ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ TẠI UBND THỊ TRẤN TÂN YÊN, TỈNH TUYÊN QUANG.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN & TRUYỀN THÔNG KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ BÁO CÁO THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH ĐỀ TÀI:ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ TẠI UBND HUYỆN HÀM YÊN – TUYÊN QUANG Giáo viên hướng dẫn: Th.s Trần Thu Phương Sinh viên: Lớp: Nguyễn Mỹ Linh QTVP - K14B Thái Nguyên,năm 2018 MỤC LỤ MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH ẢNH DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT .4 LỜI NÓI ĐẦU .5 Chương 1: TỔNG QUAN VỀ TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG 1.1 Khái niệm, vai trò, yêu cầu trang thiết bị văn phòng .7 1.1.1 Khái niệm .7 1.1.2 Vai trò trang thiết bị văn phòng .7 1.1.3 Yêu cầu trang thiết bị văn phòng .8 1.2 Các loại trang thiết bị văn phòng 1.2.1 Thiết bị truyền thông 1.2.2 Thiết bị chụp, in ấn, hủy tài liệu 10 1.2.3 Các trang thiết bị văn phòng khác .10 1.3 Tổ chức quản lý sử dụng trang thiết bị văn phòng 11 1.3.1 Tổ chức quản lý trang thiết bị 11 1.3.2 Tổ chức sử dụng trang thiết bị .12 Chương 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN HÀM YÊN 14 2.1 Giới thiệu UBND huyện Hàm Yên 14 2.1.1 Vị trí địa lý 14 2.1.2 Diện tích dân số 15 2.1.3 Các đơn vị hành 15 2.2 Quy trình quản lý trang thiết bị văn phòng 18 2.3 Công tác quản lý trang thiết bị văn phòng huyện Hàm Yên 19 2.3.1 Thực trạng 19 Chương 3: ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL VÀO QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN HÀM YÊN .22 3.1 Đặt vấn đề 22 3.2 Giải vấn đề 22 3.3 Ứng dụng Microsoft Excel để quản lý trang thiết bị văn phòng 23 3.3.1 Giới thiệu Microsoft Excel 23 3.3.2 Các chức Microsoft Excel .25 3.3.3 Hình ảnh giao diện chức chương trình 29 KẾT LUẬN 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN 34 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 2.1: Bản đồ hành huyện Hàm n, tỉnh Tuyên Quang .14 Hình2.2: Sơ đồ cấu tổ chức cán UBND huyện Hàm Yên 15 Hình 3.1: Màn hình giao diện Excel 2010 25 Hình 3.2: Thơng báo nhắc nhở lưu trang tính 27 Hình 3.3: Chức xếp lọc liệu 28 Hình 3.4 Mơ tả chương trình quản lý khách hàng .29 Hình 3.5 Trang chủ giao diện quản lý trang thiết bị văn phòng 29 Hình 3.6 Giao diện mục thiết bị bổ sung 30 Hình 3.7 Giao diện mục thiết bị lý 30 Hình 3.8 Giao diện phần tổng hợp .31 Hình 3.9 Giao diện phần báo cáo 31 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Giải thích UBND Ủy ban nhân dân QTTB Quản trị thiết bị BLĐ Ban lãnh đạo VH-XH Văn hóa- Xã hội LỜI NĨI ĐẦU Ngày cơng nghệ thơng tin có bước phát triển mạnh mẽ lĩnh vực hoạt động Nó vào ngành với phương thức hoạt động hồn tồn mẻ, sáng tạo, nhanh chóng hiệu Việc ứng dụng công nghệ thông tin q trình làm việc giúp cho cơng tác quản lý dễ dàng hơn, nâng cao hiệu công việc, tiết kiệm thời gian công sức Trang thiết bị văn phòng thành phần khơng thể thiếu quan, tổ chức doanh nghiệp Nó có vai trò quan trọng việc hỗ trợ người, giúp nâng cao hiệu cơng việc văn phòng Thơng qua nghiệp vụ hành văn phòng trang thiết bị văn phòng sử dụng có hiệu góp phần xử lý cấp thơng tin cách nhanh chóng, cơng việc cải thiện chất lượng, dễ dàng cung cấp thông tin cho lãnh đạo Đồng thời trang thiết bị văn phòng góp phần làm giảm chi phí nhân lực  Lý chọn đề tài Trong xu toàn cầu hóa hội nhập ngày đòi hỏi quan, tổ chức, doanh nghiệp phải kịp thời ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào q trình quản lý để tiến độ công việc nhanh bắt kịp với phát triển đất nước & giới Mặc dù trang thiết bị văn phòng yếu tố thiếu quan khơng phải quan nào, tổ chức có cách quản lý trang thiết bị khoa học mà hiệu Việc ứng dụng phần mềm vào quản lý trang thiết bị giúp cho trình làm việc quan thuận tiện nhanh chóng Số lượng trang thiết bị quan tăng hay giảm, việc theo dõi, kiểm kê, tìm kiếm thuận lợi áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý Nhận thức điều với việc tìm hiểu thực tế địa phương sinh sống, em thấy việc áp dụng cơng nghệ thơng tin vào q trình quản lý trang thiết bị văn phòng địa phương em vấn đề cấp thiết nay.Vì em lựa chọn đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý trang thiết bị UBND huyện Hàm Yên – Tuyên Quang”  Mục đích đề tài Mục đích nghiên cứu đề tài ứng dụng công nghệ thông tin vào để xây dựng chương trình quản lý trang thiết bị văn phòng giúp cho việc quản lý trang thiết bị diễn cách nhanh chóng Cơng tác tìm kiếm thơng tin việc cập nhật thông tin trang thiết bị quan, tổ chức hay doanh nghiệp diễn cách nhanh nhất, thuận lợi  Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài phần mềm quản lý trang thiết bị văn phòng, cách thức xây dựng quản lý trang thiết bị, quy trình quản lý hình thức quản lý quan UBND huyện Hàm Yên Phạm vi nghiên cứu cơng tác quản lý trang thiết bị văn phòng UBND huyện Hàm Yên – tỉnh Tuyên Quang  Phương pháp nghiên cứu Đề tài nghiên cứu theo phương pháp:  Nghiên cứu tài liệu công tác quản lý trang thiết bị văn phòng  Khảo sát thực tế thu thập liệu công tác quản lý trang thiết bị quan  Trao đổi với cán trực tiếp quản lý trang thiết bị văn phòng quan để biết quy trình quản lý trang thiết bị văn phòng UBND huyện Hàm Yên – tỉnh Tuyên Quang  Bố cục đề tài Nội dung đề tài gồm có chương: Chương 1: Tổng quan trang thiết bị văn phòng Chương 2: Thực trạng quản lý trang thiết bị văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Hàm Yên Chương 3: Ứng dụng Microsoft Excel vào quản lý trang thết bị văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Hàm Yên Chương 1: TỔNG QUAN VỀ TRANG THIẾT BỊ VĂN PHỊNG 1.1 Khái niệm, vai trò, u cầu trang thiết bị văn phòng 1.1.1 Khái niệm Trang thiết bị văn phòng tổng thể nói chung máy móc, dụng cụ, phụ tùng cần thiết cho hoạt động văn phòng yếu tố hỗ trợ thay cho sức lao động thủ công cán nhân viên văn phòng để giúp họ hồn thành cơng việc cách nhanh chóng hiệu Trang thiết bị văn phòng yếu tố quan trọng giúp cho nhà lãnh đạo nhân viên văn phòng điều hành cơng việc cách thơng suốt, xử lý nhanh chóng, kịp thời, suất lao động nâng cao Trang thiết bị văn phòng tốt đầy đủ giúp cho công việc tiến hành thuận lợi mà góp phần giữ gìn sức khỏe cho nhân viên, giúp nhân viên làm việc lâu dài, chất lượng công tác đảm bảo Các loại trang thiết bị văn phòng phổ biến:  Thiết bị truyền thông: Máy điện thoại, máy fax, máy vi tính, máy ghi âm, máy tính cá nhân……  Các thiết bị chụp, in ấn, hủy tài liệu: Máy in, máy photocopy, máy scan, máy hủy tài liệu……  Các trang thiết bị khác: Bàn ghế, tủ, máy điều hòa nhiệt độ, quạt, đồ trang trí phòng làm việc… 1.1.2 Vai trò trang thiết bị văn phòng Trang thiết bị văn phòng máy móc, dụng cụ cần thiết phục vụ cơng tác văn phòng Các trang thiết bị văn phòng đóng vai trò quan trọng việc nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Bởi nhân viên văn phòng thơng qua nghiệp vụ hành văn phòng sử dụng trang thiết bị văn phòng để xử lý cung cấp thơng tin nhanh chóng, kịp thời xác nhằm nâng cao suất, công việc cải thiện chất lượng cung cấp nhiều thông tin cho lãnh đạo, đồng thời trang thiết bị văn phòng góp phần làm giảm chi phí nhân lực cộng với chi phí khác kèm theo Như biết cơng nghiệp hóa trang bị máy móc, thiết bị văn phòng nhằm làm giảm bớt lao động nặng nhọc Những cải tiến kĩ thuật trước hết nhằm vào khâu từ bàn máy chữ thường tiến lên máy chữ điện tử, từ bàn máy tính tiến lên máy tính điện dùng cho cơng việc kế toán… Đặc biệt, từ năm kỷ trước, khâu xử lý văn máy tính hỗ trợ liên tục tiến lên nay, máy vi tính thiết bị khơng thể thiếu q trình thực chức đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý văn phòng đại Đồng thời trang thiết bị văn phòng khác nhờ ứng dụng thành tựu khoa học kĩ thuật mà có sáng kiến, mẫu mà phù hợp với tùy loại công việc, vận dụng phù hợp cho nhóm đối tượng khác nhau, làm cho hiệu suất công việc nâng cao 1.1.3 Yêu cầu trang thiết bị văn phòng - Yêu cầu chung trang thiết bị văn phòng:  Tính kinh tế: phù hợp với thực tiễn quan( khối lượng cơng việc, chi phí mua, bảo trì, đào tạo nhân viên sử dụng…)  Tính tiện dụng: nhiều chức năng, dễ sử dụng  đại: đáp ứng u cầu ngày cao (nhanh chóng, kịp thời, xác) cơng việc văn phòng - u cầu người sử dụng:  Nắm công dụng, cách sử dụng loại thiết bị văn phòng thông thường  Thường xuyên bồi dưỡng kiến thức, sử dụng thiết bị văn phòng đại 1.2 Các loại trang thiết bị văn phòng 1.2.1 Thiết bị truyền thông  Máy ghi âm Dùng để ghi lại lời nói Hiện máy ghi âm văn phòng sử dụng rộng rãi nhiều quan xí nghiệp nhằm mục đích sau đây:  Ghi lại âm theo tiến trình buổi họp, hội nghị, phiên họp, lời phát biểu, báo cáo, giảng, định thông qua mà không cần phải ghi tốc ký  Ghi lại thông tin giao tiếp qua điện thoại để phục vụ việc soạn thảo văn  Khi sử dụng máy ghi âm, xuất lao động người đánh máy tăng 25 - 45% mức thời gian tiết kiệm người đọc lên tới 20% Thời gian thảo văn giảm - lần Cán quan sử dụng máy ghi âm tiết kiệm - phút cho trang viết tài liệu cần soạn thảo  Điện thoại Dùng để liên hệ giao dịch trực tiếp với người nghe Ngày có nhiều loại điện thoại khác như: điện thoại để bàn, điện thoại cầm tay (điện thoại di động) Đây thiết bị dùng để giúp cho hoạt động giao tiếp thuận lợi, thiết bị dùng phổ biến công sở, văn phòng Vì vậy, đòi hỏi người làm cơng tác văn phòng nói riêng cán bộ, cơng chức, viên chức nói chung phải rèn luyện kỹ giao tiếp qua điện thoại  Máy fax Là thiết bị có khả nhận diện ký tự theo màu trắng đen, màu đen màu có ký tự, màu trắng khơng có ký tự (hay khoảng trống) vẽ lại y gốc (từ máy gửi fax sang máy nhận fax) Ngoài cách gửi văn bản, tài liệu từ máy Fax sang máy Fax, Fax từ máy tính sang máy Fax (hệ điều hành Windows XP có hỗ trợ tính này)  Máy tính nối mạng Được thiết lập có từ máy vi tính trở lên kết nối với để chia sẻ tài nguyên: máy in, máy fax, tệp tin, liệu Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng mức độ đại hóa văn phòng ngành, lĩnh vực, địa phương, quan mà sử dụng mạng máy tính nối mạng diện rộng (WAN) mạng nội (LAN) để phục vụ nhu cầu chia sẻ, khai thác truyền nhận thông tin  Máy chụp ảnh Máy chụp ảnh sử dụng cơng tác văn phòng để ghi lưu lại hình ảnh hội nghị, họp, hội thảo kiện trọng đại quan, đơn vị Hiện nay, máy chụp ảnh tự động thiết bị văn phòng thơng dụng, bên cạnh có loại máy cơ, máy bán tự động… Thiết bị lưu kho:  Ưu điểm: Trong nhiều năm qua công tác quản lý trang thiết bị văn phòng UBND huyện Hàm n ln Đảng quyền địa phương quan tâm đạo thực để quản lý Công tác quản lý trang thiết bị văn phòng xã năm gần có nhiều chuyển biến tích cực, huyện mua trang thiết bị văn phòng đại góp phần đảm bảo tiến độ cơng việc quan Trang thiết bị UBND huyện quản lý theo cách truyền thống quản lý “Sổ theo dõi sở vật chất” cán văn phòng tổng hợp, thống kê chịu trách nhiệm  Nhược điểm: Mặc dù mua trang thiết bị đại phục vụ trình làm việc cho quan phần lớn cán quan chưa thành thạo công tác sử dụng trang thiết bị tin học Do quản lý theo cách truyền thống nên khó khăn việc tìm kiếm thơng tin, lọc, sửa chữa, nhập thêm thơng tin Đồng thời khó khăn việc bảo quản giám sát tình trạng trang thiết bị văn phòng quan gặp bất lợi có tra kiểm tra hay giám sát 20 2.3.2 Hướng phát triển Để khắc phục nhược điểm sở đôi với việc tiến hành cơng nghiệp hóa đại hóa đất nước góp phần đẩy nhanh tiến độ q trình làm việc, huyện cần phải có hướng như: - Cử cán nhân viên tới sở để nâng cao chuyên môn nghề nghiệp - Tăng cường công tác đào tạo cán phụ trách nhằm nâng cao lực chuyên môn nghiệp vụ quản lý trang thiết bị - Tích cực áp dụng cơng nghệ thơng tin vào quản lý trang thiết bị văn phòng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức nâng cao hiệu quản lý Xây dựng quy trình ứng dụng cộng nghệ thông tin vào quản lý trang thiết bị văn phòng Góp phần đẩy nhanh tiến độ quản lý quan - Đầu tư chi phí mua phần mềm để quản lý dùng phần mềm hữu ích miễn phí 21 Chương 3: ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL VÀO QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN HÀM YÊN 3.1 Đặt vấn đề Trong trình hoạt động quan hành nhà nước, trang thiết bị văn phòng thứ thiết yếu khơng thể thiếu nhằm phục vụ q trình làm việc quan, giúp công việc quan thực nhanh chóng đạt kết cao Trang thiết bị văn phòng giúp cho hoạt động quan liên tục thơng suốt, góp phần đảm bảo trình quản lý quan tốt Tuy nhiên trình sử dụng trang thiết bị tránh khỏi cố mát, hư hỏng…cần phải tổng hợp lưu kho để sửa chữa, lý mua sản phẩm Yêu cầu đặt phải có hệ thống quản lý liệu cho tất trang thiết bị văn phòng quan, thông tin trang thiết bị phải đầy đủ, xác, q trình tra cứu nhanh chóng, thân thiện dễ sử dụng… để góp phần nâng cao hiệu cơng tác văn phòng nói chung cơng tác quản lý trang thiết bị văn phòng nói riêng UBND huyện Hàm Yên đơn vị, quan, doanh nghiệp phạm vi nước 3.2 Giải vấn đề Để đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, đòi hỏi cần phải khắc phục đươc mặt hạn chế tồn công tác quản lý đặc biệt quản lý trang thiết bị văn phòng Xuất phát từ yêu cầu cấp thiết em xin đưa số hướng giải sau: - Xây dựng hệ thống chương trình lưu trữ, tra cứu nhanh thơng tin với độ xác, tin cậy cao thời gian nhanh Hệ thống chương trình dễ sử dụng, thân thiện với người dùng có tính bảo mật - Cung cấp nhanh chóng, đầy đủ, xác thơng tin theo yêu cầu cán quản lý, cấp lãnh đạo có liên quan 22 - Cần phải nâng cao trình độ chun mơn cho cán văn phòng UBND huyện Hàm Yên Cho cán quan tham gia khóa học tin học văn phòng để phục vụ cơng tác quản lý địa phương hiệu Góp phần khắc phục sai đọng, thiếu sót q trình quản lý - Cải thiện điều kiện bảo quản trang thiết bị văn phòng Nắm bắt trang thiết bị thời gian bảo hành hay trang thiết bị lưu kho, để đem bảo dưỡng sửa chữa để kịp thời thay thế, mua thiết bị Đảm bảo cho hoạt động quan thông suốt liên tục = > Với giải pháp em mong nâng cao hiệu quản lý trang thiết bị văn phòng UBND xã Thuận Thành Qua đảm bảo thông tin trang thiết bị, cung cấp nguồn thông tin cho hoạt động quản lý, điều hành ủy ban diễn liên tục 3.3 Ứng dụng Microsoft Excel để quản lý trang thiết bị văn phòng 3.3.1 Giới thiệu Microsoft Excel Microsoft Excel chương trình xử lý bảng tính nằm Microsoft Office hãng phần mềm Microsoft Cũng chương trình bảng tính Lotus 1-23, Quattro Pro… bảng tính Excel bao gồm nhiều ô tạo dòng cột, việc nhập liệu lập cơng thức tính tốn Excel có điểm tương tự, nhiên Excel có nhiều tính ưu việt có giao diện thân thiện với người dùng Excel phiên thứ Microsoft kể từ năm 1993 Trước đây, Microsoft giới thiệu phần mềm bảng tính gọi Multiplan vào năm 1982, phần mềm phổ biến hệ điều hành CP/M, MS-DOS khơng Điều thúc đẩy phát triển chương trình bảng tính mang tên Excel với hiệu "'do everything 1-2-3 does and it better'" Phiên Excel phát hành lần máy MAC năm 1985 Windows (đánh số 2.0 xếp ngang hành với MAC tích hợp với mơi trường run-time windows) vào tháng 11 năm 1987 Lotus 23 chậm việc phát hành 1-2-3 cho Windows cuối năm 1988, Excel bắt đầu bán nhiều so với 1-2-3 giúp Microsoft đạt vị trí hãng phát triển phần mềm hàng đầu Trung bình năm Microsoft lại mắt phiên Excel lần lâu Phiên thời Excel 12 hay gọi Microsoft Office Excel 2007 Gần đây, Excel trở thành mục tiêu vụ kiện Lý công ty khác bán gói phần mềm lấy tên "excel" cơng nghiệp tài trước Kết tranh cãi yêu cầu đối chiếu tất cà văn hồ sơ pháp lý phần mềm "Microsoft Excel" Tuy nhiên xử lý vụ việc người ta lờ Microsoft xử lý vấn đề họ mua nhãn hiệu chương trình khác Microsoft động viên người sử dụng kí tự XL cách viết tắt chương trình Trong tên chương trình tranh cãi biểu tượng mặc định chữ X màu xanh phần mở rộng Excel xls Excel cung cấp cho người sử dụng nhiều giao diện làm việc Tuy nhiên, chất chúng giống Excel chương trình cho phép người sử dụng thay đổi font, kiểu chữ hay hình dạng bảng tính, excel đồng thời gợi ý cho người sử dụng nhiều cách xử lý vấn đề thông minh Đặc biệt excel có khả đồ thị tốt Lần xuất gói Microsoft Office năm 1993 Microsoft Word Microsoft PowerPoint có giao diện giống với Excel Từ năm 1993, Excel bao gồm Visual Basic for Applications (viết tắt VBA) Một ngơn ngữ lập trình dựa tảng củaVisual Basic, thêm vào giúp tự động hóa task Excel cung cấp cho người dùng hàm tùy biến VBA chương trình hữu ích, phiên gần đây, bao gồm môi trường phát triển tổng hợp (IDE) Chức ghi lại đoạn Macro tạo đoạn mã VBA cho hành động có tính chất lặp lại người sử dụng, cho phép thao tác thơng dụng tự động hóa, VBA cho phép tạo bảng biểu điều kiện bên bảng tính để trực tiếp giao thơng với người sử dụng Ngôn ngữ hỗ trợ sử dụng (nhưng không tạo ra), DLL ActiveX (COM), phiên sau tăng thêm hỗ trợ dành cho module, cho phép sử dụng cơng nghệ lập trình hướng đối tượng 24 Những hàm tự động tạo VBA giúp Excel trở thành đối tượng cho virus macro Đây lỗi nghiêm trọng Office, nhà sản xuất phần mềm chống virus bắt đầu phát chúng Microsoft có biện pháp phòng ngừa cách sử dụng sai trái cách thêm vào chức năng: Hồn tồn bỏ tính Macro, kích hoạt macro mở workbook tin tưởng macro công nhận nguồn đáng tin Từ phiên 5.0 tới 9.0, Excel có trứng phục sinh, từ phiên 10 Microsoft có tính tốn để hạn chế chí xóa bỏ hẳn tính khơng cơng bố sản phẩm họ 3.3.2 Các chức Microsoft Excel Microsoft Excel ( gọi tắt excel) trình ứng dụng bảng tính Windows, thuộc cơng cụ văn phòng Microsoft Office Excel ứng dụng đa văn – nghĩa mở đồng thời nhiều cửa sổ văn Các thao tác Excel theo tiêu chuẩn Windows như: làm việc với cửa sổ, hộp đối thoại, hệ thống menu, sử dụng mouse, biểu tượng lệnh… Excel cài đặt cách độc lập, thông thường cài đặt MsOffice Excel ứng dụng bảng tính, cửa sổ văn Excel WorkBook, có gồm nhiều sheet – sheet bảng tính, biểu đồ macro bảng tính Các sheet độc lập phụ thuộc tùy thuộc vào tổ chức người sử dụng Khi lưu (save) WorkBook, Excel thự thêm phần đuôi XLS 25 Hình 3.1: Màn hình giao diện Excel 2010 Excel bao gồm chức chính:  Tính tốn, phân tích, tạo biểu đồ, lập báo cáo…trên liệu theo liệu dạng bảng hai chiều (mơ hình quan hệ)  Chia sẻ ứng dụng với các ứng dụng khác Các chức phần thực thông qua hàm thiết kế sẵn hàm người sử dụng tự tạo; phần khác thông qua công cụ tổ chức hệ thống menu biểu tượng lệnh  Khởi động thoát khỏi Excel Khởi động thoát khỏi Excel thực giống chương trình khác chạy môi trường Windown  Khởi động Excel bước sau:  Click biểu tượng chương trình Excel  Click tập tin văn Excel tạo  Chọn lệnh Start/Programs/Microsoft Excel  Thoát khỏi Excel  Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Alt+F4  Cách 2: Chọn lệnh File/Exit  Cách 3: Click chuột vào biểu tượng (close) phía góc bên phải cửa sổ làm việc Lưu ý: Trước thoát cần phải lưu tập tin làm việc vào đĩa, khơng bị liệu Tuy nhiên, bạn chưa lưu lại tập tin Excel thong báo trước 26 Hình 3.2: Thơng báo nhắc nhở lưu trang tính Save: Lưu liệu khỏi trình ứng dụng Don’t save: Thốt khỏi trình ứng dụng mà khơng lưu liệu Cancel: Hủy bỏ lệnh, trở trình ứng dụng Trong Excel, Workbook tập tin mà làm việc (tính tốn, vẽ đồ thị,…) lưu trữ liệu Vì workbook Một worksheet chứa 16 384 cột 048 576 dòng Các thành phần giao diện bản: The Quick Access toolbar: Đây công cụ giúp truy xuất nhanh vào câu lệnh thường xuyên sử dụng The Ribbon: Là thành phần chứa giao diện nhóm câu lệnh câu lệnh để thực thi tập hợp tác vụ Các câu lệnh tổ chức vào thẻ (Tab) khác The Formula Bar: Thanh công thức hiển thị nội dung ô liệu chọn người dung Thanh cho phép nhập công thức hay hàm xử lý liệu The Task Pane: Vùng xuất tương ứng với vài tùy chọn thao tác với câu lệnh Ribbon, di chuyển hay thay đổi kích thước vùng The Status Bar: Là vùng hiển thị số thong tin hữu ích trượt phóng to/ thu nhỏ hay trạng thái tùy chỉnh Sắp xếp lọc liệu Sort (Sắp xếp) Filter (lọc) tính cho phép bạn thao tác liệu bảng tính thiết lập dựa tiêu chuẩn - Sắp xếp: Để thực xếp theo chiều tăng dần hay giảm dần cột:  Đánh dấu ô muốn xếp  Kích nút Sort & Filter tab Home  Kích nút Sort Ascending (A-Z) hay Sort Descending (Z-A) 27 Hình 3.3: Chức xếp lọc liệu  Lọc liệu: Bộ lọc cho phép bạn hiển thị liệu mà đáp ứng tiêu chuẩn định Để sử dụng lọc:  Kích vào cột chọn cột chứa liệu mà bạn muốn lọc  Trên Tab Home, kích Sort & Fliter  Kích nút Filter Để khơng áp dụng lọc, kích nút Sort & Filter: Kích Clear  Muốn đổi tên sheet ta nhấn chuột phải vào sheet chọn Rename sau thay đổi tên theo ý bạn Cài đặt thuộc tính: chọn vùng tiêu đề bấm chọn thẻ Insert Ribbon – chọn Table Tích  vào dòng My table has headers tiêu đề bảng * Ứng dụng Microsoft Excel vào quản lý trang thiết bị văn phòng UBND huyện Hàm Yên 28 THIẾT BỊ BỔ SUNG MỚI BÁO CÁO THIẾT BỊ THANH LÝ TRANG CHỦ TỔNG HỢP Hình 3.4 Mơ tả chương trình quản lý khách hàng 3.3.3 Hình ảnh giao diện chức chương trình Giao diện chương trình Trang chủ thiết kế sheet Microsof Excel bao gồm có thẻ Các thẻ Hyperlink đến sheet khác Excel … có chức di chuyển, tìm kiếm thơng tin cách thuận lợi dễ sử dụng cho người dùng  Tạo giao diện quản lý trang thiết bị văn phòng UBND huyện Hàm Yên Trên “sheet” bạn đổi tên Trang chủ (bằng cách nhấn chuột phải vào sheet chọn Rename đổi tên) Hình 3.5 Trang chủ giao diện quản lý trang thiết bị văn phòng 29 - Trên trang “sheet 2” bạn đổi tên “Thiết bị bổ sung mới” Hình 3.6 Giao diện mục thiết bị bổ sung Hình 3.7 Giao diện mục thiết bị lý 30 Hình 3.8 Giao diện phần tổng hợp Hình 3.9 Giao diện phần báo cáo 31 KẾT LUẬN Sau hai tháng thực đề tài thực tập chuyên ngành em nhận thấy kết sau Ưu điểm : Về mặt cơng nghệ em tìm hiểu mở rộng thêm kiến thức việc sử dụng số chức Microsoft Excel quản lý trang thiết bị văn phòng quan , đơn vị Về nghiệp vụ em nắm bắt quy trình nghiệp vụ quản lý quan Bài thực tập em làm xong thời hạn Nhược điểm: Do lần em làm thực tập nên em tránh khỏi thiếu sót q trình làm Do lượng kiến thức em có nhiều hạn chế nên gặp nhiều khó khăn q trình hồn thành thực tập Em mong thầy bạn đóng góp ý kiến để báo cáo em hoàn thiện Hướng phát triển: Mở rộng quản lý trang thiết bị quan cấp cao hay tổ chức, đơn vị khác có nhiều trang thiết bị Thiết kế nội dung giao diện thân thiện đẹp Tổ chức phân quyền chặt chẽ cho người sử dụng Mở rộng thêm cho chức chương trình này… 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Học viện Hành Quốc gia Hành văn phòng quan nhà nước NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội 2004; [2] Tài liệu bồi dưỡng Quản lý hành nhà nước chương trình chun viên Phần III Học viện Hành NXB KH&KT, 2011; [3] Ths.Mai Ngọc Anh, Ths Nguyễn Thị Hằng, Cn Lê Hoài Giang, Trường Đại học Công nghệ Thông tin Truyền thông Giáo trình Tổ chức lao động khoa học trang thiết bị văn phòng, Thái Nguyên 2015; [4] Nguyễn Bá Tiến(2005) Sử dụng Excel có hiệu việc quản lý, NXB Thống kê; [5] Nguyễn Hữu Thân Quản trị Hành văn phòng NXB Thống kê, 2007; [6] Nguyễn Văn Thâm Tổ chức điều hành hoạt động công sở NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội 2003; [7] GS.TS Nguyễn Thành Độ, GVC Nguyễn Thị Thảo, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Giáo trình Quản trị văn phòng NXB Lao động - Xã hội, HN 2005 33 NHẬN XÉT CỦA GVHD GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN 34 ... dụng công nghệ thông tin vào trình quản lý trang thiết bị văn phòng địa phương em vấn đề cấp thiết nay.Vì em lựa chọn đề tài: Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý trang thiết bị. .. mềm quản lý trang thiết bị văn phòng, cách thức xây dựng quản lý trang thiết bị, quy trình quản lý hình thức quản lý quan UBND huyện Hàm Yên Phạm vi nghiên cứu công tác quản lý trang thiết bị. .. chức quản lý sử dụng trang thiết bị văn phòng 11 1.3.1 Tổ chức quản lý trang thiết bị 11 1.3.2 Tổ chức sử dụng trang thiết bị .12 Chương 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ