THUYẾT MINH TIÊU CHUẨN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN- QUY TRÌNH TẠO LẬP DỮ LIỆU SỐ 2D (SỐ HÓA, TẠO LẬP METADATA CẤU TRÚC TRONG, METADATA MÔ TẢ DỮ LIỆU)

BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG THUYẾT MINH TIÊU CHUẨN CƠNG NGHỆ THƠNG TIN- QUY TRÌNH TẠO LẬP DỮ LIỆU SỐ 2D (SỐ HÓA, TẠO LẬP METADATA CẤU TRÚC TRONG, METADATA MÔ TẢ DỮ LIỆU) HÀ NỘI - 2017 Mục lục GIỚI THIỆU GIỚI THIỆU 1.1 TÊN GỌI CỦA TIÊU CHUẨN VIỆT NAM 1.2 KÝ HIỆU CỦA TCVN 1.3 MỤC ĐÍCH CHUNG 1.4 MỤC ĐÍCH CỦA VIỆC XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN 2 2 TÌNH HÌNH TRONG VÀ NGOÀI NƯỚC TÌNH HÌNH TRONG VÀ NGOÀI NƯỚC CƠ SỞ XÂY DỰNG CÁC YÊU CẦU KỸ THUẬT 22 CƠ SỞ XÂY DỰNG CÁC YÊU CẦU KỸ THUẬT 22 3.1 PHÂN TÍCH CÁC TÀI LIỆU TIÊU CHUẨN 3.2 LỰA CHỌN TÀI LIỆU TIÊU CHUẨN 3.3 HÌNH THỨC XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN 3.4 PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN 22 40 42 42 NỘI DUNG TIÊU CHUẨN 42 NỘI DUNG TIÊU CHUẨN 42 4.1 TÊN GỌI TIÊU CHUẨN 4.2 BỐ CỤC TIÊU CHUẨN 4.3 BẢNG ĐỐI CHIẾU NỘI DỤNG DỰ THẢO VÀ CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO 42 43 44 THƯ MỤC TÀI LIÊU THAM KHAO 47 THƯ MỤC TÀI LIÊU THAM KHAO 47 THUYẾT MINH TIÊU CHUẨN CÔNG NGHỆ THƠNG TIN- QUY TRÌNH TẠO LẬP DỮ LIỆU SỐ 2D (SỐ HĨA, TẠO LẬP METADATA CẤU TRÚC TRONG, METADATA MƠ TẢ DỮ LIỆU) Giới thiệu 1.1 Tên gọi tiêu chuẩn Việt Nam CƠNG NGHỆ THƠNG TIN- QUY TRÌNH TẠO LẬP DỮ LIỆU SỐ 2D (SỐ HÓA, TẠO LẬP METADATA CẤU TRÚC TRONG, METADATA MÔ TẢ DỮ LIỆU) 1.2 Ký hiệu TCVN TCVN XXXX:201X 1.3 Mục đích chung Đáp ứng mục tiêu dự án “Xây dựng chuẩn thông tin số chuẩn trao đổi thông tin” Bộ Thông tin Truyền thông: “Bảo đảm phát triển ứng dụng cơng nghệ thơng tin nói chung, cơng nghiệp phần mềm cơng nghiệp nội dung số nói riêng phát triển thống nhất, đồng theo kiến trúc quy hoạch tổng thể Công nghệ thông tin Truyền thông Quốc gia với hạ tầng thông tin đại, tốc độ cao môi trường pháp lý phù hợp”; 1.4 Mục đích việc xây dựng tiêu chuẩn Các năm gần đây, biện pháp quản lý tài liệu lưu trữ nhắc đến số hóa tài liệu xã hội manh nha thị trường dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ Luật lưu trữ Quốc hội thông qua ngày 11/11/2011 quy định tài liệu lưu trữ điện tử, không quy định chi tiết đến tài liệu lưu trữ số hóa Chúng ta hiểu tóm tắt tài liệu điện tử ghi tạo ra, gửi, chuyển giao, nhận được, lưu trữ, sử dụng phương tiện điện tử Tài liệu điện tử hình thành từ hai nguồn chính: - Một là, ghi thông diệp liệu khởi tạo từ đầu; - Hai là, ghi liệu số từ tài liệu truyền thống Vậy, tài liệu số hóa có nguồn gốc từ tài liệu điện tử, không đồng với tài liệu điện tử Tài liệu số hóa trở thành tài liệu điện tử qua q trình số hóa liệu Đây trình chuyển dạng liệu truyền thống viết tay, in giấy, hình ảnh… sang chuẩn liệu phương tiện điện tử phương tiện nhận biết gọi số hóa liệu chúng trở thành liệu số Từ đó, mặt lý thuyết, ta hiểu số hóa liệu q trình chuyển dạng liệu truyền thống sang chuẩn liệu máy tính máy tính nhận biết Để việc số hóa liệu hiệu xác việc áp dụng quy trình số hóa theo chuẩn điều cần thiết Quy trình số hóa liệu 2D trình chuyển dạng liệu truyền thống viết tay, in giấy, hình ảnh… sang chuẩn liệu phương tiện điện tử phương tiện nhận biết gọi số hóa liệu chúng trở thành liệu số Từ đó, mặt lý thuyết, ta hiểu số hóa liệu 2D q trình chuyển dạng liệu truyền thống sang chuẩn liệu máy tính máy tính nhận biết Để việc số hóa liệu hiệu xác việc áp dụng quy trình số hóa theo chuẩn điều cần thiết Số hóa liệu giúp việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin cách dễ dàng, linh hoạt việc chuyển đổi sang loại liệu số khác nhau, giảm chi phí tối đa cho việc quản lý, khơng gian lưu trữ có khả chỉnh sửa tái sử dụng liệu Do việc xây dựng nên quy trình số hóa theo tiêu chuẩn quốc tế có điều chỉnh để phù hợp với Việt Nam điều cần thiết cấp bách Tránh sau liệu số hóa khơng đồng khơng theo quy trình chung Việc xây dựng tiêu chuẩn quốc gia “Quy trình tạo lập liệu số 2D” góp phần phát triển cơng nghiệp nội dung số Việt Nam theo Quyết định số 50/2009/QĐ-TTg Quản lý Chương trình phát triển cơng nghiệp phần mềm Chương trình phát triển cơng nghiệp nội dung số Việt Nam Tất hình ảnh số hóa nên định liệu đặc tả cho q trình số hóa liệu 2D hỗ trợ quy trình nghiệp vụ diễn Các tổ chức, quan đưa yêu cầu cụ thể để tối đa hóa kế thừa giá trị liệu từ hệ thống thiết bị có Trong hoạt động hành chính, liệu 2D chủ yếu tập trung vào ảnh quét ảnh chụp mà liệu ảnh chủ yếu lấy từ nguồn số hóa Việc xây dựng tiêu chuẩn Quy trình tạo lập metadata mô tả liệu 2D giúp đưa quy trình tạo lập liệu đặc tả, bước cần thiết, yêu cầu bắt buộc cho bước quy trình để đảm bảo cho liệu đặc tả tạo thời điểm tiêu chuẩn kỹ thuật Nhu cầu thực tế khả áp dụng: Cần có tiêu chuẩn kỹ thuật quốc gia quy trình tạo lập liệu đặc tả quy trình số hóa để áp dụng Việt Nam Tình hình và ngoài nước 2.1 Tình hình nước Lĩnh vực số hóa điểm nóng, số lượng tài liệu cần số hóa ngày nhiều Theo đạo Chính phủ, năm 2013 số ban ngành, đơn vị đứng đầu bắt đầu áp dụng số hóa cho kho tài liệu lưu trữ Các doanh nghiệp lớn lĩnh vực kiểm toán, ngân hàng, bảo hiểm quan tâm tới việc số hóa tài liệu lượng hồ sơ giấy tờ ngày tăng lên với số lượng lớn Ngồi cịn có đơn vị đặc thù Bộ công an, quân đội, trường học bắt đầu vào việc tư vấn, lập dự toán cho dự án số hóa tổng thể bao gồm phần mềm chuyên dụng cho đơn vị mình… Tại Việt nam có nhiều đơn vị doanh nghiệp, quan nhà nước đưa giải pháp quy trình số hóa riêng họ Do mục tiêu số hóa tài liệu khác nhau, mà đặt bước số hóa tài liệu khác phù hợp quan, tổ chức Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước đặt quy trình số hóa tài liệu lưu trữ gồm 12 bước theo Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21/10/2011 với yêu cầu phân loại ảnh lưu ảnh Nhưng với yêu cầu phổ thơng, q trình thực số hóa tài liệu lưu trữ giản đơn có bước là: Bước Nhận tài liệu lưu trữ lựa chọn để thực số hóa Việc lựa chọn cần thiết, khơng có quan, tổ chức lại số hóa lần kho lưu trữ Tiêu chuẩn để số hóa tùy thuộc vào mục tiêu chủ sở hữu tài liệu lưu trữ Ví dụ, số hóa để bảo hiểm tài liệu lưu trữ, tài liệu chọn phải tài liệu thuộc diện quý, theo quy định pháp luật Bước Chuẩn bị tài liệu Công việc bao gồm: - Lấy bìa cứng, ghim kẹp; làm phẳng trang tài liệu; Phân loại TL, tách riêng TL rách, hư hỏng, việc số hóa áp dụng cho hồ sơ lưu trữ dùng kỹ thuật scan tờ tài liệu Nếu việc số hóa tư liệu lưu trữ dạng đóng quyển, áp dụng cơng nghệ tiến Bookscan cho việc số hóa tài liệu lưu trữ Bước Scan thiết lập hệ thống ảnh; đặt tên file; đặt định dạng; đóng, ghim lại theo tổ chức tài liệu ban đầu; tạo siêu siêu liệu (metadata) Đây bước định để chuyển đổi tài liệu truyền thống sang tài liệu số hóa Danh mục tài liệu số hóa lập nhúng (gắn) tài liệu thông qua phần mềm ứng dụng tạo metadata Đồng thời, tài liệu đặt định dạng theo lựa chọn định trước Bước Kiểm tra chất lượng tài liệu số hóa làm lại ảnh khơng đạt yêu cầu Bước Nghiệm thu, bàn giao tài liệu lưu trữ Công việc bao gồm bàn giao tài liệu số hóa bàn giao tài liệu gốc Nếu tài liệu số hóa tài liệu lưu trữ Lưu trữ lich sử với văn khơng đóng hồ sơ, việc bàn giao phải kiểm tra chặt chẽ trang tài liệu để bảo đảm đầy đủ tài liệu ban đầu nhận bước Tại đơn vị khác quy trình số hóa thường gắn liền với thiết bị số hóa mà họ cung cấp, ví dụ ĐHQGHN số doanh nghiệp khác quy trình sử dụng cho quy trình số hóa: Hình Quy trình sử dụng thư viện ĐHQGHN và số doanh nghiệp tư nhân Hoặc bên số trường đại học, thư viện khác Hình Quy trình số hóa tài số thư viện tài Việt nam Hiện lĩnh vực số hóa ban ngành điểm nóng, theo đạo phủ Bộ Tài ngun Mơi trường ban hành thơng tư số 26/2014/TTBTNMT Quy trình định mức kinh tế kỹ thuật xây dựng sở liệu tài nguyên môi trường Dưới sơ đồ quy trình xây dựng sở liệu tài nguyên môi trường: Hình – Quy trình số hóa tài liệu Bộ Tài ngun và Mơi trường Việc xây dựng sở liệu tài nguyên môi trường dựa thông tin, liệu từ kết điều tra lĩnh vực tài nguyên môi trường kiểm tra, nghiệm thu lưu trữ quan chuyên môn theo hay nhiều khuôn dạng khác Các nội dung khảo sát, thu thập thông tin liệu thực theo qui định hành Quy trình chi tiết xây dựng CSDL tài ngun mơi trường 1.1 Rà sốt, phân tích nội dung thơng tin liệu 1.1.1 Rà sốt, phân loại thơng tin liệu - Mục đích Rà sốt, phân loại đánh giá chi tiết thông tin liệu phục vụ xây dựng sở liệu phù hợp với yêu cầu - Các bước thực + Rà soát, đánh giá phân loại chi tiết liệu chuẩn hóa chưa chuẩn hóa + Chuẩn bị liệu mẫu - Sản phẩm + Báo cáo rà sốt, phân loại đánh giá thơng tin liệu + Bộ liệu mẫu 1.1.2 Phân tích nội dung thơng tin liệu - Mục đích Phân tích, xác định chi tiết thơng tin liệu phục vụ thiết kế lập dự toán xây dựng sở liệu - Các bước thực + Xác định danh mục CSDL + Xác định chi tiết thông tin cho ĐTQL + Xác định chi tiết quan hệ ĐTQL + Xác định chi tiết tài liệu quét tài liệu dạng giấy cần nhập vào CSDL từ bàn phím + Xác định khung danh mục liệu, liệu đặc tả sử dụng sở liệu + Xác định yếu tố ảnh hưởng đến việc xây dựng CSDL + Qui đổi đối tượng quản lý - Sản phẩm + Danh mục đối tượng quản lý thông tin chi tiết + Danh mục chi tiết tài liệu quét giấy cần nhập vào CSDL + Báo cáo qui định khung danh mục liệu, liệu đặc tả + Báo cáo qui đổi đối tượng quản lý 1.2 Thiết kế mơ hình sở liệu được, dùng để tạo đặc tả cú pháp phần tử đơn giản lược đồ mã hóa Tuy nhiên vài mơi trường, HTML, không phân biệt dạng chữ hoa chữ thường việc tuân thủ quy ước tên phần tử cách tốt nhằm tránh xung đột liệu đặc tả trích dẫn chuyển đổi sang mơi trường có phân biệt chữ hoa, chữ thường, XML (Ngôn ngữ đánh dấu mở rộng) Mỗi phần tử tùy chọn lặp lại Các phần tử liệu đặc tả xuất thứ tự Việc xếp theo thứ tự số lần xuất phần tử (ví dụ: tác giả) có ý nghĩa nhà cung cấp, không đảm bảo phần tử trì hệ thống Để thúc đẩy tính tương tác tồn cầu, số mơ tả phần tử nên có từ điển giá trị phần tử tương ứng Điều giả định từ vựng kiểm soát khác phát triển tính tương tác miền cục Các phần tử gồm có: Tiêu đề: Tên đặt cho tài nguyên Thơng thường, Tiêu đề hiểu tên thức tài nguyên Tác giả: Một thực thể trách nhiệm tạo nội dung cho tài nguyên Thông thường, tên tác giả nên sử dụng để định danh thực thể Chủ đề: Một chủ điểm nội dung tài nguyên Thông thường, Chủ đề thể từ khóa, cụm từ khóa, mã phân loại mơ tả chủ điểm tài nguyên Cách tốt khuyến cáo lựa chọn giá trị từ từ vựng kiểm soát hay từ lược đồ phân loại thức Mơ tả: Mơ tả nội dung tài ngun Các ví dụ mơ tả bao gồm, khơng vậy, tóm tắt, mục lục, tham chiếu đến nội dung tài liệu đồ họa, văn Nhà phát hành: Thực thể có trách nhiệm tạo tài nguyên thông tin sẵn sàng để sử dụng Thông thường, tên nhà phát hành nên sử dụng để thực thể Người đóng góp: Thực thể có trách nhiệm đóng góp vào nội dung tài ngun thơng tin Thơng thường, tên người đóng góp nên sử dụng để thực thể Ngày tháng: Ngày tháng kiện vòng đời tài nguyên Thông thường, Ngày tháng ngày tạo tài nguyên ngày tài nguyên sẵn sàng sử dụng Cách tốt khuyến cáo việc mã hóa giá trị ngày tháng xác định hồ sơ theo TCVN ISO 8601:2004 [W3CDTF] bao gồm ngày tháng theo dạng YYYY-MM-DD Kiểu: Bản chất dạng nội dung tài nguyên Kiểu bao gồm thuật ngữ mô tả danh mục phân loại chung, chức năng, dạng mức kết hợp nội 10 dung Cách tốt khuyến cáo để chọn giá trị từ từ vựng kiểm soát (ví dụ, từ vựng kiểu DCMI [DCT]) Để mơ tả biểu thị dạng vật lý dạng số tài nguyên, sử dụng phần tử định dạng Định dạng: Biểu thị dạng vật lý số tài nguyên Thông thường, định dạng bao gồm kiểu phương tiện kích cỡ tài nguyên Định dạng sử dụng để định danh phần mềm, phần cứng, 34 thiết bị cần thiết khác dùng cho việc điều hành hiển thị Các ví dụ kích thước bao gồm kích cỡ khoảng thời gian Cách tốt khuyến cáo lựa chọn giá trị từ từ vựng kiểm sốt (ví dụ, danh sách kiểu phương tiện Internet (Internet Media Types [MIME]) định nghĩa định dạng mơi trường máy tính) 10 Thẻ định danh: Tham chiếu đến tài nguyên thông tin ngữ cảnh cụ thể Cách tốt khuyến cáo định danh tài nguyên chuỗi số phù hợp với hệ thống định danh thức Hệ thống định danh thức bao gồm khơng hạn chế thẻ định danh tài nguyên thông tin thống (URI) (gồm người quy định tài nguyên thống (URL), thẻ định danh đối tượng dạng số (DOI), mã số sách tiêu chuẩn quốc tế ( (ISBN)) 11 Nguồn: Tham chiếu đến tài nguyên tài nguyên tạo Tài nguyên lấy từ toàn phần tài nguyên gốc Cách tốt khuyến cáo định danh tài nguyên tham chiếu chuỗi số phù hợp với hệ thống định danh thức 12 Ngôn ngữ: Ngôn ngữ mô tả nội dung tri thức tài nguyên Cách tốt sử dụng RFC 3066 kết hợp với ISO 639 [ISO639], định nghĩa thẻ ngơn ngữ gồm hai ba chữ với thẻ nhỏ tùy chọn 13 Quan hệ: Tham chiếu đến tài nguyên có liên quan Cách tốt khuyến cáo định danh tài nguyên tham chiếu chuỗi số phù hợp với hệ thống định danh thức 3.1.7 Các liệu đặc tả theo tiêu chuẩn ISO 23081 ISO 23081 lập khuôn khổ cho việc tạo, quản lý sử dụng liệu đặc tả quản lý hồ sơ giải thích nguyên tắc chi phối chúng Tiêu chuẩn hướng dẫn để hiểu biết, thực sử dụng liệu đặc tả khuôn khổ ISO 15489 Nó đề cập đến liên quan liệu đặc tả quản lý hồ sơ trình kinh doanh vai trị loại liệu đặc tả khác để hỗ trợ quy trình quản lý kinh doanh hồ sơ Nó đặt khuôn khổ để quản lý liệu đặc tả Tiêu chuẩn bao gồm nguyên tắc làm tảng chi phối liệu đặc tả quản lý hồ sơ Những nguyên tắc áp dụng cho: - Các hồ sơ liệu đặc tả chúng - Tất trình ảnh hưởng đến chúng - Tất hệ thống mà chúng cư trú - Bất kỳ tổ chức có trách nhiệm quản lý chúng Quản lý liệu đặc tả phần tách rời quản lý hồ sơ, phục vụ loạt chức mục đích Trong bối cảnh quản lý hồ sơ, liệu đặc tả định nghĩa liệu mô tả bối cảnh, nội dung cấu trúc hồ sơ quản lý chúng thông qua thời 35 gian Như vậy, liệu đặc tả thông tin có cấu trúc bán cấu trúc cho phép sáng tạo, đăng ký, phân loại, truy cập, bảo quản huỷ bỏ hồ sơ qua thời gian lĩnh vực Mỗi lĩnh vực đại diện cho tài sản trí tuệ, hoạt động xã hội tổ chức với nhóm đặc biệt hạn chế người chia sẻ giá trị kiến thức định Dữ liệu đặc tả quản lý hồ sơ sử dụng để xác định, xác thực bối cảnh hồ sơ tác nhân, quy trình hệ thống tạo, quản lý, trì sử dụng chúng sách chi phối chúng Ban đầu, liệu đặc tả xác định ghi thời điểm nắm bắt, sửa chữa ghi bối cảnh kinh doanh thiết lập kiểm soát quản lý Trong tồn hồ sơ tổ hợp chúng, lớp liệu đặc tả thêm vào mục đích sử dụng bối cảnh kinh doanh sử dụng khác Điều có nghĩa liệu đặc tả tiếp tục tích luỹ, theo thời gian, thông tin liên quan đến bối cảnh quản lý hồ sơ quy trình kinh doanh, hồ sơ sử dụng liên quan đến thay đổi cấu trúc để ghi lại xuất Dữ liệu đặc tả nguồn gốc tái sử dụng nhiều hệ thống đa mục đích Dữ liệu đặc tả áp dụng cho hồ sơ vịng đời chúng tiếp tục áp dụng chúng khơng cịn u cầu cho mục đích kinh doanh giữ lại để nghiên cứu giá trị khác Dữ liệu đặc tả đảm bảo tính xác thực, độ tin cậy, khả sử dụng tính tồn vẹn theo thời gian cho phép quản lý hiểu biết đối tượng thông tin, dù vật lý, tương tự kỹ thuật số Tuy nhiên, liệu đặc tả cần phải quản lý Quản lý hồ sơ luôn liên quan đến việc quản lý liệu đặc tả Tuy nhiên, môi trường kỹ thuật số địi hỏi phải có biểu khác yêu cầu truyền thống chế khác để xác định, chụp, gán sử dụng liệu đặc tả Trong môi trường kỹ thuật số, hồ sơ có thẩm quyền ln kèm với liệu đặc tả xác định đặc tính quan trọng chúng Những đặc điểm phải ghi nhận cách rõ ràng tiềm ẩn số quy trình giấy Trong mơi trường kỹ thuật số, điều cần thiết để đảm bảo việc tạo lập nắm bắt liệu đặc tả quản lý hồ sơ thực hệ thống tạo lập, nắm bắt quản lý hồ sơ Ngược lại, môi trường kỹ thuật số thể hội để xác định tạo liệu đặc tả phản ánh hồ sơ Những hồ sơ chứng giao dịch thân giao dịch Dữ liệu đặc tả hỗ trợ quản lý hồ sơ kinh doanh có mục đích: 36 - Bảo vệ hồ sơ làm chứng đảm bảo khả tiếp cận khả sử dụng chúng thông qua thời gian; - Tạo điều kiện cho khả hiểu hồ sơ; - Hỗ trợ đảm bảo giá trị chứng hồ sơ; - Giúp đảm bảo tính xác thực, độ tin cậy tính tồn vẹn hồ sơ; - Hỗ trợ quản lý truy cập, bảo mật quyền; - Hỗ trợ phục hồi hiệu quả; - Hỗ trợ chiến lược hoạt động tương tác cách cho phép thu nhận ghi tạo môi trường kỹ thuật kinh doanh đa dạng; - Cung cấp liên kết hợp lý hồ sơ bối cảnh sáng tạo chúng trì chúng cách thức có cấu trúc, đáng tin cậy có ý nghĩa; - Hỗ trợ việc xác định mơi trường cơng nghệ, hồ sơ kỹ thuật số tạo nắm bắt quản lý mơi trường cơng nghệ, chúng trì theo thứ tự hồ sơ xác thực chép; - Hỗ trợ hiệu thành công di chuyển ghi từ môi trường đến môi trường khác Tiêu chuẩn ISO 23081 cung cấp nhân tố cho liệu đặc tả để quản lý hồ sơ tổ chức, mơ hình khái niệm cho liệu đặc tả phần tử cấp cao loại liệu đặc tả chung phù hợp với môi trường hồ sơ bao gồm, tài liệu hay việc triển khai quản lý lưu trữ hồ sơ Nó định nghĩa loại liệu đặc tả chung cho thực thể hồ sơ thực thể khác cần thiết cho việc quản lý tài liệu hiểu ngữ cảnh hồ sơ Tiêu chuẩn xác định số lượng tối thiểu tổ hợp u cầu cho mục đích tương thích Các mơ hình loại liệu đặc tả chung nêu ISO 23081 chủ yếu tập trung vào thực thể hồ sơ Tuy nhiên, chúng có liên quan đến đối tượng khác Tiêu chuẩn xác định kiểu chung liệu đặc tả yêu cầu để thực yêu cầu quản lý hồ sơ Cách tiếp cận cung cấp cho tổ chức với linh hoạt để chọn liệu đặc tả cụ thể để đáp ứng yêu cầu kinh doanh, để quản lý hồ sơ yêu cầu Nó cung cấp sơ đồ để xác định yếu tố liệu đặc tả định nghĩa thực cụ thể liệu đặc tả áp dụng cho tổ hợp thực thể Nó thừa nhận thực thể tồn lớp khác tổ hợp Nó định nghĩa loại liệu đặc tả chung dự kiến áp dụng tất lớp tổ hợp, 37 cảnh báo người thực yếu tố liệu đặc tả cụ thể mà áp dụng lớp cụ thể tổ hợp Tiêu chuẩn ISO 23081 thiết lập khuôn khổ để xác định yếu tố liệu đặc tả phù hợp với nguyên tắc quản lý lưu trữ liệu Mục đích khn khổ là: - Cho phép mô tả tiêu chuẩn hóa hồ sơ tổ chức theo ngữ cảnh hồ sơ, - Cung cấp hiểu biết chung điểm cố định tập hợp phép khả tương tác hồ sơ thông tin liên quan đến hồ sơ tổ chức - Cho phép tái sử dụng tiêu chuẩn liệu đặc tả để quản lý hồ sơ theo thời gian, không gian ứng dụng Nó tiếp tục xác định số điểm định cần phải giải tài liệu phép thực liệu đặc tả để quản lý hồ sơ Nó nhằm mục đích: - Xác định vấn đề cần giải việc thực liệu đặc tả để quản lý hồ sơ, - Xác định giải thích lựa chọn khác để giải vấn đề, - Xác định cách khác để đưa định tùy chọn việc thực liệu đặc tả để quản lý hồ sơ lựa chọn Hệ thống thiết kế để quản lý hồ sơ yêu cầu liệu đặc tả để hỗ trợ quy trình quản lý lưu trữ hồ sơ Một ứng dụng liệu đặc tả đại diện cho thực thể từ môi trường kinh doanh hệ thống kinh doanh Các thực thể hỗ trợ đối chiếu hồ sơ để hiểu môi trường kinh doanh chúng lúc nằm đơi tượng hưu hình Hình mơ hình thực sau: - Thực thể hồ sơ (các đơn vị tài liệu hay tổ hợp hồ sơ khác) - Thực thể tác nhân (người tổ chức môi trường kinh doanh) - Thực thể kinh doanh (các giao dịch kinh doanh) 3.1.8 Các liệu đặc tả theo tiêu chuẩn tiêu chuẩn Australia Tại Australia, tiêu chuẩn liệu đặc tả công tác văn thư Cục Lưu trữ quốc gia Australia biên soạn áp dụng cho quan nhà nước: hướng dẫn mô tả chi tiết 26 thuộc tính 44 thuộc tính liệu đặc tả Tiêu chuẩn phiên sửa đổi hoàn toàn Tiêu chuẩn liệu đặc tả Lưu trữ hồ sơ cho quan Khối liên hiệp Thịnh vượng chung phiên 1.0 (RMSCA), xuất Cục lưu trữ quốc gia vào năm 1999 Nó thiết kế để sử dụng 38 công cụ tham khảo cho nhà quản lý quan doanh nghiệp hồ sơ, nhân viên công nghệ thông tin nhà cung cấp phần mềm liên quan đến việc thiết kế, lựa chọn thực quản lý hồ sơ điện tử hệ thống kinh doanh Tại thời điểm phát hành tiêu chuẩn RMSCA năm 1999, cộng đồng lưu trữ hồ sơ Australia thiết lập khuôn khổ cấp cao nhằm tham chiếu, định chuẩn hóa tiêu chuẩn liệu đặc tả lưu trữ Dự án liệu đặc tả lưu trữ hồ sơ SPIRIT, đứng đầu trường đại học Monash phát triển phương pháp tiếp cận đa thực thể cho liệu đặc tả lưu trữ hồ sơ Cục Lưu trữ Quốc gia đối tác công nghiệp dự án Các kết dự án SPIRIT công bố trực tuyến vào năm 2000 Cục Lưu trữ Quốc gia phát hành tiêu chuẩn RMSCA vào năm 1999, trước kết thúc dự án SPIRIT yêu cầu rõ ràng cho tiêu chuẩn liệu đặc tả lưu trữ hồ sơ để hướng dẫn quan Chính phủ Australia nhà cung cấp việc phát triển hệ thống quản lý hồ sơ điện tử Cụ thể hơn, tiêu chuẩn năm 1999 phù hợp với khuôn khổ dự án SPIRIT mục tiêu để phát hành phiên tiêu chuẩn với cách tiêp cận đa thực thể Từ năm 2000, việc nghiên cứu liệu đặc tả cho lưu trữ hồ sơ tiếp tục cộng đồng ISO cộng đồng tiêu chuẩn Australia Công việc này, Cục Lưu trữ quốc gia có liên quan, đem đến kết tiêu chuẩn AS ISO 23081: Dữ liệu đặc tả cho hồ sơ – Nguyên tắc Dữ liệu đặc tả cho hồ sơ – Các vấn đề khái niệm thực Những tiêu chuẩn ISO dựa cách tiếp cận đa thực thể ảnh hưởng quan trọng đến việc phát triển phiên tiêu chuẩn lưu trữ Cần nhấn mạnh thêm phạm vi rộng cịn có tiêu chuẩn liệu đặc tả quan lưu trữ bang New South Wales biên soạn năm 2000, khu vực Nam Australia năm 2003 bang Queensland năm 2008 Tất tiêu chuẩn dựa việc tiếp cận mơ hình ba thực thể dự án SPIRIT Cục Lưu trữ quốc gia Australia phát triển dự thảo ban đầu Bộ tiêu chuẩn siêu liệu lưu trữ liệu Chính phủ Australia (AGRMS) Từ cuối năm 2007, Cục Lưu trữ quốc gia Australia phối hợp với Cục Lưu trữ New Zealand hoàn chỉnh Bộ tiêu chuẩn liệu đặc tả lưu trữ liệu Chính phủ Australia phiên 2.0 để đáp ứng với thông tin phản hồi từ bên liên quan hai vùng lãnh thổ AGRMS mô tả thông tin hồ sơ bối cảnh mà hồ sơ thu nhận sử dụng Đây thông tin mà Cục lưu trữ quốc gia đề nghị lấy hệ thống kinh doanh 39 sử dụng quan phủ Úc để tạo thu nhận hồ sơ Tiêu chuẩn phù hợp với tiêu chuẩn Australia quản lý hồ sơ (AS ISO 15489) liệu đặc tả cho hồ sơ (AS ISO 23081) Tiêu chuẩn khác với tiêu chuẩn trước dựa mơ hình đa thực thể, cho phép mơ tả năm thực thể riêng biệt: Hồ sơ, Tác nhân, Kinh doanh, Ủy quyền Quan hệ Nó định nghĩa cẩu trúc gồm 26 thuộc tính liệu đặc tả thêm 44 phụ thuộc tính sử dụng để mô tả thực thể Tiêu chuẩn thiết kế chủ yếu để sử dụng quản lý hồ sơ hệ thống kinh doanh điện tử Nhiều khái niệm áp dụng cho môi trường quản lý hồ sơ giấy truyền thống hồ sơ hỗn hợp sử dụng quan Tiêu chuẩn liên quan đến trình thiết kế vận hành hệ thống cơng nghệ thơng tin có việc tạo lập quản lý liệu, bao gồm hệ thống quản lý hồ sơ tài liệu điện tử (eDRMS) đánh giá hệ thống công nghệ thông tin để xác định quy tắc lưu trữ liệu Trọng tâm tiêu chuẩn kỹ thuật liệu đặc tả cần thiết cho trình quản lý liệu Dữ liệu đặc tả cấu trúc lưu trữ yêu cầu để bảo quản lâu dài hồ sơ điện tử Dữ liệu đặc tả lưu trữ liệu công cụ để nắm bắt quản lý hồ sơ đầy đủ xác Bộ tiêu chuẩn hướng dẫn trình bày chi tiết yêu cầu liệu đặc tả lưu trữ liệu tư vấn cho quan công quyền việc thực Dữ liệu đặc tả liệu mô tả nguồn thơng tin Nó cho phép người dùng tìm kiếm nguồn thông tin giúp họ xác định xem liệu thông tin đáp ứng nhu cầu họ Dữ liệu đặc tả hỗ trợ nhà quản lý người sử dụng hiểu, tải về, hiển thị, di chuyển, sử dụng, kiểm soát, phục hồi liệu thông tin 3.2 Lựa chọn tài liệu tiêu chuẩn Qua phân tích so sánh tiêu chuẩn Điều 3.1, nhu cầu mục tiêu dự án, nhóm soạn thảo lựa chọn phần nội dung tài liệu thu thập: ISO/TR 23081-1:2006, ISO 19104, ISO 19115 ISO/IEC 19775-1 Lựa chọn phần nội dung phù hợp với nhu cầu nội dung phần dự thảo Số hóa bùng nổ, thị trường cho lĩnh vực lớn tiềm Các doanh nghiệp quan nhà nước, thư viện, trường đại học… có giải pháp dịch vụ, quy trình cho việc số hóa tài liệu Tuy nhiên để hiệu 40 chuẩn xác việc xây dựng tiêu chuẩn quy trình số hóa việc làm cần thiết Quy trình số hóa cần tn theo tiêu chuẩn quốc tế đồng thời phải có điều chỉnh định để phù hợp với yêu cầu hoàn cảnh Việt Nam Sau rà soát, nghiên cứu tiêu chuẩn quốc tế quốc gia quy trinh số hóa văn chúng tối nhận thấy: Tại Việt Nam bước cho quy trình số hóa Cục Văn Thư Lưu Trữ đưa vào định số 176/QĐ – CVTLT, đề cập tới 12 bước Tuy nhiên Việt Nam chưa có ban hành Tiêu Chuẩn Việt Nam cho Quy Trình Số Hóa văn Qua phân tích so sánh tiêu chuẩn Điều 3.1, nhu cầu mục tiêu dự án, nhóm soạn thảo lựa chọn phần nội dung tài liệu thu thập: ISO 19115-2:2009, ISO/TR 13028:2010, Digiitization standard process num A000015, Thông tư số 26/2014/TT-BTNMT Lựa chọn phần nội dung phù hợp với nhu cầu nội dung phần dự thảo Cụ thể sau: — Về khung sườn quy trình số hóa liệu: tham khảo ISO 13028 : 2010 Information and documentation - Implementation guidelines for digitization of records (Thông tin tư liệu – Hướng dẫn thực số hóa ghi); — Về bước tổ chức, thực hiện: tham khảo Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21/10/2011 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước đặt quy trình số hóa tài liệu lưu trữ; Thơng tư số 26/2014/TT-BTNMT Quy trình định mức kinh tế kỹ thuật xây dựng sở liệu tài ngun mơi trường; quy trình số hóa “Digitization standard process num A000015 xuất ngày 23-04-2013” Chính phủ Alberta; — Về điều kiện, yêu cầu kỹ thuật: tham khảo - ISO 19115-1:2014 Geographic information Metadata Part 1: Fundamentals (Thông tin địa lý – Dữ liệu đặc tả – Phần 1: Nguyên tắc bản) ISO 19115-2:2009 Geographic information Metadata Part 2: Extensions for imagery and gridded data (Thông tin địa lý – Dữ liệu đặc tả – Phần 2: Mở rộng đổi với liệu ảnh liệu lưới) Tiêu chuẩn xây dựng đảm bảo phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế 41 3.3 Hình thức xây dựng tiêu chuẩn Tiêu chuẩn xây dựng theo phương pháp chấp thuận áp dụng quy định kỹ thuật tiêu chuẩn quốc tế Nội dung tiêu chuẩn quốc tế chuyển thành nội dung Tiêu chuẩn kỹ thuật quốc gia, có thay đổi bố cục hình thức trình bày cho phù hợp với hướng dẫn xây dựng quy chuẩn kỹ thuật theo thông tư 03/2011/TT-BTTTT “Quy định hoạt động xây dựng quy chuẩn kỹ thuật quốc gia tiêu chuẩn quốc gia thuộc Bộ Thông tin Truyền thông” 3.4 Phương pháp xây dựng tiêu chuẩn − Thông tư 03/2011/TT-BTTTT “Quy định hoạt động xây dựng quy chuẩn kỹ thuật quốc gia tiêu chuẩn quốc gia thuộc Bộ Thông tin Truyền thông” Bộ Thông tin Truyền thông ban hành ngày 04/01/2011 − Mức độ tương đương: tham khảo − Phương pháp chấp nhận: xuất lại (biên dịch) có sửa đổi Nội dung tiêu chuẩn 4.1 Tên gọi tiêu chuẩn TIÊU CHUẨN KỸ THUẬT VỀ QUY TRÌNH TẠO LẬP DỮ LIỆU SỐ 2D (SỐ HÓA, TẠO LẬP METADATA CẤU TRÚC TRONG, METADATA MÔ TẢ DỮ LIỆU) - QUY TRÌNH TẠO LẬP DỮ LIỆU ĐẶC TẢ 42 4.2 Bố cục tiêu chuẩn Dự thảo tiêu chuẩn bao gồm phần sau: Lời nói đầu Phạm vi áp dụng Tài liệu viện dẫn Thuật ngữ, Định nghĩa Quy trình số hóa Lên kế hoạch Thiết kế mơ hình thử nghiệm Tạo lập liệu 2D Biên tập liệu 2D Lập mục liệu đặc tả 10 11 Kiểm tra sản phẩm Ghi nhật ký 12 Dữ liệu đặc tả quy trình số hóa 13 Quy trình thiết lập liệu đặc tả cho liệu 2D 13.1 Ước lượng yêu cầu phân tích nội dung đối tượng 13.2 Biên tập yêu cầu chức liệu đặc tả 13.3 Thiết lập hệ thống liệu đặc tả 13.4 Xây dựng dịch vụ đánh giá 14 Lập danh mục liệt kê liệu đặc tả cho liệu 2D 15 Dữ liệu đặc tả cho đối tượng 2D 15.1 Điểm (Point) 15.2 Đường (line) 15.3 Cung tròn (Arc) 15.4 Đường tròn (Circle) 15.5 Dạng đĩa (Disk) 16 Dữ liệu đặc tả mô tả đối tượng 2D Phụ lục A (tham khảo) Dữ liệu đặc tả mô tả dạng ảnh 43 Phụ lục B Khuyến nghị đặt tên siêu liệu tập tin Phụ lục C Kiến nghị kiểm soát chất lượng Phụ lục D Các kỹ yêu cầu nhân viên Thư mục tài liệu tham khảo 4.3 Bảng đối chiếu nội dụng dự thảo và tài liệu tham khảo Dự thảo TCVN ISO/TR 13028:20 10 ISO 191152:2008 Digitizati on Standard Process num A000015 QT CSDL Bộ TNMT ISO/TR 230811:2006; ISO 19104 ISO/IEC 19775-1 Sửa đổi bổ sung Phạm vi áp dụng Tự xây dựng Tài liệu viện dẫn Tự xây dựng Thuật ngữ định nghĩa 2.2 Definition s of Terms Quy trình số hóa Tự xây dựng Lên 6.2Planni kế ng hoạch processes Thiết kế mơ hình thử nghiệ m Chấp nhận có sửa đổi chọn lọc Nondigital source record preparatio n Thiết kế mơ hình 44 Dự thảo TCVN Tạo lập liệu 2D ISO/TR 13028:20 10 ISO 191152:2008 Digitizati on Standard Process num A000015 QT CSDL Bộ TNMT ISO/TR 230811:2006; ISO 19104 ISO/IEC 19775-1 Sửa đổi bổ sung Tổng hợp điều chỉnh cho phù hợp 6.2.2 Image Selection capture of a and digitization recapture approach Preparatio 6.2.3 n Selection of of Original technical specificati Document ons s 6.2.4 Equipment and software 6.2.5 Enhancem ent technicque s Biên tập liệu 2D 2.5 Biên tập liệu 2D 45 Thay đổi cho phù hợp yêu cầu Dự thảo TCVN ISO/TR 13028:20 10 ISO 191152:2008 Lập mục – Dữ liệu đặc tả 6.3.4: Metadata 6.3.4.2: Imagelever metadata Metadata Digitizati on Standard Process num A000015 QT CSDL Bộ TNMT ISO/TR 230811:2006; ISO 19104 ISO/IEC 19775-1 Sửa đổi bổ sung Indexing and metadata 6.3.4.2: Businesspr ocess digitization metadata cosideratio ns 6.3.4.3: Digitizatio n projects metadata cosideratio ns 10 Kiểm tra sản phẩm 11 Ghi nhật ký 6.3.2: Digitized records managem ent 6.3.5: Quality control 8: Records Managem ent Requirem ents 9: Quality control 6.2.5.5: Storage media 2.6 Kiểm tra sản phẩm 10 Logging 46 Tổng hợp điều chỉnh cho phù hợp Thư mục tài liệu tham khảo Tài liệu Việt Nam TCVN 5453:2009: Thông tin tư liệu Từ vựng TCVN 7420-1:2004: Thông tin tư liệu Quản lý hồ sơ Phần 1: Tổng quát chung TCVN 7420-2:2004: Thông tin tư liệu Quản lý hồ sơ Phần 2: Hướng dẫn Tài liệu nước [1] ISO/TR 13028:2010, Information and documentation — Implementation guidelines for digitization of records (Thông tin tài liệu - hướng dẫn thực cho việc số hóa hồ sơ) [2] ISO/TR 15489-1:2001, Information and documentation — Records management — Part 1: General (Thông tin tài liệu – Quản lý hồ sơ - Phần 1: Tổng quát) [3] ISO/TR 15489-2:2001, Information and documentation — Records management — Part 2: Guidelines (Thông tin tài liệu – Quản lý hồ sơ - Phần 2: Hướng dẫn) [4] ISO/TR 23081-1:2006, Information and documentation — Records management processes — Metadata for records — Part 1: Principles (Thông tin tài liệu - Quy trình quản lý hồ sơ - Siêu liệu cho hồ sơ - Phần 1: Nguyên tắc) [5] ISO 23081-2:2009, Information and documentation — Managing metadata for records — Part 2: Conceptual and implementation issues (Thông tin tài liệu - Quản lý siêu liệu cho hồ sơ - Phần 2: Những vấn đề khái niệm thực hiện) [6] ISO/TR 15801:2009, Document management — Information stored electronically — Recommendations for trustworthiness and reliability (Quản lý tài liệu - Thông tin lưu trữ điện tử - Khuyến nghị cho tin cậy độ tin cậy) [7] ISO 29861:2009, Document management applications — Quality control for scanning office documents in colour (Ứng dụng quản lý tài liệu - Kiểm soát chất lượng cho tài liệu văn phòng quét màu) [8] IEC 82045-2:2004, Document management — Part 2: Metadata elements and information reference model (Quản lý tài liệu - Phần 2: Nguyên tố Siêu liệu mơ hình tham khảo thơng tin) 47 [9] Digitization standard process num A000015 (Quy trình tiêu chuẩn số hóa A000015) [10] Digitization Technical Requirements Standard A000013 (Yêu cầu tiêu chuẩn kỹ thuật số hóa A0000013) [11] CAN/CGSB-72.11-93ISO 19115-1:2014 Geographic information Metadata -Part 1: Fundamentals ISO 19115-2:2009 Geographic information Metadata Part 2: Extensions for imagery and gridded data ISO/TR 13028:2010 Information and documentation - Implementation guidelines for digitization of records Digitization standard process num A000015, 01-03-2013 Government of Alberta - 48 ... dung tiêu chuẩn 4.1 Tên gọi tiêu chuẩn TIÊU CHUẨN KỸ THUẬT VỀ QUY TRÌNH TẠO LẬP DỮ LIỆU SỐ 2D (SỐ HÓA, TẠO LẬP METADATA CẤU TRÚC TRONG, METADATA MƠ TẢ DỮ LIỆU) - QUY TRÌNH TẠO LẬP DỮ LIỆU ĐẶC TẢ... THUYẾT MINH TIÊU CHUẨN CÔNG NGHỆ THƠNG TIN- QUY TRÌNH TẠO LẬP DỮ LIỆU SỐ 2D (SỐ HĨA, TẠO LẬP METADATA CẤU TRÚC TRONG, METADATA MƠ TẢ DỮ LIỆU) Giới thiệu 1.1 Tên gọi tiêu chuẩn Việt Nam CƠNG NGHỆ... THƠNG TIN- QUY TRÌNH TẠO LẬP DỮ LIỆU SỐ 2D (SỐ HÓA, TẠO LẬP METADATA CẤU TRÚC TRONG, METADATA MÔ TẢ DỮ LIỆU) 1.2 Ký hiệu TCVN TCVN XXXX:201X 1.3 Mục đích chung Đáp ứng mục tiêu dự án “Xây dựng chuẩn