TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG UTC2 SMART

1 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG UTC2 SMART PHÂN HỆ CỐ VẤN HỌC TẬP TRỰC TUYẾN Một số khái niệm chung Người quản trị: đối tượng quản trị hệ thống, quản lý toàn thông tin quản hệ thống (là cán Phịng Tổ chức Hành Trung tâm Thơng tin Thư viện) Đơn vị: bao gồm: Ban Giám hiệu, Ban Giám đốc, Phịng, Ban, Trung tâm, Khoa, Bộ mơn trực thuộc Phân hiệu, Bộ môn trực thuộc Khoa, Tổ, Đơn vị Cấp giao nhiệm vụ, nhận xét đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ cho đơn vị cấp Người dùng (Nhân viên): - Là đối tượng sử dụng hệ thống bao gồm nhân viên quản trị hệ thống, Ban Giám đốc, lãnh đạo đơn vị, giảng viên, nhân viên sinh viên thuộc Phân hiệu - Để sử dụng chức hệ thống, người dùng cần Phòng Tổ chức Hành cung cấp tài khoản để đăng nhập - Mỗi người dùng thuộc đơn vị - Người dùng xem, xử lý, phân công, xuất excel, in thông báo Nhiệm vụ (Công việc): - - Là quản lý thông tin cố vấn học tập, quản lý sổ công tác cố vấn học tập, phân công cố vấn học tập Là công tác cố vấn học tập bao gồm: ghi biên sinh hoạt lớp, ghi báo cáo tình hình lớp, theo dõi thông tin sinh viên, ghi thông tin sinh viên khó khăn, ghi thơng tin khen thưởng sinh viên, ghi thông tin kỷ luật sinh viên, ghi thông báo kết học tập rèn luyện Nội dung sau: o Quản lý thơng tin cố vấn học tập gồm:  Mã cố vấn học tập (hệ thống tự sinh)  Tên cố vấn học tập (nhận mã nhân viên hiển thị tên nhân viên)  Di động  Điện thoại quan  Địa gửi thư  Thời gian cập nhật (hệ thống tự sinh)  Ghi  Mô tả o Quản lý sổ cố vấn học tập gồm:  Mã sổ cố vấn học tập (hệ thống tự sinh)  Mã lớp  Tên sổ cố vấn học tập  Ngày bắt đầu  Ngày kết thúc  Thời gian cập nhật (hệ thống tự sinh)  Ghi  Mô tả o Phân công cố vấn học tập  Mã phân công cố vấn học tập (hệ thống tự sinh)  Mã năm học  Mã sổ cố vấn học tập  Mã cố vấn học tập  Thời gian bắt đầu  Thời gian kết thúc  Thời gian cập nhật (hệ thống tự sinh)  Ghi  Mô tả o Biên sinh hoạt lớp gồm :  Mã biên sinh hoạt lớp  Mã sổ cố vấn học tập  Tên biên sinh hoạt lớp  Chủ trì họp  Thư ký họp  Nội dung  Số lượng tham gia  Số lượng vắng mặt  Danh sách vắng mặt  Đia điểm  Đề xuất  Thời gian cập nhật (hệ thống tự sinh)  Ghi  Mô tả o Báo cáo tình hình lớp gồm:  Mã báo cáo tình hình lớp  Mã sổ cố vấn học tập  Mã cố vấn học tập  Tên báo cáo tình hình lớp  Học kỳ  Năm học  Kết học tập  Kết rèn luyện  Kết hoạt động khác  Kiến nghị đề xuất  Số sinh viên lớp  Tình hình chung  Tư tưởng trị  Thời gian cập nhật (hệ thống tự sinh)  Ghi  Mô tả o Thông tin sinh viên gồm:  Mã thông tin sinh viên  Mã sổ cố vấn học tập  Mã sinh viên  Cán lớp  Địa báo tin  Điện thoại di động  Điện thoại gia đình  Đối tượng sách  Email  Thời gian cập nhật (hệ thống tự sinh)  Ghi  Mô tả o Thông tin sinh viên khó khăn  Mã thơng tin sinh viên khó khăn  Mã sổ cố vấn học tập  Mã sinh viên  Hồn cảnh gia đình  Đề xuất  Lý  Thời gian ghi nhận  Thời gian cập nhật (hệ thống tự sinh)  Ghi  Mô tả o Thông tin khen thưởng sinh viên  Mã thông tin khen thưởng sinh viên  Mã sổ cố vấn học tập  Mã sinh viên  Nội dung khen thưởng  Thời gian khen thưởng  Thời gian cập nhật (hệ thống tự sinh)  Ghi  Mô tả o Thông tin kỷ luật sinh viên  Mã thông tin kỷ luật sinh viên  Mã sổ cố vấn học tập  Mã sinh viên  Nội dung kỷ luật  Thời gian kỷ luật  Thời gian cập nhật (hệ thống tự sinh)  Ghi  Mô tả o Thông báo kết học tập rèn luyện  Mã thông báo kết học tập rèn luyện  Mã cố vấn học tập  Mã sinh viên  Năm học  Học kỳ  Kết học tập  Kết rèn luyện  Xếp loại học tập  Xếp loại rèn luyện  Thông báo cụ thể  Thời gian cập nhật (hệ thống tự sinh)  Ghi  Mô tả Truy cập hệ thống (chưa triển khai trang web trường) Đăng nhập xác thực 3.1 Đăng nhập qua Email UTC2 Để truy cập sử dụng hệ thống, người dùng cần phải đăng nhập (tài khoản email Trung tâm thư viện cung cấp; tài khoản đăng nhập Phịng TCHC cung cấp) Người dùng có hai cách đăng nhập: sử dụng email; sử dụng tài khoản (chọn cách thức cung cấp) Tên tài khoản: địa email đăng ký (ví dụ: lntung@utc2.edu.vn) Mật khẩu: mật email (đối với trường hợp dùng email); mật cá nhân (đối với việc sử dụng tài khoản) 8 3.2 Đăng nhập tài khoản 3.3 Thay đổi mật Chức cho phép người dùng thay đổi mật cho tài khoản hệ thống (không phải thay đổi tài khoản gmail) Bước 1: Chọn chức thay đổi mật Bước 2: Nhập thông tin lưu thay đổi 3.4 Đăng xuất Chọn “Tài khoản”  “Đăng xuất” Quản lý thông tin cố vấn học tập 4.1 Chọn “Quản lý cố vấn học tập”  “Quản lý thông tin cố vấn học tập” 10 4.2 Chọn “Thêm mới” 11 4.3 Chọn “Nhập liệu Excel” 12 4.4 Chọn “Tìm kiếm” 13 4.5 Chọn “Xuất danh sách Excel” Quản lý sổ cố vấn học tập Chọn “Quản lý cố vấn học tập”  “Quản lý sổ cố vấn học tập” 5.1 Chọn “Thêm mới” 14 15 5.2 Chọn “Nhập liệu Excel” 16 5.3 Chọn “Tìm kiếm” 17 5.4 Chọn “Xuất danh sách Excel” Phân công cố vấn học tập Chọn “Quản lý cố vấn học tập”  “Phân công cố vấn học tập” 18 6.1 Chọn “Thêm mới” 19 6.2 Chọn “Tìm kiếm” 6.3 Chọn xuất danh sách 20 Công tác cố vấn học tập Cố vấn học tập phải chọn sổ sử dụng 7.1 Ghi biên sinh hoạt lớp 7.1.1 Chọn thêm 21 22 23 7.1.2 Chọn tìm kiếm 24 7.1.3 Chọn xuất danh sách excel 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 Ghi báo cáo sinh hoạt lớp (tương tụ biên sinh hoạt lớp) Ghi thông thin sinh viên (tương tụ biên sinh hoạt lớp) Ghi thông tin khen thưởng sinh viên (tương tụ biên sinh hoạt lớp) Ghi thông tin kỷ luật sinh viên (tương tụ biên sinh hoạt lớp) Ghi thông báo kết học tập rèn luyện Chọn chức “in” để in thông báo kết học tập kết 25 ... Thời gian cập nhật (hệ thống tự sinh)  Ghi  Mô tả Truy cập hệ thống (chưa triển khai trang web trường) Đăng nhập xác thực 3.1 Đăng nhập qua Email UTC2 Để truy cập sử dụng hệ thống, người dùng... nhập (tài khoản email Trung tâm thư viện cung cấp; tài khoản đăng nhập Phòng TCHC cung cấp) Người dùng có hai cách đăng nhập: sử dụng email; sử dụng tài khoản (chọn cách thức cung cấp) Tên tài. .. địa email đăng ký (ví dụ: lntung @utc2. edu.vn) Mật khẩu: mật email (đối với trường hợp dùng email); mật cá nhân (đối với việc sử dụng tài khoản) 8 3.2 Đăng nhập tài khoản 3.3 Thay đổi mật Chức