GIAO TRINH KY NANG LAM VIEC NHOM

BỘ CÔNG THƢƠNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRUNG TÂM TƢ VẤN VÀ HỖ TRỢ SINH VIÊN Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 05 năm 2018 (LƯU HÀNH NỘI BỘ) Mục Lục CHƢƠNG 1:KHÁI QUÁT VỀ KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM 1.1.Một số khái niệm bản: 1.1.1.Làm việc nhóm 1.1.2.Kỹ làm việc nhóm 1.2.Quá trình hình thành phát triển nhóm 1.3.Mơ hình PDCA tiến trình làm việc nhóm 1.3.1.Mơ hình PDCA 1.3.2.Tiến trình làm việc nhóm 1.3.3.Các hình thức làm việc nhóm 1.4.Tầm quan trọng làm việc nhóm 1.4.1.Tại phải làm việc nhóm? 1.4.2.Lợi ích làm việc nhóm mơi trƣờng doanh nghiệp: 1.4.3.Lợi ích làm việc nhóm môi trƣờng học tập: 1.4.4.Cơ sở thành lập nhóm 10 1.5.Các bƣớc thành lập nhóm 12 1.5.1.Xác định mục đích lựa chọn mục tiêu cho nhóm 12 1.5.2.Xác định phạm vi hoạt động nhóm 13 1.5.3.Lựa chọn thành viên nhóm xác định vị trí nhóm: 14 1.5.4.Xác định vị trí nhóm tổ chức 16 1.5.5.Xác định quy mơ phù hợp với nhóm 16 1.5.6.Xây dựng điều lệ nhóm 16 CHƢƠNG 2:KỸ NĂNG THÀNH LẬP NHÓM LÀM VIỆC 24 2.1.Khi cần thành lập nhóm làm việc 24 2.1.1.Khi cần thành lập nhóm? 24 2.2.Phƣơng pháp thành lập nhóm 25 2.3.Nguyên tắc thành lập nhóm 25 2.3.1 Nguyên tắc số lƣợng thành viên 25 2.3.2.Nguyên tắc thay đổi số lƣợng thành viên nhóm: 26 2.3.3.Nguyên tắc đối tƣợng tham gia 26 2.4.Các yếu tố cần thiết để thành lập nhóm 27 2.4.1.Tất mục tiêu chung 27 i 2.4.2.Tin tƣởng lẫn 27 2.4.3.Tập trung vào giải pháp 27 2.4.4.Phát huy sức mạnh cá nhân 27 2.4.5.Tăng cƣờng đoàn kết 27 2.4.6.Lắng nghe lẫn 28 2.5.Các bƣớc thành lập nhóm 28 2.5.1.Xác định mục tiêu, nhiệm vụ 28 2.5.2.Tìm kiếm thành viên nhóm 29 2.5.3.Thành lập nhóm 31 CHƢƠNG 3:LẬPKẾ HOẠCH VÀTỔ CHỨCNHÓMLÀM VIỆC 37 3.1.Lập kế hoạch làm việc nhóm 37 3.1.1.Khái niệm: 37 3.1.2.Tầm quan trọng lập kế hoạch: 37 3.1.3.Các yếu tố cần xác định trình lập kế hoạch 37 3.1.4.Phƣơng pháp thực công việc 38 3.1.5.Phân công nhiệm vụ 39 3.1.6.Các bƣớc lập theo dõi kế hoạch 39 3.1.7.Một số điểm cần lƣu ý trình lập kế họach: 41 3.2.Tổ chức nhóm làm việc 42 3.2.1.Khái niệm nhóm làm việc: 42 3.2.2.Các yếu tố cần xác định q trình tổ chức nhóm làm việc 42 3.3.Một số kỹ cần thiết lập kế hoạt tổ chức nhóm làm việc: 45 3.4.Thực hành lập kế hoạch tổ chức nhóm làm việc 48 CHƢƠNG4:KỸNĂNGĐIỀUHÀNHVÀGIÁMSÁTNHÓMLÀMVIỆC 54 4.1.Điều hành nhóm làm việc 54 4.1.1.Phong cách điều hành hoạt động nhóm 54 4.1.2.Một số kỹ điều hành nhóm 55 4.1.3.Hành vi giao tiếp hoạt động nhóm 58 4.2.Kiểm sốt nhóm làm việc: 58 4.2.1.Khái niệm: 58 4.2.2.Phân biệt đặc điểm giống & khác giám sát, tra, kiểm tra 59 4.2.3.Vai trò giám sát quản lý 60 4.3.Một số kỹ cần thiết để giám sát nhóm làm việc hiệu 60 ii 4.3.1.Sử dụng sơ đồ Gantt 60 4.4.Thực hành điều hành kiểm sốt nhóm làm việc 64 4.4.1.Chọn câu trả lời giải thích 64 4.4.2.Câu hỏi ôn tập tập rèn luyện kỹ làm việc nhóm 65 4.4.3.BÀI TẬP TÌNH HUỐNG 65 CHƢƠNG 5:KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHĨM TỒN CẦU 67 5.1.Khái qt nhóm tồn cầu 67 5.1.1.Định nghĩa tồn cầu hóa 67 5.1.2.Nhóm làm việc tồn cầu 67 5.1.3.Thành lập nhóm tồn cầu 67 5.1.4.Phát triển nhóm tồn cầu 68 5.1.5.Phân loại nhóm 69 5.2.Ngôn ngữ, cử mơi trƣờng đa văn hóa 70 5.2.1.Định nghĩa văn hóa: 70 5.2.2.Nhận diện kiểu văn hóa: 71 5.2.3.Ngôn ngữ cử văn hóa 72 5.3.Điều hành nhóm làm việc tồn cầu 75 5.3.1.Thiết lập tiêu chí hành vi ứng xử nhóm 75 5.3.2.Xử lý mâu thuẫn quốc tế 76 5.3.3.Đánh giá nhóm làm việc toàn cầu 77 5.4.Mơ hình CAAP 78 5.4.1.Văn hóa nhóm/tổ chức 78 5.4.2.Thái độ 79 5.4.3.Năng lực 79 5.4.4.Tính cách 80 5.4.5.Động lực nhóm 81 5.5.Thực hành kỹ làm việc nhóm tồn cầu 83 5.5.1.Thực hành thành lập, phát triển nhóm tồn cầu 83 5.5.2.Bài tập tình đúng, sai? 83 5.5.3.Thực hành Điều hành nhóm tồn cầu 84 CHƢƠNG6:KỸNĂNGLÀMVIỆCNHÓMTRỰCTUYẾN(ẢO) 89 6.1.Đặc điểm công nghệ làm việc nhóm trực tuyến (ảo) 89 6.1.1 E-Mail 89 iii 6.1.2.Hội thảo qua điện thoại 90 6.1.3.Hội thảo video 90 6.1.4.Website Mạng nội (Intranet) 91 6.1.5.Phần mềm nhóm (Groupware) 92 6.2.Huấn luyện nhóm làm việc trực tuyến (ảo) 93 6.3.Điều hành kiểm sốt nhóm làm việc trực tuyến (ảo) 93 6.4.Thực hành làm việc nhóm trực tuyến 97 iv Hình ảnh minh họa Hình 1: Các giai đoạn phát triển nhóm Hình 2: Chu trình PDCA Hình 3: Cải tiến chất lƣợng liên tục với PDCA Hình 4: Quy chế tổ chức nhóm cấu trúc mơ hình 43 Hình 5: Hành vi giao tiếp nhóm 58 Hình 6: Cơng cụ lập kế hoạch dự án 62 Hình 7: Mơ tả hoạt động sơ đồ Gantt 62 v Bảng biểu Bảng 1: Xác định vai trò chủ chốt nhóm 31 Bảng 2: Biểu mẫu thành lập nhóm 32 Bảng 3: Biên điều lệ nhóm 33 Bảng 4: Xây dựng, nội quy, quy chế nhóm 33 Bảng 5: Mẫu kế hoạch 41 Bảng 6: Bảng mẫu kế hoạch 41 Bảng 7: Báo cáo tiến độ thực 41 Bảng 8: Khung Logic 56 vi CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM Mục tiêu chƣơng Cung cấp cho sinh viên số kiến thức kỹ làm việc nhóm nhƣ: Một số khái niệm Nhóm Kỹ làm việc nhóm; Tầm quan trọng làm việc nhóm; Các giai đoạn hình thành phát triển nhóm làm việc; Mơ hình PDCA tiến trình làm việc nhóm; Ngun tắc làm việc nhóm mơi trƣờng đa văn hóa; Mơ hình CAAP nhóm xuất sắc quản lý nhóm ảo với lợi ích, thách thức giai đọan cách mạng công nghệ 4.0 Những kiến thức tảng để sinh viên hiểu, phân tích, vận dụng vào q trình nhận thức thực hành phát triển kỹ chƣơng 1.1 Một số khái niệm bản: 1.1.1 Làm việc nhóm  Khái niệm Nhóm Nhóm tập hợp hai nhiều người chia sẻ mục tiêu, thành viên nhóm tương tác với nhau, hành vi thành viên bị chi phối hành vi thành viên khác Nhóm là: “Hai hay nhiều người làm việc với để hoàn thành mục tiêu chung” (Lewis-McClear) Nhóm là: “Một số người với kỹ bổ sung cho nhau, cam kết làm việc, chia sẻ trách nhiệm mục tiêu chung" (Katzenbach Smith) Nhóm là: "Nó xe Ferrari, hoạt động mạnh mẽ, tốn nhiều tiền của/cơng sức để bảo dưỡng” Nhóm số người có kỹ hỗ trợ nhau, họ cam kết thực mục đích, mục tiêu hoạt động chung để giải vấn đề mà họ chịu trách nhiệm (Katzenbach & Smith, 1993- Giáo trình Phát triển kỹ cá nhân 1, 2011)  Làm việc nhóm Mục tiêu làm việc nhóm gì? Đây câu hỏi cần thảo luận kỹ càng: Như trình bày, Làm việc theo nhóm tập hợp nhiều người để hoàn thành mục tiêu định Tuy nhiên thực tế, hoạt động làm việc (theo) nhóm sinh viên thường khơng đạt hiệu cao (Ví dụ minh họa) Vậy đâu nguyên nhân? (Thảo luận) Các bạn cần lưu ý rằng, làm việc theo nhóm giúp hồn thành cơng việc (Có nhiều việc vượt q khả cá nhân) đạt hiệu cao Do đó, làm việc theo nhóm cần phải có: o Mục tiêu chung o Giao tiếp hiệu o Quản trị thống o Phân công hiệu o Trách nhiệm rõ ràng o Quản lý xung đột o Tin cậy o Tôn trọng o Gắn kết o Gương mẫu o Cải tiến liên tục 1.1.2 Kỹ làm việc nhóm  Khái niệm Kỹ năng: Kỹ khả áp dụng vào thực tiễn kiến thức học kết trình luyện tập (Từ điển tiếng Việt) Kỹ khả thực hành động, hoạt động phù hợp với mục tiêu điều kiện cụ thể tiến hành hoạt động cho dù hành động cụ thể hay hành động trí tuệ (Từ điển giáo dục học) Kỹ hình thành nào?  Kỹ làm việc nhóm Kỹ làm việc nhóm khả nhóm người thực công việc định, hoàn cảnh, điều kiện định, để đạt mục tiêu vượt khả cá nhân, đạt mục tiêu (mà cá nhân thực được) với hiệu cao Kỹ làm việc nhóm cá nhân kết hợp tập hợp kỹ phẩm chất giúp cá nhân làm việc hiệu mơi trường gia dự kiến Chỉ có điều, đơn vị tổ chức thay đổi: Khơng Công ty TNHH B - đơn vị sai phạm dẫn đến bị rút phép, mà quan thuộc Bộ VHTT&DL: Nhà hát Ca múa nhạc Dân gian Việt Bắc, phối hợp Cơng ty TNHH Qun Gia Bình (giấy phép Cục ghi nhầm Quyên Gia Đình) Theo luật, Cục hồn tồn có quyền cấp phép cho đơn vị biểu diễn địa bàn Hà Nội, phải có Giấy tiếp nhận biểu diễn Sở cấp phép biểu diễn Thế nhưng, giấy phép Cục ký ngày 9-11 mà lúc 15h chiều 10-11, Giám đốc Sở cho biết, chưa có đơn vị đến làm việc với Sở giấy tiếp nhận này! Yêu cầu: Hãy chia lớp thành nhóm, nhóm từ - 10 người, thảo luận nội dung sau: o Việc Sở VHTT&DL Hà Nội định hủy buổi biểu diễn hay sai Vì sao? o Cục Nghệ thuật Biểu diễn cấp phép cho show diễn tiếp tục hay sai? Vì sao? Thời gian làm việc nhóm: 30 phút u cầu: Mỗi nhóm trình bày kết thời gian 10 phút 5.5.3 Thực hành Điều hành nhóm tồn cầu Ê – KÍP = MỘT SỐ CÁ NHÂN + THÁI ĐỘ NHÓM + KỸ NĂNG NHÓM  Xây nhà để thành lập ê – kíp Mục đích : Xây dựng tinh thần hợp tác giúp đỡ lẫn nhóm viên thúc đẩy đồn kết dù họ có hoạt động khác Số người tham gia : 30 người trở xuống, chia thành ba nhóm Thời lượng : 30 phút Dụng cụ : bảng đen, phấn Hoạt động : o Hướng dẫn viên (HDV) chia học viên thành ba nhóm : A, B, C o Các nhóm xếp thành ba hàng, khoảng cách với bảng đen o Khi HDV hiệu nhóm viên lên bảng o Nhóm vẽ xong nhà sớm đầy đủ thắng 84 o HDV giải thích ý nghĩa chơi : nhóm vẽ ngơi nhà thật đầy đủ đẹp thời gian ngắn có tố chất để xây dựng ê – kíp Các nhóm lại phải cố gắng rèn luyện thêm Nhóm A Nhóm B Nhóm C  Hồn tất câu bỏ lửng Mục đích : Giúp nhóm viên tạo mối quan hệ hợp tá đóng góp suy nghĩ để xây dựng ê – kíp Số người : từ đến 12 người Thời lượng : 60 phút Không gian : Ghế xếp theo hình tròn Dụng cụ : giấy nhỏ, bút Hoạt động : o HDV chia học viên thành nhiều nhóm nhỏ có đặc điểm giống o Trưởng nhóm hỏi : “CHÚNG TA CĨ PHẢI LÀ MỘT Ê – KÍP KHƠNG?” Các nhóm viên trả lời giấy cách viết nốt hai câu viết chừng : “CHÚNG TA LÀ MỘT Ê – KÍP BỞI VÌ……….” “CHÚNG TA KHƠNG LÀ MỘT Ê – KÍP BỞI VÌ………”  Trưởng nhóm tổng hợp câu trả lời  HDV giải thích : chơi giúp học viên nhận rõ điểm tích cực cần phát huy điểm chưa tích cực cần khắc phục để xây dựng ê – kíp  Thực hành Đề tài: VĂN HĨA Mỗi nhóm liệt kê: o khác biệt văn hóa miền o khác biệt châu Á châu Âu o Mỗi nhóm đóng theo tình diễn tả khía cạnh văn hóa sau đây: 85 o Vật chất: Cách ăn, mặc o Triết lý: Ý nghĩa mục đích sống, hiểu biết –sai o Quan hệ: Cách xử với thành viên người khác  Thực hành Thiết kế mô hình CAAP u cầu: GV đưa thơng tin mơ hình khuyết CAAP Các nhóm thảo luận điền vào mơ hình khuyết Thời gian thảo luận 20 phút Thuyết trình - 5phút/nhóm o Culture: Văn hóa o Attitude: Thái độ o Aptitude: Năng lực o Personality: Tính cách Động lực Đội CAAP o Tin tưởng o Giao tiếp o Thấu hiểu o Hợp tác o Nhóm xuất sắc Thực hành đánh giá nhóm làm việc tồn cầu PHÂN TÍCH KHẢ NĂNG TỰ QUẢN CỦA CÁC NHĨM KHẢ NĂNG NHỮNG MẶT TÍCH CỰC KIỂM SỐT CẢM XÚC 86 NHỮNG MẶT TIÊU CỰC KIỂM SOÁT TƢ DUY Bài tập đánh giá buổi thảo luận nhóm tồn cầu Nhóm Đề tài : Ngày : Trưởng nhóm : Xin đánh dấu X cột ý bạn Thang điểm : 1- Quá kém, 2-Kém, 3-Trung bình, 4-Khá, 5-Khá o Về buổi họp A.Về Buổi họp Bầu khơng khí chung thuận lợi đến mức nào? (Thoải mái, cởi mở, thân mật, thuận lợi cho diễn tả tư tưởng, hay gượng gạo căng thẳng) Mục tiêu buổi họp đạt đến mức nào? (Vấn đề nêu lên giải quyết, kết luận thiết thực, nhóm viên học hỏi thêm, hay có thay đổi) Thông đạt (Tư tưởng diễn tả rõ ràng, có thơng cảm, hiểu nhau, vấn đề đào sâu, tư tưởng nhóm viên khai thác, nối kết) Thái độ nhóm viên (Lắng nghe, chấp nhận, tôn trọng lẫn nhau, không phê phán, biết khuyến khích lẫn nhau) Sự tham gia tích cực đồng nhóm viên (về lượng chất, khơng tất có tham gia tham gia đồng đóng góp vào việc xây dựng nhóm đưa nhóm tới mục tiêu) 1.2 Về Trƣởng nhóm 87 Thái độ (Lắng nghe – khách quan – vơ tư – khuyến khích nhóm viên, dân chủ) Biết điều động buổi họp (Làm sáng tỏ vấn đề - huy động tham gia – đúc kết tư tưởng – dung hòa ý kiến – đưa nhóm đến mục tiêu) C Về bạn Lắng nghe, chấp nhận, không phê phán cố gắng hiểu ý kiến nhóm viên Cởi mở thẳng thắn nói lên ý kiến Giúp nhóm tiến tới mục tiêu (Góp ý kiến, sáng kiến, nhắc nhỏ nhóm trở lại đề tài, khuyến khích nhóm viên khác, đúc kết tư tưởng, làm sáng tỏ vấn đề….) D Xin bạn vắn tắt nêu lên ƣu khuyết điểm buổi họp giải thích lý phê duyệt bạn E Bạn có đề nghị để cải tiến chất lượng thảo luận nhóm? 88 CHƢƠNG 6: KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM TRỰC TUYẾN (ẢO) Mục tiêu chƣơng: Cung cấp kiến thức kỹ làm việc nhóm trực tuyến (ảo) Thuật ngữ nhóm ảo (trực tuyến) dùng để nhóm mà phần lớn thời gian giao tiếp nhóm khơng đƣợc thực dƣới hình thức gặp gỡ trực tiếp mà sử dụng phƣơng tiện liên kết hệ thống thơng tin điện tử: e-mail, thƣ thoại, điện thoại, phần mềm làm việc theo nhóm, hội thảo4 … Nhóm ảo bao gồm thành viên cách xa mặt địa lý thành viên khơng gặp ngày đƣợc Nhóm ảo chủ yếu tƣơng tác với thông qua họp từ xa, thƣ điện tử họp video Nhóm ảo phổ biến tổ chức tồn cầu đa quốc gia, nhóm phải đối mặt với nhiều thách thức, đặc biệt việc gây dựng lòng tin, thiết lập kênh giao tiếp hiệu quả, kiểm sốt vấn đề khác biệt văn hóa kiểm sốt suất.5 6.1 Đặc điểm cơng nghệ làm việc nhóm trực tuyến (ảo) E-mail, mạng Internet dịch vụ điện thoại quốc tế yếu tố quan trọng tạo nên thành cơng nhóm ảo Cơng nghệ giúp thành viên nhóm chia sẻ ý tưởng thông tin, nối kết hoạt động xây dựng tin tưởng Không trưởng nhóm thành viên nhóm chun gia cơng nghệ mà tất người phải sẵn sàng sử dụng, học hỏi công nghệ cần thiết để thực tốt cơng việc 6.1.1 E-Mail Mỗi thành viên nhóm ảo cần có địa chi e-mail Nếu có kế hoạch sử dụng nhiều tài liệu đính kèm gửi qua e-mail, kiểm tra khả tương thích nén tập tin máy tính thành viên nhóm, đồng thời thiết lập quy ước sử dụng Mọi người nhóm phải biết thời điểm, lý đối tượng để gửi email Người gửi mail nhận thức rõ đối tượng chủ đề gửi e-mail Có thể khơng cần "cc" cho nhóm thư bạn gửi Không muốn nhận lượng lớn e-mail không liên quan đến Tuy vậy, bạn chắn ( Trích “Làm việc nhóm hiệu quả” – Harvard Business Esentials) ( Trích “Tuyệt chiêu xây dựng nhóm”- Steven Lock) 89 người thơng báo định có ảnh hưởng đến họ đảm bảo người cần tham gia vào định phải tham khảo ý kiến E-mail tạo chứng giấy ảo chúng đóng vai trò quan trọng trường hợp phát sinh hiểu nhầm mâu thuẫn E-mail phương tiện liên lạc hữu ích tiết kiệm thời gian  Lƣu ý hai vấn đề bảo mật sau đây: Thơng thường có nhiều người đọc e-mail dự đốn người gửi Người nhận chuyển e-mail đến nhiều người khác mà khơng tính đến hậu việc thông tin e-mail bị phát tán không cần thiết Việc xóa e-mail khói ổ cứng khơng hồn tồn loại trừ e-mail Các chun gia máy tính chun gia tình báo cơng nghệ có tay phần mềm truy lục thư từ tập tin đính kèm xóa Vì thế, đừng đưa thơng tin nhạy cảm hay bí mật vào e-mail (Lưu ý thêm: Có thời điểm mà e-mail hồn tồn khơng có tác dụng thành viên phải tiếp xúc với để bàn cơng việc nhóm Trong số trường hợp, người ta cần khả giao tiếp lời nói đủ, đơi người phải nhìn thấy thấy đối tượng khác người vừa gia nhập nhóm, mẫu sản phẩm, phương án màu sắc khác cho sản phẩm Đơi khi, họ muốn nói chuyện trực tiếp với khách hàng cách điều chỉnh để làm cho sản phẩm nhóm trở nên hiệu hơn.) 6.1.2 Hội thảo qua điện thoại Hội thảo qua điện thoại cách dễ để nhóm ảo giao tiếp lời Một hội thảo qua điện thoại thường hình thức phù hợp nhóm cần kiểm tra mốc kết chính, thảo luận chiến lược huy động trí tuệ tập thể Có nhiều loại công nghệ, từ hội thảo qua hệ thống điện thoại cài đặt sẵn, hội thảo nhà cung cấp dịch vụ truyền thông hỗ trợ tổ chức 6.1.3 Hội thảo video Hội thảo video kênh khác để kết nối nhóm Ưu điểm lớn hình thức tập hợp nhóm mà khơng lãng phí thời gian hay tiền bạc cho việc di 90 chuyển sinh hoạt thời gian nhóm họp Chẳng hạn, thành viên nhóm Ln Đơn (Anh) nhìn thấy giao tiếp với đồng nghiệp họ Rome (Ý) mà khơng cần rời khỏi văn phòng Tuy nhiên, hội thảo video phức tạp đòi hỏi giúp đỡ người có chun mơn kỹ thuật Đối với kỹ video bản, người tham dự cần có máy tính phù hợp, camera, micro, phần mềm đường truyền Internet 6.1.4 Website Mạng nội (Intranet) Website thay đổi cách hoạt động nhóm ảo Một website dự án thay cho phòng nhóm Với trình duyệt có, thành viên truy cập website dự án để xem kết đăng lên, kiểm tra lịch trình lấy thơng tin Intranet - mạng nội công ty, sử dụng giao thức Internet - chủ yếu hoạt động theo cách Trên website dự án, phòng nhóm ảo củng xây dựng bốn tường gian phòng thật Bốn tường là: o Bức tƣờng mục đích: Bức tường bao gồm tuyên bố, mục tiêu, danh sách kết cần đạt kết nhóm o Bức tƣờng ngƣời: Phần xác định thành viên nhóm nêu rõ vai trò người Ở đây, người sử dụng biết người liên quan đến lĩnh vực khác dự án Nên đính kèm ảnh thành viên mơ tả vắn tắt công việc chuyên môn người Việc đăng ảnh đơi dòng tiểu sử kèm theo tên tạo nên cảm giác tầm quan trọng cơng việc mà nhóm ảo thực o Bức tƣờng tƣ liệu: Phần chứa đựng thông tin lịch trình họp tới chương trình họp Các biên họp trước tham luận lưu trữ tường Các thành viên dùng tường để đăng cơng trình nghiên cứu họ cho đồng nghiệp xem xét Những ý kiến đóng góp đăng lên website o Bức tƣờng giao tiếp: Phần bao gồm liên kết thông tin liên hệ với tất thành viên nhóm 91 o Website tài sản lớn đòi hỏi mức độ quan tâm định, nên phải có chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm tra cập nhật website Tùy theo quy mô dự án mà công việc giao cho cá nhân cụ thể 6.1.5 Phần mềm nhóm (Groupware) Phần mềm nhóm phần mềm ứng dụng mà nhóm người sử dụng chung với hệ thống mạng máy tính Internet Phần mềm hoạt động nguyên tắc giúp người sử dụng nâng cao hiệu sản phẩm cách cộng tác chia sẻ thông tin Cụ thể hơn, phần mềm tích hợp, cho phép người sử dụng từ nhiều "trạm" làm việc khác giao tiếp lúc, ví dụ như, Zalo, Messenger Facebook, Livelink, Lotus Notes, Novell Group-Wise, Oracle v.v Phần mềm nhóm cần thiết nhóm ảo cho phép thành viên truy cập sở liệu hỗ trợ họp ảo Một số phần mềm nhóm sử dụng cho họp "trực tiếp", thành viên tham dự làm việc trực tuyến trao đổi qua điện thoại thời điểm Phần mềm là: e-mail group, zalo, messenger Facebook Phần mềm nhóm cho phép truy cập sở liệu chung, ứng dụng, chương trình họp lịch làm việc, thư viện tham khảo Một số phần mềm hỗ trợ hội thảo qua hình thức thoại bảng thông báo điện tử Tuy nhiên, không thiết phải thành lập website hay Intranet cho nhóm, mà cần cài đặt phần mềm làm việc theo nhóm cho tất người tham gia, thành viên nhóm cần trình duyệt  Những lƣu ý truy cập sở liệu Cơ sở liệu chứa nhiều tư liệu thơng tin hữu ích cho nhóm Những thơng tin cần thiết truy cập từ website, mạng nội hay phần mềm làm việc theo nhóm Các tư liệu sở liệu tổ chức thường chứa đựng nhiều thông tin nhạy cảm Chỉ có số thành viên quan trọng nhóm ảo phép thay đổi tư liệu Ví dụ, nhóm khơng phải nhân viên, khách hàng nhà cung cấp, thành viên truy cập để xem tài liệu bị giới hạn họ chỉnh sửa thơng tin 92 6.2 Huấn luyện nhóm làm việc trực tuyến (ảo) Trong mơ hình nhóm làm việc truyền thống, hiệu suất hoạt động dễ dàng cải thiện thông qua việc đào tạo, huấn luyện Và nhóm ln có nhiều hội để tiến hành việc huấn luyện, ví dụ thành viên cách làm việc với người khác, thành viên khác phải chuẩn bị thuyết trình PowerPoint chưa sử dụng chương trình này, thành viên khác lại gặp rắc rối việc cân nhiệm vụ thơng thường phòng ban cơng tác với nhiệm vụ nhóm Trong trường hợp, trưởng nhóm tự hướng dẫn đề nghị người có đủ lực làm cơng tác huấn luyện Nhóm ảo có hội tương tự để huấn luyện kỹ cho thành viên Với thành viên sinh sống rải rác nhiều địa điểm múi khác nhau, khơng có hình thức giao tiếp cần thiết để việc huấn luyện đạt hiệu Trưởng nhóm khơng thể đơn giản đến văn phòng thành viên minh họa cách sử dụng phần mềm để diễn giải cách trình bày hay lập báo cáo ngân sách Tuy nhiên, cần phân tích lịch làm việc thành viên bạn khắc phục số vấn đề khoảng cách Ví dụ, nhóm ảo lên lịch hội thảo qua điện thoại hàng tuần hàng ngày để giữ cho cổng giao tiếp ln mở Họ đề khoảng thời gian giao nhau, người sẵn sàng cho cơng việc nhóm tiếp nhận điện thoại – thời điểm không xâm phạm nghĩa vụ khác thành viên Vì thế, bạn thực điều sau: o Thông báo để người biết gọi điện cho o Để cho thành viên nhóm tự thỏa thuận thời điểm hàng ngày, họ sẵn sàng cho cơng việc giao tiếp nhóm (lưu ý đến khác biệt múi thói quen nghỉ ngơi thành viên) o Đề quy tắc tôn trọng khoảng thời gian giao tiếp trí 6.3 Điều hành kiểm sốt nhóm làm việc trực tuyến (ảo) Sự khác biệt bối cảnh thực tế địa phương, múi giờ, văn hóa ngơn ngữ mâu thuẫn ln tiềm ẩn nhóm ảo Ngay có hỗ trợ cơng nghệ kết nối mối quan tâm quản lý nhóm đồng 93 nhóm, tận tâm hợp tác cần nhấn mạnh Điều hành kiểm sốt nhóm ảo cần có yếu tố sau:  Sự đồng nhóm Những cá nhân đồng với nhóm ln có cách cư xử tạo nên tảng thành cơng nhóm Họ làm việc tích cực, có hợp tác nhiều họ biết đặt quyền lợi nhóm cao quyền lợi thân Sự đồng nhóm ln song hành với tin cậy, nhờ khuyến khích việc chia sẻ thơng tin tăng mức độ hợp tác Sự đồng nhóm khơng tự nhiên xuất nhóm ảo Nếu nhóm thành viên nhóm sống tách biệt nhau, họ khơng có chung cảm nhận Trong trường hợp xa nhau, nhóm ảo tập thể người xa lạ có mối quan hệ xã hội Vì cần có phương pháp sau :  Tổ chức họp mắt Nên tập hợp nguời đến họp, dù lần thành viên gặp mặt trực tiếp suốt trình thực Khi người gặp tạo hội để làm quen, tạo nên gắn kết thành viên nhóm Trong họp thành viên giới thiệu thân, kỹ đặc biệt, sở thích, mối quan tâm cá nhân… Nếu trình tiến hành họp mắt kéo dài hai ngày, phân chia người thành tổ nhỏ, tổ phụ trách thảo luận khía cạnh cụ thể nhiệm vụ Các tổ nên luân phiên thay đổi thành phần để người có hội gặp gỡ, làm việc Trong cuối buổi họp mắt nên chụp hình tất thành viên nhóm  Tổ chức họp định kỳ theo tiến độ cơng việc Nếu nhóm bao gồm thành viên không xa cách địa lý ngân sách cho phép nên tập hợp người vào thời điểm như: phải thay đổi cam kết, có nhiều thành viên tham gia vào nhóm, cần định quan trọng, phải lập kế hoạch phân công cho giai đoạn dự án 94 Có thể áp dụng hình thức hội thảo video, nhóm khơng thể họp trực tiếp Như bạn củng cố mối quan hệ nhóm đả hình thành từ buổi họp mắt Nếu tập hợp tồn nhóm, tập hợp tổ quan trọng  Tìm thời điểm mà ngƣời tiếp xúc với Nếu nhóm có thành viên sống nhiều châu lục múi khác nhóm nên lên lịch cho buổi họp thông thường, hội thảo qua điện thoại trao đổi trực tuyến Internet, xếp quy trình để thảo luận vấn đề then chốt dự án Điều giúp thành viên nhóm cảm thấy thoải mái chia sẻ ý tưởng sẵn sàng thúc đẩy nhóm, thay khuyến khích người làm việc riêng lẻ  Tạo đồng nhóm xoay quanh mục tiêu Đồng nhóm cần tâm điểm để thu hút mối quan tâm nổ lực nhóm, đây, mục tiêu nhóm thích hợp  Sự tận tâm Sự tân tâm mục tiêu nhóm yếu tố bắt buộc để nhóm ảo thành công Nếu thiếu tân tâm, thành viên dành thời gian công sức cho mục tiêu khác Để xây dựng tân tâm nhóm ảo, cần có chọn lựa thật kỹ thành viên tham gia nhóm Ngồi kỹ cần phải có để thực dự án, trưởng nhóm nên chọn người có mối quan tâm tự nhiên, mạnh mẽ tới mục tiêu nhóm  Tinh thần hợp tác Trọng tâm nhóm tập hợp người có khả bổ sung cho nhau, làm việc với để hoàn thành nhiệm vụ quan trọng Sự phối hợp kỹ bổ sung cho đem lại cho nhóm sức mạnh mà tổ làm việc theo phong cách truyền thống khơng có o Tạo hội hữp tác Bạn khai thác cơng cụ giao tiếp trình bày Việc giao tiếp tạo điều kiện cho hợp tác nhóm 95 o Cơng nhận khen ngợi hành vi hợp tác Ví dụ, bạn công bố với người việc hai thành viên nhóm thúc đẩy tiến độ thuyết trình nhóm trước cấp quản lý, thơng báo qua e-mail kết nghiên thành viên nhóm  Các yếu tố văn hóa Nếu bạn quản lý nhóm ảo với thành viên sống rải rác khắp toàn cầu, bạn cần phải kiểm tra yếu tố văn hóa, đặc biệt với thành viên Các thành viên nhóm cảm nhận thể điều kiện lao động, giấc, quyền hạn trách nhiệm, cách thức giao tiếp (cụ thể hành vi xem lịch sự, hành vi không) hoạt động chịu ảnh hưởng văn hóa khác? Ví dụ, số nước, nhà quản lý đánh kính trọng, họ khơng giữ mối quan hệ nghiêm túc cấp dưới, nước khác, thái độ nghiêm trang lại không đánh giá cao Trưởng nhóm phải nhận phong tục, thói quen khác biệt phải hành xử thận trọng Ngay việc khen ngợi thành viên thực tốt phần việc phản tác dụng trưởng nhóm khơng ý thức khác biệt văn hóa Khái niệm chọn cá nhân để khen ngợi trước mặt người khác điều bình thường Bắc Mỹ, lại gây bối rổí khơng thoải mái, thành viên khen đến từ nển văn hóa nhấn mạnh vào tính tập thể Giờ giấc làm việc củng vấn đề quan trọng khác Như đề cập trên, thật hội thảo bạn buộc thành viên nhóm múi khác phải làm việc đến khuya, bình minh chưa ló dạng Những đòi hỏi liệu chấp nhận văn hóa khơng? Các thành viên có chấp nhận giấc vậy, họ bị trói buộc vào lịch trình bạn suốt thời gian dài khơng? Mọi ngưòi nghĩ phải làm việc vào cuối tuần, ngày lẻ hay làm việc thêm giờ? Cần xem xét cẩn thận câu hỏi thảo luận với tất thành viên nhóm Nhóm xun văn hóa phải trí vấn đề ngôn ngữ biện pháp làm việc Việc thảo luận báo cáo thực ngôn ngữ (hay ngôn ngữ) nào? Ngân sách thể đô la Mỹ, đồng euro hay loại tiền tệ khác 96 Giao tiếp thường trở ngại lớn nhóm có thành viên đến từ nhiều văn hóa khác Khơng phải thành viên nhóm thơng thạo thứ tiếng mà nhóm thống dùng làm ngơn ngữ giao tiếp Và điều làm cho thành viên không hiểu 6.4 Thực hành làm việc nhóm trực tuyến  Nhận diện văn hóa mơi trƣờng làm việc Đa văn hóa NƢỚC “TƠI” LÀ… Game: o Các hình ảnh liên quan đến văn hóa nước: Việt Nam, Nhật, Mỹ, Trung Quốc, o Trong 10 phút chọn xếp ( Mỗi thành viên nhóm dán ảnh sau lưng, hỏi thành viên nhóm khác: người dùng câu hỏi hình lưng mình: Câu hỏi lựa chọn: đáp án chọn 1) o nhóm trao đổi: 15 phút; thuyết trình nét văn hóa đặc trưng tìm  Thành lập nhóm ảo: o Thành lập nhóm: Groups Zalo - Groups Facebook - … o Nội dung công việc: lấy ý kiến cho việc (VD: mắt sản phẩm, thống lịch làm việc, … o Làm việc phương tiện cơng nghệ 20 phút, o Làm việc nhóm nhỏ: Đúc kết chia sẻ kết quả, khó khăn, giải pháp… 97 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Việt Tài liệu học tập Sách, giáo trình chính: [1] Nguyễn Thị Ngọc Anh (chủ biên), Phát triển kỹ cá nhân 1, Nhà xuất Lao động, 2012 [THT000004] [2] Steven Lock, Tuyệt chiêu xây dựng nhóm, Nhà xuất Đại học Kinh tế quốc dân, 2012 [THT000001] Tài liệu tham khảo: [1] Phan Thị Tố Oanh (chủ biên), Giáo trình Kỹ giao tiếp, NXB Đại học Cơng nghiệp TP Hồ Chí Minh, 2017 [153.6GIA-T] [3] Blair Singer, Xây dựng nhóm kinh doanh thành cơng, Nhà xuất Trẻ: Tái lần thứ 10, 2017 [THT000002] [4] Huỳnh Văn Sơn, Phát triển kỹ mềm cho sinh viên Đại học Sư phạm, Nhà xuất Giáo dục, 2012 [THT000003] [4] Trương Minh Đức, Chuyên đề kỹ làm việc nhóm; Bộ Kế Hoạch Và Đầu Tư Cục Phát Triển Doanh Nghiệp; 2012 Tiếng Anh [1] Dean Prebble and Howard Frederick, 10 ways to distinguish between a team and a group, Ten NZ Ltd [2] Don Hellrigel, John W Slocum Jr., Organizational Behavior,2004, Tenth Edition, South-Western,432p [3] John V Thill& Courland L Bovee, 2002, Excellence in Business Communication, Prentice Hall,539p 98 ... vấn đề định o Kỹ giao tiếp cá nhân o Kỹ làm việc nhóm o Hãy tìm kiếm người coi hội để kêt hợp kỹ trí tuệ với người khác  Xác định vai trò thành viên nhóm Vai trò thành viên khả nang chia sẻ thành... liên tục với PDCA Hình 4: Quy chế tổ chức nhóm cấu trúc mơ hình 43 Hình 5: Hành vi giao tiếp nhóm 58 Hình 6: Cơng cụ lập kế hoạch dự án 62 Hình 7: Mơ tả hoạt động... nhiều việc vượt khả cá nhân) đạt hiệu cao Do đó, làm việc theo nhóm cần phải có: o Mục tiêu chung o Giao tiếp hiệu o Quản trị thống o Phân công hiệu o Trách nhiệm rõ ràng o Quản lý xung đột o Tin