Bài giảng Tin học đại cương và ứng dụng: Chương 4 - Trần Quang Hải Bằng

Bài giảng Tin học đại cương và ứng dụng - Chương 4: Soạn thảo văn bản với Microsoft Word cung cấp cho người học các kiến thức: Giới thiệu chung, các lệnh về tệp, soạn thảo văn bản, định dạng văn bản, kẻ bảng, một số thao tác hay dùng, vẽ hình và gõ công thức, định dạng trang văn bản và in ấn. Mời các bạn cùng tham khảo.

Tin học đại cương ứng dụng (Giới thiệu Word) Trần Quang Hải Bằng Faculty of Information Technology University of Communication and Transport (Unit 2) Office location: Administration building, Block D3, Room Office phone: 38962018 Cell phone: N/A Email: bangtqh@hotmail.com Ch4 Soạn thảo văn với Microsoft Word Giới thiệu chung Các lệnh tệp Soạn thảo văn Định dạng văn Kẻ bảng Một số thao tác hay dùng (tuỳ chọn) Vẽ hình gõ cơng thức (tuỳ chọn) Định dạng trang văn in ấn (tuỳ chọn) 03/09/2009 Chương 4a Microsoft Word / 38 Giới thiu chung n Son tho bn Ô n Trỡnh bày liệu văn (text) theo khuôn mẫu, định dạng Một số chương trình soạn thảo văn Windows Ô Ô Ô Ô Notepad: n gin, khụng cú định dạng WordPad: Nhiều chức Notepad chưa chuyên nghiệp BKED: Chương trình soạn thảo giao diện tiếng Việt, TS Quách Tuấn Ngọc, đại học Bách Khoa, HN Microsoft Word: Chương trình soạn thảo văn chuyên nghiệp Chương 4a Microsoft Word 03/09/2009 / 38 Microsoft Word n n n Là sản phẩm Microsoft, US Word thành phần sản phẩm Microsoft Office Mt s phiờn bn Ô Ô Ô Ô n Word 97 Word 2000 Word 2002 (XP) Word 2003 Tại phòng máy môn Tin học: Word 2003 Windows XP 03/09/2009 Chương 4a Microsoft Word / 38 Khởi động Microsoft Word A B C Kích chuột vào nút Start, chọn Programs Microsoft Word Kích đúp vào biểu tượng Microsoft Word hình desktop (hình chữ W màu xanh) Kích chuột vào bi u t
ng c a Word công c c a Office (tại phòng thực hành khơng có) (A) (C) Chương 4a Microsoft Word 03/09/2009 (B) / 38 Màn hình Word 2000/XP Title bar Standard Toolbar Menu bar Formating Toolbar Task Pane Ruler Vùng soạn thảo Scroll bar 03/09/2009 Minimize Restore/Maximize Close Office Assistant Status bar Chương 4a Microsoft Word / 38 Các thành phần hình làm việc n n n n n n n n n Title bar: Thanh tiêu đề Menu bar: Thanh menu Standard toolbar: Thanh công cụ chuẩn, chứa chức soạn thảo hay sử dụng Formating toolbar: Thanh công cụ định dạng, chứa chức hay dùng định dạng Ruler: Thước kẻ, hiển thị độ đo chiều dài Task Pane: Một đối tượng Word 2000, liệt kê số chức năng, tài liệu mở gần Office Assistant: Hệ thống hỗ trợ Office Scroll bar: Thanh cuốn, bấm rê cho phép xem phần khơng hiển thị đủ hình Status bar: Thanh trạng thái, cho biết số trạng thái Word 03/09/2009 Chương 4a Microsoft Word / 38 Hệ thống hỗ trợ người sử dụng trợ giúp n Kích chuột vào biểu tượng Office Assistant, sau gõ câu hỏi hay từ khoá liên quan đến vấn đề cần trợ giúp Các nội dung trợ giúp có liên quan tìm liệt kê n Nhấn phím F1 chọn Help Microsoft Word Help để kích hoạt hệ thống trợ giúp Microsoft Word 03/09/2009 Chương 4a Microsoft Word / 38 Thoát khỏi Microsoft Word A B File Exit Nhấn chuột vào nút Close “cửa sổ” Word (A) 03/09/2009 Thoát (B) Chương 4a Microsoft Word / 38 Các lệnh tệp n Tạo tệp mới: Tiến hành cách sau: A B C Kích chuột vào menu File, Chọn New Kích chuột vào nút New công cụ chuẩn Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N (A) (B) 03/09/2009 Chương 4a Microsoft Word 10 / 38 Ghi tệp (lưu tệp) n n Kích chuột vào menu File, chọn Save, hoặc: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S Thư mục chứa n n n n Sau đó, tệp văn chưa đặt tên hộp thoại lưu văn (xem hình) hiển thị cho phép lưu văn bản: Ch n th
m c ch a Gõ tên tài li u Chọn kiểu tài liệu (mặc định *.doc) Nhấn Save để lưu tài liệu 03/09/2009 Tên tài liệu (tệp) Hộp thoại lưu tài liệu Chương 4a Microsoft Word Kiểu tài liệu 11 / 38 Tại phải ghi tệp (lưu tệp)? n n n Văn soạn thảo ra, mn lưu giữ lại, phải ghi lên tệp đĩa (mỗi văn tệp) Khi lưu văn tạo, phải đặt tên cho tệp văn (1 lần nhất) Khi soạn thảo văn đặt tên, việc ghi tệp (Save, Ctrl+S,…) đảm bảo cho phần thay đổi cập nhật lên tệp đĩa Nói cách khác, gõ thêm chữ vào văn mà khơng lưu lại lượng chữ gõ thêm không nằm tệp bị thoát khỏi Word 03/09/2009 Chương 4a Microsoft Word 12 / 38 Mở tệp có n n Kích chuột vào menu File, chọn Open, hoặc: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O Thư mục chứa Chọn tệp Hộp thoại m hin nh hỡnh v Ô Ô Ô Chọn thư mục chứa tệp Chọn tệp tài liệu Nhấn nút Open Chương 4a Microsoft Word 03/09/2009 13 / 38 Mở nhiều tài liệu lúc n n Word cho phép nhiều tài liệu mở lúc Nếu có có nhiều tài liệu mở lúc đóng b t chúng l i cho đỡ rối hình Đóng tài liệu soạn thảo Taskbar 03/09/2009 Rất nhiều tệp tạo mở Mỗi hình chữ nhật tương ứng với tệp Chương 4a Microsoft Word 14 / 38 Soạn thảo văn n n n n n n Con trỏ văn Gõ tiếng Việt Dịch chuyển Chọn (bơi đen) đoạn văn Xố, chèn, sửa Sao chép, chuyển 03/09/2009 Chương 4a Microsoft Word 15 / 38 Con trỏ văn n n n Con trỏ chuột di chuyển tới vùng văn có dạng chữ I thay mũi tên bình thường Con trỏ văn có dạng nét gạch đứng ln nhấp nháy, cho ta biết vị trí văn Con trỏ văn Con trỏ văn nằm vùng soạn thảo văn Con trỏ chuột vùng văn 03/09/2009 Chương 4a Microsoft Word 16 / 38 Gõ tiếng Việt n Để gõ tiếng Vit, mỏy tớnh phi cú: Ô Ô B gừ ting Việt: ABC, Vietkey, Unikey (máy tính phòng thực hành sử dụng Vietkey 2000) Phông chữ hỗ trợ tiếng Việt: n n n TCVN3 (8BITs): VnTime, VnTimeH, VnArial,… Unicode: Times New Roman, Tahoma, Arial, Ti Lab4: Ô Ô Ô 03/09/2009 Vietkey 2000 TCVN3 Unicode Chương 4a Microsoft Word 17 / 38 Tại số sinh viên chưa gõ tiếng Việt thực hành? Khi chương trình Vietkey thiết lập chế độ gõ tiếng Việt (ch V màu vàng t i System tray hình) gõ tiếng Việt Vietkey chế độ gõ tiếng Việt 03/09/2009 Chương 4a Microsoft Word 18 / 38 Chuyển chế độ gõ tiếng Việt tiếng Anh với Vietkey 2000 nào? n n Kích chuột trái vào biểu tượng Vietkey (chữ V chữ E,…) để chuyển từ chế độ sang chế độ khác Kích chuột phải vào biểu tượng Vietkey ri chn ch thớch hp: Ô Ô Gừ tiếng Việt Gõ tiếng Anh Chương 4a Microsoft Word 03/09/2009 19 / 38 Gõ tiếng Việt nào? - chế độ gõ Telex Gõ vào aw ow [ uw w , ] aa Nhận ă â Gõ vào OW W AA OO Nhận Ơ Ư Â Ơ oo ee dd AW ê đ Ă EE DD Ê Đ 03/09/2009 Chương 4a Microsoft Word 20 / 38 Gõ dấu tiếng Việt n n n n n n n f: huyền s: sắc r: hỏi x: ngã j: nặng z: xố dấu Ví d : Trường Đại học Nông nghiệp I gõ là: Truwowng DDaij hocj Noong nghieepj I Nguyên tắc: Dấu gõ sau nguyên âm thường gõ vào cuối từ 03/09/2009 Chương 4a Microsoft Word 21 / 38 Một số mẹo gõ tiếng Việt n n Nếu gõ tiếng Việt không chữ tiếng Việt, xoá c t gõ l i Gõ hai l n ký tự để trả lại ký tự tiếng Anh gõ tiếng Anh mà gặp phải từ có ký tự liên tiếp tạo thành ký t ting Vit, vớ d: Ô Ô Ô Ô Ô ¤ 03/09/2009 Gõ ww nhận w Gõ aww nhận aw Gõ eee nhận ee Gõ casse nhận case Gõ brieff nhận brief … Chương 4a Microsoft Word 22 / 38 Dịch chuyển n n n n n n Sử dụng phím mũi tên để di chuyển tr văn b n ký tự theo hướng trái,phải dòng theo hướng trên, Nhấn phím Home để đưa trỏ văn đầu dòng Nhấn phím End để đưa trỏ văn cuối dòng Page Up, Page Down (trang trước, trang sau) Kích đơn chu t trái vào vị trí văn đưa trỏ văn vị trí Sử dụng để xem vùng khác khơng hiển thị hết hình tài liệu 03/09/2009 Chương 4a Microsoft Word 23 / 38 Thao tác bôi đen (chọn đoạn văn bản) n n n B m rê chu t (có biểu tượng chữ I) từ vị trí bắt đầu vị trí kết thúc đoạn văn cần chọn (bôi đen) Nh n phím Shift, sau bấm phím mũi tên, Home, End, Page Up, Page Down để bơi đen Nh n gi phím Ctrl q trình bơi đen chuột để chọn nhiều đoạn văn rời Đoạn văn bôi đen 03/09/2009 Chương 4a Microsoft Word 24 / 38 Chế độ Insert/Overwrite n Ch Insert v ch Overwrite Ô Ô ¤ n Nhấn phím Insert để chuyển hai chế độ Chế độ Insert (mặc định): Chữ gõ vào chèn vào v trí tr văn b n Chế độ Overwrite: Ký tự gõ vào đè lên ký t đ ng sau Khi chế độ Overwrite, status bar lên dòng chữ OVR 03/09/2009 Chương 4a Microsoft Word 25 / 38 Chèn xoá n n n n n Gõ ký tự vào từ bàn phím để chèn vào vị trí trỏ văn (giữa hai ký tự khác) chế độ Insert Nhấn phím BackSpace để xố ký t đ ng tr
c trỏ văn Nhấn phím Delete để xoá ký t đ ng sau trỏ văn xố đo n văn b n b bơi đen Di chuyển xuống cuối dòng, nhấn Delete để xố dòng trắng phía kéo dòng chữ kế lên dòng Di chuyển đầu dòng, nhấn BackSpace để kéo dòng lên dòng phía 03/09/2009 Chương 4a Microsoft Word 26 / 38 Sao chép, chuyển n n n n Bôi đen đoạn văn muốn chép muốn chuyển Kích chuột vào menu Edit, chọn Copy (sao chép) Cut (chuyển) Di chuyển trỏ tới nơi cần chép (chuyển) tới Kích chuột vào menu Edit, chọn Paste (dán) Nội dung đoạn văn cần chép (chuyển) chép tới (chuyển tới) vị trí trỏ 03/09/2009 Chương 4a Microsoft Word 27 / 38 Hãy xem qua ch c c a t ng menu m t s phím gõ t t sau (s tìm hi u k sau): 03/09/2009 Chương 4a Microsoft Word 28 / 38 F Hệ thống menu {1} n File: Các lệnh thao tỏc vi Ô Ô Ô Ô Ô Ô Ô ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ 03/09/2009 New: Mở văn Open: Mở văn có đĩa Close: Đóng văn soạn thảo Save: Cất văn vào tệp Save as: Cất văn vào tệp với tên khác Save as Web Page… : Ghi văn dạng HTML Search: Tìm tệp đĩa Version: Quản lý phiên Page Setup: Định dạng trang in Print Preview: Xem trước trang in Print: In Send To: Gửi văn tới thiết bị, chương trình khác Properties: Các thuộc tính văn Chương 4a Microsoft Word 29 / 38 F Hệ thống menu {2} n Edit: Cỏc lnh son tho Ô Ô Ô Ô ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ 03/09/2009 Undo…: Bỏ thao tác vừa làm Repeat…: Lặp lại thao tác vừa làm Cut: Xoá đối tượng chọn, lưu vào Clipboard Copy: Sao chép đối tượng chọn vào Clipboard Paste: Chuyển đối tượng từ Clipboard vị trí trỏ Paste Special: Chuyển đối tượng từ Clipboard vị trí trỏ theo phương pháp đặc biệt tuỳ chọn (chuyển cột thành hàng, định dạng,…) Clear: Xoá đoạn văn chọn Find: Tìm kiếm xâu văn Replace: Thay xâu văn Go To: Chuyển trỏ tới trang AutoText: Tạo văn mẫu Bookmark: Đánh dấu vị trí văn Chương 4a Microsoft Word 30 / 38 F Hệ thống menu {3} n View: Các lệnh chế hin th Ô Ô Ô Ô Ô Ô Ô ¤ ¤ ¤ ¤ Normal: Chế độ hiển thị bình thường Web Layout: Chế độ trang web Print Layout: Chế độ hiển thị dạng trang in Outline: Chế độ hiển thị dạng outline Toolbars: Các công cụ Ruler: Hiển thị thước kẻ phía văn Document Maps: Chế độ hiển thị kiểu chương mục, bên phải mục lớn, bên trái nội dung văn Header and Footer: Các dòng tiêu đề đầu cuối trang Footnotes: Ghi cuối trang Fullscreen: Hiển thị văn tồn hình Zoom…: Phóng to, thu nhỏ văn Chương 4a Microsoft Word 03/09/2009 31 / 38 F Hệ thống menu {4} n Insert: Các lệnh chốn Ô Ô Ô Ô Ô Ô Ô Ô Ô ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ 03/09/2009 Break…: Chèn dấu ngắt trang Page Numbers…: Đánh số trang Date and Time…: Chèn ngày AutoText: Chèn mẫu có sẵn Field…: Chèn trường thông tin Symbol…: Chèn ký tự đặc biệt Comment: Chèn ghi Reference: Tham chiếu Picture: Chèn hình vẽ Diagram…: Chèn biểu đồ Text Box: Chèn hộp văn File…: Chèn tệp khác vào văn Object…: Chèn đối tượng (ảnh, bảng tính, …) Bookmark…: Chèn ký hiệu đánh dấu Hyperlink…: Chèn siêu liên kết Chương 4a Microsoft Word 32 / 38 F H thng menu {5} n Format Ô Ô Ô Ô ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ Font…: Định dạng phông chữ Paragraph…: Định dạng đoạn văn Bullets and Numbering…: Định dạng đánh số đầu mục, gạch đầu dòng Borders and Shading…: Đường viền bóng Colunms…: Chia trang giấy thành nhiều cột Tabs…: Định tab Drop Cap…: Định dạng chữ (phóng to) đoạn văn Change Case: Biến đổi chữ hoa thành chữ thường ngược lại Background: Định dạng Style and Formating…: Sử dụng kiểu định dạng có sẵn tạo Chương 4a Microsoft Word 03/09/2009 33 / 38 F H thng menu {6} n Tools Ô Ô Ô ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ 03/09/2009 Spelling and Grammar: Kiểm tra lỗi tả ngữ pháp Language: Chọn ngôn ngữ cho văn Word Count: Đếm từ Track Changes: Theo dõi thay đổi văn Compare and Merge Documents: So sánh hoà nhập văn Protect Document: Bảo vệ phần văn Letters and Mailings: Các chức thư tín Macro: Chức macro AutoCorrect Options…: Chức tự sửa từ ngữ gõ vào theo quy tắc (viết tắt, gõ sai,…) Options: Các tuỳ chọn cho Word Chương 4a Microsoft Word 34 / 38 F Hệ thống menu {7} n Table: Các chức nng k bng Ô Ô Ô Ô Ô Ô Ô ¤ ¤ ¤ 03/09/2009 Draw Table: Vẽ bảng tay với cơng cụ bút chì Insert: Chèn đối tượng thuộc bảng Delete: Xoá đối tượng thuộc bảng Select: Chọn đối tượng thuộc bảng Merge Cells: Hoà nhập ô bảng Split Cells…: Phân chia ô thành nhiều ô Table AutoFormat…: Định dạng bảng theo mẫu Convert: Các chức chuyển đổi dùng cho bảng Sort…: Sắp xếp bảng Formula…: Tính tốn với số liệu bảng Chương 4a Microsoft Word 35 / 38 F Hệ thống menu {8} n Windows: Các lệnh cửa s bn Ô Ô Ô Ô n New Window: Mở cửa sổ văn chứa văn thời Arrange All: Bố trí cửa sổ văn mở Split: Chế độ soạn thảo văn phần (cửa sổ chia làm phần) Remove Split: Bỏ chế độ soạn thảo văn phần Help: Hệ thống trợ giúp Word 03/09/2009 Chương 4a Microsoft Word 36 / 38 F Một số phím gõ tắt {1} n n n n n n n n n Alt+F: Chọn menu File Alt+E: Chọn menu Edit Alt+V: Chọn menu View Alt+I: Chọn menu Insert Alt+O: Chọn menu Format Alt+T: Chọn menu Tools Alt+A : Chọn menu Table Alt+W : Chọn menu Window Alt+H: Chọn menu Help 03/09/2009 n n n n n n n Ctrl+C: Sao chép đối tượng chọn vào Clipboard Ctrl+V: Dán nội dung Clipboard vào vị trí trỏ Ctrl+X: Xố đối tượng chọn lưu vào Clipboard Ctrl+A: Bôi đen văn Ctrl+B: In đậm Ctrl+I: In nghiêng Ctrl+U: Gạch chân Chương 4a Microsoft Word 37 / 38 F Một số phím gõ tắt {2} n n n n n n n n Ctrl+]: Tăng kích thước phơng chữ Ctrl+[: Giảm kích thước phơng chữ Ctrl+Shift+W: Gạch chân từ nét đơn Ctrl+Shift+D: Gạch chân dòng nét kép Ctrl+=: Viết số (m1,m2,…) Ctrl+Shift+=: Viết số (số mũ, x2) Ctrl+Shift+K: Chữ in hoa nhỏ Ctrl+Shift+A: Tất chữ in hoa 03/09/2009 n n n n n n n n Ctrl+Shift+H: Ẩn văn Ctrl+Shift+C: Sao chép định dạng Ctrl+Shift+V: Dán định dạng Ctrl+SpaceBar: Loại bỏ định dạng Shift+End: Bôi đen văn đến cuối dòng Shift+Home: Bơi đen đến đầu dòng Shift+xuống lên: Bơi đen dòng Shift+trái phải: Bơi đen ký tự Chương 4a Microsoft Word 38 / 38 ... phòng máy mơn Tin học: Word 2003 Windows XP 03/09/2009 Chương 4a Microsoft Word / 38 Khởi động Microsoft Word A B C Kích chuột vào nút Start, chọn Programs Microsoft Word Kích đúp vào biểu tượng... tương ứng với tệp Chương 4a Microsoft Word 14 / 38 Soạn thảo văn n n n n n n Con trỏ văn Gõ tiếng Việt Dịch chuyển Chọn (bơi đen) đoạn văn Xố, chèn, sửa Sao chép, chuyển 03/09/2009 Chương 4a Microsoft... Microsoft Word 03/09/2009 Chương 4a Microsoft Word / 38 Thoát khỏi Microsoft Word A B File Exit Nhấn chuột vào nút Close “cửa sổ” Word (A) 03/09/2009 Thoát (B) Chương 4a Microsoft Word / 38 Các