Vai trò của thư tín trong kinh doanh

Trong môi trường doanh nghiệp cũng giống vậy, bên cạnh việcgiao tiếp, trao đổi và truyền thông tin giữa các nhân viên với nhau, hay giữa cấp trênvới cấp dưới bằng mạng xã hội hay gmail t

TIỂU LUẬN

Môn: Giao tiếp kinh doanh

ĐỀ TÀI: VAI TRÒ CỦA THƯ TÍN TRONG KINH DOANH; THỰC TRẠNG VÀ MỘT SỐ BIỆN PHÁP TĂNG CƯỜNG

HIỆU QUẢ THƯ TÍN TRONG KINH DOANH

Mục lục:

Lời cám ơn:……… trang 3Danh sách nhóm:……… trang 4Nhận xét của giảng viên:……… trang 5Mục lục:……… trang 6Lời nói đầu:……….trang 7

1.Chương 1: Mở đầu (cơ sở lý luận):……… trang 8

1.1 Giới thiệu đề tài:……… trang 8

1.1.1: Lịch sử đề tài:……… trang 81.1.2: Các khái niệm của đề tài:………trang 91.2 Tầm quan trọng của đề tài, lý do chọn đề tài:……… trang 11

1.2.1 Tầm quan trong của thư tín trong kinh doanh:………trang 111.2.2 Lý do chọn đề tài:……… trang 121.3 Kết cấu của bài tiều luận:……… trang 13

2 Chương 2: Thực trạng và giải pháp: trang 13

2.1 Thực trạng của đề tài:………trang 13

2.1.1 Ưu điểm của thư tín trong kinh doanh:………trang 132.1.2 Nhược điểm của thư tín trong kinh doanh:……… trang 222.1.3 Nguyên nhân của ưu, nhược điểm và biện pháp khắc phục:………trang312.2 Các giải pháp:… ……….trang 33

2.2.1 Giải pháp phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm:……….trang 332.2.2 Kết luận:……… trang 36

3 Chương 3: Kết luận và kiến nghị:……… trang 36

3.1 Kết luận:………trang 36

3.1.1 Ý nghĩa của thư tín trong kinh doanh:……….trang 363.1.2 Vai trò của thư tín trong kinh doanh:……… trang 383.2 Kiến nghị:……… trang 41

Lời nói đầu

Giao tiếp, ứng xử là hoạt động diễn ra thường xuyên và liên tục trong mọi xãhội, trong mọi lĩnh vực của cuộc sống, trong sinh hoạt đời thường cũng như trongcông việc Giao tiếp vừa biểu hiện văn hóa của mỗi con người vừa biểu hiện mức độvăn minh của xã hội

Con người với tư cách là thành viên cộng đồng xã hội không thể thiếu giao tiếpvới những người xung quanh Nếu không có sự giao tiếp, con người không thể có sựhiểu biết lẫn nhau Qua giao tiếp con người mới thực hiện được quá trình xã hội hóa

để tự hoàn thiện mình bằng cách tiếp thu, học tập kinh nghiệm, học cách ứng xử củacộng đồng xã hội từ thế hệ này sang thế hệ khác Hoạt động giao tiếp cho phép conngười tổ chức các hoạt động có mục đích Nếu không có hoạt động giao tiếp sẽ khôngthể có tổ chức xã hội

Trong thời đại ngày nay giao tiếp và kỹ năng giao tiếp có ý nghĩa cực kì quantrọng, quyết định cho sự thành công của bất kỳ hoạt động nào của bất kỳ cá nhân, tậpthể, doanh nghiệp hay tổ chức chính trị xã hội

Được học tập và nghiên cứu về kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh giúp cho em cóthêm được những kiến thức và nhận thức quan trọng về vai trò của giao tiếp Thực

hiện tiểu luận về “vai trò của thư tín trong kinh doanh: Thực trạng và một số giải

pháp tăng cường hiệu quả thư tín trong kinh doanh” chúng em muốn thông qua

tiểu luận đánh giá lại những hiểu biết, nhận thức của bản thân về kỹ năng giao tiếp saukhi nhận được sự tận tâm giảng dạy của thầy Trong khuôn khổ thời gian có hạn vànhững hạn chế về kiến thức của bản thân, tiểu luận của chúng em không thể tránhkhỏi những thiếu sót cũng như khiếm khuyết Chúng em rất mong nhận được sự chỉbảo của thầy để chúng em có thể hoàn thiện thêm những kiến thức của mình

Chúng em xin trân trọng cám ơn!

1 Chương 1: MỞ ĐẦU (Cơ sở lý luận)

1.1 Giới thiệu đề tài:

1.1.1 Lịch sử đề tài (lịch sử của thư tín):

Trong lịch sử, các chữ cái đã tồn tại từ thời Ấn Độ cổ đại , Ai Cập cổ đại vàSumer , qua Rome , Hy Lạp và Trung Quốc , cho đến ngày nay Trong thế kỷ thứmười bảy và mười tám, các chữ cái đã được sử dụng để tự giáo dục Thư là một cách

để thực hành đọc quan trọng, viết tự thể hiện, viết chính trị và cũng trao đổi ý tưởngvới những người cùng chí hướng Đối với một số người, thư được xem là một màntrình diễn bằng văn bản Đối với những người khác, nó không chỉ được xem là mộtmàn trình diễn mà còn là một cách giao tiếp và một phương pháp để có được phảnhồi Thư tạo nên một số sách của Kinh thánh Lưu trữ về thư tín, cho dù vì lý do cánhân, ngoại giao, hoặc kinh doanh, đóng vai trò là nguồn chính cho các nhà sử học Tại thời điểm nhất định, các văn bản của các chữ cái được cho là một hình thức nghệthuật và thể loại của văn học , ví dụ trong Byzantine epistolography

Trong thế giới cổ đại, các chữ cái được viết trên nhiều chất liệu khác nhau, baogồm kim loại, chì, viên gỗ phủ sáp, mảnh gốm, da động vật và giấy cói Từ Ovid ,chúng ta biết rằng Acontius đã sử dụng một quả táo cho bức thư của mình gửi choCydippe

Khi công nghệ truyền thông đã đa dạng, các bức thư được đăng trở nên ít quantrọng hơn như một hình thức giao tiếp thông thường Ví dụ, sự phát triển của điện báorút ngắn đáng kể thời gian gửi thông tin, bằng cách gửi nó giữa các điểm xa như mộttín hiệu điện Tại văn phòng điện báo gần điểm đến nhất, tín hiệu được chuyển đổithành văn bản trên giấy và gửi đến người nhận Bước tiếp theo là telex tránh nhu cầugiao hàng địa phương Sau đó theo fax(fax) máy: một lá thư có thể được chuyển từngười gửi đến người nhận thông qua mạng điện thoại dưới dạng hình ảnh Nhữngcông nghệ này đã không thay thế các chữ cái vật lý như là con đường chính để liênlạc, tuy nhiên ngày nay, internet , bằng phương tiện email , đóng vai trò chính tronggiao tiếp bằng văn bản; tuy nhiên, các liên lạc qua email này thường không được gọi

là thư mà là thư e-mail (hoặc email), thư hoặc đơn giản là email hoặc e-mail, chỉ cóthuật ngữ "thư" thường được dành riêng cho liên lạc trên giấy.

1.1.2 Các khái niệm của đề tài:

- Khái niệm thư tín:

Thư tín là văn bản chứa đựng những thông tin mà một người muốn báo cho một(hoặc nhiều) người khác biết Theo nghĩa rộng nhất, thư tín là bất kì thông tin nàođược ghi nhận dưới một hình thức vật chất nhất định và được chuyển từ người này(người gửi) sang người khác (người nhận), theo ý chí của người gửi Hình thức vậtchất đó đồng thời cũng là phương thức bảo quản thông tin trong quá trình di chuyển

từ người sang người Trong xã hội hiện đại, hình thức của thư tín rất đa dạng Có thểghi nhận bốn hình thức phổ biến nhất sau:

1) Thư viết trên giấy, là loại thư tín cổ điển Thông tin được ghi nhận trên giấy

có thể bằng chữ viết thông thường hoặc bằng một hệ thống kí hiệu quy ước giữa chủthể gửi thông tin và chủ thể nhận thông tin (gọi là mật mã trong ngôn ngữ thôngdụng);

2) Thông tin có thể được chứa đựng trong băng, đĩa từ dạng chữ viết, tiếng nói,hình ảnh hoặc cả ba;

3) Thư được soạn thảo trên máy tính và gửi từ một địa chỉ điện tử đến một địachỉ điện tử khác, thông qua mạng internet;

4) Nhắn tin qua điện thoại, đây là việc để lại lời nhắn trên hộp thư thoại hoặchộp tin nhắn của một số điện thoại Lời nhắn trên hộp thư thoại tồn tại dưới dạng lờinói (lời đối thoại) được ghi âm:

- Khái niệm thư tín trong kinh doanh:

Một lá thư kinh doanh thường là một lá thư từ công ty này đến công ty khác,hoặc giữa các tổ chức đó với khách hàng, khách hàng của họ và những đối tác bênngoài khác Phong cách chung của thư phụ thuộc vào mối quan hệ giữa các bên liênquan Thư doanh nghiệp có thể có nhiều loại nội dung, ví dụ để yêu cầu thông tin trựctiếp hoặc hành động từ một bên khác, đặt hàng cung cấp từ nhà cung cấp, để chỉ ra lỗi

của người nhận thư, trả lời trực tiếp yêu cầu, xin lỗi vì đã sai hoặc để truyền đạt thiệnchí

Một lá thư kinh doanh đôi khi hữu ích vì nó tạo ra một hồ sơ bằng văn bản vĩnhviễn và có thể được người nhận thực hiện nghiêm túc hơn so với các hình thức giaotiếp khác

1.2Tầm quan trọng của đề tài; lý do chọn đề tài:

1.2.1 Tầm quan trọng của thư tín trong kinh doanh:

a Thư tín là một phần tất yếu của giao tiếp Thực hiện thư tín hiệu quả sẽ có lợi cho bản thân và tổ chức:

Truyền thông qua trao đổi các từ ngữ được gọi là thư Chúng ta truyền đạt cảmxúc của chúng ta, những suy nghĩ ….để bạn bè và người thân của chúng ta qua thư cóthể sẽ được gọi là thư tín cá nhân

Thư kinh doanh là một giao tiếp bằng văn bản giữa hai bên Doanh nghiệp cóthể viết thư cho nhà cung cấp hàng hoá và cũng nhận được thư từ các nhà cung cấp.Khách hàng có thể viết thư cho doanh nghiệp tìm kiếm thông tin về sẵn có của hànghóa, giá cả, chất lượng,… mẫu hoặc lệnh đặt mua hàng hóa Do đó, thư kinh doanh cóthể được định nghĩa như là một phương tiện truyền thông, mà thông qua đó thể hiệnnhững ý tưởng hoặc thông tin được truyền đạt bằng văn bản trong quá trình hoạt độngkinh doanh

Ngày nay, hoạt động kinh doanh không bị giới hạn vào bất kỳ địa phương, tiểubang hay quốc gia Ở thời đại mà sản xuất diễn ra trong một khu vực, nhưng tiêu thụdiễn ra ở khắp mọi nơi Kể từ khi doanh nghiệp cũng như khách hàng sống ở xa nơi

họ không có đủ thời gian để liên lạc với nhau Như vậy, có phát sinh sự cần

thiết phải viết thư Người tham gia giao tiếp kinh doanh thực hiện việc viết thư chocác đối tác, cho khác hàng, cấp trên, đồng nghiệp…Do đó việc viết thư tín đem lại lợiích cho công ty cũng như bản thân người viết

b Thư tín quan trọng cả về nội dung và hình thức- Giao dịch thư tín cũng phải theo các nguyên tắc của giao tiếp kinh doanh:

Thư tín thương mại là một sợi dây liên lác giữa công ty này với công ty khác,giữa các cấp quản trị trong và ngoài công ty Nó thể hiện phong cách của người viết

và văn hóa của công ty hay của đất nước khi giao dịch với đối tác nước ngoài Vì vậy

mà hình thức và nội dung của thư tín đều rất quan trọng Ngoài việc phân tích ngườinhận và tình huống giao tiếp, tiếp theo là đúng các bước của thông điệp viết , ngườiviết còn phải chú ý đến việc thực hiện phong cách riêng của mình trong thư thươngmại Hình thức bên ngoài của thư là bộ mặt của công ty cũng như của người viết thư,

nó sẽ tạo ấn tượng đầu tiên đối với người nhận về người gửi cũng giúp người viết đạtđược mục tiêu trong giao tiếp kinh doanh

1.2.2 Lý do chọn đề tài:

Giao tiếp là một nhu cầu, một hoạt động không thể thiếu của con người

Giao tiếp là sự thể hiện mối quan hệ giữa người với người trong xã hội Dù bạn

là ai đi chăng nữa, bạn cũng phải luôn giao tiếp với thế giới xung quanh để hoàn thiệnchức trách của mình

Là nhà quản trị bạn cần có khả năng giao tiếp tốt bởi để điều hành doanhnghiệp bạn phải bạn phải giao tiếp với cấp trên, cấp dưới đồng nghiệp và khách hàng

Trong điều kiện hội nhập, thị trường ngày càng mở rộng, cạnh tranh ngày cànggay gắt, muốn chiến thắng trên thương trường lại càng cần những người có khả nănggiao tiếp tốt trong đó giao dịch thư tín trong kinh doanh cũng là một phần tất yếu củagiao tiếp

Trong kinh doanh , nhất là đối với những người làm công tác quản trị, thư tínhầu như không thể thiếu trong suốt quá trình làm việc.

=> Qua đó chúng ta thấy được giao tiếp bằng thư tín rất thông dụng trong kinhdoanh Đặc biệt trong thương mại quốc tế, nhiều hợp đồng được kí kết mà các bênkhông hề biết mặt nhau, họ viết thư cho nhau từ lúc chào hàng, đặt hàng, kí kết hay cảkhi có khiếu nại, phàn nàn Vì thế, một lá thư tốt sẽ cho khách hàng thiện cảm màchưa cần tiếp xúc Tưởng chừng như chuyện viết thư tín rất dễ dàng, chỉ đặt bút viếthay gõ phím theo suy nghĩ, nhưng thông qua bài tiểu luận trên giúp ta nhận thấykhông phải ai cũng nắm hết các quy tắc để viết một bức thư hiệu quả, ngoài ra các bạncòn có thể hiểu hơn tầm quan trọng của thư tín, vai trò của thư tín trong kinhdoanh,thực trạng và một số giải pháp tăng cường hiệu quả thư tín trong kimh doanh

1.3 Kết cấu của bài tiểu luận:

- Chương 1: Mở đầu (Cở sở lý luận)

- Chương 2: Thực trạng và giải pháp

- Chương 3: Kết luận và kiến nghị

2 Chương 2: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP:

2.1 Thực trạng đề tài:

2.1.1 Ưu điểm của thư tín trong kinh doanh:

Trong thời đại ngày nay, phần lớn muốn giao tiếp, muốn trao đổi thông từngười gửi đến người nhận thông tin thường được trao đổi qua mạng xã hội nhưfacebook, zalo,… hay qua gmail thay vì phải gặp trực tiếp để truyền đạt hay trao đổithông tin với nhau Trong môi trường doanh nghiệp cũng giống vậy, bên cạnh việcgiao tiếp, trao đổi và truyền thông tin giữa các nhân viên với nhau, hay giữa cấp trênvới cấp dưới bằng mạng xã hội hay gmail thì đa phần trong mỗi doanh nghiệp sẽ cónhững group, những trang thông tin nội bộ nhằm thuận tiện cho việc giao tiếp, truyền

và trao đổi thông tin trong nội bộ doanh nghiệp, cũng như góp phần nâng cao, cải

thiện mối quan hệ giữa các nhân viên cũng như giữa cấp trên và cấp dưới trong doanhnghiệp trở nên khắn khít hơn.

Đối với trong môi trường kinh doanh thì thư tín sẽ giúp các doanh nghiệp thuậntiện cho việc trao đổi thông tin, hợp tác, góp phần thuận lợi trong việc hợp tác giữacác doanh nghiệp

Nhìn chung, giao tiếp qua thư tín giữa những cá nhân, giữa những người traođổi thông tin với nhau, cũng như giữa các doanh nghiệp trong môi trường kinh doanhvới nhau sẽ thuận tiện, dễ dàng hơn rất nhiều Từ đó, có thể thấy rằng thư tín có rấtnhiều ưu điểm đối với việc kinh doanh trong môi trường kinh doanh nói riêng và đốivới tất cả mọi người trong cuộc sống nói chung Một số ưu điểm của thư tín trongkinh doanh như:

- Chi phí thấp và tiện lợi cho doanh nghiệp:

Hiện nay thư tín là phần không thể thiếu đối bất kì doanh nghiệp nào Bởi vì chiphí chi trả cho thư tín tương đối thấp và thư tín lại tiện lợi trong môi trường doanhnghiệp Khi truyền đạt và trao đổi thông tin qua thư tín thì có thể cùng lúc truyềnthông tin đến cho nhiều người, nhiều bộ phận trong doanh nghiệp với cùng một nộidung, với tốc độ nhanh mà không cần đến người vận chuyển, không cần tốn nhân lực

và thời gian cho việc truyền thông tin đến từng nhân viên hay từng bộ phận trongdoanh nghiệp bằng cách xưa cũ Bên cạnh đó, thông tin có thể được truyền trực tiếpđến người muốn truyền mà không cần phải qua trung gian Cũng như truyền thông tinbằng thư tín trong doanh nghiệp còn không cần tốn chi phí và thời gian để viết, sao

chép hay in ấn nội dung, thông tin, công việc cần truyền đạt ra giấy Và cũng khôngcần sao chép nội dung hay thông tin muốn truyền đi ra thành nhiều bản nếu như muốngửi hay truyền thông tin cho nhiều người với nội dung thông tin giống như cách trướckhi thư tín xuất hiện.

Đối với mỗi doanh nghiệp thì có nhiều bộ phận có nhiều nhân viên, mỗi bộphận tuy có trưởng bộ phận hay trưởng phòng nhưng họ cũng có nhiệm vụ của riêngmình trong công ty, cũng như họ cũng có công việc của bản thân để góp phần pháttriển và mang lại lợi nhuận cho công ty Đối với trưởng phòng hay trưởng bộ phậnnếu cấp trên như giám đốc muốn truyền, thông báo thông tin hay nội dung công việc

gì cũng không thể gọi từng nhân viên lên gặp mặt trực tiếp cũng như không thể đi intừng văn bản, văn kiện rồi bảo nhân viên cấp dưới trực tiếp lên lấy hay là bảo thư kímang xuống cho những nhân viên cần nhận thông tin Vì nếu làm như thế với tất cảcác nội dung, thông tin, công việc dù lớn hay nhỏ, quan trọng hay không quan trọng,cần thiêt phải gặp mặt hay không cần thiết gặp mặt trực tiếp thì rất là tốn thời gian,phí công sức từ đó sẽ kéo theo hiệu suất làm việc của nhân viên trong doanh nghiệpgiảm đi

Mặc khác, đối với các nhân viên cấp thấp bình thường với nhân viên cấp trung

là trưởng phòng, trưởng bộ phận hay nhân viên cấp cao là giám đốc cũng tương tự,không thể dù công việc, nội dung hay bất kì thông tin nào cũng gọi lên gặp mặt trựctiếp Vì thế, truyền và trao đổi thông tin, nội dung, công việc trong doanh nghiệp quathư tín đối với những thông tin, công việc, nội dung không quan trọng, không nhấtđịnh phải gặp mặt trực tiếp là thích hợp nhất vừa tiết kiệm thời gian, công sức màkhông làm giảm đi hiệu suất làm việc của nhân viên Vì thế trao đổi thư tín trong nội

bộ doanh nghiệp là hợp lý và cần thiết vì như thế không những không lãng phí thờigian mà còn giúp giữ và tăng hiệu suất làm việc của nhân viên trong doanh nghiệp

Còn đối với các doanh nghiệp với nhau cũng như thế, các cấp cao, ban giámđốc giữa các công ty cũng rất bân không phải lúc nào cũng có thời gian rảnh, hay cóthể sắp xếp để gặp mặt trao đổi trực tiếp với nhau với những nội dung, những công

việc nhỏ lẻ, không quan trọng, không nhất thiết phải gặp mặt Vì thế nên, giữa cácdoanh nghiệp với nhau trao đổi thư tín sẽ thuận tiện, dễ dàng và góp phần tạo ra hiệusuất công việc giữa các doanh nghiệp sẽ tốt hơn cũng như không phải lãng phí thờigian giữa các cấp cao, ban giám đốc của các doanh nghiệp Và chỉ nên gặp tạo ra cáccuộc họp, các cuộc gặp mặt trực tiếp giữa các ban giám đốc, các cấp cao của cácdoanh nghiệp cho những công việc, những nội dung, những thông tin thật sự quantrọng, thật sự cần thiết gặp mặt để không phải lãng phí thời gian, công sức của đôibên, giữa các đối tác với nhau.

Từ đó có thể chứng minh việc trao đổi thông tin, nội dung công việc trong môitrường doanh nghiệp nói riêng và kinh doanh, hợp tác trao đổi giữa các doanh nghiệpnói chung sẽ tạo ra thuận lợi trong công việc của các nhân viên cũng như tạo lợi íchcho doanh nghiêp Sử dụng thư tín trong môi trường doanh nghiệp có thể thấy là tiệnlợi, thuận tiện và rất cần thiết

- Có tính lưu trữ cao và đảm bảo tính tính bảo mật:

Thông đi được truyền, trao đổi qua thư tín sẽ được lưu trữ lâu dài hơn và có thểlưu trữ vĩnh viễn nếu như không xóa đi, đã thế không còn tốn diện tích không gian, vịtrí như lưu trữ những loại tài liệu, thông tin, nội dung được viết bằng tay hay in ấnnhư thư tay hay sách vỡ,….đã vậy thông tin, nội dung được trao đổi và truyền đi bằngthư tín được lưu trữ sẽ được dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết và thuận tiện hơn so nhiềuvới việc lưu trữ thông tin, nội dung được truyền và lưu trữ bằng cách xưa cũ

Đối với bất kì doanh nghiệp nào dù quy mô lớn hay quy mô nhỏ thì thông tin,

dữ liệu, công việc cần truyền và trao đổi trong nội bộ doanh nghiệp đó đều không ít vìthế nếu tất cả thông tin, dữ liệu, nội dung đã được truyền tải đều được lưu trữ bằngcách cũ thì rất tốn diện tích không gian cũng như không dễ dàng trong việc tra cứu,tìm kiếm khi cần thiết Vì thế, các doanh nghiệp để thuận tiện, dễ dàng cho việc tracứu, tìm kiếm thông tin đã được truyền, thông báo hay trao đổi thì các doanh nghiệptrong giai đoạn hiện tại sẽ lựa chọn cách truyền qua thư tín và lưu trữ bằng thư tín Vìnhư thế sẽ được lưu trữ trong thời gian dài mà không cần lo ngại việc tốn diện tíchhay khó khăn khi cần tìm kiếm, đối chiếu

Mỗi doanh nghiệp không chỉ có thông tin, dữ liệu trong nội bộ mà còn cónhững thông tin được trao đổi, những bản hợp đồng, thỏa thuận hợp tác giữa cácdoanh nghiệp với nhau Mà mỗi bản hợp đồng, mỗi thỏa thuận giữa các doanh nghiệpđều có giá trị về doanh thu cũng như lợi nhuận của các doanh nghiệp không hề nhỏ

Vì vậy, nếu như những văn kiện đó không được lưu trữ kĩ càng, cẩn thận thì sẽmang đến một hậu quả lớn không kém Không những các văn kiện đó mang giá trị lợinhuận, doanh thu không nhỏ mà những văn kiện đó còn mang giá trị pháp lý về mặtpháp luật rất cao Thế nên, nếu như các văn kiện không được lưu trữ cẩn thận và tốtthì sẽ mang đến một hậu quả rất lớn có thể ảnh hưởng đến sự tồn tại của cả doanhnghiêp cũng như kéo theo sự ảnh hưởng của rất nhiều nhân viên trong doanh nghiệp

Do tính chất của công việc, mức độ quan trọng của các văn kiện đối với cácdoanh nghiệp mà các doanh nghiệp đó cần phải lưu trữ cẩn thận , kĩ càng trong mộtthời gian không ngắn, nói cách khác cần phải lưu trữ trong một thời gian dài để có thểtìm kiếm, tra lại, đối chiếu khi cần thiết Vì những bản hợp đồng, thỏa thuận của cácdoanh nghiệp với nhau nó có thể ảnh hưởng đến cuộc sống của nhiều người, nhiềunhân viên trong doanh nghiệp cũng như ảnh hưởng đến sự tồn tại của cả công ty, cảdoanh nghiệp.

Có thể cho thấy, trong môi trường kinh doanh thì việc lưu trữ thông tin đượctrao đổi và truyền đạt bằng thư tín là rất cần thiết vì thời gian lưu trữ được lâu dài, dễtìm kiếm, tra cứu khi cần thiết cũng như thuận tiện cho việc đối chiếu lại khi cần Mặckhác, nếu thông tin được truyền và lưu trữ bằng thư tín sẽ không dễ dàng mất đi, đánhtráo, hay tiêu hủy những những nội dung, thông tin đã được truyền và lưu trữ trêngiấy hay là truyền miệng

- Trình bày được nội dung cần truyền tải một cách trọn vẹn và chính xác:

Các nội dung, thông tin khi được truyền qua thư tín sẽ được truyền một cáchtrực tiếp đến người cần nhận được thông tin mà không cần phải qua trung gian Khi

đó thông tin khi đưa đến người nhận sẽ được trọn vẹn thông tin, trọn vẹn ý và chínhxác không sợ bị thay đổi, đánh tráo hay cố ý làm sai lệch nội dung, ý nghĩa cơ bảnban đầu mà người gửi muốn gửi đến người nhận

Mà để hạn chế việc đó xảy ra thông tin cần được trao đổi một cách chuẩn xác,đầy đủ, trọn vẹn ý nghĩa thì việc trao đổi trực tiếp giữa người truyền và người nhậnthông tin qua văn bản thư tín là hợp lý và thuận tiện nhất mà không cần phải gặp trựctiếp mặt đối mặt giữa người truyền và người nhận thông tin với những công việckhông quá quan trọng, không cần thiết phải gặp mặt trực tiếp giữa người truyền vànhận thông tin.

- Rút ngắn được khoảng cách trung gian và thời gian so với giao tiếp trực tiếp:

Truyền, trao đổi thông tin qua thư tín trong các mối quan hệ xã hội nói chung

và trong kinh doanh nói riêng sẽ rút ngắn được thời gian giao tiếp Khi giao tiếp,truyền thông tin qua thư tín thì giữa người truyền thông tin và người nhận thông tinkhông cần phải gặp mặt, từ đó giữa người truyền thông tin và người nhận thông tinkhông cần phải sắp xếp thời gian để gặp mặt trực tiếp trao đổi

Trong môi trường nội bộ doanh nghiệp, mặc dù ở cùng một nơi, trong cùng mộtmôi trường nhưng nhân viên nào, bất kì ai cũng có công viêc, nhiệm vụ của riêngmình, không thể lúc nào cũng có thể gặp mặt trực tiếp để trao đổi hay truyền thôngtin, thế nên dù trong cũng một doanh nghiệp để dễ dàng, thuận tiện thì trao đổi, truyềnthông tin không quá quan trọng, không nhất thiết phải gặp mặt trực tiếp thì trao đổihay truyền qua thư tín là hợp lý, thích hợp và thuận lợi cho đôi bên nhất

Trong môi trường kinh doanh thì giữa những đối tác doanh nghiệp với nhaucàng không thể lúc nào cũng có thể sắp xếp thời gian để gặp mặt trực tiếp vì thế trao

đổi và truyền đạt thông tin bằng thư tín với nội dung, thông tin, công việc có thể traođổi, thỏa thuận qua thư tín thì vẫn nên truyền qua thư tín vì như thế vừa tiết kiệm thờigian, vừa nhanh chóng, tiện lợi và dễ dàng Nhưng bên cạnh đó, có những việc trongkinh doanh như ký kết hợp đồng, … thì nhất định phải gặp mặt trực tiếp để dễ dàng,thuận tiện mà không thể trao đổi qua thư tín thì nhất định phải gặp mặt để trao đổitrực tiếp

Trao đổi qua thư tín không những có thể rút ngắn, tiết kiệm thời gian giữa việctruyền và nhận thông tin thì còn có thể rút ngắn khoảng cách giữa người truyền vànhận thông tin, rút ngắn khoảng cách trong mối quan hệ, góp phần tạo nên sự khắngkhít, thấu hiểu, cảm thông cho nhau vì khi trao đổi qua thư tín thì không cần phảitruyền qua người trung gian, cũng cần lo sợ bị truyền đạt sai ý, bị đánh tráo, làmnhiễu loạn thông tin mà người truyền muốn truyền đến người nhận

- Có nhiều thời gian để chuẩn bị thông tin cần truyền đạt:

Nếu trao đổi, truyền thông tin bằng lời nói thông qua việc gặp mặt trực tiếp đểnói, trao đổi thì cho dù người nói có chuẩn bị chu đáo, kĩ càng trước khi giao tiếp nhưthế nào đi chăng nữa thì cũng không thể tránh khỏi nữa lời nói được nói ra có sai sót,không đủ kĩ càng trong lúc giao tiếp cũng như thời gian để chuẩn bị cho thông tin cầntruyền Khác với giao tiếp bằng cách gặp mặt trao đổi trực tiếp thì trao đổi, truyềnthông tin qua văn bản thư tín sẽ được chuẩn bị chu đáo, kĩ càng hơn rất nhiều và thời

gian để chuẩn bị cũng đủ dài, đủ lâu và đảm bảo thông tin được truyền ra chuẩn xác

và đúng nhất trước khi thông tin, nội dung được truyền đi Khi truyền, trao đổi thôngtin bằng văn bản thư tín thì người truyền sẽ có thời gian thay đổi, chỉnh sửa nội dungcần truyền trước khi được gửi, truyền đi

Trong môi trường doanh nghiệp hay trong kinh doanh thì cũng như thế Trongdoanh nghiệp và kinh doanh lại cần nhất là sự chuẩn xác vì thế giao tiếp qua văn bảnthư tín là lựa chọn thích hợp nhất để có thể truyền ra những thông tin, những nội dungcông việc, những quyết định đúng đắn và hợp lý để không dẫn đến những kết quả, hậuquả không mong muốn vì tính chất của công việc mà kết quả của mỗi việc trong kinhdoanh đều không hề nhỏ, mức độ ảnh hưởng cũng rất lớn Vì thế giao tiếp, truyền,trao đổi thông tin, nội dung, công việc qua văn bản thư tín là thích hợp và thuận lợinhất trong môi trường kinh doanh

Kết luận:

Có thể thấy thư tín có không ít ưu điểm giúp ích, tạo thuận lợi trong kinh doanhnói riêng cũng như trong đời sống xã hội nói chung Trong kinh doanh thư tín khôngnhững tạo thuận lợi, dễ dàng trong công việc mà còn có thể tạo, gắn kết mối quan hệgiữa các nhân viến với nhau, cũng như giữa cấp trên với cấp dưới Cũng vì lợi ích, ưuđiểm mà thư tín mang lại trong kinh doanh cũng như trong đời sống nên các doanhnghiệp và mọi người dùng thư tín để truyền, trao đổi thông tin, nội dung công việctrong kinh doanh nói riêng và giao tiếp quan hệ trong xã hội nói chung

2.1.2 Nhược điểm của thư tín trong kinh doanh:

Mọi thứ, mọi việc trong cuộc sống đều có hai mặt của nó, thư tín cũng thế bêncạnh những ưu điểm thư tín cũng có nhược điểm

- Trao đổi qua thư tín khó nắm bắt tâm lý của người giao tiếp: