Mẹo nhỏ trong word

MỘT SỐ PHÍM TẮT THƠNG DỤNG Ngày cơng việc nhiều người gắn liền với máy tính, dân văn phòng sử dụng bàn phím thành thạo khơng phải biết bí mật nho nhỏ – cách sử dụng số phím tắt bàn phím Đơi phải tạm thời rời máy tính để làm việc khác, máy tính bạn có chứa thơng tin cần bảo mật, cần giữ phím Windows nhấn phím L, hình máy tính bị khóa, khơng lo liệu bị người khác xem trộm Khi muốn tìm tài liệu máy tính, thường người vào mục My computer, sau kích chuột vào mục cần chọn, cao thủ máy tính cần thao tác giữ phím Windows nhấn phím E, cửa sổ quản lý liệu mở Đang chơi game xem thứ nhạy cảm thì… sếp xuất Khơng kịp kích chuột vào biểu tượng trở hình chính, làm đây? Đừng lo, giữ phím Windows nhấn phím D, hình xuất Lại mánh khóe nhỏ nhé, giữ phím Windows nhấn phím Tab giúp hốn đổi cửa sổ chương trình Để hiển thị chức ghi hình Windows, nhấn phím Windows+R, nhập “psr.exe” chọn OK, bắt đầu ghi hình Bạn muốn biết làm lúc điều chỉnh độ sáng hình, âm lượng, mở mạng wifi, lại xem dung lượng pin laptop không? Hay kết nối laptop với tivi cần thiết bị khơng? Muốn biết chức này, bạn cần nhấn phím Windows+X, yêu cầu bạn đáp ứng Nhấn phím Windows+R, nhập “osk”, xuất bàn phím ảo với tính tương tự bàn phím thật Hình ảnh chữ nhỏ, nhìn khơng rõ làm nào? Hãy thử giữ phím Window nhấn phím “+” “-” xem Khi mở nhiều chương trình lúc muốn hoán chuyển cửa sổ chương trình, dùng phím Ctrl+Tab, muốn đóng cửa sổ mở nhấn Ctrl+W 10 Giữ phím Windows nhấn phím Fn, lại nhấn phím Home, bạn mở mục Properties mà khơng cần phải sử dụng trỏ chuột đặt vào biểu tượng My computer, nhấn chuột phải chọn Properties 11 Giữ phím shift + biểu tượng công cụ taskbar Ctrl+S: Lưu trữ Ctrl+W: Đóng cửa sổ Ctrl+N: Mở thư mục Ctrl+O: Mở thư mục cũ Ctrl+Z: Thao tác lại Ctrl+F: Tìm kiếm Ctrl+X: Cắt Ctrl+C: Sao chép Ctrl+V: Dán Ctrl+A: Chọn tồn Ctrl+[: Thu nhỏ cỡ chữ Ctrl+]: Phóng to cỡ chữ Ctrl+B: Bôi đậm chữ Ctrl+I: In nghiêng chữ Ctrl+U: Gạch chữ Ctrl+Shift: Hốn đổi ngơn ngữ nhập liệu Ctrl+Home: Chuyển đầu trang Ctrl+End: Chuyển đến cuối trang Ctrl+Esc: Hiện danh mục Start Ctrl+Shift+ < Ctrl+Shift+>: Thu nhỏ, phóng to cỡ chữ Ctrl+F5: Tải lại website Ctrl+ dịch chuyển thư mục: Sao chép thư mục Ctrl+Backspace: Chuyển đổi cách gõ bàn phím Khi dịch chuyển thư mục giữ phím Ctrl+Shift: tạo shortcut cho thư mục Alt+Backspace+C: Đóng cửa sổ Alt+Backspace+N: Thu nhỏ cửa sổ Alt+ Backspace +R: Khôi phục lại cửa sổ Alt+ Backspace +X: Mở lớn cửa sổ Alt+ Backspace +M: Di chuyển cửa sổ Alt+ Backspace +S: Thay đổi kích thước cửa sổ Alt+Tab: Hoán đổi cửa sổ làm việc Alt+F: Mở menu File Alt+V: Mở menu View Alt+E: Mở menu Edit Alt+I: Mở menu Insert Alt+O: Mở menu Organize Alt+T: Mở menu Tool Alt+A: Mở menu Favourites Alt+W: Mở menu Windows wAlt+H: Mở menu Help Alt+Enter: Kiểm tra thuộc tính văn Alt+Kích đúp văn bản: Kiểm tra thuộc tính văn Shift+ Backspace: Hốn đổi bán tồn hình Shift + Delete: Xóa vĩnh viễn mục chọn mà khơng chuyển vào thùng rác Các phím tắt sử dụng Word CTRL+O: Mở văn CTRL+P: In ấn CTRL+A: Chọn toàn CTRL+D: Chọn font chữ (lựa chọn văn trước) CTRL+G/H: Tìm kiếm/ thay CTRL+N: Mở văn CTRL+M : Khoảng cách lề bên trái (lựa chọn văn trước) CTRL+U: Vẽ phác hoạ (lựa chọn văn trước) CTRL+B: Bôi đậm (lựa chọn văn trước) CTRL+I: In nghiêng (lựa chọn văn trước) CTRL+Q: Căn chỉnh hai bên (lựa chọn văn trước) đặt trỏ vào cuối đoạn thực thao tác CTRL+J: Căn chỉnh hai đầu (thao tác trên) CTRL+E: Căn chỉnh (thao tác trên) CTRL+R: Căn chỉnh sang phải (thao tác trên) CTRL+K: Chèn Hyperlink Những phím tắt xem chừng phức tạp sử dụng lại vô thuận tiện, sau sử dụng thời gian bạn thấy nâng cao hiệu làm việc rõ rệt, bạn không cần phải dựa vào chuột Hãy chia sẻ bí cho bạn bè Một số thủ thuật hay Word Bài viết tổng hợp số thủ thuật hay MS Word 2003 Bảo vệ đôi mắt bạn Chúng ta quen thuộc với hình soạn thảo mặc định dạng trắng chữ đen MS Word Tuy nhiên, hình trắng sáng dễ làm mắt mau chóng mệt mỏi đau làm việc lâu với Điều lâu dài có tác động xấu đến mắt sức khỏe bạn MS Word có cách giúp bạn tránh tác động sáng trắng làm việc Đó thay đổi màu màu chữ mặc định từ trắng chữ đen thành xanh chữ trắng Bạn làm sau: vào Tools\Options , chọn thẻ General hộp thoại xuất đánh dấu kiểm vào mục Blue ground, white text, xong nhấn OK Với cách này, hình soạn thảo trở nên dễ chịu mà đảm bảo tốt tương phản cần thiết chữ Lưu ý: văn in giữ nguyên dạng trắng chữ đen Khắc phục lỗi nhảy cách chữ có dấu - Khi soạn thảo văn ngơn ngữ có dấu, thường gặp tiếng Việt với gõ Vietkey hayUnikey, thường hay gặp lỗi chữ có dấu bị nhảy cách, chẳng hạn “cu a s o ti n ho c” Lỗi phát sinh thường sau bạn dùng thao tác copy, paste tự nhiên Để khắc phục lỗi này, bạn vào mục Tools\Options từ giao diện soạn thảo MS Word, chọn thẻ Edit vào mục Settings Tại hộp thoại Settings, bạn bỏ dấu kiểm ô Adjust sentence andword spacing automatically nhấn OK hai lần Xóa Password Word-Excell Khi tạo file văn MS-Word file bảng tính MS-Excel, bảo mật cách thiết lập mật Sau thời gian, bạn quên mật thiết lập, phải làm ? Trước xóa password, bạn cần download phần mềm Free Word and Excel password recovery (FWEpr) máy Link download: Free Word and Excel password recovery Sau cài đặt, tiến hành phục hồi pasword theo trình tự sau: - Thẻ Welcome: Giới thiệu tổng quan chương trình địa website - Thẻ Select file: Bấm vào nút Select a file, đến vị trí file word excel cần phục hồi mật (chú ý file word có phần mở rộng doc file excel có phần mở rộng xls, lựa chọn khung File of Style) - Thẻ Dictionary recovery: Được sử dụng trước có file dạng text (*.txt) ghi nhớ mật file danh sách có nhiều mật khác Nên đánh dấu chọn ô trongRecovery options Bấm nút Select Dictionary đến file dạng txt dic cần thiết Bấm nút Gođể chương trình tiến hành tìm kiếm mật thích hợp - Thẻ Brute force recovery: Được sử dụng khơng có danh sách mật từ trước (ứng dụng trường hợp trên) Trong đó: + Khung Characters: Cho phép thu hẹp phạm vi tìm kiếm chọn số từ 0-9 ký tự a-z (có thể chữ hoa chữ thường) ký tự đặc biệt khác + Khung From (length) quy định số lượng ký tự có mật Quy định xong bấm nút Go để chương trình tiến hành dò tìm Mật ngắn, đơn giản FWEpr tìm nhanh ngược lại Thao tác nhanh văn với phím tắt thơng dụng thu thuat word thu thuat word Tùy biến chữ Word Tính đến thời điểm này, Word Art cách để bạn xoay ngang xoay dọc hay kéo dài chữ Hãy thử cách khác, dễ dàng nhiều chức Word Art Đầu tiên, bạn format chữ bao gồm font, màu chữ, đậm hay in nghiêng bôi đen… nhấn Ctrl +C Sau đó, bạn vào menu Edit, chọn Paste Special Trong danh mục Paste Special, chọn Picturerồi OK Lúc này, đoạn text "hoàn trả" dạng ảnh, bạn thoải mái di chuyển, quay nghiêng, kéo dài… Tóm lại, thực thứ làm với ảnh (ảnh) "Nghỉ hiệp" PowerPoint Đang lúc thuyết trình hỗ trợ PowerPoint, bạn cần tạm dừng chút để thảo luận bàn bạc ý tưởng mới, hay đơn giản dùng cà phê cho tỉnh táo Dù lý gì, bạn nên chèn slide "đặc biệt" nhằm báo hiệu cho người biết “nghỉ hiệp” Một thủ thuật đơn giản để chèn slide trống chớp mắt, nhấn phím B để có hình màu đen Nhấn phím W để có hình màu trắng Để tiếp tục "trận đấu" sau nghỉ giải lao, nhấn phím giúp bạn trở tình trạng ban đầu Quá đơn giản tiện lợi! Tìm từ đồng nghĩa Word Bạn thường soạn thảo văn Word thường hay dùng dùng lại từ Thay vắt óc ngồi nhớ từ đồng nghĩa để "thay đổi khơng khí", dùng đến trợ giúp MS Word Có lẽ bạn chưa biết MS Word có "tàng trữ" từ điển đồng nghĩa (thesaurus) cho tiếng Anh, tiếng Pháp tiếng Tây Ban Nha Để khởi động chức này, bạn vào menu Tools > Language Hoặc muốn dùng phím tắt, bạn nhấn Shift + F7 sau bơi đen chữ cần tìm từ đồng nghĩa Nếu bạn khơng bơi đen, MS Word mặc định từ cần tìm kiếm nằm bên trái chuột Phần lại bạn, chọn từ ưng ý click chuột phải, chọn Insert để chèn lên từ cũ Viết hoa giây Shift + F3 vốn phím tắt quen thuộc để bạn thay đổi định dạng chữ từ chữ thường sang chữ in hoa Tuy nhiên, Shift + F3 lại chuyển đổi từ chữ viết hoa chữ đầu sang chữ thường đến chữ hoa Một tổ hợp phím giúp bạn tiết kiệm thời gian việc cho phép chuyển trực tiếp từ hoa sang thường ngược lại, Ctrl + Shift + A Để thay đổi từ, bạn để trỏ chuột lên từ nhấn Ctrl + Shift + A để thay đổi cụm từ, bạn thiết phải bơi đen cụm từ nhấn tổ hợp phím Nhấn Ctrl + Shift + A thêm lần giúp quay lại định dạng chữ ban đầu Vơ hiệu hố phím Insert MS Word Như biết, cơng dụng phím Insert bật tắt chế độ ghi đè Microsoft Word hay chương trình xử lý văn tương tự, bạn dùng tới Tại bạn khơng vơ hiệu hóa phím Insert ln cho “rảnh mắt, nhẹ tay” nhỉ? Bạn làm theo cách sau: - Mở Word, vào menu Tools\ Macro\ Record New Macro - Trong mục Macro name, bạn gõ DoNothing - Nhấn nút Keyboard - Tại mục Press new shortcut key, nhấn phím Insert Từ Insert xuất Tiếp theo, bạn nhấnAssign, nhấn Close - Quay lại hộp thoại chính, công cụ Stop Recording xuất Bạn phải nhấn chọnStop Như vậy, bạn tạo Macro có cơng dụng “khơng làm cả” cho phím Insert Lần sau, bạn nhấn Insert, chẳng làm Nếu bạn nhấn phím Insert mà làm điều đó, có nghĩa q trình tạo Macro, bạn làm thao tác thừa trước nhấn Stop Bạn phải tạo lại Macro nhớ xóa Macro vừa tạo cách vào Tools\ Macro\ Macros, chọn Macro vừa tạo nhấn Delete 10 Tính tốn MS Word Trong nhiều trường hợp, người dùng có nhu cầu tính tốn văn Biết nên MS Word trang bị cơng cụ để chiều lòng “thượng đế”, trường (field), dùng để tính bảng lẫn nơi văn - Tính toán bảng: Khi bạn dùng lệnh Table\ Formula tức bạn chèn trường tính tốn Trường tính toán bắt đầu dấu Cách thức hoạt động công thức (hoặc hàm) địa tham chiếu đến ô bảng tương tự Excel Nếu nhìn thấy cơng thức =SUM(LEFT) =SUM(ABOVE) trơ đá bạn chép thay đổi giá trị ô, bạn vội tưởng công thức có giá trị lần chép sang vị trí khác khơng dùng Trong trường hợp này, chọn trường công thức nhấn F9 để Word cập nhật lại giá trị Nếu muốn Word tự động cập nhật trường in, vào menu Tools\ Options > chọn thẻ Print > chọnUpdate fields Các trường không cập nhật thực lệnh Print (hoặc xem Print Preview được), Word tự động làm điều cho bạn - Tính tốn văn bản: Bạn có số tổng cộng số hạng chi tiết nằm rải rác văn Vì thường xun phải điều chỉnh số liệu chi tiết nên bạn muốn số tổng cộng phải cập nhật tự động nhằm tránh sai sót Trước tiên, bạn đánh dấu số liệu chi tiết lệnh Bookmarktrong menu Insert Sau đó, dùng trường cơng thức để tính tốn dựa theo tên bookmark Ví dụ: ta có giá trị 14500, 65000, 2450 với tên bookmark solieu1, solieu2, solieu3, gõ cấu trúc mã trường sau (trước tiên nhấn Ctrl+F9 để có cặp ngoặc nhọn gõ công thức vào bên trong): {=solieu1+solieu2+solieu3 \# “##0.00} Kết hiển thị 81950.00 Bây giờ, dù chi tiết có thay đổi, bạn khơng phải lo đến số tổng nữa, Word tự động cập nhật bạn in giấy Bạn cộng, trừ, nhân, chia, lũy thừa bookmark thoải mái làm Excel 11 Soạn thư mời họp MS Word 2000 Bạn băn khoăn phải soạn thư mời họp (họp chi đoàn lớp chẳng hạn) kiểu? Tại bạn không nhờ đến Word nhỉ, MS Word 2000 cung cấp cho bạn “thuật sĩ” để làm điều Đầu tiên, vào File\ New, chọn thẻ Other Documents, chọn Agenda Wizard, nhấn OK Hộp thoạiAgenda Wizard xuất hiện, nhấn Next Tại bước này, bạn chọn ba kiểu mẫu mà Word cung cấp sẵn nhấn Next Ở phần Details, gõ ngày, giờ, tên, địa điểm tổ chức buổi họp, sau nhấn Next để tiếp tục Ở phần Headings, đánh dấu chọn hai mục Type of meeting Special notes, nhấn Next Qua phần Names, đánh dấu chọn ba mục nhấn Next Trong phần Topics, khung Agenda Topic, gõ vào tên họp Khung Person, gõ vào số người tham dự, khung Minutes, gõ thời gian bắt đầu họp, sau nhấn Add nhấn Next Phần Minutes, bạn chọn No nhấn Next, nhấn Finish để kết thúc Đợi chút, Word tạo cho bạn thư Tuy nhiên, sản phẩm Microsoft nên thư soạn tiếng Anh, bạn phải chỉnh sửa lại đôi chỗ Cụ thể là: - Nhấp chuột phải vào chữ Agenda góc bên trái, chọn Edit Text thay chữ khác - Chọn dòng minutes khung kế bên thay thời gian bắt đầu họp - Ở phía dưới, chọn dòng thay đơn vị tổ chức họp, đại biểu, thư ký - Chọn dòng chữ Agenda topics thay chữ Kỳ họp, đồng thời xóa bỏ số khung - Cuối cùng, thay dòng chữ Special notes chữ Kính mời gõ vào nội dung thư mời Bây giờ, bạn việc lưu lại in xong 12 Giấu đoạn văn Trong văn bản, bạn muốn che giấu đoạn lý bảo mật bạn tơ chọn đoạn văn truy xuất đến menu Format chọn Font Tại bạn nhấn vào thẻ Font bấm vào tuỳ chọn Hidden vùng Effects bấm Ok đế thấy kết Khi bạn muốn xem lại đoạn văn giấu bạn truy xuất vào menu Tool >Options, bấm vào thẻ View nhấn dấu chọn trước tùy mục Hidden text vùng Formatting marks Những đoạn văn bị bạn che giấu xuất trở lại kèm theo nét gạch bạn dễ phân biệt đâu đoạn văn bình thường đâu đoạn văn che giấu 13 Tự động lưu lại liệu soạn thảo Nếu bạn làm việc mơi trường khơng an tồn điện áp tượng treo máy tự khởi động lại đột ngột điều khó tránh khỏi, để an tồn cho cơng việc soạn thảo văn bạn nên thiết lập thời gian tự động “lưu trữ” liệu với cách thực sau: Bạn nhấn vào menu Tool > Options, bạn nhấn vào thẻ Save nhấn dấu chọn trước tuỳ mục Save AutoRecover info every sau thiết lập thời gian mà bạn muốn Word tự động “backup” lại liệu (theo mặc định 10 phút) sau bấm OK để chấp nhận việc thay đổi 14 Tự động chèn ngày, vào văn Trong văn bạn muốn thể chi tiết ngày hành vào tài liệu văn nhấn trỏ chuột vào vị trí muốn chèn sau truy xuất vào menu Insert > Date and Time Tại bạn chọn kiểu chèn vùng Available Formats sau nhấn nút OK để chèn chúng vào vị trí mà bạn chọn * Cho hiển thị mục lục tự động theo đề mục tạo a Lựa chọn vị trí đặt mục lục: (Thường đặt cuối file đầu file) b Vào Insert \ Reference \ Index and Tables… thu thuat word Trường hợp dùng Office 2000: Vào Insert \ Index and Tables… c Xuất hộp thoại Index and Tables, chọn thẻ Table of Contents thu thuat word Print Preview: Kiểu mục lục hiển thị in Web Preview: Kiểu mục lục hiển thị dạng trang web Show page numbers: Hiển thị số trang Right align page numbers: Hiển thị số trang bên lề phải Use hyperlinks instead of page numbers: Có sử dụng liên kết từ mục lục tới trang đặt Heading Tab leader: Chọn loại đường tab từ cuối Heading đến số trang Show levels: Số cấp độ Heading Nút Show Outlining Toolbar: Cho hiển thị công cụ Outlining cửa sổ MS Word Nút Options…: Mở hộp thoại Table of Contents Options: Tùy chọn thêm số tính khác thu thuat word Nút Modify…: Mở hộp thoại Style, sửa đổi định dạng font chữ cho nội dung phần mục lục tự động thu thuat word Trường hợp file có mục lục tự động, bạn đồng ý thay đổi định dạng font chữ hộp thoại Style xuất thông báo: “Bạn có muốn thay định dạng cho bảng nội dung mục lục không?" thu thuat word Chọn nút Yes: Đồng ý Ngoài font chữ nội dung bảng mục lục thay đổi, MS Word tự động cập nhật lại số trang cho đề mục d Kích nút OK để MS Word hiển thị mục lục thu thuat word Ở phần mục lục này, tự động có liên kết cho phép bạn click chuột (hoặc dùng kết hợp phím Ctrl + click chuột) để nhảy đến mục số trang cần đến Trường hợp bạn tiếp tục làm việc với file, xóa nội dung mục lục tạo làm lại thao tác “Cho hiển thị mục lục tự động theo đề mục tạo” để cập nhật lại đề mục xác số trang hiển thị 15 Nghe Nhạc CD Word Bạn muốn nghe nhạc CD soạn thảo văn Word, điều giúp bạn thuận tiện soạn thảo văn Thật đơn giản với plug-ins CD Plugins tích hợp CD player Word hoạt động máy tăng tốc Word Giúp cho trình xử lý văn bạn ngồi tính chất khởi động nhanh chóng, thêm chức giải trí Hoạt động CD Player Word, plug-ins hoàn toàn độc lập với tính khác Sau cài đặt, ngồi tính thưởng thức âm nhạc word, bạn tặng thêm liều thuốc tăng tốc cho word Tốc độ mở word nhanh đến không ngờ Tốc độ xử lý văn cải thiện Nếu với cấu hình máy yếu, bạn nhờ plug-ins trợ giúp sức khởi động word Thật nhanh chóng hồn tồn thuận tiện Plug-ins bạn download địa chỉ: http://www.amfsoftware.com/wwcd.exe 16 Thước đo xác Một khó khăn thường gặp chỉnh sửa bảng tính Word bạn khơng thể biết kích thước xác dòng Thường vẽ bảng, Ruler xuất vng đánh dấu kích thước liệu vng có đủ để bạn tính tốn xác bề ngang cột chiều cao hàng? Mọi chuyện giải bạn vừa click chọn lên vng vừa nhấn phím Alt Thật tuyệt vời số xác cho biết kích thước ơ, dòng rõ ràng trước mắt Giờ việc điều chỉnh bảng tính trở nên q dễ dàng Nếu khơng tìm thấy Ruler cửa sổ soạn thảo, bạn "lơi" cách vào menu View > chọn Ruler 17 Khéo co ấm Hẳn bạn "một lần đời" cảm thấy khó chịu sau soạn thảo văn bản, trang cuối "vương" lại vài dòng chữ Điều làm tốn thêm tờ giấy in quan trọng hơn, làm văn đẹp Thường nghĩ đến việc thu nhỏ font chữ "cắt xén" bớt số chữ Để khỏi thời gian, bạn nên dùng đến chức Microsoft Word cung cấp sẵn - Shrink toFit Để mở chức này, bạn vào menu File > Print Preview click button Print Preview công cụ Khi cửa sổ Print Preview mở ra, bạn cần tìm đến button Shrink to Fit click lên Ngay tức thì, Word tự thu nhỏ kích cỡ font chữ để điều chỉnh văn cho vừa với trang giấy Đây lý thủ thuật gọi "khéo co ấm" Nếu gặp bảng báo lỗi OfficeAssistant trình thao tác bạn cần quay nhấn Save file thử lại lần 18 Bắt đầu lại hay tiếp tục? Đây thủ thuật liên quan đến việc đánh số dòng - Bullets and Numbering mà bạn thường dùng lúc gõ văn Sau đánh số danh sách dài, bạn cách dòng tạo lập danh sách Lúc này, bạn muốn Word đánh số nối tiếp danh sách hay thiết lập thứ tự mới? Nếu câu trả lời "tiếp tục" thật đơn giản, chức mặc định Word muốn "thiết lập mới" sao? Bạn cần click chuột mở menu phải chọn Restart Numbering Continue Numbering Nhưng click chuột phải mà khơng thấy lựa chọn đâu sao? Bình tĩnh, bạn vào menuForrmat > Bulleted and Numbering đánh dấu chọn Restart numbering Continue previous list thu thuat word 19 Điều chỉnh chức kiểm tra tả Những thường soạn thảo văn tiếng Anh hẳn yêu thích chức kiểm tra lỗi ngữ pháp tả Microsoft Word Bạn vào menu Tools > chọn Spelling and Grammarhoặc nhanh hơn, nhấn phím F7 để khởi động chức Nhưng bạn có cảm thấy bực phải nhấn nhấn lại phím Ignore lần Word báo lỗi acronym - từ cấu tạo chữ đầu nhóm từ, ví dụ NATO, ASEAN - khơng? Thay ngồi tỉ mẩn nhập từ vào từ điển Word, bạn tiết kiệm khối thời gian cách vào menu Tools > Options > mở thẻ Spelling&Grammar, click chọn Ignore words inUPPERCASE Nhớ đừng quên chọn OK để lưu lại thay đổi thu thuat word 20 Sắp xếp lại đoạn nhanh chóng Bạn muốn xếp lại vị trí đoạn văn mình? Để tránh thời gian kéo thả hay copy-paste bạn sử dụng cách sau Lựa chọn đoạn văn mà bạn muốn thay đổi vị trí lên xuống, ấn giữ phím Shift-Alt dùng phím mũi tên lên xuống để điều chỉnh lại vị trí đoạn văn 21 Track changes - So sánh văn Bạn có văn giống hệt bạn muốn so sánh xem chúng giống khác điểm nào? Thay phải ngồi so sánh dòng một, thủ thuật sau giúp bạn thực cơng việc cách nhanh chóng Nếu bạn biết sử dụng tính Track changes Word thật tiện dụng Tính giúp bạn theo dõi ghi lại rõ ràng thay đổi văn bạn Để bật tính Trackchanges bạn vào Tool | Track Changes sử dụng phím tắt Ctrl-Shift-E Còn bạn khơng bật Track changes từ trước làm để tìm thay đổi khác biệt văn Vẫn có cách, Trach changes giúp bạn giải việc Trong Word 2000, bạn vào Tools | Track changes | Compare documents Khi hộp thoại bật bạn lựa chọn văn bạn cần đem so sánh với văn thời bạn Word giúp bạn bổ sung thay đổi vào văn bạn Trong Word XP 2003 có khác chút, bạn vào Tools | Compare and Merge Documents Trong hộp thoại bật bạn đánh dấu vào Legal blackline (ngay cạnh trường File name) để kích hoạt tính so sánh văn bản; khơng Word giúp bạn hợp văn Q trình lại giống với Word 2000 22 Split – So sánh nhiều phần văn Văn bạn dài hàng chục hàng trăm trang mà bạn lại muốn so sánh nhiều phần văn với - chẳng hạn phần mở đầu với phần kết luận? Split giúp bạn giải khó khăn Bạn vào Windows | Split Ngay trỏ biến thành đường kẻ ngang cho phép bạn định khoảng cách chia đơi hình Word Hãy đặt cho thật dễ nhìn nhắp chuột trái lần Word bị chia làm cửa sổ riêng biệt bạn duyệt văn dễ dàng Để bỏ tính bạn lại vào Windows chọn Remove Split 23 Bảo vệ văn bạn Có nhiều cách để bảo vệ văn bạn – ngăn chặn người khác mở văn bạn ngăn chặn người khác sửa đổi văn bạn Có cách sau để bảo vệ văn bạn Bạn vào Tools | Options chuyển sang mục Security - Bạn nhập mật vào mục Password toopen để đặt mật ngăn chặn người khác mở văn bạn Nhập mật vào mụcPassword to modify để ngăn chặn người khác sửa đổi văn bạn Bạn vào Tools | Protect Document để có thêm tính bảo mật văn Trong cửa sổ ProtectDocument bạn thấy lựa chọn Track changes (chống thay đổi với Track changes, người khác đọc sửa văn bạn thay đổi ghi lại menu Tools |Track Changes bị vô hiệu hoá), Comment (chỉ cho phép người khác đọc văn bạn bổ sung thêm nhận xét gọi ý – comment – vào không thay đổi văn bản) Form(ngăn chặn thay đổi văn cho phép thay đổi phần văn không bảo vệ form trường) 24 Đặt đường dẫn mặc định để lưu mở văn Thông thường Word chọn thư mục My Documents thư mục mặc định để lưu mở văn người sử dụng Tuy nhiên, Word cho phép người sử dụng thay đổi mặc định Bạn vào Tools | Options chuyển sang mục File locations Trong cửa sổ bạn nhắp chuột vào mục cần thay đổi Ví dụ thay đổi đường dẫn mở lưu văn mặc định bạn nhắp chuột vào mục Documents sau nhắp chuột vào Modify chỏ đến thư mục riêng bạn Nhắp ok xong 25 Đặt font chữ mặc định Bạn quen sử dụng loại font chữ định muốn lần mở Word sẵn sàng font chữ cho bạn Rất đơn giản, bạn thử thủ thuật sau Bạn mở văn được, vào Format | Font Trong cửa sổ Font bạn chọn lựa kiểu font chữ bạn quen dùng nhắp chuột vào Default góc cuối bên tay trái cửa sổ font, Word hỏi bạn có muốn đặt font chữ mặc định khơng, chọn Yes xong Một số thủ thuật Word 2010 – Phần (12/12/2013) Khi có hòm thư e-mail máy chủ hỗ trợ (theo giao thức IMAP POP3), bạn dùng Outlook Express, MicrosoftExpress Hòm thư webmai Google (Gmai ) hay Yahoo hỗ trợ giao thức POP3 (nhưng Yahoo dùng tính đóng phí) a Thêm trang bìa Word 2010 cung cấp sẵn cho bạn sưu tập trang bìa đẹp mắt Các trang bìa ln chèn vào đầu tài liệu, không phụ thuộc vào vị trí trỏ tài liệu - Trong thẻ Insert, nhóm Pages, bạn nhấn nút Cover Page - Trong menu xuất hiện, bạn nhấn chọn kiểu trang bìa thích Trang bìa áp dụng vào tài liệu bạn sửa đổi nội dung dòng chữ mặc định dòng chữ thích b Xóa trang bìa Để xóa trang bìa, bạn nhấn chuột vào thẻ Insert, nhấn nút Cover Page nhóm Pages, sau nhấn Remove Current Cover Page Tìm nhanh từ đồng nghĩa Word Tra từ đồng nghĩa, phản nghĩa Sử dụng tính Research, bạn tra từ đồng nghĩa từ phản nghĩa - Trong thẻ Review, nhóm Proofing, bạn nhấn nút Thesaurus - Giữ phím Alt nhấn chuột vào từ cần tra Kết hiển thị khung Research bên phải - Để chèn từ đồng nghĩa phản nghĩa vào tài liệu hành, nơi trỏ đứng, bạn đưa chuột vào từ danh sách kết quả, nhấn chuột vào mũi tên bên cạnh từ, chọn Insert - Để tìm tiếp từ đồng nghĩa / phản nghĩa từ danh sách tìm được, bạn nhấn chuột vào từ danh sách kết Ghi chú: Bạn tìm từ đồng nghĩa, phản nghĩa ngơn ngữ khác (ngồi tiếng Anh) cách nhấn chuột vào hộp danh sách bên khung nhập liệu Search for chọn ngôn ngữ, ví dụ tiếng Pháp (French) chẳng hạn Gởi file qua Email từ môi trường Word Dù hay mở hòm thư, chọn chức tạo đính kèm file văn để gởi cho đối tác, bạn thay đổi thói quen cách gởi môi trường Word Điều kiện máy tính bạn cài Outlook Express Microsoft Express Khi có hòm thư e-mail máy chủ hỗ trợ (theo giao thức IMAP POP3), bạn dùng Outlook Express, Microsoft Express Hòm thư webmai Google (Gmai ) hay Yahoo hỗ trợ giao thức POP3 (nhưng Yahoo dùng tính đóng phí) Các bước thực sau: - Mở tập tin muốn gởi - Vào menu File → Share → Send Using E-mail Chọn tiếp kiểu để gởi email Như nói trên, lệnh thành công Word phát hệ thống email tương thích hoạt động chương trình cài đặt - Lúc giao diện gởi thư với dạng To…, CC…., Subject… Nếu không nhớ e-mail người gởi, bạn nhấn vào biểu tượng hình để đọc sổ địa chọn OK - Biểu tượng có dấu mũi tên màu xanh dấu chấm than giúp bạn đặt e-mail gởi cấp độ ưu tiên (thấp, bình thường, cao) Bạn đính kèm file khác môi trường Word cách nhấn vào biểu tượng kẹp ghim - Sau đó, nhấn vào mục Send a copy Chú ý vào lần gởi thư theo cách này, bạn yêu cầu nhập ID, password domain Lúc này, bạn cần gõ lại khai báo hòm thư Outlook Microsoft Express tạo trước Thủ thuật dùng máy tính Word Mặc dù cơng Microsoft Word soạn thảo văn bản, song cho phép người dùng thực phép tính thơng qua máy tính làm tích hợp với tên gọi Tools Calculate (khá giống với tiện ích Calculator thư mục Accessories hệ điều hành Windows) Để khai thác cơng cụ bí mật Microsoft Word, trước tiên, bạn cần đặt biểu tượng Tools Caculate tab cửa sổ soạn thảo văn cách: Tạo Tab Ribbon: click phải lên Ribbon, chọn Customize the Ribbon: Hộp thoại Word Options hiển thị Chọn New Tab, đổi tên thành Tab Caculator, group Tinh Toan Ở cột Choose commands from, chọn All commands, di chuyển chọn Tools Calculate Nhấn nút Add để thêm vào biểu tượng vào Tab Caculator Kế tiếp, bạn nhập vào phép tính, chẳng hạn ((90+10)*2)/50 Hãy đánh dấu khối phép tính nhấp chuột lên nút Tools Calculate Kết phép tính trình bày góc trái cửa sổ soạn thảo văn (nằm sau dòng chữ The sesult of the calculation is) Thủ thuật tránh in văn ngồi ý muốn Có thể hàng ngày bạn soạn thảo tài liệu chương trình Word, u cầu an tồn thơng tin mà bạn tuyệt đối không in chưa cần thiết Tuy nhiên, chức Print công cụ Word thường trực sẵn sàng để thực lệnh in cho dù bạn nhỡ tay bấm nhầm Để khống chế chức in tức thời không cần xác nhận Word, bạn thiết lập tùy chọn thông báo trước thi hành lệnh in Tùy chỉnh cần thiết trường hợp bạn thường xuyên xử lý hay xem lại trang tài liệu bí mật văn phòng sử dụng máy in nối mạng Trước hết bạn cần nhấn vào nút Office có biểu tượng đặt góc đỉnh phía trái hình Chọn nút Word Options, chọn Trust Center danh sách, chọn nút Trust Center Settings Và nhấn vào Privacy Options Sau nhấn chuột đánh dấu mục Warn before printing… bấm nút OK Ngồi có cách định dạng khác tài liệu mang nội dung riêng tư, đơn giản giải pháp khơng cho in văn giấy Bạn cần lựa chọn toàn trang văn (Ctrl+A), sau bấm nút chuột phải chọn mục Font trình đơn thả, đánh dấu vào mục Hidden ấn nút OK Kết thúc bước này, nội dung văn bạn ẩn Để lại hình, bạn vào Tab File/Options, nhấn đánh dấu mục Hidden text sau đừng quên nhấn nút OK Hoàn thành bước này, toàn nội dung văn hiển thị trở lại hình nhiên in bạn kết trang giấy trắng Mẹo in hình khổ giấy lớn máy in nhỏ Bạn có máy in màu in cỡ giấy A4 lại muốn in ảnh có kích thước “khổng lồ” để trang trí gia đình? Cơng cụ mang tên “The Rasterbator” giúp bạn thực điều tưởng bất khả thi Chương trình khéo léo “cắt” ảnh số bạn thành nhiều phần nhỏ với kích thước phần khổ giấy A4 Bạn việc in toàn phần này, sau ghép lại với cho xác trò chơi ghép hình trẻ em dán lên nơi chuẩn bị sẵn, bạn có ảnh “to đùng” khơng thua so với poster quảng cáo Sau chọn ngơn ngữ cho mình, thường tiếng Anh, bạn nhấn vào “Continue” để vào bước: Nhấn vào “Browse” để tìm đến ảnh cần in nhấn “Open” để đường dẫn đến ảnh nhấn “Continue” Chọn khổ giấy máy in → ảnh khổ đứng chọn “Portrait”, khổ ngang chọn “Landscape” Ở “sheets”, bạn thoải mái lựa chọn số tờ mà bạn cần “The Rasterbator” cắt cho Lưu ý số tờ nhiều ảnh bạn lớn đến mức khổng lồ Nên tính tốn kỹ mặt dán ảnh trước lệnh cho “The Rasterbator” cắt hình Số tờ tối đa mà “The Rasterbator” cắt cho bạn đến 1.000 tấm, đủ sức tạo nên bảng quảng cáo kinh khủng! Bản chương trình “Rasterbator Standalone 1.2″ tải miễn phí http://arje.net/files/Rasterbator_Standalone_1.21.zip dạng file nén ZIP có dung lượng 866 KB Khi tải máy xong, bạn việc bung thư mục chứa chương trình vào ổ cứng nhấp đúp vào file Rasterbator.exe để chương trình tự động chạy Tạo nhanh nhiều dòng ngẫu nhiên Nhằm phục vụ cho việc tạo dòng, trang hay nhiều trang word để kiểm tra việc in ấn dễ dàng Chúng ta nhập vào dạng cơng thức sau: =lorem() mặc định với đoạn, dòng =lorem(số đoạn cần in ra, số dòng đoạn) Bên cạnh bạn dùng lệnh rank với cú pháp tương tự lệnh lorem 10 Tạo bảng phím Bằng kết hợp phím “+” “-”, phím Enter phím Tab tr n bàn phím, dễ dàng nhanh chóng tạo bảng tính Giả sử, bạn cần tạo bảng tính cột có dòng, bạn thực sau: Đầu tiên bạn nhấn +—-+—-+ ———– –+———+ sau nhấn Enter cuối dòng Một bảng tính xuất hiện, tiếp theo, bạn đặt trỏ chuột cột cuối nhấn Tab, dòng xuất Độ rộng bảng tính số dấu “-” mà bạn nhấn lúc tạo bảng Tuy nhiên bạn thay đổi độ rộng nhập liệu 11 Tạo đường kẻ Để tạo nhanh đường kẽ ngang trang tài liệu, bạn cần sử dụng đặc biệt có bàn phím Các phím -, =, *, #,~ nhấn tương ứng từ phím loại trở lên tạo đường kẻ đơn, đôi, ba, đường chấm đứt nét đường dzíc dzắc Khi bạn khơng cần phải vào danh mục Ribbon để thực Ví dụ để tạo đường kẽ đôi, bạn cần nhấn === nhấn enter xong 12 Bỏ tính tự động SuperScript Thông thường, bạn gõ vào ngày theo kiểu anh ký tự tương tự 1st, 2nd,…,7th, Word tự động SuperScript ký tự thành 1st, 2nd, ,7th, Nếu bạn không muốn vậy, sau gõ xong cụm ký tự, bạn nhấn Ctrl +Z để Word bỏ áp dụng thiết đặt cụm ký tự Nếu bạn muốn áp dụng toàn cụm ký tự cho văn bạn vào biểu tượng Office góc – bên trái, sau chọn Word Options Tiếp theo bạn chọn mục Proofing chọn AutoCorrect Options Trong cửa sổ AutoCorrect bạn chọn tab AutoFormat As You Type check bỏ mục chọn Ordials(1st) with superscript hình 13 Copy định dạng bảng tính Bạn vừa định dạng bảng tính có nhiều cần bạn định dạng giống Bạn di chuyển chuột để sử dụng chức Format Painter, điều tốn nhiều thời gian Hãy định dạng ô số ô bạn cần định dạng di chuyển chuột đến vị trí cần chép định dạng, quét khối ô nhấn F4 Thế định dạng thiết đặt Hiển thị ranh giới văn cột: Tính cho phép hình dung văn nằm giới hạn để thao tác chỉnh sửa Muốn bật tính này, làm theo bước sau: Nhấn vào File, chọn Options (dưới Help) Trong Office 2007, nhấn vào nút Office sau nhấn Word Options Chọn Advanced từ danh sách bên trái Trong nhóm Show Document Content, đánh dấu chọn vào Show Text Boundaries Nhấn OK  ... Trước xóa password, bạn cần download phần mềm Free Word and Excel password recovery (FWEpr) máy Link download: Free Word and Excel password recovery Sau cài đặt, tiến hành phục hồi pasword theo trình... MS Word, chọn thẻ Edit vào mục Settings Tại hộp thoại Settings, bạn bỏ dấu kiểm ô Adjust sentence andword spacing automatically nhấn OK hai lần Xóa Password Word- Excell Khi tạo file văn MS -Word. .. thơng dụng thu thuat word thu thuat word Tùy biến chữ Word Tính đến thời điểm này, Word Art cách để bạn xoay ngang xoay dọc hay kéo dài chữ Hãy thử cách khác, dễ dàng nhiều chức Word Art Đầu tiên,