Hệ thống thông tin kế toán

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ-KĨ THUẬT-CÔNG NGHIỆP ENOCOMIC UNIVERSITY INDUSTRIAL ENGINEERING Mơn học: Hệ thống thơng tin kế tốn Nhóm Lã Hồng Tâm – mơ tả hình 3.12 Đỗ Thị Phương Thúy – mơ tả hình 3.13 Đỗ Thủy Tiên – hình 3.14 Nguyễn Thị Phương – hình 3.15 Phạm Thị Phương – hình 3.16 Đồn Thị Phượng – hình 3.17 Đỗ Thị Thúy – hình 3.18 Lã Hào Quang – hình 3.19 Phạm Hương Quỳnh – hình 3.19 10 Hồ Thị Thảo – hình 3.20 11 Phạm Thị Thanh Thu – hình 3.21 12 Nguyễn Hà Phương – hình 3.22 13 Ngơ Thị Thúy – phân tích kiểu tổ chức the dõi công nợ phải trả 14 Nguyễn Thị Tâm – tổng kết, làm slide, mơ tả hình 3.17 3.3 CHU TRÌNH CHI PHÍ - Chu trình chi phí chu trình liên quan đến hoạt động mua hàng toán với người bán Chuỗi hoạt động chính: - Nhận yêu cầu nội tiền kiếm người đặt hàng với người cung cấp - Nhận bảo quản hàng mua - Ghi nhận công nợ phải trả - Thanh toán cho người bán hàng mua 3.3 CHU TRÌNH CHI PHÍ HÌNH 3.12: SƠ ĐỒ DỊNG DỮ LIỆU TỔNG QT CHU TRÌNH CHI PHÍ Hàng hóa dịch vụ Nhà cung cấp Bán hàng hoàn thành Yêu cầu mua hàng Nhận hàng Đặt hàng mua Kiểm sốt hàng tồn kho Chu trình chi phí Thanh toán tiền Nhận hàng HT sổ báo cáo Dữ liệu mua hàng tốn Chu trình doanh thu Bộ phận khác Nhận hàng Chu trình sản xuất 3.3 CHU TRÌNH CHI PHÍ Mơ tả hình 3.12: - Hệ thống kiểm sốt hàng tồn kho chu trình doanh thu, chu trình sản xuất với phận khác doanh nghiệp xác định yêu cầu mua hàng nhận hàng yêu cầu mua giao tiếp với chu trình chi phí thơng qua yêu cầu hàng hóa - Các phận yêu cầu mua hàng sau đặt hàng nhà cung cấp, sau nhận hóa đơn nhận hàng tốn, nhà cung cấp chu trình chi phí giao tiếp với qua thơng tin đặt hàng mua tốn tiền - Các hóa đơn phiếu lưu lại ghi vào sổ sổ báo cáo Hệ thống sổ sổ báo cáo nhận thông tin hoạt động mua hàng tốn từ chu trình chi phí 3.3 CHU TRÌNH CHI PHÍ 3.3.1 Hoạt động dòng thơng tin chu trình Hoạt động mua hàng tốn tiền gồm bốn hoạt động bản: - Nhận yêu cầu mua hàng dịch vụ từ phận hay hệ thống có nhu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp đặt hàng - Nhận hàng từ nhà cung cấp - Ghi nhận nợ phải trả - Thanh toán với người bán 3.3.1 Hoạt động dòng thơng tin chu trình HÌNH 3.13 SƠ ĐỒ DỊNG DỮ LIỆU CẤP CHU TRÌNH CHI PHÍ Đặt hàng Bộ phận khác Đặt hàng g àn h t Đặ Nhà cung cấp Đặt hàng H àn g mua h thông tin àng nh Tha toán Thanh toán 4.0 Thanh toán Yêu cầu mua hàng Đặt hàng Yêu cầ u Đặt hàng Nhận bảo quản 2.0 Đặt hàng mua h àng Hàng thông tin nhập kho Thô n thàn g tin b h– hóa n hàng h n n Đề ngh ị toán HT sổ báo cáo Mua hàng cơng nợ Kiểm sốt hàng tồn kho Chu trình sản xuất Chu trình doanh Thu Kho hàng Thông tin nhập kho Yêu cầu mua hàng Yêu cầu mua hàng Chấp nhận hóa đơn theo dõi cơng nợ 3.3.1 Hoạt động dòng thơng tin chu trình Mơ tả hình 3.13 sơ đồ dòng liệu cấp chu trình chi phí: - Bộ phận khác yêu cầu mua hàng chấp nhận đơn đặt hàng từ phận khác Thông báo cho kiểm soát hàng tồn kho để kiểm tra đơn đặt hàng chấp nhận yêu cầu Tiến hành chu trình sản xuất đơn chấp nhận mua hàng Đặt hàng chu trình doanh thu, yêu cầu mua hàng tiếp nhận doanh thu - Đặt hàng nhà cung cấp, nhà cung cấp nhận bảo quản hàng thông tin giao hàng Đem hàng nhập kho chấp nhận hóa đơn theo dõi công nợ Nhà cung cấp mang thông tin bán hàng hồn thành hóa đơn cho vào cơng nợ theo dõi - Doanh nghiệp ghi hóa đơn theo dõi công nợ Yêu cầu đề nghị tốn cho nhà cung cấp chấp nhận hóa đơn theo dõi mua hàng cơng nợ để hồn thành sổ báo cáo tài 3.3.2 Tổ chức kế tốn chu trình chi phí 3.3.2.1 u cầu quản lý nhu cầu thông tin chu trình - Xác định nhu cầu hàng hóa hay dịch vụ cần đặt hàng với thời gian phù hợp - Những nhà cung cấp phù hợp - Kiểm tra tính xác có thực thơng tin mua hàng - Thông tin liên quan tới công nợ người bán kế hoạch toán - Đánh giá hiệu hoạt động mua hàng 3.3.2.2 Tổ chức thu nhập, lưu trữ luân chuyển liệu, thông tin chu trình * Hoạt động đặt hàng Ví dụ Tại cơng ty ABC có quy trình ln chuyển chứng từ hoạt động đặt hàng thủ công phận mua hàng thực hiện, chứng từ mang nội dung dòng liệu chuyển đến kế tốn theo chức xử lý Hình sau minh họa luân chuyển chứng từ hoạt động đặt hàng cơng ty ABC Mơ tả hình 3.19 Lưu đồ xử lý chấp nhận hóa đơn – theo dõi cơng nợ, sử dụng chứng từ tốn, xử lý thủ cơng - Khi nhận hóa đơn mua hàng từ người bán, kế tốn có nhiệm vụ kiểm tra hóa đơn, đối chiếu thơng tin hóa đơn với thông tin đặt hàng nhận hàng - Nếu thơng tin hóa đơn phù hợp, đầy đủ xác kế tốn tiến hành trả chấp nhận hóa đơn, lưu trữ hồ sơ liên quan đến mua hàng hóa đơn mua hàng, PNK, chứng từ ghi nhận thông tin đặt hàng chấp nhận lập chứng từ tốn, theo dõi cơng nợ, dựa vào hóa đơn chấp nhận toán, kế toán phải lập kế hoạch toán chứng từ thanh toán Sau chứng từ tốn chuyển cho kế tốn trưởng kí duyệt lưu vào sổ theo dõi( sổ đăng kí chứng từ tốn) - Các chứng từ toán chứng từ liên quantruwjc tiếp hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho, đơn đặt hàng lưu hồ sơ chứng từ toán chưa tốn, sau chuyển phận tài vụ để làm thủ tục tốn Ví dụ 13 Tại cơng ty ABC có quy trình ln chuyển chứng từ hoạt động chấp nhận hóa đơn – theo dõi cơng nợ - sử dụng chứng từ kế tốn Xử lý máy dựa tập tin liệu hóa đơn, liệu đặt hàng, nhận hàng… Hình sau mơ tả xử lý chấp thuận hóa đơn, theo dõi công nợ không sử dụng hệ thống chứng từ tốn xử lý máy HÌNH 3.20 LƯU ĐỒ XỬ LÝ CHẤP NHẬN HĨA ĐƠN – THEO DÕI CƠNG NỢ KHƠNG SỬ DỤNG CHỨNG TỪ THANH TỐN, XỬ LÝ TRÊN MÁY Theo dõi công nợ công ty ABC – khơng sử dụng chứng từ tốn, xử lý máy tính Người bán Kho hàng Hóa đơn mua hàng Phiếu nhập kho N Kiểm tra, đối chiếu Kiểm tra DL liên quan, cập nhật DL khách hàng, công nợ Dữ liệu hóa đơn D CSDL Đặt hàng, nhận hàng, hóa đơn, người bán, hàng hóa Phiếu nhập kho Hóa đơn mua hàng Kế tốn tiền Mơ tả hình 3.20 Lưu đồ xử lý chấp nhận hóa đơn – theo dõi công nợ không sử dụng chứng từ toán, xử lý máy - Người bán chấp nhận bán lập hóa đơn mua hàng sau xử lý kiểm tra đối chiếu liệu hóa đơn Kiểm tra liệu liên quan, cập nhật liệu khách hàng, công nợ Tiếp theo lưu trữ mặt luận lý ( file) gồm CSDL, đặt hàng, nhận hàng, hóa đơn, người bán, hàng hóa Q trình mua hàng thực xong, chấp nhận hóa đơnthì người bán tốn cho kế toán tiền - Kho hàng chấp nhận nhập hàng lập phiếu nhập kho lưu theo số thứ tự Thủ kho kiểm tra đỗi chiếu liệu hóa đơn kiểm tra liệu liên quan, cập nhật liệu khách hàng, cơng nợ Q trình nhập hàng thực xong, lập chứng từ: phiếu nhập kho, hóa đơn mua hàng lưu trữ theo ngày 3.3.2.2 Tổ chức thu nhập, lưu trữ luân chuyển liệu, thơng tin chu trình * Hoạt động tốn cơng nợ Ví dụ 14: Quy trình xử lý nghiệp vụ tốn tiền cơng ty ABC thủ công kế phải trả, kế toán tiền thủ quỹ thực hiện, chứng từ mang nội dung dong liệu chuyển đến kế toán theo chức xử lý HÌNH 3.21 LƯU ĐỒ XỬ LÝ BẰNG TAY THANH TỐN TIỀN Thu tiền cơng ty ABC – xử lý thủ cơng Kế tốn phải trả Kế tốn tiền Từ kế tốn tốn (xem hình 6.11) Người bán PNK PNK Hóa đơn mua hàng HĐMB Kiểm tra, lập phiếu chi Đặt hàng Phiếu chi Chi tiêu, ghi sổ quỹ HĐMB Chuyển duyệt toán Đặt hàng PNK HĐMB Phiếu chi A Sổ quỹ Phiếu chi xét duyệt Đối chiếu, ghi sổ Phiếu chi Sổ chi tiết phải trả Phiếu chi xét duyệt Phiếu chi PNK Đối chiếu ghi sổ Sổ chi tiết phải trả Xét duyệt toán Đặt hàng Đặt hàng A Thủ quỹ Phiếu chi D D Mơ tả hình 3.21 lưu đồ xử lý tay toán tiền - Sau nhận hóa đơn mua hàng, PNK đơn đặt hàng đính kèm với gửi từ người bán, kế toán phải trả tiến hành lưu chứng từ theo tên khách hàng - Kế toán tiền sau nhận chứng từ gồm liên đính kèm: HĐMH, PNK đơn đặt hàng từ kế toán toán tiền tiến hành kiểm tra lập phiếu chi liên: HĐMH, PXK đơn đặt hàng kiểm tra, đính kèm với gửi phiếu chi liên để duyệt toán Tại phận thủ quỹ sau nhận phiếu chi liên xét duyệt gửi từ phận xét duyệt toán, thủ quỹ tiến hành chi tiền ghi sổ quỹ - Sau chi tiền, phiếu chi xét duyệt bao gồm liên (liên lưu phòng thủ quỹ theo ngày tháng, liên gửi cho kế toán phải trả, liên gửi cho kế toán tiền) - Tại phòng kế tốn phải trả, nhân viên vào liên nhận từ thủ quỹ thông tin lưu trữ để tiến hành đối chiếu ghi sổ chi tiết phải trả Sau đính kèm đơn đặt hàng, PNK, HĐMH phiếu chi xét duyệt gửi từ thủ quỹ, nhân viên tiến hành đối chiếu, ghi sổ chi tiết phải trả, phiếu chi đối chiếu lưu theo ngày tháng Ví dụ 15: Quy trình xử lý nghiệp vụ tốn tiền cơng ty ABC máy kế toán tiền thủ quỹ thực hiện, liệu phải trả tập tin làm cho việc tốn tiền HÌNH 3.22 LƯU ĐỒ XỬ LÝ THANH TOÁN TIỀN BẰNG MÁY Xử lý thu tiền máy công ty ABC Kế toán tiền Thủ quỹ Từ xử lý theo dõi phải trả Dữ liệu phải trả (HĐ chưa toán) Kiểm tra DL, xác định HĐ hay công nợ đến hạn toán lập phiếu chi Phiếu chi xét duyệt Phiếu chi Xác nhận DL toán Duyệt phiếu chi CSDL Hóa đơn chưa tốn Phải trả người bán Chi tiền- ghi sổ quỹ Duyệt phiếu chi CSDL Hóa đơn chưa tốn, phải trả người bán Kiểm tra liệu, cập nhật toán Phiếu chi Phiếu chi xét duyệt D Phiếu chi Kế toán phải trả Sổ quỹ Nhận tiền Mơ tả hình 3.22 Lưu đồ xử lý toán tiền máy - Hoạt động toán tiền máy bắt đầu kế toán phải trả chuyển hồ sơ mua hàng đến hạn toán Kế toán toán phải xử lý theo dõi hoạt động phải trả từ liệu phải trả khách hàng - Sau kế tốn viên bắt đầu kiểm tra liệu, xác định hợp đồng hay cơng nợ đến hạn tốn lập phiếu chi từ sở liệu mà doanh nghiệp lưu vào file máy tính hợp đồng chưa toán, phải trả người bán - Kế toán tiền chuyển cho phận quỹ xét duyệt phiếu chi qua chứng từ liên từ việc xử lý thủ cơng việc chi tiền từ sổ quỹ Những chứng từ phiếu chi liên liên xử lý qua kế toán phải trả hoạt động xử lý nhận tiền - Chứng phiếu chi liên kế toán xác nhận sau họ kiểm tra liệu, cập nhật toán theo chứng từ phiếu chi liên theo ngày từ hợp đồng chưa toán, phải trả người bán lưu trữ file Sau hoàn thành xong bước này, hoạt động toán máy chấm dứt 3.3.2.3 Các kiểu tổ chức theo dõi chi tiết công nợ phải trả Có hình thức tổ chức theo dõi chi tiết công nợ phải trả: - Hệ thống dùng sổ chi tiết người bán - Hệ thống voucher – hệ thống chứng từ tốn - Hình thức kết hợp sổ chi thiết phải trả voucher 3.3.2.3 Các kiểu tổ chức theo dõi chi tiết công nợ phải trả * Hệ thống dùng sổ chi tiết người bán - Đây hệ thống sử dụng sổ chi tiết phải trả người bán để ghi chép, theo dõi chi tiết cơng nợ tốn theo người bán - Ưu điểm: giúp kế toán xác định rõ ràng dễ dàng số dư nợ hành người bán tồn q trình cơng nợ tốn cơng nợ với người bán - Nhược điểm : gặp khó khăn theo dõi xác kì hạn toán 3.3.2.3 Các kiểu tổ chức theo dõi chi tiết công nợ phải trả *Hệ thống voucher – hệ thống chứng từ tốn - Là hình thức theo dõi công nợ theo nguyên tắc phân loại công nợ theo tời hạn toán - Ưu điểm: dễ dàng cung cấp thông tin cho phận tài vụ chuẩn bị tiền toán, giúp giảm bớt số lượng SEC toán hay phiếu chi chứng từ tốn lập nhiều hóa đơn ngày tốn - Nhược điểm: khó khăn xác định thông tin ccoong nợ hành người bán q trình tốn theo người bán 3.3.2.3 Các kiểu tổ chức theo dõi chi tiết công nợ phải trả *Hình thức kết hợp sổ chi thiết phải trả voucher - Hình thức thích hợp môi trường xủa lý thông tin máy - Các phần mềm kế toán giúp kế toán phải trả dễ dàng phân loại theo dõi công nợ theo ngày dự định tốn - Khơng sợ nhầm lẫn hay tốn khơng kịp kế hoạch ban đầu ... ghi nhận thông tin đặt hàng chấp nhận lập chứng từ tốn, theo dõi cơng nợ, dựa vào hóa đơn chấp nhận toán, kế toán phải lập kế hoạch toán chứng từ thanh toán Sau chứng từ tốn chuyển cho kế tốn trưởng... có thực thơng tin mua hàng - Thông tin liên quan tới công nợ người bán kế hoạch toán - Đánh giá hiệu hoạt động mua hàng 3.3.2.2 Tổ chức thu nhập, lưu trữ luân chuyển liệu, thông tin chu trình... hàng N Kế toán phải trả Kế toán vật tư Mơ tả hình 3.16 Lưu đồ xử lý nhận hàng – xử lý thủ công - Dựa liệu liên quan đặt hàng giao hàng người bán, xử lý nhận hàng, tạo thông tin nhận hàng thông