Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu vận chuyển bằng container tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu vnlogs

LỜI CẢM ƠN Trong trình học tập trường Đại học thương mại thời gian thực tập công ty cổ phần Xuất nhập Vnlogs, em thầy cô khoa Thương mại quốc tế Ban giám đốc anh chị nhân viên cơng ty giúp đỡ em hồn thành khóa luận tốt nghiệp Vì vậy, em xin chân thành cảm ơn thầy, cô khoa Thương mại quốc tế trường Đại học Thương mại, tận tình dạy em kiến thức hữu ích công việc thực tế nơi em thực tập q trình nghiên cứu phân tích viết khóa luận Và em xin gửi lời cảm ơn đặc biệt tới T.S Lê Thị Việt Nga người trực tiếp hướng dẫn em hồn thành khóa luận Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn tới ban lãnh đạo, anh chị nhân viên công ty, tạo điều kiện cho em thực tập công ty cung cấp cho em thông tin thực tế để em hồn thành khóa luận Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, Ngày 20 Tháng 03 Năm 2019 Sinh viên thực Lê Thị Kim Oanh i MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i MỤC LỤC ii DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ v DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi PHẦN MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Tổng quan vấn đề nghiên cứu Mục đích nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu .3 Kết cấu khóa luận CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU VẬN CHUYỂN BẰNG CONTAINER 1.1 Khái quát hoạt động nhận hàng nhập vận chuyển Container 1.1.1 Khái niệm giao nhận hàng hóa xuất nhập 1.1.2 Đặc điểm, vai trò giao nhận hàng hóa xuất nhập 1.1.3 Ưu/Nhược điểm phương thức nhận hàng nhập vận chuyển Container 1.2 Quản trị quy trình nhận hàng nhập vận chuyển Container 1.2.1 Khái niệm quản trị nhận hàng hóa quốc tế 1.2.2 Ý nghĩa, vai trò quản trị nhận hàng nhập 1.2.3 Nội dung quản trị quy trình nhận hàng nhập vận chuyển Container 1.2.2 Tổ chức thực nhận hàng nhập vận chuyển Container .8 1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị quy trình nhận hàng nhập vận chuyển Container 11 1.3.1 Các nhân tố mơi trường bên ngồi 12 1.3.2 Các nhân tố môi trường bên 14 ii CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU VẬN CHUYỂN BẰNG CONTAINER CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VNLOGS 16 2.1 Giới thiệu Công ty Xuất nhập Vnlogs 16 2.1.1 Giới thiệu chung công ty Xuất nhập Vnlogs 16 2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh 16 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 17 2.1.4 Chức năng, nhiệm vụ phòng ban 17 2.1.5 Nhân lực công ty .18 2.1.6 Cơ sở vật chất kỹ thuật .20 2.1.7 Tài 20 2.2 Khái quát hoạt động kinh doanh Công ty 20 2.2.1 Hoạt động kinh doanh chung 20 2.2.2 Hoạt động nhận hàng nhập vận chuyển Container 22 2.3 Thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập vận chuyển Container 23 2.3.1 Lập kế hoạch nhận hàng nhập vận chuyển Container Công ty .23 2.3.2 Tổ chức nhận hàng nhập vận chuyển Container Công ty 24 2.3.3 Giám sát quy trình nhận hàng nhập vận chuyển Container Công ty 27 2.3.4 Điều hành quy trình nhận hàng nhập vận chuyển Container Công ty 27 2.4 Đánh giá thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập vận chuyển Container Công ty .28 2.4.1 Những thành tựu đạt 28 2.4.2 Những mặt hạn chế 28 CHƯƠNG 3: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU VẬN CHUYỂN BẰNG CONTAINER CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VNLOGS 30 3.1 Định hướng Công ty .30 3.1.1 Định hướng chung Công ty .30 iii 3.1.2 Quan điểm quản trị quy trình nhận hàng nhập vận chuyển Container .30 3.2 Giải pháp cụ thể đề xuất kiến nghị 31 3.2.1 Giải pháp cụ thể 31 3.2.2 Kiến nghị 33 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO iv DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Sơ đồ 2.1 Sơ đồ cấu tổ chức công ty 17 Bảng 2.1 Cơ cấu nhân Công ty Vnlogs 19 Bảng 2.2 Doanh thu dịch vụ công ty cổ phần Vnlogs (2016-2018 ) 21 Biểu đồ 2.1: Cơ cấu doanh thu cơng ty VnLogs năm 2018 (ĐVT:%) 22 Bảng 2.3 Doanh thu từ hoạt động nhận hàng nhập vận chuyển Container Công ty Vnlogs 23 Sơ đồ 2.1: Quy trình nhận hàng nhập vận chuyển Container 24 v DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Ký hiệu B/L Tên tiếng Anh Ý nghĩa Bill of Lading Vận đơn H.B/L House Bill of Lading Vận đơn nhà M.B/L Master Bill of Lading Vận đơn chủ CFR Cost & Freight Tiền hàng ,và cước phí (theo Incoterm) CIF Cost, Insurance & Freight Tiền hàng, bảo hiểm cước phí (Theo Incoterm) CFS Certificate of Free Sale Giấy chứng nhận lưu hành tự C/O Certificate of Origin Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa D/O Delivery Order Thơng báo hàng đến FCL Full Container Load Hàng nguyên Container FIATA International Federration of Freight FOB Liên đoàn hiệp hội giao nhận Forwarders Association kho vận quốc tế Free on Boad Giao hàng lên tàu (theo Incoterm) 10 ICD Inland Container Depot Cảng thông quan nội địa (cảng cạn) 11 L/C Letter of Credit Thư tín dụng 12 LCL Less than Container Load Hàng lẻ 13 NOR Notice of Readiness Thông báo hàng đến vi 14 XNK Xuất nhập vii PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Với phát triển mạnh mẽ kinh tế giới theo xu hướng tồn cầu hóa, khu vực hóa hoạt động giao nhận trở thành công cụ liên kết hoạt động chuỗi giá trị toàn cầu mở rộng thị trường cho hoạt động kinh tế quốc tế đặc biệt hoạt động giao nhận hàng hóa XNK vận chuyển Container Theo nghiên cứu, đa phần hàng xuất nhập thơng thường phù hợp với vận chuyển Container gạo, tiêu, điều đến mặt hàng cơng nghệ cao máy móc, thiết bị…Theo đó, cần thiết mở rộng, đẩy mạnh hoạt động giao nhận hàng hóa XNK vận chuyển Container nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển hoạt động thương mại quốc tế Để hoạt động giao nhận hàng hóa phát triển thực tốt đòi hỏi doanh nghiệp cần có cơng tác quản trị hoạt động thật hiệu Hoạt động quản trị giúp cho doanh nghiệp khai thác tối đa hóa hiệu sử dụng nguồn lực mà giúp doanh nghiệp nắm bắt hội đối phó thách thức từ thay đổi môi trường kinh doanh Hoạt động quản trị vừa mang tính nghệ thuật vừa mang tính khoa học, trở thành cơng cụ cạnh tranh hiệu giúp doanh nghiệp định vị thương hiệu thị trường Từ thực tế trên, trình thực tập Cơng ty Cổ phần Xuất nhập Vnlogs, em nhận thức tầm quan trọng cơng tác quản trị quy trình giao nhận nói chung quản trị quy trình nhận hàng nhập nói riêng với kiến thức trang bị nhà trường, em lựa chọn đề tài: “Quản trị quy trình nhận hàng nhập vận chuyển Container công ty Cổ phần Xuất nhập Vnlogs” làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp Tổng quan vấn đề nghiên cứu Quy trình nhận hàng nhập bao gồm nhiều khâu, nhiều bên liên quan Do vậy, cơng tác quản trị quy trình nhận hàng nhập lại khó khăn phức tạp Khơng thế, nhận hàng hóa vận chuyển Container hoạt động XNK ngày phổ biến Vì thế, doanh nghiệp làm dịch vụ giao nhận nhận hàng nhập vận chuyển Container quan tâm, trọng Nó bao gồm khâu thuê phương tiện vận chuyển, khai báo hải quan, lập chứng từ… đòi hỏi phải đảm bảo quy tắc yêu cầu độ an tồn, xác quyền lợi bên liên quan Qua trình tìm hiểu nghiên cứu, em có tìm số đề tài khóa luận liên quan đến đề tài khóa luận như: “Quản trị quy trình nhận hàng hóa nhập đường biển công ty cổ phần giao nhận ISO” – khóa luận tốt nghiệp năm 2015 Nguyễn Thị Hải, Khoa Thương Mại Quốc Tế Khóa luận hệ thống hóa sở lý luận quản trị quy trình nhận hàng hóa nhập đường biển phân tích thực trạng quản trị quy trình thực hợp đồng xuất công ty Cổ phần giao nhận, sở tác giả đưa giải pháp nhằm hồn thiện quản trị quy trình nhận hàng hóa nhập cơng ty Tuy nhiên, tác giả đưa phân tích chung chung, chưa đưa nhìn cụ thể tình hình thực trạng quản trị nhận hàng hóa nhập doanh nghiệp "Thực trạng giải pháp nâng cao hiệu quản trị giao nhận hàng hóa XNK đường biển cơng ty cổ phần VINAFCO”- Khóa luận tốt nghiệp năm 2008 Vũ Thúy Hằng, Khoa Thương Mại Quốc Tế Đề tài dựa nghiên cứu thực tiễn tình hình quản trị giao nhận hàng hóa XNK từ tác giả đưa nhận xét đánh giá đề số giải pháp cho công ty Tuy nhiên, thời gian thực đề tài qua tương đối lâu nên quy định nhà nước liên quan tới hoạt động quy trình giao nhận hàng có thay đổi dẫn đến cơng tác quản trị chưa có điều chỉnh, bổ sung kịp thời Dựa nghiên cứu tìm hiểu, với cơng ty Cổ phần Xuất nhập Vnlogs trường Đại học Thương Mại chưa có đề tài nghiên cứu về: “Quản trị quy trình nhận hàng nhập vận chuyển Container công ty Cổ phần Xuất nhập Vnlogs” Đề tài nghiên cứu tập trung nghiên cứu công tác quản trị quy trình nhận hàng nhập vận chuyển Container cơng ty góc độ nhà quản trị thông qua việc sử dụng phương pháp thu thập số liệu thứ cấp, quan sát đánh giá thực trạng quản trị quy trình cơng ty Mục đích nghiên cứu Đề tài nghiên cứu nhằm mục đích khái quát số vấn đề bản:  Hệ thống hóa sở lý thuyết quản trị nhận hàng nhập vận chuyển Container  Đi sâu tìm hiểu phân tích, đánh giá thực tế hoạt động quản trị quy trình nhận hàng nhập vận chuyển Container công ty Cổ phần Xuất nhập Vnlogs  Từ tồn tại, đề xuất số giải pháp khắc phục hồn thiện cơng tác quản trị quy trình nhận hàng nhập vận chuyển Container công ty Cổ phần Xuất nhập Vnlogs, góp phần nâng cao hiệu hoạt động, nâng cao khả cạnh tranh cho Công ty Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu cơng tác quản trị quy trình nhận hàng nhập vận chuyển Container công ty Cổ phần Xuất nhập Vnlogs Phạm vi nghiên cứu  Phạm vi nghiên cứu không gian: Công ty Cổ phần Xuất nhập Vnlogs  Phạm vi nghiên cứu thời gian: Giai đoạn 2016 - 2018 Giá trị đề xuất đề tài đến năm 2020 Phương pháp nghiên cứu  Phương pháp thu thập sở liệu Phương pháp thu thập liệu sơ cấp: Thông qua phương pháp quan sát tổng kết thực tiễn thực trình thực tập cơng ty, qua em nắm bắt cách đầy đủ thông tin công ty, lĩnh vực kinh doanh, tình hình hoạt động kinh doanh quy trình nhận hàng nhập vận chuyển Container công ty Vnlogs  Phương pháp thu thập liệu thứ cấp Nguồn liệu nội doanh nghiệp: Thu thập liệu nội doanh nghiệp như: Bảng cân đối kế tốn, Báo cáo tài chính, Báo cáo kết hoạt động kinh doanh qua năm 2016, 2017, 2018 Nguồn liệu bên ngoài: Bao gồm tạp chí, sách báo chuyên ngành thương mại quốc tế, Internet để tìm kiếm thơng tin quy định quan nhà nước xuất khẩu, website công ty…  Phương pháp tổng hợp phân tích Tiến hành tổng hợp, phân tích xử lý từ liệu thu thập Nguồn: Phòng Kế tốn cơng ty Vnlogs Nhận xét: Nhìn vào bảng 2.2 biểu đồ 2.1 ta thấy: Hoạt động giao nhận hàng hóa nội địa quốc tế chiếm tỷ trọng cao 40,48% cấu doanh thu cơng ty Vnlogs Thứ hai Đại lý vận chuyển hàng hóa đường biển chiếm 32,31% Thứ ba Đại lý vận chuyển hàng hóa đường hàng khơng chiếm 17,48% Đứng vị trí cuối hoạt động Tư vấn ủy thác XNK chiếm 9,73% 2.2.2 Hoạt động nhận hàng nhập vận chuyển Container Hoạt động nhận hàng nhập nằm hoạt động cơng ty Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập chiếm tỷ trọng doanh thu cao cơng ty 40% Trong đó, nhận hàng hóa nhập chuyên chở Container phương thức chính, chủ yếu Container đường biển Cơng ty Vnlogs chủ yếu thực giao nhận cho nhà máy sản xuất hàng may mặc, nhà máy sản xuất hàng xuất khẩu, cơng ty nhập máy móc thiết bị, nhập nguyên liệu nhập hàng tiêu dùng khách hàng mục tiêu mà cơng ty hướng tới công ty sản xuất hàng xuất gỗ ván ép, bột đá, nông sản, thủ công mỹ nghệ… Thị trường chủ yếu Vnlogs khai thác khu vực Châu Á, cụ thể tuyến Việt Nam-Hàn Quốc có tỷ lệ doanh thu cao Cơng ty xây dựng trì khách hàng lớn, thường xuyên trung thành như: công ty TNHH Kinh doanh thiết bị Minh Phát, công ty OHF… Hàng nhập công ty Vnlogs chuyên chở Container theo đường biển tăng dần qua năm Cụ thể sau: Bảng 2.3 Doanh thu từ hoạt động nhận hàng nhập vận chuyển Container Công ty Vnlogs Đơn vị tính: Triệu VNĐ Doanh thu Năm 2016 Doanh thu từ hàng nhập vận chuyển 1.065.230 2017 2018 1.106.890 1.276.54 Container đường biển Doanh thu từ hàng nhập vận chuyển 590.000 Container đường sắt 22 802.367 803.002 Doanh thu từ hàng nhập vận chuyển 690.385 952.595 Container đường 1.003.63 Tổng doanh thu hàng nhập vận chuyển 2.345.615 2.834.853 3.083.18 Container (Nguồn: Phòng giao nhận) Nhận xét: Nhìn vào bảng số liệu trên, ta thấy doanh thu từ hoạt động nhận hàng nhập vận chuyển Container tăng dần qua năm Cụ thể, doanh thu từ hoạt động năm 2016 tăng 0,8 % so với năm 2016 Năm 2018 tăng khoảng 0,9 % so với năm 2017 Nhìn chung, doanh thu qua hoạt động tăng qua năm mức thấp 2.3 Thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập vận chuyển Container 2.3.1 Lập kế hoạch nhận hàng nhập vận chuyển Container Công ty Công tác lập kế hoạch nhận hàng nhập giám đốc Mạc Hữu Toàn trực tiếp đảm nhận Tuy nhiên, nhận viên Công ty tuyển dụng làm việc chức vụ định, người làm mảng riêng công việc họ liên quan, thống cơng việc chung Với khách hàng lâu năm việc lập kế hoạch giao nhận hàng không cần trưởng phòng, giám đốc tiến hành Mà thay vào đó, nhân cũ tiến hành chăm sóc khách hàng nhằm mang đến dịch vụ giao nhận tốt Còn với khách hàng mới, Giám đốc lên kế hoạch phân công việc cụ thể Sau tiếp nhận thông tin khách hàng mới, giám đốc phân chia nhiệm vụ, đưa thời gian địa điểm nhận hàng cho hợp lý Giám đốc Mạc Hữu Toàn vào lực chuyên môn kinh nghiệm làm việc để phân công công việc Tuy nhiên, hoạt động phải qua giám sát giám đốc Vào đầu tuần, công ty tiến hành họp để nhận kế hoạch từ giám đốc từ xếp thực theo nhiệm vụ giao 23 Nói chung, việc lập kế hoạch nhận hàng nhập vận chuyển Container công ty Vnlogs đơn giản nhân viên quen với cơng việc làm có trách nhiệm riêng với phần cơng việc 2.3.2 Tổ chức nhận hàng nhập vận chuyển Container Công ty Sơ đồ 2.1: Quy trình nhận hàng nhập vận chuyển Container Công ty Vnlogs Nhân viên giao nhận Nhận hồ sơ từ khách Làm thủ tục khai báo Khách hàng Kiểm hóa & nhận Giao hàng cho khách Thanh lý (Nguồn: Phòng giao nhận) 24 Nhận xét:  Chuẩn bị để nhận hàng Nhân viên công ty Vnlogs tiến hành thực công việc chuẩn bị để nhận hàng sau: - Khai thác chứng từ cần thiết - Tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hóa nhận thơng báo giao hàng người bán - Lên kế hoạch chuẩn bị kho bãi, phương tiện, công nhân để xếp dỡ  Làm thủ tục hải quan Căn vào chứng từ khách hàng cung cấp, nhân viên kiểm tra đối chiếu với giấy phép nhập khẩu, văn quan chuyên ngành ngày phương tiện cập cảng, sau khai báo vào tờ khai nhập Đối với khâu thường mắc sai sót áp thuế NK, lập thiếu chứng từ dẫn đến sai sót tiến hành làm thủ tục hải quan Qua thấy, sai sót phổ biến khiến cho khâu làm thủ tục hải quan gặp nhiều khó khăn việc áp thuế sai thiếu chứng từ Đây lỗi dễ mắc phải chứng từ gồm có nhiều loại giấy tờ (tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, bảng kê khai hàng hóa,…) lại kèm theo nhiều khoản mục ghi (tên hàng, tên cảng đi, tên cảng đến, số vận đơn, số giấy phép,…) Nhưng việc thiếu chứng từ bên khách hàng giao thiếu cho công ty, song nhân viên công ty không kịp thời phát để thông báo cho khách hàng bổ sung báo để khách hàng làm đơn xin hải quan cho nợ chứng từ - Tổ chức nhận hàng Sau làm xong thủ tục hải quan, tàu đến cảng xe tải đến cửa nhân viên giao nhận tiến hành kiểm tra sơ cơng cụ vận tải tình trạng hàng hóa xếp bên trước dỡ hàng (nếu nhận nguyên tàu nguyên container) Tại đây, nhân viên nhận hàng cần kiểm tra hàng số lượng, tên hàng có phù hợp với Invoice, Packing List hay khơng, xem xét chủng loại, kích thước, thơng số kỹ thuật, chất lượng bao bì, ký mã hiệu hàng hóa xem ngun vẹn hay khơng 25 Nếu có hư hỏng đổ vỡ phải lập biên giám định có xác nhận cảng, cửa để khiếu nại sau Sau tiến hành dỡ hàng xuống Nếu Công ty chưa chuẩn bị phương tiện vận tải nội địa để vận chuyển đến cho chủ hàng Công ty nên hay không nên tháo hàng khỏi Container ngày đầu Container bãi cảng Đối với cảng Hải Phòng lệ phí lưu Container cảng ngày đầu nộp theo quy định cảng Còn rút khỏi container để hàng cảng cơng ty chịu chi phí lưu kho bãi Trong trình nhận hàng từ tàu, kiểm hàng, có xảy đổ vỡ, hư hỏng Cơng ty phải tiến hành mời quan giám định, thường Vinacontrol để giám định mức tổn thất hàng hóa để làm sở tiến hành khiếu nại bồi thường bên liên quan gây tổn thất Khi tiến hành nhận hàng kiểm hàng nhân viên giao nhận không hiểu biết tường tận hàng hóa nên việc giải thích cho cán hải quan gặp nhiều khó khăn Khi gặp trường hợp hàng bị hư hỏng, nhân viên bỡ ngỡ đội ngũ nhân công ty trẻ Vì vậy, đòi hỏi người làm giao nhận phải người có kinh nghiệm, nắm vững kiến thức hàng hóa mà nhận, có khả ứng biến nhanh chóng - Lập chứng từ Sau giám định xong hàng, nhân viên giao nhận Vnlogs phải lập chứng từ cần thiết để bảo vệ quyền lợi chủ hàng biên giám định, giấy chứng nhận hàng thừa thiếu so với khai, biên hư hỏng đổ vỡ,… - Giao hàng cho chủ hàng Sau lập chứng từ để bảo vệ quyền lợi cho chủ hàng, nhân viên giao nhận tiến hành xếp hàng lên phương tiện vận tải nội địa để giao hàng cho chủ hàng Hiện Cơng ty tiến hành th ngồi đội xe vận chuyển hàng Container - Quyết tốn Mọi cước phí q trình giao nhận Cơng ty phải tốn lệ phí hải quan, phí bốc dỡ, phí rút hàng khỏi Container,… Nếu hàng hóa rút khỏi Container cảng Cơng ty bớt khoản phí giao trả Container rỗng Nếu đem container kho riêng để kiểm hóa Cơng ty phải chịu thêm phí nâng, hạ container, phí vận chuyển hàng từ cảng kho giao trả Container 26 Hiện Cơng ty chưa có phương tiện xếp dỡ đại nên Công ty thường thỏa thuận với chủ hàng thực kiểm hóa cảng Tuy nhiên việc kiểm hóa thực nhanh chóng để khơng phải chịu chi phí lưu kho bãi cảng Mọi chi phí Cơng ty dùng tiền mặt tốn sau nhận khoản phí chủ hàng thông qua tiền gửi ngân hàng 2.3.3 Giám sát quy trình nhận hàng nhập vận chuyển Container Công ty Để đảm bảo tránh sai sót chậm trễ q trình nhận hàng nhập vận chuyển Container, Công ty trực tiếp cử cán kiểm tra, giám sát báo cáo tình hình cơng việc cho trưởng phòng giao nhận Các nội dung giám sát nhận hàng nhập như: - Kiểm tra bao bì hàng hóa, đối chiếu phù hợp thơng tin hàng hóa dự kiến xếp dỡ với hàng hóa thực tế cảng số hiệu container, số niêm phong hãng vận chuyển - Nếu có thay đổi, sai thơng tin báo phòng giao nhận cơng ty Vnlogs cập nhật thông tin gửi đến hệ thống xử lý liệu hải quan 2.3.4 Điều hành quy trình nhận hàng nhập vận chuyển Container Cơng ty Trong q trình thực cơng tác nhận hàng cảng, nhân viên trường công ty Vnlogs trực tiếp đảm nhận Tuy nhiên, khó tránh khỏi vấn đề phát sinh cảng biển Lúc này, trường hợp đơn giản dễ xử lý nhân viên trường linh hoạt xử lý Đối với trường hợp ảnh hưởng lớn đến hoạt động nhận hàng nhập tiến hành báo cáo tình hình trưởng phòng giao nhận giám đốc để có phương án xử lý tốt Cụ thể: Nếu có tổn thất xảy ra, Cơng ty lập văn ghi nhận tổn thất, biên giám định Công ty thay mặt chủ hàng liên hệ với người chuyên chở với công ty bảo hiểm để giải khiếu nại có liên quan đến hàng hóa Nếu khách hàng có khiếu nại chất lượng dịch vụ Vnlog cơng ty đàm phán, thương lượng với khách hàng đưa cách giải hợp lý 27 Công ty tập hợp văn chứng từ khoản chi phí (kể chi phí phát sinh) liên quan đến lơ hàng nhập Các chi phí thường bao gồm: chi phí làm hàng (chi phí giao nhận, chi phí xe cộ…), chi phí vận chuyển, cước hàng (xếp dỡ, lưu kho, đo đếm…) 2.4 Đánh giá thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập vận chuyển Container Công ty 2.4.1 Những thành tựu đạt Sau nỗ lực khơng ngừng tồn nhân viên, hình thành phát triển năm, công ty Vnlogs dần xây dựng thương hiệu lĩnh vực giao nhận vận chuyển đạt thành tựu đáng kể sau: 2.4.1.1 Việc lập kế hoạch quản trị công ty xác Trong năm qua, nhiều biến động kinh tế sách nhà nước hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận công ty đạt mức tăng trưởng Làm việc tâm tất nhân viên công ty giúp công ty vượt qua thách thức, tận dụng tối đa lợi để làm hài lòng khách hàng Vì thế, kết kinh doanh dịch vụ nhận hàng nhập vận chuyển Container có bước tiến vượt bậc Cơng tác quản trị nhận hàng nhập vận chuyển Container phát triển ngày bền vững, góp phần xây dựng uy tín Cơng ty thương trường Để thành cơng điều cần nhắc tới trách nhiệm vai trò giám đốc trưởng phòng giao nhận Chỉ lập kế hoạch tốt tạo tiền đề tốt cho khâu sau hoàn thiện 2.4.2.2 Hoạt động diễn kế hoạch Nhờ có cơng tác quản trị quy trình nhận hàng nhập tốt mà tất hoạt động nhỏ đến lớn công ty Vnlogs diễn chặt chẽ, thông suốt, theo tiến độ Số lượng sai sót q trình làm việc hạn chế xảy 2.4.2.3 Tạo tin cậy cho khách hàng Nghiệp vụ nhận hàng nhập chuyên chở Container Vnlogs nhìn chung có chuyển biến tích cực nhờ uy tín thương hiệu Số lượng khách hàng biết đến thương hiệu tin cậy sử dụng dịch vụ cơng ty ngày tăng cao 2.4.2 Những mặt hạn chế 28 Bên cạnh ưu điểm ấy, công tác quản trị nhận hàng nhập vận chuyển Container cơng ty Vnlogs tồn hạn chế Cụ thể là: 2.4.2.1 Lập kế hoạch chưa có xúc tiến Hiện nay, đa số khách hàng biết đến sử dụng Vnlogs khách hàng cũ Số lượng tiếp cận khách hàng Mặc dù phận Marketing nỗ lực khơng ngừng để quảng bá cơng ty nhiên kế hoạch xúc tiến chưa đạt hiệu cao Công ty chủ yếu hoạt động kinh doanh thị trường nước chấu Á, chưa có bứt phá, đẩy mạnh sang thị trường khác Châu Âu, Chấu Phi… 2.4.2.2 Điều hành chưa theo logic, trình tự Mặc dù Cơng ty lập kế hoạch chi tiết cụ thể công việc cần làm Tuy nhiên, tồn số trường hợp không thực theo kế hoạch, logic đề Hơn nữa, định công ty định cá nhân, chưa có thống cụ thể phòng để đưa phương án giải vướng mắc hợp lý 2.4.2.3 Trình độ đội ngũ cán hạn chế, hiệu làm việc chưa cao Do hình thành phát triển khoảng năm nên đội ngũ lao động cơng ty Vnlogs chưa tích lũy nhiều kinh nghiệm, tay nghề non yếu., chưa tích lũy trang bị cho kỹ để xử lý tình đặc biệt nhân viên trường gặp sai sót cảng Cơng ty Vnlogs có tạo điều kiện cho em sinh viên trường thực tập công ty nên đơi sai lầm q trình xử lý chứng từ em điền sai, chưa hiểu rõ vấn đề 2.4.2.4 Cơ sở vật chất kỹ thuật không thường xuyên nâng cao, đổi Để làm tốt công tác quan trị thời kỳ cơng nghệ đại 4.0 sở vật chất kỹ thuật cần nâng cao đổi Tuy nhiên, Vnlogs chưa thực làm tốt điểm Đôi trang thiết bị, máy móc văn phòng yếu kém, hỏng hóc làm chậm q trình quản trị quy trình nhận hàng nhập vận chuyển Container 29 CHƯƠNG 3: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU VẬN CHUYỂN BẰNG CONTAINER CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VNLOGS 3.1 Định hướng Công ty 3.1.1 Định hướng chung Công ty Hiện công ty đạt số thành tựu định lĩnh vực kinh doanh Tuy nhiên, Vnlogs khơng muốn dừng lại mà liên tục đổi để đạt mục tiêu tỉ lệ lãi doanh thu mức 10%- 20% Cơng ty xác định cho phương hướng phát triển sau: - Xây dựng, thực chế điều hành kinh doanh, chế giá cả, hoa hồng, tạo đòn bẩy thúc đẩy kinh doanh, tăng cường công tác quản lý tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ khả cạnh tranh thị trường nhằm thu hút khách hàng mới, giữ vững khách hàng truyền thống - Mở rộng thị trường giao nhận, đẩy mạnh công tác Marketing, trọng tới thị trường Trung Quốc, Châu Âu, Mỹ, tìm kiếm khả mở rộng ngành nghề - Nâng cao chất lượng dịch vụ đồng thời phát triển hoạt động giao nhận theo nhiều phương thức sở khai thác triệt để mạnh sẵn có kinh doanh hệ thống sở vật chất kỹ thuật kho tàng, bến bãi, đội ngũ cán đào tạo có kinh nghiệm - Tạo nên mối quan hệ phối hợp chặt chẽ phòng ban văn phòng cơng ty, văn phòng với chi nhánh chi nhánh với lợi ích chung lợi ích đơn vị - Thường xuyên tổ chức hội thảo, đưa chương trình đào tạo ngắn hạn cho cán nhân viên để truyền đạt kinh nghiệm, hồn thiện trình độ nghiệp vụ nâng cao ý thức trách nhiệm Công ty 3.1.2 Quan điểm quản trị quy trình nhận hàng nhập vận chuyển Container Ngoài định hướng chung Cơng ty thời gian tới, Cơng ty đưa phương hướng nhằm nâng cao hiệu cơng tác quản trị quy trình 30 nhận hàng nhập vận chuyển Container Đó hồn thiện quy trình nhận hàng nhập vận chuyển Conatiner Cơng ty, đồng thời đơn giản hóa đại hóa việc thực quy trình 3.2 Giải pháp cụ thể đề xuất kiến nghị 3.2.1 Giải pháp cụ thể 3.2.1.1 Hồn thiện cơng tác chuẩn bị chứng từ Đa số vấn đề phát sinh từ cơng tác chuẩn bị chứng từ chưa tốt Vì Vnlogs cần đẩy mạnh hồn thiện cơng tác chuẩn bị chứng từ để làm thủ tục khai báo Hải quan, chứng từ giao nhận hàng, kiểm hàng, chứng từ vận tải Khi làm tốt khâu quy trình nhận hàng nhập dễ dàng Từ đó, công tác quản trị nhận hàng nhập đơn giản Cơng ty nên có giải pháp cụ thể để tăng cường trách nhiệm nhân viên phụ trách khâu chuẩn bị chứng từ như: Việc thực công việc chuẩn bị nên phân công cho người nhằm hỗ trợ, kiểm tra chéo nhau, tìm lỗi sai, thiếu sót Nếu có chi tiết, số liệu chưa rõ phải có trao đổi lại với khách hàng liên quan, kịp thời bổ sung chứng từ thiếu sót khơng phù hợp 3.2.2.2 Hồn thiện cơng tác kiểm tra hàng Cơng tác kiểm tra hàng hóa quan trọng Cơng việc cần có linh hoạt nhạy bén nhân viên gaio nhận trường nhằm tự ứng biến với vấn đề phát sinh không chờ định giám đốc gửi lại Hàng hóa cần kiểm tra kỹ xem có phù hợp chất lượng, phù hợp với chứng từ giao, đồng thời có với điều khoản hợp đồng hay khơng Khâu kiểm hóa có thực tốt đảm bảo cho công ty bảo vệ quyền lợi có xác nhận có vấn đề phát sinh chất lượng, số lượng hàng Tiến hành kiểm nghiệm hàng hóa đâu, nội dung mà nhân viên Vnlogs phải lưu ý Bởi cần sai sót nhỏ thời gian địa điểm diễn công tác kiểm nghiệm làm chậm lại q trình nhận hàng Địa điểm kiểm nghiệm kho khách hàng, kho cảng… vào lúc sau nhận hàng 31 Công ty phải chủ động mời cán quan kiểm nghiệm đến kiểm tra hàng cho có thuận tiện thời gian địa điểm nhận hàng Những cán nên người có hiểu biết mặt hàng Kiểm tra hàng q trình nhận hàng phải xác Nhận viên cần kiểm tra tên hàng xem có hợp đồng, so sánh đối chiếu cẩn thận với packing list danh mục hàng hóa thường dài, nhiều loại hàng khác nên dễ bị nhầm lẫn Số lượng chất lượng hàng hai yếu tố cần đặc biệt quan tâm Nhân viên Công ty cần vào thảo hợp đồng chứng từ có liên quan để kiểm tra lại cho xác Quá trình kiểm hàng cần kiểm tra số mẫu tiêu biểu để đảm bảo trọng lượng khối lượng hàng khơng có sai lệch ngồi phạm vi cho phép Kiểm tra cẩn thận bao bì mã ký hiệu bao bì sản phẩm (nếu có) phải lưu ý nhân viên Vnlogs kiểm hàng để chắn hàng nhận nguyên vẹn Nếu bao bì bị rách hay ký mã hiệu thiếu cần phải bỏ hàng kiểm tra lại đồng thời có bổ sung, sửa chữa, thay thấy cần thiết 3.2.2.3 Hồn thiện cơng tác nhận hàng Để nhận hàng tiến độ mà khách hàng Cơng ty u cầu nhân viên Vnlog phải nỗ lực nhiều, lên kế hoạch cụ thể, làm bước chắn theo vạch ra, không làm tắt không xem nhẹ khâu nào, đồng thời phải có phối hợp nhịp nhàng khâu, bước Trong nhiều trường hợp tàu đến trễ việc chuẩn bị cho cơng tác nhận hàng với tàu xong khiến nhiều xe người điều động phải chờ đợi cảng, gây lãng phí nguồn lực nhiều thời giancho nhận hàng Cũng có nguyên nhân khác mà việc nhận hàng chậm lại gây khơng khó khăn, tổn thất cho Công ty Để khắc phục rủi ro này, Công ty cần: - Làm tôt khâu chuẩn bị chứng từ, làm thủ tục hải quan, kiểm hóa, chuyên chở hàng… Thường xuyên giữ liên lạc với nhà ủy thác để họ cung cấp thông tin chứng từ cần thiết cho việc nhận hàng - Lên lịch nhận hàng phù hợp với tàu đến Theo dõi diễn biến, hành trình tàu chun chở để có thơng tin sớm nhất, kịp thời có ứng phó cần thiết - Nên cân nhắc cử người lãnh đạo phụ trách hợp đồng nhận hàng để người chịu trách nhiệm giám sát, kiểm tra, theo dõi, đơn đốc, móc nối khâu quy trình nhận hàng thuận lợi, kịp tiến độ 32 3.2.2.4 Đào tạo nguồn nhân lực cho phù hợp với tình hình Con người trung tâm hoạt động, tổ chức muốn mạnh phải có người tài Để Vnlogs phát triển lâu dài, Công ty cần phải khơng ngừng nâng cao trình độ đội ngũ lao động Cơng ty cần thường xun tổ chức khóa học nghiệp vụ giao nhận ngoại thương, nghiệp vụ toán quốc tế, giao tiếp khách hàng, đào tạo thêm luật pháp cho cán kinh doanh Thực phương châm kết hợp đào tạo ngắn hạn dài hạn, vừa học hỏi, vừa tích lũy kinh nghiệm Cơng ty cần cử cán nước học hỏi, trao đổi kinh nghiệm, tham gia khóa học hiệp hội tổ chức khoa học hàng nguy hiểm FIATA, khóa học nghiệp vụ VISABA Đây điều kiện để cán Công ty cọ sát với thị trường quốc tế, tìm nguồn hàng, thực giao dịch đàm phán, ký kết hợp đồng Ngay từ khâu tuyển dụng, Công ty cần nghiêm túc, khách quan để chọn nhân viên trẻ, tài năng, nhiệt tình Có thuận lợi cho khâu đào tạo sau Việc nâng cao ý thức cho cán nhân viên quan trọng, góp phần giúp cơng ty nâng cao hiệu cơng việc Đó tinh thần trách nhiệm, tư sáng tạo cơng việc, ý thức tiết kiệm, giữ gìn bảo vệ tài sản, sở vật chất kỹ thuật Công ty Muốn vậy, Cơng ty cần đưa sách thưởng phạt rõ ràng để nâng cao tinh thần tự giác, đãi ngộ với người có tài, có sáng kiến cải tiến cơng việc Cơng ty cần áp dụng sách sử dụng lao động người, việc, lãnh đạo phải gương mẫu, ý thức trách nhiệm cao với cơng việc Đưa hình thức khiển trách kỷ luật tương xứng với nhân viên thiếu trách nhiệm, đồng thời có hình thức thưởng khuyến khích nhân viên hồn thành tốt, để xảy sai sót, giáo dục, tập huấn cho nhân viên cách xử lý tình phát sinh chuẩn bị giấy tờ, thủ tục để kịp thời điều chỉnh 3.2.2 Kiến nghị 3.2.2.1 Kiến nghị với doanh nghiệp Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt lĩnh vực giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế nay, để đạt kết mong muốn Vnlogs phải hoàn thiện máy tổ chức, đổi phương thức hoạt động Trước mắt, Công ty cần huy động nguồn vốn đầu tư cho hoạt động nhận hàng nhập đường biển, đồng thời tiến hành đồng giải pháp nêu để 33 tăng cường hiệu lực quản trị quy trình nhận hàng nhập chuyên chở đường biển Công ty Nhưng nỗ lực thân Công ty không chưa đủ, doanh nghiệp Vnlogs cần có ủng hộ, quan tâm giúp đỡ Nhà nước, bộ, ngành quan hữu quan Hiệp hội giao nhận Việt Nam, phòng thương mại cơng nghiệp Việt Nam để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động Công ty 3.2.2.2 Kiến nghị với Nhà nước Ngày nay, mục tiêu cần đạt hoạt động giao nhận khai thác tốt nguồn lực quốc gia có hoạt động vận tải giao nhận, lưu trữ hàng hóa hoạt động khác có liên quan Để làm điều cần xây dựng hoàn thiện hệ thống văn luật kinh tế phù hợp, điều chỉnh hoạt động có liên quan đến dịch vụ giao nhận, tạo môi trường thuận lợi cho hoạt động phát triển dịch vụ Nhà nước xây dựng hành lang, khung pháp lý mở chọn lọc, đảm bảo tính qn, thơng thống hợp lý văn bản, quy định liên quan đến lĩnh vực giao nhận với mục đích tạo sở cho thị trường giao nhận minh bạch, cải thiện quy trình thủ tục hải quan XNK Bên cạnh đó, Nhà nước cần quản lý ban ngành, cấp để đưa văn luật cách thống nhất, tránh tình trạng chồng chéo, có bổ sung hợp lý sở quyền nghĩa vụ người giao nhận xác định cụ thể Đồng thời, Nhà nước sửa đổi, hoàn thiện, chuẩn hóa văn quy định cấp phép, điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn, vận tải đa phương thức, thay đổi thói quen bán FOB, mua CIF làm suy yếu công ty vận tải Việt Nam, thống hóa tiêu chuẩn tên hàng mã hàng hóa Nhìn chung, Chính phủ phải thực đồng thời hai sách Một mặt, Chính phủ nên hạn chế vai trò cho phép doanh nghiệp có nhiều quyền tự ban hành quy định thơng thống để tạo điều kiện cho doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực giao nhận có hội liên doanh với doanh nghiệp nước đầu tư vào nước Mặt khác, Chính phủ phải tăng cường vai trò kinh tế quốc dân, tổ chức, liên kết doanh nghiệp giao nhận nhằm trao đổi cập nhật thông tin hoạt động kinh doanh 34 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO I Giáo trình PGS.TS Dỗn Kế Bơn (2010), Giáo trình Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, Nhà xuất trị hành chính, Hà Nội Phạm Mạnh Hiền (2010), Nghiệp vụ giao nhận vận tải bảo hiểm ngoại thương, Nhà xuất Lao động- Xã hội, Hà Nội Th.S Vũ Anh Tuấn (2014), Slide giảng môn giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế Vũ Hữu Tửu (2007), Giáo trình Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương, nhà xuất Lao động- Xã hội, Hà Nội Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam (2005), Luật thương mại, nhà xuất Lao động, Hà Nội II.Các loại báo, tạp chí Báo hải quan Tạp chí Thương mại III Website Công ty Cổ phần hàng hải MACS: http://macsvietnam.com.vn Cổng thông tin điện tử Bộ Công thương: http://www.moit.gov.vn Hiệp hội Doanh nghiệp Dịch vụ Logistics Việt Nam: http://www.vla.info.vn https://www.google.com.vn Tổng cục Hải quan Việt Nam: http://www.customs.gov.vn IV Tài liệu doanh nghiệp Báo cáo kết kinh doanh Công ty Cổ phần Xuất nhập Vnlogs (20152018), Phòng Kế tốn Doanh thu nhận hàng hóa nhập vận chuyển Conatiner Cơng ty Cổ phần XNK Vnlogs (2015-2018), Phòng Giao nhận Quy trình giao nhận hàng nhập đường biển Cơng ty Cổ phần XNK Vnlogs, phòng giao nhận 35 V Một số luận văn tốt nghiệp khóa trước Vũ Thúy Hằng (2008), Thực trạng giải pháp nâng cao hiệu quản trị giao nhận hàng hóa XNK đường biển công ty cổ phần VINAFCO, Luận văn tốt nghiệp, ĐH Thương Mại Hoàng Thị Phương Biên(2010), Hồn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa XNK container Công ty TNHH Royal Cargo, Luận văn tốt nghiệp, ĐH Thương Mại 36 ... đề xuất giải pháp quản trị quy trình nhận hàng nhập vận chuyển Container Công ty Cổ phần Xuất nhập Vnlogs CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU VẬN CHUYỂN BẰNG CONTAINER. .. TÁC QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU VẬN CHUYỂN BẰNG CONTAINER CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VNLOGS 2.1 Giới thiệu Công ty Xuất nhập Vnlogs 2.1.1 Giới thiệu chung công ty Xuất nhập Vnlogs. .. về: Quản trị quy trình nhận hàng nhập vận chuyển Container công ty Cổ phần Xuất nhập Vnlogs Đề tài nghiên cứu tập trung nghiên cứu cơng tác quản trị quy trình nhận hàng nhập vận chuyển Container