ quy chế tài tổ chức đủ để thực hành KSNB hiệu Vai trò Giám Đốc tài Ban kiểm tốn: Ban Kiểm toán nội TNTGVN Ban kiểm toán nội TNTG Toàn Cầu thực tốt vai trò trách nhiệm việc kiểm tốn AP, phòng ban VPQG lúc nào, thường hai năm tài lần AP vá dự án kiểm tốn lần suốt thời gian hoạt động Hệ thống kế tốn Nhìn chung, hệ thống kế tốn bao gồm phương pháp hồ sơ để ra, tập hợp, phân loại, phân tích, ghi chép báo cáo giao dịch cách đắn, kịp thời, xác trì trách nhiệm giải trình Quy trình, thủ tục kiểm sốt Nhìn chung, hoạt động tổ chức tuân thủ quy định, sách hướng dẫn sách phân quyền 18 Điều cho phép tổ chức kiểm soát tốt hoạt động tổ chức giúp tài sản tổ chức sử dụng mục đích Quản lý tiền mặt: Quản lý số dư tài khoản ngân hàng thực chặt chẽ APs 100 % 37 AP đạt 11/12 tháng mức số dư cuối tháng cho phép từ FY2016 đến FY2017 Các báo cáo kiểm tốn từ FY2016 đến FY 2017 khơng phát trường hợp bị sai sót việc đối chiếu số dư tài khoản ngân hàng sổ sách Quy trình, thủ tục mua sắm, tốn thẩm quyền phê duyệt: Quy trình mua sắm, tốn sách phân quyền phê duyệt thực nghiêm túc tổ chức TNTGVN Theo báo cáo kiểm tốn nội bộ, khơng có phát tổ chức từ FY2016 6/FY2018 Tạm ứng: TNTGVN quy định thực nghiêm túc với việc tạm ứng toán tạm ứng sau hoạt động hoạt động 2.3.2 Hạn chế Môi trường kiểm sốt Thứ nhất, nhiều hoạt động bị trì hỗn hoạt động đến cuối quý cuối năm tài thực Điều ảnh hưởng nhiều đến việc nhân viên hoạt động không đủ thời gian để giám sát hoạt động với phối hợp với đối tác Nhân viên kế tốn khơng đủ thời gian việc kiểm tra chứng từ tài Thứ hai, việc trì hỗn hoạt động cuối q cuối năm tài ảnh hưởng đến chất lượng hỗ trợ điều không tránh khỏi Thứ ba, hầu hết đối tác chưa hướng dẫn đầy đủ quy chế tài tổ chức TNTGVN, chưa chia sẻ báo 19 cáo kiểm toán AP Hệ thống kế toán Kế toán chưa phân bổ thời gian kiểm tra thực tế mặt tài mua sắm hoạt động Quy trình thủ tục Quản lý tiền mặt: tài khoản hầu hết AP chưa đăng ký Internet Banking Khi hai người ký Ủy nhiệm chi hay Séc cơng tác có trường hợp việc ký Séc khống trước chữ ký điều mà gây rủi ro việc quản lý tiền mặt Quy trình, thủ tục mua sắm, toán thẩm quyền phê duyệt: Mọi khoản mua sắm 500 USD phải có phê duyệt nhà cung cấp Trưởng ban mua sắm Điều dẫn đến việc tải công việc cho nhân viên mua sắm giảm cam kết làm việc họ cho tổ chức Hơn nữa, AP đệ trình yêu cầu mua sắm lên cho Ban Mua Sắm, việc chờ đợi lâu để phê duyệt góp phần làm giảm tiến độ hoạt động dự án Tạm ứng: Vẫn có trường hợp tốn muộn ngày sau hoạt động hoàn thành trường hợp tạm ứng cho đối tác 20 CHƢƠNG GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ TỔ CHỨC TNTGVN 3.1 HỒN THIỆN VỀ MƠI TRƢỜNG KIỂM SỐT Để có chứng xác đáng, kịp thời việc trì hỗn hoạt động nằm hoạt động nào, xã nào, nhân viên hoạt động chịu trách nhiệm đối tác phòng ban phối hợp triển khai hoạt động kế tốn phải báo cáo tiến độ tổng hợp giải ngân cho nhân viên hoạt động so với kế hoạch để thúc đẩy chịu trách nhiệm trước có báo cáo thức từ VPQG Tương tự, điều phối viên AP nhân viên hoạt động phải trì cập nhật hệ thống số AP hàng tháng Mặc dù hệ thống lưu trữ thông tin TNTG cho phép cá nhân tiếp cận báo cáo tài Tuy nhiên, phận kế toán VPQG nên báo cho Giám đốc hoạt động email tình hình chi tiêu tồn tổ chức hàng tháng cảnh báo sớm cho Giám đốc hoạt động AP chậm tiến độ Việc chi tiêu nhiều vào cuối năm tài ảnh hưởng đến chất lượng hỗ trợ đề cập Vì thế, BQL đo lường kết chi tiêu nhân viên hoạt động hay AP đừng trọng mức độ chi tiêu mà cần phải đánh giá chất lượng hỗ trợ Các hoạt động mà dự đốn khơng chi tiêu AP phải sớm có kế hoạch xin phê duyệt điều chỉnh ngân sách sang hoạt động khác chuyển cho cộng đồng hưởng lợi khác có nhu cầu để triển khai sớm Cuối cùng, TNTGVN phải chấp nhận việc tiêu ngân sách 95% để đảm bảo chất lượng hoạt động vào cuối năm Ngoài việc đánh giá định kỳ tác động hoạt động AP, 21 Ban chất lượng hoạt động TNTGVN phải tăng cường đến thăm, kiểm toán số hoạt động đánh giá tác động AP lúc không nên cách làm theo định kỳ Đồng thời, Ban chất lượng hoạt động phải yêu cầu Ban Hoạt động chương trình đứng đầu Giám Đốc Hoạt động, Quản lý chương trình vùng, nhân viên mơ hình kỹ thuật, Trưởng AP phải thay đổi, tác động thực sự hỗ trợ can thiệp tổ chức trẻ em, gia đình, cộng đồng cụ thể Kế tốn, nhân viên hoạt động Trưởng AP phải đưa kế hoạch hướng dẫn thực hành tài cho đối tác kế hoạch mục tiêu công tác hàng năm cá nhân AP AP cần lên kế hoạch hàng năm để chia sẻ thường xuyên Tầm nhìn, Sứ mệnh, Giá trị cốt lõi cập nhật chiến lược tổ chức cho toàn nhân viên mạng lưới đối tác 3.2 HOÀN THIỆN VỀ HỆ THỐNG KẾ TỐN Nhân viên kế tốn phải thực chuyến thăm thực địa hàng tháng tham dự họp với đối tác cấp Ngồi ra, Ban Tài VPQG tăng cường chuyến viếng thăm AP để thực hỗ trợ giám sát tài AP Kế toán AP phải cung cấp báo cáo kịp thời phục vụ cho quản lý để thúc đẩy chịu trách nhiệm nhân viên hoạt động đối tác tiến độ giải ngân Cùng thể ấy, phòng tài VPQG phải cảnh báo kịp thời tình hình chiều hướng chi tiêu AP cho BQL cấp BQL thay yêu cầu AP giải trình hàng quý tình hình chậm tiến độ cách làm cần phải xem xét thực việc hàng tháng 22 Nhân viên kế toán AP phải thiết kế hướng dẫn quy định tài cho đối tác dựa quy định tổ chức TNTGVN 3.3 Hồn thiện quy trình, thủ tục kiểm sốt TNTGVN nên có chiến lược để chuyển đổi từ phương pháp tốn thủ cơng sang thực Internet Banking Tuy báo cáo lưu chuyển tiền tệ khơng phải báo cáo thức khơng bắt buộc, kế tốn AP nên theo dõi cập nhật tình hình yêu cầu ngân sách nhân viên hoạt động , mức độ giải ngân tiền mặt nhân viên số dư ngân hàng nhân viên tổng số dư ngân hàng TNTGVN nên xem xét lại chi phí lợi ích việc tăng cường kiểm soát hoạt động mua sắm từ 500 USD phải qua phê duyệt ban mua sắm thay Trưởng chương trình trước Trong điều kiện này, TNTGVN nên cân nhắc tuyển thêm nhân viên cho Ban mua sắm, nhận tình nguyện viên, thực tập sinh ngắn hạn để giảm áp lực công việc Ban mua sắm nhân viên có liên quan Nhân viên TNTG nên chia sẻ tầm quan trọng việc toán hạn ghi nhận chi phí kỳ hạn chế rủi ro gian lận chia sẻ phát kiểm toán vấn đề cho mạng lưới đối tác để họ toán khoản tạm ứng hạn mà khoản ứng tốn đối tác khơng thực qua hệ thống Các kế toán phải cảnh báo sớm cho nhân viên hoạt động khoản tạm ứng mà cần phải toán 23 KẾT LUẬN Một tổ chức phi phủ để tồn phát triển bền vững xu bất ổn kinh tế giới, yêu cầu tất yếu ngày phải nâng cao chất lượng KSNB, hồn thiện cơng tác KSNB nhằm quản lý chặt chẽ nguồn tài trợ, có biện pháp phát huy hiệu hỗ trợ, can thiệp cho công đồng, ngăn chặn hành vi gian lận, tham nhũng, giảm thiểu rủi ro q trình hoạt động Chính vậy, việc hồn thiện cơng tác KSNB TNTGVN giai đoạn tái cấu trúc tổ chức thay đổi chiến lược áp dụng nhiều hệ thống tất yếu cần thực Qua trình nghiên cứu thực tế TNTGVN, tơi trình bày Đề tài “Hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội TNTGVN” nội dung sau: Một là, hệ thống hóa sở lý luận chung KSNB, phân tích yếu tố cấu thành KSNB Trên sở lý luận chung KSNB, Luận văn làm rõ vấn đề KSNB tổ chức phi lợi nhuận Hai là, Luận văn sâu phân tích thực trạng cơng tác KSNB TNTGVN, đánh giá mặt mạnh điểm hạn chế KSNB Ba là, Luận văn đưa giải pháp để hồn thiện cơng tác KSNB TNTGVN  ... KSNB tổ chức phi lợi nhuận Chương 2: Thực trạng công tác KSNB tổ chức TNTGVN Chương 3: Giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác KSNB tổ chức TNTGVN CHƢƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC TỔ CHỨC... tiêu kiểm soát nội Các yêu cầu phủ kiểm sốt nội tổ chức phi lợi nhuận: 1.1.2 Một số khuôn khổ kiểm sốt nội nội dung: Theo khn khổ kiểm sốt nội COSO (2013), khn khổ sử dụng rộng rãi Hoa Kỳ, kiểm soát. .. công tác KSNB tổ chức TNTGVN nghiên cứu điển hình 1.2.2 Đặc điểm tổ chức phi lợi nhuận ảnh hƣởng đến kiểm soát nội Các tổ chức phi lợi nhuận thành lập để hoàn thành nhiệm vụ từ thiện, họ không