Quản lý thời gian cá nhân dành cho người quản lý bận rộn

COOPERATION SWITZERLAND-VIETNAM HỢP TÁ C VIỆT NAM-THỤY SỸ TRUNG TÂ M PHỔ BIẾN KIẾN THỨC Quản lý thời gian Dựa theo “Quản lý thời gian” Polly Bird, “Quản lý thời gian cá nhân dành cho nhà quản lý bận rộn” Gerard M.Blair tài liệu trường Đại học Florida QUẢN LÝ THỜI GIAN Tất người trái đất - Bill Gates, Bill Clinton bạn - có quỹ thời gian giống Theo chuyên gia Quản lý Thời gian, dành 50% thời gian để xử lý thơng tin 80% lượng thơng tin khơng có giá trị Do vậy, vấn đề có thời gian mà cách sử dụng Điểm mấu chốt làm sử dụng thời gian cách có hiệu Trong tài liệu này, bạn học số lời khuyên hướng dẫn làm để quản lý thời gian hiệu quả, làm nhiều việc với lượng thời gian dành thêm thời gian cho thân gia đình 1.Quản lý thời gian gì? “Quản lý Thời gian hành động kiểm soát kiện trọng tâm Quản lý Thời gian thân bạn.” Quản lý Thời gian không đơn vấn đề thời gian; quản lý thân bạn mối liên hệ với thời gian Điều có nghĩa phải thay đổi thói quen hoạt động làm lãng phí thời gian Đó việc sẵn sàng thử nghiệm phương pháp ý tưởng khác nhau, cho phép bạn tìm cách tốt để sử dụng tối đa quỹ thời gian Quản lý thời gian cải thiện khía cạnh cơng việc bạn: • Hiệu – có tác động rõ ràng tác động mong muốn • Năng suất – suất với thời gian lãng phí nỗ lực bỏ mức tổi thiểu • Dễ dàng – dường khơng cần nỗ lực; cách tự nhiên, dễ dàng 2.Cái ảnh hưởng đến Thời gian? Chúng ta cần thời gian cho việc Một số kiện hay hoạt động phụ thuộc vào bên hội họp, nghĩa vụ gia đình, cơng việc; số hoạt động khác tự kiểm sốt chuyện phiếm với đồng nghiệp, gọi điện thoại, làm việc riêng hay đơn “đi loanh quanh” 3.Nguyên tắc 80:20 Nguyên tắc 80:20 gọi nguyên tắc Pareto, cho thông thường 80% kết đạt cần đến 20% lượng thời gian tiêu tốn Điều có nghĩa 80% thời gian tiêu tốn dùng để đạt 20% kết lại Đây lãng phí thời gian ghê gớm?! Mặc dù tỷ lệ 80:20 công việc hàng ngày uôn bắt gặp tượng cân 4.Quản lý thời gian cá nhân Hậu việc không quản lý tốt thời gian bị lỡ hẹn, họp khơng đạt mục đích bị huỷ bỏ có cơng việc khác chen ngang, v.v Tình trạng làm cho thân bạn người khác thất vọng, căng thẳng thần kinh giảm hiệu làm việc Do phải chấm dứt tình trạng khơng quản lý thời gian Những vấn đề Quản lý Thời gian Cá nhân tóm tắt thành lời khuyên đây: Lập thứ tự ưu tiên công việc bạn; Hồn thành cơng việc từ lần đầu tiên; Khơng lãng phíthời gian; Giao cơng việc; Tránh chần chừ Lời khuyên thứ 1: Lập thứ tự ưu tiên cô ng việc bạn Tất nhà quản lý tốt công việc lập kế hoạch Công cụ lập kế hoạch đơn giản “danh sách việc cần làm” Điểm mấu chốt tập trung vào nhiệm vụ quan trọng việc nhỏ hồn thành nhằm tránh tình trạng bỏ sót Lập danh sách việc cần làm quan trọng bao gồm việc cần làm việc không cần làm để bạn ghi nhớ Trước hết, liệt kê tất công việc cần hoàn thành xếp chúng theo thứ tự quan trọng Bạn viết danh sách sổ tay cá nhân máy vi tính để bạn xem hàng ngày Danh sách cần sát với thực tế có q nhiều việc bạn nản chí Bảng 1: Ví dụ danh sách việc cần làm Mức độ ưu tiên 1 2 Cô ng việc Đọc tài liệu Quản lý thời gian Chuẩn bị tài liệu cho họp hàng tuần Trình báo cáo Đánh giá hoạt động nội Dự đám cưới cháu Đưa xe bảo dưỡng V.v Thời hạn hồn thành Phân loại Hơm Học tập Ngày mai Công việc Ngày mai Công việc 25/4 – 11:30 Tuần tới Việc riêng Việc riêng Một số công việc phải để sang ngày hơm sau bạn khơng hồn thành chúng vào cuối ngày hơm Trong trường hợp khơng gạch bỏ công việc khỏi danh sách bạn chưa hoàn thành chúng Chẳng hạn báo cáo cần ý kiến đóng góp từ người khác việc bạn để chúng danh sách giúp bạn kiểm tra tình hình góp ý phản hồi Nếu cơng việc cần ưu tiên cơng việc lớn chia thành nhiều việc nhỏ, làm giảm tình trạng q tải cơng việc Bảng danh sách điều cần nhớ lập thứ tự ưu tiên công việc bạn Bảng 2: Những điều cần nhớ Đừng làm tải danh sách – sát với thực tế! Sắp xếp thứ tự cô ng việc theo mức độ quan trọng Lập kế hoạch thời gian cho gián đoạn lỗi Lập kế hoạch thời gian cho cô ng việc lâu dài cho việc trước mắt Nguồn: Mind Tools, Inc Bước thứ lập thứ tự ưu tiên hỏi xem việc quan trọng việc cần làm gấp? Khi việc cần ta ý việc cần làm gấp Một việc quan trọng liên quan đến giá trị cốt lõi bạn động lực sống Khi đó, định rơi vào bốn trường hợp sau: Bảng 3: Ma trận thể mức cấp thiết / tầm quan trọng Cấp thiết Khô ng cấp thiết Quan trọng Phải làm ngay! Lên kế hoạch làm sau! Khơ ng quan trọng Giao cho làm sau! Không cần làm! Mặc dù Danh sách Những Việc Cần làm đơn giản hữu ích phương pháp tổ chức thân bạn cách giảm căng thẳng thần kinh Thơng thường, bạn có vấn đề tưởng chừng lớn đòi hỏi nhiều thời gian bạn bạn rơi vào trạng thái khơng kiểm sốt cảm thấy bị q tải với cơng việc Lời khun thứ 2: Hãy hồn thành cô ng việc từ lần 30% thời gian nhà quản lý dùng cho việc “giải tình khẩn cấp” giải vấn đề vấn đề Những vấn đề sai lầm mà nhà quản lý cấp mắc phải họ thực cơng việc Phương pháp để tránh mắc phải sai lầm nhận thấy nguyên nhân dẫn đến sai lầm sau giải nguyên nhân đó, xác định nên làm khơng nên làm để tránh tái phạm Một cách hữu ích bạn nên hỏi đồng nghiệp cấp xem việc bạn làm có gây thêm phức tạp cho công việc họ không Nhưng phải đảm bảo bạn không khiển trách họ họ trích việc Nếu cấp bạn đề xuất giải pháp bạn phải xem xét đề xuất Lợi ích phương pháp nhận tôn trọng tin tưởng từ đồng nghiệp cấp giải vấn đề công việc hàng ngày Điều hạn chế tối đa lượng thời gian dành cho công việc Một người quản lý tốt cần có khả phát dạng lỗi lầm có giải pháp đơn giản giải vấn đề Chẳng hạn, cấp gặp khó khăn để nhớ cách sử dụng máy photocopi bạn dán bảng hướng dẫn cách sử dụng gần máy phôtô để tránh nhiều thời gian phải giải thích cho người Nếu bạn tiết kiệm thời gian hàng ngày bạn sử dụng thời gian để làm thêm việc khác Phải đề mục tiêu hồn thành cơng việc từ lần đầu Điều không khiến cho công việc trở thành thách thức cho thân - làm cho công việc chán ngắt trở nên thú vị hơn, mà đẩy nhanh tốc độ thực tồn quy trình cơng việc Bạn thực cơng việc lần cách chuẩn bị trước Ví dụ bạn phải đọc tất tài liệu liên quan trước tham dự họp Lời khun thứ 3: Khơ ng lãng phí thời gian Khi đồng nghiệp hay cấp khơng hồn tồn hiểu mục đích cơng việc họ họ dành nhiều thời gian để tìm hiểu ý nghĩa việc họ làm Điều dẫn đến cơng việc thực khơng đúng, làm lãng phí thời gian Đó cần phải giải thích từ đầu mục đích, ý nghĩa quy trình thực cơng việc Đồng nghiệp cấp làm việc hiệu họ hiểu công việc giao cho họ Một cách khác để giảm thiểu lãng phí thời gian cắt giảm thời gian dành cho hội họp Bảng trình bày tóm tắt mẹo để đơn giản hoá họp (xem Tài liệu số 1: Điều hành Cuộc họp) Nếu bạn người tổ chức họp hay chủ tọa, bạn phải đảm bảo tất thứ sẵn sàng chuẩn bị trước họp bắt đầu Các họp cần lên kế hoạch trước để đồng nghiệp cấp rà sốt lại xử lý thơng tin chuẩn bị ý tưởng hay câu hỏi trước họp Điều đảm bảo họp thu nhiều kết Bảng 4: Lời khuyên để tổ chức họp Thơ ng báo trước mục đích họp Đưa định mức thời gian cho việc trả lời định Bám sát chương trình họp Kết thú c họp kế hoạch hành động Thực định Bạn cần dành thời gian để xếp giấy tờ bạn để bàn bỏ khơng cần thiết báo cũ, thảo báo cáo hồn chỉnh thơng tin khơng liên quan đến cơng việc bạn Bạn có nhìn tổng quát rõ ràng công việc đợi bạn cần bạn ý quan tâm Lời khuyên thứ 4: Biết cách giao cô ng việc Nếu bạn có việc mà cấp thực thay bạn tự làm, bạn nên hướng dẫn họ làm – sau đó, bạn cần dành thời gian để giám sát cơng việc; chắn bạn tốn thời gian nhiều so với bạn tự làm Vì mục tiêu cần đạt quản lý thời gian hiệu nên giao việc coi công cụ hữu ích số công cụ quản lý thời gian Mặc dù giao việc khơng thực tiết kiệm thời gian mục đích thực giao việc cho người phù hợp có khả thực hiệu Nếu bạn nhà quản lý dành nhiều thời gian giám sát cấp tốt bạn nên phân cơng cho người khác làm việc nhỏ trực điện thoại, xếp cơng văn, v.v Điều đòi hỏi bạn phải có tự tin niềm tin định, bạn phải để người trợ lý hồn thành cơng việc theo cách Sẽ hiệu nến gắn kết trách nhiệm với kỹ sở thích cá nhân người Lời khuyên thứ 5: Tránh chần chừ Chần chừ kế trì hỗn làm việc Quản lý thời gian gặp khó khăn người chần chừ Một số người chần chừ đơn giản họ khơng muốn làm việc Cơng việc đơn giản xếp tài liệu vào túi công việc bị chần chừ người thực sợ thất bại, thiếu thông tin đầy đủ cho cơng việc, thói quen xấu hay chí cơng việc tẻ nhạt Tác hại chần chừ công việc phải thực trì hỗn thường xun cuối bạn căng thẳng thời hạn hoàn thành đến gần Kết hợp lập thứ tự ưu tiên, tuân thủ thời hạn đặt kỷ luật cá nhân giúp bạn dễ dàng vượt qua thói quen chần chừ Một phương pháp khác chia nhỏ công việc tẻ nhạt thử thách thành cơng việc nhỏ dễ dàng hồn thành với thời hạn bắt đầu thực kết thúc công việc  ... gian dành thêm thời gian cho thân gia đình 1 .Quản lý thời gian gì? Quản lý Thời gian hành động kiểm soát kiện trọng tâm Quản lý Thời gian thân bạn.” Quản lý Thời gian không đơn vấn đề thời gian; ...QUẢN LÝ THỜI GIAN Tất người trái đất - Bill Gates, Bill Clinton bạn - có quỹ thời gian giống Theo chuyên gia Quản lý Thời gian, dành 50% thời gian để xử lý thơng tin 80% lượng... tượng cân 4 .Quản lý thời gian cá nhân Hậu việc không quản lý tốt thời gian bị lỡ hẹn, họp không đạt mục đích bị huỷ bỏ có cơng việc khác chen ngang, v.v Tình trạng làm cho thân bạn người khác