Mục tiêu của chương này là Cung cấp cho sinh viên một số kiến thức cơ bản về kỹ năng làm việc nhóm như: Một số khái niệm cơ bản về Nhóm và Kỹ năng làm việc nhóm; Tầm quan trọng của làm v
Trang 1Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 05 năm 2018
(LƯU HÀNH NỘI BỘ)
BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRUNG TÂM TƯ VẤN VÀ HỖ TRỢ SINH VIÊN
Trang 3Mục Lục
CHƯƠNG 1:KHÁI QUÁT VỀ KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM 1
1.1.Một số khái niệm cơ bản: 1
1.1.1.Làm việc nhóm 1
1.1.2.Kỹ năng làm việc nhóm 2
1.2.Quá trình hình thành và phát triển nhóm 3
1.3.Mô hình PDCA và tiến trình làm việc nhóm 4
1.3.1.Mô hình PDCA 4
1.3.2.Tiến trình làm việc nhóm 6
1.3.3.Các hình thức làm việc nhóm 7
1.4.Tầm quan trọng của làm việc nhóm 8
1.4.1.Tại sao phải làm việc nhóm? 8
1.4.2.Lợi ích của làm việc nhóm trong môi trường doanh nghiệp: 9
1.4.3.Lợi ích của làm việc nhóm trong môi trường học tập: 9
1.4.4.Cơ sở thành lập nhóm 10
1.5.Các bước thành lập nhóm 12
1.5.1.Xác định mục đích và lựa chọn các mục tiêu cho nhóm 12
1.5.2.Xác định phạm vi hoạt động của nhóm 13
1.5.3.Lựa chọn các thành viên nhóm và xác định vị trí của nhóm: 14
1.5.4.Xác định vị trí nhóm trong tổ chức 16
1.5.5.Xác định quy mô phù hợp với nhóm 16
1.5.6.Xây dựng điều lệ nhóm 16
CHƯƠNG 2:KỸ NĂNG THÀNH LẬP NHÓM LÀM VIỆC 24
2.1.Khi nào cần thành lập nhóm làm việc 24
2.1.1.Khi nào cần thành lập nhóm? 24
2.2.Phương pháp thành lập nhóm 25
2.3.Nguyên tắc thành lập nhóm 25
2.3.1 Nguyên tắc số lượng thành viên 25
2.3.2.Nguyên tắc về thay đổi số lượng các thành viên trong nhóm: 26
2.3.3.Nguyên tắc đối tượng tham gia 26
2.4.Các yếu tố cần thiết để thành lập nhóm 27
2.4.1.Tất cả vì mục tiêu chung 27
Trang 42.4.2.Tin tưởng lẫn nhau 27
2.4.3.Tập trung vào giải pháp 27
2.4.4.Phát huy sức mạnh của từng cá nhân 27
2.4.5.Tăng cường sự đoàn kết 27
2.4.6.Lắng nghe lẫn nhau 28
2.5.Các bước thành lập nhóm 28
2.5.1.Xác định mục tiêu, nhiệm vụ 28
2.5.2.Tìm kiếm các thành viên trong nhóm 29
2.5.3.Thành lập nhóm 31
CHƯƠNG 3:LẬP KẾ HOẠCH VÀ TỔ CHỨC NHÓM LÀM VIỆC 37
3.1.Lập kế hoạch làm việc nhóm 37
3.1.1.Khái niệm: 37
3.1.2.Tầm quan trọng của lập kế hoạch: 37
3.1.3.Các yếu tố cần xác định trong quá trình lập kế hoạch 37
3.1.4.Phương pháp thực hiện công việc 38
3.1.5.Phân công nhiệm vụ 39
3.1.6.Các bước lập và theo dõi kế hoạch 39
3.1.7.Một số điểm cần lưu ý trong quá trình lập kế họach: 41
3.2.Tổ chức nhóm làm việc 42
3.2.1.Khái niệm nhóm làm việc: 42
3.2.2.Các yếu tố cần xác định trong quá trình tổ chức nhóm làm việc 42
3.3.Một số kỹ năng cần thiết trong lập kế hoạt và tổ chức nhóm làm việc: 45
3.4.Thực hành lập kế hoạch và tổ chức nhóm làm việc 48
CHƯƠNG 4:KỸ NĂNG ĐIỀU HÀNH VÀ GIÁM SÁT NHÓM LÀM VIỆC 54
4.1.Điều hành nhóm làm việc 54
4.1.1.Phong cách điều hành hoạt động nhóm 54
4.1.2.Một số kỹ năng điều hành nhóm 55
4.1.3.Hành vi giao tiếp trong hoạt động nhóm 58
4.2.Kiểm soát nhóm làm việc: 58
4.2.1.Khái niệm: 58
4.2.2.Phân biệt những đặc điểm giống & khác nhau của giám sát, thanh tra, kiểm tra 59
4.2.3.Vai trò giám sát trong quản lý 60
4.3.Một số kỹ năng cần thiết để giám sát nhóm làm việc hiệu quả 60
Trang 54.3.1.Sử dụng sơ đồ Gantt 60
4.4.Thực hành điều hành và kiểm soát nhóm làm việc 64
4.4.1.Chọn câu trả lời đúng nhất và giải thích tại sao 64
4.4.2.Câu hỏi ôn tập và bài tập rèn luyện kỹ năng làm việc nhóm 65
4.4.3.BÀI TẬP TÌNH HUỐNG 65
CHƯƠNG 5:KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM TOÀN CẦU 67
5.1.Khái quát về nhóm toàn cầu 67
5.1.1.Định nghĩa toàn cầu hóa 67
5.1.2.Nhóm làm việc toàn cầu 67
5.1.3.Thành lập nhóm toàn cầu 67
5.1.4.Phát triển nhóm toàn cầu 68
5.1.5.Phân loại nhóm 69
5.2.Ngôn ngữ, cử chỉ trong môi trường đa văn hóa 70
5.2.1.Định nghĩa văn hóa: 70
5.2.2.Nhận diện các kiểu văn hóa: 71
5.2.3.Ngôn ngữ cử chỉ trong các nền văn hóa 72
5.3.Điều hành nhóm làm việc toàn cầu 75
5.3.1.Thiết lập các tiêu chí về các hành vi ứng xử nhóm 75
5.3.2.Xử lý những mâu thuẫn quốc tế 76
5.3.3.Đánh giá những nhóm làm việc toàn cầu 77
5.4.Mô hình CAAP 78
5.4.1.Văn hóa nhóm/tổ chức 78
5.4.2.Thái độ 79
5.4.3.Năng lực 79
5.4.4.Tính cách 80
5.4.5.Động lực nhóm 81
5.5.Thực hành kỹ năng làm việc nhóm toàn cầu 83
5.5.1.Thực hành thành lập, phát triển nhóm toàn cầu 83
5.5.2.Bài tập tình huống ai đúng, ai sai? 83
5.5.3.Thực hành Điều hành nhóm toàn cầu 84
CHƯƠNG 6:KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM TRỰC TUYẾN (ẢO) 89
6.1.Đặc điểm công nghệ của làm việc nhóm trực tuyến (ảo) 89
6.1.1 E-Mail 89
Trang 66.1.2.Hội thảo qua điện thoại 90
6.1.3.Hội thảo video 90
6.1.4.Website và Mạng nội bộ (Intranet) 91
6.1.5.Phần mềm nhóm (Groupware) 92
6.2.Huấn luyện nhóm làm việc trực tuyến (ảo) 93
6.3.Điều hành và kiểm soát nhóm làm việc trực tuyến (ảo) 93
6.4.Thực hành làm việc nhóm trực tuyến 97
Trang 7Hình ảnh minh họa
Hình 1: Các giai đoạn phát triển nhóm 4
Hình 2: Chu trình PDCA 5
Hình 3: Cải tiến chất lƣợng liên tục với PDCA 6
Hình 4: Quy chế tổ chức nhóm và cấu trúc mô hình 43
Hình 5: Hành vi giao tiếp trong nhóm 58
Hình 6: Công cụ lập kế hoạch dự án 62
Hình 7: Mô tả hoạt động của sơ đồ Gantt 62
Trang 8Bảng biểu
Bảng 1: Xác định các vai trò chủ chốt trong nhóm 31
Bảng 2: Biểu mẫu thành lập nhóm 32
Bảng 3: Biên bản điều lệ của nhóm 33
Bảng 4: Xây dựng, nội quy, quy chế nhóm 33
Bảng 5: Mẫu kế hoạch 1 41
Bảng 6: Bảng mẫu kế hoạch 2 41
Bảng 7: Báo cáo tiến độ thực hiện 41
Bảng 8: Khung Logic 56
Trang 9CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
Mục tiêu của chương này là Cung cấp cho sinh viên một số kiến thức cơ bản về kỹ năng làm việc nhóm như: Một số khái niệm cơ bản về Nhóm và Kỹ năng làm việc nhóm; Tầm quan trọng của làm việc nhóm; Các giai đoạn hình thành và phát triển nhóm làm việc; Mô hình PDCA và tiến trình làm việc nhóm; Nguyên tắc làm việc nhóm trong môi trường đa văn hóa; Mô hình CAAP của nhóm xuất sắc và quản lý nhóm ảo với những lợi ích, thách thức trong giai đọan cách mạng công nghệ 4.0 Những kiến thức này là nền tảng để sinh viên có thể hiểu, phân tích, vận dụng vào quá trình nhận thức và thực hành phát triển kỹ năng ở những chương tiếp theo
1.1 Một số khái niệm cơ bản:
Làm việc nhóm
Mục tiêu của làm việc nhóm là gì? Đây là một câu hỏi cần thảo luận kỹ càng: Như trên đã trình bày, Làm việc theo nhóm là tập hợp 2 hoặc nhiều người để hoàn thành một mục tiêu nhất định Tuy nhiên trong thực tế, hoạt động làm việc (theo)
nhóm của sinh viên thường không đạt được hiệu quả cao (Ví dụ minh họa) Vậy đâu là nguyên nhân? (Thảo luận)
Trang 10Các bạn cần lưu ý rằng, làm việc theo nhóm giúp chúng ta hoàn thành công việc (Có nhiều việc vượt quá khả năng cá nhân) và đạt hiệu quả cao hơn
Do đó, làm việc theo nhóm cần phải có:
Khái niệm về Kỹ năng:
Kỹ năng là khả năng áp dụng vào thực tiễn những kiến thức đã được học hoặc những kết quả của quá trình luyện tập (Từ điển tiếng Việt)
Kỹ năng là khả năng thực hiện đúng hành động, hoạt động phù hợp với những mục tiêu và điều kiện cụ thể tiến hành hoạt động ấy cho dù đó là hành động cụ thể hay hành động trí tuệ (Từ điển giáo dục học)
Kỹ năng của chúng ta được hình thành như thế nào?
Kỹ năng làm việc nhóm
Kỹ năng làm việc nhóm là khả năng của một nhóm người thực hiện một công việc nhất định, trong một hoàn cảnh, điều kiện nhất định, để đạt được một mục tiêu vượt quá khả năng của cá nhân, hoặc đạt được mục tiêu (mà cá nhân có thể thực hiện được) với hiệu quả cao hơn
Kỹ năng làm việc nhóm của một cá nhân là sự kết hợp của một tập hợp những
kỹ năng và phẩm chất giúp cá nhân đó có thể làm việc hiệu quả trong môi trường
Trang 11nhóm Kỹ năng này cho phép phát huy tốt nhất những năng lực và phẩm chất của bản thân để đem lại những ảnh hưởng tích cực đến hoạt động của nhóm
Kỹ năng làm việc nhóm hình thành trên những nền tảng cơ bản như kỹ năng lắng nghe, kỹ năng cân bằng cảm xúc, kỹ năng thuyết phục, kỹ năng tương tác giữa các thành viên trong một nhóm nhằn thúc đẩy công việc, phát triển tiềm năng của tất
cả các thành viên Đó là những kỹ năng mà con người cần có trong bất cứ môi trường nào.1
Như vậy, xét về nội dung Kỹ năng làm việc nhóm thì bên cạnh các kỹ năng chuyên môn (nghề nghiệp) thì chúng ta cần phải có các kỹ năng mềm như:
o Kỹ năng lập kế hoạch làm việc nhóm
o Kỹ năng tổ chức cuộc họp
o Kỹ năng lắng nghe
o Kỹ năng ra quyết định
o Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn
o Kỹ năng quản trị diều hành
o Kỹ năng giao tiếp
1.2 Quá trình hình thành và phát triển nhóm
Có 5 giai đoạn chính trong sự hình thành và phát triển của làm việc theo nhóm:
Hình thành: Các cá nhân rời rạc tham gia vào và hình thành nhóm làm
việc Tập hợp của các cá nhân khác biệt này giống thời kỳ khởi đầu của quan hệ tình cảm xã hội Tâm lý thường thấy là háo hức, kỳ vọng, nghi ngờ,
lo âu
Sóng gió: Công việc bắt đầu được triển khai một cách chậm chạp, đầy trắc
trở Các cá nhân bộc lộ tính cách, thói quen, sở thích và bắt đầu va chạm mạnh với nhau Mâu thuẫn nảy sinh và thậm chí dẫn tới xung đột đe dọa sự
đổ vỡ của nhóm Mức độ không hài lòng tăng dần, cảm giác bất mãn tăng lên Các cá nhân có hành vi “không phù hợp” phải bị đào thải chính trong giai đoạn này
1
Giáo trình Phát triển kỹ năng cá nhân 1, Bài 1: Kiến thức và kỹ năng cơ bản cho hoạt động nhóm, 2011
Trang 12 Chuẩn hóa: Các mâu thuẫn và vấn đề đang tồn tại được dàn xếp và giải
quyết Các quan hệ đi vào ổn định Các tiêu chuẩn được hình thành và hoàn thiện Các cá nhân chấp nhận thực tại của nhau Quan hệ bạn bè, đồng đội thực sự hình thành trong giai đoạn này Sự chân thành, tin tưởng trở nên rõ nét hơn
Thể hiện: Đây là giai đoạn phát triển cao nhất của làm việc theo nhóm
Cảm giác tin tưởng, hòa nhập, gắn kết mạnh mẽ Sự háo hức thể hiện rõ Mức độ cam kết về công việc cao Cảm giác trưởng thành thực thụ ở tất cả các thành viên của nhóm
Kết thúc: Trong giai đoạn sau đó, nếu việc duy trì tốt, nhóm tiếp tục thể
hiện tốt, nếu không, sẽ đi vào giai đoạn tan rã Việc kết thúc dự án cũng đưa
làm việc theo nhóm bước vào giai đoạn này
Hình 1: Các giai đoạn phát triển nhóm
1.3 Mô hình PDCA và tiến trình làm việc nhóm
1.3.1 Mô hình PDCA
PDCA hay Chu trình PDCA (Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – hành
động) là chu trình cải tiến liên tục được Tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật trong những năm 1950 Mặc dù lúc đầu ông gọi là “Chu trình Shewart” để tưởng nhớ Tiến sĩ Walter A Shewart - người tiên phong trong việc kiểm tra chất lượng bằng
Trang 13thống kê ở Mỹ từ những năm cuối của thập niên 30 Tuy nhiên, người Nhật lại quen gọi nó là “Chu trình Deming” hay “Vòng tròn Deming”
Nội dung của các giai đoạn của chu trình này có thể tóm tắt như sau:
o Plan: lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phạm vi, nguồn lực để thực hiện, thời gian và phương pháp đạt mục tiêu
o Do: Đưa kế hoạch vào thực hiện
o Check: Dựa theo kế hoạch để kiểm tra kết quả thực hiện
o Act: Thông qua các kết quả thu được để đề ra những tác động điều chỉnh thích hợp nhằm bắt đầu lại chu trình với những thông tin đầu vào
Trang 14Hình 3: Cải tiến chất lượng liên tục với PDCA
1.3.2 Tiến trình làm việc nhóm
Tiến trình làm việc nhóm được hiểu là cách thức hướng dẫn nhóm làm việc nhằm đạt được mục tiêu và hiệu quả làm việc mong đợi Vận dụng mô hình PDCA vào thiết kế tiến trình làm việc nhóm, tiến trình làm việc nhóm được đề xuất dưới đây:
o Xác định mục tiêu
o Hình thành nhóm
o Thống nhất mục tiêu (Thảo luận nhóm 1)
o Lập kế hoạch làm việc nhóm
o Thống nhất kế hoạch làm việc nhóm (Thảo luận nhóm 2)
o Hiệu chỉnh kế hoạch làm việc nhóm
o Mục tiêu công việc rõ ràng
o Công việc này khôngthể hoàn thành nếu mọi người không làm việc chungvới nhau
Trang 15o có phần thưởng cho nhóm xứng đáng
o Nguồn tài nguyên dồi dào
o Nhóm có thẩm quyền
Nhóm sẽ không làm việc hiệu quả khi:
o Mục tiêu công việc không rõ ràng
o Công việc này có thể thực hiện độc lập
o Chỉ có các phần thưởng dành cho cá nhân
o Nguồn tài nguyên khan hiếm
o Kiểm soát quản lý
1.3.3 Các hình thức làm việc nhóm
Thực tiễn có rất nhiều hình thức làm việc nhóm:
Xét trong quan điểm và góc nhìn của một tổ chức, có hai hình thức làm việc
nhóm:
o Nhóm chính thức là nhóm có tổ chức ổn định, có chức năng nhiệm vụ
rõ ràng, thường tập hợp những người cùng chung chuyên môn hoặc có chuyên môn gần gũi nhau, tồn tại trong thời gian dài
o Nhóm không chính thức thường được hình thành theo những yêu cầu
nhiệm vụ đột xuất, có thể là tập hợp của những người có chuyên môn không giống nhau và ở nhiều lĩnh vực khác nhau Nhóm không chính thức có nhiệm vụ giải quyết nhanh một hoặc một số vấn đề trong thời gian ngắn
Phân loại theo hình thức làm việc:
Nhóm chức năng, nhóm liên chức năng, nhóm giải quyết vấn đề, nhóm làm việc tự chủ, nhóm ảo
o Nhóm chức năng: Gồm các cá nhân làm việc cùng nhau để thực hiện
các công việc có tính chất tương đồng và tương hỗ nhau Nhóm này thường tồn tại trong nội bộ các phòng ban chức năng như phòng nhân
sự, tài chính, marketing… Trong bộ phận sản xuất có thể hình thành nhiều nhóm chức năng khác nhau Ví dụ trong Trung tâm tư vấn và Hỗ
Trang 16trợ sinh viên có các nhóm như: nhóm đào tạo kỹ năng mềm, nhóm tư vấn, nhóm kết nối doanh nghiệp…
o Nhóm liên chức năng: Gồm các thành viên từ các lĩnh vực, công việc
khác nhau trong tổ chức được tập hợp lại thành một nhóm để giải quyết các vấn đề liên quan đến lĩnh vực, công việc họ đang đảm nhận
o Nhóm giải quyết vấn đề: Gồm các thành viên được tập hợp một cách
tạm thời để xác định các vấn đề hoặc tìm ra các giải pháp khả thi cho một vấn đề nào đó mà tổ chức đang phải đối mặt Nhóm giải quyết vấn
đề thường được trao quyền để tự hành động trong một thời gian nhất định và giải tán khi vấn đề được giải quyết
o Nhóm làm việc tự chủ: Gồm các thành viên cùng làm việc với nhau,
nhằm tạo hiệu quả trong quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ Nhóm làm việc tự chủ thường được trao quyền để tự thực hiện các công việc của mình sao cho đạt hiệu quả cao nhất
o Nhóm ảo: Gồm các thành viên có mối quan hệ công việc với nhau,
nhóm ảo thường không gặp gỡ trực tiếp mà phần lớn thời gian làm việc của nhóm là giao tiếp qua các phương tiện như điện thoại, thư điện tử (Email), mạng xã hội zalo, facebook, diễn đàn… Các nhóm này được hình thành ở các loại hình doanh nghiệp lớn, quy mô sản xuất và quản trị phức tạp, hoặc có sự xa cách về mặt địa lý
1.4 Tầm quan trọng của làm việc nhóm
1.4.1 Tại sao phải làm việc nhóm?
Tình huống dẫn nhập: Trung tâm Tư vấn và Hỗ trợ sinh viên tổ chức Hội chợ Việc làm hàng năm, nhằm kết nối Doanh nghiệp với sinh viên trong Trường, tìm kiếm việc làm cho sinh viên, doanh nghiệp tuyển dụng nhân sự cho phát triển của công ty
Để tổ chức hội chợ việc làm cho 60 doanh nghiệp tham gia với hơn 5000 sinh viên năm cuối đi phỏng vấn ứng tuyển việc làm thì kế hoạch phải được thực hiện trong một nhóm có nhiều người cùng tham gia Người lập kế hoạch, người kết nối doanh nghiệp, người kêu gọi sinh viên và hướng dẫn sinh viên chuẩn bị hồ sơ ứng tuyển, người thiết kế, dựng gian hàng, in ấn, truyền thông quảng cáo, thông tin tài
Trang 17chính, bảo vệ, vệ sinh…Tất cả khối công việc đó không thể được thực hiện bởi một cá nhân đơn lẻ Đơn giản vì con người có thể giỏi trong một số lĩnh vực chứ không thể giỏi trong mọi lĩnh vực
Làm việc nhóm sẽ tập trung được khả năng của từng người, giúp họ bổ sung các khiếm khuyết cho nhau để hoàn thành công việc tốt hơn Tạo điều kiện tăng năng suất và hiệu quả công việc, linh hoạt hơn để đối phó với sự thay đổi của môi trường Tạo môi trường làm việc tốt hơn, nơi mà các các nhân có thể hỗ trợ nhau về kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn
1.4.2 Lợi ích của làm việc nhóm trong môi trường doanh nghiệp:
Với việc phát triển các nhóm làm việc, trước hết doanh nghiệp sẽ giải quyết
được các vấn đề phức tạp về chuyên môn trong từng công việc cụ thể, bên cạnh đó mô hình nhóm sẽ giúp doanh nghiệp:
Đạt được các mục tiêu với hiệu quả cao nhất;
Thực hiện những dự án lớn cần nhiều người tham gia;
Thực hiện các quy trình làm việc, kết nối liên phòng ban, liên công ty, giảm thiểu các thủ tục, vướng mắc trong sự phối hợp giữa các bộ phận;
Tạo sự chủ động cho nhân viên, cấp trên có thể tin tưởng khi trao quyền cho một nhóm làm việc;
Củng cố tinh thần hợp tác, đoàn kết giữa các thành viên, xây dựng văn hóa công sở và văn hóa doanh nghiệp
1.4.3 Lợi ích của làm việc nhóm trong môi trường học tập:
Giảm áp lực học một mình: Thành viên trong nhóm sẽ có cảm giác thoải mái, không bị căng thẳng như lúc làm việc một mình Sự hỗ trợ, hợp tác của những người trong nhóm giúp họ trở nên tự tin hơn và vì thế việc học tập của họ sẽ đạt hiệu quả hơn;
Hiệu quả học tập tốt hơn: Các thành viên trong nhóm có thể chia sẻ phương pháp học tập cho nhau để đạt được kết quả tốt nhất, giúp đỡ nhau cùng tiến
bộ Sự phối hợp của nhiều người sẽ giúp thực hiện được công việc lớn hơn
và chất lượng cao hơn Đưa ra nhiều giải pháp trong quá trình thực hiện;
Trang 18 Phát triển kỹ năng: Tạo môi trường tốt để người học phát triển những kỹ năng như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng quản lý cá nhân, khả năng chịu trách nhiệm, kỹ năng chia sẻ thông tin Đó là những kỹ năng có ích cho công việc hiện tại và cho phát triển sự nghiệp sau này;
Xây dựng được quan hệ tốt với nhiều thành viên trong cộng đồng học viên 2
1.4.4 Cơ sở thành lập nhóm
Xác định lý do thành lập nhóm
Nhóm thực chất là một tổ chức thu nhỏ nên trước khi xây dựng một nhóm, người lãnh đạo nhóm phải trả lời cho được các câu hỏi sau nhằm xác định lý do thành lập nhóm: Nhóm được thành lập để làm gì? Với mục đích gì? Nếu không phải là nhóm mà một tổ chức khác có được không? Nhóm được thành lập thuộc loại nhóm nào? Việc thành lập nhóm có tránh cho nhóm khỏi lãng phí nguồn lực khi mọi người
có thể làm việc độc lập thay cho việc mọi người phải phân tán năng lực vào các lĩnh vực khác khi phải làm việc theo nhóm không? Và công việc của nhóm có vượt quá sức của nhóm không?
Xác định các kỳ vọng ở nhóm
Nhà quản lý bao giờ cũng đều kỳ vọng mình sẽ đạt được gì sau khi xây dựng các nhóm làm việc của mình Các kỳ vọng đó có thể là năng suất cao hơn? Chất lượng tốt hơn? Chi phí thấp hơn? Các lợi ích nhóm có thể thu được? Từ đó sẽ đưa ra mục tiêu của nhóm và cân nhắc có nên thành lập nhóm hay không?
Nhóm hoạt động không có mục đích rõ ràng thì sẽ rất khó đánh giá hiệu quả hoạt động của nó nếunhư mọi việc hoạt động của nhóm vẫn diễn ra bình thường không tốt cũng không xấu Do vậy, muốn nhóm hoạt động có hiệu quả nhóm cần phải
có các mục tiêu rõ ràng Mục tiêu rõ ràng sẽ giúp cho lãnh đạo nhóm xây dựng kế hoạch hành động cho nhóm một cách hiệu quả Mục tiêu của nhóm được xây dựng trên nền tảng các kỳ vọng của nhóm
2
Bài 1: Kiến thức và kỹ năng cơ bản cho hoạt động nhóm - Phát triển kỹ năng cá nhân, TOPICA 2011
Trang 19 Kiểm tra điều kiện thành lập nhóm
Trưởng nhóm với vai trò trung gian giữa các thành viên với cấp trên hay với khách hàng, đòi hỏi người lãnh đạo nhóm phải xem xét cẩn thận một số điều kiện do cấp trên hay khách hàng đưa ra trước khi thành lập nhóm Hay xem xét nhóm có khả năng đáp ứng được các yêu cầu đó hay không Sau đó tiếp tục xác định lại một số vấn
đề có ảnh hưởng đến hoạt động của nhóm sau này:
o Mục đích hoạt động của nhóm có rõ ràng không?
o Ngân sách và thời hạn hoạt động nhóm có thực tế không?
o Các nguồn lực có phù hợp với yêu cầu để hoàn thành công việc không?
o Nhóm có quyền hạn và những hỗ trợ cần thiết nào khác để hoàn thành công việc không?
o Lưu ý quan trọng nhất là hãy thảo luận và cùng đi đế nhận định chung
và quán triệt tới từng thành viên của nhóm và xác thực chứng tỏ các thành viên hiểu rõ công việc của nhóm
Các thành viên trong nhóm khi hiểu rõ các công việc của nhóm mình được biểu hiện qua các hành động như:
Thứ nhất, trưởng nhóm đảm bảo cho các thành viên trong nhóm hiểu rõ các mục tiêu của nhóm và tầm quan trọng của việc hoàn thành các mục tiêu đó Chỉ có nắm rõ được các mục tiêu chung cần đạt được thì nhóm mới có thể đưa ra các phương
án để thực hiện chúng Trên cơ sở các phương án, nhóm có thể tiến hành thảo luận để lựa chọn một phương án tốt nhất phù hợp với công việc của nhóm
Thứ hai, trên cơ sở thống nhất lựa chọn được phương án nhóm cần có biện pháp để thúc đẩy các thành viên hoàn thành công việc của mình Các thành viên trong nhóm cần phải có tình thần giúp đỡ nhau về chuyên môn và thống nhất với nhau về các bước thực hiện công việc của nhóm Trong quá trình thực hiện có thể tiến hành đánh giá và điều chỉnh dựa vào kết quả đánh giá và phân tích
Trang 201.5 Các bước thành lập nhóm
1.5.1 Xác định mục đích và lựa chọn các mục tiêu cho nhóm
Tương tự như khi xây dựng một tổ chức, trước khi thành lập nhóm những người tham gia nhóm cần phải hiểu rõ mục đích hoạt động của nhóm và các mục tiêu
là gì Điều này hết sức cần thiết, bởi nó sẽ định hướng mọi hoạt động của nhóm và là
cơ sở để gắn kết các thành viên có cùng chung mục đích, ý tưởng lại với nhau trong cùng một nhóm Sự hòa hợp giữa mục đích của nhóm với mục đích của các thành viên trong nhóm sẽ tạo nên động lực thúc đẩy mọi hoạt động, tạo nên sức mạnh cộng hưởng nhóm Nếu nhóm có mục đích mơ hồ, các thành viên trong nhóm theo đuổi những mục đích khác nhau sẽ dẫn đến phân tán nguồn lực, suy giảm sức mạnh cộng hưởng của nhóm và dễ gây nên sự xung đột trong nhóm
Các yêu cầu xác định mục đích và mục tiêu của nhóm:
Thứ nhất: Nhóm được thành lập để làm gì? Và sẽ làm được gì cho tổ chức Hoạt động của nhóm sẽ đi đến đâu? Thời gian bao lâu
Thứ hai: Mụctiêu của cả nhóm phảiđượccụthểhóavàmangtínhkhảthi Khi xác định các mục tiêu của nhóm cần phải tính đến sự đóng gópvà trách nhiệm của tất cả các cá nhân trong nhóm Có như vậy, nhóm mới có thể huy động được mọi nguồn lực của các thành viên vào các hoạt động của nhóm
Thứ ba: hãy phân chia các mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ, các nhiệm
vụ nhỏ hơn để mỗi thành viên có thể dễ dàng xác định rõ trách nhiệm và nhiệm vụ của mình trong việc thực thi các hoạt động của nhóm
Trong quá trình xác định nhiệm vụ cụ thể, mỗi thành viên có thể đưa ra những quan điểm riêng của họ Trong trường hợp này người trưởng nhóm không nên vội vã bác bỏ ngay mà nên có sự thảo luận cẩn thận xác định xem nó có mâu thuẫn với mục tiêu chung của cả nhóm hay không để tạo nên sự đồng thuận trong nhóm
Thứ tư: khi có sự thống nhất về mục đích và mục tiêu chung của cả nhóm, các thành viên cần có sự cam kết và hỗ trợ nhau cùng thực hiện nhiệm vụ chung, cùng nhau chia sẻ chiến thắng cũng như thất bại
Trang 211.5.2 Xác định phạm vi hoạt động của nhóm
Xác định phạm vi hoạt động của nhóm, sẽ giúp cho nhóm xác định được rõ quyền hạn và trách nhiệm của nhóm trong suốt quá trình hoạt động Lĩnh vực hoạt động nhóm thì đa dạng có thể hoạt động trong lĩnh vực kinh tế- văn hóa xã hội, lĩnh vực công hoặc lĩnh vực tư nhân, cùng với nhiều mục đích khác nhau Với một nguồn lực có hạn, nhóm cần giới hạn phạm vi hoạt động của mình để có thể tập trung nguồn lực vào giải quyết các vấn đề chính một cách có hiệu quả nhất, tránh dàn trải nguồn lực Các yếu tố sau có thể là những nhân tố có ảnh hưởng đến phạm vi hoạt động của nhóm:
Giới hạn về mặt tài chính Nhóm có thể đưa ra những sáng kiến hoặc phạm
vi hoạt động nhóm có thể là rộng hay hẹp hoàn toàn phụ thuộc vào vấn đề tài chính mà cấp trên xét duyệt
Giới hạn về mặt nhân sự, đặc biệt là nhân sự của những nhóm có cùng chung một số chức năng
Giới hạn định mức chi tiêu của nhóm
Những thay đổi chương trình của nhóm
Những quyết định mà nhóm có quyền đưa ra
Những quyết định nằm ngoài quyền hạn của nhóm
Hơn thế nữa, xác định lĩnh vực hoạt động nhóm giúp cho người trưởng nhóm tìm kiếm các thành viên phù hợp với nhóm, xác định các mối quan hệ hoạt động của nhóm cả bên trong và bên ngoài nhóm, xác định các nguồn lực cần thiết phục vụ cho nhóm hoạt động
Những phạm vi sau nhóm cần cân nhắc:
Nhóm sẽ tham gia vào hoạt động lĩnh vực nào, mức độ tham gia của nhóm đến đâu và chịu sự kiểm soát của những cán bộ cấp trên nào Đây là những vấn đề nhóm cần xác định rõ trước khi thành lập nhóm
Tổ chức nhóm có quyền xem xét quyết định về nhân sự của nhóm hay không cả về số lượng cũng như chất lượng chuyên môn
Ngân quỹ dành cho hoạt động nhóm
Trang 22 Quyền hạn của nhóm khi đưa ra các quyết định vượt ra ngoài tổ chức nhóm
có liên quan tới các tổ chức khác, hoặc các cá nhân khác ngoài nhóm Nhóm có quyền thay đổi lại chương trình hoạt động đã định ban đầu của nhóm không?
Ngoài ra, những câu hỏi sau có thể giúp cho người trưởng nhóm lựa chọn lĩnh vực mà nhóm có ưu thế:
Trong nhóm của bạn, những người có kinh nghiệm, những người trực tiếp làm việc với khách hàng có phải là những người có thể đề ra các quyết định tốt nhất không?
Có cần đào tạo chéo và đa kỹ năng để khi bất kỳ ai cũng có thể làm tất cả mọi việc tại vị trí làm việc đó ?
Mọi người trong nhóm dự định thành lập có yêu quý và tôn trọng nhau không?
Các thành viên trong nhóm dự định của bạn có hay chia sẻ thông tin, giải quyết các vấn đề, tư duy công việc có phù hợp với lĩnh vực nhóm mà bạn
dự định lựa chọn không?
Nếu các câu trả lời cho những câu hỏi trên là có thì việc thành lập nhóm ở lĩnh vực đó là có thể khả thi nhưng nó vẫn chưa đảm bảo cho nhóm sẽ hoạt động tốt Để đảm bảo cho nhóm hoạt động tốt cần phải có mối quan hệ dựa trên sự tin tưởng giữa các thành viên trong nhóm và người trưởng nhóm
1.5.3 Lựa chọn các thành viên nhóm và xác định vị trí của nhóm:
Lựa chọn các thành viên:
Nhóm không phải là phép tính cộng đơn thuần của nhiều người, mà là sự tập hợp của nhiều thành viên trong đó các thành viên trong nhóm đều giữ một vị trí quan trọng quyết định đến hiệu quả công việc chung của nhóm Ý thức, thái độ của các thành viên tham nhóm có vai trò rất quan trọng không kém gì các yêu cầu kỹ năng cần
có khi được tuyển dụng vào nhóm Các thành viên khi tự nguyện tham gia vào nhóm
có xu hướng tận tụy với công việc của nhóm hơn các thành viên được chỉ định Sự tận tâm của họ còn mạnh mẽ hơn khi họ nhận thức được mục đích quan trọng sau những
Trang 23nỗ lực của nhóm Ngoài ra, hoạt động nhóm là hoạt động trên tình thần hợp tác, tương trợ giữa các thành viên trong nhóm biết chia sẻ thông tin, kiến thức và kinh nghiệm
Do vậy, khi lựa chọn các thành viên hãy cố gắng đảm bảo nhóm tuyển dụng được những cá nhân có thể bù trừ những kỹ năng còn thiếu cho các thành viên khác trong nhóm Những thành viên được tuyển vào trong nhóm không chỉ đơn giản là có kỹ năng làm việc nhóm mà họ còn phải có khả năng phát triển những kỹ năng khác Một tập hợp những kỹ năng cần thiêt khác nhau sẽ tạo nên sức mạnh tổng hợp của cả nhóm Ngoài những kỹ năng chuyên môn, các thành viên trong nhóm đòi hỏi phải có thêm một số kỹ năng sau:
o Kỹ năng giải quyêt vấn đề và ra quyết định
o Kỹ năng giao tiếp cá nhân
o Kỹ năng làm việc nhóm
o Hãy tìm kiếm những người coi đây là cơ hội để kêt hợp kỹ năng và trí tuệ của mình với những người khác
Xác định vai trò các thành viên trong nhóm
Vai trò của các thành viên là những khả nang chia sẻ của các thành viên trong nhómnhằm hoàn thành các yêu cầu công việc của họ Mỗi nguời thuờng phát triển vai trò dựa trên mong muốn riêng của họ, mong muốn của nhóm và mong muốn của tổ chức Khi các nhân viên tiếp thu duợc mong muốn này thì họ sẽ có cơ hội dể phát triển vai trò của mình Hoạt dộng trong một nhóm, các cá nhân sẽ phải hoàn thành nhiều vai trò khác nhau Vai trò của các thành viên có thể duợc phân thành ba loại:
o Vai trò huớng đến công việc: Vai trò này tập trung vào những cách cu
xử liên quan trực tiếp dến việc thiết lập và dạt duợc các mục tiêu của nhóm
o Vai trò ảnh hưởng tới mối quan hệ: Vai trò này thể hiện bởi cách cu xử
tốt và phát triển quan hệ cộng dồng trong nhóm
o Vai trò huớng tới bản thân: Những thành viên theo đuổi vai trò này có
khuynh huớng tìm kiếm sự dáp ứng nhu cầu và mục tiêu của cá nhân mà không tính dến các nhu cầu của cả nhóm Chúng thường có ảnh hưởng tiêu cực dến hiệu quả hoạt động nhóm
Trang 241.5.4 Xác định vị trí nhóm trong tổ chức
Vị trí nhóm không phải đơn thuần là vị trí địa lý “ở đây” hay “ ở kia” Vị trí nhóm trong tổ chức của bạn nó có vai trò như thế nào và tầm quan trọng của nó đối với hoạt động của tổ chức Việc thành lập nhóm không phải là việc làm ngẫu nhiên tùy hứng mà cần có sự suy nghĩ cẩn thận về các thành viên tham gia và lĩnh vực hoạt động trước khi quyết định
1.5.5 Xác định quy mô phù hợp với nhóm
Nếu một nhóm có quá nhiều thành viên so với yêu cầu thì hiệu suất, chất lượng công việc có thể giảm sút, việc giữ sự đoàn kết nội bộ, cũng như việc điều hành nhóm
sẽ rất khó khăn Ngược lại, nếu ít quá, nhóm sẽ đứng trước nguy cơ không đủ nguồn lực để hoàn thành các mục tiêu của nhóm Quy mô nhóm phụ thuộc vào năng lực quản lý của người đứng đầu nhóm và vào năng lực và sự phối hợp hoạt động của các thành viên trong nhóm với nhau Năng lực của người trưởng nhóm hạn chế sẽ rất khó điều hành các nhóm có quy mô lớn Các nhóm phức tạp với nhiều thành viên có quan điểm khác nhau, thậm chí trái ngược nhau nếu có quy mô lớn rất dễ bị tan vỡ Do vậy, cần phải cân nhắc quy mô nhóm một cách cẩn thận đảm bảo cho nhóm hoạt động hiệu quả nhất
1.5.6 Xây dựng điều lệ nhóm
Việc thành lập một nhóm thường bắt đầu với điều lệ nhóm Điều lệ nhóm chính
là sợi dây liên kết các thành viên trong nhóm lại với nhau Không có sự liên kết, các thành viên của nhóm có thể sẽ làm việc cho những mục tiêu khác nhau, hiểu lầm về những công việc mà nhóm được giao, hoặc thấy bực tức khi các kỳ vọng không đựợc đáp ứng
Điều lệ nhóm nêu ra mục đích của nhóm, phương pháp hoạt động, mục tiêu, và
mô tả phương pháp đạt được thành công của nhóm cũng như phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của nhóm Nó sẽ nêu rõ các cách giải quyết các vấn đề có thể xảy ra đối với nhóm của mình
Bước đầu tiên điều lệ nhóm cần nêu rõ các nhiệm vụ cụ thể mà mọi người trong nhóm cần thực hiện Nếu mọi người không cùng hướng đến một mục đích chung, chắc chắn rất ít khả năng nhóm có thể phát triển tốt được Khi xác định những
Trang 25nhiệm vụ của nhóm, việc thảo luận về những nhiệm vụ không cần thiết cũng rất hữu ích Hãy chắc chắn xác định rõ những hoạt động nằm ngoài phạm vi trách nhiệm của nhóm Điều này cũng nên ghi rõ trong điều lệ nhóm Ngoài ra, đừng quên xác định cả phạm vi quyền hạn của nhóm Nếu không có định nghĩa rõ ràng về những nhiệm vụ cần làm và không cần làm, hầu hết các thành viên trong nhóm sẽ phản ứng lại sự không chắc chắn đó bằng các hoạt động rụt rè Như vậy, họ sẽ kém sáng tạo hơn khi
họ cảm thấy tự tin rằng mình đã hiểu rõ các yêu cầu của công việc và trách nhiệm của mình
Tóm tắt chương 1
Nhóm là một tập hợp hai hoặc nhiều người cùng chia sẻ mục tiêu, các thành viên trong nhóm tương tác với nhau, hành vi của mỗi thành viên bị chi phối bởi hành vi của các thành viên khác Là: “Hai hay nhiều người làm việc với nhau để cùng hoàn thành một mục tiêu chung”
Kỹ năng là khả năng áp dụng vào thực tiễn những kiến thức đã được học hoặc những kết quả của quá trình luyện tập Là khả năng thực hiện đúng hành động, hoạt động phù hợp với những mục tiêu và điều kiện cụ thể tiến hành hoạt động ấy cho dù đó là hành động cụ thể hay hành động trí tuệ
Kỹ năng làm việc nhóm của một cá nhân là sự kết hợp của một tập hợp những kỹ năng và phẩm chất giúp cá nhân đó có thể làm việc hiệu quả trong môi trường nhóm Kỹ năng này cho phéo phát huy tốt nhất những năng lực và phẩm chất của bản thân để đem lại những ảnh hưởng tích cực đến hoạt động của nhóm Kỹ năng làm việc nhóm hình thành trên những nền tảng cơ bản như: Kỹ năng lắng nghe, kỹ năng cân bằng cảm xúc, kỹ năng thuyết phục… Đó là những kỹ năng mà con người cần có trong bất cứ môi trường công việc nào
CÂU HỎI ÔN TẬP
1 Làm việc (theo) nhóm là gì? Anh chị hãy trình bày những ưu điểm và nhược điểm của làm việc nhóm? Theo Anh/ Chị những nguyên nhân nào đã dẫn đến hoạt động làm việc nhóm của các anh/ chị có hiệu quả thấp? Cho ví dụ minh họa?
2 Anh/ Chị hãy trình bày tóm tắt các hình thức lảm việc nhóm mà anh chị đã được học? Hãy phân tích tóm tắt những ưu điểm và nhược điểm của các hình thức làm việc nhóm?
Trang 263 Theo Anh/ Chị trong hoạt động học tập và nghiên cứu khoa học của sinh viên Trường Đại học Công nghiệp TP Hồ Chí Minh, hình thức làm việc nhóm nào là hiệu quả nhất? Vì sao? Cho ví dụ cụ thể?
4 Kỹ năng là gì? Anh/Chị hãy trình bày tóm tắt quá trình hình thành kỹ năng làm việc, mối quan hệ biện chứng giữa Kiến thức và Kỹ năng? Cho ví dụ minh họa?
5 Anh/ Chị hãy phân tích quá trình hình thành và phát triển nhóm làm việc? Theo Anh/ Chị để nhóm làm việc đạt được hiệu quả cao thì những phẩm chất cá nhân nào là cần thiết trong làm việc nhóm? Giải thích rõ vì sao?
6 Kỹ năng làm việc nhóm là gì? Anh /Chị hãy phân tích tầm quan trọng của
Kỹ năng làm việc nhóm trong hoạt học tập và nghiên cứu khoa học của sinh viên?
7 Anh/ Chị hãy trình bày tóm tắt những kỹ năng cần thiết để có thể làm nhóm hiệu quả? Theo Anh/ Chị kỹ năng là quan trọng nhất? Vì Sao?
8 Anh/ chị hãy trình bày tóm tắt nội dung Mô hình PDCA (Deming) mà anh chị đã được học? Theo Anh/ Chị việc vận dụng mô hình PDCA vào tiến trình làm việc nhóm có những lợi ích gì? Cho ví dụ Minh họa?
9 Anh/Chị hãy trình bày tóm tắt nội dung của Tiến trình làm việc nhóm? Theo Anh/Chị nội dung nào là quan trọng nhất của tiến trình làm việc nhóm? Giải thích rõ
Chọn các câu trả lời đúng nhất và giải thích tại sao
l/ Điều lệ nhóm sẽ giúp bạn làm rõ điều gì cho bạn và nhóm của bạn?
Vai trò của các thành viên trong nhóm
Các vấn đề mà nhóm đang quan tâm
Thời gian làm việc của các thành viên
Những nhiệm vụ cụ thể mà nhóm phải hoàn thành
Trang 272/ Bạn vừa mới thành lập một nhóm cho mình Điều lệ nhóm sẽ giúp bạn làm
rõ điều gì cho bạn và nhóm của bạn?
Vai trò của các thành viên trong nhóm
Các vấn đề mà nhóm đang quan tâm
Thời gian làm việc của các thành viên
Những nhiệm vụ cụ thể mà nhóm phải hoàn thành
3/ Bạn đang quá trình xác định những nhiệm vụ của nhóm bạn phải làm gì để xác định được rõ ràng?
Liên kết các thành viên trong nhóm lại
Hỏi ý kiến giám đốc của bạn
Xác định những nhiệm vụ ngoài phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của nhóm
So sánh nhiệm vụ đó với những công việc trước đây của nhóm
4/ Quy trình báo cáo của nhóm nên được nêu ra ở đâu?
Trong một bức thư điện tử gửi đến các thành viên trong nhóm
Trong điều lệ nhóm
Thư ký của nhóm phải nêu ra quy trình đó khi lập các biên bản họp
5/ Điều gì giúp bạn đảm bảo rằng quy mô của nhóm phù hợp với nhiệm vụ được giao?
Tất cả các thành viên trong nhóm hợp tác với nhau
Bạn hoàn toàn có thể kiểm soát tình hình và sự phát triển của nhóm mình
Tất cả các thành viên đều được phân chia đều các nguồn lực
Nhóm của bạn có thể đưa ra các quyết định hiệu quả
6/ Khi nhóm của bạn đã hiểu về mục tiêu mà họ cần phải đạt được, bạn phải làm gì tiếp theo?
Xác định vai trò của các thành viên trong nhóm
Xin ý kiến phê duyết của ban giám đốc cho những mục tiêu của nhóm bạn
Xác định rõ và tổ chức các công việc để đạt được các mục tiêu của nhóm
Trang 28 Dừng lại nghỉ ngơi để làm rõ các ý tưởng của mình và tổ chức lại nhóm 7/ Bạn phải làm gì để kế hoạch của bạn linh hoạt với những thay đổi không lường trước được?
Đánh giá việc thực hiện kế hoạch theo từng ngày
Luôn giữ cho quy trình kiểm soát thay đổi được đơn giản
Để nhóm của bạn tự lập ra kế hoạch cho họ
Đề nghị khách hàng của bạn cho thêm thời gian để hoàn thành công việc 8/ Với tư cách là trưởng nhóm bạn phải chuẩn bị những điều gì khi nhóm của bạn trở nên lớn mạnh?
Thay đổi các thành viên trong nhóm
Bạn dành nhiều thời gian cho các dự án của mình
Quan tâm nhiều hơn với nhóm
Khả năng những nhiệm vụ hiện tại sẽ thay đổi và phát sinh nhiệm vụ mới
BÀI TẬP TÌNH HUỐNG
Trong xu thế cạnh tranh ngày càng khốc liệt, công ty thương mại dịch vụ ABC
đã thực hiện chính sách kinh doanh tổng hợp với nhiều dự án khác nhau Một trong những dự án mới được thành lập để đáp nhu cầu mở rộng kinh doanh của công ty đó
là dự án mở rộng thị trường, tìm kiếm thêm khách hàng mới tiềm năng cho công ty Anh Dư Hoàn Hữu đã được ban giám đốc công ty chỉ định làm nhóm trưởng của dự
án này Theo điều động phân công của công ty, nhóm bao gồm 5 thành viên có 3 nam
và 2 nữ với các lứa tuổi khác nhau: anh Hữu (46 tuổi) trưởng nhóm, Chị Phụng Lan (42 tuổi)- người đã có 18 năm làm việc tại công ty, chị Kim Tiên (25 tuổi) người mới vào làm công ty sau 2 năm tốt nghiệp trường Đại học Kinh tế thành phố HCM, anh Xuân Ánh (53 tuổi) người có kinh nghiệm lâu năm làm việc về marketing của công ty
X mới chuyển về, anh Nam (27 tuổi) mới tốt nghiệp đại học được tuyển về công ty 6 tháng gần đây
Cũng như các cán bộ khác của công ty, khi được giao nhiệm vụ mới quan trọng, anh Hữu rất phấn khởi và hiểu rằng đây là sự tin cậy của ban giám đốc công ty đối với anh, và đây cũng là dịp để anh thể hiện năng lực của mình
Trang 29Sau khi nhận nhiệm vụ trưởng nhóm, anh Hữu liền bắt tay vào công việc Việc đầu tiên anh hình dung ra các công việc phải làm, sau đó anh trực tiếp giao nhiệm vụ cho từng thành viên trong nhóm Quan niệm của anh Hữu cho rằng: “ Nếu một người
có năng lực thì phải chứng minh bằng kết quả cụ thể đó là tìm kiếm lôi kéo được nhiều khách hàng về cho công ty” Riêng bản thân anh Hữu, anh luôn cố gắng chứng minh cho mọi người trong nhóm thấy năng lực tìm kiếm khách hàng của mình Số khách hàng của anh cứ nhích dần lên và giá trị các hợp đồng của mỗi khách hàng cũng lớn hơn Anh cảm thấy rất hài lòng, và thường xuyên thông báo tin vui cho mọi người trong nhóm mỗi khi có khách hàng mới Lúc đầu mọi người trong nhóm còn háo hức nghe anh thông báo về khách hàng mới của mình, nhưng lâu dần mọi người cũng cảm thấy nhàm chán và cho rằng anh chỉ thích “huyênh hoang” và “thể hiện” Một vài lần Nam và Kim Tiên đã mời anh Hữu đi tiếp khách hàng của họ nhưng cứ sau những lần như vậy, khách hàng của họ càng nhận thấy điểm yếu của Kim Tiên và Nam trước Hữu Họ cảm thấy tin tưởng hơn nếu được làm khách hàng trực tiếp của Hữu mặc dù ai cũng hiểu rằng dù làm việc với ai thì họ cũng là khách hàng của công
ty ABC Kim Tiên cũng thấy rằng Hữu có nhiều ưu điểm thật nhưng cô cũng hiểu rằng có một số điều dù cố gắng cô cũng không học và làm theo anh Hữu được một mặt do hạn chế của phái nữ và mặt khác cô chưa thể có gương mặt cứng rắn và sự từng trải như Hữu Cô hy vọng thời gian sẽ cho cô sự từng trải của anh Còn Nam thì lúc đầu luôn khen Hữu trước mọi người và luôn ao ước học và làm theo những gì mà anh Hữu đã và đang làm Tuy nhiên, gần đây Nam thực sự chán nản vì anh Hữu luôn vạch ra các điểm yếu của
Nam để yêu cầu mọi người thảo luận và rút kinh nghiệm trong các cuộc họp phòng Nhiều lúc Nam giải thích rằng đó là sơ xuất vô tình, em không định làm như thế nhưng Hữu chỉ kết luận rằng dù thế nào thì đó cũng là sai sót và cần đưa ra để mọi người rút kinh nghiệm tránh mắc phải và làm phật ý khách hàng Nam ngày càng chán nản và có cảm giác như năng lực của mình khó có thể được phát huy tại nhóm này Chị Mai Chi và anh Xuân Ánh thì có vẻ trầm tĩnh hơn và không bao giờ mời Mạnh đi gặp khách hàng cùng Họ luôn cho rằng họ có đủ bản lĩnh và kiến thức để có thể tiếp cận khách hàng Tuy nhiên, khách hàng của họ cũng không nhiều, chủ yếu là những khách hàng truyền thống, lâu năm của công ty Mỗi khi Hữu phê bình họ về
Trang 30việc không năng động tìm khách hàng thì Anh Xuân Ánh luôn giải thích rằng có người đi tìm và khai thác khách hàng bên ngoài thì cũng phải có người ở lại nhóm để kịp thời giải thích các vấn đề về nghiệp vụ chứ Đặc biệt trong cơ chế kinh doanh tổng hợp hiện nay, nhóm dự án mở rộng và khai thác khách hàng liên quan tới nhiều nghiệp vụ khác nhau, không phải mỗi việc là tìm khách hàng, trao đổi với khách Mọi người nên hợp tác và hỗ trợ nhau trong các công việc thì hiệu quả chung của nhóm mới tốt lên Mỗi lần như vậy, anh Hữu chỉ nhắc rằng có lẽ anh cần xem lại cách làm việc và sắp xếp thời gian cho hiệu quả hơn vì kết quả chung của cả nhóm được tạo nên từ các kết quả của mỗi thành viên Đôi khi anh Xuân Anh nói với các đồng nghiệp trong công ty rằng anh Hữu không thể có nhiều kinh nghiệm bằng ông trong lĩnh vực này Lẽ ra vị trí trưởng nhóm dự án phải là của ông chứ không phải của Hữu Và Hữu không thể lãnh đạo ông được, Ông sẽ chỉ làm những gì ông thích và đừng nên nghĩ là cải tạo và chỉ đạo ông Hơn nữa, ông luôn cho rằng việc theo đuổi doanh thu của Hữu chỉ là việc làm của một người chỉ biết lợi nhuận trước mắt mà quên đi mục tiêu lâu dài của dự án Hữu đôi lần cũng nghe được các thông tin phản hồi như vậy nhưng anh không thể nói gì ông Xuân Ánh vì anh không có bằng chứng Anh không biết nên phải làm việc với ông Xuân Ánh thế nào nên đành im lặng và cho qua Nhưng tâm trạng của anh thì hết sức nặng nề mỗi khi phải bàn việc gì đó với ông Xuân Ánh và trong các cuộc họp nhóm, Anh biết mình phải làm gì đó nhưng dường như anh cũng ít có thời gian để nghĩ nhiều về điều này Khác với ông Xuân Ánh, Chị Mai Chi thường chẳng giải thích gì mỗi khi bị phê bình mà chỉ nhỏ nhẹ nói rằng tôi sẽ cố gắng và rút kinh nghiệm Nhưng tháng nào cũng thế, chị Mai kết quả của chị bao giờ cũng kém Chị ít khi nói chuyện với các thành viên trong nhóm Không khí trong nhóm ngày càng buồn tẻ và mọi người có xu hướng xa nhau hơn, việc ai nguời nấy làm Mạnh càng ít họp nhóm hơn và vẫn cố gắng theo đuổi mục tiêu tăng doanh số và hiệu quả của mình Anh cho rằng mọi vấn đề sẽ qua đi nếu doanh số của nhóm anh luôn tăng trưởng Do đó, anh vẫn làm việc cần mẫn và siêng năng nhằm theo đuổi mục tiêu của mình
CÂU HỎI THẢO LUẬN
Anh (chị) đánh giá như thế nào việc tổ chức nhóm của anh Hữu?
Trang 31 Xác định mục tiêu của nhóm
Quy chế nhóm
Lựa chọn các thành viên trong nhóm
Sự phối hợp các mối quan hệ trong và ngoài nhóm
Nhóm của anh Hữu nên được tổ chức như thế nào cho hiệu quả?
Những bài học kinh nghiệm rút ra từ tình huống này ?
Trang 32CHƯƠNG 2: KỸ NĂNG THÀNH LẬP NHÓM LÀM VIỆC
Mục tiêu chương 2
Giúp sinh viên hiểu được các kiến thức cơ bản về kĩ năng thành lập nhóm như: Thời điểm thích hợp để thành lập nhóm, phương pháp thành lập nhóm, nguyên tắc thành lập nhóm, các các bước thành lập nhóm; Thực hiện được các công việc: Xác định mục tiêu, nhiệm vụ của nhóm, xây dựng biểu mẫu thành lập nhóm, xây dựng quy chế hoạt động nhóm, nắm được cách thức tổ chức nhóm, từng bước thành lập nhóm theo các nguyên tắc đã học
2.1 Khi nào cần thành lập nhóm làm việc
2.1.1 Khi nào cần thành lập nhóm?
Trong môi trường doanh nghiệp, nhóm nên thành lập khi:
Không có cá nhân nào có đủ năng lực về kiến thức, chuyên môn và khả năng tư duy nhạy bén hay ý tưởng về tổng thể công việc Các cá nhân sẽ bù đắp cho nhau khi làm việc cùng nhóm
Các cá nhân phải làm việc ở mức độ phụ thuộc lẫn nhau cao Người này không thể tiếp tục công việc khi không có người kia
Mục tiêu công việc phải rõ ràng, cụ thể, có tính thách thức cao, có ảnh hưởng lớn tới quyết định hay định hướng của doanh nghiệp
Trong môi trường học tập, nhóm nên thành lập khi:
Thực hiện bài tập lớn cần phải có nhiều kiến thức tổng hợp, kết hợp với nhau
để cùng thực hiện bài tập thì sẽ hiệu quả hơn Mỗi người sẽ phụ trách từng phần và chia sẻ kiến thức hay kinh nghiệm cho nhau
Thực hiện bài tập có khối lượng yêu cầu lớn trong thời gian làm bài ngắn, một người không thể thực hiện được
Bạn chưa giỏi hoặc chưa nắm vững một số kiến thức và muốn học hỏi thêm Bạn muốn giao lưu chia sẻ kinh nghiệm với người khác
Lưu ý: Làm việc nhóm có nhiều lợi thế, nhưng mất thời gian tổ chức Hơn nữa, nhóm phải được quản lí bằng sự quan tâm và kĩ năng tổ chức của người lãnh đạo nhóm Do vậy, phải xem xét tính chất, tình huống của công việc để quyết định sự cần thiết của việc thành lập nhóm
Trang 332.2 Phương pháp thành lập nhóm
Có nhiều phương pháp khác nhau để thành lập nhóm Dưới đây là một số phương pháp điển hình:
Nhóm được thành lập do có sự phân công: Thông thường, với phương
pháp này, người cấp trên khi giao nhiệm vụ sẽ mời và phân công luôn các thành viên của nhóm Sau khi nhóm thành lập và ngồi lại với nhau sẽ bầu chọn trưởng nhóm
Nhóm được thành lập do tự phát: Nhóm thành lập kiểu này thường là
nhóm có các thành viên cùng chung sở thích, cùng yêu thích một công việc nào đó hoặc họ cảm thấy hợp nhau nên tạo thành một nhóm để cùng làm việc, cùng giao lưu chia sẻ kinh nghiệm
Nhóm được thành lập bởi một người điều hành: Nhóm được thành lập khi
nhóm trưởng được chỉ định ngay từ đầu, người nhóm trưởng này sẽ được người quản lí chỉ định cho một công việc hoặc một dự án cần hoàn thành trong một thời gian cụ thể Người nhóm trưởng này sẽ có trách nhiệm đi tìm hoặc chỉ định các thành viên còn lại, thành lập nhóm, xây dựng các tiêu chí hoạt động cùng các thành viên và dẫn dắt nhóm hoạt động
Nhóm được thành lập do chuyển đổi:
Nhóm thành lập bằng cách chuyển nhóm vừa kết thúc dự án cũ sang dự án mới
Nhóm thành lập bằng cách chuyển một tổ làm việc sang thành nhóm
Trang 34Sự tận tâm của cá nhân đối với nhóm và mục tiêu của nhóm thường có xu hướng giảm khi nhóm được bổ sung quá nhiều người
2.3.2 Nguyên tắc về thay đổi số lượng các thành viên trong nhóm:
Bổ sung thành viên trong nhóm khi:
Công việc của nhóm nhiều mà số lượng thành viên quá ít, không đảm bảo thời gian để các thành viên hoàn thành nhiệm vụ, mục tiêu của nhóm
Các thành viên trong nhóm thiếu các kiến thức, kĩ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ, mục tiêu của nhóm
Loại bớt thành viên trong nhóm khi:
Thành viên đó không tận tâm vì mục tiêu chung của nhóm, đã được nhóm góp ý, nhắc nhở nhưng không sửa đổi
Thành viên đó có tính cá nhân, ích kỷ cao, không thể hợp tác, thỏa hiệp được với các thành viên khác trong nhóm; thường xuyên gây rối, làm ảnh hưởng xấu đến các hoạt động của nhóm
* Lưu ý: Mối liên kết giữa các thành viên trong nhóm sẽ bị suy yếu khi có quá nhiều người gia nhập hoặc rời khỏi nhóm Do đó, cần hạn chế đến mức thấp nhất
sự thay đổi các thành viên trong nhóm.và Không bổ sung thành viên mới khi nhóm
đã ổn định
2.3.3 Nguyên tắc đối tượng tham gia
Nhóm cần tập hợp được những người có tâm huyết, kiến thức và kinh nghiệm
về lĩnh vực liên quan đến mục tiêu mà nhóm đang hướng tới
Trang 35Mỗi thành viên trong nhóm cần có những kĩ năng, khả năng khác nhau: Người
có trình độ cao, kiến thức vững vàng; người có óc sáng tạo; người giàu kinh nghiệm; người có năng khiếu ngoại giao; người nắm rõ các thao tác và quy trình xử lí công việc; mỗi người đều có một khả năng tiềm ẩn và nhóm nên hội đủ những thành viên như vậy
Việc lựa chọn ai là thành viên trong nhóm phải căn cứ vào mục tiêu dự án mà nhóm sẽ thực hiện Các thành viên làm việc vì một mục tiêu chung và chắc chắn mỗi người đều hiểu rõ đích mà họ hương tới là gì
2.4 Các yếu tố cần thiết để thành lập nhóm
2.4.1 Tất cả vì mục tiêu chung
Dù mỗi người trong nhóm có năng lực và kĩ năng riêng nhưng phải đảm bảo tất
cả mọi người đều có cùng hướng đi, đó là đạt được mục tiêu chung Chỉ cần một người chệch khỏi hướng đi chung đó, nhóm khó có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất
2.4.2 Tin tưởng lẫn nhau
Một nhóm làm việc ăn ý đòi hỏi mức độ tin tưởng cao giữa các thành viên Để xây dựng niềm tin, bạn cần phải thực hiện đúng những gì mình đã hứa, giúp đỡ những người khác và đối xử công bằng với mọi người
2.4.3 Tập trung vào giải pháp
Nhiều khi mọi người mải tranh luận, phân tích về vấn đề mà quên mất điều quan trọng là tìm ra cách giải quyết Do đó, đừng quên thúc đẩy mọi việc tiến lên phía trước bằng cách tập trung vào giải pháp
2.4.4 Phát huy sức mạnh của từng cá nhân
Một nhóm làm việc hiệu quả và ăn ý là sự kết hợp những điểm mạnh của từng
cá nhân Từ đó, hiệu quả đạt được sẽ là lớn nhất
2.4.5 Tăng cường sự đoàn kết
Điều này đơn giản là các thành viên trong nhóm tìm hiểu và chia sẻ với nhau những khó khăn và thách thức cả trong công việc lẫn cuộc sống riêng
Trang 36Lí do để nhóm tồn tại và phát triển chính là cùng tiến tới mục tiêu chung Mục tiêu càng đúng đắn, có sự đồng thuận của tất cả các thành viên càng tạo động lực mạnh mẽ cho nhóm hoạt động hiệu quả và liên kết chặt chẽ, phối hợp ăn ý để chèo lái con thuyền đưa nhóm đi đến đích Ngược lại, mục tiêu mơ hồ, không phù hợp, thiếu thực tế sẽ khiến nhóm hoạt động rời rạc, không hiệu quả, thiếu khả thi Vì vậy, việc xác định mục tiêu đúng đắn, có sự đồng thuận sẽ mang lại ý nghĩa thiết thực trong việc thành lập nhóm và khiến nhóm hoạt động hiệu quả
Để nhóm hoàn toàn tin tưởng vào tính khả thi của mục tiêu, cần xác định mục tiêu theo nguyên tắc SMART:
Specific: cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu
Measurable: đo đếm được
Achievable: có thể đạt được
Realistie: thực tế, không viển vông
Time bound: có thời hạn
Xác định nhiệm vụ rõ ràng:
Để hoàn thành một khối lượng công việc hay để đạt được mục tiêu lớn, nhóm cần phải chia nhỏ công việc Mỗi mục tiêu nhỏ lại được chia làm nhiều nhiệm vụ nhỏ
Trang 37hơn, đồng thời tiến hành phân bổ nguồn lực sẵn có về thời gian, con người, chi phí, trang thiết bị cần thiết.
Mỗi nhiệm vụ sẽ được phân công giao cho một thành viên phù hợp nhất Sai lầm trong việc xác định, phân công nhiệm vụ có thể dẫn đến lãng phí thời gian và nguồn nhân lực, thậm chí ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng Vì vậy khi phân công nhiệm vụ cần lưu ý đến những tiêu chí sau:
Mỗi nhiệm vụ nên giao cho một người cụ thể
Hiểu rõ những ưu, nhược điểm của mỗi thành viên, đánh giá được những khả năng mà họ sở hữu, đảm bảo nhiệm vụ được giao cho mỗi thành viên là phù hợp
Khi phân công nhiệm vụ cần giao những nguồn lực cần thiết và quyền quyết định cho nhóm viên
Cân bằng giữa số thành viên và số lượng công việc cũng như đảm bảo sự công bằng đối với từng thành viên
Nếu nhiệm vụ không tìm được người có đủ năng lực giải quyết hoặc thành viên không đủ khả năng đảm nhận nhiệm vụ thì phải đào tạo lại hoặc phải kết nạp thành viên mới
2.5.2 Tìm kiếm các thành viên trong nhóm
Bên cạnh nhóm trưởng, các thành viên đều là những thành phần rất quan trọng Chính các thành viên nhóm mới là người triển khai và thực hiện các hoạt động nhằm đạt mục tiêu chung Vì vậy, khi lựa chọn phải chọn những cá nhân có tiềm năng hợp tác và có nhu cầu hợp tác thực sự Lựa chọn đúng người sẽ đảm bảo chất lượng hoạt động của nhóm
Trang 38Chỉ định: Những nhà lãnh đạo quan tâm đến dự án chỉ định các nhân viên có kĩ
năng phù hợp và là những người được họ tin tưởng
Chọn các cá nhân vào các vai trò cụ thể:
Bảo vệ và phân tích hiệu
quả dài hạn của nhóm
- Không bao giờ hài lòng với các giải pháp không mang lại hiệu quả tối ưu
- Chuyên gia phân tích giải pháp để tìm những yếu kém, hạn chế trong các giải pháp đó
- Xây dựng biện pháp sửa chữa tốt nhất
3 Người thực hiện
Bảo đảm động lực và vận
hành hiệu quả các hoạt
động của nhóm
- Lập bảng theo dõi tiến độ công việc
- Đánh giá và khắc phục các nguy cơ gây chậm chễ so với
tiến độ
- Có tinh thần dám nghĩ dám làm
- Có khả năng tập hợp sự ủng hộ và khắc phục tư tưởng
chủ bại
4 Người ngoại giao
Theo dõi, điều chỉnh và
tạo các mối quan hệ bên
ngoài của nhóm
- Có khiếu ngoại giao và khả năng đánh giá về nhu cầu
của người khác
- Có tính cách tự tin và quyết đoán
- Nắm bắt tốt bức tranh tổng thể công việc của nhóm
- Thận trọng khi xử lí thông tin bí mật
5 Người điều phối
Tập hợp các công việc của
- Có khả năng nắm vững ngay một số công việc
- Có khả năng duy trì tốt các mối quan hệ nội bộ
- Có khả năng ngăn chặn những rắc rối tiềm ẩn
Trang 396 Người phát kiến
Duy trì và phát huy khả
năng sáng tạo của nhóm
- Nhiệt tình, hoạt bát và say mê đưa ra ý tưởng mới
- Thích thú và sẵn sàng đón nhận ý kiến của người khác
- Xem khó khăn là cơ hội để thành công
- Không bao giờ bỏ qua những gợi ý khả thi
7 Người giám sát
Bảo đảm tìm kiếm và duy
trì các tiêu chuẩn cao
- Chặt chẽ và đôi khi tỏ ra nghiêm khắc trong việc áp
dụng những tiêu chuẩn khắt khe đối với nhóm
- Đánh giá tốt về kết quả thực hiện công việc của người
khác
- Không vội vã đánh giá vấn đề theo hình thức
- Có khả năng đánh giá tốt cũng như tìm ra những thiếu
sót của vấn đề
Bảng 1: Xác định các vai trò chủ chốt trong nhóm
Các bước lựa chọn cá nhân vào các vai trò cụ thể:
Xác định những phẩm chất cần có cho vai trò ấy
Quan sát, đánh giá xem có thành viên nào thích hợp không
Đánh giá những thế mạnh nổi bật của họ
Những yếu kém của họ có thể khắc phục được không
Họ sẽ cùng làm việc với những người này được không
Quyết định cuối cùng dựa trên mức độ thỏa mãn các vấn đề nêu trên
Xây dựng mối quan hệ trong nhóm:
Xây dựng các mối quan hệ nhằm thiết lập, duy trì mối quan hệ giữa tập thể với các cá nhân Khi xây dựng các mối quan hệ trong nhóm, các thành viên cần:
Sẵn sàng tham gia các hoạt động của nhóm
Quan sát, tạo sự cân bằng giữa các khác biệt của bản thân và các thành viên khác trong nhóm
Tăng cường giao tiếp với các thành viên khác
Chấp nhận sự khích lệ và góp phần khích lệ các thành viên khác
2.5.3 Thành lập nhóm
Lập biểu mẫu thành lập nhóm:
Biểu mẫu thành lập nhóm:
Trang 408 Phạm vi và quyền hạn ra quyết định (đề xuất/thực hiện)
9 Khoảng thời gian