HC 16 hướng dẫn biên soạn tài liệu

CƠNG TY ABCD QUI TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN Mã tài liệu: HC-16 Hà Nội, 2017 QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN Mã tài liệu: HC-16 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: Bảng theo dõi sửa đổi tài liệu Ngày sửa đổi Vị trí Người biên soạn Họ tên Chữ ký I/ MỤC ĐÍCH: Nội dung sửa đổi Lần sửa Ghi Giám đốc QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN - Mã tài liệu: HC-16 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: Cung cấp phương pháp thống việc soạn thảo tài liệu Đảm bảo tài liệu triển khai áp dụng cách quán hình thức cách trình bày Nâng cao tính hiệu lực, hiệu qủa tài liệu II/ PHẠM VI: - Hướng dẫn áp dụng cho tất loại tài liệu hoạt động III/ ĐỊNH NGHĨA: - Khơng có IV/ NỘI DUNG: BIÊN SOẠN CÔNG VĂN QUYẾT ĐỊNH 1.1 Khổ giấy, kiểu trình bày định lề trang văn a) Khổ giấy - Các tài liệu, cơng văn trình bày giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm) - Các loại văn giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển trình bày giấy khổ A5 (148 mm x 210 mm) giấy mẫu in sẵn b) Kiểu trình bày - Trình bày theo chiều dài trang giấy khổ A4 (định hướng in theo chiều dài) - Trường hợp nội dung văn có bảng, biểu khơng làm thành phụ lục riêng văn trình bày theo chiều rộng trang giấy (định hướng in theo chiều rộng) c) Định lề trang văn (đối với khổ giấy A4) - Trang mặt trước: Lề trên: cách mép từ 20-25 mm; Lề dưới: cách mép từ 20-25 mm; Lề trái: cách mép trái từ 30-35 mm; Lề phải: cách mép phải từ 15-20 mm - Trang mặt sau: QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN Mã tài liệu: HC-16 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: Lề trên: cách mép từ 20-25 mm; Lề dưới: cách mép từ 20-25 mm; Lề trái: cách mép trái từ 15-20 mm; Lề phải: cách mép phải từ 30-35 mm 1.2 Kỹ thuật trình bày thành phần thể thức văn Các thành phần thể thức văn trình bày sau: a) Quốc hiệu: - Quốc hiệu trình bày số Dòng chữ trên: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam>>> trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm Dòng chữ dưới: Độc lập - Tự - Hạnh phúcccc trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; chữ đầu cụm từ viết hoa, cụm từ có gạch ngang nhỏ; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài độ dài dòng chữ b) Tên quan, tổ chức ban hành văn bản: - Tên quan, tổ chức ban hành văn trình bày số - Tên quan, tổ chức chủ quản cấp trực tiếp trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng - Tên quan, tổ chức ban hành văn trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ c) Số, ký hiệu văn bản: - Số, ký hiệu văn trình bày số - Từ số trình bày chữ in thường, ký hiệu chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ số có dấu hai chấm; số ký hiệu văn có dấu gạch chéo (/); nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn có dấu gạch nối khơng cách chữ (-), ví dụ: - Số: 188/QĐ-CTY d) Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản: - Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn trình bày ô số 4, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; sau địa danh có dấu phẩy Được lề phía bên phải văn QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN - Mã tài liệu: HC-16 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: Ví dụ: Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 2017 đ) Tên loại trích yếu nội dung văn bản: - Tên loại trích yếu nội dung loại văn có ghi tên loại trình bày số 5a; tên loại văn đặt canh (cân đối dòng) chữ in hoa, cỡ chữ từ 14 đến 15, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn đặt canh giữa, tên loại văn bản, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ - Trích yếu nội dung cơng văn trình bày ô số 5b, sau chữ viết tắt V/v (về việc) chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng e) Nội dung văn bản: - Nội dung văn trình bày số - Phần nội dung (bản văn) trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14; xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu 6pt; khoảng cách dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) từ 15pt (exactly line spacing) trở lên - Đối với văn quy phạm pháp luật văn hành có phần pháp lý để ban hành sau phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, riêng cuối kết thúc dấu phẩy g) Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền: - Quyền hạn, chức vụ người ký trình bày ô số 7a; chức vụ khác người ký trình bày số 7b; chữ viết tắt TM , KT , TL , quyền hạn chức vụ người ký trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm - Họ tên người ký văn học hàm, học vị (nếu có) trình bày ô số 7b; chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm - Chữ ký người có thẩm quyền trình bày ô số 7c h) Dấu quan: - Dấu quan, tổ chức trình bày số i) Nơi nhận: - Nơi nhận trình bày ô số 9a 9b BIÊN SOẠN QUY TRÌNH QUY ĐỊNH QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN Mã tài liệu: HC-16 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: 2.1 Hình thức tài liệu: - Mẫu chữ chữ theo fonts TIMES NEW ROMAN, kích cỡ 12 Các tài liệu thuộc Hệ thống quản lý Cơng ty có dạng văn viết và/hoặc lưu đồ Quy ước biểu diễn lưu đồ quy trình sử dụng bắt buộc cho tất các loại tài liệu sau: Đường Bắt đầu kết thúc Xem xét Ra định Phê duyệt Lưu hồ sơ Bước cơng việc - Hình thức lưu đồ trình bày phần nội dung Thủ tục sau: Cá nhân/Bộ phận thực Qui trình Tài liệu/Mẫu biểu Tất tài liệu trình bày văn xi dạng lưu đồ …, nhiên với tài liệu Thủ tục nên trình bày dạng lưu đồ - Phần bìa tài liệu theo trang tài liệu (trừ biểu mẫu) Phần tài liệu (bao gồm logo Công ty, tên Công ty – tên tài liệu, phần theo dõi hiệu lực tài liệu) có tất trang tài liệu Phần theo dõi sửa đổi tài liệu trang hướng dẫn 2.2 Nội dung tài liệu: Nội dung tài liệu bao gồm mục theo thứ tự sau: - Mục đích: mục đích việc sử dụng tài liệu Phạm vi: Lĩnh vực, phạm vi áp dụng tài liệu Định nghĩa: định nghĩa thuật ngữ và/hoặc từ viết tắt (nếu có) QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN - Mã tài liệu: HC-16 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: Nội dung tài liệu: nêu thứ tự bước thực công việc bao gồm thông tin về:  Cái cần làm, phải làm hay nên làm?  Tại sao?  Ai thực công việc ấy?  Thực nào?  Thực đâu?  Khi thực hiện? LƯU Ý: Phần nội dung thực trình tự: Phần thứ lưu đồ (nếu có), phần thứ hai phần thuyết minh theo lưu đồ trả lời câu hỏi - Tài liệu tham khảo: Các tài liệu, văn dùng làm sở việc soạn thảo tài liệu Phụ lục : Hướng dẫn công việc, Quy định, Tiêu chuẩn, Mẫu biểu … đính kèm với tài liệu 4.3 Trình bày tài liệu: Theo cách trình bày Hướng dẫn công việc - Số hiệu, loại tài liệu: STT 01 Loại tài liệu Quy định quản lý tài liệu Cách đánh số hiệu Ví dụ Mã số: Viết tắt Mã số: HC - 12 phận - x Viết tắt loại tài liệu cụ thể sau: Loại tài liệu Sổ tay Thủ tục Qui định Tiêu chuẩn Bản vẽ Sơ đồ Kế hoạch Hướng dẫn công việc Hướng dẫn vận hành Ký hiệu viết tắt ST TT QD TC – BV – SD – KH – HDCV – HDVH - Ghi QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN Biểu mẫu Mã tài liệu: HC-16 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: BM – tên viết tắt Biễu mẫu phải đính kèm tài tài liệu liệu, biễu mẫu thuộc tài liệu ghi ký hiệu tài liệu Đối với mã số loại tài liệu sử dụng mã số tiến theo thời gian, nhiên riêng biễu mẫu đánh số sau: Bộ phận – x – BM0y Trong đó: x số quy trình, quy định, y số biểu mẫu theo thứ tự luỹ tiến Đối với tài liệu bên ngồi số hiệu chúng có sẵn, công ty sử dụng số tham khảo là: mã số tiến / TLBN – tên viết tắt phận sử dụng Ví dụ Phòng HCNS sử dụng nghị định số 114 / ND – CP phủ quy định chi tiết thời làm việc thời nghỉ ngơi số hiệu tham khảo là: (mã số ví dụ) / TLBN – HCNS Mã số tham khảo phận phận tự ghi vào tài liệu bên - Qui định đóng dấu tài liệu: Để kiểm sốt tài liệu Cơng ty dùng 03 mẫu dấu dấu kiểm sốt, dấu hết hiệu lực dấu tham khảo Dấu đóng lên tất trang tài liệu , Mẫu dấu cụ thể sau: Công ty ĐÃ KIỂM SỐT Cơng ty HẾT HIỆU LỰU Cơng ty TÀI LIỆU THAM KHẢO V/ BIỂU MẪU KÈM THEO: -    ...QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN Mã tài liệu: HC- 16 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: Bảng theo dõi sửa đổi tài liệu Ngày sửa đổi Vị trí Người... I/ MỤC ĐÍCH: Nội dung sửa đổi Lần sửa Ghi Giám đốc QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN - Mã tài liệu: HC- 16 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: Cung cấp phương pháp thống việc soạn thảo tài liệu Đảm bảo... mm; Lề phải: cách mép phải từ 15-20 mm - Trang mặt sau: QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN Mã tài liệu: HC- 16 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: Lề trên: cách mép từ 20-25 mm; Lề dưới: cách mép từ 20-25