HƯỚNG DẪNSỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN TRỊCƠ SỞ DỮ LIỆU ĐỀ TÀI/DỰ ÁN NGHIÊN CỨUVÀ BÁO CÁO KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ CỤC THÔNG TIN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ QUỐC GIA - HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU ĐỀ TÀI/DỰ ÁN NGHIÊN CỨU VÀ BÁO CÁO KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU Phiên 2.0, ngày 15/8/2011 Hà Nội, Tháng 8/2011 MỤC LỤC I GIỚI THIỆU VÀ CÀI ĐẶT 1.1 SƠ LƯỢC VỀ CHƯƠNG TRÌNH 1.2 CÀI ĐẶT 1.2.1 Yêu cầu hệ thống 1.2.2 Các bước cài đặt 1.2.3 Các thư mục Chương trình tạo 1.3 KHỞI ĐỘNG VÀ THỐT KHỎI CHƯƠNG TRÌNH 1.3.1 Khởi động sử dụng START 1.3.2 Khởi động không qua START 10 1.3.3 Thoát khỏi chương trình 10 II NHẬP TIN VÀ CẬP NHẬT DỮ LIỆU 11 2.1 CẬP NHẬP DANH MỤC 11 2.2 NHẬP MỚI BIỂU GHI 13 2.2.1 Nhập CSDL Cơ quan chủ trì đề tài/dự án 13 2.2.2 Nhập tin vào CSDL Đề tài/dự án nghiên cứu 15 2.2.3 Nhập tin CSDL Báo cáo KQNC 19 2.3 SỬA ĐỔI/HIỆU ĐÍNH BIỂU GHI VÀ CẬP NHẬT THÔNG TIN ĐĂNG KÝ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 21 2.3.1 Sửa đổi/hiệu đính theo 21 2.3.2 Sửa đổi biểu ghi Đề tài/dự án tìm kiếm 21 2.3.3 Sửa/cập nhật thông tin báo cáo kết nghiên cứu 23 III DUYỆT XEM VÀ TÌM TIN 27 3.1 DUYỆT XEM 27 3.2 TÌM TIM 33 3.2.1 Tìm đơn giản 33 3.2.2 Tìm nâng cao 34 IV THỐNG KÊ 36 4.1 BẢNG THỐNG KÊ 1,3, 36 4.2 BẢNG THỐNG KÊ 37 4.3 LƯU/CHUYỂN SANG EXCEL KẾT QUẢ THỐNG KÊ 37 V IN ẤN BẢN TIN 39 5.1 IN BẢNG CHÍNH 39 5.2 IN BẢNG TRA 40 VI IN GIẤY CHỨNG NHẬN 41 6.1 NHẬP THÔNG TIN VỀ CƠ QUAN CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN 41 6.2 CHỌN ĐỀ TÀI/BÁO CÁO CẦN CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN 42 VII XUẤT VÀ NHẬP KHẨU DỮ LIỆU SAO LƯU 44 7.1 XUẤT KHẨU (EXPORT) DỮ LIỆU 44 7.2 THAO TÁC VỚI TỆP NCPT_Export.mdb 47 7.3 NHẬP KHẨU (IMPORT) DỮ LIỆU 48 7.4 SAO LƯU/BACKUP DỮ LIỆU 51 7.4.1 Sao lưu tệp NCPT_Data.mdb 51 7.4.2 Xuất liệu tệp NCPT_Export.mdb 51 I GIỚI THIỆU VÀ CÀI ĐẶT 1.1 SƠ LƯỢC VỀ CHƯƠNG TRÌNH Phần mềm quản lý thông tin đề tài báo cáo KQNC Cục Thông thông tin KH&CN Quốc gia, Bộ KH&CN, xây dựng phổ biến Phần mềm viết tảng MS ACCESS Phần mềm có số chức gồm: - Nhập sửa thông tin đề tài, báo cáo KQNC, cán tham gia thực đề tài, quan chủ trì đề tài; - Duyệt xem thông tin theo yếu tố: tên đề tài/báo cáo, tên tác giả (chủ nhiệm đề tài, cán phối hợp), tên quan chủ trì, quan phối hợp, lĩnh vực nghiên cứu, - Tìm tin theo yếu tố: tên đề tài/báo cáo, tên tác giả (chủ nhiệm đề tài, cán phối hợp), tên quan chủ trì, quan phối hợp, lĩnh vực nghiên cứu, từ khoá, năm - Thống kê (như thống kê theo quan chủ trì, thống kê theo lĩnh vực nghiên cứu; thống kê theo thời gian, ) - Tạo sản phẩm đầu như: in thông báo, in giấy chứng nhận đăng ký KQNC, v.v - Có tiện ích xuất nhập liệu để phục vụ công việc trao đổi liệu Về thực tế, phần mềm cục bộ, có số CSDL có quan hệ với là: (1) CSDL Cơ quan chủ trì đề tài/dự án (cơ quan chủ trì quan phối hợp); (2) CSDL Đề tài/dự án nghiên cứu (thông tin chủ yếu đề tài); (3) CSDL Báo cáo KQNC (thông tin báo cáo giao nộp 1.2 CÀI ĐẶT 1.2.1 Yêu cầu hệ thống Yêu cầu tối cấu hình để chạy chương trình là: - Hệ điều hành: Windows XP trở lên; - Bộ nhớ RAM: 500 Mb trở lên - Đĩa cứng: tối thiểu 200Mb, cho chương trình; Dung lượng đĩa cứng cần thiết phụ thuộc vào khối lượng liệu; Để chương trình chạy được, máy tính phải cài đặt MS Office 2003 có ACCESS 2003 1.2.2 Các bước cài đặt Chương trình cài đặt nén lại với tên tệp SETUP.RAR Bước Sao/tải tệp tin SETUP.RAR vào ổ đĩa cứng Tốt tạo thư mục để lưu chương trình cài đặt Thí dụ, tạo thư mục: CSDL_NCPT_SETUP_15-08-2011 (cho phiên ngày 15/08/2011) Bước Gỡ nén cho tệp SETUP.RAR để thành tệp SETUP.EXE Bước Kích đúp vào tệp SETUP.EXE để chạy chương trình cài đặt Khi chương trình cài đặt chạy, xuất hộp thoại cài đặt sau: Thư mục mặc định mà chương trình Nếu ghi vào muốn lưu vào thư mục khác chọn Thư mục mặc định ghi vào máy tính D:\CSDL_NCPT Chúng tơi khuyến nghị nên cài đặt vào ổ D: ổ liệu khác ổ C: để đề phòng trường hợp máy bị virus phải cài đặt lại hệ điều hành phải format lại ổ đĩa C: Nếu người dùng muốn lưu thư mục khác chọn Browse để mở thư mục Bước Kích chuột nút Start để bắt đầu trình cài đặt Bạn chờ chương trình cài đặt kết thúc (Nếu muốn dừng ngang trình bấm Stop) Bước 5: Kích chuột nút OK để hồn thành trình cài đặt Sau liệu cài đặt thành cơng vào máy tính, hình xuất cửa sổ Người sử dụng bấm nút OK để hồn tất q trình cài đặt Như chương trình ghi vào địa D:\CSDL_NCPT (hoặc thư mục mà người sử dụng lựa chọn) 1.2.3 Các thư mục Chương trình tạo Sau cài đặt, chương trình tạo thư mục sau (chúng ngầm định chọ cài đặt vào ổ D:) : D:\CSDL_NCPT DATA DECUONG EXPORT HUONGDAN TOANVAN NCPT_LOCAL_072011.mde  Thư mục D:\CSDL_NCPT chứa tệp NCPT_LOCAL_072011.mde Đây tệp chương trình  Thư mục D:\CSDL_NCPT\DATA chứa tệp: NCPT_DATA.mdb Đây tệp chứa liệu CSDL  Thư mục D:\CSDL_NCPT\EXPORT chứa tệp: NCPT_EXPORT.mdb Đây tệp khuôn mẫu xuất liệu Sử dụng để chứa liệu xuất (export) khoi CSSDL  Thư mục D:\CSDL_NCPT\HUONGDAN chứa tệp: - bangphanloaiKH&CNV2011.pdf - huongdandienphieut6-2011.pdf - huongdanSDchuongtrinht8-2011.pdf - quydinh-tiengViet-viethoa.pdf Hai thư mục DECUONG TOANVAN thư mục rỗng, tạo sẵn để dùng chứa tệp toàn văn báo cáo KQNC tệp toàn văn đề cương nghiên cứu 1.3 KHỞI ĐỘNG VÀ THỐT KHỎI CHƯƠNG TRÌNH 1.3.1 Khởi động sử dụng START Để khởi động chương trình, thực bước sau: Kích chuột START => All Programs => CSDL_NCPT => CSDL_NCPT Hình Trình bày hình bước khởi động chương trình Windows XP Kích chuột để khởi động chương trình Hình Trình bày hình bước khởi động chương trình Windows XP Khi chương trình khởi động, xuất cảnh báo "This file may not be safe " hình 2: Kích chuột OPEN để bắt đầu chương trình Hình Cửa sổ cảnh báo ACCESS Lý cảnh báo chương trình có sử dụng Macro ACCESS Để tiếp tục, kích chuột nút OPEN Chương trình khởi động mở giao diện hình Thực đơn Hình Giao diện làm việc chương trình Hình 26 Thực đơn thống kê toàn "Bảng thống kê 1,3,4" 4.2 BẢNG THỐNG KÊ Hình 27 Giao diện Bảng thống kê Thống kê theo quan chủ quản cho phép thực thống kê với Bộ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương chọn thống kê Thực đơn cho phép thống kê đề tài báo cáo Bộ/ngành tỉnh, thành phố chọn theo năm lĩnh vực nghiên cứu (theo số lượng tỷ lệ %) Thực tương tự với Bảng thống kê 1,3,4 4.3 LƯU BẢNG THỐNG KÊ Kết thống kê trình bày dạng bảng Có thể in trực tiếp sang máy in 37 Để kết xuất kết thống kê sang Word Excel, kích chuột chức Officelinks ACCESS; sau chọn đầu (hình 28) : - Sang Word: Publish it with Microsoft Office Word - Sang Excell: Analyze it with with Microsoft Office Excel Hình 28 Kết xuất kết thống kê sang Word Excel Sau lưu file lại sử dụng tuỳ theo yêu cầu 38 V IN ẤN BẢN TIN "In ấn tin" tiện ích để tạo từ CSDL tệp tin đầu vào cho việc biên soạn thông báo thư mục đề tài báo cáo KQNC Bản thông báo xếp theo lĩnh vực nghiên cứu Dữ liệu rút theo thời gian Tiện ích cho phép tạo lập việc tạo lập bảng tra (Bảng tra theo tên tác giả tra theo quan chủ trì đề tài thông báo thư mục Thực đơn Tiện ích in ấn tin trình bày Hình 29 Hình 29 Tiện ích in ấn tin 5.1 IN BẢNG CHÍNH Bảng phần nội dung thông báo thư mục đề tài Dữ liệu in xếp theo Bảng Lĩnh vực nghiên cứu Để in phần bảng chính, phải xác định giai đoạn liệu chọn để in (từ ngày đến ngày ) Thời gian nhập theo mấu: DD/MM/YYYY (hai số ngày, gạch chéo, hai số tháng, gạch chéo số năm) Thí dụ: 01/01/2009 Sau xác định thời gian, kích chuột nút "In bảng chính" CSDL (Đề tài/dự án hay Báo cáo KQNC) theo yêu cầu 39 Dữ liệu xuất sử dụng liệu đầu vào để mi trang làm tin thông báo 5.2 IN BẢNG TRA Bảng tra cho tin thông báo thư nục có hai loại: (1) Bảng tra theo quan chủ trì Đề tài; (2) Bảng tra theo chủ nhiệm cán thực Cách tạo bảng tra tương tự Để mi trang liệu đầu vào cho tin, cần kết xuất kết qua in thô tệp MS Word Cách làm sau: - Kích chuột chức Officelinks ACCESS; sau chọn đầu - Sang MS Word: Publish it with Microsoft Office Word - Lưu file kết để xử lý 40 VI IN GIẤY CHỨNG NHẬN In Giấy chứng nhận tiện ích hỗ trợ tạo thơng tin đầu vào cho in Giấy chứng nhận đăng ký KQNC Giấy chứng nhận in cho đề tài có đăng ký nộp báo cáo có liệu CSDL Báo cáo KQNC 6.1 NHẬP THÔNG TIN VỀ CƠ QUAN CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN Thông tin tiêu đề thông tin quan cấp giấy chứng nhận, quan chủ quản quan cấp giấy chứng nhận, chức danh người cấp giấy chứng nhận, địa quan cấp giấy, Những liệu điền lần sử dụng có thay đổi tên quan Cách làm: - Chọn thực đơn In giấy chứng nhận - Điền sửa thông tin cần thiết vào biểu mẫu in giấy chứng nhận (như quan cấp giấy, chức vụ người uỷ quyền ký, (Hình 30) Hình 30 Biểu mẫu nhập thơng tin đề cấp Giấy chứng nhận 41 6.2 CHỌN ĐỀ TÀI/BÁO CÁO CẦN CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN Chọn báo cáo cần cấp Giấy chứng nhận cách điền tên Báo cáo KQNC nhập CSDL vào ô "Tên báo cáo cần cấp giấy" Trong quán trình nhập, chọn tên đề tài/báo cáo cần cấp giấy chứng nhận hộp thoại Bấm vào nút Kiểm tra Bổ sung liệu để tìm xem lại thơng tin Đề tài/Báo cáo (Hình 31) 42 Hình 31 Biểu mẫu bố sung liệu in chứng nhận đăng ký KQNC Hệ thống lấy từ CSDL thông tin tên đề tài, tên chủ nhiệm đề tài, tên cán phối hợp, tên quan chủ trì; định thành lập HĐ (nếu có nhập tin), ) Chúng ta kiểm tra lại thông tin Trường hợp cịn thiếu thơng tin, bổ sung, kích chuột nút để lưu lại thay đổi Kích chuột nút để in giấy chứng nhận Kết in cần kết xuất MS Word để xử lý, mi trang lại để có in thức 43 VII XUẤT VÀ NHẬP KHẨU DỮ LIỆU SAO LƯU Xuất liệu (Export) nhập (Import) công việc quan trọng cần thiết xây dựng CSDL trao đổi liệu Những chức thực thực đơn Tiện ích (hình 32) Hình 32 Thực đơn tiện ích 7.1 XUẤT KHẨU (EXPORT) DỮ LIỆU Xuất liệu (Export liệu) tính quan trọng để phụ vụ trao đổi thông tin lưu liệu Chương trình cung cấp khuôn mẫu để chứa liệu xuất Khuôn mẫu có tên tệp NCPT_EXPORT.mdb đặt thư mục EXPORT Để trao đổi liệu, cần xác định đoạn liệu dự định xuất (1) Chọn thực đơn Tiện ích (2) Chọn Export liệu Khi có biểu mẫu Export liệu hình 33 44 Hình 33 Biểu mẫu xuất liệu (3) Chọn đoạn liệu cần xuất theo thời gian: Từ ngày đến ngày Thời gian nhập theo mẫu: DD/MM/YYYY (hai số ngày, hai số tháng, số năm) Thí dụ: 01/01/2009 (4) Tìm file NCPT_EXPORT.mdb Để đưa (export) liệu vào tệp NCPT_EXPORT.mdb phải tìm tệp Kích chuột nút để tìm NCPT_EXPORT.mdb Hình 33 Chọn tệp NCPT_Export.mdb 45 chọn tệp Nếu cài đặt thông thường, tệp NCPT_Export.mdb lưu thư mục: D:\CSDL_NCPT\EXPORT (hình 33) Kích chuột vào tên tệp để chọn, sau kích chuột nút OK để đưa vào hộp thoại Kích chuột nút để xuất liệu vào tệp chọn Khi liệu xuất sang tệp NCPT_Export.mdb, nhận thông báo: Bấm OK để kết thúc trình Export Sau xuất liệu (Export) xong, cần tệp tin sang thư mục khác để lưu giữ 46 7.2 THAO TÁC VỚI TỆP NCPT_Export.mdb Tệp NCPT_Export.mdb khuôn mẫu chứa liệu Khi xuất liệu lần sau, cần phải xoá hết liệu cũ (làm rỗng) xuất vào tệp Trường hợp khơng xố liệu cũ xuất, khuôn mẫu nhận biểu ghi mới, chưa xuất vào tệp trước Những biểu ghi xuất vào tệp giữ ngun khơng thay đổi Các xố liệu cũ sau: (1) Vào thư mục chứa tệp NCPT_Export.mdb (2) Kích đúp chuột vào tên tệp Ta nhận cảnh báo tương tự khởi động chương trình: Kích chuột nút để tiếp tục (3) Sau kích OPEN, ta có hộp thoại: 47 Kích chuột nút để xố liệu cũ tệp NCPT_Export.mdb Nếu thành cơng ta có thông báo sau: (4) Bấm OK để kết thúc trình xố (5) Thốt khỏi chương trình ACCESS để thực tiếp thao tác xuất liệu 7.3 NHẬP KHẨU (IMPORT) DỮ LIỆU Nhập liệu đổ liệu xuất sang tệp NCPT_Export.mdb vào lại CSDL chương trình Trong trình nhập liệu, chương trình kiểm tra nhập biểu ghi chưa có CSDL Nếu có biểu ghi trung với biểu ghi có CSDL, biểu ghi tệp NCPT_Export.mdb khơng đưa vào CSDL Trước nhập khẩu, cần xác định tệp tin chứa liệu xuất đâu Cách thực nhập liệu sau: (1) Chọn thực đơn Tiện ích (2) Chọn "Import liệu" Khi ta nhận hộp thoại sau: 48 (3) Chọn tệp chứa liệu xuất (Export) Kích chuột nút để tìm tệp tin chứa liệu xuất trước Thơng thường, tệp chứa liệu xuất có tên NCPT_Export.mdb Tuy nhiên số trường hợp, người ta tệp sang thư mục đổi tên Tên tệp tùy chọn miễn giữ cấu trúc khuôn mẫu xuất liệu NCPT_Export.mdb Khi kích chuột nút , ta có hộp thoại chọn tên tệp xuất liệu sau: 49 Kích chuột chọn tệp chứa liệu xuất ra, bấm OK để chọn (4) Nhập Kích chuột nút để bắt đầu trình nhập Hệ thống đưa thơng báo: Kích chuột YES để tiếp tục Khi nhập xong, có thơng báo: Kích chuột OK để kết thúc/hồn thiện q trình nhập liệu 50 7.4 SAO LƯU/BACKUP DỮ LIỆU Sao lưu (backup) liệu công việc quan trọng để bảo đảm phục hồi liệu cần thiết Toàn liệu CSDL lưu giữ tệp tin NCPT_Data.mdb Tệp nằm thư mục DATA chương trình Có thể có cách lưu liệu: 7.4.1 Sao lưu tệp NCPT_Data.mdb Sao tệp tin NCPT_Data.mdb sang ổ đĩa khác, USB ổ đĩa cứng di động Khi có cố, ta cài đặt lại phần mềm tệp NCPT_Data.mdb vào thư mục DATA 7.4.2 Xuất liệu tệp NCPT_Export.mdb Có thể xuất tồn liệu vào tệp NCPT_Export.mdb Khi khôi phục, sử dụng công cụ Nhập liệu (Import) Cũng xuất theo thời gian sang tệp NCPT_Export.mdb khác (chú ý phải để thư mục khác giữ tên NCPT_Export.mdb, NCPT_Export.mdb thành tên khác với phần mở rộng mdb) 51 đổi tên ... vào CSDL Đề tài/dự án nghiên cứu Biểu mẫu nhập liệu vào CSDL Đề tài/dự án nghiên cứu trình bày Hình 15 Hình Biểu mẫu nhập tin Đề tài/dự án Cách nhập liệu: Thao tác nhập giống phần nhập Cán Cơ quan... dung Nghiên cứu xây dựng phần mềm quản lý đề tài kết nghiên cứu SP kèm theo Báo cáo tổng hợp; Phần mềm Tình trạng Đang tiến hành Từ khóa nghiên cứu phát triển, phần mềm, đề tài nghiên cứu, báo cáo. .. tin trình bày hình Hình Thực đơn nhập tin Chương trình có CSDL quan hệ với : - CSDL quan chủ trì đề tài - Đề tài nghiên cứu - Báo cáo kết nghiên cứu Khi nhập tin hai CSDL đề tài báo cáo KQNC, liệu