Giới thiệu phần mềm microsoft winword

Bài mở đầu Giới thiệu phần mềm Microsoft Winword Soạn thảo văn công việc đ−ợc sử dụng nhiều quan, xí nghiệp nh− nhu cầu cá nhân Từ thủa xa x−a ng−ời biết sử dụng máy móc vào việc soạn thảo văn (máy gõ chữ) Gõ đến đâu, văn đ−ợc in đến giấy Các cơng việc dịch chuyển văn bản, nh− kỹ soạn thảo văn cịn thơ sơ, đơn giản Để tạo đ−ợc văn bản, đòi hỏi ng−ời soạn thảo phải có kỹ sử dụng máy gõ tốt (khơng nh− máy tính bây giờ, hầu nh− học soạn thảo đ−ợc cách rõ ràng) Soạn thảo nh− vậy, in ấn có vơ khó khăn Đó ngày x−a, mà cơng nghệ thơng tin cịn ch−a phát triển Ngày nay, mà công nghệ thông tin phát triển rầm rộ, công nghệ thay đổi ngày, tốn, khó khăn ng−ời đ−ợc máy tính hố, việc soạn thảo văn máy tính trở thành cơng việc bình th−ờng cho biết sử dụng máy tính Một phần mềm máy tính đ−ợc sử dụng rộng rãi Microsoft Word hãng Microsoft hay gọi phần mềm Winword Ra đời từ cuối năm 1980, đến phần mềm Winword đạt đ−ợc tới hoàn hảo lĩnh vực soạn thảo văn nh− lĩnh vực văn phịng phần mềm Microsoft Office nói chung Có thể liệt kê đặc điểm bật phần mềm nh− sau: - Cung cấp đầy đủ kỹ soạn thảo định dạng văn đa dạng, dễ sử dụng; - Khả đồ hoạ mạnh dần lên, kết hợp với công nghệ OLE (Objects Linking and Embeding) bạn chèn đ−ợc nhiều ngồi hình ảnh âm lên tài liệu word nh−: biểu đồ, bảng tính,.v.v - Có thể kết xuất, nhập liệu d−ới nhiều loại định dạng khác Đặc biệt khả chuyển đổi liệu Word với phần mềm khác Microsoft Office làm cho việc xử lý ứng dụng văn phòng trở nên đơn giản hiệu - Dễ dàng kết chuyển tài liệu thành dạng HTML để chia sẻ liệu mạng nội bộ, nh− mạng Internet Cách khởi động Có nhiều cách khởi động đ−ợc phần mềm Word Tuỳ vào mục đích làm việc, sở thích tiện dụng mà ta chọn cách sau để khởi động: Cách 1: Chọn lệnh Start Windows: Start | Programs | Microsoft Word Cách 2: Nháy kép chuột lên biểu t−ợng phần mềm Word nh− nhìn thấy chỗ nào: tác vụ (task bar), hình Tỏc giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tõm Tin học - Bộ Giỏo dục Đào tạo Email: nshai@moet.edu.vn Windows, vv Cách 3: Nếu muốn mở nhanh tệp văn vừa soạn thảo gần máy tính làm việc, chọn Start | Documents, chọn tên tệp văn (Word) cần mở Khi Word khởi động mở tệp văn vừa định Môi tr−ờng làm việc Sau khởi động xong, hình làm việc Word th−ờng có dạng nh− sau: Cửa sổ soạn thảo tài liệu Hệ thống bảng chọn Hệ thống cơng cụ Th−ớc kẻ Thanh trạng thái Th−ờng mơi tr−ờng làm việc Word gồm thành phần chính: - Cửa sổ soạn thảo tài liệu: Là nơi để chế tài liệu Bạn gõ văn bản, định dạng, chèn hình ảnh lên Nội dung cửa sổ đ−ợc in máy in sử dụng lệnh in - Hệ thống bảng chọn (menu): chứa lệnh để gọi tới chức Word làm việc Bạn phải dùng chuột để mở mục chọn này, đơi sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới mục chọn - Hệ thống công cụ: bao gồm nhiều công cụ, công cụ bao gồm nút lệnh để phục vụ nhóm cơng việc Ví dụ: soạn thảo văn bản, bạn phải sử dụng đến công cụ chuẩn Standard công cụ định dạng Formating; vẽ hình cần đến cơng cụ Drawing để làm việc - Th−ớc kẻ: gồm th−ớc (ruler) bao viền trang văn Sử dụng th−ớc bạn điều chỉnh đ−ợc lề trang văn bản, nh− thiết lập điểm dịch (tab) cách đơn giản trực quan - Thanh trạng thái: giúp bạn biết đ−ợc vài trạng thái cần thiết làm việc Ví dụ: bạn làm việc trang mấy, dịng bao nhiêu, v.v Tạo tài liệu Làm việc với word làm việc tài liệu (Documents) Mỗi tài liệu phải đ−ợc cất lên đĩa với tệp tin có phần mở rộng DOC Th−ờng tệp tài liệu bạn đ−ợc cất vào th− mục C:\My Documents đĩa cứng Tuy nhiên, bạn thay đổi lại thơng số làm việc với Word Thông th−ờng sau khởi động Word, hình trắng xuất Đó Tỏc giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tõm Tin học - Bộ Giỏo dục Đào tạo Email: nshai@moet.edu.vn tài liệu mà Word tự động tạo Tuy nhiên để tạo tài liệu mới, bạn sử dụng cách sau: - Mở mục chọn File | New ; - Nhấn nút New cơng cụ Standard; - Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + N Ghi tài liệu lên đĩa Để ghi tài liệu làm việc lên đĩa, bạn chọn cách sau: - Mở mục chọn File | Save ; - Nhấn nút Save công cụ Standard; - Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + S Sẽ có hai khả xảy ra: Nếu tài liệu mới, hộp thoại Save As xuất hiện, cho phép ghi tài liệu tệp tin mới: Gõ tên tệp tin vào đây! Hãy xác định th− mục (Folder)- nơi chứa tệp tin gõ tên tệp tin vào mục File name: (ví dụ Vanban1 nhấn nút Save để kết thúc việc ghi nội dung tài liệu Nếu tài liệu bạn đ−ợc ghi vào tệp, lệnh cất tất thay đổi tài liệu đ−ợc ghi lại lên đĩa Bạn nên thực thao tác ghi tài liệu vừa th−ờng xuyên soạn tài liệu, để tránh liệu gặp cố điện, hay trục trặc máy tính Tỏc giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tõm Tin học - Bộ Giỏo dục Đào tạo Email: nshai@moet.edu.vn Mở tài liệu đ∙ tồn đĩa Tài liệu sau soạn thảo Word đ−ợc l−u đĩa d−ới dạng tệp tin có phần mở rộng DOC Để mở tài liệu Word có đĩa, bạn chọn cách sau đâu: - Mở mục chọn File | Open; Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+O Hộp thoại Open xuất hiện: Hãy tìm đến th− mục nơi chứa tệp tài liệu cần mở đĩa, chọn tệp tài liệu, cuối nhấn nút lệnh để tiếp tục Tệp tài liệu đ−ợc mở hình Word Mặt khác, bạn thực mở nhanh tệp tài liệu làm việc gần cách mở mục chọn File nh− sau: Nhấn chuột lên tệp tài liệu cần mở ! Tiếp theo nhấn chuột lên tên tệp tài liệu cần mở Thốt khỏi mơi tr−ờng làm việc Khi khơng làm việc với Word, bạn thực theo cách sau: - Mở mục chọn File | Exit - Nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F4 Tỏc giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tõm Tin học - Bộ Giỏo dục Đào tạo Email: nshai@moet.edu.vn Ch−ơng 1: soạn thảo 1.1 Một số thao tác soạn thảo 1.1.1 Nhập văn Nhập văn khâu qui trình soạn thảo tài liệu Thơng th−ờng l−ợng văn (Text) tài liệu nhiều, bạn tiếp cận đ−ợc nhiều tính nhập văn tốt, lẽ làm tăng tốc độ chế tài liệu a Sử dụng gõ tiếng Việt Ban đầu, máy tính ch−a có bảng mã tiếng Việt mà có bảng mã chuẩn ASCCI Bảng mã bao gồm 128 kỹ tự La tinh (các phím chữ, phím số số ký hiệu đặc biệt) Để đ−a đ−ợc tiếng Việt sử dụng máy tính, nhà lập trình phải xây dựng phần mềm gõ tiếng Việt phông chữ tiếng Việt kèm Hiện có nhiều gõ tiếng Việt đ−ợc sử dụng nh−: VNI- đ−ợc sử dụng rộng rãi phía Nam, VietWare- đ−ợc sử dụng nhiều miền Trung ABC, Vietkey đ−ợc sử dụng rộng rãi Bắc Do nơi sử dụng gõ riêng (bảng mã tiếng Việt khác nhau) nên việc trao đổi thơng tin gặp nhiều khó khăn Mới Chính phủ khuyến cáo sử dụng gõ phông chữ Unicode Với hệ thống việc trao đổi thông tin trở nên đơn giản nhiều Tuy nhiên gặp phải số khó khăn tính t−ơng thích với hệ thống phần mềm cũ máy tính khơng cao Tất nhiên, Unicode giải pháp tiếng Việt t−ơng lai Phần mềm tiếng Việt giới thiệu giáo trình ABC Vietkey với kiểu gõ Telex Máy tính bạn phải đ−ợc gài đặt phần mềm để có đ−ợc gõ phơng chữ kèm Khi hình bạn xuất biểu t−ợng: bạn gõ đ−ợc tiếng Việt Nếu biểu t−ợng xuất chữ E (kiểu gõ tiếng Anh), bạn phải nhấn chuột lên biểu t−ợng lần nhấn tổ hợp phím nóng Alt + Z để chuyển chế độ gõ tiếng Việt Qui tắc gõ tiếng Việt nh− sau: Gõ Đ−ợc chữ Gõ Đ−ợc dấu aa â f huyền aw ă s sắc oo ô r hỏi ow x ngã w − j nặng Tỏc giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tõm Tin học - Bộ Giỏo dục Đào tạo Email: nshai@moet.edu.vn Ví dụ: Muốn gõ từ: “ Cộng hoà x∙ hội chủ nghĩa Việt Nam” Bạn phải bật tiếng Việt gõ lên tài liệu nh− sau: “Coongj hoaf xax hooij chur nghiax Vieetj Nam” * Nếu gõ z, từ tiếng Việt bị bỏ dấu b Sử dụng bàn phím Bật tiếng Việt (nếu bạn muốn gõ tiếng Việt) sử dụng thao tác soạn thảo thông th−ờng để soạn thảo tài liệu nh− là: - Các phím chữ a, b, c, z; - Các phím số từ đến 9; - Các phím dấu: ‘,>