PHẦN THỨ NHẤT ĐĂNG NHẬP VÀO HỆ THỐNG PHẦN MỀM I. ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG. Để đăng nhập vào phần mềm quản lý Đoàn viên Công đoàn thực hiện các bước sau: Bước 1: Mở trình duyệt web (ưu tiên sử dụng Chorme) tại ô địa chỉ web gõ đường dẫn sau để truy cập: 1. Phần mềm tập huấn: http:103.21.148.18:8181VTBWebProject 2. Phần mềm chính thức: http:doanvien.congdoan.vnVTBWebProject
PHẦN THỨ NHẤT ĐĂNG NHẬP VÀO HỆ THỐNG PHẦN MỀM I ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG Để đăng nhập vào phần mềm quản lý Đồn viên Cơng đồn thực bước sau: Bước 1: Mở trình duyệt web (ưu tiên sử dụng Chorme) ô địa web gõ đường dẫn sau để truy cập: Phần mềm tập huấn: http://103.21.148.18:8181/VTBWebProject Phần mềm thức: http://doanvien.congdoan.vn/VTBWebProject/ Bước 2: Kích chuột vào nút đăng nhập góc bên phải phần mềm lúc thị ô cửa sổ, người sử dụng điền đầy đủ thông tin sau để đăng nhập vào hệ thống: - Tên đăng nhập: Do Cơng đồn cấp cung cấp - Mật khẩu: mặc định abc@1234 - Mã bảo mật Captcha: tự động hiển thị, trường hợp không đọc trường, ấn chọn mã khác - Sau chọn ĐĂNG NHẬP bên góc phải để truy cập phần mềm Bấm vào để chọn hiển thị mã capcha khác Sau chọn đăng nhập lần đầu, hệ thống yêu cầu người sử dụng đổi mật theo mong muốn, người sử dụng chọn ẤN VÀO ĐÂY thực theo yêu cầu hệ thống Sau đăng nhập xuất cửa sổ sau: [Type the company name] II THAY ĐỔI MẬT KHẨU NGƯỜI DÙNG Bước Chọn vào tên tài khoản người dùng gốc bên phải hình Bước Chọn nút Đổi mật => xuất hình đổi mật khẩu: Bước Nhập mật cũ (mật mặc định); nhập mật Bước Chọn nút Lưu lại./ BÀI II QUẢN LÝ ĐOÀN VIÊN PHẦN THỨ 2: THÊM MỚI MỘT ĐỒN VIÊN Để thêm đồn viên vào danh sách đồn viên Cơng đồn sở quản lý, người sử dụng thực bước sau: Bước 1: Tại hình danh sách chức “Quản lý Đồn viên Cơng đồn” chọn: Quản lý thơng tin > Quản lý đoàn viên > Đoàn viên [Type the company name] Bước 2: Lúc hình hiển thị ô cửa sổ gồm 02 thông tin: Tại ô “DANH SÁCH ĐOÀN VIÊN” Người sử dụng nhấn vào nút Thêm để thêm 01 đoàn viên: Lúc hiển thị ô cửa sổ sau: Bước 3: Người sử dụng nhập thông tin bắt buộc (*) màu đỏ, gồm: Họ tên, Ngày Sinh, Giới tính (chọn), Số CMND, CĐCS (chọn), chức vụ cơng đồn (nếu có) … Riêng mã Đoàn viên mã Vpoint phần mềm cấp tự động cho đoàn viên Lưu ý: Sau nhập CĐCS giá trị trường CĐ cấp 2, CĐ cấp tự động hiển thị Các trường thông tin khác người dùng nhập khơng; * Sau nhập xong lúc có 02 chọn lựa sau: - Trường hợp 1: Người dùng nhấn nút Lưu [Type the company name] Hệ thống thêm đoàn viên thành công hiển thị thông tin danh sách Đoàn viên Đây Bản ghi trạng thái = nháp (đơn vị chưa gửi yêu cầu phê duyệt); Trường đợi sau nhập xong danh sách ta gửi phê duyệt 01 lần cách: Tại hình “Quản lý Đồn viên Cơng đồn” > quản lý cơng việc > cơng việc cần xử lý, tích chọn tất chọn đoàn viên, nhấn nút “gửi phê duyệt” - Trường hợp 2: Người dùng nhấn nút Gửi phê duyệt Hệ thống thêm đồn viên thành cơng hiển thị thơng tin danh sách Đồn viên Lúc Bản ghi tạo có trạng thái = Chờ phê duyệt Như vậy, người dùng thêm thành công yêu cầu cấp phê duyệt đoàn viên đơn vị./ PHẦN THỨ THÊM MỚI ĐOÀN VIÊN TỪ MỘT DANH SÁCH Đây trường hợp thêm lúc nhiều đoàn viên vào phần mềm, phần người dùng vào phần thêm 01 đồn viên, để có cửa sổ “Danh sách đồn viên” sau thực thao tác sau: Bước 1: Người sử dụng nhấn chuột vào nút “Thêm từ file” hình danh sách [Type the company name] Lúc Màn hình hiển thị cửa sổ “thêm Đoàn viên từ file”, người dùng chọn “tải File mẫu” để lấy danh sách mẫu: Bước 2: Sau chọn tải danh mẫu, người dùng lấy file vừa tải cách: Bấm chuột phải file > Hiển thị thư mục > thư mục Dowload copy file, dán vào ổ đĩa muốn lưu Giải nén: Chuột phải File > chọn giải nén có tên file “danhsachdoanvien” Sau giải nén xuất Folder “danhsachdoanvien” gồm: 01 file Excel 01 folder chứa ảnh đồn viên File vừa tải máy tính A TẠI FILE DANH SÁCH: Người dùng tiến hành nhập liệu theo thông tin danh sách mẫu: [Type the company name] * Các lưu ý nhập danh sách: Danh sách đồn viên kết thúc dòng khơng có liệu, vui lòng khơng thay đổi định dạng biểu mẫu, việc thay đổi định dạng dẫn đến lỗi không mong muốn Số CMND phải đảm bảo độ dài 12 số (cột 6) Hệ thống tự động dừng import gặp dòng khơng có liệu Các cột 3, 4, 6, 14 danh sách mẫu có định dạng Text đề nghị không thay đổi (kiểm tra cách xem Home > Number cửa sổ có chữ "Text") Trường hợp bị lỗi, định dạng cách: Chọn ô cần định dạng cách bôi đen cột (lưu ý không bôi vào ô chữ DS) vào Data > Data Tools chọn Text columns > lần bấm Next > chọn Text > chọn Finish Cột 14 ngày vào cơng đồn: điền ngày vào cơng đồn, trường hợp không nhớ chọn sau: + Nếu có năm vào cơng đồn lấy: Ngày 28/7/năm + Nếu có tháng/năm lấy: Ngày 01/tháng/năm Đối với CĐCS có nhiều 10 đồn viên danh sách mẫu chèn thêm dòng lưu ý chèn dòng STT 10 để khơng bị định dạng có sẵn B TẠI FILE ẢNH: Người dùng tiến hành xóa ảnh mẫu > copy ảnh đoàn [Type the company name] viên > lưu tên file số Chứng minh nhân dân đồn viên Ví dụ: Ở file danh sách trên, STT 10 File ảnh đoàn viên Lê Thị Hồng tên "109814131" Lưu ý: File ảnh 2x3; không lớn 300KB; Trường hợp ảnh lớn yêu cầu: Người dùng chỉnh sửa cách: vào phần mềm Paint máy tính > mở file ảnh cần chỉnh sửa > Home > image, ô cửa sổ: Resize > horizontal: chọn 80 ấn ok chọn lưu file > 109814131 C NÉN FILE ĐỂ TẢI LÊN PHẦN MỀM Sau tổng hợp đầy đủ, người dùng nén file lại, người dùng chọn đồng thời 02 file: ảnh “image” “danhsachdoanvien” > chuột phải > add to archive … Sau hình hiển thị thơng tin: + Tại ô archive name gõ tên muốn lưu + Tại ô archive Format chọn Zip: [Type the company name] Bước 3: Quay lại phần mềm bước 1, “Thêm đồn viên từ file”: - Tại Cơng đoàn sở (*): bấm chọn tên CĐCS cho sẵn - Tại ô Đường dẫn file > bấm vào “chọn file cần import” hiển thị file, người dùng dẫn đến file chứa nén mục C - Sau chọn nút “Tải lên” để tải danh sách hình ảnh đồn viên lên Hệ thống kiểm tra liệu file tải lên đưa thông báo số ghi thành công, số ghi thất bại: “Thêm x thành công, y thất bại” Những ghi tải lên thành công hiển thị Danh sách đồn viên có trạng thái = Nháp Nếu có thất bại, hệ thống báo gửi file, chọn tải để kiểm tra, chỉnh sửa xóa ghi thành cơng, sau tải lên lại Bước 4: Để danh sách đồn viên phê duyệt, hình “Quản lý đồn viên” > Quản lý cơng việc > Cơng việc cần xử lý > Người sử dụng tích đồn viên chọn tích tất đồn viên nhấn nút Gửi phê duyệt để cơng đồn cấp duyệt [Type the company name] PHẦN THỨ CHUYỂN SINH HOẠT ĐOÀN VIÊN Chức phục vụ CĐCS thực chuyển sinh hoạt đồn viên cơng đồn, gồm nội dung: TẠO MỚI ĐOÀN VIÊN CHỜ CHUYỂN ĐẾN: Thực CĐCS mà đoàn viên chuyển đến Đây chức dùng cho CĐCS tiếp nhận 01 đồn viên mới; đồn viên đến xuất trình thẻ đoàn viên báo cáo sinh hoạt, CĐCS thơng tin thẻ đồn viên để tạo đoàn viên chờ chuyển đến sau: Tại cửa sổ “Quản lý Đồn viên Cơng đồn” vào Quản lý cơng việc > Duyệt chuyển đoàn viên Lúc hiển thị trường thông tin > chọn “Danh sách ĐVCĐ chờ chuyển đến” > Nhấn nút “Đoàn viên chờ chuyển đến” Hệ thống hiển thị hình “Thơng tin đồn viên chờ chuyển đến”: [Type the company name] | 0796.777879 Người dùng thực sau: Bước 1: Ở phần thơng tin đồn viên nhập: Mã đồn viên (*); Bước 2: Click chuột (hoặc nhấn Tab) để hệ thống tự động hiển thị thơng tin đồn viên trường thơng tin phía Ví dụ: Bước 3: Người sử dụng nhập thông tin bắt buộc (*): Ngày chuyển đi, Ngày chuyển đến; [Type the company name] | 0796.777879 10 Thơng tin đồn viên chờ chuyển đến: hệ thống hiển thị theo CĐCS user đăng nhập (tức CĐCS nhập ĐVCĐ chờ chuyển đến) Các trường thông tin khác người dùng nhập khơng Bước 4: Người dùng nhấn nút “Gửi xác nhận” Hệ thống thêm đồn viên chờ chuyển đến thành cơng hiển thị thơng tin danh sách nhóm cấp Đồng thời gửi yêu cầu tới CĐCS nơi đoàn viên chuyển Trường hợp thơng tin đồn viên chờ chuyển đến trùng với thơng tin đồn viên báo chuyển CĐCS bên kia, hệ thống tự động chuyển sinh hoạt mà không cần phê duyệt * Trường hợp muốn hủy xin xác nhận đoàn viên chờ chuyển đến: Người dùng tích chọn ghi muốn hủy xác nhận; Nhấn nút “Hủy xin xác nhận”, Hệ thống xóa bỏ thơng tin không gửi tới quản trị CĐCS nơi đồn viên chuyển TẠO MỚI ĐỒN VIÊN CHỜ CHUYỂN ĐI: Chức phục vụ cho việc người dùng thực báo đồn viên đơn vị chuyển nơi khác Lưu ý: Khi thơng tin đồn viên chuyển trùng với thơng tin chuyển đến hệ thống tự động chuyển sinh hoạt đoàn viên mà khơng cần phải phê duyệt * Để tạo đồn viên báo chuyển người sử dụng thực sau: Tại cửa sổ “Quản lý Đồn viên Cơng đồn” vào Quản lý cơng việc > Duyệt chuyển đồn viên Lúc hiển thị trường thông tin > chọn “Danh sách ĐVCĐ Báo chuyển đi” > Nhấn nút “Chuyển Đồn viên” Hiển thị “Thơng tin đồn viên báo chuyển đi”, người người dùng thực bước: [Type the company name] | 0796.777879 11 Bước 1: Nhập Mã đoàn viên chuyển [Type the company name] | 0796.777879 12 Bước 2: Nhấn nút Tab (click chuột) để hệ thống tự động hiển thị thơng tin đồn viên Bước 3: Người sử dụng nhập thông tin bắt buộc (*) : Ngày chuyển Bước 4: Người dùng nhấn nút Lưu để lưu lại thơng tin đồn viên báo chuyển * Trường hợp muốn hủy xin xác nhận đồn viên chờ chuyển đến: Người dùng tích chọn ghi muốn hủy chuyển đi; Nhấn nút “Hủy chuyển đi”, Hệ thống xóa bỏ thơng tin đồn viên chuyển khỏi danh sách [Type the company name] | 0796.777879 13 Lưu ý: Trường hợp đoàn viên Báo chuyển trùng với đoàn viên mà CĐCS bên báo đoàn viên chờ chuyển đến hệ thống tự động chuyển sinh hoạt mà không cần phải phê duyệt (TẠI MỤC 1, DS ĐV CHỜ CHUYỂN ĐẾN) DANH SÁCH ĐOÀN VIÊN CHỜ XÁC NHẬN: Chức phục vụ cho việc CĐCS xác nhận đoàn viên sinh hoạt nơi chuyển nơi khác (xác nhận chuyển đồn viên đi) Người sử dụng thực sau: Tại cửa sổ “Quản lý Đồn viên Cơng đồn” vào Quản lý cơng việc > Duyệt chuyển đồn viên Lúc hiển thị trường thông tin > chọn “Danh sách ĐVCĐ chờ xác nhận” > Nhấn nút: Xảy 02 trường hợp “Đồng ý” & “Không đồng ý” a Trường hợp đồng ý: Người dùng chọn đoàn viên danh sách chờ xác nhận nhấn nút “Đồng Ý” lúc Hệ thống cập nhật thông tin chuyển sinh hoạt đoàn viên vào hệ thống Chọn hết Chọn đối tượng Lưu ý: - Nếu đoàn viên thường chuyển sinh hoạt cơng đồn: Trường CĐCS cập nhật - Nếu đoàn viên chuyên trách chuyển sinh hoạt nhóm cấp 2: Trường CĐCS cập nhật - Nếu đồn viên chun trách chuyển sinh hoạt khơng nhóm cấp 2: Hệ thống sinh Mã đồn viên theo nhóm cấp CĐCS nơi đến [Type the company name] | 0796.777879 14 b Trường hợp không đồng ý: Người dùng chọn đoàn viên danh sách chờ xác nhận nhấn nút “Không Đồng Ý” lúc Hệ thống cập nhật thông tin chuyển sinh hoạt đoàn viên vào hệ thống./ - [Type the company name] | 0796.777879 15 PHẦN THỨ QUẢN LÝ ĐOÀN VIÊN/ĐOÀN PHÍ Chức phục vụ cho người dùng Quản trị CĐCS thực đóng đồn phí đồn viên TÌM KIẾM: Bước 1: Tại chức “Quản lý đồn viên cơng đồn” > Quản lý thơng tin > Quản lý đồn viên > Đồn viên, hệ thống xuất “Tiêu chí tìm kiếm: Người sử dụng nhập tiêu chí sau: Thời gian đóng phí; mã đồn viên; Họ tên; Số CMND; tình trạng đoàn viên Người dùng nhấn nút Làm lại để xóa thơng tin nhập Tiêu chí tìm kiếm Bước 2: Nhấn nút Tìm kiếm, Hệ thống hiển thị kết tìm kiếm theo tiêu chí nhập Khi khơng nhập tiêu chí tìm kiếm hệ thống hiển thị mặc định đoàn viên CĐCS đăng nhập [Type the company name] | 0796.777879 16 ĐĨNG ĐỒN PHÍ Trên danh sách đồn viên tìm kiếm, người dùng tích chọn đồn viên đóng đồn phí Những đồn viên khơng đóng đồn phí mà có lý do, người dùng nhập vào cột Lý bên cạnh Sau đó, nhấn lưu để lưu lại thơng tin đóng đồn phí [Type the company name] | 0796777879 17 BÀI CÔNG CỤ QUẢN LÝ BÁO CÁO, THỐNG KÊ ĐỒN VIÊN VÀ CĐCS Tại hình danh sách chức chọn Báo cáo > Đoàn viên CĐCS Bước 1: Người dùng nhập tiêu chí xuất báo cáo Bước 2: Nhất nút “Xuất báo cáo” để tải về, sau tải báo cáo hiển thị file Excel sau: [Type the company name] | 0796777879 18 Số liệu cán CĐCS Tại hình danh sách chức chọn Báo cáo > Số liệu cán CĐCS Bước 1: Người dùng nhập tiêu chí xuất báo cáo Bước 2: Nhấn nút Xuất báo cáo để tải về, Sau tải về, Báo cáo hiển thị file Excel sau: Thống kê tình hình phát triển Bước 1: Tại hình chức chọn: Báo cáo > Thống kê tình hình phát triển, xuất ô báo cáo người dùng nhập tiêu chí báo cáo [Type the company name] | 0796777879 19 Bước 2: Nhất nút “Xuất báo cáo” để tải báo cáo về, sau tải báo cáo hiển thị file Excel sau: Hết./ [Type the company name] | 0796777879 20 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ ĐỒN VIÊN CƠNG ĐỒN BÀI 1: ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG PHẦN MỀM 1-2 PHẦN THỨ NHẤT: HƯỚNG DẪN ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG PHẦN MỀM 1.Đăng nhập hệ thống Thay đổi mật người dùng BÀI 2: QUẢN LÝ ĐOÀN VIÊN 3-16 PHẦN 2: Thêm đoàn viên 3-4 PHẦN 3: Thêm nhiều đoàn viên lúc 5-8 PHẦN 4: Chuyển sinh hoạt đoàn viên 9-14 Tạo đoàn viên chờ chuyển đến Tạo đoàn viên chờ chuyển Duyệt chuyển đoàn viên PHẦN 5: Quản lý đoàn viên đồn phí 15-16 BÀI 3: CƠNG CỤ QUẢN LÝ BÁO CÁO, THỐNG KÊ 17-19 Báo cáo đoàn viên CĐCS Báo cáo số liệu cán CĐCS Các báo cáo thống kê tình hình phát triển đồn viên tiến độ chương trình phát triển đoàn viên./ [Type the company name] | 0796777879 21 ... SÁCH: Người dùng tiến hành nhập liệu theo thông tin danh sách mẫu: [Type the company name] * Các lưu ý nhập danh sách: Danh sách đồn viên kết thúc dòng khơng có liệu, vui lòng khơng thay đổi định... hiển thị file Excel sau: [Type the company name] | 0796777879 18 Số liệu cán CĐCS Tại hình danh sách chức chọn Báo cáo > Số liệu cán CĐCS Bước 1: Người dùng nhập tiêu chí xuất báo cáo Bước 2:... cáo về, sau tải báo cáo hiển thị file Excel sau: Hết./ [Type the company name] | 0796777879 20 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ ĐỒN VIÊN CƠNG ĐỒN BÀI 1: ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG PHẦN MỀM 1-2