Làm quen với giao diện mới

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG WORD 2007 Thật vậy, Office 2007 “lột xác” hình thức lẫn nội dung mà chắn bạn phải tốn nhiều thời gian tìm hiểu Tuy nhiên làm chủ phần mềm bạn cảm thấy cơng việc văn phòng trở nên nhẹ nhàng trước nhiều bố cục chương trình xếp lại hợp lý, công cụ hỗ trợ tự động sẵn sàng giúp đỡ bạn, tính đáp ứng tốt nhu cầu bạn Làm quen với giao diện Trong Word 2007, bạn khơng thấy menu lệnh phiên trước mà thay vào hệ thống “ribbon” với thành phần chính: thẻ (Tab), nhóm (Group) nút lệnh (Command button) Các nút lệnh có liên quan đến gom vào nhóm, ví dụ nút chọn font, cỡ chữ, in đậm, nghiêng, gạch chân gom vào nhóm Font Nhiều nhóm có chung tác vụ lại gom vào thẻ Bạn để ý, góc bên tay trái có nút hình tròn , có tên Microsoft Office Button Nhấn nút xuất bảng lệnh tương tự menu File phiên Word trước, bao gồm lệnh: New, Open, Save, Print Quick Access Toolbar công cụ nằm cạnh nút Microsoft Office Button, giúp truy cập nhanh đến nút lệnh thường dùng Bạn nhấn chuột vào nút mũi tên cuối bổ sung thêm nút lệnh bạn hay dùng khác vào công cụ cách đánh dấu chọn vào Sử dụng phím tắt để mở thẻ, nút lệnh Hồ Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS ĐT: 0985545854 - Mail: nguoidixayhokego2003@gmail.com Page Ngồi phương pháp nhấn chuột, bạn sử dụng phím tắt để truy cập đến thẻ, nút lệnh cách nhanh chóng Rất đơn giản, giữ phím Alt giây, xuất chữ thẻ, bạn nhấn tiếp chữ thẻ muốn mở, thẻ kích hoạt Bây nút lệnh lại xuất loạt chữ để bạn kích hoạt với cách tương tự Tạo tài liệu Tương tự Word 2003, phím tắt để tạo tài liệu Word 2007 Ctrl+N Cách khác: Nhấn chuột vào Microsoft Office Button , chọn New, nhấn đúp chuột vô mục Blank document Tạo tài liệu từ mẫu có sẵn: Nhấn Microsoft Office Button , chọn New Nhấn Installed Templates, sau chọn mẫu cài vào máy hay chọn mẫu từ Microsoft Office Online (yêu cầu có kết nối Internet để tải về) Nhấn nút Create để tạo tài liệu từ mẫu chọn Mở tài liệu có sẵn máy Tương tự Word 2003, phím tắt mở tài liệu có sẵn Ctrl+O Bạn vào Microsoft Office Button , chọn Open Hồ Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS ĐT: 0985545854 - Mail: nguoidixayhokego2003@gmail.com Page Lưu tài liệu Phím tắt để lưu tài liệu Ctrl+S (giống Word 2003) Cách khác: Nhấn Microsoft Office Button , chọn Save Nếu file tài liệu trước chưa lưu lần nào, bạn yêu cầu đặt tên file chọn nơi lưu Để lưu tài liệu với tên khác (hay định dạng khác), bạn nhấn Microsoft Office Button , chọn Save As (phím tắt F12, tương tự Word 2003) Mặc định lưu tài liệu dạng Word 2003 trở trước Mặc định, tài liệu Word 2007 lưu với định dạng *.DOCX, khác với *.DOC mà bạn quen thuộc Với định dạng này, bạn mở Word 2003 trở trước không cài thêm chuyển đổi Để tương thích mở Word 2003 mà khơng cài thêm chương trình, Word 2007 cho phép bạn lưu lại với định dạng Word 2003 (trong danh sách Save as type hộp thoại Save As, bạn chọn Word 972003 Document) Muốn Word 2007 mặc định lưu với định dạng Word 2003, bạn nhấn Microsoft Office Button , chọn Word Options để mở hộp thoại Word Options Trong khung bên trái, chọn Save Tại mục Save files in this format, bạn chọn Word 97-2003 Document (*.doc) Nhấn OK Hồ Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS ĐT: 0985545854 - Mail: nguoidixayhokego2003@gmail.com Page Trong Word 2003 có tính mặc định lưu theo định dạng (dĩ nhiên khơng có định dạng Word 2007) Để truy cập tính tương ứng Word 2003, bạn vào menu Tools > Options > thẻ Save > chọn định dạng mục Save Word files as > OK Giảm thiểu khả liệu chương trình bị đóng bất ngờ Để đề phòng trường hợp treo máy, cúp điện làm liệu, bạn nên bật tính lưu tự động theo chu kỳ Cũng hộp thoại Word Options, chọn mục Save bên trái, đánh dấu check vào Save AutoRecover information every, sau nhập số phút tự động lưu vào ô bên cạnh Nhấn OK Lưu tài liệu với định dạng PDF/XPS Một tính có Word 2007 khả lưu tài liệu với dạng file *.PDF *.XPS Có lẽ bạn quen thuộc với định dạng PDF Còn XPS? Tương tự PDF, XPS (XML Paper Specification) loại file điện tử có bố cục cố định, đảm bảo file xem mạng hay đem in giữ lại xác phần định dạng bạn cần, liệu file không dễ thay đổi Hồ Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS ĐT: 0985545854 - Mail: nguoidixayhokego2003@gmail.com Page Để lưu xuất sang định dạng PDF/XPS, trước hết bạn cần cài đặt thêm phần hỗ trợ Microsoft Save as PDF or XPS cho hệ thống Office 2007: truy cập vào http://r.office.microsoft.com/r/rlidMSAddinPDFXPS hay http://tinyurl.com/y32j78 làm theo hướng dẫn để cài đặt Cài xong bạn lưu tài liệu lại với dạng PDF/XPS cách nhấn Microsoft Office Button , chọn Save As, chọn PDF or XPS Phóng lớn / thu nhỏ tài liệu Có lẽ bạn quen thuộc với hộp Zoom công cụ Standard Word 2003, giúp phóng to hay thu nhỏ tài liệu với nhiều tùy chọn Còn Word 2007, cơng cụ nằm đâu? Bạn đưa mắt xuống góc bên phải cửa sổ, trạng thái thấy trượt Zoom Bạn việc kéo trượt qua phải để phóng lớn hay qua trái để thu nhỏ tài liệu Xác lập chế độ phóng lớn / thu nhỏ đặc biệt Trong thẻ View, nhóm Zoom, nhấn 100% để đưa tài liệu kích cỡ Cũng nhóm Zoom, nút One Page cho phép bạn hiển thị vừa trang hình, nút Two Pages hiển thị trang, Page Width chế độ Zoom mà chiều rộng trang vừa với chiều rộng hình Nhấn nút Zoom cho nhiều tùy chọn Xem tài liệu chế độ Full Screen Reading Ở Word 2003, bạn xem tài liệu giống xem sách (2 trang đối diện nhau, chiều rộng hình tận dụng tối đa để đọc ghi vào tài liệu cách dễ dàng) Cách thực hiện: vào menu View – Reading Layout Hồ Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS ĐT: 0985545854 - Mail: nguoidixayhokego2003@gmail.com Page Đối với Word 2007, công cụ nằm thẻ View, nhóm Document Views, mục Full Screen Reading Khi chế độ Full Screen Reading, nhấn phím mũi tên góc trang để di chuyển qua lại trang Nhấn ESC để trở chế độ Print Layout Cũng nhóm Document Views bạn chọn nhiều chế độ hiển thị khác Web Layout, Outline, Draft Thanh thước kẻ (Ruler) Thước kẻ dọc ngang tiện lợi cho bạn canh chỉnh, phiên Word 2007 Microsoft loại bỏ rồi? Khơng phải vậy, Word 2003 cho phép bạn tùy ý bật tắt Ruler (menu View – Ruler), phiên 2007, chức đưa vào thẻ View, nhóm Show/Hide Bạn việc đánh dấu check vào mục Ruler lên lại Một cách khác thước kẻ nhấn chuột vào nút View Ruler phía cuộn dọc Hồ Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS ĐT: 0985545854 - Mail: nguoidixayhokego2003@gmail.com Page Nếu thực cách mà bạn thấy có thước kẻ ngang xuất hiện, không thấy thước kẻ dọc đâu cả, làm thêm bước sau để bật thước kẻ dọc lên: Nhấn Microsoft Office Button , nhấn tiếp Word Options Trong hộp thoại xuất hiện, khung bên trái chọn Advanced Kéo trượt khung bên phải xuống nhóm Display, đánh dấu chọn hộp kiểm Show vertical ruler in Print Layout view Nhấn OK Lưu ý: Bạn phải xem tài liệu chế độ Print Layout đủ thước kẻ Duyệt tài liệu chế độ hình thu nhỏ (Thumbnails) Chế độ hữu ích tài liệu bạn có q nhiều trang cho bạn nhìn tổng thể trang, bạn nhảy nhanh đến trang Trong thẻ View, nhóm Show/Hide, bạn đánh dấu check vào hộp kiểm Thumbnails Lập tức bên trái cửa sổ xuất khung chứa hình thu nhỏ trang tài liệu, kèm theo số trang bên Bạn nhấn chuột vào trang để nhảy đến trang Hồ Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS ĐT: 0985545854 - Mail: nguoidixayhokego2003@gmail.com Page Thay đổi xác lập lề trang Trong Word 2003, để thay đổi xác lập trang, bạn vào menu File – Page Setup Còn Word 2007 sao? Các xác lập trang giấy nằm thẻ Page Layout, nhóm Page Setup - Để thay đổi lề trang, nhấn nút Margins, menu xổ xuống cho bạn chọn kiểu lề trang thích (mỗi kiểu lề có ghi thơng số bên cạnh, ví dụ kiểu Normal lề trên, dưới, trái, phải cách mép giấy inch ) Hồ Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS ĐT: 0985545854 - Mail: nguoidixayhokego2003@gmail.com Page - Nếu thông số lề trang bạn muốn xác lập khơng có sẵn danh sách, nhấn Custom Margins cuối menu, sau tự nhập vào thơng số Hiển thị lề trang Nhấn Microsoft Office Button, nhấn tiếp Word Options Trong hộp thoại xuất hiện, khung bên trái nhấn Advanced, khung bên phải kéo trượt xuống nhóm Show document content đánh dấu check vào hộp kiểm Show text boundaries Nhấn OK Các lề trang xuất tài liệu dạng đường đứt nét Trong Word 2003, bạn thực chức tương ứng cách vào menu Tools – Options > thẻ View > đánh dấu check mục Text boundaries nhóm Print and Web Layout options > OK Chọn hướng giấy cho toàn tài liệu Hồ Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS ĐT: 0985545854 - Mail: nguoidixayhokego2003@gmail.com Page 10 Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn nút Orientation chọn hai kiểu Portrait (trang dọc) Landscape (trang ngang) Xác lập trang dọc trang ngang tài liệu - Dùng chuột quét chọn đoạn văn mà bạn muốn thay đổi sang hướng dọc ngang - Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn nút Margins - Nhấn Custom Margins, chọn tiếp Portrait (trang dọc) Landscape (trang ngang) mục Orientation - Trong mục Apply to, chọn Selected text Nhấn OK Thay đổi cỡ giấy Nếu muốn thay đổi kích cỡ trang giấy, thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, bạn nhấn nút Size Menu xổ xuống cho bạn chọn cỡ giấy có sẵn như: Letter, A4, A5, A6, Postcard Muốn xác lập cỡ giấy đặc biệt khơng có danh sách, bạn chọn More Paper Sizes cuối menu nhập vào chiều rộng (Width), chiều cao (Height) thích Khắc phục tượng: Lề bị biến Khi bạn xem tài liệu chế độ Print Layout, điểm chèn nằm sát góc bên trái trang, giống khơng có lề Cách khắc phục: Khi lề lề không hiển thị, bạn đưa trỏ chuột đến lề lề trang trỏ biến thành mũi tên hai đầu nhấn đúp chuột vào Lề lề hiển thị Một cách khác để khắc phục tượng bị lề trên: - Trong thẻ View, nhóm Document Views, đảm bảo nút Print Layout chọn Hồ Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS ĐT: 0985545854 - Mail: nguoidixayhokego2003@gmail.com Page 11 - Nhấn Microsoft Office Button , nhấn tiếp Word Options - Trong khung bên trái, chọn Display - Ở khung bên phải, nhóm Page display options, đánh dấu chọn mục Show white space between pages in Print Layout view Nhấn OK Khác với Word 2007 phải nhấn đúp chuột, Word 2003 để hiển thị lại lề trên, bạn đưa trỏ chuột đến lề lề trang trỏ biến thành mũi tên hai đầu nhấn lần chuột trái vào Chèn Header, Footer cho toàn tài liệu Trong Word 2003, để chèn Header hay Footer vào tài liệu, vào menu View – Header and Footer Còn Word 2007, thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer Một menu xổ xuống với Header, Footer mẫu cho bạn chọn Kế đến bạn nhập nội dung cho Header hay Footer Nhập xong nhấn đúp chuột vào vùng nội dung trang, Header / Footer áp dụng cho toàn trang tài liệu Thay đổi Header / Footer cũ Header / Footer Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer Sau chọn lại Header / Footer để thay cho Header / Footer Hồ Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS ĐT: 0985545854 - Mail: nguoidixayhokego2003@gmail.com Page 12 Không sử dụng Header / Footer cho trang Tại thẻ Page Layout, bạn nhấn chuột vào nút góc phải nhóm Page Setup để mở hộp thoại Page Setup Kế đến mở thẻ Layout Đánh dấu kiểm mục Different first page bên mục Headers and footers Nhấn OK Vậy Header / Footer loại bỏ khỏi trang tài liệu Trong Word 2003, bạn loại bỏ Header / Footer cho trang cách vào menu File – Page Setup > chọn thẻ Layout > đánh dấu check Different first page > OK Áp dụng Header / Footer khác cho trang chẵn trang lẻ Tại thẻ Page Layout, bạn nhấn chuột vào nút góc phải nhóm Page Setup để mở hộp thoại Page Setup Kế đến mở thẻ Layout Đánh dấu kiểm mục Different odd and even bên mục Headers and footers Nhấn OK Bây bạn chèn Header / Footer cho trang chẵn trang chẵn bất kỳ, chèn Header / Footer cho trang lẻ trang lẻ Trong Word 2003, bạn thực tương tự cách vào menu File – Page Setup > chọn thẻ Layout > đánh dấu check Different odd and even > OK Thay đổi nội dung Header / Footer Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer Kế đến chọn Edit Header / Edit Footer menu xổ xuống để chỉnh sửa nội dung Header / Footer Trong chỉnh sửa bạn định dạng lại font chữ, kiểu chữ, màu sắc cho tiêu đề Header / Footer cách chọn chữ sử dụng công cụ Mini xuất bên cạnh Chỉnh sửa xong bạn nhấn đúp chuột ngồi vùng nội dung trang tài liệu Xóa Header / Footer Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer Kế đến chọn Remove Header / Remove Footer danh sách xổ xuống Hồ Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS ĐT: 0985545854 - Mail: nguoidixayhokego2003@gmail.com Page 13 Tạo Header / Footer khác cho vùng khác tài liệu - Trước tiên, bạn cần tạo ngắt vùng để phân chia vùng tài liệu Nhấn chuột vào vị trí muốn đặt vùng Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn nút Breaks chọn kiểu ngắt vùng phù hợp Section Breaks, ví dụ Continuous (chúng ta tìm hiểu kỹ ngắt trang / ngắt vùng viết sau) - Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer Kế đến chọn Edit Header / Edit Footer để chỉnh sửa nội dung cho Header / Footer - Trên thẻ Header & Footer, nhóm Navigation, thấy nút Link to Previous sáng nhấn vào nút lần để ngắt kết nối Header / Footer vùng với vùng trước Bạn thấy mục Same as Previous góc bên phải Header / Footer biến - Sau bạn chỉnh sửa Header / Footer cho vùng yên tâm Header / Footer vùng trước khơng bị thay đổi theo Thay đổi giao diện cho Office Theo ảnh bạn có thấy màu xanh truyền thống Microsoft Word bị thay đổi? Office 2007 có tính thay đổi giao diện hiển thị (cho tất chương trình nằm Office 2007) có màu để bạn lựa chọn: Màu xanh (Blue), màu đen (Black), màu bạc (Silver) Bạn thay đổi cách nhấn Microsoft Office Button, nhấn tiếp Word Options Trong hộp thoại xuất hiện, khung bên trái nhấn Popular, phần Color Scherme chọn màu mà bạn muốn (Chú ý: thay đổi áp dụng khởi động lại chương trình Office mở) Hồ Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS ĐT: 0985545854 - Mail: nguoidixayhokego2003@gmail.com Page 14 Chèn số trang vào văn Số trang đưa vào Header hay Footer tùy ý bạn Để thực hiện, bạn chọn thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn nút Page Number Trong menu xuất hiện, bạn trỏ tới Top of Page (chèn số trang vào phần Header) Bottom of Page (chèn vào Footer) Word 2007 cung cấp sẵn nhiều mẫu đánh số trang bạn việc chọn mẫu xong Hồ Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS ĐT: 0985545854 - Mail: nguoidixayhokego2003@gmail.com Page 15 Thay đổi dạng số trang Bạn thay đổi dạng số trang theo ý thích mà định dạng chuẩn khơng có sẵn Để thực hiện, bạn nhấn đúp vào Header hay Footer, nơi bạn đặt số trang Tại thẻ Design, nhóm Header & Footer, bạn nhấn nút Page Number, chọn tiếp Format Page Numbers Trong hộp thoại Page Number, mục Number format, bạn chọn kiểu đánh số thích, sau nhấn OK Thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ, màu sắc số trang Nhấn đúp chuột vào Header hay Footer, nơi bạn đặt số trang Hồ Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS ĐT: 0985545854 - Mail: nguoidixayhokego2003@gmail.com Page 16 Dùng chuột chọn số trang Tại công cụ mini vừa xuất bên trên, bạn chọn lại font chữ, cỡ chữ, định dạng lại chữ đậm, nghiêng, hay chọn màu tùy thích Khi hiệu chỉnh xong bạn nhấn đúp chuột vào vùng nội dung tài liệu Bắt đầu đánh số trang số khác Bạn bắt đầu đánh số trang số khác, thay mặc định Cách thực hiện: Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn nút Page Number, chọn Format Page Numbers Trong hộp thoại xuất hiện, bạn chọn Start at nhập vào số bắt đầu đánh số trang Nhấn OK Ghi chú: Nếu tài liệu bạn có trang bìa bạn muốn trang sau bắt đầu 1, ô Start at, bạn gõ vào Xóa số trang đánh Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn nút Page Number, sau chọn Remove Page Numbers cuối menu Xóa số trang trang tài liệu Trong tài liệu, thường trang không đánh số trang bìa Áp dụng phần ghi thủ thuật “Bắt đầu đánh số trang số khác” bên trên, trang bìa đánh số Vì bạn thực thêm bước sau để xóa hẳn số trang trang tài liệu - Nhấn chuột vào vùng tài liệu Nhấn Find Next Tạo chữ hoa thụt cấp (Dropped Cap) Có chế độ: Dropped cap In-margin dropped cap Cách thực hiện: Nhấn chuột vào đoạn văn mà bạn muốn bắt đầu chữ hoa thụt cấp Trong thẻ Insert, nhóm Text, bạn nhấn nút Drop Cap Chọn tiếp chế độ Dropped In margin tùy ý Định dạng số (Superscript), số (Subscript) Chỉ số (Superscript); Chỉ số (Subscript) Hồ Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS ĐT: 0985545854 - Mail: nguoidixayhokego2003@gmail.com Page 58 Chọn đoạn text cần định dạng Trong thẻ Home, nhóm Font, bạn nhấn nút Superscript (phím tắt Ctrl+Shift+=) để định dạng số trên, nhấn nút Subscript (phím tắt Ctrl+=) để định dạng số CÁCH ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN: Canh trái, phải, giữa, canh hai bên Chọn đoạn văn bạn muốn canh chỉnh Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn nút Align Left để canh lề trái, nhấn Align Right để canh phải, nhấn nút Center để canh (giữa lề trái phải), hay nhấn nút Justify để canh hai bên Canh chỉnh nhiều chế độ dòng Chuyển chế độ xem văn Print Layout Web Layout (Trong thẻ View, nhóm Document Views, chọn nút Print Layout Web Layout) Nhấn chuột vào dòng thực sau: - Chèn đoạn text canh trái: Di chuyển trỏ chuột chữ I sang trái vị trí cần gõ text, nhấn đúp chuột gõ vào đoạn text - Chèn đoạn text canh giữa: Di chuyển trỏ chuột chữ I vào khoảng dòng vị trí cần gõ text Nhấn đúp chuột gõ vào đoạn text - Chèn đoạn text canh phải: Di chuyển trỏ chuột chữ I sang phải vị trí cần gõ text, nhấn đúp chuột gõ vào đoạn text Thay đổi canh chỉnh theo chiều dọc đoạn text Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn chuột vào nút mũi tên góc Hồ Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS ĐT: 0985545854 - Mail: nguoidixayhokego2003@gmail.com Page 59 bên phải Trong hộp thoại Page Setup, nhấn vào thẻ Layout Tại mục Vertical alignment, bạn chọn loại canh chỉnh thích (Top, Center, Justified, Bottom) Tại mục Apply to, bạn chọn phạm vi áp dụng Whole document (toàn văn bản), This section (vùng tại), hay This point forward (kể từ trở sau) Nhấn OK Canh lề lề Chọn đoạn văn bạn muốn canh so với lề lề Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn chuột vào nút mũi tên góc Hồ Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS ĐT: 0985545854 - Mail: nguoidixayhokego2003@gmail.com Page 60 bên phải Trong hộp thoại Page Setup, nhấn vào thẻ Layout Tại mục Vertical alignment, bạn chọn Center Tại mục Apply to, chọn Selected text Nhấn OK Thụt lề dòng đoạn Nhấn chuột vào đoạn mà bạn muốn thụt lề dòng Trong thẻ Page Layout, nhấn vào nút mũi tên góc bên phải nhóm Paragraph Ở hộp thoại Paragraph, chọn thẻ Indents and Spacing Tại mục Special, bạn chọn First line Tại mục By, chọn khoảng cách thụt vào Nhấn OK Điều chỉnh khoảng cách thụt lề toàn đoạn Chọn đoạn văn muốn điều chỉnh Tại thẻ Page Layout, nhóm Paragraph, nhấn chuột vào mũi tên lên, xuống bên cạnh mục Left để tăng, giảm khoảng cách thụt lề trái, hay mục Right để điều chỉnh thụt lề phải Thụt dòng tất cả, trừ dòng đoạn Chọn đoạn văn mà bạn muốn điều chỉnh Trên thước ngang, nhấn chuột vào dấu Hanging Indent rê đến vị trí bạn muốn bắt đầu thụt dòng Nếu bạn không thấy thước ngang đâu cả, nhấn nút View Ruler phía cuộn dọc để hiển thị Tạo thụt âm Thay thụt dòng vào trong, bạn điều chỉnh thụt so với lề trái cách: Hồ Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS ĐT: 0985545854 - Mail: nguoidixayhokego2003@gmail.com Page 61 Chọn đoạn văn mà bạn muốn mở rộng sang trái Tại thẻ Page Layout, nhóm Paragraph, nhấn nút mũi tên hướng xuống mục Left đoạn văn nằm vị trí bạn vừa ý THAY ĐỔI KHOẢNG CÁCH TRONG VĂN BẢN Tạo khoảng cách đôi dòng cho tồn tài liệu Khoảng cách mặc định dòng cho tài liệu trống 1.15 Bạn tạo khoảng cách đơi (2) muốn cách sau: Trong thẻ Home, nhóm Styles, nhấn chuột phải vào nút Normal, chọn Modify Bên nhóm Formatting, nhấn nút Double Space Nhấn OK Thay đổi khoảng cách dòng cho đoạn văn chọn Chọn đoạn văn muốn thay đổi Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn nút Line Spacing Chọn khoảng cách bạn muốn, chẳng hạn 2.0 Ghi chú: Nếu muốn đặt nhiều khoảng cách dòng khoảng cách khơng có menu xuất nhấn nút Line Spacing, bạn chọn Line Spacing Options, nhập vào khoảng cách mà bạn thích Hồ Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS ĐT: 0985545854 - Mail: nguoidixayhokego2003@gmail.com Page 62 Các kiểu khoảng cách dòng mà Word hỗ trợ: - Single (dòng đơn) Tùy chọn hỗ trợ font lớn dòng đó, thêm vào lượng khoảng trống nhỏ bổ sung Lượng khoảng trống bổ sung tùy thuộc vào font chữ mà bạn sử dụng - 1.5 lines: Gấp 1,5 lần khoảng cách dòng đơn - Double: Gấp lần khoảng cách dòng đơn - At least: Lựa chọn xác lập khoảng cách dòng tối thiểu cần thiết để phù hợp với font đồ họa lớn dòng - Exactly: Cố định khoảng cách dòng Word khơng điều chỉnh sau bạn tăng giảm cỡ chữ - Multiple: Xác lập khoảng cách dòng tăng giảm theo tỉ lệ % so với dòng đơn mà bạn định Ví dụ, nhập vào 1.2 có nghĩa khoảng cách dòng tăng lên 20% so với dòng đơn Thay đổi khoảng cách trước sau đoạn Chọn đoạn văn bạn muốn thay đổi khoảng cách trước sau Trong thẻ Page Layout, nhóm Paragraph, bạn nhấn chuột vào mũi tên cạnh mục Before (trước) After (sau) để thay đổi giá trị bạn muốn Thay đổi khoảng cách ký tự Chọn đoạn văn mà bạn muốn thay đổi Trong thẻ Home, nhấn chuột vào nút mũi tên góc phải nhóm Font để mở hộp thoại Font Nhấn chọn thẻ Character Spacing hộp thoại Trong mục Spacing, nhấn Expanded để mở rộng hay Condensed để thu hẹp khoảng cách định số khoảng cách mục By Hồ Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS ĐT: 0985545854 - Mail: nguoidixayhokego2003@gmail.com Page 63 Co dãn văn theo chiều ngang Chọn đoạn văn bạn muốn căng thu lại Trong thẻ Home, nhấn chuột vào nút mũi tên góc phải nhóm Font để mở hộp thoại Font Nhấn chọn thẻ Character Spacing hộp thoại Tại mục Scale, nhập vào tỉ lệ % mà bạn muốn Nếu tỉ lệ lớn 100% đoạn văn kéo ra, ngược lại, thu lại Đánh dấu thay đổi ghi tài liệu Theo dõi thay đổi chỉnh sửa Mở tài liệu mà bạn muốn theo dõi Trong thẻ Review, nhóm Tracking, nhấn nút Track Changes Thay đổi tài liệu theo ý bạn (chèn, xóa, di chuyển hay định dạng văn ) Lập tức bên hông trang tài liệu xuất bong bóng hiển thị thay đổi Tắt chế độ theo dõi thay đổi Trong thẻ Review, nhóm Tracking, nhấn vào nút Track Changes lần để tắt chế độ theo dõi chỉnh sửa Thay đổi cách Word đánh dấu Hồ Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS ĐT: 0985545854 - Mail: nguoidixayhokego2003@gmail.com Page 64 - Bạn đổi màu định dạng mà Word dùng để đánh dấu đổi tài liệu cách nhấn vào mũi tên bên cạnh nút Track Changes, nhấn chọn mục Change Tracking Options - Nếu bạn muốn xem tất thay đổi tài liệu thay hiển thị bong bóng bên hơng tài liệu, nhóm Tracking, nhấn vào nút Ballons, sau chọn Show all revisions inline - Để làm bật vùng hiển thị bong bóng (bên lề tài liệu), nhấn nút Show Markup chọn Markup Area Highlight Chèn ghi Chọn đoạn text đối tượng tài liệu bạn muốn ghi Trong thẻ Review, nhóm Comments, nhấn nút New Comment Nhập vào ghi bạn bong bóng hiển thị khung bên cạnh tài liệu Xóa ghi - Để xóa ghi chú, nhấn chuột phải vào ghi đó, chọn Delete Comment - Để xóa nhanh tất ghi tài liệu, nhấn chuột vào ghi Trong thẻ Review, nhóm Comments, nhấn vào mũi tên bên nút Delete chọn Delete All Comments in Document Thay đổi ghi Hồ Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS ĐT: 0985545854 - Mail: nguoidixayhokego2003@gmail.com Page 65 Nếu ghi không hiển thị tài liệu, bạn nhấn nút Show Markup nhóm Tracking thẻ Review, sau đánh dấu chọn Comments Nhấn chuột vào bên bong bóng có ghi cần sửa Sau sửa lại nội dung theo ý bạn Thay đổi tên người ghi Bên cạnh ghi ln có tên người sử dụng Nếu bạn muốn thay đổi tên này, thực sau: Trong thẻ Review, nhóm Tracking, nhấn chuột vào mũi tên bên nút Track Changes, sau chọn mục Change User Name Trong hộp thoại xuất hiện, bên mục Personalize , bạn nhập vào tên mình, sau nhấn OK Lưu ý ghi kể từ trở có tác dụng với tên In tài liệu kèm theo ghi đánh dấu thay đổi Nhấn nút Microsoft Office Button , sau chọn Print Hồ Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS ĐT: 0985545854 - Mail: nguoidixayhokego2003@gmail.com Page 66 Trong hộp thoại Print, mục Print what, chọn Document showing markup nhấn OK In danh sách thay đổi tài liệu Nhấn nút Microsoft Office Button , sau chọn Print Trong hộp thoại Print, mục Print what, chọn List of markup nhấn OK Không in đánh dấu thay đổi ghi Nhấn nút Microsoft Office Button , sau chọn Print Trong hộp thoại Print, mục Print what, chọn Document nhấn OK Dùng tính Bullets - Numbering để đánh dấu/đánh số tự động Tạo danh sách đánh dấu (bullet) hay đánh số (number) tự động cấp Gõ vào dấu * để bắt đầu danh sách đánh dấu đầu dòng nhập Để bắt đầu danh sách đánh số tự động, sau nhấn phím cách (space bar) phím Tab Nhập chữ bạn muốn Nhấn phím Enter Word tự động chèn thêm dấu bullet số thứ tự Để kết thúc việc đánh dấu, đánh số tự động, nhấn Enter hai lần nhấn phím Backspace để xóa dấu bullet số cuối Nếu chức đánh dấu / đánh số tự động khơng có hiệu lực, bạn bật lên cách sau: Nhấn nút Microsoft Office Button , sau chọn Word Options Nhấn Proofing Nhấn nút AutoCorrect Options, sau nhấn vào thẻ AutoFormat As You Type Hồ Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS ĐT: 0985545854 - Mail: nguoidixayhokego2003@gmail.com Page 67 Bên nhóm Apply as you type, bạn đánh dấu chọn vào mục Automatic bulleted lists Automatic numbered lists Nhấn OK để đóng hộp thoại lại Thêm dấu bullet hay numbering vào danh sách Chọn mục bạn muốn thêm vào Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn nút Bullets nút Numbering Ghi chú: Bạn tìm thấy nhiều kiểu bullet kiểu số khác cách nhấn vào mũi tên bên cạnh nút Bullets / Numbering Hồ Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS ĐT: 0985545854 - Mail: nguoidixayhokego2003@gmail.com Page 68 Giãn khoảng cách mục danh sách Bullets / Numbering Trong thẻ Home, nhóm Styles, nhấn chuột vào mũi tên hướng xuống bên cạnh phải để mở rộng danh sách Styles Sau nhấn chuột phải vào kiểu List Paragraph, chọn Modify Trong hộp thoại Modify Style, nhấn nút Format, chọn Paragraph Bỏ chọn mục Don’t add space between paragraphs of the same style Nhấn OK để đóng hộp thoại lại Chuyển danh sách Bullets / Numbering từ cấp sang đa cấp Nhấn chuột vào mục danh sách mà bạn muốn chuyển thành cấp khác Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn vào mũi tên bên cạnh nút Bullets Numbering, chọn Change List Level chọn cấp bạn muốn Thêm bullets hình ảnh biểu tượng vào danh sách Chọn mục mà bạn muốn bổ sung bullets hình ảnh hay biểu tượng Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn vào mũi tên bên cạnh nút Bullets Chọn Define New Bullet Trong hộp thoại Define New Bullet, bạn nhấn nút Symbol (biểu tượng) hay Picture (hình ảnh) tùy mục đích Chọn hình ảnh biểu tượng bạn muốn sử dụng, sau nhấn OK hai lần Hồ Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS ĐT: 0985545854 - Mail: nguoidixayhokego2003@gmail.com Page 69 Thêm bullet hình ảnh biểu tượng vào thư viện Bullet Mở tài liệu có chứa biểu tượng bullet mà bạn muốn thêm vào thư viện Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn vào mũi tên cạnh nút Bullets Bên nhóm Document Bullets, nhấn chuột phải vào kiểu bullet mà bạn muốn thêm vào thư viện, sau chọn Add to Library Xóa kiểu khỏi thư viện Bullet Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn vào mũi tên bên cạnh nút Bullets Bên nhóm Bullet Library, nhấn chuột phải vào kiểu bạn muốn loại bỏ khỏi danh sách, sau chọn mục Remove Tạo danh sách ô đánh dấu chọn (checklist) Khi tạo tài liệu dạng trắc nghiệm, chắn bạn phải thiết kế ô đánh dấu để người dùng đánh dấu vào Có dạng đánh dấu tài liệu: dạng dùng đem in (để người dùng đánh dấu vào giấy), dạng thứ hai cho người dùng đánh dấu trực tiếp nội dung file Hồ Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS ĐT: 0985545854 - Mail: nguoidixayhokego2003@gmail.com Page 70 Tạo checklist để đem in Có cách để tạo checklist đem in: - Nếu tài liệu bạn không chứa nhiều kiểu bullets khác nhau, bạn sử dụng cách tạo danh sách bullets tùy biến định dạng - Nếu tài liệu bạn có sẵn nhiều định dạng bullets khác nhau, bạn ngăn ngừa bullets cũ thay đổi cách tạo danh sách checklist bảng Tạo checklist tính tùy biến định dạng bullets Nhập vào mục danh sách bạn Chọn danh sách Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn vào mũi tên cạnh nút Bullets Chọn Define New Bullet Nhấn nút Symbol Trong hộp thoại Font, chọn font biểu tượng cài sẵn máy, ví dụ font Wingdings Nhấn đúp chuột vào biểu tượng check box mà bạn muốn chèn vào tài liệu Nhấn OK Tạo bảng để ngăn ngừa bullets cũ thay đổi tạo checklist Bước 1: Tạo bảng Trong thẻ Insert, nhóm Tables, nhấn nút Table Chọn Insert Table Tại mục Number of columns, bạn nhập Tại mục Number of rows, nhập vào số dòng bạn muốn, lưu ý dòng chứa Hồ Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS ĐT: 0985545854 - Mail: nguoidixayhokego2003@gmail.com Page 71 khoản mục chọn checklist Nhấn OK Bước 2: Chèn ô check box nhập liệu Nhấn vào ô bên trái bảng Trong thẻ Insert, nhóm Symbols, nhấn nút Symbol chọn More Symbols Nhấn vào thẻ Symbols Trong hộp Font, chọn font biểu tượng cài máy, chẳng hạn font Wingdings Nhấn đúp chuột vào biểu tượng check box mà bạn muốn Nhấn Close Nhấn chuột vào ô mà bạn muốn chèn check box, nhấn tổ hợp phím Ctrl+Y, bạn thấy check box xuất Sau chèn ô check box mà bạn muốn, nhấn chuột vào ô bên phải nhập vào khoản mục tương ứng với check box tạo Bước 3: Trau chuốt lại bố cục Các tab chỉnh Table Nhấn chuột phải vào bảng, trỏ đến mục AutoFit chọn AutoFit to Contents Nhấn chuột phải vào bảng, chọn Table Properties Sau mở thẻ Table Hồ Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS ĐT: 0985545854 - Mail: nguoidixayhokego2003@gmail.com Page 72 hộp thoại xuất Nhấn nút Options, hộp Left, Right, nhập vào khoảng cách check box đoạn text bên cạnh, ví dụ 02 inches Nhấn OK Trong thẻ Table, nhấn nút Borders and Shading, sau nhấn vào thẻ Borders Bên mục Setting, nhấn None, nhấn OK hai lần để đóng hộp thoại lại Ghi chú: Sau bạn bỏ đường viền bảng, bạn thấy đường viền đứt khúc, nhiên bạn yên tâm đường viền không hiển thị in Nếu bạn muốn đường viền đứt khúc biến hồn tồn, bạn nhấn nút View Gridlines nhóm Table thẻ Layout bên Table Tools Cách tạo ô đánh dấu để người dùng đánh dấu trực tiếp vào nội dung file Bước 1: Tạo bảng Trong thẻ Insert, nhóm Tables, nhấn nút Table, sau chọn Insert Table Trong hộp Number of columns, gõ vào Trong hộp Number of rows, nhập vào số dòng mà bạn muốn, dòng mục chọn danh sách tạo Nhấn OK Bước 2: Chèn vào ô check box nhập liệu Để thêm vào ô cho phép người dùng đánh dấu check trực tiếp file, bạn cần sử dụng thẻ Developer * Hiện thẻ Developer Nhấn nút Microsoft Office Button , chọn Word Options Trong hộp thoại xuất hiện, chọn mục Popular khung bên trái Đánh dấu chọn mục Show Developer tab in the Ribbon Nhấn OK Hồ Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS ĐT: 0985545854 - Mail: nguoidixayhokego2003@gmail.com Page 73 * Thêm vào ô check box Nhấn vào ô bên trái bảng Trong thẻ Developer, nhóm Controls, nhấn nút Legacy Tools Bên Legacy Forms, chọn Check Box Form Field Ghi chú: Nếu check box có màu xám, bạn nhấn nút Legacy Tools , chọn Form Field Shading để gỡ bỏ xám Nhấn vào kế tiếp, nơi bạn muốn chèn tiếp check box Sau nhấn Ctrl+Y để chèn check box vào Sau chèn xong hết check box, bạn nhấn chuột vào ô bên phải bảng nhập vào khoản mục tương ứng với check box bên trái Bước 3: Hoàn thiện lại bố cục Nhấn chuột phải vào bảng, trỏ đến mục AutoFit chọn AutoFit to Contents Hồ Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS ĐT: 0985545854 - Mail: nguoidixayhokego2003@gmail.com Page 74 Nhấn chuột phải vào bảng, chọn Table Properties Sau mở thẻ Table hộp thoại xuất Nhấn nút Options, hộp Left, Right, nhập vào khoảng cách check box đoạn text bên cạnh, ví dụ 0.19cm Nhấn OK Trong thẻ Table, nhấn nút Borders and Shading, sau nhấn vào thẻ Borders Bên mục Setting, nhấn None, nhấn OK hai lần để đóng hộp thoại lại Bước 4: Khóa form Để người dùng đánh dấu chọn trực tiếp vào file tài liệu, bạn cần khóa form lại Lưu ý, khóa form lại bạn chỉnh sửa chữ bố cục tài liệu, đảm bảo thực bước sau Nhấn vào nút Design Mode nhóm Controls thẻ Developer để tắt chế độ Design Hồ Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS ĐT: 0985545854 - Mail: nguoidixayhokego2003@gmail.com Page 75 Trong thẻ Developer, nhóm Protect, nhấn nút Protect Document, sau chọn Restrict Formatting and Editing Trong khung Protect Document, bên Editing restrictions, đánh dấu chọn Allow only this type of editing in the document Trong combo box bên dưới, chọn Filling in forms Bên Start enforcement, nhấn nút Yes, Start Enforcing Protection Để đặt mật khẩu, không cho người dùng gỡ bỏ chế độ bảo vệ, nhập vào mật Hồ Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS ĐT: 0985545854 - Mail: nguoidixayhokego2003@gmail.com Page 76 ô Enter new password (optional) xác nhận lại mật ô bên Bây bạn gửi file tài liệu cho người dùng đánh dấu chọn vào, sau họ lưu lại gửi lại cho bạn Rất hữu ích bạn muốn thực thăm dò khảo sát qua e-mail ... lưu tài liệu dạng Word 2003 trở trước Mặc định, tài liệu Word 2007 lưu với định dạng *.DOCX, khác với *.DOC mà bạn quen thuộc Với định dạng này, bạn mở Word 2003 trở trước không cài thêm chuyển... động lưu vào ô bên cạnh Nhấn OK Lưu tài liệu với định dạng PDF/XPS Một tính có Word 2007 khả lưu tài liệu với dạng file *.PDF *.XPS Có lẽ bạn quen thuộc với định dạng PDF Còn XPS? Tương tự PDF, XPS... không bị thay đổi theo Thay đổi giao diện cho Office Theo ảnh bạn có thấy màu xanh truyền thống Microsoft Word bị thay đổi? Office 2007 có tính thay đổi giao diện hiển thị (cho tất chương trình