Tạo bài thuyết trình cơ bản

Chương Tạo thuyết trình Nội dung Tạo thuyết trình Lưu thuyết trình Bảo vệ thuyết trình mật mã Tăng cường độ an tồn cho PowerPoint với tính File Block Settings Các thao tác với slide Mở đóng thuyết trình Hỏi đáp hương trình bày cách tạo thuyết trình dựa vào mẫu thiết kế sẵn PowerPoint từ mẫu định dạng người dùng thiết kế Ngồi ra, chương trình bày số thao tác thuyết trình lưu trữ, chọn định dạng tập tin thiết lập mật mã để bảo vệ thuyết trình C Tạo thuyết trình PowerPoint cung cấp nhiều cách thức để tạo thuyết trình Chúng ta xem qua cách Tạo thuyết trình rỗng Khi bạn khởi động chương trình PowerPoint trình diễn rỗng (blank) mặc định tạo ra, cách tạo thuyết trình mặc định PowerPoint bạn cần tiếp tục soạn thảo nội cho slide Khi bạn cửa sổ PowerPoint bạn muốn tạo thêm thuyết trình rỗng nữa, bạn làm theo bước sau: Vào ngăn File Chọn lệnh New, hộp Available Templates and Themes xuất bên phải Chọn Blank presentation Nhấn nút Create để tạo Phím tắt: Dùng tổ hợp phím tắt để tạo nhanh thuyết trình rỗng Hình Hộp thoại New Presentation Tạo thuyết trình từ mẫu có sẵn PowerPoint Template mẫu định dạng thiết kế sẵn (template) kèm theo Office tải từ Internet Template chứa layout, theme color, theme font, theme effect, kiểu slide chứa nội dung mẫu PowerPoint cung cấp nhiều template thiết kế với nhiều chủ đề khác (Business, Education, Finance, Holidays, Inspirational, Religion, Social, Sports, Science, Technology) phù hợp cho nhiều tình báo cáo thực tế Chúng ta tự thiết kế template để sử dụng lại nhiều lần chia cho người khác Ngoài ra, internet có nhiều trang web chuyên cung cấp kiểu template đẹp cập nhật thường xuyên là: office.com, powerbacks.com, templateswise.com,… Dùng mẫu xây dựng sẵn kèm theo phần mềm Microsoft PowerPoint Các mẫu phần khơng nhiều PowerPoint còn cho phép bạn chọn mẫu từ nguồn khác, đặc biệt từ Internet Các bước thực hiện: Vào ngăn File Chọn lệnh New, hộp Available Templates and Themes xuất bên phải Chọn Sample templates Chọn mẫu thiết kế từ danh sách bên xem hình minh họa phía bên phải cửa sổ Nhấn nút Create để tạo thuyết trình Hình Một số Sample templates Dùng các mẫu từ trang web office.com Trang web office.com cập nhật thường xuyên mẫu thiết kế đẹp, bạn tạo thuyết trình sử dụng mẫu từ nguồn Các bước thực hiện: Vào ngăn File Chọn lệnh New, hộp Available Templates and Themes xuất bên phải Di chuyển đến Office.com templates Tại đây, mẫu nhóm lại theo nội dung chúng Ví dụ chọn nhóm Presentations, chọn tiếp phân loại mẫu Business đợi giây lát để PowerPoint cập nhật danh sách mẫu từ Internet Chọn mẫu thiết kế từ danh sách bên xem hình minh họa phía bên phải cửa sổ Nếu đờng ý với mẫu xem nhấn nút Download để tải tạo thuyết trình theo mẫu Hình Chọn mẫu từ trang office.com Dùng các mẫu thiết kế của bạn tạo hoặc các mẫu sưu tầm lưu đĩa Khi PowerPoint tải mẫu thiết kế từ Internet máy tự động lưu mẫu vào danh mục My Templates để bạn sử dụng lại sau Làm theo bước sau để sử dụng mẫu lưu đĩa: Vào ngăn File Chọn lệnh New, hộp Available Templates and Themes xuất bên phải Chọn My templates Chọn mẫu thiết kế từ danh sách bên xem hình minh họa phía bên phải cửa sổ Nếu đồng ý với mẫu xem nhấn nút OK để tạo thuyết trình theo mẫu Hình Các mẫu lưu đĩa Tạo thuyết trình từ có sẵn Bạn có sẵn thuyết trình mà nội dung tương tự với mà bạn sắp tạo Khi đó, bạn nên tạo thuyết trình dựa sẵn có để đỡ tốn thời gian làm lại từ đầu Các bước thực sau: Vào ngăn File Chọn lệnh New, hộp Available Templates and Themes xuất bên phải Chọn New from Existing Hãy tìm đến nơi chứa tập tin trình diễn mẫu chọn Nhấn nút CreateNew để tạo trình diễn dựa tập tin có sẵn Hình Tạo thuyết trình từ có sẵn Tạo nhanh slide thuyết trình từ tập tin dàn Ngoài cách trên, PowerPoint còn cho phép tạo thuyết trình từ tập tin ứng dụng khác Chẳng hạn như, chúng ta biên soạn trước dàn thuyết trình trình soạn thảo văn Word, WordPad, NotePad,… Sau đó, PowerPoint nhập dàn vào thành slide bạn cần bổ sung thêm hình ảnh, video, âm thanh, … có thuyết trình hồn chỉnh Các bước thực sau: Vào ngăn File Chọn lệnh Open, hộp thoại Open xuất Tại Files of type chọn kiểu tập tin All Outlines Chọn tập tin Outline mong muốn chọn Open để mở Hình Tạo nhanh thuyết trình từ tập tin outline Cấu trúc Outline: Outline tập tin chứa văn bản, slide cách ký hiệu xuống dòng (Enter) Trên slide, tựa đề slide viết bình thường nội dung slide phải Tab thụt đầu dòng Lưu thuyết trình Trong suốt q trình biên soạn thuyết trình, phải thường xuyên thực lệnh lưu tập tin để tránh cố bất ngờ xảy làm slide mà ta vừa biên soạn Tùy theo thời điểm thực lệnh lưu mà PowerPoint thực hoạt động khác nhau, sau số trường hợp Lưu thuyết trình lần Lần thực lệnh lưu tập tin thuyết trình PowerPoint mở hộp thoại Save As Từ hộp thoại bạn đặt tên cho tập tin, chọn loại định dạng tập tin chọn vị trí ổ đĩa để lưu trữ Các bước thực sau: Vào ngăn File Chọn lệnh Save, hộp Save As xuất Nhập tên tập tin thuyết trình hộp File name Ví dụ bạn đặt tên tập tin PowerPoint 2010 (Tập tin dùng để thực hành ví dụ sau tài liệu) Chọn loại định dạng tập tin Save as type Ví dụ bạn chọn kiểu tập tin PowerPoint Presentation (*.pptx)  PowerPoint mặc định kiểu tập tin PowerPoint Presentation (*.pptx), kiểu định dạng dùng cho PowerPoint 2007 2010  Chúng ta lưu tập tin theo định dạng PowerPoint 97-2003 Presentation (*.ppt) để phiên PowerPoint 2003 trở trước mở thuyết trình tạo PowerPoint 2010 Tuy nhiên, hiệu ứng kiểu định dạng đặc thù PowerPoint 2010 không hoạt động Tại hộp Save in, bạn tìm đến thư mục cần lưu tập tin Nhấn nút Save để lưu Hình Hộp thoại Save As Qui định đặt tên tập tin: Tên tập tin có thể dài tới 255 ký tự và bạn có thể dùng tất các loại ký tự để đặt tên ngoại trừ các ký tự sau ,?, *, /, và \ Lưu thuyết trình lần sau Sau lưu tập tin trình diễn, có hiệu chỉnh, thêm nội dung muốn lưu thuyết trình lại bạn làm theo cách sau:  VàoFile | chọn nút Save,   Nhấn nút Save ( ) Quick Access Toolbar, Nhấn tổ hợp phím tắt Hình Lưu bài thuyết trình Thêm nút lệnh vào QAT: Để thêm nút Save vào Quick Access Toolbar bạn nhấp trái chuột vào nút Customize Quick Access Toolbar ( ) chọn nút Save Lưu thuyết trình các định dạng khác Khi lưu thuyết trình, bạn chọn kiểu định dạng tập tin từ hộp Save as type hộp thoại Save As PowerPoint cung cấp nhiều kiểu định dạng cho bạn lựa chọn từ việc lưu thuyết trình sang định dạng hình ảnh JPEGs (.jpg), Portable Document Format (.pdf), trang web (.html), Open Document Presentation (.odp – phần phềm biên soạn thuyết trình OpenOffice), chí lưu thuyết trình sang định dạng phim, Thực bước sau để lưu thuyết trình sang định dạng khác: Mở thuyết trình muốn lưu sang định dạng khác Vào ngăn File Chọn lệnh Save As, hộp Save As xuất Tại Save as type, bạn chọn lại kiểu định dạng khác Nhấn nút Save để thực lệnh Hình Lưu tập tin dưới định dạng khác Bảng Các kiểu định dạng của tập tin mà PowerPoint 2010 hỗ trợ Định dạng Phần mở rộng Ghi chú PowerPoint Presentation pptx Mặc định, mở PowerPoint 2007 2010 (hoặc phải cài thêm phần bổ sung cho phiên củ mở được) Định dạng tập tin theo chuẩn XML PowerPoint MacroEnabled Presentation pptm Như có cho phép lưu mã Macro VBA PowerPoint 97-2003 Presentation ppt Định dạng tương thích ngược với phiên PowerPoint 97, 2000, 2002 (XP), 2003 PDF pdf Lưu định dạng PDF, bạn phải cài thêm PDF and XPS từ trang web Office Online XPS xps Tương tự PDF định dạng Microsoft Windows Vista có sẵn trình xem tập tin XPS PowerPoint Template potx Tập tin mẫu định dạng (template) PowerPoint 2007 PowerPoint MacroEnabled Template potm Như lưu mã Macro VBA PowerPoint 97-2003 Template pot Tập tin mẫu định dạng (template) phiên PowerPoint 97, 2000, 2002 (XP), 2003 Office Theme thmx Giống template, chứa thiết lập định dạng (theme) (fonts, màu sắc, hiệu ứng) PowerPoint Show pps, ppsx Giống tập tin PowerPoint bình thường mở chế độ Slide Show; hữu ích phân phối cho người xem PowerPoint MacroEnabled Show ppsm Giống lưu mã Macro VBA PowerPoint 97-2003 Show ppt Định dạng mở phiên PowerPoint 97 đến PowerPoint 2003 PowerPoint Add-In ppam Tập tin Add-Ins PowerPoint có chứa lệnh tạo thêm VBA PowerPoint 97-2003 Add-In ppa Tập tin Add-Ins PowerPoint có chứa lệnh tạo thêm VBA mở phiên PowerPoint 97 đến PowerPoint 2003 Single File Web Page mht, mhtml Lưu toàn thành phần tập tin trình diễn file mở trình duyệt web Thích hợp muốn đưa lên trang web gửi e-mail Web Page htm, html Lưu tập tin định dạng HTML, hình ảnh lưu thành tập tin riêng Định dạng thích hợp cho việc đưa lên trang web Hình 23 Chèn slide Sao chép slide Thực theo bước sau để nhân slide chọn: Trong chế độ Normal View, chọn slide ngăn Slides muốn chép Nhấp phải chuột lên số slide chọn để mở thực đơn ngữ cảnh Chọn Duplicate Slide từ danh sách lệnh Hình 24 Nhân slide Chọn nhiều slide:  Nếu slide chọn liên tục: nhấp chuột chọn slide giữ phím Shift nhấp chuột vào slide cuối  Nếu slide chọn không liên tục: nhấp chuột chọn slide giữ phím Ctrl nhấp chuột chọn slide khác Thay đổi layout cho slide Để thay đổi layout slide, bạn làm theo bước sau: Trong chế độ Normal View, chọn slide ngăn Slides muốn chép Chọn slide cần thay đổi layout Vào ngăn Home | nhóm Slides | nhấn nút Layout Chọn kiểu layout cho slide Hình 25 Thay dổi layout cho slide Thay đổi vị trí slide Thực bước sau sắp xếp thay đổi vị trí slide thuyết trình: Trong chế độ Normal View, chọn slide ngăn Slides muốn sắp xếp Dùng chuột kéo slide đến vị trí ngăn Slides thả chuột Slide xuất vị trí Hình 26 Sắp xếp slide Xóa slide Thực bước sau để xóa slide: Trong chế độ Normal View, chọn slide ngăn Slides muốn xóa Nhấn phím Delete bàn phím để xóa slide nhấp phải chuột lên slide chọn Delete Slide Hình 27 Xóa slide Phục hồi slide thiết lập layout mặc định Thực bước sau để trả layout thiết lập mặc định: Trong chế độ Normal View, chọn slide bị biến đổi layout.Ví dụ: placeholder slide bên bị lệch cần trả đúng vị trí mặc định layout Vào ngăn Home, đến nhóm Slides Nhấn nút Reset Hình 28 Trả layout thiết lập mặc định Nhóm slide vào section Thực bước sau để trả layout thiết lập mặc định: Trong chế độ Normal View, chọn slide mà bạn muốn tách thành Section Vào ngăn Home, đến nhóm Slides Nhấn nút Setion chọn Add Section Hình 29 Chèn section Đặt tên cho section Để đặt tên đổi tên cho section bạn làm theo bước sau: Trong chế độ Normal View, chọn Section muốn đặt tên Vào ngăn Home, đến nhóm Slides Nhấn nút Setion chọn Rename Section Đặt tên cho Section nhấn nút Rename để đổi tên Hình 30 Đặt tên cho Section Xóa section Để đặt tên đổi tên cho section bạn làm theo bước sau: Trong chế độ Normal View, chọn Section muốn xóa Vào ngăn Home, đến nhóm Slides Nhấn nút Setion chọn Remove Section Hình 31 Xóa section Mở đóng thuyết trình Mở lại thuyết trình lưu đĩa PowerPoint lưu lại đường dẫn đến nơi lưu tập tin mà bạn làm việc gần mục Recent Presentations Hình 32 Danh mục thuyết trình gần Recent Presentations Bạn tìm thấy danh mục thuyết trình mở gần theo hướng dẫn sau: Vào ngăn File Chọn lệnh Recent, hộp Recent Presentations xuất bên phải Chọn tên thuyết trình cần mở từ danh sách Nếu thuyết trình muốn mở khơng có danh sách hành bạn làm theo bước sau: Vào ngăn File Chọn lệnh Open, hộp thoại Open xuất Tại Look in, tìm đến thư mục lưu trữ thuyết trình Chọn tên tập tin muốn mở nhấn nút Open Hình 33 Hộp thoại Open Tổ hợp phím tắt: Để mở nhanh hộp thoại Open bạn nhấn tổ hợp phím tắt Bảng Các tùy chọn Open Nút Mục đích Open Chế độ mở thuyết trình mặc định Open Read-Only Mở thuyết trình dạng đọc, thay đổi hiệu chỉnh muốn lưu phải lưu thành tập tin khác Open Copy Mở thuyết trình dạng Open in Browser Chỉ có tác dụng chọn thuyết trình lưu dạng trang web Open in Protected View Mở thuyết trình chế độ bảo vệ không cho hiệu chỉnh Open and Repair Mở thuyết trình kiểm tra lỗi sửa lỗi có Đóng thuyết trình Khi đóng chương trình PowerPoint, tất tập tin mở tự động đóng theo.Nếu bạn muốn đóng thuyết trình cụ thể bạn chọn thuyết trình đó, sau vào ngăn File chọn Close Nếu tập tin chưa lưu PowerPoint thơng báo nhắc nhở bạn Tổ hợp phím tắt: Để đóng nhanh bài thuyết trình hành cửa sổ PowerPoint bạn nhấn tổ hợp phím tắt Hỏi đáp Câu Tạo thuyết trình từ tập tin Outline? Cho biết cách tạo tập tin outline cho thuyết trình trình soạn thảo văn nhập vào PowerPoint để slide sau: Hình 34 Nội dung slide sau nhập vào PowerPoint Trả lời: Chúng ta sử dụng trình biên soạn Notepad để nhập Outline cho thuyết trình Các bước thực sau: Vào Start, chọn All Programs, chọn Accessories, chọn chương trình Notepad để khởi động Tại dòng đầu tiên, nhập vào Workbook, nhấn Enter để xuống dòng Đây tựa đề (title slide) cho slide PowerPoint  Nhấp phím Tab để thụt đầu dòng để bắt đầu nhập ý thứ cho tựa đề Workbook  Sau nhập xong dòng thứ nhấn Enter, sau nhấn Tab tiếp để nhập ý thứ tựa đề nói Workbook Làm tương tự cho ý thứ Nhấn Enter sau nhập xong Hình 35 Đã nhập xong Outline của slide thứ nhất Tại dòng thứ 5, bạn nhập vào Wordsheet Lưu ý, bạn thụt đầu dòng chúng ta muốn tạo slide có tựa đề Worksheet Sau đó, tương tự bước bạn nhập ý cho slide Sau bạn tạo Outline gồm slide cho PowerPoint có cấu trúc hình sau Hình 36 Outline thuyết trình Bạn lưu Outline với tên SampleOutline.txt Vì tiếng Việt nên bạn phải chọn hộp Encoding kiểu Unicode Hình 37 Lưu Outline Sau có tập tin Outline Bạn mở chương trình PowerPoint vào File, chọn Open Trong hộp thoại Open:  Look in: tìm đến thư mục chứa tập tin Outline  Files of type: chọn kiểu All Outlines (*.txt, *.rtf, *.doc, *.wpd, *.wps, *.docx, *.docm)  Chọn tên tập tin nhấn Open để nhập Outline vào slide PowerPoint Câu Cho biết cách chép slide thuyết trình? Trả lời: Chúng ta chép slide từ thuyết trình sang thuyết trình khác ngược lại nhằm tiết kiệm thời gian biên soạn lại nội dung có sẵn Cách Sao chép thủ công Các bước thực sau: Mở hai tập tin PowerPoint cần chép slide cho Ví dụ, chép slide từ tập tin PowerPoint 2010Sample.pptx (A) sang tập tin QA.pptx (B) Hình 38 Hai tập tin cần chép slide cho Chọn slide từ tập tin A, ví dụ bạn chọn slide số 6, 10 cách giữ phím Ctrl nhấp chuột lên slide cần chọn  Nhấn tổ hợp để chép slide chọn vào nhớ máy tính  Hoặc nhấp phải chuột lên slide chọn nhấn lệnh Copy Hình 39 Sao chép slide Chuyển sang tập tin B, nhấp chuột vào phía slide để chọn nơi dán slide vào  Nhấn tổ hợp phím để dán slide vào tập tin B  Hoặc vào ngăn Home, nhóm Clipboard nhấn nút Paste  Khi đó, slide từ tập tin A chép sang tập tin B theo định dạng tập tin B Hình 40 Các slide chép vào tập tin B Nếu bạn muốn giữ nguyên định dạng slide dán vào tập tin B vào ngăn Home, nhóm Clipboard, chọn mũi tên nhỏ bên nút Paste chọn lệnh Keep Source Formating (K) Hình 41 Sao chép giữ nguyên định dạng của slide nguồn Cách Tận dụng chức Compare của PowerPoint Các bước thực sau: Mở tập tin đích QA.pptx Vào ngăn Review, nhóm Compare chọn lệnh Compare Hình 42 Lệnh Compare Trong hộp thoại Choose File to Merge with Current Presentation  Look in: tìm đến thư mục chứa tập tin PowerPoint 2010Sample.pptx  Chọn tập tin nhấn nút Merge Hình 43 Chọn tập tin cần Merge Trong cửa sổ tập tin QA.pptx  Chọn trỏ chuột phía slide thứ khung Slides  Nhấp chuột vào biểu tượng nhỏ nằm phía khung Slides  Chọn All slides inserted at this position Hình 44 Danh mục slide khác tập tin Khi đó, tất slide tập tin A chèn vào tập tin B Bạn chọn xóa slide khơng cần thiết