Tieu luan tu chon CNTT

MỞ ĐẦU Văn phòng có vai trò, nhiệm vụ quan trọng hỗ trợ cho quan, tổ chức thực nhiệm vụ Văn phòng thực hai chức tham mưu tổng hợp hành quản trị cho quan, tổ chức Để thực tốt nhiệm vụ mình, quan, tổ chức cần có văn phòng mạnh, cơng tác văn phòng phải đủ khả đáp ứng giải cơng việc cách nhanh chóng, xác, hiệu Đầu tư cho văn phòng nói chung cơng tác văn phòng nói riêng đẩy nhanh thơng suốt hoạt động quản lí Đẩy mạnh ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phòng hoạt động quan nhà nước yêu cầu cấp thiết Trong năm qua, ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác văn phòng hoạt động quan nhà nước nhiều bất cập hạn chế làm ảnh hưởng đến hiệu công việc Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ đầu tư chưa phù hợp, trình độ số cán cơng chức làm cơng tác văn phòng chưa tương xứng với yêu cầu thực tiễn Do thời gian tới cần có bước đi, giải pháp chuyển đổi phù hợp để nâng cao hiệu làm việc văn phòng, đặc biệt việc “Ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phòng Thực trạng giải pháp nâng cao hiệu Văn phòng quan Huyện ủy Gio Linh” nhằm nâng cao hiệu hoạt động quan Đảng, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quản lí, đẩy nhanh tiến trình cải cách hành nhà nước theo hướng đại Phương pháp nghiên cứu: Nghiên cứu thực tế Văn phòng Huyện ủy Gio Linh, tham khảo tài liệu, thu thập phân tích số liệu nội dung liên quan nhằm làm sáng tỏ thực trạng đề xuất kiến nghị, giải pháp nhằm nâng cao hiệu Đề tài kết kiến thức lí luận tiếp thu q trình nghiên cứu, tìm hiểu thực tế, nghiên cứu tài liệu liên quan ứng dụng công nghệ thông tin quan Đảng Đề tài góp phần đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng nói riêng hoạt động quan Đảng nói chung Văn phòng Huyện ủy Gio Linh, tổng kết thành tựu, hạn chế, kiến nghị, đề xuất số giải pháp hoàn thiện nâng cao hiệu hoạt động thời gian tới Với yêu cầu đợt nghiên cứu thực tế đồng thời theo đề cương hướng dẫn tơi tìm hiểu lựa chọn đề tài đợt nghiên cứu thực tế: “Ứng dụng công nghệ thơng tin cơng tác văn phòng Thực trạng giải pháp nâng cao hiệu Văn phòng quan Huyện ủy Gio Linh” nhằm đề xuất giải pháp nâng cao hiệu công việc, thực cải cách hành Nhà nước hướng đến mục tiêu tin học hóa hoạt động quan Đảng Do thời gian nghiên cứu có hạn, đồng thời theo yêu cầu đề cương hướng dẫn, nội dung đề cập đến vấn đề sau đây: PHẦN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU THỰC TẾ TẠI VĂN PHỊNG HUYỆN ỦY GIO LINH: I Vị trí, vai trò vấn đề nghiên cứu II Quan điểm Đảng, Nhà nước vấn đề nghiên cứu III Khái quát tình hình điều kiện tự nhiên, kinh tế - xã hội nơi nghiên cứu thực tế PHẦN NỘI DUNG ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU: I Thực trạng ứng dụng công nghệ thơng tin cơng tác văn phòng văn phòng Huyện ủy Gio Linh II Phương hướng, giải pháp NỘI DUNG PHẦN I TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU THỰC TẾ TẠI VĂN PHỊNG HUYỆN ỦY GIO LINH I Vị trí, vai trò vấn đề nghiên cứu Văn phòng có vai trò, nhiệm vụ quan trọng tham mưa, giúp việc cho Ban Chấp hành Đảng huyện, Ban Thường vụ Huyện uỷ thực nhiệm vụ Văn phòng thực hai chức tham mưu tổng hợp đáp ứng hậu cần cho quan, tổ chức Để thực tốt nhiệm vụ mình, quan, tổ chức cần có văn phòng “mạnh” Cơng tác văn phòng phải mạnh, đủ khả đáp ứng giải công việc cách nhanh chóng, xác hiệu Cơng việc quản lí nói chung quản lí hành quan Đảng nói riêng ngày phức tạp Để quản lí có hiệu cơng việc, giải tốt nhiệm vụ đặt tình hình đòi hỏi cần có cơng cụ hỗ trợ hiệu Khơng thể không thừa nhận thành tựu tin học công nghệ thông tin hỗ trợ người xử lí, giải cơng việc Tin học, cơng nghệ thông tin trở thành công cụ đắc lực cho người Trong cơng tác văn phòng, tin học, công nghệ thông tin cải thiện rõ rệt hiệu cơng việc, thể việc nhanh chóng truyền nhận thơng tin cách đầy đủ, xác, xử lí giải cách có khoa học, thống II Quan điểm Đảng, Nhà nước vấn đề nghiên cứu Trong năm gần đây, Đảng, Nhà nước có quan tâm lớn việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác cải cách hành Nhà nước nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quản lí Nhà nước lĩnh vực đời sống xã hội, cải thiện môi trường làm việc đại hóa, nhanh chóng đáp ứng yêu cầu ngày phát triển đất nước phát triển thời kỳ cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước Ứng dụng công nghệ thông tin ngày sâu rộng cơng tác văn phòng hoạt động quan hành nhà nước thực chủ trương Đảng Nhà nước cải cách hành theo hướng tinh gọn, đại Tuy có quan tâm đầu tư lớn việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng nói riêng quan Đảng nói chung tồn nhiều bất cập, hạn chế Cần có nghiên cứu đầu tư đồng sở vật chất, kỹ thuật, công nghệ, với đào tạo, bồi dưỡng lực lượng cán có trình độ tương xứng, đáp ứng nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin công tác để nâng cao hiệu Từ kiến thức hành văn phòng, tin học ứng dụng quản lí hành chính, với qua nghiên cứu thực tế Văn phòng Huyện ủy Gio Linh, chọn đề tài ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phòng nhằm đánh giá, phân tích thực trạng đề xuất giải pháp hoàn thiện, nâng cao hiệu III Khái quát tình hình điều kiện tự nhiên, kinh tế xã hội nơi nghiên cứu Gio Linh huyện tỉnh Quảng Trị, có diện tích đất tự nhiên 473 km², dân số 72.100 người, có thị trấn thị trấn Gio Linh, thị trấn Cửa Việt 19 xã gồm Trung Giang, Trung Hải, Trung sơn, Vĩnh Trường, Linh Thượng, Gio An, Gio Bình, Gio Sơn, Gio Hoà, Hải Thái, Linh Hải, Gio Phong, Gio Châu, Gio Mỹ, Gio Thành, Gio Hải, Gio Việt, Gio Mai, Gio Quang Gio Linh nằm toạ độ 16 050’ đến 170 vĩ bắc, 106015 đến 106042’ kinh đơng, phía bắc giáp huyện Vĩnh Linh, phía nam giáp thành phố Đơng Hà, huyện Triệu Phong huyện Cam Lộ, phía tây giáp huyện Hướng Hóa huyện Đa Krơng phía, đơng giáp biển Đông, bờ biển dài 15km từ Cửa Tùng đến Cửa Việt Thời tiết chịu ảnh hưởng gió tây khơ nóng gió mùa ẩm ướt, nên có mùa rõ rệt Về giao thơng, có quốc lộ 1A đường sắt Bắc Nam chạy theo chiều dài huyện, đường xuyên Á, 73, 74, 75, 76 nối từ vùng đơng lên đường mòn Hồ Chí Minh toả vùng tạo hệ thống giao thông đường thuận tiện Về lâm thổ sản, Gio Linh phong phú, rừng mây, song dùng để đan lát có lấy gỗ tốt kiền kiền, gõ, lim, sến…Sản vật có hồ tiêu, dứa, chuối, loại ăn Về hải sản, ngư trường Gio Linh có nhiều loại cá ngon đặc sản quý tôm hùm, tôm bạc, tôm sú, đồi mồi, mực nang… Mặc dù điều kiện khí hậu có khó khăn cho nghề nơng, nghề nơng nghề chủ yếu, lâu đời Đất Gio Linh nhiều danh lam thắng cảnh, người Gio Linh cần cù, thơng minh giàu lòng u q hương đất nước Theo sách “Đại Nam thống chí” “Quốc Triều đăng khoa lục” Cao Xuân Dục nhiều người Gio Linh làm rạng danh cho quê hương qua kỳ thi cử thời phong kiến Gio Linh nơi có nhiều người giỏi vè hò đối đáp, địa bàn thường xuyên diễn đêm hò giã gạo ánh trăng rạo rực ân tình Nội dung hò trao đổi tình u trai gái, đậm đà tình cảm quê hương, tinh thần dân tộc khát vọng đời Những câu hò, giọng hát góp phần làm phong phú thêm sắc văn hoá địa phương, thể vẻ đẹp người đấu tranh giai cấp, đấu tranh dân tộc, lao động sáng tạo quê hương Gio Linh anh hùng PHẦN NỘI DUNG ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU I THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI VĂN PHỊNG HUYỆN ỦY GIO LINH Quá trình thực hiện: Thực Quyết định số 47-QĐ/TW ngày 06/08/2002 Ban Bí thư Trung ương Đảng Ban hành Đề án tin học hóa hoạt động quan Đảng giai đoạn 2001 – 2005; Đề án 06 Ban Bí thư Trung ương Đảng tin học hóa hoạt động quan Đảng giai đoạn 2006 - 2010; Quyết định số 233 - QĐ/TU ngày 08/01/2007 Ban Thường vụ Tỉnh ủy việc phê duyệt dự án tin học hóa hoạt động quan Đảng tỉnh Quảng trị giai đoạn 2006 - 2010 Thường trực Huyện ủy tập trung đạo Ban Đảng, Văn phòng Huyện ủy Đảng ủy xã, thị trấn bám sát chương trình, kế hoạch Văn phòng, Ban đạo CNTT Tỉnh ủy để triển khai thực ứng dụng CNTT cách có hiệu Nhận thức rõ tầm quan trọng việc ứng dụng CNTT lãnh đạo, đạo cấp uỷ Đảng, đặc biệt công tác điều hành tác nghiệp, Thường trực Huyện uỷ ban hành Quy định số 03 - QĐ/HU việc quản lý, khai thác sử dụng hệ thống mạng diện rộng Đảng; Quy định số 08 - QĐ/HU việc quản lý, bảo quản máy vi tính ứng dụng CNTT Đảng uỷ xã, thị trấn; Xây dựng quy chế hoạt động mạng quan huyện uỷ Đảng uỷ xã, thị trấn Bên cạnh Thường trực Huyện uỷ có sách thực phụ cấp 0,3 cán làm công tác quản trị mạng nhằm động viên tinh thần cán làm công tác CNTT Thường trực Huyện uỷ đạo Ban Đảng, Văn phòng Huyện uỷ Đảng uỷ xã, thị trấn thực tốt quy định Trung ương, Tỉnh uỷ gửi nhận văn mạng nhằm đảm bảo xác, khoa học tiết kiệm Thực Công văn số 645 - CV/VPTU Văn phòng Tỉnh uỷ việc sử dụng dịch vụ Mega Wan (ADSL) cho Đảng uỷ xã, phường, thị trấn Văn phòng Huyện uỷ có Cơng văn số 37 - CV/VPHU việc triển khai đường truyền MegaWan Đảng uỷ xã, thị trấn Nhờ vậy, mà trình triển khai thực kết nối mạng diện rộng Đảng đến Đảng uỷ xã, thị trấn tránh vướng mắc Những kết đạt Tính đến tháng 12 năm 2010 quan Huyện uỷ trang bị 03 máy chủ, 29 máy trạm hệ thống mạng LAN, hệ thống chống sét cho mạng LAN, 01 Router, 02 Switch, 04 Modem 06 máy in Đối với Đảng uỷ xã, thị trấn đơn vị trang bị máy tính, 01 máy in 01 Modem USRobotics, 01 tích điện Santak, 15 Modem xDSL Tính đến có 17/21 Đảng uỷ xã, thị trấn đăng ký sử dụng dịch vụ Mega Wan đưa vào ứng dụng phần mềm Lutus notes để gửi nhận công văn, thư điện tử mang lại hiệu cao xử lí cơng việc, đảm bảo tiết kiệm, nhanh chóng, xác khoa học Cùng với đầu tư sở hạ tầng, việc đẩy mạnh khai thác, ứng dụng công nghệ thông tin quan tâm, trọng Các Ban Đảng, Văn phòng Huyện ủy xã, thị trấn tích cực, chủ động việc ứng dụng tin học vào cơng tác Đảng, q trình khai thác sở liệu hệ thống thông tin điều hành tác nghiệp như: gửi, nhận văn bản; thư điện tử; xử lý công văn đi, đến; chương trình cơng tác; thơng tin phục vụ lãnh đạo; văn kiện Đảng, khai thác phần mềm chuyên ngành phục vụ công tác; khai thác thông tin Website Tỉnh ủy tiến hành thường xuyên đạt kết tốt dung lượng thời gian khai thác Việc chuyển tải thông tin mạng tiến hành hiệu đồng bộ… Việc ứng dụng công nghệ thông tin làm thay đổi cách thức lề lối làm việc, góp phần nâng cao lực hiệu cơng việc Qua q trình ứng dụng CNTT vào công việc chuyên môn nghiệp vụ, đến quan Huyện uỷ Gio Linh cập nhật 2459 hồ sơ đảng viên phiếu trang, nhập mục lục hồ sơ văn kiện Đảng, xây dựng văn kiện Đảng huyện giai đoạn 1961 đến 2006, nhập hồ sơ UBKT, ứng dụng phần mềm kế toán, phần mềm quản lí tài sản Đảng Ứng dụng phần mềm kiểm phiếu quản lý đại biểu Đại hội Đảng huyện Đại hội Đảng xã, thị trấn Qua thấy việc ứng dụng CNTT mang lại hiệu thiết thực, đảm bảo nhanh chóng, xác thay đổi việc kiểm phiếu truyền thống tay TT TIÊU ĐỀ Số lượng I Hạ tầng Công nghệ Số máy chủ 03 Số máy tính để bàn 26 Số máy tính xách tay Số máy in 06 Số modem 56K 01 Số modem xDSL 03 Số hệ thống chống sét lan truyền lắp đặt 01 Số xã, phường kết nối vào mạng Đảng 15 Số máy tính hư hỏng khơng sử dụng II Hệ thống Thơng tin 10 Số ghi có gắn tệp tồn văn CSDL Cơng văn cấp huyện 391 11 Số ghi khơng gắn tệp tồn văn CSDL Công văn cấp huyện 12 Số ghi có gắn tệp tồn văn CSDL Cơng văn đến cấp huyện 13 Số ghi không gắn tệp tồn văn CSDL Cơng văn đến cấp huyện 14 Số ghi CSDL Đơn thư khiếu nại cấp huyện 03 15 Số ghi có gắn tệp tồn văn CSDL Văn kiện Đảng cấp huyện 2554 16 Số ghi CSDL Mục lục Hồ sơ lưu trữ cấp huyện 147 17 Số ghi CSDL Thông tin phục vụ lãnh đạo cấp huyện 292 18 Số ghi CSDL lịch công tác 63 19 Số hồ sơ có gắn tệp tồn văn nhập vào CSDL Kiểm tra Đảng cấp huyện 20 Số ghi CSDL Hồ sơ Đảng viên cấp huyện 21 Số lần cấp ủy yêu cầu khai thác CSDL Hồ sơ đảng viên cấp tỉnh 22 Số hộp thư điện tử (địa E-mail) Lotus Notes 23 Số lần gửi thư điện tử Lotus Notes (máy chủ huyện) 24 Số lượng người sử dụng Lotus Netes ngày 719 2459 468 1946 208 III Đào tạo CNTT 25 Số lượt cán lãnh đạo tập huấn CNTT 02 26 Số lượt chuyên viên, nhân viên tập huấn CNTT 03 27 Số lượt quản trị mạng tập huấn CNTT 10 28 Số lượt cán xã, phường tập huấn CNTT 03 IV Quy định CNTT 29 Số hướng dẫn, quy chế, quy định ứng dụng CNTT ban hành 03 30 Số lượng báo cáo định kỳ CNTT 10 Những hạn chế Việc trang bị sở vật chất phục vụ cho ứng dụng công nghệ cơng tác văn phòng, hoạt động quan Nhà nước khó khăn, việc trang bị chưa đồng số lượng chất lượng Sự tương tác máy tính nối mạng khơng cao, gặp nhiều trục trặc sử dụng phần mềm tác nghiệp Lotus note, Website điều hành để gửi báo cáo, trao đổi thông tin Việc đào tạo, tập huấn tin học Trung tâm CNTT Văn phòng Tỉnh uỷ tổ chức số cán bộ, chun viên chưa có máy tính để làm việc nên thời gian sau tập huấn lại quên không sử dụng Một số phần mềm dùng chung cài đặt chưa tối ưu nên số trục trặc nhỏ dẫn đến thời gian hiệu sử dụng chưa cao Đường truyền Mega Wan hoạt động chưa thật ổn định, nhiều lúc bị rớt mạng nhiều tháng liền nhiều lần ngày nên việc truy cập để khai thác thông tin gặp khó khăn Văn chưa truyền gửi qua mạng máy tính cách phổ biến Đối với văn theo quy định gửi mạng vi tính gửi theo chế độ đường cơng văn, văn Văn đến sau lãnh đạo văn phòng xử lí chuyển để phân cơng xử lí, để báo cáo hay để theo dõi thực phải photocopy tốn lượng giấy lớn Nguyên nhân kết quả, hạn chế Về sở vật chất: Kinh phí để hỗ trợ thực dự án gặp nhiều khó khăn, sở hạ tầng CNTT chủ yếu Dự án trang cấp Một số máy tính trang bị trước xuống cấp, đáp ứng yêu cầu công việc Về nguồn nhân lực: Do bước đầu ứng dụng nên cán lúng túng xử lí cơng việc, bước, khâu chưa thực đầy đủ, hoàn chỉnh Một số cán chưa có trình độ tin học bản, số lại có trình độ tin học văn phòng trước không thường sử dụng nên đến sử dụng trở lại khơng thành thạo dẫn đến khơng tận dụng tất chức hỗ trợ chương trình để nâng cao hiệu cơng việc Sự không thành thạo, hiểu rõ hoạt động chương trình phần mềm nguyên nhân dẫn đến hạn chế sáng tạo sáng kiến ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu công việc Về cơng tác quản lí, đạo: Huyện uỷ có nhiều văn đạo ứng dụng cơng nghệ thông tin công tác, hoạt động quan Đảng lần đầu triển khai nên lúng túng, thiếu kiên đạo Một số giải pháp chưa thực nghiêm túc Nguyên nhân xuất phát từ yếu tố sở vật chất kỹ thuật nguồn lực chưa đồng bộ, đồng loạt, chưa đáp ứng đầy đủ, phù hợp theo yêu cầu II PHƯƠNG HƯỚNG, GIẢI PHÁP Phương hướng: Ứng dụng công nghệ thơng tin cơng tác văn phòng quan Đảng đòi hỏi phải q trình lâu dài phải có giải pháp chuyển đổi phù hợp Dựa tình hình thực tế quan tinh thần Đề án 06 tin học hoá hoạt động quan Đảng xin nêu số phương hướng giải pháp sau: * Về sở vật chất: Giải pháp hàng đầu đầu tư nâng cấp phù hợp với phát triển Hiện Ban quản lí dự án CNTT tỉnh trang bị hệ thống máy vi tính tương đối đại bước đầu đáp ứng nhu cầu thao tác công việc cán cơng chức Nhưng cần ý phát triển công việc nhanh, song song với phát triển nhanh chóng khoa học cơng nghệ, đầu tư khơng lựa chọn tính tốn kỹ nhanh chóng lạc hậu việc nâng cấp khó khăn để theo kịp với phát triển Về đầu tư sở hạ tầng triển khai cách đồng loạt: Hệ thống thông tin kết nối phải thông suốt, tất quan Đảng từ huyện đến xã, thị trấn khối Mặt trận, đoàn thể, khối nhà nước phải nối kết hoạt động thông suốt, đồng loạt địa bàn huyện Có thơng tin điều chuyển cách đầy đủ, hợp lí hiệu Khơng thể có khâu khơng kết nối Trên sở kỹ thuật, quan khơng kết nối mạng hay kết nối vào mạng khơng hoạt động quan khác hoạt động bình thường Nhưng đầy đủ, tính thông suốt luồng thông tin không đảm bảo hai chiều đạo báo cáo Và công việc điều hành không đạt kết dự kiến Khi đó, việc điều hành lại trở cơng cụ trước (qua văn bản, bưu điện, điện thoại) Đối với vài quan làm rối loạn q trình quản lí cấp trên, thiếu tính thơng đồng q trình điều hành trình tác nghiệp Càng sau việc quản lí khó cơng việc ngày nhiều, việc triển khai thiếu thống đồng dẫn đến hiệu kém, có hiệu so với quy trình cũ (khơng ứng dụng mạng tin học, công việc thông qua văn bản, gửi qua đường bưu điện, điện thoại, fax,…) * Về kỹ thuật, công nghệ, sở liệu: Xây dựng biểu mẫu theo tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật dễ dàng tải xuống, sử dụng để bảo đảm thể thức văn Danh sách biểu mẫu điện tử phải tổ chức khoa học, phân nhóm hợp lí, cập nhật kịp thời để tìm kiếm nhanh chóng, dễ dàng Website Tỉnh ủy có trách nhiệm cung cấp thơng tin thực theo nguyên tắc tạo điều kiện cho cán bộ, chuyên viên tiếp cận nhanh chóng, dễ dàng, tạo thuận lợi cho hoạt động môi trường mạng Tiếp nhận ý kiến góp ý, khiếu nại, tố cáo, yêu cầu cung cấp thông tin tổ chức, cá nhân; lưu trữ, xử lí, cập nhật, cung cấp thông tin, trả lời yêu cầu; chuyển yêu cầu cung cấp thơng tin đến quan có liên quan nội dung yêu cầu cung cấp thông tin vượt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng * Về phương thức quản lí: Đưa vào hoạt động hệ thống "xếp hàng tự động" tiếp nhận, giải quyết, trả hồ sơ Mở rộng quy mô xây dựng website Tỉnh ủy với yêu cầu cần đặc biệt lưu ý: thông tin phải hiển thị nhanh; có cơng cụ tìm kiếm thơng tin dễ sử dụng cho kết nội dung cần tìm kiếm; thơng tin phải cập nhật nhanh chóng thường xun, có quy định rõ thời hạn tồn loại thơng tin Nâng cao tính tương tác website Tỉnh ủy cách cung cấp nhiều dịch vụ trực tuyến cho người người sử dụng tra cứu hồ sơ, tra cứu thủ tục trao đổi thông tin trực tuyến, cung cấp thơng tin chiều… tiết kiệm chi phí hành chính, giảm hồ sơ thủ tục giấy tờ Bảo đảm an tồn thơng tin mơi trường mạng: thơng tin thuộc danh mục bí mật Đảng, nhà nước phải phân loại, lưu trữ, bảo vệ theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước, xây dựng nội quy bảo đảm an tồn thơng tin, cử cán phụ trách quản lí an tồn thông tin; áp dụng, hướng dẫn, kiểm tra định kỳ việc thực biện pháp bảo đảm cho hệ thống thông tin mạng đáp ứng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật an tồn thơng tin Xây dựng chiến lược phát triển công nghệ thông tin khoa học, bản, phân kì rõ ràng, tránh tham lam, lúc tin học hóa nhiều phận, lĩnh vực Khi xây dựng lựa chọn phần mềm tác nghiệp, phận, cơng chức làm việc bán thủ công, tiến dần đến việc ứng dụng triệt để * Về nguồn nhân lực, cán bộ: Yếu tố nguồn nhân lực, người quan trọng, cán công chức, viên chức phải nhận thức tầm quan trọng khả nâng cao hiệu công tác công nghệ thông tin thực thi công việc Cần biện pháp nâng cao nhận thức thay đổi dần từ cách làm việc thủ công hiệu sang ứng dụng công nghệ thông tin nâng cao hiệu Việc ứng dụng phải phù hợp với cơng việc, khơng thiết phải tồn cán bộ, công chức quan phải ứng dụng công nghệ thơng tin cơng việc có cơng việc khơng thể ứng dụng khơng đạt hiệu cao ứng dụng Về yếu tố cần ý giải hai mặt: đầy đủ số lượng đạt chuẩn chất lượng (trình độ) Đối với lực lượng cán bộ, công chức tại: Chú ý bồi dưỡng, cập nhật chương trình ứng dụng Đào tạo, bồi dưỡng, phổ cập cần nhấn mạnh yếu tố hiểu biết, ứng dụng sáng tạo ứng dụng công việc để nâng cao hiệu Cần trọng nội dung bồi dưỡng quản lí thơng tin, thư mục (folder), tập tin (file) có khoa học, hệ thống; kỹ năng, thủ thuật sử dụng phần mềm soạn thảo văn Microsoft Word, sử dụng Internet để tra cứu thông tin, sử dụng thành thạo cơng cụ tìm kiếm thơng tin, thư điện tử, trao đổi công việc qua mạng, Phương án bồi dưỡng tập trung theo chuyên đề ngắn Có thể sử dụng phương pháp đào tạo điện tử để soạn giáo trình phù hợp, nghiên cứu phần mềm hướng dẫn sử dụng để cài đặt máy Định kỳ cần tổ chức kiểm tra trình độ ứng dụng, sử dụng chương trình cơng nghệ thơng tin giải cơng việc để có hướng phổ cập, bồi dưỡng kịp thời Chỉ cán bộ, cơng chức sử dụng thành thạo chương trình phần mềm ứng dụng tận dụng hết chức hỗ trợ chương trình nâng cao hiệu công việc Cũng cần lưu ý nội dung phổ cập, cập nhật, bồi dưỡng, đào tạo phải phù hợp với vai trò, vị trí cán bao gồm nhóm sau: Cán lãnh đạo, quản lí; Cán chuyên ngành công nghệ thông tin; Cán nghiệp vụ, chuyên viên Về phương thức đào tạo: tập trung, chỗ, từ xa - Đối với cán lãnh đạo, cán quản lí: 10  Nghiên cứu tổ chức hội thảo, bàn tròn, tọa đàm mối quan hệ phát triển công nghệ thơng tin với cải cách hành chính, phát triển công nghệ thông tin với chiến lược phát triển kinh tế xã hội huyện, buổi giới thiệu chuyên đề Chính phủ điện tử (e-Government), kinh tế điện tử (eEconomy), giáo dục điện tử (e-Education);  Tham quan mơ hình hiệu trong, ngồi nước Sau xây dựng đề án ứng dụng công nghệ thông tin cải cách hành chính, chắt lọc ưu điểm loại bỏ khiếm khuyết đơn vị Tiếp theo tìm cơng ty cung ứng, "ra đề bài" cho họ thuê công ty tư vấn Làm vậy, dự án triển khai vào sống có lỗi hệ thống, mang tính ứng dụng cao;  Biên soạn riêng giáo trình kỹ bản: sử dụng email, tra cứu thông tin, sử dụng chữ ký điện tử, - Đối với chuyên viên, cán nghiệp vụ:  Tại chỗ: hướng dẫn quy trình gắn liền với thực hành;  Tập trung: khóa đào tạo chuyên đề ứng dụng;  Từ xa: học qua email, tự học, có thắc mắc trao đổi với chun gia Tốt áp dụng hình thức kết hợp hình thức đào tạo, bồi dưỡng tập trung ngắn hạn sau áp dụng hình thức đào tạo từ xa - Đối với cán chuyên ngành CNTT Văn phòng Huyện ủy:  Thu hút sách ưu đãi;  Đào tạo nâng cao trình độ có Đối với nguồn lực lượng chuẩn bị tuyển vào quan: cần có u cầu trình độ tin học ứng dụng, tin học văn phòng phải có hình thức kiểm tra để tránh tình trạng lệch khả cấp, có sai lệch yêu cầu tự bồi dưỡng để đạt yêu cầu làm việc quan khó khăn cử cán học, bồi dưỡng số lượng biên chế phân công công việc vừa đủ Nghiên cứu ban hành quy định cụ thể tiêu chuẩn, trách nhiệm, quyền lợi, yêu cầu đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ cán bộ, công chức việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng việc Cần có đánh giá tác động cơng nghệ thơng tin việc hoàn thành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan mình, bao gồm: Dịch vụ hành cơng; Năng suất, hiệu lao động; Đổi tổ chức, hoạt động * Một số giải pháp cho công tác văn thư, lưu trữ: Công tác văn thư, lưu trữ cơng tác có nhiều khả sở dễ dàng để ứng dụng công nghệ thông tin để tác nghiệp tạo tiền đề cho cơng tác khác văn phòng thực ứng dụng công nghệ thông tin nâng cao hiệu Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ giúp kiểm soát văn đến, văn đi, kiểm sốt quy trình, tiến độ cơng việc, tra cứu tài liệu nhanh chóng, xác 11 Xin kiến nghị số giải pháp cần thực để nâng cao khả ứng dụng công nghệ thông tin môi trường mạng, giúp quan nhà nước địa bàn quận trao đổi nhanh chóng, hiệu quả: * Về yêu cầu thiết bị, quản lí: - File văn ban hành cần lưu trữ tập trung để thuận lợi cho xây dựng sở liệu sau Cơ sở liệu quan Đảng phải cập nhật đầy đủ có đường liên kết (link) đến văn quy phạm pháp luật, văn đạo cấp phục vụ cho việc tra cứu môi trường mạng hạn chế việc chụp văn giấy nhận từ quan cấp để gửi cho quan, tổ chức trực thuộc Hiện nay, hầu hết văn gửi đến soạn thảo máy vi tính nên bắt buộc gửi văn phải gửi kèm theo file qua Internet mạng WAN quan Đảng để văn thư tiếp nhận chuyển phận nghệ thông tin để xử lí truyền liệu Tiếp tục thực số hóa tài liệu, thực nghiêm túc tinh thần đề án 06 Thông tin quan Đảng tạo phải dạng số lưu trữ theo tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật quy định để bảo đảm an tồn, dễ dàng quản lí, truy nhập, tìm kiếm thơng tin Thơng tin số phải định kỳ chép lưu trữ dự phòng Có kế hoạch số hố nguồn thơng tin chưa dạng số theo thứ tự ưu tiên thời gian tầm quan trọng Văn phòng Huyện ủy cần có quy định trách nhiệm số hố thơng tin lưu trữ liệu quan Đảng địa bàn huyện Đối với văn ban hành mạng tin học phải gửi file kèm theo để lưu trữ Tăng cường sử dụng văn điện tử, bước hợp lí thay văn giấy quản lí, điều hành Chú ý đầu tư an ninh, an tồn trao đổi thơng tin mạng, văn gửi qua mạng phải có quy định để đảm bảo nội dung văn gốc văn nhận đồng nội dung, hình thức * Về quy trình quản lí chuyển nhận thơng tin: - Trước hết từ kết phân tích hệ thống cần xây dựng danh mục văn đến văn cần đưa vào sở liệu - Xác định yêu cầu tra tìm theo nhiều yếu tố khác nhau, nhằm phát huy tối đa ưu điểm xử lí thơng tin máy tính - Chọn phần mềm ứng dụng phù hợp Hiện nay, phần mềm thường dùng hệ quản trị sở liệu, CDS/ISIS, FOXBASE, FOXPRO, PARADOX, ORACLE - Thiết kế biểu ghi nhập liệu, tương tự mục sổ đăng ký cơng văn đến, cơng văn Cũng mở rộng ghi thêm “tóm tắt nội dung văn bản”, người sử dụng có yêu cầu - Việc quản lí sở liệu máy phân làm loại sở liệu riêng biệt: văn đến văn đi; tách riêng chúng có liên quan chặt chẽ với - Đối với văn đi, số lưu toàn văn đĩa từ, song cần lập có ký tên để lưu văn thư đơn vị văn Một số văn khác lưu theo mục đăng ký biểu ghi văn 12 - Để sử dụng sở liệu, phải truy xuất thông tin theo mã quy ước kết hợp với từ chuẩn yêu cầu tra cứu, khai thác sở liệu giống nhu cầu mà quan tra cứu văn cụ thể hồ sơ Nhưng đây, máy tính có thêm khả tối ưu tìm thơng tin tổng hợp theo nhiều yếu tố khác cách nhanh chóng xác - Văn phận chuyên môn quan soạn thảo chuyển phận văn thư làm thủ tục sau chuyển file server quan Quản lí server có trách nhiệm bảo quản lưu trữ liệu theo quy định, văn nội dung mật có chế độ bảo vệ riêng Tùy theo mức độ văn bản, văn thư chuyển qua mạng chuyển văn kết hợp chuyển qua mạng chuyển văn - Trong trường hợp chuyển qua mạng, file chuyển server Huyện ủy, server Huyện ủy chuyển đường link văn cho quan tiếp nhận - Đối với tổ chức, cá nhân gửi văn giấy tờ thực scan chuyển gửi mạng văn đến qua đường điện tử Trong điều kiện tại, quan chưa sử dụng đầy đủ tính mạng nên văn gửi đến đường công văn giấy tờ nhiều, giải pháp scan khơng thực có nhiều văn Chỉ thực quan trao đổi qua mạng văn điện tử phần văn giấy tờ nhận lại thực số hóa cách scan truyền văn điện tử khả thi Khi ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng lĩnh vực văn thư hoạt động công tác văn thư thực hiện, giảm số lượng văn photocopy, phát hành Khi thực ứng dụng chữ ký số bảo đảm yêu cầu an ninh, bảo mật mạng văn quan trọng gửi qua đường điện tử: báo cáo tuần, tháng, báo cáo chuyên đề, công văn xin ý kiến, mà không cần gửi văn giấy tờ Đối với văn thuộc danh mục tài liệu bí mật nhà nước, văn quan trọng cần phát hành phát hành điểm quan nhận để đối chiếu, kiểm tra thực hiện, thành phần theo dõi, đôn đốc nhận văn điện tử theo quy chuẩn bảo đảm bảo mật thông tin Hiệu đạt hai yếu tố: quy trình xử lí nhanh tiết kiệm chi phí ban hành văn * Về hệ thống thiết bị lưu trữ: Trong điều kiện tại, xây dựng lúc hệ thống thiết bị lưu trữ, cứng giấy, thứ hai mềm Hai hệ thống có chung mã vạch Bản mềm để tra cứu cho nhanh, gốc để lưu trữ Để bảo đảm tính an tồn, việc lưu trữ mềm không nên dồn vào nơi mà lưu nhiều ổ khác Máy chủ có nhiều ổ cứng lúc liệu lưu hai ổ Nếu cố xảy ổ ổ 13 KẾT LUẬN Thực ứng dụng tin học, cơng nghệ thơng tin quản lí điều hành quan Đảng vấn đề mẻ, giải pháp ứng dụng việc triển khai chưa mạnh mẽ, thiếu kiên tính đồng Do nhiều hạn chế khơng mang lại hiệu mong muốn Ứng dụng công nghệ thơng tin cơng tác văn phòng hoạt động quan Đảng huyện Gio Linh có thành tựu ban đầu định, tạo tảng cho giai đoạn Trong thời gian tới, huyện cần đẩy mạnh việc đầu tư đồng sở hạ tầng, nguồn lực chế thực phối hợp hiệu Ứng dụng tin học, công nghệ thông tin quản lí, xử lí cơng việc xu hướng tất yếu phổ biến ưu tin học, công nghệ thông tin thời đại ngày Vấn đề lại việc áp dụng, ứng dụng, chọn lựa giải pháp cho phù hợp với yêu cầu tình hình thực tế Văn phòng Huyện ủy Gio Linh nói riêng Đảng ủy trực thuộc địa bàn huyện Gio Linh nói chung, tiến tới xây dựng hành điện tử hiệu quả, nhanh chóng, tiết kiệm phục vụ tốt cho việc lãnh đạo, đạo cấp ủy Đảng công phát triển kinh tế xã hội huyện Gio Linh 14 TÀI LIỆU THAM KHẢO TS Nguyễn Khắc Khoa - Học viện Hành Quốc gia, Tin học ứng dụng Quản lí hành chính, Nhà xuất Khoa học kỹ thuật, Hà Nội, 2004; Tạ Hữu Ánh, Cơng tác hành - Văn phòng quan Nhà nước, Nhà xuất Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2002; PGS.TS Đinh Văn Mậu, PGS.TSKH Nguyễn Văn Thâm, PGS.TS Võ Kim Sơn - Học viện Hành Quốc gia: Tài liệu bồi dưỡng Quản lí Hành Nhà nước (Chương trình chun viên chính) - Phần II - Hành Nhà nước Cơng nghệ hành chính, Nhà xuất Giáo dục, 2005; Quyết định số 47-QĐ/TW ngày 06/08/2002 Ban Bí thư Trung ương Đảng Ban hành Đề án tin học hóa hoạt động quan Đảng giai đoạn 2001 – 2005; Đề án 06 Ban Bí thư Trung ương Đảng tin học hóa hoạt động quan Đảng giai đoạn 2006 - 2010; Luật Công nghệ thông tin, Luật Giao dịch điện tử; Cổng thông tin điện tử Tỉnh uỷ Quảng Trị; Quy chế làm việc Văn phòng Huyện uỷ; Thơng tin, văn quy phạm pháp luật website: website Đảng Cộng sản Việt Nam: www.dangcongsan.vn, website Chính phủ Nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam: www.vietnam.gov.vn, website Ban đạo Cải cách hành chính: www.caicachhanhchinh.gov.vn Lịch sử Đảng huyện Gio Linh 15 ... E-mail) Lotus Notes 23 Số lần gửi thư điện tử Lotus Notes (máy chủ huyện) 24 Số lượng người sử dụng Lotus Netes ngày 719 2459 468 1946 208 III Đào tạo CNTT 25 Số lượt cán lãnh đạo tập huấn CNTT 02... nhân viên tập huấn CNTT 03 27 Số lượt quản trị mạng tập huấn CNTT 10 28 Số lượt cán xã, phường tập huấn CNTT 03 IV Quy định CNTT 29 Số hướng dẫn, quy chế, quy định ứng dụng CNTT ban hành 03 30... sát chương trình, kế hoạch Văn phòng, Ban đạo CNTT Tỉnh ủy để triển khai thực ứng dụng CNTT cách có hiệu Nhận thức rõ tầm quan trọng việc ứng dụng CNTT lãnh đạo, đạo cấp uỷ Đảng, đặc biệt công