Bài giảng Tin học đại cương và ứng dụng: Chương 5a - Trần Quang Hải Bằng

Bài giảng Tin học đại cương và ứng dụng - Chương 5a: Khái niệm và thao tác cơ bản trong MS Excel cung cấp cho người học các kiến thức: Khởi động Excel, màn hình làm việc, thoát khỏi Excel, khởi tạo một bảng tính, địa chỉ, miền và công thức, các thao tác soạn thảo, các thao tác với tệp, một số hàm đơn giản. Mời các bạn cùng tham khảo.

Tin học đại cương ứng dụng Một số khái niệm thao tác với MS Excel Trần Quang Hải Bằng Faculty of Information Technology University of Communication and Transport (Unit 2) Office location: Administration building, Block D3, Room Office phone: 38962018 Cell phone: N/A Email: bangtqh@hotmail.com Ch5a Khái niệm & thao tác MS Excel Khởi động Excel Màn hình làm việc Thốt khỏi Excel Khởi tạo bảng tính Địa chỉ, miền cơng thức Các thao tác soạn thảo Các thao tác với tệp Một số hàm đơn giản Ch5a Một số khái niệm thao tác với Microsoft Excel Khởi động Excel Start Programs Microsoft Excel Desktop Office Bar Microsoft Excel Microsoft Excel Ch5a Một số khái niệm thao tác với Microsoft Excel Màn hình làm việc Ch5a Một số khái niệm thao tác với Microsoft Excel Các thành phần hình làm việc n n n n n n Thanh tiêu đề (Title Bar) Thanh menu (Menu Bar) Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar) Thanh công cụ định dạng (Formating Toolbar) Thanh biên tập công thc (Formula Bar) Bng tớnh (Sheet) Ô Ô Ô n n n n n 256 cột (A Z, AA,AB…IV) 65536 dòng Một tệp (workbook) gồm nhiều bảng tính (sheet) Các (scroll bars) Thanh trạng thái (status bar) Dòng tên cột (column heading) Cột tên hàng (row heading) … Ch5a Một số khái niệm thao tác với Microsoft Excel Thoát khỏi Excel n Sử dng Menu File Ô n File Exit Kớch chut vo biểu tượng đóng ứng dụng góc bên phải hình Ch5a Một số khái niệm thao tác với Microsoft Excel Tạo bảng tính số thao tác n Để tạo tệp (workbook) mi: Ô Ô n Workbook cú th cú nhiu trang tớnh (sheet) to mt sheet mi: Ô n Kích chuột phải vào tên sheet (vd: Sheet1), chọn Insert, sau chọn Worksheet Đặt tên cho trang tớnh: Ô Ô n File New Chn New workbook Kích chuột phải vào tên trang, chọn Rename Gõ tên gõ Enter Bố trí trật tự sheets: Dùng chuột bấm rê tên sheet tới vị trí mong muốn Ch5a Một số khái niệm thao tác với Microsoft Excel 4.1 Dịch chuyển trỏ n n n n n Con trỏ ô (Cell poiter) hình chữ nhật trùm quanh đường viền Di chuyển: Sử dụng phím mũi tên, Page Up, Page Down, Home Nhấn Ctrl + mũi tên để di chuyển đến cuối (đầu tiên) bảng tính theo chiều mũi tên Gõ F5 gõ địa ô (xem phần sau) Kích chuột vào Ch5a Một số khái niệm thao tác với Microsoft Excel 4.2 Chọn miền, cột, dòng, bảng… n Chn (range) Ô n Chn c dũng/ct Ô n n Bấm rê chuột từ ô bên trái tới ô bên phải vùng (hoặc theo chiều khác) Kích chuột trái tên dòng (cột) để lựa chọn dòng (cột) Nhấn thêm phím Ctrl chọn để chọn miền rời Chọn c bng tớnh Ô Kớch chut vo giao gia hng tên cột cột tên dòng Ch5a Một số khái niệm thao tác với Microsoft Excel 4.3 Nhập liệu {1} n n Sử dụng bàn phím để nhập liệu cho vị trí tr Gừ Enter hon tt!!! Nhp s: Ô Ô ¤ ¤ Nhập bình thường Sử dụng dấu chấm “.” làm dấu phân cách thập phân (Regional setting US) Sử dụng dấu gạch chéo “/” để nhập phân số Viết cách phần nguyên phần thập phân để nhập hỗn số Ch5a Một số khái niệm thao tác với Microsoft Excel 10 Nhập liệu n Nhp s: Ô Ô Ô Ô Ô n n 123.456 -123.456 (123.456) 3/2 1/2 (hỗn số) 3E+7 (dạng k thut) Ô Ô Ô Cỏc xõu cú cha ch, nhập bình thường Các xâu dạng số: “1234”, có hai cách nhập: n n Khn dạng: mm/dd/yyyy (Mỹ) Ví dụ: n n Nhp xõu bn (text): Ô Nhp ngy thỏng n Nhp thi gian Ô Ô Khuụn dng: hh:mm:ss Ví dụ: n =“1234” ‘1234 02/09/2004 12/31/2003 13:30:55 Ch5a Một số khái niệm thao tác với Microsoft Excel 11 Địa chỉ, miền, công thức n Địa ch ụ Ô Ô n Min Ô Ô n a tương đối Địa tuyệt đối Khái niệm miền t tờn Cụng thc Ô Ô Khỏi nim Hm Ch5a Một số khái niệm thao tác với Microsoft Excel 12 5.1 Địa ô n n n Mỗi ô xác định hàng cột chứa Địa = tên cột + tên hng Vớ d Ô n ễ u tiờn cú a A1 (A cột A, hàng 1) Địa chia làm loại: tương đối tuyệt đối Ch5a Một số khái niệm thao tác với Microsoft Excel 13 Địa tương đối n n n Chỉ bao gồm tên cột viết liền tên hàng Bị thay đổi theo vị trí tương đối ô chép tới so với ô gốc chép cụng thc Vớ d Ô Ô A1 F9 Ch5a Mt số khái niệm thao tác với Microsoft Excel 14 Địa tuyệt đối n n Không bị thay i chộp cụng thc Cỏch vit Ô ¤ Thêm dấu $ vào trước tên cột (hàng) không muốn thay đổi chép cơng thức Ví dụ: n n $A1: Luôn cột A $F$9: Luôn ô F9 Ch5a Một số khái niệm thao tác với Microsoft Excel 15 5.2 Miền (range) n n Tp hp ụ Cỏch vit Ô /c ụ gúc: /c ụ i din n Ô /c ụ gúc /c ụ i din n Ô C2:D8 A1 A5 Dựng ; phân cách miền rời nhau: n B2 B8; E2:E8 Ch5a Một số khái niệm thao tác với Microsoft Excel 16 Đặt tên cho miền n n Insert Name Define Gõ tên miền (khơng có dấu cách) ¤ n n n Ví dụ: Ngày_thuê Chọn Add Nhấn OK S dng truy xut Ô Ô Trong công thức … Ch5a Một số khái niệm thao tác với Microsoft Excel 17 5.3 Công thức (formula) n n n Sử dụng để tính tốn, thống kê liệu Bắt đầu dấu ( = ) Tip theo l: Ô Ô Ô Ô Cỏc hằng, địa chỉ,… Phép tốn số học: +,-,*,/,^ Hàm Ví dụ: n =A1/B1+COS(A1)*SIN(B1) Ch5a Một số khái niệm thao tác với Microsoft Excel 18 Formula bar n n Có thể sử dụng cơng thức để nhập cụng thc cho tin Vớ d Ô =G3+G3*F3+J3-H3-I3 Ch5a Mt số khái niệm thao tác với Microsoft Excel 19 Các thao tác soạn thảo n n n n n n n n Sao chép Chuyển Sửa Xoá Bỏ miền Chèn Dán đặc biệt Undo Redo Ch5a Một số khái niệm thao tác với Microsoft Excel 20 6.1 Sao chép {1} n n n n n Chọn miền cần chép (nếu di chuyển trỏ tới đó) Nhấn Ctrl+C chọn menu Edit Copy Miền bao HCN nhấp nháy Di chuyển tới nơi cần chép tới Nhấn Ctrl+V chọn menu Edit Paste Ch5a Một số khái niệm thao tác với Microsoft Excel 21 6.1 Sao chép {2} n Chép chut Ô Ô Ô n Chn vựng cn chộp Nhấn Ctrl, di trỏ tới biên vùng đến xuất dấu + cạnh chuột Bấm rê chuột để kéo vùng cần chép sang vị trí khác thả chuột Chép tới ô hàng/cột lin k: Ô Ô Di chut ti gúc di bờn phải vùng chọn tới chuột chuyển thành dấu cộng (+) Bấm rê để chép tới ô liên tiếp hàng (cột) Ch5a Một số khái niệm thao tác với Microsoft Excel 22 6.2 Chuyển n n n n n Chọn miền cần chuyển (nếu di chuyển trỏ tới đó) Nhấn Ctrl+X chọn menu Edit Cut Miền bao HCN nhấp nháy Di chuyển tới nơi cần chép tới Nhấn Ctrl+V chọn menu Edit Paste Ch5a Một số khái niệm thao tác với Microsoft Excel 23 6.3 Sửa xóa liệu n Sa: Ô Ô Ô Ô n Di chuyn trỏ tới cần sửa Nhấn phím F2 kích đúp chuột trái Sửa nội dung Nhấn Enter Xóa liu: Ô Ô Chn cn xoỏ Nhn phớm Delete để xố liệu (các khơng bị xố) Ch5a Một số khái niệm thao tác với Microsoft Excel 24 6.4 Bỏ miền chèn ô n B min: Ô Ô Ô Ô Ô Ô n Chn miền cần bỏ Chọn menu Edit Delete… Shift cells left: Đẩy sang trái Shift cells up: Đẩy ô lên Entire row: Xố tồn hàng Entire column: Xố tồn b ct Chốn ụ: Chn menu Insert Ô Ô Ô Cells: Chèn ô Columns: Chèn cột vào bên trái cột thời Rows: Chèn hàng lên phía hàng thời Ch5a Một số khái niệm thao tác với Microsoft Excel 25 6.5 Dán đặc biệt n n Thực động tác (Ctrl+C) Chọn Edit Paste Special Ô Ô Ô Ô Ô n All: Dỏn ton Formulas: Chỉ dán công thức Values: Chỉ dán giá trị … Operation: Lấy liệu vùng bị dán đè thực phép toán với liệu dán vào Chọn OK để chấp nhận dán Ch5a Một số khái niệm thao tác với Microsoft Excel 26 6.6 Undo v Redo n Undo Ô Ô n Tỏc dụng: Huỷ bỏ thao tác vừa làm trước Cách lm: Nhn Ctrl+Z hoc chn Edit Undo Redo Ô Ô Tác dụng: Lặp lại thao tác vừa làm trước Cách làm: Nhấn Ctrl+Y chọn Edit Redo… Ch5a Một số khái niệm thao tác với Microsoft Excel 27 Các thao tác với tệp n n Tệp Excel có phần mở rộng “xls” Các thao tỏc chớnh vi Ô To mi Ô M ó cú Ô Ghi Ô Ghi vi tờn khỏc Ô Ghi vi kiu khỏc Ô úng tệp Ch5a Một số khái niệm thao tác với Microsoft Excel 28 7.1 Tạo tệp Chọn menu File New Kích chuột vào nút New cơng cụ chuẩn Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N Ch5a Một số khái niệm thao tác với Microsoft Excel 29 7.2 Mở tệp có đĩa File Open Kích chuột vào nút Open công cụ chuẩn Ctrl + O n Sau ú: Ô Ô Ô Chn th mc Nhn chuột chọn tệp Nhấn Open Ch5a Một số khái niệm thao tác với Microsoft Excel 30 7.3 Ghi tệp n n File Save (Ctrl + S, biểu tng a mm trờn cụng c) Sau ú: Ô ¤ ¤ Chọn thư mục Gõ tên tệp Gõ Enter nhấn Save Ch5a Một số khái niệm thao tác với Microsoft Excel 31 7.4 Ghi tệp với tên khác n n File Save As Sau đó: ¤ ¤ n Kết quả: ¤ ¤ n Gõ tên khác cho tệp Gõ Enter nhấn Save Excel ghi tệp hành sang tệp Tệp mở thay tệp cũ Sử dụng muốn tạo phiên để sửa chữa mà không ảnh hưởng đến tệp cũ Ch5a Một số khái niệm thao tác với Microsoft Excel 32 7.4 Ghi tệp với kiu khỏc n File Ô Ô Gừ tờn Chn kiểu tệp mục Save as type n n n n *.HTML: trang web *.DBF: sở liệu dBASE, Kt qu: Ô Ô n Save As, sau ú: Excel ghi tệp hành sang tệp có kiểu chọn Tệp mở thay tệp cũ Sử dụng muốn xuất liệu sang dạng khác Ch5a Một số khái niệm thao tác với Microsoft Excel 33 7.5 Đóng tệp n n n n File Close, Kích chuột vào nút đóng cửa sổ tệp, hoặc: Gõ Ctrl + F4 Kết quả: ¤ ¤ Tệp soạn thảo đóng Excel tệp khác mở Ch5a Một số khái niệm thao tác với Microsoft Excel 34 Mt s hm n gin n SUM (min) Ô ¤ n AVERAGE (miền) ¤ ¤ n n n n Tính tổng số miền Ví dụ: SUM(A1:A5); SUM(số_ngày_thuê) Tính trung bình số miền Ví dụ: AVERAGE(B2:E10) MAX(miền): Giá trị lớn miền MIN(miền): Giá trị nhỏ miền COUNT(miền): Số ô chứa số IF(iu_kin, giỏ_tr_1, giỏ_tr_2): Ô Ô Ô Nu iu_kin ỳng, trả giá_trị_1 Nếu điều_kiện sai, trả giá_trị_2 Các lệnh IF lồng Ch5a Một số khái niệm thao tác với Microsoft Excel 35 ... (row heading) … Ch5a Một số khái niệm thao tác với Microsoft Excel Thoát khỏi Excel n S dng Menu File Ô n File Exit Kớch chut vào biểu tượng đóng ứng dụng góc bên phải hình Ch5a Một số khái niệm... học: + ,-, *,/,^ Hàm Ví dụ: n =A1/B1+COS(A1)*SIN(B1) Ch5a Một số khái niệm thao tác với Microsoft Excel 18 Formula bar n n Có thể sử dụng cơng thức để nhp cụng thc cho tin Vớ d Ô =G3+G3*F3+J3-H3-I3... mt sheet mi: Ô n Kích chuột phải vào tên sheet (vd: Sheet1), chọn Insert, sau chọn Worksheet Đặt tên cho trang tớnh: Ô Ô n File New Chn New workbook Kích chuột phải vào tên trang, chọn Rename Gõ