Hướng dẫn Ôn tập MÔN TỔ CHỨC EVENT (PHẦN 1)

Hướng dẫn Ôn tập MÔN TỔ CHỨC EVENT (PHẦN 1) Vai trò & vị trí Event MỤC LỤC chiến lược Marketing Communication Các thể loại Event Quy trình thực Event Thực tập công ty Event Gợi ý đề tài thực tập VAI TRỊ CỦA EVENT 1.1 Vị trí Event chiến dịch Marketing Communication 1.2 Các mục tiêu Event • Tạo quan hệ với đối tác • Tăng đồn kết nội tổ chức • Tạo quan hệ với quan truyền thông, quan cơng quyền • Tăng nhận biết Cơng ty, sản phẩm, thương hiệu • Cơng bố thơng tin • Tăng lượng người trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ • Thúc đẩy mua hàng, gia tăng doanh số CÁC THỂ LOẠI EVENT CƠ BẢN 2.1 Business & Corporate Events Đối tượng tham dự – Nhân viên công ty – Cổ đông – Đối tác – Đại lý, nhà phân phối Trade Conference Grand Opening Workshop/Training Gala Dinner Ground Breaking Press Conference 2.2 Consumer Events Mục đích – Tăng Brand Awareness – Boost Sales – Tăng trial tương tác với khách hàng Bước 3: Chuẩn bị trước Event (Pre-Event) • • • • • • • • • • • Khảo sát địa điểm Xin giấy phép Thiết kế Sản xuất, thuê mướn Tuyển dụng, thuê nhân Truyền thông Dàn dựng lắp đặt Mời khách Chuẩn bị phương tiện lại, chỗ lưu trú cho khách Tổng duyệt (rehearsal) … Bước 4: Thực Event • Đảm bảo người team hiểu rõ đảm nhận tốt vai trò • Đảm bảo phối hợp ăn ý cá nhân, phận • Ln chuẩn bị tinh thần cho vấn đề xảy tìm hướng xử lý theo kế hoạch B đề chưa lường trước linh động tìm cách giải 3.5 Đánh giá, tổng kết, báo cáo • Gởi cho lãnh đạo cơng ty/khách hàng: • Các hình ảnh báo cáo, link đính kèm • Quyết tốn chi phí, hạng mục phát sinh thêm bớt, tính tốn thù lao, thưởng phạt cho nhân chương trình • Tổng kết lại làm được, chưa làm được, đo lường hiệu chương trình: người tham dự, người đăng ký mua hàng (nếu có), phản hồi họ • Cơng tác quảng cáo, truyền thơng: Bao nhiêu banner treo, tờ phơi phát, phát đâu, PR đưa lên báo • Họp nội team thực để đúc rút kinh nghiệm, khen thưởng nhắc nhở… THỰC TẬP TẠI CÁC CÔNG TY EVENT 4.1 Một số lầm tưởng việc thực tập • Các cơng ty Event thường hồnh tráng: Trừ số cơng ty lớn có vị trí thương trường, đa phần công ty chuyên biệt Event công ty Việt Nam, quy mô vừa nhỏ, máy tương đối gọn nhẹ, có nhiều dự án họ tìm freelancer để cộng tác thêm • Sẽ bận rộn với công việc: Trừ số công ty lớn, thơng thường cơng ty nhỏ có vài Event tháng, chí nhiều Cơng ty vài tháng có Event • Sẽ thực hành quản lý dự án, tổ chức kiện: Khởi đầu tất người quản lý Event chân chạy việc, đảm nhiệm công việc nhỏ nhặt • Vào cơng ty bị sai vặt nhiều, khơng dẫn để có hội học hỏi: Sinh viên nên tự học hỏi, quan sát đúc rút kinh nghiệm cho thân thông qua việc quan sát người công ty thực dự án 4.2 Mẫu CV dành cho ứng viên thực tập Thông tin cá nhân: Họ tên, địa chỉ, số điện thoại, email… Mục tiêu thực tập: Để học hỏi, để trau dồi kỹ năng, kinh nghiệm, tìm mơi trường có tính thực tế cao… Học vấn: Liệt kê tên trường, khoa học khóa học ngắn hạn tham gia, tình trạng tốt nghiệp hay chưa… Kinh nghiệm làm việc/Hoạt động ngoại khóa: Nếu tham gia làm thêm, hay tham gia công tác xã hội, liệt kê rõ theo thời gian, cơng việc vị trí Năng lực, sở trường: Một số kỹ mạnh, số khả ngoại ngữ, tin học… cần nhấn mạnh 4.3 Lưu ý gởi CV thực tập Rà sốt kỹ càng, đảm bảo khơng xảy lỗi tả, ngữ pháp Font chữ qn, chữ nghĩa, cách dòng thống, khơng dày đặc, chừa cách dòng mục Bullet, cách dòng có qn đoạn Độ dài trung bình khoảng trang Nếu có hình ảnh, thơng tin cần giới thiệu thêm đính kèm file Powerpoint CV nên có hình thẻ chụp thẳng mặt, tối kỵ đưa hình chơi, hình tự chụp điện thoại hay mặc trang phục không nghiêm túc Khi gởi email CV cho nhà tuyển dụng, email cần phải có tiêu đề, email cần có vài dòng lời ngỏ Địa email tốt nên lấy tên 4.4 Tìm kiếm cơng ty thực tập Nguồn dễ tiếp cận nhất: Internet, danh bạ doanh nghiệp Có thể tìm máy tìm kiếm Các từ khóa liên quan đến cơng ty tổ chức kiện Tham khảo website Công ty để biết thêm thân công ty, nhu cầu tuyển dụng, thông tin liên hệ Liên hệ với phòng nhân công ty, xin gặp người phụ trách tuyển dụng gởi email CV cho họ Nhớ lưu lại tên người tuyển dụng số điện thoại di động (nếu có) Sau đến ngày chưa hồi đáp liên hệ lại với nhà tuyển dụng để hỏi tình hình nhận hồ sơ 4.5 Làm để “lấy điểm” công ty nhận thực tập Thông qua khoảng 10 dòng thư ngỏ,cần cho nhà tuyển dụng thấy: Tinh thần ham học hỏi cầu tiến, khơng ngại khó Cho nhà tuyển dụng nhìn thấy sinh viên đóng góp cho cơng ty họ: có khả đặc biệt, phụ cơng việc Cho họ thấy nhiều thời gian vào việc hướng dẫn sinh viên thực tập 4.6 Một số link hữu ích • Bí thực tập Cơng ty Event • Kinh nghiệm ứng tuyển vào vị trí nhân viên tổ chức kiện • Trang chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm ngành event: www.eventchannel.vn • Diễn đàn tổ chức kiện www.f-event.com.vn GỢI Ý VỀ ĐỀ TÀI THỰC TẬP 5.1 Một số điều cần tránh làm đề tài tốt nghiệp • Làm đề tài vượt khả hiểu biết, khả trải nghiệm thực tế thời gian thực tập • Làm đề tài sa đà vào mảnh ghép nhỏ Event: chất liệu thi cơng, việc in ấn… • Vẽ Event mơ ước khơng có khả thi thực tế 5.2 Một số mảng đề tài lựa chọn • Một khía cạnh trình thực Event: – – – – Công tác khách hàng Lên kế hoạch Tổ chức thực Báo cáo, nghiệm thu • Những vấn đề liên quan đến tổ chức Event có liên hệ đến thực tế địa phương, đất nước • Tối ưu hóa quy trình làm Event: tổ chức nhân sự, quy trình, giấy tờ… • Kế hoạch chi tiết để thực Event Q & A Email: thao.nguyenhaanh@gmail.com Blog: www.banhbeo.wordpress.com ...Vai trò & vị trí Event MỤC LỤC chiến lược Marketing Communication Các thể loại Event Quy trình thực Event Thực tập công ty Event Gợi ý đề tài thực tập VAI TRỊ CỦA EVENT 1.1 Vị trí Event chiến dịch... Day Charitable Event 2.5 Private Event QUY TRÌNH THỰC HIỆN EVENT 3.1 Tiếp nhận thơng tin Thơng tin Sản phẩm Mục đích làm Event Địa điểm, Thời gian thực Thông tin Công ty Yêu cầu Về Event Thông tin... Trade show/Exhibition Entertainment Fashion Show 2.3 Government Event, Civic Event Convention Festival Meeting 2.4 Community, non-profit Event Đơn vị tổ chức: • Tổ chức xã hội • Tổ chức phi lợi nhuận