TIỂU LUẬN KHOA HỌC QUẢN LÝ

KHOA HỌC QUẢN LÝ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KIẾN TRÚC HÀ NỘI

KHOA SAU ĐẠI HỌC

TIỂU LUẬN MÔN HỌC

KHOA HỌC QUẢN LÝ

Giáo viên giảng dạy:

PGS.TS NGUYỄN LÂM QUẢNG

Nhóm học viên 01 lớp CH18QL5:

Lê Thị Tú Mậu (Trưởng Nhóm) Trịnh Tuấn Thọ

Hoàng Trung Hiếu Nguyễn Phước Long Bùi Quang Ngọc Đào Duy Tiên

Năm 2019

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KIẾN TRÚC HÀ NỘI

KHOA SAU ĐẠI HỌC

TIỂU LUẬN MÔN HỌC

KHOA HỌC QUẢN LÝ

Giáo viên giảng dạy: Nhóm học viên 01 lớp CH18QL5:

PGS.TS NGUYẾN LÂM QUẢNG Lê Thị Tú Mậu (Trưởng Nhóm)

Trịnh Tuấn Thọ

Hoàng Trung Hiếu

Nguyễn Phước Long

Bùi Quang Ngọc

Đào Duy Tiên

Năm 2019

Câu 1: Tại sao nói Quản lý vừa có tính khoa học vừa có tính nghệ thuật và

Quản lý là một nghề ?

Để hiểu được tại sao Quản lý vừa có tính khoa học vừa có tính nghệ thuật

và quản lý là một nghề thì đầu tiên phải trả lời câu hỏi: “Quản lý là gì ?”

Quản lý được hiểu và định nghĩa theo nhiều cách khác nhau:

- Quản lý là tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra

- Quản lý là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng QL nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong điều kiện biến động của môi trường

1 Quản lý vừa có tính KH vừa có tính nghệ thuật.

- Tính khoa học thể hiện ở quan điểm và tư duy hệ thống, tôn trọng quy luật khách quan, lý luận gắn với thực tiễn Khoa học quản lý cung cấp cho người quản lý phương pháp nhận thức, phương pháp hành động một cách khách quan, khoa học

- Tính nghệ thuật của quản lý xuất phát từ tính đa dạng phong phú, muôn hình muôn vẻ của các sự vật và hiện tượng trong đời sống kinh tế-xã hội

và trong quản lý

- Tính nghệ thuật của quản lý còn xuất phát từ bản chất của quản lý tổ chức, là tác động tới con người với những nhu cầu hết sức đa dạng với những tâm tư tình cảm hết sức phức tạp Vì vậy, người quản lý phải biết lựa chọn, vận động, phải khéo léo, linh hoạt để thuyết phục đối tượng quản lý

- Tính nghệ thuật của quản lý còn phụ thuộc vào kinh nghiệm và những thuộc tính tâm lý cá nhân của nhà quản lý vào cơ may, vận rủi,

2 Quản lý là một nghề.

- Quản lý là một nghề hiểu theo nghĩa là phải được đào tạo và hình thành một chuyên ngành quản lý

Câu 2: Phân tích cơ cấu tổ chức quản lý, các loại hình cơ cấu tổ chức quản lý

?

I Cơ cấu tổ chức quản lý.

1 Khái niệm về cơ cấu tổ chức quản lý.

- Cơ cấu tổ chức quản lý là một chính thể gồm các bộ phận có chức năng, quyền hạn, trách nhiệm khác nhau, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau, được bố tri thành từng cấp, từng khâu, thực hiện các chức năng quản lý nhất định nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra

- Mỗi cơ cấu tổ chức quản lý bao giờ cũng gồm nhiều bộ phận hợp thành,

có mục tiêu riêng, đồng thời đều nhắm vào mục tiêu chung, mục tiêu cuối cùng của công tác quản lý

- Mỗi bộ phận của cơ cấu tổ chức quản lý có tính độc lập tương đối, có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm nhất định

- Mỗi cơ cấu tổ chức quản lý có 2 mối quan hệ cơ bản đó là cấp quản lý và khâu quản lý, dựa trên quan hệ dọc, ngang:

+ Theo quan hệ ngang, cơ cấu quản lý chia thành các khâu khác nhau Khâu quản lý là một cơ quan quản lý độc lập, thực hiện một số chức năng hay một phần chức năng quản lý nhất định và chịu sự lãnh đạo của một cấp quản lý nhất định Giữa các khâu là quan hệ hợp tác trong

sự phân công lao động quản lý

+ Theo quan hệ dọc, cơ cấu quản lý được chia thành các cấp quản lý Cấp quản lý là một thể thống nhất các khâu quản lý (cấp trung ương, cấp cơ sở…)

2 Những nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức quản lý.

Cú 3 nhóm nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức quản lý:

- Nhóm thứ 1: bao gồm những thay đổi của đối tượng QL

+ Trình độ phát triển của lực lượng sản xuất, của tiến bộ khoa học kỹ thuật, khoa học công nghệ, sự phát triển của phân công lao động sản xuất + Trình độ phát triển của quan hệ sở hữu (sở hữu tài sản, sở hữu trí tuệ

…) của đối tượng quản lý

+ Tính chất dặc điểm của ngành, của lĩnh vực quản lý, mức độ trang bị của quá trình lao động quản lý

- Nhóm thứ 2: bao gồm những biến đổi trong lĩnh vực hoạt động quản lý

và hoàn thiện cơ chế quản lý, công cụ quản lý

+ Quan hệ tập trung thống nhất và phân cấp quản lý.

+ Dân chủ hóa quá trình kinh tế - xã hội

+ Quan hệ giữa quản lý ngành và quản lý lãnh thổ

+ Cơ sở kỹ thuật của hoạt động quản lý và trình độ của cán bộ quản lý

- Nhóm thứ 3: bao gồm thiết chế, thể chế chính trị xó hội và tổ chức nhà nước

+ Chế độ chính trị của quốc gia

+ Cơ cấu quyền lực Nhà nước

+ Quan hệ trung ương, địa phương

3 Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản lý.

Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo những yêu cầu sau đây:

- Số lượng cấp quản lý hợp lý, nhằm đảm bảo tính linh hoạt của cơ cấu tổ chức quản lý và phù hợp với thực tế

- Xác định phạm vi, chức năng, nhiệm vụ quản lý, trên cơ sở đó có sự phân công hợp lý giữa các bộ phận, tránh chồng chéo, trùng lặp hoặc không có người phụ trách

- Về nguyên tắc một bộ phận của cơ cấu tổ chức có thể đảm nhiệm một hoặc một số chức năng nhất định, nhưng một chức năng không nên giao cho nhiều tổ chức đảm nhiệm

- Xác định rõ mối quan hệ dọc, ngang đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ về nhiệm vụ và hoạt động của các bộ phận trong tổ chức

- Đảm bảo tính kinh tế và tính hiệu quả của hoạt động quản lý là cao nhất

- Đảm bảo tính ổn định, song không bảo thủ trì trệ, linh hoạt song không liên tục thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý

II Các loại hình cơ cấu tổ chức cơ bản.

a) Cơ cấu trực tuyến

- Đây là mô hình tổ chức quản lý trong đó mỗi người cấp dưới chỉ nhận sự điều hành và chịu trách nhiệm trước một người lãnh đạo cấp trên

- Loại hình này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ 1 thủ trưởng, đảm bảo tính tập trung thống nhất Người lãnh đạo hoàn toàn chịu trách nhiệm về kết quả công việc của người dưới quyền

- Quản lý theo loại hình cơ cấu trực tuyến đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện để chỉ đạo các bộ phận chuyên môn

- Cơ cấu này hạn chế sử dụng các chuyên gia có trình độ nghiệp vụ cao của từng mặt quản lý và thường được áp dụng ở những đơn vị có quy mô nhỏ

Sơ đồ cơ cấu tổ chức trực tuyến:

b) Cơ cấu chức năng.

- Đây là loại hình cơ cấu tổ chức trong đó từng chức năng quản lý được tách riêng do một bộ phận hay do một cơ quan đảm nhiệm và cơ quan chức năng trực tiếp điều khiển các bộ phận thực hiện ở cấp dưới

- Loại hình này có:

Ưu điểm :

+ Thực hiện chuyên môn hóa các chức năng quản lý

+ Thu hút các chuyên gia có kiến thức sâu vào công tác quản lý

Nhược điểm:

+ Cấp dưới phải phục tùng nhiều nhiều đầu mối chỉ đạo khác nhau của cùng một cơ quan quản lý cấp trên, đặc biệt khi đầu mối chức năng cấp trên quá nhiều sẽ dẫn tới việc có các mệnh lệnh trái ngược nhau, gây khó khăn cho người thực hiện từ đó làm suy yếu chế độ thủ trưởng

c) Cơ cấu kết hợp.

Có 2 loại cơ cấu tổ chức quản lý kết hợp được dùng phổ biến là:

Cơ cấu trực tuyến – tham mưu Đây là cơ cấu dựa trên nguyên tắc quản lý

trực tuyến nhưng bên cạnh người lãnh đạo có bộ phận tham mưu (phòng, ban,

tổ, cá nhân ) giúp cho người lãnh đạo đưa ra quyết định Người lãnh đạo ra quyết định và chịu trách nhiệm trước công việc của người thừa hành trực tiếp của mình

Cơ cấu trực tuyến - chức năng:

Đây cũng là cơ cấu dựa trên nguyên tắc quản lý trực tuyến và có bộ phận tham mưu, nhưng do đối tượng quản lý ngày càng phức tạp và yêu cầu quản lý ngày càng mở rộng nên bộ phận tham mưu thành các cơ quan chuyên môn hóa theo chức năng riêng đi sâu vào các lĩnh vực quản lý nhằm chuẩn bị các quyết định, dự án để người lãnh đạo thông qua

Nhược điểm của cơ cấu tổ chức này là số cơ quan chức năng tăng dễ làm cho bộ máy trở nên cồng kềnh, người lãnh đạo phải luôn điều hòa, phối hơp hoạt động giữa các bộ phận

d) Cơ cấu chương trình mục tiêu

Đây là loại hình cơ cấu quản lý theo dự án (đề tài, sản phẩm … ), theo chương trình

Đặc điểm của cơ cấu này là các ngành có quan hệ đến việc thực hiện

chương trình mục tiêu được liên kết lại và thành lập một tổ chức để quản lý

thống nhât chương trình và được gọi là Ban chủ nhiệm chương trình mục tiêu Ban này có nhiệm vụ điều hòa phối hợp các thành viên, điều phối các nguồn dự trữ, giải quyết các quan hệ lợi ích … nhằm đạt được mục tiêu của chương trình

đã định

Ngày nay do yêu cầu của phát triển các ngành kinh tế - xã hội ỏp dụng các tiến bộ của khoa học công nghệ, đổi mới sản phẩm … xuất hiện cơ cấu tổ chức quản lý theo chương trình mục tiêu Ví dụ: chương trình 135, chương trình 322,

112 …

e) Cơ cấu ma trận.

Là loại hình cơ cấu tổ chức quản lý hiện đại, có hiệu quả được xây dựng trên

cơ sở kết hợp cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chương trình mục tiêu

 Việc quản lý theo từng lĩnh vực hoạt động của tổ chức như nghiên cứu khoa học, khảo sát, thiết kế, sản xuất, cung ứng … được xây dựng phù hợp với cơ cấu trực tuyến (theo chiều dọc) Còn việc quản lý các chương trình, dự án, đề tài … thì được tổ chức phù hợp với cơ cấu chương trình mục tiêu (theo chiều ngang)

 Trong mô hình cơ cấu tổ chức này, người lãnh đạo chương trình quyết định cái gì, khi nào cần phải làm theo kế hoạch cụ thể, còn người lãnh đạo trực tuyến thì quyết định ai sẽ thực hiện, và thực hiện như thế nào, công tác này hay công tác khác

Cơ cấu tổ chức ma trận có ưu điểm sau đây:

+ Giảm bớt công việc của người lãnh đạo cấp trên bằng cách giao cho cấp quản

lý trung gian quyền ra quyết định trong điều kiện duy trì sự thống nhất giữa công tác phối hợp và kiểm tra

+ Đảm bảo tính mềm dẻo và linh hoạt để sử dụng các nguồn lực khi thực hiện một số chương trình trong phạm vi hệ thống tổ chức, như xóa bỏ những khâu và

cơ cấu trung gian trong việc quản lý các chương trình về mặt chuyên môn, nghiệp vụ

+ Tăng cường trách nhiệm cá nhân của người lãnh đạo đối với chương trình nói chung và đối với từng yếu tố chương trình

+ Tổ chức hiệp đồng chính xác trên cơ sở phân phối lại các nhiệm vụ một cách hợp lý trong hệ thống quản lý và áp dụng các biện pháp quản lý hiện đại

Câu 3: Phân tích vai trò và các yêu cầu đối với quyết định quản lý Công tác hoạch định và tổ chức thực hiện quyết định.

I Vai trò và các yêu cầu đối với quyết định quản lý

1 Khái niệm quyết định quản lý

 Theo nghĩa rộng: Quyết định quản lý là hành vi chỉ sự lựa chọn hay phán quyết của cá nhân hay tổ chức về một vấn đề nào đó trong những điều kiện, hoàn cảnh nhất định nhằm đáp ứng nhu cầu của cá nhân hay tập thể

 Khác với quyết định thông thường quyết định quản lý gắn với hoạt động của chủ thể quản lý có quyền uy tác động vào đối tượng quản lý để đạt được mục tiêu đã đề ra Vậy, quyết định quản lý có thể định nghĩa như sau:

+ Quyết định quản lý là hành vi có tính chỉ thị của chủ thể quản lý để định hướng tổ chức và kích thích hoạt động của đối tượng quản lý nhằm thực hiện các mục tiêu đã đề ra

+ Quyết định quản lý là những mệnh lệnh, chỉ thị, biện pháp có tính bắt buộc của người lãnh đạo, quản lý đối với đối tượng quản lý

2 Vai trò của quyết định quản lý.

Vai trò của quyết định quản lý được thể hiện trên các mặt sau đây:

 Toàn bộ quá trình quản lý thực chất là quá trình ra các quyết định và tổ chức thực hiện các quyết định đó

 Quyết định quản lý và quá trình tổ chức thực hiện là yếu tố cơ bản chi

phối toàn bộ quá trình vận động của hệ thống quản lý

 Chất lượng quyết định quản lý và hiệu quả tổ chức thực hiện là thước đo năng lực của người lãnh đạo, quản lý ở mọi lĩnh vực, mọi cấp khác nhau

 Quyết định quản lý tác động mạnh tới hệ thống quản lý, là yếu tố quyết định thắng lợi hay thất bại của một chính sách kinh tế - xã hội hay vận

mệnh của một quốc gia

=> Quyết định quản lý có vai trò cực kỳ quan trọng, quyết định sự thành công của một công việc, một dự án,

3 Các yêu cầu cơ bản đối với quyết định quản lý.

Bất kỳ một quyết định quản lý nào cũng đều có những yêu cầu cơ bản sau đây:

a) Có căn cứ khoa học và toàn diện:

Quyết định quản lý phải phự hợp với yêu cầu của các quy luật khách

quan, phù hợp với đối tượng tác động trên cơ sở phân tích đúng thực trạng, tình huống cụ thể của đối tượng quản lý, có thông tin đầy đủ, chính xác

b) Có tính khả thi.

Quyết định quản lý cần phải được đảm bảo bằng những nguồn vật tư, tài chính,lao động, trang bị kỹ thuật, bộ máy, con người và thời gian để thực hiện

c) Đảm bảo tính thống nhất.

Các quyết định quản lý phải có mối liờn hệ và thống nhất với nhau, bổ sung cho nhau giữa cấp trên, cấp dưới, giữa các ngành, lĩnh vực, giữa quyết định trước và quyết định sau

d) Đúng thẩm quyền.

Việc ra quyết định quản lý phải gắn với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

và trách nhiệm của mỗi cấp, mỗi bộ phận và mỗi người lãnh đạo, quản lý Cấp dưới không được ra quyết định vượt quá phạm vi chức năng, quyền hạn của mình, không được trốn tránh ỷ lại vào cấp trên Cấp trên không được lạm quyền cấp dưới, không bao biện, làm thay câp dưới

e) Kịp thời, chính xác.

Quyết định quản lý phải được đề ra đúng thời điểm, đúng đối tượng, đúng tình huống cần thiết Quyết định phải rõ ràng, dễ hiểu

f) Tính kinh tế và hiệu quả cao

Quyết định quản lý thể hiện hoạt động kinh tế - xã hội của tổ chức vì vậy yêu cầu quan trọng là phải có tính kinh tế và tính hiệu quả

II Công tác hoạch định và tổ chức thực hiện quyết định

1 Quá trình xây dựng và ra quyết định quản lý

a) Những cơ sở để ra quyết định quản lý

Quyết định quản lý do chủ thể quản lý xây dựng và ban hành Cơ sở của việc xây dựng và ra quyết định quản lý bao gồm:

- Dựa vào các yêu cầu của các quy luật khách quan Quyết định quản lý được xây dựng dựa trên cơ sở tuân thủ những yêu cầu của quy luật khách quan, như các quy luật về chính trị, kinh tế, xã hội, tâm lý, tổ chức …

- Dựa vào các nguyên tắc quản lý: quyết định quản lý luôn luôn dựa vào nguyên tắc quản lý đã được xác định Xa rời các nguyên tắc đó sẽ rơi vào tình trạng

quyết định mâu thuẫn, triệt tiêu nhau, không có tính khả thi

- Dựa trên cơ sở thông tin: thông tin là cơ sở ban đầu, là tư liệu quan trọng cần thiết cho việc ra quyết định quản lý, do đó thông tin phải đầy đủ, chính xác và kịp thời

- Dựa trên cơ sở đảm bảo các nguồn lực cần thiết: quyết định quản lý phải được đảm bảo thực hiện bằng những nguồn lực cần thiết như vật tư, tài chính, lao

động, trang bị kỹ thuật, bộ máy và con người

b) Các bước ra quyết định quản lý.

Quyết định quản lý thường được tiến hành theo các bước sau đây:

- Phát hiện vấn đề, sơ bộ đề ra nhiệm vụ

- Xác định mục tiêu

- Chọn tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả

- Thu thập thông tin và xử lý thông tin

- Dự kiến các phương án bao gồm cả mục tiêu và các phương tiện để thực hiện

- So sánh các phương án theo tiêu chuẩn và hiệu quả đã xác định

- Ra quyết định chính thức

Trên thực tế tùy theo phạm vi lớn hay nhỏ, đơn giản hay phức tạp mà có thể thực hiện đủ tất cả các bước hoặc bỏ đi một số bước

c) Các phương pháp ra quyết định quản lý.

Để ra các quyết định quản lý người ta thường sử dụng các phương pháp khác nhau Cụ thể là các phương pháp sau đây:

- Phương pháp kinh nghiệm

o Là phương pháp dựa trờn kinh nghiệm hay sự từng trải về lĩnh vực hoạt động của nhà quản lý

o Ưu điểm phương pháp này là người ra quyết định am hiểu vấn đề, các

quyết định sau thường mang tính kế thừa các quyết định trước nên tốn ít thời gian và kinh phí