Quản lý nhập kho: nhận hàng, kiểm tra hàng, nhập hàng từ các nhà cung cấp Quản lý xuất kho: xuất hàng ra khỏi kho giao cho các bên yêu cầu như bộ phận hủy, bộ phận bán hàng, xuất trả nhà cung cấp Quản lý hàng tồn: kiểm kê hàng tồn định kì, báo cáo nhập xuất tồn định kì cho giám đốc Quản lý hàng hóa: quản lý, cung cấp mã hàng hóa, mã vạch khi bộ phận bán hàng yêu cầu.
CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HỆ THỐNG Mô tả hệ thống 1.1 Nhiệm vụ Nhiệm vụ hệ thống quản lý kho siêu thị là: - - - Quản lý nhập hàng vào kho từ nhà cung cấp (kiểm tra tính hợp lệ đơn đặt hàng mà nhà cung cấp đưa đến, chứng từ nhập, kiểm kê sản phẩm nhập, nhập hàng vào kho, phân loại hàng, nhập mã hàng vào hệ thống, xếp theo khu vực hàng…, báo cáo nhập theo kì cho giám đốc) Quản lý xuất hàng: (từ kho quầy hàng, trả hàng nhà cung cấp, xuất hàng hủy – gọi bên yêu cầu) (Kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn chứng từ, kiểm kê sản phẩm xuất, xếp lại khu vực hàng báo cáo xuất theo kì cho giám đốc) Quản lý hàng tồn (tổng hợp phát sinh nhập xuất tồn theo kỳ, báo cáo hàng tồn giá trị tồn theo kỳ, báo cáo chi, …các báo cáo nộp cho giám đốc, kiểm kê hàng tồn) 1.2 Cơ cấu tổ chức nhiệm vụ Hệ thống gồm phận: phận nhân viên, phận thủ kho, phận kế tốn 1.2.1 - Bộ phận nhân viên: Khi có lệnh nhập xuất hàng, dựa vào phiếu để soạn hàng theo nhóm, vận chuyển hàng vào kho khỏi kho Kiểm kê hàng xuất, nhập hàng Khi nhập hàng, đảm nhận quét mã thêm mã vạch vào hệ thống 1.2.2 Bộ phận thủ kho • Khi nhập xuất hàng: - Kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn, chứng từ trước thực Nhập/Xuất kho - Thực việc nhập, xuất hàng hóa cho phận liên quan - Trực tiếp kiểm, đếm, giao nhận hàng hóa q trình Nhập/Xuất kho - Lập thẻ kho sau lần nhập xuất để theo dõi hàng tồn kho • Kiểm tra, báo cáo định kì: - Sắp xếp kho hàng hóa gọn gàng, ngăn nắp chủng loại, quy cách, dòng hàng Đảm bảo nguyên tắc "Dễ lấy, dễ thấy, dễ tìm" Lập sơ đồ kho quản lý theo sơ đồ Phát chênh lệch, báo cáo tìm nguyên nhân, đề xuất biện pháp xử lý - Kiểm tra báo cáo kế toán, nộp ban giám đốc 1.2.3 Bộ phận kế tốn • Khi nhập/xuất hàng: - Kiểm tra hóa đơn nhập, xuất hàng từ nhà cung cấp phận khác, xử lý hóa đơn - Tạo phiếu nhập, xuất kho - Kiểm soát nhập xuất tồn kho • Khi kiểm tra, báo cáo định kỳ: - Xử lý trường hợp thiếu hụt hàng hóa phạm vi quyền hạn báo cáo lên cấp để kịp thời giải - Phát chênh lệch, báo cáo tìm nguyên nhân, đề xuất biện pháp xử lý - Kiểm tra nhập chứng từ, số liệu hàng hóa vào hệ thống - Thường xuyên kiểm tra việc ghi chép vào thẻ kho thủ kho, hàng hóa vật tư kho xếp hợp lý chưa, kiểm tra thủ kho có tuân thủ qui định công ty - Định kỳ phối hợp với thủ kho kiểm kê toàn hàng hóa kho Cập nhật tình hình hàng hóa kho - Lập báo cáo nhập xuất, báo cáo cơng nợ 1.3 Quy trình xử lý quy tắc xử lý • Nhập kho: - Nhận hàng: Khi nhà cung cấp đưa đơn đặt hàng(MB01) đến kho, thủ kho xem xét có đầy đủ chứng từ, tiến hành đối chiếu với đơn đặt hàng(MB01) ban đầu, hợp đồng phận kinh doanh chuyển xuống, kiểm kê sơ số lượng hàng, hàng nhập cần nguyên trạng lơ, gói, niêm phong lại Thủ kho sau xem xét, kiểm kê sơ ký phiếu giao hàng(MB02) từ Nhà cung cấp, sau báo kế toán kho tạo phiếu nhập kho(MB03) kho Phiếu nhập kho thơng thường gồm có liên khác Một liên cho bên giao hàng Một liên thủ kho người giữ, liên lại kế toán nhận - Kiểm tra hàng: Nhân viên nhập hàng kiểm tra trạng thái hàng chi tiết sản phẩm: tình trạng sản phẩm, số lượng, mã số có chi tiết thành phần - - - + Nếu sản phẩm đầy đủ thông tin, mã, chất lượng… thực việc tạo mã vạch cho sản phẩm để lưu vào kho Nếu chưa có mã hàng, thực tạo mã hàng Mã vạch đánh tay barcode Mã số phải đánh chuẩn Đối với việc tạo mã barcode mã số tạo kiểm tra sản phẩm, mã tạo lưu đọc Nhập thông tin hàng vào hệ thống, nhập với tất thông tin trạng hàng + Nếu sản phẩm: Sai mã số hàng, tình trạng, cấu hình, thành phần khơng với hóa đơn thực thơng báo lại cho phận nhập hàng, kế tốn, thơng báo cho quan vận chuyển, chuyển fax, nhà cung cấp Lưu kho gửi trả nhà cung cấp Đưa hàng vào kho phân bổ vị trí: Điều kiện trước đưa vào kho sản phẩm phải có mã đầy đủ quy định, nhập vào hệ thống Nếu sai sản phẩm đưa ngồi để tạo lại mã Kho hàng phân vùng đánh ký hiệu, vẽ sơ đồ Thủ kho người xếp kho, xếp vị trí hàng theo sơ đồ Khi nhập hàng, thủ kho dựa vào loại hàng hóa, nhóm hàng hóa, thực xếp hàng vào kho cho thuận tiện, hợp lý Khi hàng vào kho, thủ kho ghi thẻ kho(MB06), nhập thông tin lên hệ thống, kiểm tra lại thông tin hệ thống Hồn thành việc nhập kho Nhận hóa đơn từ Nhà cung cấp: Kế tốn đối chiếu hóa đơn(MB07) với phiếu nhập kho(MB03) Nếu xác thì làm thủ tục tốn Nếu sai thơng tin phải kiểm tra lại khiếu nại nhà cung cấp • Xuất kho: - Gồm dạng sau: + Xuất hàng tồn kho hủy hàng hóa sản phẩm bị hỏng, hết hạn + Xuất hàng quầy bán + Xuất hàng trả lại nhà cung cấp hàng nhập không đủ tiêu chuẩn hỏng thời gian bảo hành - Khi nhân viên lấy hàng đưa phiếu đề nghị xuất kho(MB04) đến, thủ kho tiếp nhận, kiểm tra hàng kho Cụ thể kiểm kê hàng để xác - - định xem số lượng kho có đáp ứng yêu cầu xuất kho hay không + Nếu đủ hàng thực xuất hàng Căn vào thông tin phiếu đề nghị ký duyệt, kế toán kho lập phiếu xuất kho(MB05) chuyển cho thủ kho ký để thực lấy hàng theo yêu cầu + Nếu thiếu hàng cần thông báo cho phòng kinh doanh để yêu cầu nhập thêm hàng, gửi đề nghị bên bán hàng làm lại phiếu đề nghị xuất kho với số lượng lại kho Nếu thiếu hàng xuất hủy, bảo hành cần yêu cầu phận liên quan làm lại phiếu Nhân viên nhận phiếu xuất kho(MB05), dựa vào thông tin phiếu xuất kho (đã có đầy đủ xác nhận quản lý phân liên quan: kế toán, thủ kho, giám đốc) để lấy hàng xếp hàng hóa theo yêu cầu; kiểm tra chất lượng tình trạng thực tế hàng hóa trước xuất Sau xuất đủ hàng nhân viên nhận ký nhận phiếu xuất kho(MB05) Phiếu xuất kho gồm liên, liên cho thủ kho, liên cho người nhận, liên cho kế toán Thủ kho ghi thẻ kho(MB06) Cập nhật số lượng vào hệ thống Nếu xuất hàng hủy, sau nhận hóa đơn từ bên hủy, kế tốn kho cần kiểm tra hồn tất tốn hóa đơn • Kiểm kê hàng định kì: - Quản lý kho dựa theo lịch kiểm kê hoạch sẵn để kiểm kê hàng hóa Nhân lực gồm cần có nhân viên kho thủ kho - Thủ kho dựa vào báo cáo tồn kho(MB08), in phiếu kiểm kê hàng(MB09) Tiến hành kiểm điểm số lượng hàng thực tế kho, ghi vào phiếu kiểm kê hàng có sẵn Cả nhân viên kho thủ kho kiểm, thống số lượng ghi số liệu lại - Tiến hành so sánh hai phiếu kiểm kê (cột số lượng thực tế) xem có chênh lệch hay khơng Nếu có, cần kiểm đếm lại lần để có số liệu hàng tồn kho thực tế xác - Sau chốt lại lượng tồn kho thực tế cuối cùng, thực đối chiếu số với số lượng báo cáo Nếu có chênh lệch, thủ kho cần điều chỉnh lại số liệu tồn kho theo thực tế - Lập biên kiểm kê(MB10) hàng tồn kho sau hoàn tất, bên liên quan ký xác nhận đầy đủ Với trường hợp sai lệch, thủ kho cần tìm hiểu để làm rõ ngun nhân Có trường hợp sau: Chênh lệch thừa (số lượng thực tế nhiều báo cáo) nhầm lẫn khâu ghi số liệu báo cáo, làm báo cáo sai, quên nhập số liệu vào hệ thống nhập hàng, … Thủ kho có nhiệm vụ kế tốn tìm hiểu giải trình trước giám đốc Chênh lệch thiếu (hàng báo cáo) vấn đề cần đặc biệt quan tâm Có thể nhân viên quên quét mã vạch hay ghi sổ xuất hàng, hao hụt chuyển vị trí, khơng loại trừ khả thất thoát hàng cấp, gian lận, … Thủ kho có nhiệm vụ kế tốn tìm hiểu giải trình trước giám đốc • Kiểm tra, báo cáo định kì: - Định kì, thủ kho phải làm báo cáo tồn kho(MB08) cho giám đốc phòng kinh doanh Kế toán tiến hành thống kê số lượng hàng hóa, thống kê hóa đơn chứng từ gồm phiếu nhập, phiếu xuất, biên kiểm kê, lập báo cáo gồm báo cáo nhập xuất tồn(MB11), báo cáo công nợ(MB12)… gửi cho thủ kho - Thủ kho nhận báo cáo, thực đối chiếu với báo cáo, thẻ kho giữ, kí nhận chuyển lên ban giám đốc phận kinh doanh - Ngoài ra, giám đốc yêu cầu, thủ kho báo cáo lượng hàng tồn cần - Định kì, kế tốn thực kiểm tra việc ghi chép vào thẻ kho thủ kho, đối chiếu việc nhập xuất thủ kho kế tốn, • Quản lý mã hàng hóa - Mỗi mặt hàng đưa vào kho dán tem nhãn quản lý phần mềm Để kiểm kê mặt hàng nào, cần tra cứu số mã vạch mặt hàng biết số lượng vị trí để hàng kho - Khi nhân viên nhập hàng vào kho, thực quét mã Nếu mặt hàng chưa có mã danh sách hàng hóa, thủ kho có nhiệm vụ thêm mã hàng vào danh sách hàng hóa - Mỗi lơ hàng có mã barcode, hàng có mã danh sách hàng hóa, mã barcode lơ hàng thủ kho thêm vào danh sách mã vạch mã hàng - Thủ kho kiểm tra phát thơng tin hàng hóa sai sửa lại thông báo phận mua bán hàng, phận nhân viên - Bộ phận mua bán hàng có nhu cầu tạo mã mới, sửa mã lập danh sách đề nghị gửi thủ kho, thủ kho thực kiểm tra Nếu - cấp mã, sửa mã, thông báo lại cho phận mua bán hàng, phận nhân viên • Quy tắc xử lý - Khi gặp cố phải báo cáo với phân quản lý không tự ý xử lý - Xuất hàng phải theo quy tắc nhập trước xuất trước - Nguyên tắc xếp kho hàng theo số lượng hàng kiểu cách hàng hóa Theo nguyên tắc xếp kho hàng này; với loại hàng hóa cần xếp cho phù hợp như: hàng hóa rễ bị ẩm mốc cần xếp giá kệ; mặt hàng nhỏ cho tử cho dễ quản lý… - Các sản phẩm phân phối kho phải theo nguyên tắc: dễ nhìn, dễ thấy, dễ lấy, bố trí ngăn nắp, phân chia theo khu vực cụ thể - Khi có chênh lệch thực tế sổ sách, cần kiểm tra hóa đơn chứng từ phòng kế toán thủ kho, nhà cấp cẩn 1.4 Mẫu biểu Mẫu biểu 01 : Đơn đặt hàng ĐƠN ĐẶT HÀNG Ngày … tháng … năm … Số:………………… - Nhà cung cấp : ……………………………………………………………………… - Địa chỉ: ……………………………………………………………………… - Điện thoại: ……………… Fax: …………………………… - Mã số thuế: ………………………………………………… - Kho hàng: …………………………………… Ngày dự nhập: …………………… - Địa chỉ: ……………………………………… Người đặt hàng: …………………… - Diễn giải: …………………………………………………………………………… Theo…… số…… ngày…… tháng…… năm…… …………………………………… STT Mã hàng Tên hàng Đơn vị Số lượng Đơn giá %CK Chiết khấu Thuế Thành tiền - Tổng số tiền hàng :.……………………… - Thuế GTGT:……………………… - Tổng tiền:……………………… - Tổng tiền (viết chữ):…………………………………………………………………………………… - Số chứng từ gốc kèm theo: ……………………………………………………………… Ngày… tháng…… năm…… Người lập phiếu Trưởng phận Giám đốc (Ký, họ tên) • Mẫu biểu 02 : Phiếu giao hàng NHÀ CUNG CẤP……… Địa chỉ:………………… SĐT: …………………… Email: ………………… PHIẾU GIAO HÀNG Ngày … tháng … năm … Số: …………………… Theo đơn hàng mua số _ Khách hàng: Địa chỉ: Số điện thoại: _ Diễn giải: _ Số lượng STT Tên hàng hóa Mã số Đơn vị tính A B C D Theo chứng từ Thực nhập Cộng x x x x - Tổng số tiền (viết chữ): ……………………………………….……………………… - Số chứng từ gốc kèm theo: ……………………………………………………………… Đơn giá Thành tiền x Người lập phiếu Người nhận Người giao (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) • Mẫu biểu 03: Phiếu nhập kho PHIẾU NHẬP KHO Nợ: ……………… Ngày … tháng … năm … Số: …………………… - Họ tên người giao: ……………………………………………………………………… - Theo…… số…… ngày…… tháng…… năm…… …………………………………… Có: ……………… Nhập kho: …………………… địa điểm ………………………………………….…… Số lượng STT Tên hàng hóa Mã số Đơn vị tính Theo Thực chứng từ nhập A B C D Đơn giá Thành tiền Cộng x x x x x - Tổng số tiền (viết chữ): ……………………………………….……………………… - Số chứng từ gốc kèm theo: ……………………………………………………………… Ngày… tháng…… năm…… Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Hoặc phận có nhu cầu lập) • Mẫu biểu 04: Phiếu đề nghị xuất kho PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT KHO Ngày … tháng … năm … Số: …………………… - Quầy : ……………………………………………………………………… - Đơn vị: ……………………………………………………………………… - Ngày: …………………………………………………………………… STT Tên hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Cộng x x x x x - Tổng số tiền (viết chữ): ……………………………………….……………………… - Số chứng từ gốc kèm theo: ……………………………………………………………… Ngày… tháng…… năm…… Người lập phiếu Phụ trách quầy • Mẫu biểu 07: Hóa đơn Mẫu số: 01GTKT3/001 HĨA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: AA/13P Số: Liên 2: Giao cho người mua Ngày tháng .năm 20 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH A Mã số thuế: Địa chỉ: 45 phố X, quận Y, thành phố Hà Nội Điện thoại: .Số tài khoản Họ tên người mua hàng Tên đơn vị Mã số thuế:………………………………………………………………………………………………… Địa Hình thức tốn: .Số tài khoản……………………………………………… Mã hàng STT Tên hàng hóa Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền C A B D 3=1x2 Cộng tiền hàng: ………… Thuế suất GTGT: …… % , Tiền thuế GTGT: ………… Tổng cộng tiền toán Số tiền viết chữ: Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) Người bán hàng (Ký, đóng dấu ghi rõ họ, tên) (Cần kiểm tra, đối chiếu lập, giao, nhận hố đơn) (In Cơng ty , Mã số thuế ………… .) • Mẫu biểu 08: Báo cáo tồn kho ng ty:………………… : BÁO CÁO TỒN KHO Kì: Từ ngày……… đến ngày……… STT (A) Hàng hóa Đầu kỳ Nhập kho Xuất kho Cuối kỳ Mã hàng Tên hàng SL GT SL GT SL GT SL GT (B) (C) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Ghi (9) Cộng theo loại Lập, ngày … tháng … n Người lập Thủ kho Kế toán Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) • Mẫu biểu 09: Phiếu kiểm kê hàng Đơn vị: Mẫu số 05 - TSCĐ (Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 Bộ Tài chính) Bộ phận: PHIẾU KIỂM KÊ HÀNG Người kiểm kê: Thời điểm kiểm kê .ngày tháng năm Theo sổ kế toán Số TT Tên hàng Mã số Nơi đặt hàng A B C Cộng x Theo kiểm kê Ghi Chênh lệch Số lượng Nguyên giá Giá trị lại Số lượng Nguyên giá Giá trị lại Số lượng Nguyên giá Giá trị lại D x x x x 10 x Ngày tháng năm NGƯỜI KIỂM KÊ • Mẫu biểu 10: Biên kiểm kê Đơn vị: Mẫu số 05 - TSCĐ (Ban hành theo Thơng tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 Bộ Tài chính) Bộ phận: BIÊN BẢN KIỂM KÊ Thời điểm kiểm kê .ngày tháng năm Ban kiểm kê gồm: - Ông/Bà Chức vụ Đại diện - Ông/Bà Chức vụ Đại diện Đã kiểm kê kho, kết sau: Số TT A Tên hàng Mã hàng Nơi đặt hàng B C Cộng x Theo sổ kế toán Theo kiểm kê Chênh lệch Số lượng Nguyên giá Giá trị lại Số lượng Nguyên giá Giá trị lại Số lượng Nguyên giá Giá trị lại D x x x x Ghi 10 x Ngày tháng năm Giám đốc (Ghi ý kiến giải số chênh lệch) (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế tốn kho (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Mẫu biểu 11: Báo cáo nhập xuất tồn ng ty:………………… a chỉ: BÁO CÁO NHẬP XUẤT TỒN Kì: Từ ngày……… đến ngày……… ST T (A) Mã hàn g (B) Tên hàn g (C) Tồn kho kì đầu Nhập kì Số lượn g Gi trị Số lượn g nhập Kiể m (1) (2) (3) (4) Số lượn g hàng trả lại (5) Xuất kì Giá trị kì Tồn kho cuối kì Số lượn g xuất quầy Số lượn g trả NCC Số lượn g xuất hủy Kiể m GT tăn g GT giả m Số lượn g Giá trị (6) (7) (8) (9) (10 ) (11) (12) (13 ) Lập, ngày … tháng Người lập Thủ kho Kế toán Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu Mẫu biểu 12: Báo cáo công nợ ng ty:………………… a chỉ: BÁO CÁO CƠNG NỢ Kì: Từ ngày……… đến ngày……… ST T (A) Mã NCC (B) Tên NCC (C) Nợ đầu kì Nợ Có (1) (2) Phát sinh kì Nợ Có (3) (4) Nợ cuối kì Nợ (5) Có (6) Lập, ngày … tháng Người lập (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu Mơ hình hoạt động 2.1 Mơ hình tiến trình nghiệp vụ Kí hiệu sử dụng Bộ phận hệ thống Tác nhân tác động vào hệ thống Luồng thông tin Mơ hình tiến trình nghiệp vụ 2.2 Biểu đồ hoạt động • Kí hiệu sử dụng • Biểu đồ hoạt động Nhập kho Xuất kho Kiểm kê hàng định kì Kiểm tra, báo cáo định kì Quản lý mã hàng hóa ... vào kho cho thuận tiện, hợp lý Khi hàng vào kho, thủ kho ghi thẻ kho( MB06), nhập thông tin lên hệ thống, kiểm tra lại thông tin hệ thống Hồn thành việc nhập kho Nhận hóa đơn từ Nhà cung cấp: Kế. .. nhận ký nhận phiếu xuất kho( MB05) Phiếu xuất kho gồm liên, liên cho thủ kho, liên cho người nhận, liên cho kế toán Thủ kho ghi thẻ kho( MB06) Cập nhật số lượng vào hệ thống Nếu xuất hàng hủy,... hóa vào hệ thống - Thường xuyên kiểm tra việc ghi chép vào thẻ kho thủ kho, hàng hóa vật tư kho xếp hợp lý chưa, kiểm tra thủ kho có tn thủ qui định cơng ty - Định kỳ phối hợp với thủ kho kiểm