Vai trò của thư tín trong kinh doanh

TIỂU LUẬN Môn: Giao tiếp kinh doanh ĐỀ TÀI: VAI TRỊ CỦA THƯ TÍN TRONG KINH DOANH; THỰC TRẠNG VÀ MỘT SỐ BIỆN PHÁP TĂNG CƯỜNG HIỆU QUẢ THƯ TÍN TRONG KINH DOANH Mục lục: Lời cám ơn:………………………………………………………………… trang Danh sách nhóm:…………………………………………………………… trang Nhận xét giảng viên:…………………………………………………… trang Mục lục:…………………………………………………………………… trang Lời nói đầu:…………………………………………………………………….trang 1.Chương 1: Mở đầu (cơ sở lý luận):……………………………………… trang 1.1 Giới thiệu đề tài:………………………………………………………… trang 1.1.1: Lịch sử đề tài:…………………………………………………… trang 1.1.2: Các khái niệm đề tài:…………………………………………trang 1.2 Tầm quan trọng đề tài, lý chọn đề tài:…………………………… trang 11 1.2.1 Tầm quan thư tín kinh doanh:……………………trang 11 1.2.2 Lý chọn đề tài:……………………………………………… trang 12 1.3 Kết cấu tiều luận:………………………………………………… trang 13 Chương 2: Thực trạng giải pháp: trang 13 2.1 Thực trạng đề tài:………………………………………………………trang 13 2.1.1 Ưu điểm thư tín kinh doanh:……………………………trang 13 2.1.2 Nhược điểm thư tín kinh doanh:…………………… trang 22 2.1.3 Nguyên nhân ưu, nhược điểm biện pháp khắc phục:………trang31 2.2 Các giải pháp:… ………………………………………………………….trang 33 2.2.1 Giải pháp phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm:…………….trang 33 2.2.2 Kết luận:………………………………………………………… trang 36 Chương 3: Kết luận kiến nghị:……………………………………… trang 36 3.1 Kết luận:……………………………………………………………………trang 36 3.1.1 Ý nghĩa thư tín kinh doanh:…………………………….trang 36 3.1.2 Vai trò thư tín kinh doanh:…………………………… trang 38 3.2 Kiến nghị:……………………………………………………………… trang 41 Lời nói đầu Giao tiếp, ứng xử hoạt động diễn thường xuyên liên tục xã hội, lĩnh vực sống, sinh hoạt đời thường công việc Giao tiếp vừa biểu văn hóa người vừa biểu mức độ văn minh xã hội Con người với tư cách thành viên cộng đồng xã hội thiếu giao tiếp với người xung quanh Nếu khơng có giao tiếp, người khơng thể có hiểu biết lẫn Qua giao tiếp người thực q trình xã hội hóa để tự hồn thiện cách tiếp thu, học tập kinh nghiệm, học cách ứng xử cộng đồng xã hội từ hệ sang hệ khác Hoạt động giao tiếp cho phép người tổ chức hoạt động có mục đích Nếu khơng có hoạt động giao tiếp khơng thể có tổ chức xã hội Trong thời đại ngày giao tiếp kỹ giao tiếp có ý nghĩa quan trọng, định cho thành công hoạt động cá nhân, tập thể, doanh nghiệp hay tổ chức trị xã hội Được học tập nghiên cứu kỹ giao tiếp kinh doanh giúp cho em có thêm kiến thức nhận thức quan trọng vai trò giao tiếp Thực tiểu luận “vai trò thư tín kinh doanh: Thực trạng số giải pháp tăng cường hiệu thư tín kinh doanh” chúng em muốn thông qua tiểu luận đánh giá lại hiểu biết, nhận thức thân kỹ giao tiếp sau nhận tận tâm giảng dạy thầy Trong khn khổ thời gian có hạn hạn chế kiến thức thân, tiểu luận chúng em tránh khỏi thiếu sót khiếm khuyết Chúng em mong nhận bảo thầy để chúng em hồn thiện thêm kiến thức Chúng em xin trân trọng cám ơn! Chương 1: MỞ ĐẦU (Cơ sở lý luận) 1.1 Giới thiệu đề tài: 1.1.1 Lịch sử đề tài (lịch sử thư tín): Trong lịch sử, chữ tồn từ thời Ấn Độ cổ đại , Ai Cập cổ đại Sumer , qua Rome , Hy Lạp Trung Quốc , ngày Trong kỷ thứ mười bảy mười tám, chữ sử dụng để tự giáo dục Thư cách để thực hành đọc quan trọng, viết tự thể hiện, viết trị trao đổi ý tưởng với người chí hướng Đối với số người, thư xem trình diễn văn Đối với người khác, khơng xem trình diễn mà cách giao tiếp phương pháp để có phản hồi Thư tạo nên số sách Kinh thánh Lưu trữ thư tín, cho dù lý cá nhân, ngoại giao, kinh doanh, đóng vai trò nguồn cho nhà sử học Tại thời điểm định, văn chữ cho hình thức nghệ thuật thể loại văn học , ví dụ Byzantine epistolography Trong giới cổ đại, chữ viết nhiều chất liệu khác nhau, bao gồm kim loại, chì, viên gỗ phủ sáp, mảnh gốm, da động vật giấy cói Từ Ovid , biết Acontius sử dụng táo cho thư gửi cho Cydippe Khi công nghệ truyền thông đa dạng, thư đăng trở nên quan trọng hình thức giao tiếp thơng thường Ví dụ, phát triển điện báo rút ngắn đáng kể thời gian gửi thơng tin, cách gửi điểm xa tín hiệu điện Tại văn phòng điện báo gần điểm đến nhất, tín hiệu chuyển đổi thành văn giấy gửi đến người nhận Bước telex tránh nhu cầu giao hàng địa phương Sau theo fax(fax) máy: thư chuyển từ người gửi đến người nhận thơng qua mạng điện thoại dạng hình ảnh Những công nghệ không thay chữ vật lý đường để liên lạc, nhiên ngày nay, internet , phương tiện email , đóng vai trò giao tiếp văn bản; nhiên, liên lạc qua email thường không gọi thư mà thư e-mail (hoặc email), thư đơn giản email e-mail, có thuật ngữ "thư" thường dành riêng cho liên lạc giấy 1.1.2 Các khái niệm đề tài: - Khái niệm thư tín: Thư tín văn chứa đựng thông tin mà người muốn báo cho (hoặc nhiều) người khác biết Theo nghĩa rộng nhất, thư tín thơng tin ghi nhận hình thức vật chất định chuyển từ người (người gửi) sang người khác (người nhận), theo ý chí người gửi Hình thức vật chất đồng thời phương thức bảo quản thơng tin q trình di chuyển từ người sang người Trong xã hội đại, hình thức thư tín đa dạng Có thể ghi nhận bốn hình thức phổ biến sau: 1) Thư viết giấy, loại thư tín cổ điển Thơng tin ghi nhận giấy chữ viết thơng thường hệ thống kí hiệu quy ước chủ thể gửi thông tin chủ thể nhận thông tin (gọi mật mã ngôn ngữ thơng dụng); 2) Thơng tin chứa đựng băng, đĩa từ dạng chữ viết, tiếng nói, hình ảnh ba; 3) Thư soạn thảo máy tính gửi từ địa điện tử đến địa điện tử khác, thông qua mạng internet; 4) Nhắn tin qua điện thoại, việc để lại lời nhắn hộp thư thoại hộp tin nhắn số điện thoại Lời nhắn hộp thư thoại tồn dạng lời nói (lời đối thoại) ghi âm: - Khái niệm thư tín kinh doanh: Một thư kinh doanh thường thư từ công ty đến cơng ty khác, tổ chức với khách hàng, khách hàng họ đối tác bên khác Phong cách chung thư phụ thuộc vào mối quan hệ bên liên quan Thư doanh nghiệp có nhiều loại nội dung, ví dụ để u cầu thơng tin trực tiếp hành động từ bên khác, đặt hàng cung cấp từ nhà cung cấp, để lỗi người nhận thư, trả lời trực tiếp yêu cầu, xin lỗi sai để truyền đạt thiện chí Một thư kinh doanh đơi hữu ích tạo hồ sơ văn vĩnh viễn người nhận thực nghiêm túc so với hình thức giao tiếp khác 1.2Tầm quan trọng đề tài; lý chọn đề tài: 1.2.1 Tầm quan trọng thư tín kinh doanh: a Thư tín phần tất yếu giao tiếp Thực thư tín hiệu có lợi cho thân tổ chức: Truyền thông qua trao đổi từ ngữ gọi thư Chúng ta truyền đạt cảm xúc chúng ta, suy nghĩ ….để bạn bè người thân qua thư gọi thư tín cá nhân Thư kinh doanh giao tiếp văn hai bên Doanh nghiệp viết thư cho nhà cung cấp hàng hoá nhận thư từ nhà cung cấp Khách hàng viết thư cho doanh nghiệp tìm kiếm thơng tin sẵn có hàng hóa, giá cả, chất lượng,… mẫu lệnh đặt mua hàng hóa Do đó, thư kinh doanh định nghĩa phương tiện truyền thơng, mà thơng qua thể ý tưởng thông tin truyền đạt văn trình hoạt động kinh doanh Ngày nay, hoạt động kinh doanh không bị giới hạn vào địa phương, tiểu bang hay quốc gia Ở thời đại mà sản xuất diễn khu vực, tiêu thụ diễn khắp nơi Kể từ doanh nghiệp khách hàng sống xa nơi họ khơng có đủ thời gian để liên lạc với Như vậy, có phát sinh cần thiết phải viết thư Người tham gia giao tiếp kinh doanh thực việc viết thư cho đối tác, cho khác hàng, cấp trên, đồng nghiệp…Do việc viết thư tín đem lại lợi ích cho cơng ty thân người viết b Thư tín quan trọng nội dung hình thức- Giao dịch thư tín phải theo nguyên tắc giao tiếp kinh doanh: Thư tín thương mại sợi dây liên lác công ty với công ty khác, cấp quản trị cơng ty Nó thể phong cách người viết văn hóa cơng ty hay đất nước giao dịch với đối tác nước ngồi Vì mà hình thức nội dung thư tín quan trọng Ngồi việc phân tích người nhận tình giao tiếp, bước thơng điệp viết , người viết phải ý đến việc thực phong cách riêng thư thương mại Hình thức bên ngồi thư mặt công ty người viết thư, tạo ấn tượng người nhận người gửi giúp người viết đạt mục tiêu giao tiếp kinh doanh 1.2.2 Lý chọn đề tài: Giao tiếp nhu cầu, hoạt động thiếu người Giao tiếp thể mối quan hệ người với người xã hội Dù bạn nữa, bạn phải giao tiếp với giới xung quanh để hoàn thiện chức trách Là nhà quản trị bạn cần có khả giao tiếp tốt để điều hành doanh nghiệp bạn phải bạn phải giao tiếp với cấp trên, cấp đồng nghiệp khách hàng Trong điều kiện hội nhập, thị trường ngày mở rộng, cạnh tranh ngày gay gắt, muốn chiến thắng thương trường lại cần người có khả giao tiếp tốt giao dịch thư tín kinh doanh phần tất yếu giao tiếp Trong kinh doanh , người làm công tác quản trị, thư tín khơng thể thiếu suốt q trình làm việc => Qua thấy giao tiếp thư tín thơng dụng kinh doanh Đặc biệt thương mại quốc tế, nhiều hợp đồng kí kết mà bên mặt nhau, họ viết thư cho từ lúc chào hàng, đặt hàng, kí kết hay có khiếu nại, phàn nàn Vì thế, thư tốt cho khách hàng thiện cảm mà chưa cần tiếp xúc Tưởng chừng chuyện viết thư tín dễ dàng, đặt bút viết hay gõ phím theo suy nghĩ, thông qua tiểu luận giúp ta nhận thấy nắm hết quy tắc để viết thư hiệu quả, ngồi bạn hiểu tầm quan trọng thư tín, vai trò thư tín kinh doanh,thực trạng số giải pháp tăng cường hiệu thư tín kimh doanh 1.3 Kết cấu tiểu luận: - Chương 1: Mở đầu (Cở sở lý luận) - Chương 2: Thực trạng giải pháp - Chương 3: Kết luận kiến nghị Chương 2: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP: 2.1 Thực trạng đề tài: 2.1.1 Ưu điểm thư tín kinh doanh: Trong thời đại ngày nay, phần lớn muốn giao tiếp, muốn trao đổi thông từ người gửi đến người nhận thông tin thường trao đổi qua mạng xã hội facebook, zalo,… hay qua gmail thay phải gặp trực tiếp để truyền đạt hay trao đổi thông tin với Trong môi trường doanh nghiệp giống vậy, bên cạnh việc giao tiếp, trao đổi truyền thông tin nhân viên với nhau, hay cấp với cấp mạng xã hội hay gmail đa phần doanh nghiệp có group, trang thơng tin nội nhằm thuận tiện cho việc giao tiếp, truyền trao đổi thông tin nội doanh nghiệp, góp phần nâng cao, cải 10 Người viết thư tín có vai trò quan trọng doanh nghiệp Vì họ người tạo kết nối,tạo thuận lợi tạo mối quan hệ doanh nghiệp với đối tác kinh doanh Vậy nên việc viết thư tín đúng, đầy đủ nội dung khiến người đọc dễ hiểu điều khó khăn họ Quá trình giao tiếp qua thư tín thành cơng người đọc hiểu ý tưởng mục đích người gửi Trong nội doanh nghiệp thông tin, nội dung công việc truyền hay trao đổi mà bị thay đổi tạo nên sai lệch nội dung, ý nghĩa tạo nên kết khác, khơng dẫn đến hậu không nhỏ mối quan hệ doanh nghiệp, lớn công việc có kết sai, dẫn đến hậu ảnh hưởng đến doanh nghiệp, làm ảnh hưởng đến doanh thu, lợi nhuận, lợi ích doanh nghiệp Nếu nội doanh nghiệp việc truyền đạt, trao đổi thông tin, nội dung công việc, ý nghĩa mà bị sai lệch hay thay đổi ảnh hưởng nội cơng ty mơi trường kinh doanh hợp tác, thỏa thuận doanh nghiệp với hậu việc truyền, hiểu sai ý hay không đầy đủ, trọn vẹn ý mà người truyền muốn truyền cho người nhận trầm trọng nặng gấp bội, khiến cho doanh nghiệp thua lỗ hay sụp đỗ tồn Việc trao đổi, truyền thông tin người với người sống quan trọng cần truyền tải, trao đổi cách trọn vẹn, đủ ý kinh doanh việc trao đổi, truyền thông tin doanh nghiệp cần phải trọn vẹn, chuẩn xác, đủ ý Vì cần truyền đạt thiếu sót, hay sai ý nghĩa hậu việc mang lại không nhỏ, ảnh hưởng đến mối quan hệ 25 người giao tiếp với mà ảnh hưởng đến lợi ích, lợi nhuận, sống tồn doanh nghiệp Vì mà trình viết thư họ bị áp lực câu hỏi như: Làm để người đọc hiểu tâm ý doanh nghiệp, để thơng điệp truyền qua thư tín cách trọn vẹn mà không bị hiểu sai cách, thư gửi thành công mà khơng ảnh hưởng đến doanh nghiệp? Khi người viết lựa chọn từ ngữ để viết phải chọn cho phù hợp với văn hóa, phải ý đến kỹ giao tiếp, thái độ, xuất thân kinh nghiệm người nhận thơng tin cách tự trả lời câu hỏi từ ngữ, hình ảnh lựa chọn có ảnh hưởng đến người nhận? Ví dụ, cơng ty nước ngồi rơi vào tình phức tạp người nhận hiểu sai nghĩa sản phẩm từ từ “Mist”(có nghĩa bí ẩn) Các nhà sản xuất đưa sản phẩm khác có từ “Mist” “Icrish Mist” (một loại đồ uống có cồn), “Mist Stick” (máy làm xoăn từ Clairol”, …tất khơng thành cơng tiếng Đức từ “Mist” có nghĩa phân động vật phân bón, …Qua đó, biết cần phải viết cho phù hợp với văn hóa để người nhận dễ hiểu nội dung muốn truyền tải 26 Bên cạnh đó, hình thái biểu biểu ý tưởng dù đơn giản lời chào hỏi hay ý tưởng phức tạp, phát minh hình thành giả định dựa hiểu biết kinh nghiệm người gửi, mức độ tiếp nhận thư đối tác, người nghe dễ đến đâu phụ thuộc vào người viết Ví dụ, giám đốc gửi thông báo thời gian nghỉ lễ qua thư tín đến nhân viên cố gắng chọn cách truyền tải thông báo cách đơn giản dễ hiểu để nhân viên dễ tiếp thu Tuy nhiên, mức độ dễ tiếp thu đến đâu khả truyền tải thông tin giám đốc thể qua hiểu biết giám đốc trình độ nhân viên kinh nghiệm giao tiếp giám đốc nhân viên quyền Do q trình viết thư khơng tránh khỏi việc bị áp lực, cảm giác khó chịu, rức phải suy nghĩ cách viết nào, sức khỏe số dạng cảm xúc khác có tác động mạnh mẽ đến tâm trạng ngữ điệu người viết thư 27 Đây nhược điểm mà doanh nghiệp cần khắc phục cách phải tạo điều kiện, tạo thoải mái cho người viết thư để họ tập trung làm việc mà khơng chịu áp lực dẫn đến sai sót khơng đáng có cơng ty, làm ảnh hưởng đến uy tín vị trí doanh nghiệp, cơng ty thương trường 2.1.3 Nguyên nhân ưu, nhược điểm biện pháp khắc phục: 2.1.3.1 Nguyên nhân ưu điểm: - Yếu tố mặt không gian thời gian khơng cho phép nên thơng qua thư tín để trao đổi thông tin kịp thời : Giao tiếp kinh doanh thông qua gặp mặt trao đổi trực tiếp việc cần thiết vơ quan trọng lại tiêu tốn nhiều thời gian cho việc di chuyển, việc xếp lịch để gặp mặt, việc chuẩn bị ngơn ngữ cách trình bày cho trang trọng, lịch sự, bao gồm việc phải trau chuốt cho vẻ bề để tạo ấn tượng tốt người đối diện Bên cạnh phải chọn không gian phù hợp với công việc, đa phần nơi nơi có khơng gian thống mát, yên tĩnh để phù hợp cho việc trao đổi bàn bạc công việc quan trọng doanh nghiệp mà khơng bị phân tâm tác động bên ngồi Làm cho đối tác, khách hàng thoải mái cơng việc diễn thuận lợi Do việc trao đổi, bàn bạc cơng việc qua thư tín nhu cầu thay cơng cụ cần thiết doanh nghiệp, cá nhân, khách hàng 28 Nhằm tiết kiệm thời gian, không gian chi phí di chuyển, chi phí ăn uống trao đổi cơng việc Thư tín khơng cần tốn nhiều thời gian, nhiều chi phí mà đạt hiệu cao kinh doanh, hợp tác Giao dịch, trao đổi qua thư tín - Các thơng tin cần tính bảo mật cao, cần lưu lại để sau cần thiết dể dàng tìm kiếm lại: Thơng tin q trình giao tiếp trực tiếp bị rò rỉ, bị người xung quanh nghe có vơ tình hay cố ý, hay tinh vi nghe để có hành vi phá hoại, làm ảnh hưởng đến việc kinh doanh doanh nghiệp Thông tin lưu thư tín có ưu điểm này, lưu trữ khơng qua truyền miệng, có tài liệu chứng minh rõ ràng, không dễ dàng bị trưng bày nên độ bảo mật cao, đem đến an tâm cho người sử dụng 2.1.3.2 Nguyên nhân nhược điểm: - Khi gửi thư tín thành cơng khó điều chỉnh sai sót nên dẫn đến người đọc khó hiểu ý nghĩa số từ sai tả - Đòi hỏi người viết thư tín phải nắm cách thức, quy trình để trình bày cách logic dẫn đến áp lực viết thư tín - Vì thư viết nên gửi khơng thể điều chỉnh ngơn ngữ giao tiếp lời - Chưa xác định rõ mục đích việc viết thư - Chưa tìm hiểu kỹ cách trình bày ngơn ngữ tả chưa thơng thạo 29 2.2 Các giải pháp: 2.2.1 Giải pháp phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Thư tín sống nói chung xã hội nói riêng có khơng ưu điểm đinh, để thư tín đạt hiểu tốt nhất, phát huy tối đa ưu điểm thư tín thư tín gửi từ người gửi đến người nhận thì, thân người viết gửi thư tín cần: - Người viết: Cần ý đến việc thể phong cách thân thư Đối với thư tín phong cách người viết thể qua câu văn, qua câu chữ khơng thể qua giọng nói, thái độ, nét mặt, phong cách ăn mặc giao tiếp cách gặp mặt giao tiếp, trao đổi trực tiếp Và phong cách, thái độ người muốn truyền, trao đổi thông tin thư tín hình ảnh đại diện tạo nên điểm nhấn, ấn tượng cho người nhận thông tin ngược lại khiến cho người nhận thông tin cảm thấy khó chịu, khơng thích, khơng muốn nhìn thấy thư tín, khơng muốn nhận thơng tin từ người gửi Thư tín cần viết tả, rõ ràng, số liệu, dùng từ ngữ phổ thông, không dùng từ địa phương, viết đầy đủ dấu, câu phải đẩy đủ ý, trọn vẹn nghĩa, … thư tín gửi đến người nhận khơng khiến người nhận thông tin, đọc sai, hiểu sai nội dung, ý nghĩa mà người gửi muốn truyền đến người nhận tránh xảy việc hiểu lầm mà mang đến kết quả, hậu không mong muốn 30 Trong kinh doanh, doanh nghiệp với cần phải trọng thư tín giao tiếp, trao đổi với kết việc người gửi thư tín, gửi sai thơng tin, nội dung, số liệu, sai ý kết hoạt động hợp tác kinh doanh, trao đổi sai Nếu thay đổi, sửa kịp thời khiến lung lay, giảm bớt niềm tin doanh nghiệp với đối tác, kết quả, hậu hợp tác khơng q lớn, thua lỗ qua q lớn kiểm sốt phục hồi Mặc khác, kết quả, hậu lớn dẫn đến thua lỗ trầm trọng, kéo đến kết doanh nghiệp đóng cửa, phá sản Cũng có sai kinh doanh, hợp tác dẫn kết bồi thường hợp đồng, phải nhờ đến pháp luật, doanh nghiệp kiểm sốt, khơng thể khơi phục, chỉnh sửa kết cuối đóng cửa doanh nghiệp, doanh nghiệp phá sản khơng thị trường Còn mơi trường nội doanh nghiệp, nội dung, thông báo thị cấp truyền xuống cho nhân viên cấp để nhân viên cấp thi hành, làm việc mà sai ý, sai sót, khơng rõ ràng dẫn đến kết cơng việc khơng thể hồn thành tốt kết cơng việc hồn tồn sai, gây ảnh hưởng trực tiếp hiệu suất làm việc, kết công việc nhân viên, không tránh khỏi ảnh hưởng đến doanh thu, lợi nhuận, hoạt động, công việc doanh nghiệp Vì để thư tín phát huy tối đa ưu điểm sống kinh doanh người gửi, người viết thư tín trước gửi thư tín đến người nhận cần xem, kiểm tra thơng tin, số liệu, nội dung thư tín thật kĩ để thư tín 31 gửi đến người nhận thật thư có ích, khơng sai sót thơng tin, số liệu, nội dung hay ý nghĩa để tránh dẫn đến hậu quả, kết khơng đáng có, khơng thể kiểm sốt, khơng thể sửa chữa hay phục hồi - Người nhận: Khi thư tín đến cần đọc thật kĩ, có sai sót, khơng đúng, khơng hiểu cần tìm hiểu kĩ lại, hỏi lại người gửi, truyền thông tin trước bắt đầu thực để hạn chế khơng xảy sai sót, hậu khơng đáng có Quan trọng người nhận hiểu nội dung, ý nghĩa mà người gửi muốn truyền đạt gửi đến người nhận Khi đó, thư tín xem phát huy ưu điểm thật trở thành thư thật có lợi ích giúp cho người truyền người nhận hồn thành cơng việc với kết tốt Bên cạnh việc người truyền truyền ý nghĩa, nội dung, thông tin, người nhận hiểu đượ đầy đủ ý nghĩa mà người gửi muốn truyền đến người nhận có cần phải tn thủ nguyên tắc giao tiếp kinh doanh số hướng dẫn cần lưu ý viết, bao gồm: + Tránh dùng từ lóng + Cố gắng không dùng từ viết tắt (trừ định nghĩa đúng) + Khơng dùng ký hiệu + Nên tránh nói lời sáo rỗng, phải cẩn thận sử dụng + Sử dụng dấu ngoặc với từ hay cụm từ quan trọng 32 + In đậm, gạch chân với câu, từ quan trọng cần nhấn mạnh, cần lưu ý + Luôn cẩn trọng viết tên người, tên công ty Cần phải thật xác ký tự + Đối với số số bé 10 nên diễn đạt chữ, lớn 10 diễn đạt số + Những câu, đoạn trích trực tiếp cần đặt chúng dấu ngoặc kép, tên ấn phẩm phát hành + Nên dùng câu ngắn gọn đầy đủ ý nghĩa, không nên dùng câu mang nhiều nghĩa hay hàm ý + Cần phải tả, tránh sai để tránh hiểu sai ý, sai nghĩa 2.2.2 Kết luận: Để phát huy ưu điểm khắc phục ưu điểm thư tín kinh doanh nói riêng sống nói chung, cần: - Xác định rõ cần sử dụng thư tín kinh doanh, sử dụng vào mục đích - Xác định rõ mục đích trước viết thư để tránh dài dòng gây lạc chủ đề mà doanh nghe - Cần nắm quy tắc, cách thức trình bày văn thư tín, để trách sai sót cấu trúc, bố cục, đặc biệt rèn luyện kỹ viết để tránh sai lỗi tả Làm ảnh hưởng đến doanh nghiệp chung, đến hiệu kinh doanh Chương 3: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ: 3.1 Kết luận: 3.1.1 Ý nghĩa thư tín kinh doanh: Thư tín có ý nghĩa đặc biệt quan trọng giao tiếp,nó góp phần tạo thành công tất cá nhân, doanh nghiệp việc nâng cao hiệu suất công việc, thăng tiến nghiệp kinh doanh 33 Xây dựng trì mối quan hệ doanh nghiệp với doanh nghiệp khác, cá nhân với cá nhân khác.Sử dụng thư tín để đối tác làm việc với thuận tiện, dễ dàng hơn, nhanh Thư tín cơng cụ đáp ứng kịp thời nhu cầu doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh thời kỳ đại Thời kỳ mà người tất bật với công việc, bận rộn với thời gian nên thư tín nhu cầu vơ cần thiết nhà kinh doanh Giải khó khăn mà họ gặp phải việc phải gặp đối tác vào địa điểm nào, thời gian nào, họ cách xa không xếp lịch để gặp bàn bạc cơng việc Thư tín góp phần làm cho ngành kinh doanh, kinh tế ngày hiệu có hội vươn thị trường quốc tế Giao tiếp với tốc độ cao, dung lượng lớn,và giá tương đối rẻ mở thị trường toàn cầu vị trí địa lý khơng quan trọng việc giao dịch thư tín 34 3.1.2 Vai trò thư tín kinh doanh: Thư tín phần tất yếu giao tiếp thể qua văn ngày thông điệp viết truyền nhanh hơn, thường xuyên đến với nhiều người hết - Giúp trì mối quan hệ : Ngày hoạt động kinh doanh không bị giới hạn vào khu vực địa phương Các doanh nghiệp khách hàng nằm rải rác nước Như vậy, cần phải trì mối quan hệ cách sử dụng phương tiện truyền thơng thích hợp Ở thư kinh doanh đóng vai trò quan trọng Các khách hàng viết thư đến nhà kinh doanh tìm kiếm thơng tin sản phẩm doanh nghiệp cung cấp thông tin khác cho khách hàng - Tạo trì thiện chí công ty: 35 Là xác định mối quan hệ đối tác: Chúng ta không mong đợi nhà kinh doanh, ghi nhớ tất kiện số liệu chuyện bình thường diễn doanh nghiệp Thông qua chữ cái, giữ ghi tất kiện Do đó, thư phục vụ chứng trường hợp có tranh chấp hai bên Thư kinh doanh giao tiếp văn hai bên Doanh nghiệp viết thư cho nhà cung cấp hàng hoá nhận thư từ nhà cung cấp Khách hàng viết thư cho doanh nghiệp tìm kiếm thơng tin sẵn có hàng hóa, giá cả, chất lượng, vv …mẫu lệnh đặt mua hàng hóa Ngày , hoạt động kinh doanh không bị giới hạn vào địa phương, tiểu bang hay quốc gia Ở thời đại mà sản xuất diễn khu vực, tiêu thụ diễn khắp nơi Kể từ doanh nghiệp khách hàng sống xa nơi họ khơng có đủ thời gian để liên lạc với Như vậy, có phát sinh cần thiết phải viết thư Người tham gia giao tiếp kinh doanh thực việc viết thư cho đối tác, cho khác hàng, cấp trên, đồng nghiệp… Do việc viết thư tín đem lại lợi ích to lớn cho công ty thân người viết - Trợ giúp việc mở rộng kinh doanh: 36 Thư tín quan trọng nội dung hình thức Giao dịch thư tín phải theo nguyên tắc giao tiếp kinh doanh Thư tín thương mại sợi dây liên lạc công ty với công ty khác, cấp quản trị ngồi cơng ty Nó thể phong cách người viết văn hóa cơng ty hay đất nước giao dịch với đối tác nước ngồi Vì mà hình thức nội dung thư tín quan trọng Hình thức bên ngồi thư mặt công ty người viết thư; tạo ấn tượng người nhận người gửi giúp người viết đạt mục tiêu giao tiếp kinh doanh Suy cho cùng, thư tín có tầm quan trọng định như: + Thư tín quan trọng cá nhân tổ chức + Thư tín quan trọng nội dung lẫn hình thức 37 + Thư tín thể phong cách người viết văn hóa cơng ty hay đất nước giao dịch với đối tác, đất nước khác + Hình thức bên ngồi thư mặt cơng ty người viết thư, tạo ấn tượng người nhận người gửi giúp cho người viết, người gửi, truyền thông tin đạt mục tiêu, mong muốn giao tiếp kinh doanh 3.2 Kiến nghị: Với quan Nhà nước, tổ chức có liên quan… sử dụng quản lý thư tín kinh doanh./ 38 TÀI LIỆU THAM KHẢO 39 ... tiếp kinh doanh giúp cho em có thêm kiến thức nhận thức quan trọng vai trò giao tiếp Thực tiểu luận vai trò thư tín kinh doanh: Thực trạng số giải pháp tăng cường hiệu thư tín kinh doanh chúng... dịch thư tín kinh doanh phần tất yếu giao tiếp Trong kinh doanh , người làm công tác quản trị, thư tín khơng thể thiếu suốt q trình làm việc => Qua thấy giao tiếp thư tín thơng dụng kinh doanh. .. việc kinh doanh mơi trường kinh doanh nói riêng tất người sống nói chung Một số ưu điểm thư tín kinh doanh như: - Chi phí thấp tiện lợi cho doanh nghiệp: Hiện thư tín phần khơng thể thiếu đối doanh