Bài viết với nội dung: thực trạng nguồn vốn thông tin tài liệu lưu trữ của Hải Phòng; thực trạng công tác lưu trữ, thực trạng nguồn vốn thông tin tài liệu lưu trữ, một số nguyên nhân chủ yếu tác động đến sự xuống cấp của tài liệu lưu trữ; một số giải pháp nâng cao chất lượng nguồn vốn thông tin lưu trữ.
Về NÂNG CAO CHấT LƯợNG NGUồN VốN THÔNG TIN TàI LIệU LƯU TRữ NƯớC TA HIệN NAY Phạm Thị Thu Hơng (*) T ài liệu lu trữ quốc gia di sản dân tộc, có giá trị đặc biệt nghiệp xây dựng bảo vệ đất nớc Với ý nghĩa, vai trò to lớn tiềm thông tin khứ thông tin dự báo, việc bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lu trữ góp phần tạo công vụ có hiệu quả, xây dựng hành đại, bảo đảm cho hoạt động hành nhà nớc đợc thông suốt giữ gìn, bảo vệ phát huy giá trị di sản quý giá dân tộc cho hệ mai sau Việc nâng cao chất lợng phục vụ khai thác sử dụng tài liệu, nâng cao chất lợng vốn thông tin tài liệu lu trữ, đổi cho phù hợp với thực tế công tác lu trữ nớc ta cần thiết Điều đáp ứng nhanh, kịp thời xác cho lãnh đạo cấp quyền, tổ chức đoàn thể, cá nhân, việc tìm kiếm thông tin lu trữ, đồng thời, bảo vệ tài liệu lu trữ trớc nguy bị h hỏng, giá trị ngày cao nớc ta Từ thực trạng nguồn vốn tài liệu lu trữ thành phố Hải Phòng, nơi tác giả công tác, viết đề xuất số giải pháp cho việc nâng cao nguồn vốn thông tin tài liệu lu trữ thành phố Hải Phòng nói riêng công tác văn th lu trữ nớc ta nói chung I Thực trạng nguồn vốn thông tin tài liệu lu trữ Hải Phòng Thực trạng công tác lu trữ Thành phố Hải Phòng gồm 15 đơn vị hành cấp huyện, 18 sở, ngành; có 139 quan thuộc nguồn nộp hồ sơ, tài liệu lu trữ vào Chi cục Văn th Lu trữ thành phố Công tác quản lý nhà nớc đợc tập trung, thống với việc thực Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ơng; Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân quận, huyện, thành phố trực thuộc tỉnh; chức quản lý nhà nớc văn th, lu trữ đợc giao sở nội vụ phòng nội vụ quận, huyện; () ThS., Chi cục Văn th - Lu trữ thành phố Hải Phòng Về nâng cao chất lợng thực Thông t số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 việc hớng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức văn th, lu trữ bộ, quan ngang bộ, quan thuộc Chính phủ ủy ban nhân dân cấp Ngày 13/10/2010, ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng ban hành Quyết định số 1691/QĐ-UBND việc thành lập Chi cục Văn th - Lu trữ thuộc Sở Nội vụ sở hợp phận quản lý văn th, lu trữ với Trung tâm Lu trữ thành phố Sau năm tiếp nhận nhiệm vụ quản lý nhà nớc, Chi cục Văn th - Lu trữ, Sở Nội vụ tham mu cho ủy ban nhân dân thành phố ban hành nhiều văn đạo, hớng dẫn nhằm quản lý thống mặt chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn th, lu trữ địa bàn thành phố Hải Phòng Công tác nghiệp vụ lu trữ có nhiều chuyển biến nh: quan, đơn vị địa bàn thành phố quan tâm đến việc bố trí cán có chuyên môn nghiệp vụ làm công tác lu trữ; bớc đầu đầu t kinh phí mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác lu trữ; chủ động bố trí phòng, kho lu trữ đáp ứng đợc yêu cầu bảo quản tài liệu lu trữ; hàng năm nhiều quan, đơn vị có kế hoạch triển khai việc thu thập, bổ sung, phân loại, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý khoa học tài liệu lu trữ, phục vụ tốt nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lu trữ tổ chức cá nhân có nhu cầu Tuy nhiên, việc thực nhiệm vụ công tác văn th, lu trữ từ thành phố đến địa phơng hạn chế Một số quan, đơn vị cha nhận thức đầy đủ tầm quan trọng công tác lu trữ nên tài liệu không đợc chỉnh lý, xếp 41 khoa học, dẫn đến khối lợng tài liệu tồn đọng ngày lớn, có nguy xuống cấp, h hỏng nghiêm trọng Nhiều tài liệu đợc đóng bao, bó gói, bị mối, mọt, côn trùng làm h hại, khả khôi phục Trong nhiều năm qua, việc bố trí cán bộ, công chức làm công tác văn th, lu trữ hầu hết ngành cấp thiếu số lợng, yếu chuyên môn, đặc biệt cán lu trữ chuyên trách; công tác đào tạo, bồi dỡng nghiệp vụ lu trữ cha đợc quan tâm mức; đa số cán chuyên môn cha lập hồ sơ công việc theo dõi phụ trách Từ đó, công tác lu trữ cha đợc thực theo quy định tài liệu lu trữ ngày tích đống thêm Nguồn thông tin từ tài liệu lu trữ không đợc khai thác sử dụng, không phát huy đợc vai trò thông tin từ tài liệu lu trữ Thực trạng nguồn vốn thông tin tài liệu lu trữ Tài liệu lu trữ thành phố Hải Phòng chủ yếu đợc hình thành từ sau ngày giải phóng Hải Phòng năm 1955 Khối tài liệu Hành ủy ban nhân dân tỉnh Kiến An, ủy ban hành thành phố Hải Phòng sở, ban ngành địa bàn giai đoạn từ năm 1955 đến năm 1994 Khối tài liệu tình trạng vật lý kém, chất lợng giấy thấp, đánh máy chữ ốp tyma, chữ mờ, tài liệu ngày hỏng theo thời gian Khối tài liệu từ năm 1994 trở lại có nguy bị hỏng, có nhiều nguyên nhân nhng nguyên nhân điều kiện bảo quản tài liệu lu trữ không đảm bảo Tại đơn vị thuộc nguồn nộp lu hồ sơ tài liệu vào Chi cục Văn th - Lu trữ, công tác bảo quản tài liệu 42 Th«ng tin Khoa häc x· héi, sè 8.2012 nhiỊu hạn chế, có số lợng nhỏ tài liệu đợc lập hồ sơ bảo quản quan, đơn vị để phục vụ nhu cầu sử dụng hàng ngày; đa số tài liệu lại tài liệu rời lẻ, tích đống, đóng bao để kho tạm, không đợc bảo quản với chế độ phù hợp Theo số liệu khảo sát 57 quan, đơn vị, khối lợng tài liệu tồn đọng, cha đợc chỉnh lý lớn (19.832m)() Tài liệu lu trữ nói chủ yếu tài liệu giấy , nguồn thông tin tra cứu sử dụng đợc trạng gây khó khăn lớn công tác quản lý phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu xã hội mà dẫn tới nguy tiềm tàng nhiều tài liệu lu trữ bị h hỏng theo thời gian Trớc tình hình này, không đợc quan tâm đầu t kịp thời, mức, thời gian không xa nữa, tài liệu lu trữ lịch sử thành phố bị h hỏng, khôi phục đợc, thành phố Hải Phòng nguồn thông tin vô quý giá từ tài liệu lu trữ Trong nhiều năm qua, tài liệu phải bảo quản kho tạm, chật hẹp, ẩm thấp, đủ trang thiết bị bảo quản tối thiểu (giá, hộp, cặp, bìa hồ sơ,) Cùng với nguyên nhân nh môi trờng khí hậu, điều kiện bảo quản không đáp ứng yêu cầu, v.v , phần lớn tài liệu tồn đọng bị xuống cấp, phận đáng kể bị h hỏng bị h hỏng mức độ khác Ngoài nguyên nhân khách quan, khó khăn kinh phí, nguồn nhân lực nên công việc xử lý nghiệp vụ lu trữ thực mức độ hạn chế, số tài liệu đợc phân loại, xếp sơ công cụ tra cứu chủ yếu sổ đăng ký văn bản, số tài liệu lại tình trạng lộn xộn, cha đợc chỉnh lý, xác định giá trị cha có công cụ thống kê, tra cứu cần thiết theo yêu cầu công tác lu trữ Một số nguyên nhân chủ yếu tác động đến xuống cấp tài liệu lu trữ Nhìn chung, tình trạng vật lý nh tình trạng xử lý nghiệp vụ đa số tài liệu bảo quản quan tổ chức thuộc nguồn nộp lu vào lu trữ lịch sử cấp cha đạt yêu cầu Thực () Nguồn: Chi cục Văn th - Lu trữ thành phố Hải Phòng Tài liệu lu trữ bị h hỏng nhiều nguyên nhân, có nguyên nhân khách quan nguyên nhân chủ quan, nhng chủ yếu nguyên nhân sau: a) Do chất liệu trình chế tác tài liệu Trong kho lu trữ (trừ kho chuyên dụng), tài liệu chữ viết đợc ghi chép chủ yếu giấy loại mực khác nhau, có tài liệu ảnh, phim, ghi âm, ghi hình, cần đợc bảo quản, bảo vệ tùy vào đặc điểm riêng loại tài liệu Đặc biệt, tài liệu bảo quản kho lu trữ thờng không đảm bảo tiêu chuẩn độ ẩm, nhiệt độ theo quy định, nên lão hóa tự thân tài liệu nhanh chóng b) Do điều kiƯn tù nhiªn N−íc ta n»m khu vùc nhiƯt đới gió mùa đan xen nắng nhiều độ xạ nhiệt cao ma nhiều độ ẩm lớn Khí hậu thờng xuyên thay đổi, mùa nóng có nơi nhiệt độ lên đến 400C, độ ẩm tơng đối 90%, đồng Về nâng cao chất lợng thời, lại có nhiều giông bão thiên tai bất thờng nên gây nhiều phá hoại lớn tài liệu lu trữ Các nhân tố nh ánh sáng mặt trời, nhiệt độ, độ ẩm nhân tố tác động làm tài liệu lu trữ bị h hỏng, xuống cấp không đợc bảo quản quy định ánh sáng gây phản ứng quang hóa giấy, làm cho bị ố vàng, mực bị phai màu Nhiệt độ cao làm cho giấy bị khô giòn, làm cho ảnh bị kết dính, phim bị chảy Tài liệu để độ ẩm cao tự mục nát Đồng thời độ ẩm cao, nhiệt độ thích hợp dung môi cho hóa chất gây phản ứng có hại cho tài liệu lu trữ, tạo điều kiện cho nấm, mốc, côn trùng phát triển gây hại cho tài liệu lu trữ c) Do xâm hại tài liệu loại vi sinh vật sinh vật Khí hậu nớc ta điều kiện tốt để loài sinh vật phát triển nhanh, có loài gây hại nhiều tài liệu lu trữ nh: mối, mọt, loài gặm nhấm, loại côn trùng khác Ngoài ra, loại vi sinh vật nh nấm, mốc phát triển nhanh mạnh môi trờng sống có chứa chất xenlulo, có độ ẩm cao nơi không làm vệ sinh tài liệu thờng xuyên d) Do chế độ bảo quản sử dụng tài liệu Trong công tác bảo quản, chế độ bảo quản sử dụng tài liệu không không phù hợp nguyên nhân làm cho tài liệu bị h hỏng, mát Mỗi loại tài liệu phải đợc bảo quản điều kiện nhiệt độ độ ẩm phù hợp Tuy nhiên, điều kiện bảo quản tài liệu lu trữ kho lu trữ nhiều hạn chế, phụ thuộc nhiều vào điều kiện 43 tự nhiên môi trờng bên Trong kho lu trữ thiếu điều kiện phơng tiện bảo quản cần thiết nh giá, tủ đựng tài liệu, điều gây khó khăn cho việc thống kê kiểm tra tình hình tài liệu Mặt khác, chất đống làm tài liệu nhanh bị h hỏng, dễ bị loại nấm mốc, côn trùng xâm nhập phá hoại Trong công tác bảo quản sử dụng tài liệu, thiếu nội quy, quy định cụ thể chế độ vào kho, phòng gian bảo mật, kẻ gian lợi dụng để phá hoại đánh cắp tài liệu Nhiều trờng hợp thiếu quy định cụ thể phòng chống cháy, nổ xảy vụ cháy lớn mà nguyên nhân vô tình cố ý phá hoại Đồng thời, ý thức tinh thần trách nhiệm cán không cao trình sử dụng tài liệu nguyên nhân làm tài liệu h hỏng II Một số giải pháp nâng cao chất lợng nguồn vốn thông tin lu trữ Hiện nay, nguồn thông tin từ tài liệu lu trữ thành phố Hải Phòng nhiều địa phơng khác nớc hạn chế việc khai thác sử dụng tài liệu, tài liệu tích đống cha chỉnh lý, cha đợc số hóa cha xây dựng sở liệu cho dạng tài liệu Các giải pháp chủ yếu bao gồm: Trớc hết, nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn th, lu trữ áp dụng công nghệ thông tin công tác văn th, lu trữ, bớc số hóa tài liệu, xây dựng sở liệu thông tin phục vụ bảo quản, khai thác 44 sử dụng tài liệu yêu cầu cấp bách đặt giúp hạn chế đợc nguyên nhân làm hủy hoại nguồn vốn thông tin từ tài liệu lu trữ Việc xây dựng phần mềm quản lý tài liệu lu trữ phải đợc thống nhất, đồng toàn quốc tra cứu sử dụng đợc ngồn vốn thông tin tài liệu lu trữ nớc quốc tế Nâng cao chất lợng quản lý nhà nớc công tác văn th, lu trữ địa phơng Việc nâng cao chất lợng đào tạo đội ngũ cán làm công tác văn th, lu trữ điều kiện thiếu quan văn th, lu trữ, có nh đáp ứng đợc nhiệm vụ công tác văn th lu trữ đề ra, cụ thể là: - Thực tốt nhiệm vụ Lu trữ lịch sử địa phơng: Thực báo cáo, thống kê văn th, lu trữ; tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn th, lu trữ; thực công tác thi đua khen thởng Hớng dẫn quan, tỉ chøc thc ngn nép l−u chn bÞ hå sơ, tài liệu đến hạn nộp lu Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lu vào Lu trữ lịch sử địa phơng Phân loại, chỉnh lý xác định giá trị, thống kê, xếp hồ sơ, tài liệu; bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lu trữ Tu bổ, phục chế bảo hiểm tài liệu lu trữ; xây dựng công cụ tra cứu tổ chức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lu trữ - Duy trì việc thực nội quy, quy chế, tránh tình trạng tài liệu: Nâng cao chất lợng nghiệp vụ: Hoàn thiện công cụ tra cứu trun Th«ng tin Khoa häc x· héi, sè 8.2012 thèng nh mục lục hồ sơ, xây dựng hệ thống thẻ tra cứu, Có kế hoạch xây dựng phần mềm lu trữ bớc hồi cố sở liệu có (với thành phố Hải Phòng từ năm 1955 - đến nay) quản lý hệ thống tra cứu sở liệu Thông báo, công bố, giới thiệu, trng bày triển lãm tài liệu lu trữ thờng xuyên, định kỳ phong phú chuyên đề Cấp chứng thực tài liệu; thực số dịch vụ công lu trữ Giải chỉnh lý khoa học tài liệu lu trữ không để tình trạng tài liệu lu trữ tồn đọng Công tác chỉnh lý đợc tiến hành khối tài liệu lu trữ cha đợc phân loại, xác định giá trị, cha đợc lập hồ sơ, tình trạng lộn xộn, rời lẻ Đây việc làm quan trọng cần thiết quan, đơn vị việc lu trữ hồ sơ, tài liệu - Thực tốt công tác chỉnh lý giúp cho việc bảo toàn nguyên vẹn, thống tài liệu lu trữ, tránh đợc tình trạng tài liệu bị phân tán, xé lẻ , tạo điều kiện cho việc xây dựng khung phân loại tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu khoa học, thèng nhÊt - Thùc hiƯn viƯc chØnh lý gióp n¾m đợc thành phần, nội dung tài liệu, từ ®ã cã thĨ xem xÐt møc ®é ®Çy ®đ cđa tài liệu để xây dựng kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu cách hợp lý - Chỉnh lý tài liệu giúp đánh giá xác đợc giá trị tài liệu, từ lựa chọn tài liệu có giá trị để bảo quản phục vụ khai thác, sử dụng lâu dài; loại bỏ tài liệu giá Về nâng cao chất lợng trị để tiết kiệm diện tích phòng kho, trang thiết bị bảo quản - Chỉnh lý tài liệu giúp nắm đợc tình trạng vật lý tài liệu, nắm đợc tài liệu có nguy h hỏng, nấm mốc, mối mọt, để có kế hoạch khôi phục, áp dụng biện pháp bảo quản thích hợp, kịp thời bảo vệ an toàn tài liệu - Chỉnh lý tài liệu lu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu: tài liệu đợc thu thập thờng xuyên, đầy đủ, có chất lợng, đảm bảo tin cậy ngời khai thác sử dụng; mặt khác, tài liệu đợc phân loại, hệ thống hóa quán, công cụ tra cứu đầy đủ, khoa học, tạo điều kiện cho việc tra tìm tài liệu đợc nhanh chóng, thuận tiện, đáp ứng yêu cầu khác đời sống xã hội Công tác chỉnh lý tài liệu có vai trò quan trọng công tác tổ chức khoa học tài liệu quan, đơn vị, mang tính 45 khoa học thực tiễn sâu sắc; tính khoa học thể qua việc phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ thống kê, công cụ tra tìm tài liệu,; giúp cho công tác bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu đạt hiệu cao Tài liệu tham khảo ủy ban thờng vụ Quốc hội Pháp lệnh Lu trữ Quốc gia số 34, ngày 4/4/2001 Hội nghị toàn quốc tổng kết công tác văn th, lu trữ Đảng tổ chức trị - xã hội (2010-2011) Hà Nội, 7/2012 Thông t số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 Bộ Nội vụ hớng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức Văn th, Lu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ ủy ban nhân dân cấp ... thức tinh thần trách nhiệm cán không cao trình sử dụng tài liệu nguyên nhân làm tài liệu h hỏng II Một số giải pháp nâng cao chất lợng nguồn vốn thông tin lu trữ Hiện nay, nguồn thông tin từ tài. .. hoại nguồn vốn thông tin từ tài liệu lu trữ Việc xây dựng phần mềm quản lý tài liệu lu trữ phải đợc thống nhất, đồng toµn qc míi cã thĨ tra cøu vµ sư dơng đợc ngồn vốn thông tin tài liệu lu trữ. .. tác lu trữ cha đợc thực theo quy định tài liệu lu trữ ngày tích đống thêm Nguồn thông tin từ tài liệu lu trữ không đợc khai thác sử dụng, không phát huy đợc vai trò thông tin từ tài liệu lu trữ