KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI TIỀN Yêu cầu kiểm soát nội Để hạn chế sai sót xảy ra, đơn vò thường thiết lập kiểm soát nội khoản tiền, hệ thống chia làm hai loại : Kiểm soát chu trình nghiệp vụ có ảnh hưởng đến khoản thu hay chi tiền, thí dụ chu trình bán hàng chu trình mua hàng Kiểm tra độc lập thông qua kiểm kê quỹ hay đối chiếu với ngân hàng Trong thực tiễn, muốn kiểm soát nội hữu hiệu tiền cần phải đáp ứng yêu cầu sau : Thu đủ : Mọi khoản tiền phải thu đầy đủ, gửi vào ngân hàng hay nộp vào quỹ khoảng thời gian sớm Chi : Tất khoản chi phải với mục đích, phải xét duyệt, ghi chép đắn Phải trì số dư tồn quỹ hợp lý để đảm bảo chi trả nhu cầu kinh doanh, toán nợ đến hạn Tránh việc tồn quỹ mức cần thiết, không tạo khả sinh lợi gặp rủi ro Các nguyên tắc kiểm soát nội Có thể tóm tắt nguyên tắc chung để xây dựng kiểm soát nội tiền sau : - Nhân viên phải có đủ khả liêm - Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm - Tập trung đầu mối thu - Hàng ngày, đối chiếu số liệu thủ quỹ kế toán, nộp số thu ngày cho ngân hàng - Có biện pháp khuyến khích người nộp tiền yêu cầu cung cấp biên lai phiếu thu tiền - Thực tối đa khoản chi tiền gửi ngân hàng, hạn chế chi tiền mặt - Cuối tháng, thực đ ối chiếu số liệu sổ sách thực tế 3- Kiểm soát nội thu tiền Kiểm soát nội thu thiết kế thay đổi tùy theo loại hình đơn vò tùy theo nguồn thu, thường có nhiều nguồn thu khác nhau, thu trực tiếp từ bán hàng, thu từ nợ khách hàng, nhiều khoản thu khác Sau vài thủ tục kiểm soát nội điển hình : 3.1 Trường hợp thu từ bán hàng Đối với đơn vò dòch vụ khách sạn, nhà hàng người ta thường tổ chức hệ thống thu tiền trung tâm phân công cho nhân viên đảm nhận, biên lai phải nhân viên khác lập Trong thể thức này, việc đánh số trước biên lai phương tiện hữu hiệu để ngăn ngừa gian lận Đối với doanh nghiệp bán lẻ, nhân viên thường phải đảm nhiệm nhiều việc bán hàng, nhận tiền, ghi sổ Trong điều kiện đó, phương pháp kiểm soát tốt sử dụng thiết bò thu tiền Nếu không trang bò hệ thống máy móc tiên tiến, cần phải quản lý số thu ngày thông qua việc lập báo cáo bán hàng hàng ngày 3.2 Trường hợp thu nợ khách hàng Nếu khách hàng đến nộp tiền : Khuyến khích họ yêu cầu cung cấp phiếu thu, biên lai Nếu thu tiền sở khách hàng : Quản lý chặt chẽ giấy giới thiệu, thường xuyên đối chiếu công nợ để chống thủ thuật gối đầu Nếu thu tiền qua bưu điện : cần phân nhiệm cho nhân viên khác đảm nhận nhiệm vụ Lập hóa đơn bán hàng Theo dõi công nợ Đối chiếu sổ tổng hợp chi tiết công nợ Mở thư liệt kê séc nhận Nộp séc vào ngân hàng Thu tiền Kiểm soát nội chi tiền Một số thủ tục kiểm soát nội thường sử dụng chi quỹ sau : - Hạn chế tối đa việc sử dụng tiền mặt toán : - Vận dụng nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn - Xây dựng thủ tục xét duyệt khoản chi - Đối chiếu hàng tháng với sổ phụ ngân hàng III- KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC TIỀN Nghiên cứu đánh giá kiểm soát nội 1.1 Tìm hiểu kiểm soát nội Đối với doanh nghiệp nhỏ, kiểm toán viên thường soạn bảng tường thuật, với doanh nghiệp lớn, họ thường sử dụng lưu đồ để mô tả cấu kiểm soát nội hành Để thiết lập, kiểm toán viên thường dựa vào quan sát sử dụng bảng câu hỏi kiểm soát nội 1.2 Đánh giá sơ rủi ro kiểm soát Kiểm toán viên đánh giá sơ rủi ro kiểm soát sở dẫn liệu thấp mức tối đa, mà đánh giá thủ tục kiểm soát có liên quan thiết kế thực hữu hiệu Ngược lại, mức rủi ro kiểm soát đánh giá tối đa xét thấy khả giảm thực tế, kiểm toán viên không thực thử nghiệm kiểm soát, mà thực thử nghiệm mức độ phù hợp 1.3 Thiết kế thực thử nghiệm kiểm soát Giả sử doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung, ta áp dụng thử nghiệm kiểm soát thông dụng : - Tổng cộng nhật ký quỹ lần theo số tổng cộng đến sổ - So sánh chi tiết danh sách nhận tiền từ sổ quỹ (báo cáo quỹ) với nhật ký thu tiền, với bảng kê tiền gửi vào ngân hàng với tài khoản nợ phải thu - Chọn mẫu để so sánh khoản chi ghi nhật ký chi tiền với tài khoản phải trả, với chứng từ có liên quan 1.4 Đánh giá lại rủi ro kiểm soát thiết kế lại thử nghiệm Sau thực thủ tục trên, kiểm toán viên đánh giá lại rủi ro kiểm soát cho sở dẫn liệu Công việc chủ yếu để nhận diện điểm yếu điểm mạnh hệ thống kiểm soát nội bộ, nhằm điều chỉnh chương trình kiểm toán cho phù hợp Thử nghiệm Thế để đơn giản, giả đònh kiểm soát nội tiền hữu hiệu, thủ tục khám phá gian lận không nhấn mạnh Lúc thử nghiệm thường tiến hành sau : 2.1 Thực thủ tục phân tích Trong kiểm toán tiền thủ tục phân tích sử dụng Tuy nhiên số trường hợp, thủ tục phân tích hữu ích Ví dụ sử dụng tỷ lệ số dư tài khoản tiền với tài sản lưu động 2.2- Thử nghiệm chi tiết : a - Phân tích bảng kê chi tiết tài khoản tiền, đối chiếu với số dư sổ Trước thực thử nghiệm khác, kiểm toán viên yêu cầu cung cấp hay tự lập bảng kê chi tiết tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền chuyển theo loại : tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý chi nhánh, bao gồm số dư đầu kỳ (hoặc số dư kiểm toán kỳ trước) số dư cuối kỳ theo Sổ (chưa kiểm toán) Mục đích thủ tục giúp kiểm toán viên kiểm tra thống số liệu tổng hợp khoản mục báo cáo tài với số liệu chi tiết tài khoản cấu thành b - Gửi thư xin xác nhận số dư t ài khoản tiền gửi ngân hàng vào thời điểm khóa sổ Thư xác nhận kiểm toán viên soạn thảo phải có chữ ký đơn vò Thư trả lời ngân hàng phải gửi trực tiếp cho kiểm toán viên cho khách hàng Để đảm bảo tính thích hợp chứng, kiểm toán viên phải trực tiếp gửi thư yêu cầu thư phúc đáp gửi văn phòng công ty kiểm toán Sau nhận thư xác nhận ngân hàng, kiểm toán viên cần lần theo số dư tài khoản lên số dư bảng cân đối kế toán, có chênh lệch cần làm rõ nguyên nhân c - Kiểm kê tiền mặt tồn quỹ Ở số đơn vò, tiền mặt tồn quỹ khoản mục không trọng yếu, kiểm toán viên cần phải xem xét việc kiểm kê quỹ tiền mặt, khoản có nhiều khả gian lận Khi kết thúc, thủ quỹ ký vào biên kiểm kê để xác nhận số thực tế Kiểm toán viên cần giữ biên bản, biên kiểm kê Số liệu từ biên dùng để đối chiếu với chi tiết tổng hợp tài khoản Tiền mặt d - Kiểm tra việc khóa sổ nghiệp vụ thu chi tiền Kiểm tra việc khóa sổ tài khoản Tiền mặt Kiểm toán viên cần xem xét thời điểm phát sinh chứng từ thu chi ghi nhận vào sổ kế toán vào ngày trước sau kết thúc niên độ, để xác đònh xem khoản thu chi có ghi nhận niên độ hay không ? Kiểm tra việc khóa sổ tài khoản Tiền gởi ngân hàng Để kiểm tra, kiểm toán viên thường yêu cầu khách hàng trực tiếp cung cấp sổ phụ khoảng thời gian tuần trước sau kết thúc niên độ Nhờ sổ phụ, kiểm toán viên đối chiếu số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng với số dư sổ phụ ngân hàng, phát chênh lệch Sau đó, kiểm toán viên tìm hiểu nguyên nhân chênh lệch để xác đònh đắn số thực Kiểm tra việc khóa sổ tài khoản Tiền chuyển Để kiểm tra, cần lập bảng tổng hợp séc chi, nộp chưa nhận giấy báo ngân hàng (hay kho bạc) séc chưa nộp thời điểm khóa sổ Xem xét bảng tổng hợp, đối chiếu với sổ phụ ngân hàng (hay kho bạc) chứng từ có liên quan để xác nhận khoản tiền chuyển ghi chép niên độ e- Kiểm tra nghiệp vụ thu, chi bất thường Kiểm toán viên chọn số nghiệp vụ lớn, bất thường kiểm tra chúng để xem nghiệp vụ có cho phép, ghi chép hay không ? Xem chúng có cần công bố thuyết minh báo cáo tài hay không (ví dụ nghiệp vụ liên quan đến bên hữu quan) ? f- Kiểm tra việc quy đổi ngoại tệ tiền Việt nam, đồng tiền chọn để hạch toán Kiểm toán viên cần kiểm tra việc chọn tỷ giá, việc điều chỉnh theo tỷ giá phản ánh sai biệt vào khoản chênh lệch tỷ giá ... hàng tháng với sổ phụ ngân hàng III- KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC TIỀN Nghiên cứu đánh giá kiểm soát nội 1. 1 Tìm hiểu kiểm soát nội Đối với doanh nghiệp nhỏ, kiểm toán viên thường soạn bảng tường thuật,... bán hàng, thu từ nợ khách hàng, nhiều khoản thu khác Sau vài thủ tục kiểm soát nội điển hình : 3 .1 Trường hợp thu từ bán hàng Đối với đơn vò dòch vụ khách sạn, nhà hàng người ta thường tổ chức... nội hành Để thiết lập, kiểm toán viên thường dựa vào quan sát sử dụng bảng câu hỏi kiểm soát nội 1. 2 Đánh giá sơ rủi ro kiểm soát Kiểm toán viên đánh giá sơ rủi ro kiểm soát sở dẫn liệu thấp mức