Khóa TOEIC BASIC – KỸ NĂNG VIẾT GV: Nguyễn Quỳnh Trang Facebook: lopcoquynhtrang TỔNG QUAN VỀ VIẾT EMAIL VIDEO LỜI GIẢI CHI TIẾT có website MOON.VN [Truy cập tab Tiếng Anh – Khóa: Toeic Basic ] • Các dạng Email • Hỏi thông tin • Yêu cầu • Cung cấp thơng tin • Than Phiền • Đề nghị, gợi ý Emails are letters • Usually shorter and less formal than letters, abbreviated forms Effective subject lines Clarity Descriptive Critical information Ineffective subject lines Subject: Date: Hi 9:17 am questions 10:11 am Meeting 12:44 pm One more thing 3:02 pm Some thoughts 4:21pm Moon.vn - Học để khẳng định Hotline: 0432 99 98 98 Khóa TOEIC BASIC – KỸ NĂNG VIẾT GV: Nguyễn Quỳnh Trang Facebook: lopcoquynhtrang Effective subject lines Subject: Date: Party planning meeting rescheduled for 3pm 9:17 am Help: I can‟t find the draft for the Smith Paper 10:11 am Reminder: peer-review articles due tomorrow (3/30) 12:44 pm Questions about Sociology 210 project 3:02 pm Congratulations to Jennifer for winning Nobel Prize 4:21pm Subject: Date: Re: Re: Re: [Fwd: [Fwd: [hrfac] Reminder: Deadline for Spring Semester Is Jan 15]] 9:17 am Remove extra email prefixes Email Content: Is this truly the correct person to contact? What is my goal? Should this conversation be held in person or over the phone? Email content usually have five parts: • The Heading • The Salutation (greeting) Moon.vn - Học để khẳng định Hotline: 0432 99 98 98 Khóa TOEIC BASIC – KỸ NĂNG VIẾT • The Body • The Closing • The Signature GV: Nguyễn Quỳnh Trang Facebook: lopcoquynhtrang The Heading • The heading can include your address and the date In casual, friendly letters your address is not necessary The Salutation (greeting) • Dear _ The blank is for the name of the person you are writing After you write the person's name you put a comma ( , ) The Body • The body of the letter is the information you are writing in your letter • Brevity and clarity • Try to keep each email short • Use paragraphs (5 sentences each) • Is this message scannable and actionable? Poor Email Content Jon, Hey, I was just thinking about the meeting we had about the new workshop you were planning for next week about resume-writing I think that we may have forgotten to include all of the students who might benefit from this workshop There are several groups of students at the School of Public Health that were not on your list Of course you may have added them to you list since our last meeting Sara from the School of Public Health contacted me to ask if the students from the Epidemiology program were on our list of included students She also wanted a list of all of the included departments from the School of Public Health Can you send me a list of all of the included student groups? I can then send the relevant information on to Sara because she needs this information by tomorrow Thanks Rachell Better Email Content Jon, Can you send me a list of the students included in the resume-writing workshop by tomorrow? We may have forgotten to include all of the students who might benefit from this workshop There are several groups of students at the School of Public Health that were not on your list Sara from the School of Moon.vn - Học để khẳng định Hotline: 0432 99 98 98 Khóa TOEIC BASIC – KỸ NĂNG VIẾT GV: Nguyễn Quỳnh Trang Facebook: lopcoquynhtrang Public Health contacted me to ask if the students from the Epidemiology program were on our list I will send her that information tomorrow after I get the list from you Thanks, Rachell The Closing • The Closing: In the closing the first word is capitalized and you put a comma after the last word Some examples of closings are: Sincerely, Your friend, Love, Very truly yours, Your Signature: This is your name It goes under the closing Write an effective subject line • To catch reader„s attention • Brief and specific • Avoid UPPERCASE Begin with a greeting • Depending on the formality of the relationship • Dear Mr Fox, Hello Monica • To Whom It May Concern Thank the recipient • Replying to client„s inquiry Thank you for contacting ABC company • Find anything to thank for Thank you for your prompt reply State your purpose • If you are initiating the communication • Make it clear early in the email • Keep sentences short and clear I‘m writing to enquire about… Keep it short and to the point • Eliminate all the information that is not necessary • State the most relevant and interesting information first – people are busy Moon.vn - Học để khẳng định Hotline: 0432 99 98 98 Khóa TOEIC BASIC – KỸ NĂNG VIẾT • GV: Nguyễn Quỳnh Trang Facebook: lopcoquynhtrang Short paragraphs (3-5 sentences) End with a closing • Thank again • Refer to future contact • Closing line: Best regards, Sincerely • Add your contact details • Proofread for typos and mistakes Automatic signature Steve Edwards, Marketing Manager ABCD Inc Tel +555-7654321 Fax +555-7654378 steve.edwards@abcd.com www.abcd.com Professionalism • Always spell-check before sending • Set your email program to automatically check before sending • Re-read email for other spelling, grammar and punctuation errors • Always proofread at least once! • Read it out loud • Sleep on it • Complete the “TO:” line last • Set your email program to delay sending Remember… • Emails are permanent • Emails are searchable To: Customer Service Representative, Vision Electronics Subject: Laser printer Moon.vn - Học để khẳng định Hotline: 0432 99 98 98 Khóa TOEIC BASIC – KỸ NĂNG VIẾT GV: Nguyễn Quỳnh Trang Facebook: lopcoquynhtrang Sent: April 3, 6:22 P.M Người gửi người nhận: phần thể thông tin người gửi, người nhận, đề mục, thời điểm gửi phần đặc trưng email Chỉ cần đọc qua phần này, bạn xác định có phải thư rác hay không Ở email kinh doanh, người ta ghi tên, chức vụ, công ty, v.v phần người gửi người nhận To whom it may concern, Câu chào hỏi: Đây xem phần mở đầu email Câu mở đầu thường gặp Dear + tên người nhận Trong trường hợp tên người nhận khơng xác định được, bạn có teher dùng câu mở đầu “To whom it may concern” (gửi cho người có liên quan) email bên cạnh I am interested in buying a laser printer that I saw on your company‟s website I think it looks good but it is so expensive Can you tell me about any special payment options you might have? And is it possible to send the printer to me at an overseas address? Nội dung chính: Phần trình bày thơng điệp email Thanks in advance, Carrie Lee Kết thúc: Chào đơn giản cách viết “Thank you” tên người gửi Trong email đối tác, người gửi thêm chức vụ vào sau tên Full Email: From: Carrie Lee To: Customer Service Representative, Vision Electronics Subject: Laser printer Sent: April 3, 6:22 P.M To whom it may concern, I am interested in buying a laser printer that I saw on your company‟s website I think it looks good but it is so expensive Can you tell me about any special payment options you might have? And is it possible to send the printer to me at an overseas address? Thanks in advance, Carrie Lee Moon.vn - Học để khẳng định Hotline: 0432 99 98 98 Khóa TOEIC BASIC – KỸ NĂNG VIẾT GV: Nguyễn Quỳnh Trang Facebook: lopcoquynhtrang Note Như phân tích, email có cấu tạo “câu chào hỏi nội dung kết thúc” điều quan trọng xem xét mối quan người gửi người nhận để sử dụng cách diễn đạt thích hợp Vocabulary: Conference (n.) /ˈkɑːnfərəns/ Hội thảo E.g My director is attending a business conference in India Giám đốc dự buổi hội thảo Ấn Độ Agenda (n.) /əˈdʒendə/ Chương trình nghị E.g The marketing policy is the second item on the agenda Chính sách tiếp thị mục thứ hai chương trình Lay off (phr v.) /leɪ ɔːf/ Cho việc (cắt giảm biên chế) E.g Due to the company‟s cost reduction policy, 50 employees will be laid off Chiếu theo sách cắt giảm chi phí cơng ty, 50 nhân viên bị cho việc Fire (v.) /ˈfaɪər/ Sa thải Embezzle (v) /im'bezl/ biển thủ, tham ô E.g Our company fired him for embezzling public funds Công ty chúng tơi sa thải biển thủ cơng quỹ Promote(v.)/prəˈmoʊt/ Thăng chức E.g She proudly announced that she was promoted after hard-working years Cô tự hào thông báo cô thăng chức sau hai năm làm việc cố gắng Retire (v.)/rɪˈtaɪər/ Nghỉ hưu E.g His father retired early at the age of 50 bố nghỉ hưu sớm tuổi 50 Resign(v.)/rɪˈzaɪn/ Từ chức E.g Mr Smith resigned from his position of department head last week ông Smith từ chức trưởng phận ông ta vào tuần trước Sick leave(n.phr.)/sɪk liːv/ Thời gian nghỉ ốm E.g Jenifer looks better now after taking sick leave for weeks Jenifer nhìn đỡ sau dùng thời gian nghỉ ốm tuần Maternity leave (n.phr.) /məˈtɜːrnəti liːv/ Thời gian nghỉ sinh E.g The new policy will enable women on maternity leave to raise their children better Moon.vn - Học để khẳng định Hotline: 0432 99 98 98 Khóa TOEIC BASIC – KỸ NĂNG VIẾT GV: Nguyễn Quỳnh Trang Facebook: lopcoquynhtrang Bank teller (n.phr.)/bæŋk ˈtelər/ Giao dịch viên (ngân hàng) E.g Bank tellers are responsible for dealing with customers, receiving and paying out money in a bank Giao dịch viên chịu trách nhiệm làm việc với khách hàng, nhận trả tiền ngân hàng Banker (n.)/ˈbæŋkər/ Chủ ngân hàng; Người giữ vị trí quan trọng ngân hàng E.g He became a banker when he was only 40 years old Anh ta trở thành chủ ngân hàng 40 tuổi Bank statement (n.phr.)/bæŋk ˈsteɪtmənt/ Bản kê E.g My bank statement of the last months was sent to my email this morning Bản kê tháng vừa qua gửi tới thư điện tử sáng Credit card (n.phr.)/ˈkredɪt kɑːrd/ Thẻ tín dụng E.g I paid for my new laptop by credit card trả cho máy tính xách tay thẻ tín dụng Account(n.)/əˈkaʊnt/ Tài khoản State-owned bank (n.phr.) /stāt- oun bæɳk / ngân hàng nhà nước E.g I have an account at a state-owned bank tơi có tài khoản ngân hàng nhà nước Checking account(n.phr.)/ˈtʃekɪŋ əˈkaʊnt/ Tài khoản toán E.g There is no money left in my checking account khơng tý tiền tài khoản tốn Savings account(n.phr.)/seɪvɪŋz əˈkaʊnt/ Tài khoản tiết kiệm E.g Jenny opened a savings account months ago Jenny mở tài khoản tiết kiệm vào tháng trước Deposit(v.)/dɪˈpɑːzɪt/ Gửi tiền (vào ngân hàng) E.g She deposits a third of her salary into the bank each month Cô gửi phần ba lương cô vào ngân hàng hàng tháng (n.)/dɪˈpɑːzɪt/ Tiền gửi ngân hàng E.g She made a deposit of a thousand dollars into her savings account Cô gửi nghìn đơ-la mỹ vào tài khoản tiết kiệm Moon.vn - Học để khẳng định Hotline: 0432 99 98 98 ...Khóa TOEIC BASIC – KỸ NĂNG VIẾT GV: Nguyễn Quỳnh Trang Facebook: lopcoquynhtrang Effective subject lines... Heading • The Salutation (greeting) Moon.vn - Học để khẳng định Hotline: 0432 99 98 98 Khóa TOEIC BASIC – KỸ NĂNG VIẾT • The Body • The Closing • The Signature GV: Nguyễn Quỳnh Trang Facebook:... on your list Sara from the School of Moon.vn - Học để khẳng định Hotline: 0432 99 98 98 Khóa TOEIC BASIC – KỸ NĂNG VIẾT GV: Nguyễn Quỳnh Trang Facebook: lopcoquynhtrang Public Health contacted