M1 huong dan su dung he thong agoda YCS

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG KIẾM SOÁT GIÁ VÀ PHÒNG MỞ BÁN TRÊN AGODA https://ycs.agoda.com Account: Agoda cung cấp cho khách sạn account gồm username password để truy cập vào hệ thống, khách sạn cần ghi nhớ thơng tin để sử dụng có trách nhiệm tự bảo mật nội dung Truy cập vào hệ thống: - Tại dòng địa address Internet Explorer Firefox nhập: https://ycs.agoda.com nhấn Enter, hình cửa sổ sau, click vào nút Login here nhập username + password - Sau khách sạn nhập username password vào ô tương ứng click vao Log in, hình hiển thị sau: - Những tính quan bao gồm: o Rates Module: Room control; Rate control; Load tariff; Cancel Policy; Extra Bed, Promotion … o Booking Module: Quick Confirm o Content Module Các tính hướng dẫn cụ thể Market Manager Agoda Để đơn giản cho khách sạn tham gia vào Agoda, giới thiệu công cụ bao gồm Room Control; Rate Control Quick Confirm ROOM CONTROL Nội dung, ý nghĩa: Giúp khách sạn chủ động kiểm sốt số lượng phòng mở bán Agoda loại phòng vào thời gian khác Việc kiểm sốt hồn tồn phụ thuộc vào cơng suất phòng (Occupancy), tỷ lệ phòng trống (Availability) mùa (Seasonality) khách sạn - Nếu công suất khách sạn cao vào ngày cụ thể khách sạn giảm số lượng phòng mở bán xuống Nếu cơng suất thấp tăng số lượng phòng mở bán lên để Agoda giúp bán cho khách đặt mạng Nếu khách sạn bị full đóng lại (close out), việc đóng phòng thực với loại room type tất loại room type Nếu khách sạn full loại Superior đóng loại Superior, khách sạn full tất loại phòng khách sạn đóng All room types Cách thao tác: Thao tác đóng All room types (đóng tất loại phòng) Việc đóng All room types nên thực khách sạn chắn full khách sạn nhận thêm khách từ Agoda cho ngày hay giai đoạn cụ thể Thao tác thực sau: Ví dụ ngày cần đóng 22/07 25/07 Trước hết hotel phải thực thao tác hiển thị hệ thống đến ngày cách chọn ngày “from” 22/07 ngày “to” 25/07 (hoặc from trước ngày 22/07 to sau ngày 25/07) click vào Search để hiển thị - Sau click vào Search, hình hiển thị đây, click vào ô tương ứng với cột Close out click vào Save để lưu lại để việc close out có hiệu lực (lưu ý sau save hệ thống thơng báo việc đóng thành cơng – update successfully) - Sau đóng phòng ví dụ ngày 22/07 khách hàng tìm phòng cho giai đoạn từ ngày 21/07 đến 23/07 khơng thể đặt phòng đơn giản khách sạn khơng thể bố trí phòng vào ngày 22/07 full Khi khách sạn thực full phòng tốt cần phải close out để tránh tình trạng overbook (ảnh hưởng lớn đến uy tín Agoda hotel) Việc đóng phòng ảnh hưởng nhiều đến khả hiển thị khách sạn Agoda chắn làm giảm số booking tạo Agoda khuyến khích khách sạn thay đóng phòng chưa thực full nên tăng giá để số lượng phòng định (1 – phòng) mở bán để đảm bảo việc tiếp cận khách hàng đến khách sạn Tuy nhiên việc tăng giá phải có giới hạn định Agoda yêu cầu khách sạn điều chỉnh cho hợp lý - Thao tác đóng loại room type Việc close out loại room type thực khách sạn nhận khách kín cho loại room type Ví dụ loại phòng Superior bán hết ngày 22/07 25/07 Thao tác thực sau: - Ở phần Room Type, chọn loại phòng Superior Twin, chọn ngày from 22/07, to 25/07 click vào Search Màn hình thị sau, click vào cột close out tương ứng với ngày cần đóng 22/07 25/0, sau click vào Save để việc đóng phòng có hiệu lực Thao tác tăng, giảm số lượng phòng mở bán: Khách sạn muốn biết tình trạng bán phòng mạng Agoda số lượng phòng mở bán mạng Agoda thực thao tác chọn loại room type (1), chọn ngày from to (2), (có thể giai đoạn khách sạn muốn kiểm tra) click vào Search (3), thơng thường Agoda khuyến khích khách sạn nên chọn từ ngày xem (today) đến hết tháng kế tiếp) để biết tình hình khách book tăng giảm số phòng vào ngày cụ thể tháng - Nếu nhìn vào ngày 15/07, cột Used Allot số cột Available số 3, số có nghĩa có khách book phòng hay Agoda bán hết phòng, số có nghĩa phòng available mạng Bình thường khách sạn mở bán phòng/ngày cho loại Superior Queen, nhiện khách book phòng nên hệ thống tự động giảm xuống phòng available - Việc phòng available làm giảm khả bán đơn giản khách muốn đặt phòng cho giai đoạn từ 15 – 20/07 Agoda báo với khách khách sạn khơng đủ phòng để bán (do ngày 16/07 phòng trống, khơng đủ số lượng đáp ứng cho khách) - Để điều chỉnh số phòng mở bán ngày 15/07 lên (vì khách sạn nhiều phòng trống) sửa thẳng số thành số click vào Save Nếu giai đoạn từ 14/07 đến 25/07, khách sạn trống nhiều muốn bán nhiều mạng Agoda (ví dụ muốn mở bán phòng/ngày) điền sơ vào chữ Available click vào Auto Fill, sau Save lại để có hiệu lực Thao tác Auto Refill (tự động tăng số lượng phòng mở bán hàng ngày) Thao tác giúp người dùng thường xuyên vào hệ thống để tăng số lượng phòng mở bán mục Thơng thường với khách sạn nói trên, số lượng phòng mở bán cho loại Superior Queen 4, nhiên có khách đặt phòng, lượng phòng mở bán giảm xuống 4, để đảm bảo ln có số lượng phòng mở bán tối đa mạng Agoda khách sạn phải sử dụng tính để số lượng phòng mở bán top up Thao tác thực sau: - Chọn giai đoạn cài đặt tăng lượng phòng tự động (trong ví dụ chọn từ 14/07 đến 25/07) Chọn số lượng phòng để tăng tự động ô chữ Auto Refill Click vào nút Autofill click vào Save để thao tác có hiệu lực RATE CONTROL Nội dung, ý nghĩa: giúp khách sạn biết kiểm soát mức giá bán đến khách hàng (tức giá khách hàng trả cho Agoda) biết tính tốn số tiền mà khách sạn nhận từ Agoda Khách sạn tăng, giảm giá bán đến khách hàng tùy thuộc vào mùa, giai đoạn cao điểm tùy thuộc vào tỷ lệ occupancy theo ngày giai đoạn cụ thể Lưu ý: Khi làm việc với Agoda có nghĩa khách sạn chấp nhận nguyên tắc bình đẳng giá bán internet (ONLINE SELLING RATE PARITY): Khách sạn tăng giảm giá bán Agoda vào thời điểm tùy theo nhu cầu khách sạn khách sạn làm việc với nhiều website khác có mơ hình kinh doanh giống Agoda khách sạn phải đảm bảo giá bán Agoda không cao giá bán website khác số website kể trên, bao gồm website khách sạn giá bán cơng bố cho khách lẻ quầy lễ tân – đống nghĩa với việc khách sạn giảm giá có chương trình promotion website khác phải áp dụng giống Agoda, khách sạn tăng giá Agoda phải tăng giá tất website vào thời điểm Nếu Agoda xác định việc giá bán Agoda cao website khác, Agoda có quyền yêu cầu khách sạn phải thực việc điều chỉnh để cân giá bán tạm dừng bán phòng đến khách sạn (temporarily suspend showing and selling the hotel online) Xem mức giá bán: Ở phần Rates Module, click vào Rate control, chọn Room type, chọn giai đoạn cần hiển thị giá (from, to) click vào Search Giá Sell Incl giá bán đến khách hàng giá Net Incl giá khách sạn nhận từ Agoda Mức giá ghi Voucher mà Agoda gửi đến khách sạn giá Net Incl, khách sạn biết với booking cụ thể mức giá thu Giá Net Incl = Giá Sell Incl – Commission cho Agoda (Ở commission cho Agoda 20%, giá bán 40,5USD cho phòng Supeior Quên khách sạn nhận số tiền = 40,5 – 40,5 x 20% = 32,4 USD Nếu khách sạn tăng giảm giá Sell Incl giá Net Incl tăng giảm tương ứng Để thay đổi giá bán ngày cụ thể, ví dụ ngày 14 15/07 lên 45USD, khách sạn cần nhập mức giá 45USD vào ô tương ứng với ngày 14 15/07 cột Sell Incl (cả single double), sau click vào Save để giá có hiệu lực 10 Nếu muốn điều chỉnh giá bán lên 45 USD cho giai đoạn từ 14/07 – 25/07, nhập giá Sell Incl vào ô chữ Sell Incl (ở phần Single Double) ngang với dòng chữ AutoFill, sau click vào AutoFill Click vào Save để giá có hiệu lực Sau Save xong phần giá Net tự động điều chỉnh tăng lên thành 36 USD ( = 45 – 45 x 20%) thay cho 32,4 USD 11 BOOKING MODULE công cụ Quick Confirm Nội dung, ý nghĩa: Để khách sạn biết có booking chi tiết booking check in đến khách sạn vào giai đoạn cụ thể Cơng cụ đặc biệt hữu ích khách sạn khơng thể nhận voucher từ Agoda email lý muốn biết có khách Agoda đến check in vào ngày cụ thể Ví dụ khách sạn muốn biết từ ngày 14/07 đến 31/08 có booking từ Agoda đến check in khách sạn Thao tác thực sau: - Click vào Quick Confirm, phần Check in date nhập ngày from 14/07 ngày to 31/08 Nếu cần xem ngày 14/07 có booking check in thi ngày from 14/07 ngày to 14/07 Sau click vào Search, hình hiển thị tồn số booking check in vào giai đoạn nói Các thông tin hiển thị bao gồm Booking ID, tên khách, ngày check in check out, ngày khách đặt booking (Booking confirm date) việc khách sạn nhận voucher qua email Agoda hay chưa 12 ... website khác phải áp dụng giống Agoda, khách sạn tăng giá Agoda phải tăng giá tất website vào thời điểm Nếu Agoda xác định việc giá bán Agoda cao website khác, Agoda có quyền yêu cầu khách sạn... nhận từ Agoda Mức giá ghi Voucher mà Agoda gửi đến khách sạn giá Net Incl, khách sạn biết với booking cụ thể mức giá thu Giá Net Incl = Giá Sell Incl – Commission cho Agoda (Ở commission cho Agoda. .. khách Agoda đến check in vào ngày cụ thể Ví dụ khách sạn muốn biết từ ngày 14/07 đến 31/08 có booking từ Agoda đến check in khách sạn Thao tác thực sau: - Click vào Quick Confirm, phần Check in