Nhằm củng cố kiến thức đã học, nâng cao năng lực vận dụng lý luận vào thực tiễn và rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp. Mời các bạn cùng tham khảo Báo cáo Công tác văn thư và quản trị văn phòng ở Trung tâm Y tế huyện Hoài Ân dưới đây.
LỜI NĨI ĐẦU Như chúng ta đã biết phòng hành chính – văn thư giữ một vị trí quan trọng trong các cơ quan doanh nghiệp, tổ chức sự nghiệp nhà nước dù lớn hay nhỏ. Cơng tác văn phòng, văn thư đóng góp một phần khơng nhỏ vào sự thành bại của cơ quan, doanh nghiệp. Vì vậy, phòng hành chính – văn thư phải được tổ chức, quản lý một cách khoa học và hiệu quả. Làm tốt cơng tác văn phòng – văn thư sẽ góp phần giải quyết cơng việc của cơ quan, đơn vị được nhanh chóng, chính xác, năng suất và hiệu quả. Vì vậy, người làm cơng tác văn phòng – văn thư cần nắm vững kiến thức lý luận và các phương pháp thực hiện nghiệp vụ như: công tác soạn thảo; công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi; quản lý con dấu; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan… Nhằm củng cố kiến thức đã học, nâng cao năng lực vận dụng lý luận vào thực tiễn và rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp. Được sự đồng ý của nhà Trường, Bộ môn và tiếp nhận của Q cơ quan Trung tâm Y tế huyện Hồi Ân, em đã hồn thành đợt thực tập theo đúng thời gian và cũng như thực hiện đủ các nội dung mà bản đề cương thực tập nêu ra. Trong q trình tập, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình, tận tâm và tạo điều kiện tốt nhất của Ban lãnh đạo và các cơ chú, anh chị trong Trung tâm, đặc biệt là anh chị trong phòng Văn thư để em hồn thành đợt thực tập. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các cơ chú, anh chị cán bộ, nhân viên Phòng Tổ chức Hành chính thuộc Trung tâm Y tế huyện Hồi Ân và các thầy cơ đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em giúp em xây dựng bài báo cáo này. Tuy nhiên kiến thức còn hạn chế, nên trong q trình em làm báo cáo chắc chắn vẫn còn thiếu sót nhiều, kính mong Q cơ quan và các thầy cơ hướng dẫn giúp đỡ để em hồn thành bài báo cáo được tốt hơn. Em xin chân thành cảm ơn./. TP.HCM, ngày 01 tháng 09 năm 2015 Sinh viên thực hiện Hồ Thị Mỹ Duyên NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN NƠI THỰC TẬP NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN PHẦN I: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH THỰC TẾ Khái qt về Trung tâm Y tế huyện Hồi Ân 1.1.Bối cảnh lịch sử, thời gian thành lập của Trung tâm Y tế Hồi Ân Quyết định số 292/QĐUB ngày 9/9/1992 của UBND huyện Hồi Ân về việc sát nhập phòng y tế và bệnh viện đa khoa thành Trung tâm Y tế; 1.2.Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn + Chức năng: Thực hiện khám bệnh, chữa bệnh đa khoa kết hợp y học cổ truyền với y học hiện đại; đào tạo, chỉ đạo tuyến và chun mơn kỹ thuật và là cơ sở thực hành về Y, Dược của các cơ sở đào tạo y, dược và các đơn vị có nhu cầu. + Nhiệm vụ và quyền hạn: 1. Khám bệnh, chữa bệnh, phục hồi chức năng: a. Tổ chức cấp cứu, khám bệnh, điều trị ngoại trú, nội trú; chăm sóc kết hợp Y học hiện đại với Y học cổ truyền theo quy định và các phương pháp điều trị khác theo đúng quy chế chun mơn. b Tổ chức khám chứng nhận sức khỏe theo quy định Thông tư số 13/2007/TTBYT ngày 21/11/2007 của Bộ Y tế hướng dẫn khám sức khỏe 2. Nghiên cứu khoa học, bảo tồn và phát triển Y, Dược: a. Triển khai nghiên cứu khoa học, nghiên cứu kế thừa, nghiên cứu ứng dụng và kết hợp Y học cổ truyền với Y học hiện đại b. Chuyển giao các kết quả nghiên cứu khoa học, bảo tồn, thừa kế, ứng dụng theo quy định của pháp luật 3. Đào tạo: a. Tiếp nhận, tạo điều kiện và hướng dẫn cho học sinh, sinh viên của các cơ sở đào tạo và các đơn vị có nhu cầu đến thực hành lâm sàn tại bệnh viện b. Cử công chức, viên chức đủ năng lực tham gia giảng dạy và hướng dẫn thực hành lâm sàn c. Tổ chức đào tạo liên tục cho cán bộ y tế theo quy định 4. Chỉ đạo tuyến: a. Tổ chức tiếp nhận, triển khai các kỹ thuật được tuyến trên chuyển giao b. Lập kế hoạch chỉ đạo, triển khai công tác chỉ đạo tuyến về y, dược, kết hợp Y học cổ truyền với Y học hiện đại cho các trạm y tế xã, thị trấn; tham gia kiểm tra việc thực hiện các quy chế chuyên môn kỹ thuật về y, dược đối với các cơ sở y tế trong huyện c. Phối hợp với các đơn vị liên quan chỉ đạo xây dựng vườn thuốc nam trong các sở y tế và thực hiện cơng tác chăm sóc sức khỏe cộng đồng bằng y, dược cổ truyền 5. Phòng, chống dịch bệnh: a. Chủ động hướng dẫn người bệnh và người dân phòng bệnh bằng các phương pháp y học b. Phối hợp với các đơn vị liên quan trong cơng tác phòng, chống dịch bệnh khi có dịch bệnh xảy ra trên địa bàn theo quy định 6. Cơng tác tun truyền giáo dục sức khỏe: a. Tổ chức tun truyền các chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước về cơng tác y, dược b. Tun truyền ứng dựng các biện pháp y, dược hợp lý, an tồn, hiệu quả trong bảo vệ, chăm sóc và nâng cao sức khỏe nhân dân 7. Cơng tác dược và vật tư y tế: a. Cung ứng đầy đủ, kịp thời, bảo đảm chất lượng thuốc, hóa chất, vật tư y tế cho cơng tác khám, chữa bệnh nội, ngoại trú b. Hướng dẫn sử dụng dược liệu, thuốc đơng y, thuốc từ dược liệu và các vị thuốc Y học cổ truyền hợp lý, an tồn, hiệu quả c. Bố trí trang thiết bị theo danh mục tiêu chuẩn trang thiết bị y tế theo quy định của Bộ Y tế 8. Quản lý bệnh viện: a. Quản lý, sử dụng có hiệu quả ngân sách nhà nước và các nguồn kinh phí hợp pháp khác theo quy định của pháp luật b. Thực hiện cơng tác xã hội hóa cơng tác bảo vệ, chăm sóc và nâng cao sức khỏe nhân dân trong lĩnh vực y, dược học c. Quản lý nhân lực, cơ sở vật chất của bệnh viện theo quy định 9. Thực hiện các nhiệm vụ, quyển hạn khác cho giám đốc Sở Y tế giao 1.3.Cơ cấu tổ chức của Bệnh viện: 1. Lãnh đạo: Trung tâm Y tế Hồi Ân có Giám đốc và các Phó Giám đốc; Giám đốc chịu trách nhiệm trước Sở Y tế và trước pháp luật về tồn bộ hoạt động của Trung tâm; Phó Giám đốc được Giám đốc phân cơng phụ trách từng lĩnh vực cơng tác và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về những lĩnh vực được phân cơng Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức chức danh Giám đốc, các Phó Giám đốc thực hiện theo phân cấp quản lý cán bộ của tỉnh và theo quy định của pháp luật 2. Các Phòng chức năng: Phòng Tổ chức – Hành chính; Phòng Kế hoạch tổng hợp – Cơng nghệ thơng tin; Phòng Tài chính – Kế tốn; Phòng Điều dưỡng; Các khoa chun mơn 1.4.Ngun tắc làm việc: Trung tâm Y tế Hồi Ân làm việc theo chế độ thủ trưởng Giám đốc là người đứng đầu chịu trách nhiệm về tổ chức quản lý và điều hành mọi hoạt động của cơ quan theo chức năng, nhiệm vụ được giao Các Phó Giám là người giúp việc cho Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về nhiệm vụ được Giám đốc phân cơng Mỗi cán bộ cơng viên chức nghiệp vụ của Phòng, khoa được Trưởng phòng phân cơng phụ trách từng lĩnh vực cơng việc cụ thể 1.5.Chế độ hội họp: Họp giao ban hàng ngày để báo cáo nhanh kết quả, số lượng điều trị trong ngày và những diễn biến nổi bật trong ngày Hàng tuần Ban Giám đốc, Lãnh đạo Phòng họp một lần vào chiều thứ 6 để giải quyết các vấn đề hành chính phát sinh trong tuần, đồng thời thơng qua các vấn đề nổi cộm trong tuần Hàng tháng cơ quan họp giao ban y tế xã ngày 03 hàng tháng để từng trạm báo cáo kết quả cơng tác tháng trước và triển khai nhiệm vụ tháng tới của mình, những vấn đề cần giải quyết, Giám đốc đánh giá tình hình thực hiện cơng việc, định ra chương trình cơng tác tháng tới cần giải quyết. Đề ra biện pháp cụ thể và phân cơng cơng việc cho các bộ phận có liên quan cơ quan, phấn đấu hồn thành tốt nhiệm vụ được giao 1.6.Mối quan hệ cơng tác: Trung tâm Y tế Hồi Ân chịu sự quản lý trực tiếp và tồn diện của Giám đốc Sở Y tế Trung tâm Y tế Hồi Ân chịu sự quản lý về chun mơn nghiệp vụ trước Sở Y tế Trung tâm Y tế Hồi Ân có trách nhiệm chỉ đạo về chun mơn kỷ thuật về Y, Dược đối với các khoa, phòng, đội, trạm y tế xã, thị trấn Phối hợp với các cơ sở đào tạo y, dược và các đơn vị có nhu cầu tham gia đào tạo, bồi dưỡng kiến thức về Y, Dược Phối hợp với các tổ chức chính trị xã hội khác có liên quan trên địa bàn thực hiện chức năng nhiệm vụ được giao 1.7.Cơng tác Văn thư Lưu trữ: Tồn bộ cơng văn giấy tờ đều tập trung Phòng Tổ chức Hành chính để văn thư đăng ký vào sổ sau đó chuyển ngay đến Giám đốc để Giám đốc xem xét xử lý Mỗi cán bộ cơng viên chức phải chủ động sưu tầm, lập hồ sơ cơng việc, thu thập và mở hồ sơ theo danh mục hồ sơ đã được Giám đốc ký ban hành Như vậy, căn cứ vào thời gian lịch sử thành lập và hoạt động của Trung tâm Y tế Hồi Ân thì tài liệu sản sinh ra trong q trình hoạt động đã được hình thành 01 phơng lưu trữ: Phơng Lưu trữ Trung tâm Y tế Hồi Ân 2. Quản trị hành chính văn phòng 2.1. Tình hình chung của văn phòng Trung tâm Y tế huyện Hồi Ân Phòng Tổ chức Hành chính là phòng nghiệp vụ chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc Trung tâm và chịu trách nhiệm trước giám đốc về tồn bộ cơng tác hành chính quản trị trong Trung tâm Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức của văn phòng Chức năng Phòng Tổ chức Hành chính có chức năng tham mưu tổng hợp cho Trung tâm về hoạt động của Trung tâm ; tham mưu cho Giám đốc Trung tâm về chỉ đạo, điều hành của Giám đốc Trung tâm; cung cấp thơng tin phục vụ quản lý và hoạt động của Trung tâm; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Trung tâm, giúp Trung tâm thực hiện chức năng quản lý Nhiệm vụ Căn cứ kế hoạch cơng tác của Trung tâm, lập kế hoạch cơng tác của phòng để trình giám đốc phê duyệt và tổ chức thực hiện Lập kế hoạch cung ứng vật tư, trang thiết bị thơng dụng cho các khoa, phòng trong Trung tâm theo kế hoạch đã được duyệt, đảm bảo đầy đủ đúng chủng loại, đúng quy định về quản lý tài chính Tổ chức tót cơng tác quản lý có hệ thống cơng văn đi và đến của Trung tâm, hệ thống bảo quản, lưu trữ hồ sơ thoe quy định. Đảm bảo hệ thống tin liên lạc của Trung tâm Đảm bảo cơng tác tiếp khách, phục vụ các buổi hội nghị tồn Trung tâm Tham gia kiểm tra chế độ bảo quản, sử dụng, vận hành các máy,thiết bị thơng dụng của các khoa,phòng trong Trung tâm Quản lý nhà của, kho tàng, vật tư, thiết bị thơng dụng của Trung tâm Quản lý các phương tiện vận tải của Trung tâm. Điều động xe ơ tơ đi cơng tác và cấp cứu thoe quy định Tổ chức, thực hiện việc sửa chữa nhà cửa, duy tu, bảo dưỡng các máy thông dụng thoe kế hoạch Đảm bảo cung cấp đầy đủ nước sạch, cung ứng điện, hơi để sấy, hấp tiệt trùng và xử lý chất thải bệnh viện 10 PHẦN III: NHẬN XÉT CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN 1. Nhận xét chung Trung tâm Y tế Hồi Ân là một tổ chức sự nghiệp Nhà nước, được thực tập ở đây là cơ hội rất lớn của em, để em hiểu rõ về nền hành chính Nhà nước. Trong thời gian thực tập em có điều kiện được quan sát, học hỏi kinh nghiệm của các cán bộ, nhân viên trong cơ quan và em được thực hành rất nhiều về cơng tác văn thư, cơng tác văn phòng. Qua đó em đã hiểu được rằng lý thuyết em đã được học và thực tế áp dụng khơng hồn tồn giống nhau, đơi khi phải thay đổi cho phù hợp với tình hình thực tế của mỗi cơ quan. Trung tâm Y tế Hồi Ân đã tiến hành cơng tác hành chính văn phòng và cơng tác văn thư theo đúng quy định của Nhà nước. Cụ thể là: Cơng tác văn phòng của cơ quan đã áp dụng đầy đủ các nội dung về cơng tác văn phòng như: cơng tác lập kế hoạch, chương trình cơng tác; hoạt động thu thập và xử lý thơng tin; tổ chức thực hiện các quy chế làm việc của cơ quan; tổ chức sắp xếp nơi làm việc và trang bị đầy đủ phương tiện, trang thiết bị cần thiết cho cơng việc. Trong cơng tác văn thư, Trung tâm đã thực hiện đầy đủ các khâu nghiệp vụ theo quy định. Khơng chỉ dừng lại là những cơng việc làm thủ cơng, Trung tâm đã áp dụng cơng nghệ, hiện đại hóa cơng việc bằng những ứng dụng tin học như: phần mềm quản lý văn bản điện tử, các thiết bị hiện đại như máy vi tính, máy FAX, Scanner,… Bên cạnh đó, trong cơng tác văn phòng, cơng tác văn thư tại Trung tâm cũng có rất nhiều điểm khác so với lý thuyết em được học. Trong q trình thực tập em đã nhận ra được điều đó, và dưới đây là những nhận định riêng của bản thân em như sau: 1.1. Về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Văn phòng Trung tâm Y tế Hồi Ân là bộ máy điều hành tổng hợp của Trung tâm, là nơi giao tiếp, thu thận và xử lý thơng tin. Do vậy, Trong cơng cuộc đổi mới và cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước hiện nay, Văn phòng Trung tâm Y tế Hồi Ân đang 44 đƣợc xây dựng theo hướng khơng ngừng hiện đại hóa, phát triển Văn phòng thành Văn phòng hiện đại. Trong nhận thức về chức năng, nhiệm vụ về Văn phòng, Văn phòng khơng chỉ làm cơng việc sự vụ, giấy tờ đơn giản và làm chức năng hậu cần, mà nhận thức của cán bộ Văn phòng hiện nay theo hướng trọng tâm thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp với đầy đủ các quy trình nghiệp vụ thống nhất, mang tính khoa học cao. Tổ chức bộ máy văn phòng tinh gọn, có quy chế làm việc rõ ràng, cụ thể để cả bộ máy văn phòng và từng cán bộ hoạt hoạt động chủ động sáng tạo. Xây dựng văn phòng với trang thiết bị ngày càng hiện đại, có các loại để phục vụ cơng việc như máy in, Fax, áp dụng rộng rãi các thành tựu khoa học kỹ thuật nhất là cơng nghệ thơng tin đặc biệt là đạt chuẩn hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2008. Tuy nhiên trang thiết bị Văn phòng như máy Fax, Scan của văn phòng chưa đồng bộ hóa giữa các bộ phận do chưa có đủ điều kiện để trang bị hết và các thiết bị ứng dụng khoa học cơng nghệ kỹ thuật xảy ra lỗi như mất mạng Internet hay mất điện mà việc chuẩn bị chạy máy phát điện chậm và còn thiếu nên đơi khi làm cho cơng việc chậm tiến độ và hiệu quả khơng cao. Mỗi cán bộ, nhân viên trong Văn phòng được phân cơng một cơng việc riêng Trong một số trường hợp như một số cán bộ được phân cơng đi họp, đi cơng tác ngắn ngày hay nghỉ bệnh, nghỉ phép thì khơng có nhân viên chun mơn đó thay thế mà thường là những nhân viên khác trong Văn phòng trực tiếp làm thay cơng việc những người đó. Vì phải hồn thành cơng việc của mình và làm phụ thêm cơng việc của người vắng nên chất lượng và hiệu quả cơng việc giảm sút. 1.2. Đội ngũ cán bộ, nhân viên Văn phòng Văn phòng đẩy mạnh cơng tác tuyển chọn, bồi dưỡng cán bộ, viên chức, người lao động có trình độ cao, có năng lực chun mơn phù hợp với cơng việc của Văn 45 phòng. Điều này cho thấy những cơng việc đòi hỏi chun mơn cao đã được đảm nhận bởi cán bộ, nhân viên Văn phòng có trình độ. Đội ngũ cán bộ văn phòng phần lớn là những chun viên, nhân viên trẻ tuổi, năng động và sáng tạo trong cơng việc. Bên cạnh đó, có khơng ít cán bộ văn phòng có thâm niên làm việc trên hai mươi năm. Đây là những cán bộ chủ chốt của văn phòng, giàu kinh nghiệm trong cơng việc và có nhiều kinh nghiệp truyền đạt lại cho đội ngủ cán bộ, nhân viên trẻ. Tuy nhiên, số ít nhân viên văn phòng còn thiếu sự linh hoạt, chủ động trong cơng việc. Một số cán bộ trẻ có năng lực, trình độ nhưng thiếu kinh nghiệm và khéo léo trong cơng việc nên hiệu quả cơng việc đạt được chưa đạt ở mức tối ưu. 1.3. Về việc lập kế hoạch, chương trình cơng tác Cơng tác xây dựng kế hoạch của Văn phòng đã được thực hiện thường xun theo định kỳ, vừa có tính khoa học vừa đáp ứng được tình hình thực tế của cơ quan, cụ thể như sau: Cơng việc được sắp xếp một cách rõ ràng, có hệ thống, có thứ tự ưu tiên, theo đúng quy trình và có mối liên hệ với nhau trong q trình thực hiện. Mỗi chương trình, kế hoạch trước khi thực hiện đều có sự thảo luận, chuẩn bị chu đáo và thống nhất ý kiến từ cấp trên xuống cấp dưới và ngược lại. Qua đó thể hiện sự bình đẳng và tơn trọng nhau trong cơng việc. Cán bộ phụ trách các chương trình, kế hoạch đều là những người có năng lực chun mơn, nhanh nhẹn, nhạy bén, linh hoạt trong cơng việc và có óc quan sát, tổ chức cơng việc tốt. Tuy vậy vẫn còn những chương trình được tổ chức sơ sài, còn nhiều thiếu xót do thời gian chuẩn bị khơng đủ hoặc kinh phí hỗ trợ tổ chức chương trình khơng kịp thời làm trì hỗn khâu chuẩn bị. 1.4. Hoạt động thu thập, xử lý thơng tin 46 Năm 2013, Trung tâm Y tế Hồi Ân bắt đầu sử dụng mạng nội bộ LAN và phần mềm quản lý văn bản điện tử được kết nối với mạng nội bộ mà q trình xử lý, thu thập thơng tin cho lãnh đạo, các đơn vị, phòng ban trong Trung tâm nói chung và Văn phòng nói riêng đảm bảo được tính chính xác, nhanh gọn, kịp thời và đầy đủ thơng tin. Cơng tác thu thập, xử lý thơng tin qua mạng nội bộ đã giúp cho cán bộ Văn phòng nhanh chóng nắm bắt thơng tin cũng nhƣ cơng việc của mình, tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan diễn ra nhanh chóng và chính xác. Cơng việc xử lý qua mạng nội bộ đã giúp cho lãnh đạo và cán bộ kiểm sốt cơng việc một cách dễ dàng, giúp cho việc cán bộ thống kê một cách đầy đủ, phân tích kết quả và báo cáo kịp thời. Hơn nữa, đa số văn bản cán bộ văn thư được nhận và xử lý đều là văn bản điện tử. Để xử lý văn bản điện tử đòi hỏi phải có Intrenet, chính vì vậy sự cố điện cũng như sự cố về máy đã ảnh hưởng rất nhiều vào cơng việc của cán bộ, nhân viên. 1.5. Hoạt động tổ chức hội họp Hội họp có vai trò rất quan trọng, vì vậy hoạt động tổ chức hội họp của Văn phòng được diễn ra rất thường xun và đem lại hiểu quả cao. Q trình tổ chức hội họp của Văn phòng Trung tâm có những ưu điểm như: Hội họp diễn ra đúng quy trình, u cầu, tính cấp thiết của cuộc họp; Đảm bảo giải quyết cơng việc hiệu quả, đúng thẩm quyền và trách nhiệm được phân cơng; Đảm bảo cuộc họp theo chương trình, kế hoạch, có chất lượng, hiệu quả và tiết kiệm. Tuy nhiên trong cơng tác chuẩn bị hội họp của Văn phòng còn nhiều thiếu xót như: 47 Văn phòng khơng xác nhận thư mời họp nên thành phần tham dự cuộc họp khơng đầy đủ; Có khơng ít những cuộc họp kéo dài q mức cần thiết. Tình trạng trì hỗn cuộc họp do chưa đủ thành phần và số lượng tham dự diễn ra khá phổ biến. Như vậy, để hội họp đạt hiệu quả cao, Văn phòng Trung tâm cần đưa ra những quy định nghiêm ngặt hơn nữa đối với cán bộ, nhân viên trong Văn phòng. 1.6. Hoạt động xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế làm việc của cơ quan Trung tâm Y tế Hồi Ân đã ban hành đầy đủ các quy chế làm việc trong cơ quan bao gồm quy chế chung của cơ quan, và các quy chế làm việc riêng của các bộ phận bao gồm Quy chế làm việc của Văn phòng Trung tâm; Quy chế cơng tác văn thư, lưu trữ…các quy chế làm việc rõ ràng, cụ thể và dễ áp dụng có tính khả thi cao. Nội dung của bản quy chế làm việc của cơ quan ban hành giúp chuyển hóa, cụ thể hóa các quy định pháp luật vào cơ quan; giúp cho việc điều hành hoạt động của cơ quan được nhanh chóng, thống nhất, có hiệu quả. Là cơng cụ đảm bảo dân chủ vì Quy chế làm việc nhằm vơ hiệu hóa các biểu hiện tiêu cực của một số cá nhân; “là vũ khí chống lại thối độc đốn và đem lại cảm giác an tồn cho người lao động”. Tuy nhiên quy chế chỉ dừng lại ở việc liệt kê những chức năng, nhiệm vụ chung của Văn phòng mà chưa trình bày rõ chức năng, nhiệm vụ của từng tổ, từng bộ phận chun mơn trực thuộc văn phòng. Điều này gây khó khăn trong việc thực hiện quy chế. Quy chế làm việc được ban hành nhưng vẫn có những cá nhân thái độ chưa nghiêm túc và vẫn vi phạm trong việc thực hiện quy chế làm việc dẫn đến bị kiểm điểm và phê bình, ảnh hưởng đến uy tín cũng như chất lượng cơng việc của Trung tâm. 48 1.7. Tổ chức sắp xếp nơi làm việc và trang thiết bị, phương tiện làm việc Văn phòng Trung tâm Y tế Hồi Ân là văn phòng khép kín, mỗi tổ chun mơn được bố trí trong một phòng làm việc riêng và trong từng tổ có đầy đủ các trang thiết bị và phương tiện làm việc riêng. Cách bố trí như vậy tạo được sự thoải mái trong cơng việc, vì mỗi tổ đảm nhận một cơng việc khác nhau. Như vậy, cơng việc trao đổi, giao tiếp trong tổ được thuận tiện, khơng gây ảnh hưởng tới những người xung quanh. Văn phòng đã tạo ra nơi làm việc sạch sẽ, thống mát, gây thiện cảm đối với nhân viên văn phòng và người dân đến giao dịch với cơ quan. Trong các phòng có dung cây xanh để lọc khí độc, thường xun được lau dọn và sắp xếp lại nơi làm việc sau mỗi ngày. Các thiết bị ngày càng hiện đại giúp giảm sức lao động của con người trong việc dùng các thiết bị có thương hiệu, bảo đảm. Văn phòng được bố trí là khơng gian khép kín, do đó rất tốn diện tích, chi phí xây dựng và trang thiết bị tốn kém vì cần só lượng trang thiết bị nhiều hơn. Nơi làm việc của các phòng vẫn bị yếu tố ánh sáng, nhiệt độ bên ngồi ảnh gây ảnh hưởng như khi trời nắng bị chiếu vào bàn làm việc. Kinh phí tiết kiệm và tận dụng nên có một số thiết bị bị hư hỏng, gặp trục trặc khi dùng làm ảnh hưởng đến năng suất và hiệu quả cơng việc khi chờ đợi sửa chữa. 1.8. Về việc soạn thảo văn bản Văn bản do Văn phòng soạn áp dụng theo thể thức và kỹ thuật trình bày của Thơng tư 01/2011/TTBNV. Văn bản soạn thảo có nội dung ngắn gọn, đơn giản, đủ ý, dễ hiểu, tạo điều kiện cho cơng việc giải quyết nhanh chóng, hiệu quả. Văn phong trong văn bản thể hiện tính nghiêm túc, lịch sự, trang trọng vì thế đạt hiệu quả cao trong giao tiếp bằng văn bản, duy trì mối quan hệ trong cơ quan và bên ngồi tổ chức. 1.9. Quản lý văn bản đi, đến Thực hiện theo chính sách của Nhà nước trong việc sử dụng khoa học cơng nghệ trong cơng tác văn thư nói chung và quản lý văn bản nói riêng, Văn phòng Trung tâm đã 49 đưa vào sử dụng phần mềm quản lý văn bản trực tuyến. Nhờ sự kết nối của phần mềm với mạng nội bộ, tất cả các phòng, ban, cá nhân có trách nhiệm giải quyết cơng việc đều nhận được văn bản. Việc sử dụng phần mềm này đã giúp cho lãnh đạo cơ quan có thể đơn đốc, quan sát cơng việc hàng ngày của nhân viên. Các phòng, ban, cá nhân nhận được văn bản nhanh, gọn và xử lý trực tiếp trên phần mềm giúp tiết kiệm thời gian, hiệu quả cơng việc cao.Và đặc biệt cán bộ, nhân viên văn thư kiết kiệm thời gian, cơng sức khi khơng phải trực tiếp chuyển văn bản cho từng phòng, ban (đặc biệt những văn bản u cầu giải quyết gấp). Quản lý văn bản điện tử giúp cán bộ văn thư tìm kiếm văn bản nhanh chóng. Tuy nhiên điều này chỉ đem lại hiệu quả mấy năm gần đây. Vì trước đó, cán bộ văn thư quản lý văn bản hồn tồn thủ cơng, mất rất nhiều thời gian, cơng sức và tình trạng thất lạc văn bản vẫn thường xun diễn ra. Song song với việc quản lý văn bản đi, đến bằng phần mềm quản lý văn bản thì Văn phòng Trung tâm vẫn dùng sổ quản lý văn bản. Tuy nhiên hiện nay phần lớn cơng việc quản lý văn bản đều sử dụng phần mềm quản lý, nên sổ quản lý văn bản được đơn giản hóa rất nhiều, sổ có rất nhiều nội dung khác so với quy định của Nhà nước: Đối với sổ quản lý văn bản đi của Văn phòng khơng có phần số, ký hiệu văn bản, yếu yếu nội dung văn bản. Hai nội dung quan trọng này rất quan trọng, nếu chỉ sử dụng quản lý văn bản thủ cơng thì cơng việc tra cứu văn bản rất khó khăn. Đối với sổ quản lý văn bản đến của Văn phòng thiếu đi phần số đến và nội dung. Đó cũng là hai nội dung quan trong trong cơng tác quản lý văn bản, nếu thiếu chúng thì cong việc quản lý văn bản cũng gặp nhiều khó khăn. Tuy rằng trong phần mềm quản lý văn bản đi, đến của cơ quan có đầy đủ thơng tin về văn bản nhưng nếu có sự cố xảy ra với máy, với phần mềm hay mất Internet thì cơng việc tra cứu, tìm kiếm văn bản rất khó khăn, tốn nhiều thời gian và ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả cơng việc. 1.10. Quản lý và sử dụng con dấu 50 Dấu của cán bộ văn thư của văn phòng bảo quản và sử dụng đúng mục đích. Khơng có tình trạng đóng dấu khơng, đóng dấu lên giấy trắng. Dấu được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía trái. Dấu của Trung tâm dùng mực đỏ theo đúng quy định. Văn thư đóng dấu treo khi văn bản có phần phụ lục hoặc bản dự thảo trình cấp trên phê duyệt. Dấu sau khi đóng xong được văn thư niêm phong lại đưa vào tủ khóa cẩn thận. Tuy nhiên trong cơng tác bảo vệ, vệ sinh con dấu của phòng chưa được thƣờng xun nên con dấu thường bị bẩn, đóng dấu hay bị nhòe hoặc mờ đi. Đơi khi do làm gấp, làm vội, văn thư đóng dấu bị lệch. Xét về mặt hình thức thì con dấu thiếu đi tính thẩm mỹ. 1.11. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Cơng tác lập hồ rất được cơ quan đặc biệt quan tâm và làm rất kỹ, nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp những hồ sơ có giá trị vào lưu trữ cơ quan. Lập hồ sơ sẽ giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước và cơ quan, hạn chế được các văn bản, giấy tờ vơ dụng hoặc bỏ sót những tài liệu q hiếm. Hơn nữa, việc lập hồ sơ cơng việc sẽ giúp cho những cán bộ văn thư mới vào làm tiếp xúc cơng việc, khi tiến hành thực hiện cơng việc sẽ hiểu được cần phải xây dựng những văn bản nào hoặc các bước triển khai cơng việc mà khơng cần phải có người hướng dẫn. Tại Trung tâm Y tế Hồi Ân đã có kho lưu trữ hiện hành của mình. Kho lưu trữ hiện hành được bố trí xây dựng hợp lý, và có các kệ chứa hồ sơ khoa học, gọn gàng và thuận lợi trong cơng việc. Các hồ sơ sau khi hồn thiện được phòng văn thư đưa vào kho lưu trữ hiện hành theo quy định. Tuy nhiên, cơng tác lập hồ sơ tại cơ quan vẫn còn một số hạn chế như: có những cơng việc khơng có giá trị, khơng thực sự cần thiết vẫn được lập hồ sơ lưu giữ hay có những cơng việc quan trọng nhưng khơng được lập thành hồ sơ. Điều này đã dẫn tới hậu quả là khi cần tra cứu tài liệu khơng tìm thấy hoặc tìm thấy thì cũng mất rất nhiều thời gian, cơng sức và làm ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất, chất lượng, hiệu quả cơng việc. 51 2. Ý kiến đề xuất Cơng tác văn phòng có vị trí quan trọng trong hoạt động của bộ máy Nhà nƣớc và của từng cơ quan, tổ chức. Cơng tác văn phòng tại Trung tâm cũng được đặc biệt chú trọng, tuy vậy cũng khơng tránh khỏi những thiếu sót. Theo cá nhân em, để đáp ứng theo u cầu chung của Cơng nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước nói chung và nhằm khắc phục những tồn tại của Văn phòng Trung tâm Y tế Hồi Ân thì Trung tâm cần thay đổi một số vấn đề như: Thứ nhất, Chương trình, kế hoạch có thành cơng hay khơng phân lớn là do khâu chuẩn bị. Cơng tác chuẩn bị cần được đầu tư hơn nữa cả về nhân lực và vật lực. Cán bộ, nhân viên khi được giao nhiệm vụ phải nhiệt tình, năng nổ với nhiệm vụ. Hơn nữa, kinh phí cho cơng tác chuẩn bị đặc biệt quan trọng, cần được Trung tâm quan tâm nhiều hơn. Bên cạnh đó, yếu tố quan trọng nhất là người lãnh đạo, người được giao nhiệm vụ điều hành hoạt động lập kế hoạch, chương trình cơng tác cần theo dõi sát sao q trình thực hiện cơng việc; phải nghiên cứu, lựa chọn và dự kiến nội dung cơng việc đầy đủ, chính xác và phải có bản dự thảo kế hoạch, chương trình cơng tác để tránh những rủi ro có thể rảy ra. Có hồn thiện hơn về cơng tác lập kế hoạch, chương trình cơng tác thì chắc chắn chương trình sẽ thành cơng, đem lại hiệu quả cao hơn. Thứ hai, tổ chức hội họp. Đây là phương pháp tốt nhất để lấy được tư tưởng của nhiều người cùng một lúc. Là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung và cùng tham gia tiến trình làm quyết định. Tuy nhiên, các cuộc họp của Trung tâm thường làm tiêu tốn nhiều thời gian và tiền bạc, là hai thứ rất q đối với chúng ta. Bạn khơng nên để cuộc họp kéo dài hơn mức cần thiết. Vì khi nói nhiều về một vấn đề q mức cần thiết, chúng ta sẽ khơng còn thời gian để thực hiện các vấn đề khác, những gì mình nói cũng như làm những việc khác. Khi thấy buổi họp kéo dài hơn hai giờ đồng hồ, người chủ trì có thể đề nghị nghỉ giải lao. Qua hai giờ làm việc căng thẳng sẽ làm mọi người uể oải, khơng còn tập trung theo dõi cuộc họp. Khi giải lao hãy để các thành viên tự do trao đổi, đi lại ở hành lang cho thoải mái và cuộc họp sẽ có kết quả 52 cao hơn. Do đó, chỉ nên tổ chức cuộc họp khi cần thiết và đảm bảo rằng các cuộc họp đó phải ngắn gọn và mang lại hiệu quả. Để cuộc họp có kết quả, cần phải tiến hành một cách nghiêm túc, có ấn định thời gian, địa điểm, thành phần tham dự và nội dung (nếu cần thiết, những nội dung chính có thể được gửi trước cho những người tham dự). Thứ ba là vấn đề xây dựng quy chế. Cho tới nay thì Văn phòng Trung tâm đã 2 lần thay đổi quy chế. Tuy nhiên, bản quy chế hiện nay vẫn chỉ dừng lại ở việc liệt kê những cơng việc cần làm một cách chung chung. Điều đó làm cho khi thực hiện cơng việc cụ thể, cán bộ, nhân viên chưa nắm rõ quy trình, cách thực hiện khoa học, bài bản mà thường là đa phần làm theo kinh nghiệm. Thêm vào đó, quy chế khơng qn triệt các trường hợp cán bộ, nhân viên thực hiện chưa đúng quy chế sẽ bị xử phạt sao? Quy chế có phần lơi lỏng, góp phần làm cho một bộ phận nhỏ cán bộ, nhân viên trong cơ quan chưa thực sự nghiêm túc trong q trình làm việc. Thứ tư là vấn đề trang thiết bị, phương tiện làm việc. Hiện nay, Trung tâm đang tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng khoa học cơng nghệ trong hoạt động của cơ quan nói chung và Văn phòng Trung tâm nói riêng, làm tăng hiệu quả cơng việc rất nhiều. Tuy nhiên, cán bộ, nhân viên trong Văn phòng khơng phải ai cũng dành với những máy móc thiết bị cơng nghệ cao. Hơn nữa, tình trạng máy móc trục trặc nhỏ như máy photo kẹt giấy, máy in hết mực…thì nhân viên trong Văn phòng cũng khơng tự sửa được mà phải chờ rất lâu mới có nhân viên kỹ thuật tới sửa chữa. Như vậy, vơ hình chung đã làm lãng phí thời gian và hiệu quả cơng việc cũng giảm. Vì vậy, Văn phòng nên tổ chức những lớp tập huấn ngắn ngày cho cán bộ, nhân viên trong Văn phòng để mọi người có thể sử dụng máy móc thành thạo, có như vậy sẽ tránh tình trạng làm hư hỏng máy móc và hiệu quả cơng việc mới cao. Thứ năm là cơng việc soạn thảo văn bản. Văn bản do Văn phòng soạn chỉ có một số sai sót về kỹ thuật trình bày văn bản so với quy định tại Thơng tư 01/2011/TT BNV. Ngun nhân của những sai sót là do cán bộ, nhân viên soạn thảo chưa được cập 53 nhật được hướng dẫn của Thơng tư hoặc do cẩu thả, do chủ quan, khơng quan trọng đến thể thức của văn bản khi soạn thảo. Do vậy, Trung tâm cần thường xun cập nhật, phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra thực hiện các văn bản quy định của pháp luật trong cơng tác văn thư, cho các đơn vị trực thuộc, cán bộ, cơng chức, viên chức; từng cá nhân cần nâng cao nhận thức, trách nhiệm của mình về cơng tác văn thư khi thực thi cơng vụ. Hình thức của các văn bản thể hiện sự nghiêm túc, cẩn trọng, tỉ mỉ trong q trình làm việc của cán bộ nhân viên, thể hiện sự trang trọng của văn bản và nó là bộ mặt của Trung tâm do đó cá nhân chun viên soạn thảo cần chú ý trong khâu soạn thảo và lãnh đạo Văn phòng có trách xem xét, kiểm tra thể thức văn bản và có thái độ nghiêm khắc xử phạt đối với những hành vi cẩu thả của nhân viên. Thứ sáu là trong cơng tác quản lý văn bản. Cán bộ văn thư cần chú ý nâng cao hơn nữa khâu tiếp nhận và kiểm tra văn bản, sẽ tránh được tình trạng lạc, mất mát văn bản, tiết kiệm thời gian, góp phần vào q trình chuyển giao văn bản tới nơi được nhanh chóng, kịp thời. Trong q trình quản lý văn bản bằng sổ, Văn phòng nên điều chỉnh lại thơng tin lưu trong sổ quản lý văn bản cho đầy đủ thơng tin như trong hướng dẫn sổ đăng ký văn bản, tuy mất thêm thời gian nhưng đảm bảo trong mọi trường hợp máy móc hư hỏng, mất điện, mất Internet thì q trình quản lý văn bản đi, đến; q trình tra cứu thơng tin vẫn được diễn ra bình thường, khơng làm ảnh hưởng và lãng phí thời gian của cán bộ, nhân viên. Thứ bảy là q trình quản lý và sử dụng con dấu. Để đóng dấu văn bản được chuẩn, thẩm mỹ thì cán bộ văn thư cần chú ý hơn trong q trình đóng dấu, cần căn chỉnh đúng vị trí con dấu để con dấu được đóng trùm được 1/3 chữ chữ của người có thẩm quyền. Khi con dấu mờ, cán bộ văn thư nên bơm mực liền và khi mới bơm mực cần vệ sinh lại con dấu để con dấu khơng bị nhòe, bị lem sẽ rất mất thẩm mĩ và văn bản sẽ khơng đẹp. Cuối cùng là việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Văn phòng cần nâng cao hơn nữa chất lượng lập hồ sơ. Nâng cao chất lượng lập hồ sơ có ảnh hưởng 54 trực tiếp đến chất lượng tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan cũng như giao nộp vào lưu trữ lịch sử. Vì vậy, Văn phòng cần có biện pháp đồng bộ để góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng cơng tác lập hồ sơ hiện hành. Một trong những biện pháp cơ bản và quan trọng là sự chỉ đạo, hướng dẫn của cơ quan quản lý Nhà nước về cơng tác văn thư, lưu trữ, cũng như sự chỉ đạo, hướng dẫn của Trung tâm. Nếu khơng có sự chỉ đạo, hướng dẫn của cơ quan chun mơn, của lãnh đạo các cơ quan thì cơng tác lập hồ sơ của Văn phòng sẽ thực hiện một cách tự phát, thiếu sự thống nhất và khoa học về nghiệp vụ. Ngồi những vấn đề em đã nêu ở trên, theo em để cơng tác Văn phòng nói chung và cơng tác Văn thư trong Trung tâm nói riêng được hiệu quả hơn nữa thì khơng thể thiếu một vấn đề vơ cùng quan trọng nữa là sự quan tâm của lãnh đạo Trung tâm. Sự quan tâm, động viên tinh thần của lãnh đạo Trung tâm sẽ là nguồn động lực lớn giúp cho tồn thể cán bộ, nhân viên trong cơ quan có thêm động lực, niềm tin và tâm huyết với nghề nhiều hơn. Với cương vị là sinh viên thực tập, em đã cố gắng nỗ lực để hồn thành tốt cơng việc được giao, em cũng đã có sự đánh giá, so sánh mà mạnh dạn đưa ra một số nhận xét, kiến nghị như trên, em mong đóng góp được một phần nhỏ bé làm cho cơng tác văn phòng, văn thư của cơ quan ngày càng có hiệu quả hơn. 55 KẾT LUẬN Tuy thời gian thực tập khơng dài nhưng đó là khoảng thời gian ý nghĩa với em, nó giúp em trưởng thành hơn rất nhiều. Đó là cơ hội cho em và các bạn có điều kiện xâm nhập thực tế, làm quen với chun mơn và cụ thể hóa phần lý thuyết đã được học trên giảng đường. Trong khoảng thời gian đó chưa đủ để em đánh giá về cơng tác văn phòng, cơng tác văn thư của cơ quan, nhưng đủ để em nhìn nhận được tầm quan trọng của cơng tác văn phòng, văn thư trong cơ quan. Đợt thực tập này đã giúp cho em có nhiều kiến thức thực tế về nền Hành chính Nhà nước nói chung và những hoạt động thường nhật trong hoạt động của cơ quan nói riêng. Qua đó, em nhận ra rằng mỗi sinh viên cần có thái độ tiếp thu nghiêm túc kiến thức đã học trường, để làm tốt được cơng việc của mình sau khi ra trường, trở thành cơng chức Nhà nước nói chung và về lĩnh vực hoạt động văn phòng nói riêng. Báo cáo thực tập của em là thành quả sau thời gian dài học lý thuyết trên giảng đường và sau khi thực hiện đợt thực tập. Vì vậy, để làm được báo cáo như này, em đã nhận được sự giúp đỡ rất nhiệt tình từ các thầy cơ và Q cơ quan. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cơ Bộ mơn, đặc biệt là thầy cơ hướng dẫn em trong kỳ thực tập đã chỉ dạy và giúp đỡ em rất nhiều. Em cũng xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành tới Trung tâm Y tế Hồi Ân đã tạo điều kiện cho em được tiếp xúc, được học hỏi rất nhiều kiến thức bổ ích. Nhờ sự quan tâm, giúp đỡ của Qúy cơ quan và các thầy cơ đã giúp em gặt hái được nhiều kết quả cũng như hồn thành bài báo cáo một cách thuận lợi. Mặc dù đã cố gắng rất nhiều nhưng thời gian thực tập q ngắn và kiến thức bản thân có hạn nên báo cáo của em còn nhiều thiếu sót. Vì vậy, em rất mong nhận được sự chỉ bảo, góp ý của q thầy cơ và cơ quan để báo cáo của em được hồn thiện hơn. 56 Em xin chân thành cảm ơn! 57 PHỤ LỤC 58 ... chức và hoạt động của Văn phòng Trung tâm Y tế Hồi Ân. Sau bản quy chế n y, Văn phòng Trung tâm Y tế Hồi Ân đã ban hành quy chế làm việc của Trung tâm Y tế Hồi Ân. Quy chế làm việc của Văn phòng Trung tâm Y tế Hồi Ân năm 2011 gồm 5 ... 1.6.Mối quan hệ cơng tác: Trung tâm Y tế Hồi Ân chịu sự quản lý trực tiếp và tồn diện của Giám đốc Sở Y tế Trung tâm Y tế Hồi Ân chịu sự quản lý về chun mơn nghiệp vụ trước Sở Y tế Trung tâm Y tế Hồi Ân có trách nhiệm chỉ đạo về chun mơn kỷ thuật về Y, ... định ban hành Quy chế làm việc của Văn phòng Trung tâm Y tế Hồi Ân và Trung tâm Y tế Hồi Ân đã ban hành Quyết định số: 03/2011/QĐTTYT ng y 05 tháng 05 năm 2011 của Trung tâm Y tế Hồi Ân về Quyết định ban hành Quy chế