Hướng dẫn SAS INNOVA 6.8.1

Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán Innova chi tiết và đầy đủ

Ủy ban Nhân dân Thành phố Hà Nội

Sở Kế hoạch & Đầu tư Hà Nội

CÔNG TY CỔ PHẦN SIS VIỆT NAM

MỤC LỤC

Giới thiệu 3

Thư ngỏ 4

Phần I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ SAS INNOVA 6.8 5

1 SAS INNOVA và những phiên bản 5

2 Mục tiêu chính của SAS INNOVA 5

3 Những tính năng nổi bật của SAS INNOVA 6.8 6

4 Các phân hệ chính của SAS INNOVA 6.8 7

5 Các phân hệ nghiệp vụ và mối quan hệ giữa các phân hệ của SAS INNOVA 6.8 9

6 Các chứng từ, báo cáo chính của SAS INNOVA 6.8 10

7 Lựa chọn phương án tổ chức thông tin 10

8 Chứng từ trùng và khử chứng từ trùng trong SAS INNOVA 6.8 13

Phần II: PHẦN MỀM KẾ TOÁN SAS INNOVA 6.8.1 14

Chương 1: KHỞI ĐỘNG LÀM VIỆC VỚI SAS INNOVA 6.8.1 14

1 Cài đặt SAS INNOVA 6.8.1 14

2 Khởi động SAS INNOVA 6.8.1 14

3 Các phím chức năng sử dụng trong SAS INNOVA 6.8.1 14

4 Các công việc chuNn bị 15

5 Danh mục sử dụng trong SAS INNOVA 6.8.1 15

6 Các thao tác xử lý khi cập nhật chứng từ 24

7 Báo cáo trong SAS INNOVA 6.8.1 25

Chương 2: CÁC PHÂN HỆ KẾ TOÁN TRONG SAS INNOVA 6.8.1 26

1 Phân hệ Hệ thống 26

2 Phân hệ Tổng hợp 33

3 Phân hệ kế toán Vốn bằng tiền 39

4 Phân hệ kế toán Bán hàng (Bán hàng và công nợ phải thu) 46

5 Phân hệ kế toán Mua hàng (Mua hàng và công nợ phải trả) 55

6 Phân hệ Vật tư hàng hoá 62

7 Phân hệ Giá thành 69

8 Phân hệ Tài sản cố định 83

9 Phân hệ Báo cáo thuế, Báo cáo tài chính 87

Phần II: PHẦN MỀM KẾ TOÁN SAS INNOVA 6.8.2 94

Chương 1: KHỞI ĐỘNG LÀM VIỆC VỚI SAS INNOVA 6.8.2 94

1 Cài đặt SAS INNOVA 6.8 2 94

2 Khởi động SAS INNOVA 6.8.2 99

3 Các phím chức năng sử dụng trong SAS INNOVA 6.8.2 100

4 Các công việc chuNn bị 100

5 Danh mục sử dụng trong SAS INNOVA 6.8.2 101

6 Các thao tác xử lý khi cập nhật chứng từ 110

7 Báo cáo trong SAS INNOVA 6.8.2 111

Chương 3: CÁC PHÂN HỆ KẾ TOÁN TRONG SAS INNOVA 6.8.2 112

1 Phân hệ Hệ thống 112

2 Phân hệ Tổng hợp 120

3 Phân hệ kế toán Vốn bằng tiền 126

4 Phân hệ kế toán Bán hàng (Bán hàng và công nợ phải thu) 132

5 Phân hệ kế toán Mua hàng (Mua hàng và công nợ phải trả) 141

6 Phân hệ Vật tư hàng hoá 148

7 Phân hệ Giá thành 155

8 Phân hệ Tài sản cố định 170

9 Phân hệ Báo cáo thuế, Báo cáo tài chính 173

Phần III: BỘ SỐ LIỆU DEMO 181

Bài thực hành số 1: Cài đặt và thực hành phân hệ Hệ thống 181

Bài thực hành số 2, 3: Thiết lập các danh mục từ điển và cập nhật số dư ban đầu 182

Bài thực hành số 4: Kế toán mua hàng và công nợ phải trả 189

Bài thực hành số 5: Kế toán bán hàng và công nợ phải thu 192

Bài thực hành số 6: Kế toán vốn bằng tiền 193

Bài thực hành số 7: Kế toán hàng tồn kho, TSCĐ 195

Bài thực hành số 8: Kế toán tổng hợp, Giá thành sản xuất, Báo cáo tài chính 198

2

Giới thiệu Công ty Cổ phần SiS Việt Nam

Tên Tiếng Anh:SIS Viet Nam Joint Stock Company

Chi nhánh HCM: A917 CCHAGL, 357 Lê Văn Lương, Q7, HCM

Điện thoại: +84-8-22230345 Fax: +84-8-22230456

Sản ph m và dịch vụ chính của SiS Việt Nam

Phần mềm Kế toán dành cho doanh nghiệp Nhỏ và Vừa SAS INNOVA 6.8

Phần mềm Kế toán Quản trị Doanh nghiệp dành cho doanh nghiệp Vừa và

Lớn SAS ERP 6.8

Phần mềm Quản trị Tổng thể Doanh nghiệp SIS ERP 6.0 NET

Tư vấn kế toán, thuế

Đối tượng đọc tài liệu

Kế toán các doanh nghiệp

Kế toán trưởng doanh nghiệp Giám đốc tài chính

Giám đốc các doanh nghiệp Các đối tượng có liên quan

Nhóm tác giả biên soạn

Thạc sỹ Lương Xuân Vinh, CEO, SIS Việt Nam

Kỹ sư Phạm Trọng Chiều, SIS-TECH Manager, SiS Việt Nam

Cử nhân Vũ Thị Dung, SAS INNOVA Consultancy Manager, SiS Việt Nam

Cử nhân Đỗ Thị Thu Hương, SAS INNOVA Consultancy Deputy Manager,SIS Việt Nam

Thư ngỏ

Các bạn kế toán thân mến, kế toán là một môn khoa học và không thể thiếu trongnền Kinh tế đang phát triển hiện nay của Việt Nam Doanh nghiệp nào cũng phải làm côngtác kế toán dù là nhỏ nhất Hiện cả Nước đã có trên 350.000 doanh nghiệp và sẽ tăng lêncon số 1 triệu doanh nghiệp trong vòng 5-10 năm tới

Các kiến thức về kế toán cơ bản cũng như nâng cao đều rất quan trọng để các bạnhiểu được các khái niệm về kế toán Tất cả các kiến thức đó cần được bổ sung thêm một kỹnăng sử dụng và khai thác phần mềm kế toán Lý do rất đơn giản là hầu hết các doanhnghiệp đều đã trang bị máy tính và có đến trên 80% các doanh nghiệp đã trang bị internet

Xu hướng cũng như thực tiễn là phần lớn các doanh nghiệp sẽ không thực hiện công tác kếtoán bằng thủ công hay excel nữa mà sẽ thực hiện công tác kế toán trên phần mềm Có nhưvậy công tác kế toán mới đáp ứng kịp nhu cầu của Ban Giám đốc doanh nghiệp cũng nhưcác Phòng ban khác

Kiến thức kế toán căn bản kết hợp với kỹ năng sử dụng thành thạo phần mềm kếtoán sẽ giúp các bạn có đủ tự tin để làm nghề kế toán một cách vững vàng và chuyênnghiệp Dần dần, phần mềm kế toán sẽ là một phần không thể thiếu trong quá trình học vàlàm kế toán, bởi lẽ kiến thức kế toán sẽ gắn liền với việc vận dụng trên môi trường và công

cụ thực hiện như thế nào, nếu không dù hiểu về kế toán nhưng cũng không thể vận dụngđược hoặc mất quá nhiều thời gian và không hiệu quả

Với kinh nghiệm thực tế triển khai và đưa vào khai thác tại gần 2.000 doanh nghiệptrên cả Nước, Công ty Cổ phần SiS Việt Nam đã giải quyết được rất nhiều bài toán kế toánhóc búa và mang lại hiệu quả cao cho rất nhiều doanh nghiệp Một mặt, qua khảo sát vàphân tích thực tế, chúng tôi nhận thấy phần lớn các doanh nghiệp đều chưa chú trọng đếnqui trình vận hành kế toán, các chuNn thông tin, các qui định và nghiệp vụ kinh tế phátsinh, mà chủ yếu chú trọng công tác làm báo cáo đầu ra Đây chính là điểm mấu chốt cầntháo gỡ để vận hành công tác kế toán được nhanh chóng và hiệu quả nhất Các doanhnghiệp muốn công tác kế toán tốt, cần qui trình hóa và chuNn hóa thông tin kế toán, các quiđịnh cần thống nhất và đào tạo bài bản cho cán bộ kế toán Và đặc biệt cần đưa các quitrình kế toán này vào phần mềm để tự động hóa nhiều khâu thực hiện kế toán nhằm giảmsai sót và có tính hướng dẫn cho từng người làm kế toán

Bên cạnh đó, để phản ánh nghiệp vụ kế toán chính xác, người làm kế toán cần đọc

và tìm hiểu thêm các kiến thức về quản trị kinh doanh, bản chất vận hành của đồng tiền,hàng hóa và các kiến thức có liên quan đến ngành đặc thù của doanh nghiệp mà sau nàymình sẽ tham gia làm kế toán tại đó

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về công tác kế toán Bên cạnh đó, kế toán

là một trong những nghề tương đối đa dạng để có thể khai thác, các bạn có thể làm kế toáncho một doanh nghiệp, có thể tham gia làm kiểm toán, tư vấn kế toán, kiểm định và địnhgiá Đặc biệt, hiện nay trên Thế Giới cũng như tại các Thành phố lớn tại Việt Nam đã cótrào lưu làm thuê kế toán (Outsourcing) hay Đại lý thuế, như vậy các bạn có thể trở thànhnhững chuyên gia về kế toán và làm thuê kế toán cho nhiều doanh nghiệp một lúc hoặc làcác Đại lý thuế Các công việc này rất thú vị mang lại nhiều tiền bạc, chủ động và tự do,các bạn có thể ngồi một chỗ làm việc cho nhiều doanh nghiệp tại Việt nam hoặc thậm chícác doanh nghiệp đặt ở Nước ngoài thông qua mạng Internet

Chúc các bạn sẽ yêu thích môn kế toán máy và đặc biệt Phần mềm Kế toán Quảntrị SAS INNOVA 6.8 của chúng tôi Hy vọng sẽ gặp lại các bạn tại một doanh nghiệp sửdụng phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8 hoặc các bạn có thể trở thành đồng nghiệp củachúng tôi trong tương lai

Phần I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ SAS INNOVA 6.8

1 SAS INNOVA và những phiên bản

Trải qua thời gian phát triển 8 năm đến năm 2009 công ty phần mềm SIS Việt Namkhông ngừng nâng cấp và phát triển các dòng sản phNm của mình thể hiện qua cácphiên bản với các mốc thời gian như sau:

SAS 1.0: 10-2001SAS 2.0: 03-2002SAS 2.1: 06-2002SAS 2.2: 10-2002SAS 2.3: 03-2003SAS 3.0: 01-2004SAS 5.0: 05-2005SAS INNOVA 5.5: 09-2006SAS INNOVA 6.0: 07-2007SAS INNOVA 6.8: 10-2007SAS INNOVA 6.8.1: 10-2008SAS INNOVA 6.8.2: 05-2009

2 Mục tiêu chính của SAS INNOVA

Giải thoát doanh nghiệp/chủ doanh nghiệp khỏi nỗi lo thường trực về các thông tin,báo cáo kế toán, quyết toán, thuế, lãi/lỗ

Trút bớt gánh nặng về quản lý điều hành các hoạt động tài chính, kế toán

Quản lý kho, bán hàng, mua hàng, công nợ trở nên đơn giản, dễ kiểm soát

Giải phóng bức xúc thường xuyên phải đau đầu với các thay đổi về chính sách, chế

độ kế toán, Báo cáo tài chính, Báo cáo thuế của Nhà Nước

Phiên bản SAS INNOVA 6.8 được thiết kế và lập trình theo quy định mới nhất hiện naycủa Bộ Tài Chính như QĐ48, QĐ15 v/v ban hành Chế độ kế toán Doanh nghiệp nhỏ vàvừa; các Thông tư 60/2007/TT-BTC ra ngày 14 tháng 06 năm 2007 hướng dẫn thi hànhmột số Luật quản lý thuế; Thông tư 32/2007/ TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định số158/2003/NĐ-CP ngày 10/12/2003, Nghị định số 148/2004/NĐ-CP ngày 23/7/2004 vàNghị định số 156/2005/NĐ-CP ngày 15/12/2005 của Chính phủ quy định chi tiết thihành Luật thuế giá trị gia tăng và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế giá trịgia tăng… Với sản phNm này, người sử dụng chỉ cần cập nhật các số liệu đầu vào phátsinh, phần mềm sẽ tự động tính toán và đưa ra các sổ sách, báo cáo kế toán, báo cáo thuế, thông tin về phân tích tài chính, thông tin quản trị sản xuất kinh doanh.

3 Những tính năng nổi bật của SAS INNOVA 6.8

Chương trình được thiết kế mở khả năng đáp ứng được nhu cầu hiện tại và tương laicủa doanh nghiệp

Định khoản tự độngTích hợp mã vạch hai chiều theo quy định của Tổng Cục thuế

Tự động kiểm tra Mã số thuế (MST) hợp lệ của các hóa đơn và khách hàngTích hợp chương trình hướng dẫn sử dụng trực quan bằng hình ảnh và lời nói.Thiết kế phục vụ kế toán quản trị, cho phép phân tích thông tin từ tổng hợp đến chitiết và ngược lại, hỗ trợ công tác điều hành và ra quyết định tức thời

Quản lý số liệu theo nhiều đơn vị, nhiều xí nghiệp thành viên, nhiều mảng hoạtđộng

Quản lý số liệu theo nhiều năm làm việc, cho phép xem số liệu liên năm (đặc biệttrong các công trình xây dựng và các dây chuyền sản xuất)

Theo dõi nhiều đơn vị tính của hàng hoá vật tư, cho phép tự động qui đổi đơn vịtính

Thêm nhiều trường tự do để người dùng tự định nghĩa Khi có thay đổi về các quiđịnh, quyết định của Bộ Tài Chính hoặc thay đổi trong quản lý, khách hàng có thể tựđịnh nghĩa mà không cần Nhà sản xuất phải chỉnh sửa (giảm chi phí đáng kể về đầu

tư cho Doanh nghiệp)

Bổ xung thêm trạng thái của chứng từ nhằm mềm dẻo quá trình quản lý, giảm cáckhâu công việc chồng chéo, theo dõi được tình trạng xử lý của công việc, phản ánhchính xác tình trạng của công việc

Phân quyền chương trình đến từng chức năng, từng thao tác của người sử dụng.Hoàn thiện việc theo dõi dấu vết của người sử dụng, làm rõ trách nhiệm trong côngviệc, chuyên nghiệp hoá trong các khâu xử lý chứng từ

Tính giá vốn tức thời của từng hàng hoá, vật tư

Cho phép khấu trừ lùi thuế, tiện ích cho người sử dụng có thể tính thuế xuôi hoặcngược

Cho phép quản lý theo lô hàng

Có thể zoom màn hình làm việc với các chứng từ to nhỏ tuỳ ýTính quản trị ngược: cho phép truy xuất ngược dữ liệu từ tổng hợp đến chi tiết, từchi tiết xem và sửa chứng từ

Tính quản trị xuôi: cho phép xem báo cáo ngay khi đang lập chứng từĐịnh khoản chênh lệch tỷ giá tự động

Tham số hoá chương trình, cho phép khai báo các thông số của hệ thống một cáchmềm dẻo: các hình thức ghi sổ, khai báo tính giá thành, phương pháp tính giá vốn,các đồng tiền sử dụng trong hệ thống, v.v

6

Khả năng ứng dụng cho nhiều hình thức kế toán khác nhau: nhật ký chung, nhật kýchứng từ, chứng từ ghi sổ và nhật ký sổ cái.

Nhiều phương pháp tính giá: TB di động, TB tháng, NTXT, Giá đích danh Có thểkhai báo tính giá vốn đến từng hàng hoá, vật tư

Quản lý được nhiều loại tiền tệ với tỷ giá thay đổi hàng ngày: VND, USD, EURO,NDT,

Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, có hướng dẫn sử dụng chi tiết

Khả năng sử dụng hai ngôn ngữ Anh-Việt song song

Hệ thống từ điển chung thống nhất cho toàn hệ thống: danh mục đối tượng, danhmục tài khoản, danh mục hàng hoá, vật tư,

Báo cáo bán hàng theo từng loại tiền tệ

4 Các phân hệ chính của SAS INNOVA 6.84.1 Vốn bằng tiền

Quản lý, lưu trữ chứng từ tiền mặt, ngân hàng

Truy xuất ngân quỹ tiền mặt, ngân hàng tức thời,Quản lý phát sinh ngoại tệ, tỷ giá ngoại tệ từng ngày

Cho phép theo dõi thanh toán tiền theo từng hoá đơn

4.2 Kế toán mua hàng

Theo dõi tình hình mua hàng: số lượng, giá trị hàng hoá nhập, tồn kho Theo dõithanh toán, công nợ với nhà cung cấp Theo dõi hàng nhập khNu, chi phí mua hàng.Theo dõi công nợ phải trả đến từng khách hàng, nhà cung cấp, từng lần phát sinhgiao dịch, hạn thanh toán Theo dõi thanh toán bù trừ công nợ cho khách hàng, nhàcung cấp Theo dõi chi tiết tạm ứng

4.3 Kế toán bán hàng

Theo dõi tình hình bán hàng: số lượng, giá trị hàng hoá tồn kho và bán hàng Đánhgiá lãi/lỗ theo sản phNm, hàng hoá, vật tư Theo dõi thanh toán công nợ của từngkhách hàng

Theo dõi công nợ phải thu chi tiết từng khách hàng, theo từng lần phát sinh giaodịch, theo dõi hạn thanh toán, bù trừ công nợ…

4.4 Kế toán vật tư hàng hóa

Theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn hàng hoá, vật tư thành phNm Có nhiều phươngpháp tính giá vốn hàng hàng tồn kho như: NTXT, TB Tháng, TB di động, Giá đíchdanh Có thể áp dụng phương pháp tính giá vốn đến từng hàng hoá, vật tư

4.5 Kế toán tài sản cố định và công cụ dụng cụ

Quản lý chi tiết từng tài sản, công cụ theo bộ phận sử dụng, theo nguồn hình thànhtài sản, theo mục đích sử dụng, đặc biệt tự động tính khấu hao và định khoản chi phíkhấu hao tài sản cố định

Quản lý công cụ dụng cụ được khai báo trích phân bổ vào chi phí cho các kỳ

4.6 Kế toán chi phí, tính giá thành sản ph m

Theo dõi chi phí, tập hợp chi phí đến từng sản phNm, phân tích chi phí theo khoảnmục, yếu tố, tự động phân bổ, kết chuyển chi phí và tính giá thành sản phNm Khảnăng tính giá thành cho từng công đoạn cũng như sản phNm cuối cùng Phương pháp

áp dụng: hệ số, định mức, số phát sinh và giá thành phân bước

4.7 Kế toán thuế

Tờ khai thuế GTGT, bảng kê hàng hoá, dịch vụ mua vào, bán ra, các khoản thuếphải nộp Nhà nước được cập nhật theo mẫu biểu mới nhất Báo cáo thuế tích hợp

mã vạch hai chiều theo quy định Tổng Cục thuế

4.8 Báo cáo, kế toán tài chính tổng hợp

Tự động kết sinh các báo cáo, sổ kế toán theo qui định mới nhất của Bộ Tài Chính(khoảng 500 báo cáo các loại đã được thiết kế sẵn và dễ dàng sửa đổi) Tạo báo cáođộng, truy vấn báo cáo động theo các tiêu chí quản lý Cho phép tổng hợp số liệu kếtoán ở mức từng công ty, từng mảng hoạt động Cho phép tổng hợp từ các công tythành viên, từ các chi nhánh, các mảng hoạt động

8

5 Các phân hệ nghiệp vụ và mối quan hệ giữa các phân hệ của SAS INNOVA 6.8

5.1 Phân hệ nghiệp vụ: SAS INNOVA 6.8 có các phân hệ nghiệp vụ sau

5.2 Mối liên hệ giữa các phân hệ trong SAS INNOVA 6.8

6 Các chứng từ, báo cáo chính của SAS INNOVA 6.8

Các phân hệ của SAS INNOVA 6.8 được hình thành dựa theo các nghiệp vụ kinh tế phát

quản lý Từ đó người sử dụng có thể tra cứu nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương ứng vớichức năng của mỗi phân hệ

7 Lựa chọn phương án tổ chức thông tin7.1 Lựa chọn tương ứng với các danh mục

Việc tổ chức thông tin có nhiều phương án khác nhau Ví dụ, để theo dõi chi phí và doanhthu của công trình ta có thể đưa công trình vào tiểu khoản hoặc đưa theo dõi công trìnhthông qua trường vụ việc

Dưới đây sẽ trình bày các phương án tổ chức thông tin khác nhau trong SAS INNOVA 6.8

Trên cơ sở các phương án này, ta sẽ lựa chọn xem danh mục nào để quản lý đối tượng nàocho phù hợp:

10

Vốn bằngtiền

- Hóa đơn mua dịch vụ

- Hàng xuất trả lại nhà cung cấp

- Khai báo tài sản

- Khai báo tăng, giảm TSCĐ,CCDC

- Tính khấu hao TSCĐ, tính phân

bổ CCDC

- Phân bố khấu hao

- Điều chỉnh khấu hao

- Báo cáo chi tiết TSCĐ

- Báo cáo tăng giảm TSCĐ

- Bảng phân bổ khấu hao

- Bảng tính khấu hao,

- Báo cáo chi tiết CCDC,

Giá thành

- Xây dựng các mã vụ việc, mãkhoản mục và nhập định mức, hệ sốcho tính giá thành quản trị

- Xuất nhập kho vật tư, thành phNm

- Tập hợp, phân bổ, kết chuyển CP

- Tính giá thành sản phNm

- Báo cáo theo vụ việc

- Bảng tập hợp giá thành chotừng sản phNm

- Các báo cáo về giá thành,

- Thẻ giá thành

Tổng hợp - Phiếu kế toán- Các bút toán khác, phân bổ, kết

chuyển để tạo ra báo cáo

Các hình thức ghi sổ: nhật ký chung;Chứng từ ghi sổ; Nhật ký chứng từ

Đối tượng thông tin cần quản lý Phương án quản lý trong SAS INNOVA 6.8 Ghi chú

Danh mục từ điển tự doKhai báo bút toán mặc định

cho nghiệp vụ hạch toán

Danh mục Nghiệp vụ hạchtoán

Vi dụ: định khoản sẵn chomột nghiệp vụ “ thu lãi tiềngửi Ngân hàng” Nợ TK112/Có 515”

hàng

Dùng để cung cấp cácthông tin cần thiết khi in ủynhiệm chi từ chương trìnhVật tư, CCDC, hàng hoá,

hàng hoá

Bộ phận kinh doanh, nhânviên kinh doanh

Danh mục bộ phận, nhân viênkinh doanh

Danh mục giá xuất kho theogiá hạch toán

Danh mục giá xuất kho theogiá hạch toán

Hạng mục công trình xây

Đơn hàng gia công, sửachữa, lắp ráp cần phải theodõi tính giá thành

Danh mục vụ việc

Phân loại công trình, đề án,

Sản phNm: tập hợp chi phí vàtính giá thành

Danh mục vụ việc

Danh mục tài khoản, tiểukhoản

Sử dụng trong trường hợpphải tính giá thành sảnphNm và số lượng sảnphNm nhiều và hay thayđổi

Sử dụng trong trường hợpchỉ tập hợp chi phí màkhông tính giá thành sảnphNm và số lượng sảnphNm không quá nhiều và

Hợp đồng (mua/bán) Danh mục từ điển tự do

Trong trường hợp danhDanh mục vụ việc

mục từ điển tự do đã dùngvào việc khác

Đối với các doanh nghiệpdịch vụ hoặc thương mại.Đối với các đơn vị sản xuất

có số lượng sản phNmkhông nhiều và dùng cáctiểu khoản để tập hợp chiphí và tính giá thành chocác thành phNm

Trong trường hợp theo dõi

thu tiền liên quan đến từngnhân viên

Các bộ phận, đơn vị, chinhánh cần theo dõi hạch toán Danh mục tài khoản, tiểu

công nợ

Danh mục từ điển tự doCác bộ phận, đơn vị, chi

nhánh cần theo dõi để lên

như 1 đơn vị độc lập

7.2 Tổ chức thông tin để quản lý các đơn vị thành viên và tổng hợp toàn công ty

Trong phần này sẽ trình bày về phương án tổ chức thông tin để quản lý trong trường hợpcông ty có nhiều đơn vị thành viên (chi nhánh, công ty con) nằm ở các vị trí địa lý khácnhau và số liệu được nhập tại các đơn vị thành viên rồi sau đó được chuyển về văn phòngcông ty

Phương án 1, tại văn phòng công ty mỗi đơn vị thành viên sẽ có một cơ sở dữ liệu riêng và

có 1 cở sở dữ liệu chung lưu trữ số liệu của toàn công ty Khi số liệu của đơn vị thành viêngửi về thì sẽ import vào cơ sở dữ liệu của đơn vị thành viên và vào cơ sở dữ liệu chung củatoàn công ty

12

Phương án 2, tại văn phòng công ty chỉ có 1 cơ sở dữ liệu chung của toàn công ty và khi sốliệu gửi về thì import vào cơ sở dữ liệu chung.

Cả 2 phương án đều cho phép xem số liệu của từng đơn vị thành viên và của toàn công ty.Phương án 1 sẽ tiện lợi và nhanh hơn khi xem số liệu của từng đơn vị thành viên

8 Chứng từ trùng và khử chứng từ trùng trong SAS INNOVA 6.88.1 Quy định về cập nhật chứng từ trùng, liên quan đồng thời tới tiền mặt và tiền gửi ngân hàng

Trường hợp có chứng từ trùng, liên quan đồng thời tới tiền mặt và tiền gửi ngân hàng,chỉ cập nhật một trong hai chứng từ phát sinh Việc lựa chọn chứng từ để cập nhật vàomáy thực hiện theo trình tự ưu tiên sau:

Chứng từ ngoại tệ ưu tiên hơn so với chứng từ VNĐChứng từ tiền mặt ưu tiên hơn so với chứng từ tiền ngân hàngGiấy báo nợ (chi) qua ngân hàng ưu tiên hơn so với giấy báo có (thu), trong trườnghợp chuyển tiền giữa hai ngân hàng

8.2 Quy định cập nhật chứng từ trùng liên quan đến nghiệp vụ mua hàng, bán hàng thanh toán tiền ngay

Trường hợp mua hàng, bán hàng thanh toán tiền ngay, chương trình xử lý như sau:

Khi cập nhật chứng từ Phiếu mua hàng, Hoá đơn bán hàng -> số liệu mới cập nhậtvào Sổ kho, chưa cập nhật vào sổ cái

Sau đó cập nhật vào Phiếu Chi, Thu -> số liệu sẽ được cập nhật vào Sổ cái

Để giải quyết hiệu quả tối ưu vấn đề này, chương trình cho phép tạo phiếu thu, chi

tự động ngay trên chứng từ Bán hàng, Mua hàng Việc này giảm tải công việc, tiếtkiệm thời gian cho kế toán và đảm bảo được tính chính xác của số liệu (Chi tiếttrong phân hệ Mua hàng, Bán hàng)

Phần II: PHẦN MỀM KẾ TOÁN SAS INNOVA 6.8.1

Chương 1: KHỞI ĐỘNG LÀM VIỆC VỚI SAS INNOVA 6.8.1

1 Cài đặ t SAS INNOVA 6.8.1

Để cài đặt SAS INNOVA 6.8.1 bạn cần phải có bộ cài đặt SAS INNOVA 6.8.1 theocác phiên bản của SAS INNOVA 6.8.1 Các bước thao tác cài đặt SAS INNOVA 6.8.1được đặt ở chế độ tự động

Để có được bộ cài đặt bạn có thể download miễn phí trên www.sisvn.com hoặc

www.phanmemketoan.net hoặc liên hệ trực tiếp với Công ty CP SIS Việt Nam để xinđĩa cài demo

Yêu cầu cấu hình tối thiểu đối với máy tính cài đặt SAS INNOVA 6.8.1

Thao tác mở phần mềm:

o Khởi động máy tính

o Kích đúp vào biểu tượng SAS INNOVA 6.8.1

o Gõ tên và mật khNu để đăng nhập vào SAS INNOVA 6.8.1 (Mặc định ban đầucủa chương trình khi đăng nhập là Tên SAS hoặc ABC, Mật khNu để trắng)

3 Các phím ch ứ c n ă ng s ử d ụ ng trong SAS INNOVA 6.8.1

Trong chương trình khi cập nhật và xử lý số liệu thường sử dụng một số phím chức năng.Mỗi phím chức năng dùng để thực hiện một lệnh nhất định Trong chương trình đã cố gắngthống nhất mỗi phím chức năng chỉ sử dụng cho một mục đích duy nhất Tuy nhiên để hiểu

rõ hơn công dụng của mỗi phím trong từng trường hợp cụ thể cần phải đọc rõ hướng dẫn

sử dụng trong từng trường hợp này Dưới đây là công dụng của các phím chức năng được

sử dụng trong chương trình:

F1 - Trợ giúpF3 - Sửa một bản ghi (khi làm việc với danh mục)F4 - Thêm một bản ghi mới

F5 - Tra cứu theo mã hoặc theo tên trong danh điểm

- Xem số liệu chi tiết khi đang xem số liệu tổng hợp

- Xem các chứng từ liên quan đến chứng từ đang cập nhật

F6 - Đổi mãF7 - InF8 - Xoá một bản ghi

14

F10 – Tính Tổng cộng trong báo cáo hoặc sắp xếp các thông tin trên báo cáo Ví dụ khixem số liệu báo cáo ta muốn thay đổi các kiểu xem số liệu.

^F - Tìm một xâu ký tự trong màn hình xem số liệu (Ctrl + F)

^G - Tìm tiếp xâu ký tự đã được khai báo khi tìm lần đầu (^F) trong màn hình xem số liệu

4 Các công vi ệ c chu n b ị

4.1 Lựa chọn hình thức ghi chép sổ sách kế toán

SAS INNOVA 6.8.1 cho phép lựa chọn các hình thức ghi chép sổ sách kế toán sau:

Sổ kế toán theo hình thức nhật kí chung

Sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ

Sổ kế toán theo hình thức Nhật kí chứng từSau khi các chứng từ gốc được cập nhật vào phần mềm, tuỳ theo sự lựa chọn hình thức sổsách kế toán của người sử dụng, SAS INNOVA 6.8.1 cho phép in ra tất cả các báo biểutheo đúng mẫu và chế độ do BTC Việt Nam ban hành

4.2 Hệ thống, quy trình nghiệp vụ hạch toán nội bộ

Để khai thác tối đa hiệu quả của phần mềm SAS INNOVA 6.8.1, cần xác định rõ yêucầu quản lý, khả năng đáp ứng yêu cầu của phần mềm kế toán để lập ra quy định hạchtoán kế toán nội bộ

Xác định rõ yêu cầu quản lý, các báo cáo quản lýXác định rõ tổ chức thông tin, quy trình xử lý số liệuQuy định hạch toán cho các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên, phát sinh đặc biệtQuy định về quy trình luân chuyển chứng từ

Quy định về các báo biểu, báo cáo thực hiện theo thông tư quyết định nàoPhân công công việc cho từng nhân viên kế toán, phù hợp với phần mềm kế toán cần

áp dụngXây dựng quy trình nghiệp vụ hạch toán cho từng phát sinh cụ thểLập danh sách người sử dụng và phân quyền chi tiết cho từng người

5 Danh m ụ c s ử d ụ ng trong SAS INNOVA 6.8.1

Khi thực hiện mã hóa một danh mục cần lưu ý các điểm sau:

Mã phải là duy nhất trong danh mục

Mã phải dễ nhớ để tiện cho việc cập nhật và tra cứuTrong trường hợp danh điểm có phát sinh theo thời gian thì khi xây dựng hệ thống

mã phải tính đến vấn đề mã hóa cho các danh điểm sẽ phát sinh

Trong một số trường hợp hệ thống mã hóa phải được xây dựng sao cho thật tiện lợicho việc xử lý và lên các báo cáo

Dưới đây là một số gợi ý về cách thức xây dựng hệ thống mã hóa của các danh mục:

Có thể dùng phương pháp đánh số lần lượt tăng dần theo phát sinh của các danhđiểm mới bắt đầu từ 00001 Phương pháp này tiện lợi trong trường hợp số lượngdanh điểm lớn Một tiện lợi khác của phương pháp này là các phát sinh mới bao giờcũng nằm ở phía dưới khi liệt kê theo vần ABC

Trong trường hợp số lượng danh điểm không nhiều thì có thể mã hóa theo cách dễgợi nhớ đến tên của danh điểm Ví dụ đối với khách hàng ta có thể mã hóa theo têngiao dịch của khách hàng: Cty ABC có mã là ABC, Cty XYZ có mã XYZ

Tùy theo nhu cầu xử lý số liệu, có thể áp dụng một số phương án khác nhau màchia thành các nhóm khác nhau và nhóm không chỉ có 1 cấp mà có thể có đến 2-3

cấp Ví dụ đối với các đơn vị có khách hàng trải rộng trên toàn quốc thì có thểnhóm theo tỉnh/thành phố, chẳng hạn các khách hàng trên địa bàn Hà nội thì đềubắt đầu bằng HN, TP HCM bắt đầu bằng HCM

Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị thành viên và số liệu được cậpnhập tại các đơn vị thành viên sau đó được gửi về và tổng hợp toàn công ty thì đốivới một số danh mục từ điển phải thống nhất trong toàn công ty, còn một số danhmục từ điển phải xây dựng để tránh trùng lặp giữa các đơn vị thành viên

Lưu ý khi mã hoá không nên để xảy ra trường hợp mã của một danh điểm này lại làmột phần trong mã của một danh điểm khác (tức là phải số ký tự nếu cùng cấp) Ví

dụ không được mã KLABC và KLABC1 Trong trường hợp này phải mã làKLABC1 và KLABC2 Nên mã hoá sao cho các mã đều có độ dài bằng nhau

5.1 Danh mục tài khoản

Chức năng: Hệ thống tài khoản là xương sống của toàn bộ hệ thống kế toán với hầu hếtcác thông tin được phản ánh trên các tài khoản Việc xây dựng danh mục tài khoản phụthuộc vào 2 yếu tố sau:

o Yêu cầu quản lý do cơ quan, tổ chức đặt ra

o Phương án tổ chức khai thác thông tin của phần mềm kế toánĐường dẫn: vào phần Tổng hợp\ Danh mục\ Tài khoản

Các thông tin về tài khoản: Sử dụng các phím nóng F3, F4, F6, F8 để khai báo hoặcsửa chữa thông tin Các thông tin cần khai báo bao gồm:

Các thông tin phải khai báo khi xây dựng hệ thống tài khoản bao gồm:

Số hiệutàikhoản: Số hiệu tài khoản cần khai báo, chẳng hạn thêm tài khoản tiềnVNĐ ngân hàng cấp 2 : Tài khoản 11211

Têntàikhoản: Tên gọi của tài khoản, ví dụ tên gọi của tài khoản trên là: Tài khoảntiền VNĐ NH ngoại thương VN

Tênngắn: Tên tiếng anh của tài khoản, Gõ tên tiếng Anh nếu cần

Mãngoạitệ: Loại tiền hạch toán

16

Tàikhoảnmẹ: Đối với những TK là TK cấp 2 thì mới cần khai báo TK mẹ là TKcấp 1, ví dụ tài khoản mẹ của TK 11211 là 1121

Tàikhoảncótheodõicôngnợ haykhông: Khai báo “0” là không theo dõi công nợchi tiết thì TK này sẽ không lên bảng cân đối công nợ hay theo dõi chi tiểt cho từngđối tượng khách hàng; Khai báo “1” là TK theo dõi công nợ phải thu‟ Khai báo “2”

là TK theo dõi công nợ phải trả

Tàikhoảnlàtàikhoảnsổ cáihaykhôngphảilàtàikhoảnsổ cái: Các tài khoản sổcái là các tài khoản được sử dụng khi lên các báo cáo quyết toán như bảng cân đối

kế toán, bảng báo cáo kết quả kinh doanh Tính chất này của tài khoản còn phục vụviệc lên sổ cái của tài khoản và khi in ấn một số bảng biểu tổng hợp chương trình

sẽ gộp số liệu của các tài khoản chi tiết hơn vào tài khoản sổ cái

Loạitàikhoản: Loại tài khoản dùng để chia tài khoản theo tính chất của các tàikhoản phục vụ cho việc phân tích số liệu kế toán Loại của các tài khoản được chọntrong danh mục phân loại các tài khoản

5.2 Danh mục ngoại tệ, tỷ giá

Chức năng: Dùng để khai báo các loại ngoại tệ sử dụng trong quá trình hạch toán

Tỷ giá: cho phép khai báo các mức tỷ giá theo từng loại ngoại tệ từng thời gian cụ thể(theo ngày)

Đường dẫn: Hệ thống\ Danh mục\ Ngoại tệ, Tỷ giá

5.3 Danh mục đơn vị cơ sở

Chức năng: Sử dụng danh mục đơn vị cơ sở trong trường hợp một công ty có nhiều chinhánh, kinh doanh nhiều lĩnh vực khác nhau, cần theo dõi hoạt động chứng từ và lêncác báo cáo riêng biệt theo từng chi nhánh, từng lĩnh vực hoạt động

Đường dẫn: Hệ thống\ Danh mục\ Đơn vị cơ sở

5.4 Danh mục nghiệp vụ hạch toán

Chức năng: Định nghĩa các nghiệp vụ hạch toán cho các chứng từ bằng các mã hạchtoán Ví dụ xây dựng mã hạch toán cho nghiệp vụ chi lương là Nợ 334 và Có 1111 vàkhai báo bút toán này phát sinh cho chứng từ nào thì sau này khi chọn mã hạch toán.Đường dẫn: Tổng hợp\ Danh mục\ Nghiệp vụ hạch toán

Vào màn hình nhập nghiệp vụ hạch toán nhấn phím F4 thêm mới mã nghiệp vụ:

H¶i phßng

CÇu giÊy

Mãnghiệpvụ: Khai báo mã

Tênnghiệpvụ hạchtoán: Diễn giải tên nghiệp vụ

Mãchứngtừ: Khi enter qua trường này chương trình sẽ mở ra danh mục các mãchứng từ đã được khai báo ở Phân hệ Hệ thống, gắn mã chứng từ nào vào đây thìkhi làm loại chứng từ đấy sẽ đưa lên các danh mục mã hạch toán có gắn mã chứng

Tàikhoảnthuế nhậpkh u: Khai báo cho bút toán nhập khNu

Tàikhoảnchiếtkhấu: Khai báo cho bút toán bán hàng có chiết khấu

5.5 Danh mục khách hàng, nhà cung cấp

Chức năng: Cập nhật, hiệu chỉnh danh mục nhóm khách hàng; Phân khách hàng thànhcác nhóm tuỳ theo yêu cầu quản lý của đơn vị Ví dụ phần danh mục khách hàng theocác nhóm

Các khách hàng có thể chia thành từng nhóm khách Chương trình phân cấp đến 3 mức

ví dụ:

TËp hîp c¸c kh¸ch h ng, nhcung cÊp, c¸ nh©n

M = MB

MiÒn b¾c (Lo¹i nhãm = 1) MiÒn nam (Lo¹i nhãm = 2) CÊp 1

18

§èi t−îng

Theo mô hình trên nếu bạn muốn phân cấp quản lý đối tượng theo nhóm thì phải khai báo

mã nhóm trước và tên nhóm

Đường dẫn: Bán hàng (mua hàng)\ Danh mục\ Danh mục phân nhóm khách hàng

Các thông tin cập nhậtKiểu phân nhóm: Chương trình xây dựng có 3 cấp nhóm, đặt các cấp 1,2,3 tương ứng (Cóthể hiểu theo các cấp tăng dần hoặc giảm dần)

Mã nhóm khách hàng: Mã hoá nhóm khách hàng Tuân thủ quy tắc mã hoá thông tin.Tên nhóm khách hàng: Nhập tên nhóm khách hàng

Tên 2: Dùng đặt tên viết tắt hoặc tên tiếng Anh, hoặc ký hiệu riêng của nhóm khách hàng

-Tênkháchhàng : Tên khách hàng, tên nhà cung cấp

-Mãsố thuế VAT : Nhập vào mã số thuế của đối tượng trên

-Tàikhoảnngầm định: ta có thể đặt trước tài khoản ngầm định cho khách hàng đó để khivào các chứng từ của khách hàng đó thì sẽ tự động hạch toán

SAS INNOVA6.8.1 phân cấp các khách hàng có thể đến 3 cấp khác nhau Nếu bạn đãphân nhóm khách hàng theo hướng dẫn trên thì mục Nhóm khách hàng 1 nhập vào mãnhóm cấp 1 (theo trên bạn nhập MB), Nhóm khách hàng 2 nhập vào mã nhóm cấp 2 (theotrên bạn nhập HN), Nhóm khàch hàng 3 nhập vào mã nhóm thứ 3 (theo trên bạn nhập BD)Các thông tin dưới đây là các thông tin không bắt buộc, nếu có bạn hãy nhập, còn không cóthể bỏ qua: Số điện thoại; Số Fax; Email; Ngân hàng giao dịch; Ghi chú

-Tênvụ việc : Đặt tên cho vụ việc, hợp đồng

-Tên2 : Tên viết tắt, ký hiệu riêng hoặc tên tiếng Anh của vụ việc, hợp đồng

-Tàikhoản : Tên tài khoản theo dõi vụ việc, hợp đồng

-Kháchhàng : Mã khách hàng liên quan đến vụ việc, hợp đồng

-Ngàybắt đầu: Ngày bắt đầu của vụ việc, hợp đồng

-Ngàykếtthúc: Ngày kết thúc của vụ việc, hợp đồng

-Tiềnnguyêntệ: Giá trị nguyên tệ ghi trên hợp đồng

-TiềnVND : Giá trị VND (quy đổi) ghi trên hợp đồng

5.8 Danh mục kho hàng

Chức năng: Cập nhật, hiệu chỉnh danh mục kho hàng trong đơn vịĐường dẫn: Vật tư hàng hoá\Danh mục\ Danh mục kho:

20

Các thông tin cập nhật:

-Kho/đạilý : Khai báo là kho của công ty hay đại lý

-Tàikhoảnhàngtồnkhotại đạilý: Khai báo tài khoản để theo dõi hàng tồn kho tai các đạilý

5.9 Danh mục nhóm hàng hoá vật tư

Chức năng: Cập nhật, hiệu chỉnh danh mục nhóm hàng hoá, vật tư Phân loại danh mụchàng hoá, vật tư theo yêu cầu quản lý của đơn vị

Đường dẫn: Vật tư hàng hoá\Danh mục\ Nhóm hàng hoá vật tư:

5.10 Danh mục hàng hoá vật tư

Chức năng: Cập nhật, hiệu chỉnh danh mục hàng hoá vật tư Khai báo theo dõi chi tiếtvật tư, hàng hoá, thành phNm

Đường dẫn: Vật tư hàng hoá\Danh mục\ Hàng hoá vật tư:

Các thông tin cập nhật

-Mãvậttư : Trường mã có 16 ký tự, có thể cả bằng chữ và số chú ý tạo mã sao chokhoa học để dễ tra cứu, và phải lường trước được số lượng hàng hoá vật tư phát sinh saunày

-Partnumber : Có thể dùng đối với những đơn vị theo dõi Part number của hàng hoá

-Tênvậttư : Khai báo tên vật tư hàng hoá, Tên VT hàng hoá và tên mã VT thường cómối liên hệ với nhau để dễ theo dõi tra cứu

- Đơnvị tính : Đơn vị tính của hàng hoá, vật tư

-Theodõitồnkho: Khai báo có theo dõi tồn kho hay không

0 – Không theo dõi tồn kho, sẽ không lên báo cáo tồn kho

1 – Có theo dõi tồn khoCách tính giá tồn kho: Khai báo cách tính giá tồn kho của các hàng hoá, vật tư

+ Tính tồn kho theo phương pháp giá trung bình+ Tính tồn kho theo phương pháp giá đích danh+ Tính tồn kho theo phương pháp giá nhập trước, xuất trước+ Tính tồn kho theo phương pháp trung bình từng lần nhậpKhi khai báo trường này cần chú ý phải xác định trước và thống nhất cách tính giá củahàng hoá, khai báo hàng hoá tính theo giá nào thì vào chương trình phải tính theo giá đó

-Tkkho : Khai báo tài khoản theo dõi tồn kho của hàng hoá, vật tư (ví dụ Vật tư thì

dùng TK 152, Thành phNm 155, Hàng hoá TK156 )

-Tkgiávốn : Khai báo tài khoản để hạnh toán giá vốn xuất cho hàng hoá, vật tư

-Tkdoanhthu : Khai báo tài khoản doanh thu

-Tkhàngbántrả lại : Khai báo tài khoản hàng bán trả lại

-Tksảnph mdở dang: Khai báo tài khoản sản phNm dở dang, dùng để hạch toán chi phí,giá thành

22

-Nhómvậttư 1 : Khai báo hàng hóa, vật tư có thuộc nhóm thứ nhất không

-Nhómvậttư 2 : Khai báo hàng hóa, vật tư có thuộc nhóm thứ hai không

-Số lượngtồntốithiểu: Khai báo số lượng tồn tối thiểu của hàng hoá vật tư

-Số lượngtồntối đa : Khai báo số lượng tồn tối đa của hàng hoá, vật tư

Lưuý:TrongtrườnghợpkhôngtheodõitồnkhothìchươngtrìnhkhôngchokhaibáoTkkhovàTkdoanhthu

5.11 Danh mục bộ phận nhân viên bán hàng

Chức năng: Cập nhật, hiệu chỉnh danh mục bộ phận, phòng ban từ đó đưa ra được cácbáo cáo liên quan đến doanh số bán hàng theo nhân viên

Đường dẫn: Bán hàng\ Danh mục\ Hợp đồng bộ phận\ Bộ phận, nhân viên

Các thông tin cập nhật

-Mãbộ phận : Mã bộ phận, phòng ban

-Tênbộ phận : Tên bộ phận, phòng ban

5.12 Danh mục giá bán

Chức năng: Cho phép khai báo giá bán tương ứng của từng hàng hoá vật tư, theo từngmốc thời gian Danh mục giá bán chỉ dùng để hỗ trợ việc cập nhật giá bán hàng hoá.Người sử dụng có quyền sửa đổi giá bán cho từng hoá đơn

Đường dẫn: Bán hàng\ Danh mục\ Giá bánCác thông tin về danh mục giá bán gồm có:

5.13 Đổi mã và ghép mã các danh điểm trong các danh mục từ điển

Trong một số trường hợp sẽ có nhu cầu đổi mã một danh điểm thành một mã khác chođúng hoặc cho thống nhất

Trong một số trường hợp khác thì do nhầm lẫn nên có thể xảy ra khả năng là một danhđiểm có tới 2 mã Khi này thì sẽ có nhu cầu ghép 2 mã thành một mã hoặc là đổi một mãthành mã khác

Chương trình SAS INNOVA 6.8.1 cho phép đổi và ghép mã các danh điểm Việc này đượcthực hiện ở phần cập nhật danh mục từ điển tương ứng thông qua chức năng F6 Khi đổihoặc ghép mã chương trình sẽ tự động tìm kiếm mã hiện thời trong tất cả các dữ liệu và đổithành mã cần thiết

5.14 Các thao tác khi cập nhật chứng từ

Khi cập nhật một chứng từ việc đầu tiên là xác định loại chứng từ để quyết định chọnphân hệ kế toán cho phù hợp

SAS INNOVA 6.8.1 bố trí màn hình cập nhật chứng từ gồm 4 phần:

- Phần 1: Các thông tin liên quan chung cho toàn bộ chứng từ như ngày chứng từ, sốchứng từ, mã khách hàng

- Phần 2: Danh sách các định khoản, các mặt hàng trong chứng từ đó

- Phần 3: Các tính toán như tổng số tiền, thuế GTGT, chi phí

- Phần 4: Các nút chức năng điều khiển quá trình cập nhật chứng từ như xem, sửa, xoá,mới

6 Các thao tác x ử lý khi c ậ p nh ậ t ch ứ ng t ừ

Trong SAS INNOVA 6.8.1, khi cập nhật chứng từ có các chức năng như sau:

- Mới: vào chứng từ mới

- Lưu: lưu chứng từ

- In ctừ: in chứng từ trên máy Với bản SAS INNOVA 6.8.1 nếu chọn in chứng từ hiệnthời Nếu muốn in nhiều chứng từ đưa vào chức năng “tìm” ra các chứng từ sau đó mới đặtlệnh in và ở màn hình in chọn ô „in tất cả hóa đơn”

- Sửa: sửa chứng từ hiện thời

- Xoá: xoá chứng từ hiện thời

- Xem: liệt kê các chứng từ đang xử lý để chọn một chứng từ

- Tìm: đưa vào các điều kiện để lọc các chứng từ đã cập nhật trước đó ra Có thểxem/sửa/xoá

- Copy: khi copy các nội dung của một chứng từ đã có rồi

- Quay ra: Chuyển sang nhập loại chứng từ khác (phải lưu chứng từ hiện thời trước): chuộtphải và chọn chứng từ cần chuyển

Có một tiện lợi là tất cả các chức năng xử lý nêu trên đều nằm trên cùng một màn hình cậpnhật chứng từ Người sử dụng chỉ việc ở trong một màn hình và có thể thực hiện tất cả các

xử lý cần thiết Trong quá trình cập nhật chứng từ có thể dùng con trỏ nháy vào các ô trênhoặc dùng phím nóng ALT+ chữ gạch chân trong ô sáng đó

6.1 Quy trình vào mới một chứng từ

Dưới đây sẽ trình bày quy trình vào một chứng từ mới trên cơ sở ví dụ vào một “Hoá đơnmua hàng”

- Chọn menu cần thiết, ví dụ: " Mua hàng\ Sơ đồ\ Hoá đơn mua hàng"

- Chương trình sẽ lọc ra 5 chứng từ được nhập cuối cùng và hiện lên màn hình cập nhậtchứng từ để biết là các chứng từ cuối cùng được nhập Nhấn nút ESC để quay ra mànhình nhập chứng từ Chỉ có các nút <<Mới>>, <<Tìm>> và <<Quay ra>> là hiện còntoàn các trường khác đều mờ Con trỏ nằm tại nút <<Mới>>

- Tại nút <<Mới>> ấn phím Enter để bắt đầu vào chứng từ mới Con trỏ sẽ chuyển đếntrường đầu tiên trong màn hình cập nhật thông tin về chứng từ

- Lần lượt cập nhật các thông tin trên màn hình: Các thông tin chung cho toàn bộ chứng

từ, các định khoản / mặt hàng trong chứng từ và các thông tin khác như thuế, chi phí,

- Tại nút <<Lưu>> ấn phím Enter để lưu chứng từ

ta gõ các ký tự đầu này rồi ấn phím Enter, chương trình sẽ hiện lên danh mục cần thiết

và con trỏ sẽ nằm tại bản ghi có mã gần đúng nhất với mã ta gõ vào Trong màn hìnhdanh mục ta có thể tìm một xâu ký tự đặc biệt mà tên khách hàng / vật tư có chứa

- Để vào thêm một khách hàng mới, một vật tư mới, ngay trong khi cập nhật chứng từthì ta chỉ việc Enter qua trường mã cần thiết Màn hình danh mục từ điển sẽ hiện lên vàtrong màn hình này ta có thể thực hiện các thao tác với danh mục như thêm, sửa, xoácác danh điểm trong danh mục

- Để chọn loại ngoại tệ giao dịch cần thiết ta chọn nút <<Chọn ngoại tệ>>

- Trong khi nhập chứng từ nếu cần xem một báo cáo nào đó ta có thể kích chuột vào nútxem báo cáo và chọn báo cáo cần thiết để xem

- Trong khi nhập chứng từ nếu cần chuyển sang nhập chứng từ loại khác ta có thể kíchchuột phải và chọn loại chứng từ cần thiết để nhập (lưu ý phải lưu chứng từ hiện thờilại rồi)

7 Báo cáo trong SAS INNOVA 6.8.1

7.1 Quy trình chung lên báo cáo

Chọn phân hệ kế toán liên quan đến báo cáo cần kết xuấtChương trình sẽ hiện thị danh sách các báo cáo liên quan của phân hệ vừa chọn ->chọn báo cáo cần thiết

Đặt điều kiện lọc số liệu để lên báo cáo Sau khi tính toán xong, chương trình sẽ hiểnthị kết quả dưới dạng bảng số liệu Ta có thể dùng các phím con trỏ để di chuyển xemcác thông tin cần thiết

Trong đa số các báo cáo chương trình sẽ cho phép thay đổi các kiểu xem, ví dụ như sắpxếp các dòng theo mã hoặc theo tên hoặc theo giá trị hoặc nhóm các vật tư, khách hàngtheo các tiêu chí khác nhau, Để làm việc này ta dùng phím F10 để lựa chọn kiểu xem.Chương trình sẽ hiện lên các lựa chọn để ta chọn kiểu xem cần thiết Ta có thể thay đổicác kiểu xem khác nhau Nếu muốn xem theo một kiểu khác ta lại chỉ việc dùng phímF10 một lần nữa

Nếu ta cần in số liệu hoặc kết xuất ra các tệp dữ liệu dạng EXCEL hoặc DBF thì dùngphím F7 Chương trình hiện lên màn hình để ta chọn mẫu báo cáo vào đầu ra (máy inhay tệp dữ liệu)

Đặc biệt chương trình cho phép sắp xếp thứ tự các cột báo cáo, thay đổi độ rộng củacác cột hoặc dấu các cột số liệu để có thể lên một báo cáo nhanh theo yêu cầu

7.2 Một số điểm cần lưu ý khi lên và xem báo cáo

Khi xem báo cáo nếu ta muốn thay đổi trật tự sắp xếp của các cột hoặc thay đổi độ rộngcủa các cột hoặc muốn dấu bớt đi một số cột nào đó giống như trong EXCEL thì tathực hiện các thao tác như di chuyển cột, thay đổi độ rộng của cột, che cột và sau đó ấnF7 để in và chọn chức năng báo cáo nhanh Khi này chương trình sẽ đưa ra mẫu ingiống như ta sắp xếp

Trong các báo cáo tổng hợp ta có thể xem các chi tiết phát sinh liên quan bằng cáchdùng phím F5

Khi xem các chi tiết phát sinh ta có thể xem trực tiếp chứng từ gốc liên quan bằng cáchkích vào nút xem chứng từ gốc

Khi in báo cáo ta có thể chọn ngôn ngữ in báo cáo: bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh.Khi in báo cáo ta có thể chọn in báo cáo theo mẫu báo cáo chỉ có cột thông tin về đồngtiền hạch toán (VNĐ) hoặc theo mẫu báo cáo có các cột thông tin về tiền nguyên tệ, tỷgiá hạch toán và tiền VNĐ.

Chương 2: CÁC PHÂN HỆ KẾ TOÁN TRONG SAS INNOVA 6.8.1

1 Phân hệ Hệ thống

Chức năng: Các màn hình cập nhật chứng từ là đầu vào chính của toàn bộ hệ thống thôngtin kế toán SAS INNOVA 6.8.1 cho phép khai báo một số thông tin chung về các mànhình cập nhật chứng từ Việc khai báo này nhằm 2 mục đích:

Liên kết các thông tin đầu vào thành một hệ thống nhất để tiện cho xử lý số liệu

Tự động hoá việc cập nhật số liệu

1.1 Tạo số liệu làm việc

Thiết lập các thông số ban đầu của hệ thống Chức năng này được thực hiện khi tiến hànhcài đặt xong hoặc khi đổ các Update nâng cấp, chỉnh sửa chương trình gốc

1.2 Chức năng bảo trì và kiểm tra số liệu

Số liệu được cập nhật và lưu giữ ở nhiều bảng số liệu khác nhau vì một số lý do có thể bịsai lệch về chỉ dẫn hoặc có sự không đồng bộ giữa các bảng số liệu

Khi chỉ dẫn của một bảng nào đó bị sai lệch hoặc bị mất thì khi xử lý số liệu chương trình

sẽ đưa ra các thông báo như: “Out of Range”, “Index Tag Not Found”, "Not atable/DBF",

Khi số liệu giữa các bảng bị mất đồng bộ thì lên báo cáo sẽ bị sai

Trong cả 2 trường hợp trên ta phải thực hiện chức năng bảo trì và kiểm tra số liệu

Ngoài ra, khi ta xoá số liệu thì số liệu chưa bị xoá hẳn mà chỉ bị đánh dấu xoá và sẽ khôngtham gia vào các tính toán Cùng với thời gian những số liệu bị xoá có thể rất nhiều và sẽảnh hưởng đến tốc độ xử lý Vì vậy, định kỳ khoảng một tháng một lần nên thực hiện chứcnăng bảo trì và kiểm tra số liệu để chương trình xoá hẳn các bản ghi bị đánh dấu xoá rakhỏi chương trình

1.3 Chức năng sao chép vào/ ra số liệu

Việc sao chép số liệu này nhằm mục đích để chuyển số liệu cho người dùng khác, ví dụ từcác đơn vị cấp dưới cho đơn vị cấp trên, từ các cửa hàng về công ty Sau khi sao chép ra vàchuyển cho người dùng khác, ví dụ là đơn vị cấp trên, thì đơn vị cấp trên sẽ thực hiện saochép (copy) từ đĩa vào chương trình và sẽ có bộ số liệu giống như ở bản gốc

Ta cũng có thể dùng chức năng sao chép để lưu giữ số liệu

1.4 Chức năng lưu trữ (Back up) số liệu

Việc sao chép và lưu trữ số liệu cũng như chương trình là rất quan trọng Mặc dù rất ít khixảy ra nhưng vẫn có thể vào một ngày nào đó, vì lý do hỏng đĩa cứng, virus, xoá nhầm nên

số liệu hoặc chương trình có thể bị hỏng

Để khắc phục hiểm hoạ này ta phải thực hiện lưu và cất giữ chương trình cũng như số liệu

đã được cập nhật hàng ngày

Chương trình cho phép tự động lưu số liệu vào một ngày cố định trong tuần theo ngày takhai báo ở phần khai báo tham số hệ thống Đúng ngày khai báo này mỗi lần thoát ra khỏichương trình, nếu ta chưa lưu số liệu và người sử dụng có thNm quyền lưu giữ số liệu thìchương trình sẽ hỏi là có lưu số liệu không Nếu trả lời là có thì chương trình sẽ thực hiệnlưu số liệu

Mỗi lần lưu thì chương trình sẽ lưu toàn bộ số liệu trong năm và lưu ra một tệp riêng Tuynhiên sau một số lần lưu nhất định được khai báo trong phần khai báo tham số hệ thống,chương trình sẽ ghi đè số liệu mới nhất lên số liệu cũ nhất

26

Ngoài việc lưu định kỳ tự động hàng tuần, khi cần thiết ta có thể lưu khi chạy chức nănglưu trữ số liệu.

Số liệu lưu trữ để được cất trong thư mục Backup

Ngoài biện pháp lưu giữ số liệu như trên ta còn có thể thực hiện lưu giữ bằng một số công

cụ khác như NC (Norton Commnader), Windows Explorer,

Phần khai báo người sử dụng chương trình và phân quyền truy nhập có các chức năng sau:

Thêm người sử dụng (Là thêm mới người sử dụng)

Sửa đổi người sử dụng (Sửa thông tin người sử dụng đã khai báo)Xoá người sử dụng (Là xoá hẳn 1 người sử dụng đã khai báo)

Phân quyền (Người quản lý gắn quyền sử dụng từng phần hành cho người thừahưởng)

Chi tiết (phân quyền cho người sử dụng tới từng chứng từ)

Khi khai báo người sử dụng ta phải cập nhật các thông tin sau:

Tên: Tên được nhập vào khi vào chương trình (viết không dấu)Tên đầy đủ: Tên đầy đủ của người sử dụng

Mật khNu: Mật khNu truy nhập khi sử dụng chương trình

Nếu là người quản lý tích vào là người quản lý; nếu là người thừa hưởng ta khôngtích vào ô là người quản lý mà chọn người thừa hưởng ở ô thừa hưởng

Người quản lý có toàn quyền truy nhập các chức năng và được quyền thêm và phânquyền cho các người sử dụng khác Người thừa hưởng chỉ được sửa đổi các thôngtin như tên đầy đủ, đổi mật khNu truy nhập chương trình, và sử dụng các chức năngđược phân

Đối với việc thêm, xoá hoặc phân quyền cho người sử dụng thì chỉ có người sử dụng làngười quản lý thì mới thực hiện được các chức năng này.

Khi phân quyền thì chương trình sẽ hiện lên 2 danh sách các chức năng: các chức năngđược sử dụng và các chức năng không được sử dụng

Muốn thêm các chức năng được sử dụng thì phải đánh dấu các chức năng cần thiết trongdanh sách các chức năng không được sử dụng và sau đó chuyển các chức năng được đánhdấu sang danh sách các chức năng được sử dụng ( Bằng cách thêm quyền hoặc thêm tất).Ngược lại, muốn bớt các chức năng được sử dụng thì phải đánh dấu các chức năng nàytrong danh sách các chức năng được sử dụng và sau đó chuyển các chức năng được đánhdấu sang danh sách các chức năng không được sử dụng (Bằng cách xoá quyền, hoặc xoátất)

Muốn phân quyền chi tiết cho từng người có quyền thêm mới một chứng từ, sửa, xoá mộtchứng từ ta chọn người cần phân quyền, sau đó chọn chức năng (chi tiết), người sử dụngđược sử dụng chức năng nào thì tích vào chức năng đó

28

1.6 Khai báo các tham số tuỳ chọn 1.6.1 Chức năng

SAS INNOVA 6.8.1 cho phép khai báo một số tham số tuỳ chọn để chương trình phù hợpnhất với từng doanh nghiệp cụ thể

Người sử dụng có thể khai báo các tham số tuỳ chọn đặc thù cho doanh nghiệp như:

- Mã số thuế của doanh nghiệp

Mã số thuế của doanhnghiệp

Số quyết định về chế độ

kế toán của Bộ tài chính

Số quyết định này sẽ được intrên góc các báo cáo tài chính

Ban hành theo QĐ số15/2006/QĐ-BTCThe number of dicision

about set of accountingregulations

Số quyết định này sẽ được intrên các báo cáo tài chính inbằng tiếng Anh

According to Dicision No.15/2006/QĐ-BTC

Ngày quyết định về chế

độ kế toán của Bộ tàichính

Ngày quyết định này sẽ được

in trên các báo cáo tài chính

Ngày quyết định này sẽ được

in trên các báo cáo tài chính inbằng tiếng Anh

dated 20 March 2006 ofthe Ministry of Finance

Họ và tên của kế toántrưởng

Họ và tên sẽ được in trên cácbáo cáo kế toán

Nguyễn Thị Duyên

báo cáo kế toán in bằng tiếngAnh

Nguyen Thi Duyen

báo cáo kế toán

báo cáo kế toán in bằng tiếngAnh

Luong Xuan Vinh

Ngôn ngữ ngầm định của

Báo cáo ngầm định làVNĐ hay ngoại tệ (1-VNĐ, 2-Ngoại tệ)

1, 2

Dấu phân cách hàng

Dấu phân cách số thập

Khuôn dạng của trườngtiền

Khuôn dạng khi nhập và xem

đè lên lần lưu thứ nhất (cũnhất)

131, 136, 1388, 141, 331,

336, 3388Tài khoản xác định kết

quả sản xuất kinh doanh

Dùng khi lên báo cáo kết quả

Danh sách các tài khoảnkhử trùng trong mua bánhàng hoá, vật tư

111, 112Cách tính giá trung bình:

1.6.3 Một số hiện tượng của chương trình do việc khai báo trong tham số hệ thống

Mã số của doanh nghiệp: khi vào tờ khai thuế lên sai mã số thuế của doanh nghiệp là

do chưa được khai báo trong hệ thống

Khai báo Cập nhật trường b.phận của v.vụ bán hàng: là mã 0 – không sử dụng trường

Mã BPKD nên khi khai báo chứng từ không nhập được mã BPKDHiện tượng khuôn dạng của trường tiền khai báo ít hơn hoặc lớn hơn rất nhiều lần vớiphát sinh: xem báo cáo về số lượng hoặc giá trị không hiện lên mà thay vào đó là các

“dấu hoa thị” như sau

từng khoCách tính giá NTXT: 1 -Đúng theo ngày, 2 - Đúngtheo tháng

1

Phương pháp tính KHTSCĐ: 1 - theo tháng, 2 -theo tỷ lệ

1, 2

Phương pháp tính khấuhao TSCĐ: 1 - theonguyên giá, 2 - theo giá trịcòn lại

3

Cập nhật trường b.phậncủa v.vụ bán hàng ( 0 –không, 1- có)

Khi trên HD bán hàng muốngắn hay không gắn mã nhânviên, bộ phận bán hàng

0, 1

định sẽ lên cho tất cả cácchứng từ mặc định mã đơn vịnày

Cty

Cách thức khắc phục vào Hệ thống/ Tham số tùy chọn khai báo lại khuôn dạng và vào lạichương trình.

1.7 Khai báo năm tài chính

Đối với các doanh nghiệp 100% vốn đầu tư trong nước, thông thường năm tài chính trùngvới năm hành chính theo lịch thông thường, bắt đầu từ 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 hàngnăm Và kỳ kế toán thông thường là tháng và trùng với tháng theo lịch hành chính, bắt đầuvào ngày 01/01 hàng tháng và kết thúc vào ngày cuối tháng 31/12

Tuy nhiên đối với đối với một số công ty có vốn đầu tư của nước ngoài thì năm tài chính

có thể không trùng với năm hành chính và kỳ kế toán có thể không trùng với tháng theolịch hành chính thông thường Ví dụ, năm tài chính bắt đầu từ 01/04 của năm này và kếtthúc vào 31/03 của năm sau, còn tháng hạch toán bắt đầu vào ngày 01 của tháng này và kếtthúc vào ngày cuối của tháng sau

1.8 Các thông tin chung liên quan đến màn hình cập nhật chứng từ

Chức năng: khai báo các thông tin mặc định cho các giao diện của màn hình nhập chứng từTrong đó khi cần xem và sửa các thông tin của đã khai báo của một màn hình nhập chứng

từ ta tích con trỏ đến chứng từ cần sửa ví dụ “Phiếu nhập kho”, màn hình sẽ xuất hiện sau

32

Tên tiếng Anh của chứng từ Thông tin này đã được SAS INNOVA 6.8.1 khai báo, nhưng

có thể sửa lại cho phù hợp

Stt khi in bảng kê

Thông tin này phục vụ việc sắp xếp các ctừ khi lên các báo cáo chi tiết liên quan đến nhiềuloại ctừ khác nhau Trong các báo cáo này, trong cùng một ngày thì các ctừ có stt bé hơn sẽđược sắp xếp trước các ctừ có stt lớn hơn

Mã ctừ mẹ phải là mã chứng từ nào đó trong danh mục chứng từ Trong trường hợp mànhình có hệ thống đánh số riêng thì mã chứng từ mẹ trùng với chính mã chứng từ

2 Phân hệ Tổng hợp2.1 Giới thiệu chung 2.1.1 Chức năng

Phân hệ kế toán tổng hợp có thể dùng như một phân hệ cơ sở và độc lập hoặc liên kếtthống nhất với tất cả các phân hệ khác của chương trình

Tại phân hệ kế toán tổng hợp ta có thể cập nhật các phiếu kế toán tổng quát, các bút toánphân bổ, kết chuyển cuối kỳ, các bút toán định kỳ và các bút toán điều chỉnh Ngoài raphân hệ kế toán tổng hợp thực hiện tổng hợp số liệu từ tất cả các phân hệ khác

Phân hệ kế toán tổng hợp thực hiện lên các sổ sách, báo cáo kế toán, báo cáo thuế

2.1.2 Sơ đồ tổ chức

Phiếu kế toán tổng quátCác bút toán phân bổ tự độngCác bút toán kết chuyển tự động

Cách cập nhật:

Đường dẫn: Tổng hợp\ Sơ đồ\ Phiếu kế toán

34

Mã đơnvị: Nhập tên hoặc mã của các đơn vị, dùng để quản lý các công ty thành viên,

các xí nghiệp thành viên hoặc các bộ phận - Mã này đã được thiết lập trong Danh mụcđơn vị cơ sở

Số chứngtừ: Số thứ tự chứng từ trong PKT, chương trình ngầm định hoặc tự gõ

Ngàyhạchtoán: Ngày ghi chứng từ vào sổ sách kế toán

Ngàylậpchứngtừ: Là ngày phát sinh chứng từ

Loạingoạitệ: Là loại tiền được sử dụng khi phát sinh nghiệp vụ này (VND, USD, )

Tỷ giá (nếu là đồng tiền hạch toán thì chương trình tự động gán tỷ giá bằng 1)

Tàikhoản : Tài khoản Nợ và tài khoản Có sẽ đuợc lưu trên 2 dòng khác nhau, chẳnghạn dòng thứ nhất nhập TK Nợ

Mãkhách: Có thể bỏ qua hoặc nhận Nếu nhận gõ ký hiệu tắt của mã, nhấn ENTER,chương trình sẽ hỏi: Có chọn khách hàng không? Có thì chọn khách hàng, Không thìchọn nhà cung cấp, sẽ có danh sách hiện ra nhấn ENTER vào một khách hàng để chọn.Nếu khách hàng mới chưa có trong danh mục mã thì có thể nhấn F4 để tạo một mãkhách mới ngay tại cửa sổ này

Phátsinhnợ: Nếu ô Tài khoản gõ TK ghi nợ thì gõ số tiền vào ô Phát sinh nợ và ngược

lại

Diễngiải: Mô tả nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Mãvụ việc: Có thể bỏ qua hoặc chọn mã vụ việc theo dõi liên quan đến nghiệp vụ kinh

tế phát sinh đã thiết lập trong Danh mục vụ việc hoặc tạo mới

Mãcủatrườngtự do: Tương tự mã vụ việc

Nhómdk(nhóm địnhkhoản): Trường hợp nghiệp vụ phát sinh có nhiều nợ và nhiều cóthì với một nhóm nợ và có tương ứng sẽ cho cùng một nhóm định khoản, mỗi nhóm nợ

và có khác nhau sẽ có nhóm dk khác nhau Trường hợp có một nhóm nợ và có thìkhông cần nhập

Phátsinhcó: Sau khi nhận xong dòng 1 thì ENTER xuống dòng 2 để gõ tài khoản có

và số tiền phát sinh có tương ứng Chú ý các phát sinh bên nợ và bên có phái bắngnhau thì chương trình mới cho lưu

Lưu ý khi cập nhật các chứng từ nhiều Nợ nhiều Có

Chương trình cho phép hạch toán nhiều Nợ nhiều Có trên cùng một chứng từ nhưng ta phảitách chúng thành các nhóm hạch toán đối ứng 1 Nợ - nhiều Có hoặc 1 Có - nhiều Nợ.Tương ứng với mỗi nhóm này ta phải mã hoá thành các nhóm định khoản khác nhau ởtrường nhóm định khoản Ví dụ ta mã hoá từng cặp định khoản thứ nhất là số 1 và cặp địnhkhoản thứ 2 là số 2 v.v

2.2.2 Cập nhật số dư đầu năm

Chức năng: Khi mới bắt đầu sử dụng chương trình ta nhập số dư đầu năm của các tàikhoản Đối với các năm tiếp theo ta chỉ việc thực hiện chuyển số dư cuối năm trước sangđầu năm mới sau khi đã khoá sổ kế toán cuối năm trước

Đường dẫn: Tổng hợp\Nhập số dư đầu năm

a Vào số dư đầu năm của các tài khoản

Khi cập nhật số dư đầu năm phải lưu ý các điểm sau:

Khi nhập số dư của các tài khoản ngoại tệ thì phải nhập cả số dư ngoại tệ

Nếu sử dụng chương trình không phải bắt đầu từ đầu năm tài chính thì ngoài việc nhập

số dư đầu kỳ còn phải nhập số dư đầu năm để có thể lên được bảng cân đối kế toán.Trong trường hợp này số dư đầu năm của các tài khoản công nợ được nhập cả dư nợ và

dư có đồng thời trên một tài khoản

Đối với các tài khoản có theo dõi công nợ chi tiết thì số dư của các tài khoản này sẽ đượctập hợp sau khi vào số dư chi tiết của từng đối tượng công nợ

b Vào số dư công nợ phải thu đầu kỳ

Nhấn F4 để nhập một số dư mới: Nhập mã đơn vị, mã tài khoản, mã khách và vào số dưnợ/ có tiền VNĐ và số dư nợ/ có ngoại tệ tương ứng

Sau khi nhập xong nhấn F10 để kiểm tra tổng số dư các khoản phải thu đã nhập vàochương trình

c Vào số dư công nợ phải trả đầu kỳ:

Cách khai báo tương tự như Vào số dư công nợ phải thu đầu kỳ”

d Vào tồn kho hàng hoá đầu kỳ

36

Nhấn F4 để tạo cập nhật thêm một số tồn kho mới: Gõ mã kho, mã vật tư

Tồn đầu: là số lượng hàng hoá

Dư đầu là tổng giá trị số dư hàng hoá đó

e Vào tồn kho hàng hoá đầu kỳ theo phương pháp NTXT

Tương tự như vào tồn kho đầu kỳ, nhưng có thêm ngày chứng từ để chương trình căn cứvào đó để tính giá vốn cho hàng xuất

2.2.3 Khai báo bút toán phân bổ kết chuyển tự động

a Bút toán kết chuyển tự động

Cuối kỳ ta thường phải thực hiện các bút toán kết chuyển sau để xác định kết quả kinhdoanh:

Kết chuyển giá vốn hàng bánKết chuyển các khoản doanh thu, thu nhậpKết chuyển các khoản chi phí BH, QLDN, HĐTC, chi phí khácTrên cơ sở các bút toán kết chuyển nêu trên đều lặp lại giống nhau vào cuối các kỳ kế toánnên trong chương trình có chức năng cho phép thực hiện tự động sinh ra các bút toán kếtchuyển cuối kỳ

Để thực hiện được việc kết chuyển tự động ta phải khai báo tài khoản “chuyển”, tài khoản

“nhận” cho từng nhóm bút toán một và khai báo việc kết chuyển được thực hiện từ tàikhoản ghi có sang tài khoản ghi nợ (ví dụ 642 - 911) hoặc ngược lại (ví dụ 511 - 911).Khi tạo bút toán kết chuyển SAS INNOVA 6.8.1 sẽ kết chuyển số tiền bằng tổng số phátsinh trừ tổng số giảm trừ trong kỳ

Để tiện dụng SAS INNOVA 6.8.1 cho phép các khả năng khai báo sau:

Khai báo kết chuyển từ một tài khoản chi tiết này sang một tài khoản chi tiết khác.Khai báo kết chuyển từ một tài khoản tổng hợp sang một tài khoản chi tiết Khi nàySAS INNOVA 6.8.1 sẽ kết chuyển cho từng tài khoản chi tiết “chuyển” sang tài khoản

“nhận”

Khai báo kết chuyển từ một tài khoản tổng hợp sang một tài khoản tổng hợp khác Khinày SAS INNOVA 6.8.1 sẽ kết chuyển tương ứng cho từng cặp tài khoản chi tiết

“chuyển - nhận” có “đuôi” tiểu khoản giống nhau

Đường dẫn: Để tạo các bút toán kết chuyển vào phân hệ Tổng hợp\ Chức năng\ Khai báocác bút toán tự động\ Bút toán kết chuyển tự động khi đó sẽ xuất hiện bảng sau

b Bút toán phân bổ tự động

Cuối kỳ ta phải phân bổ chi phí sản xuất chung (TK627), chi phí nhân công trực tiếp(TK622) (nếu không tập hợp được trực tiếp cho từng vụ việc) sang tài khoản liên quan đểtính giá thành (TK154) Và phân bổ chi phí bán hàng (TK641), chi phí quản lý doanh

nghiệp (TK 642) sang tài khoản liên quan để tính kết quả kinh doanh (TK 911) theo cácloại hình kinh doanh khác nhau (trong trường hợp tài khoản kết quả chia nhỏ ra các tàikhoản con ứng với các loại hình kinh doanh khác nhau)

Trên cơ sở các bút toán phân bổ nêu trên đều lặp lại giống nhau vào cuối các kỳ kế toánnên trong chương trình có chức năng cho phép thực hiện tự động sinh ra các bút toán phân

bổ cuối kỳ

Đường dẫn: Để khai báo bút toán phân bổ tự động vào phân hệ Tổng hợp\ Chức năng\Khai báo các bút toán tự động\ Bút toán phân bổ tự động

Phần thông tin chung:

Để nhập dữ liệu vào phần thông tin chi tiết chọn phím Ctrl + F4, khi đó sẽ xuất hiệnbảng sau:

Phần thông tin chi tiết:

38

trình tự động thực hiện nhiều bút toán phần bổ cùng 1 lúc

Tên bút toán Tên bút toán sẽ được lưu trong phần diễn giải nội dung phát sinh.Tài khoản ghi

có

Tài khoản sẽ phân bổ đi

Trong trường hợp tài khoản phân bổ đi có nhiều tiểu khoản và cáctiểu khoản này khi phân bổ có cùng một tiêu thức phân bổ thì có thểkhai báo tài khoản sẽ phân bổ đi là tài khoản tổng hợp

việc này được nhập khi số tiền phát sinh của tài khoản ghi có của vụviệc này được phân bổ cho các vụ việc khác

là một hệ số (phần trăm số tiền tương ứng với vụ việc đó) Khi đó sẽkhông phải nhập tài khoản nợ và tài khoản có

1 – Phân bổ theo phát sinh vụ việc: Chương trình tự động tính hệ sốphân bổ theo tỷ lệ giữa các vụ việc của cặp phát sinh TK nợ và TK có

tiết

vụ việc

6 Sổ cái của một tài khoản

7 Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản

8 Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản

9 Số dư cuối kỳ của các tài khoản

b Sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

1 Khai báo cách đánh số chứng từ ghi sổ

2 Đăng ký số chứng từ ghi sổ

3 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

4 Bảng tổng hợp chứng từ / Sổ chi tiết

5 Chứng từ ghi sổ

6 Sổ cái của một tài khoản

7 Sổ chi tiết của một tài khoản

8 Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản

9 Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản

10 Số dư cuối kỳ của các tài khoản

c Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ

1 Nhật ký chứng từ số 1 - 10

2 Bảng kê số 1 - 11

3 Bảng phân bổ chi phí chung

4 Sổ cái của một tài khoản

5 Sổ chi tiết của một tài khoản

6 Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản

7 Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản

8 Số dư cuối kỳ của các tài khoản

d Lọc tìm số liệu và báo cáo nhanh

1 Bảng kê chứng từ

2 Bảng kê chứng từ của một tài khoản

3 Tổng hợp số phát sinh của một tài khoản

4 Hỏi số dư của một tài khoản

5 Cân đối số phát sinh các tiểu khoản của một tài khoản

6 Cân đối phát sinh theo ngày của một tài khoản

3 Phân h ệ k ế toán V ố n b ằ ng ti ề n

3.1 Giới thiệu chung 3.1.1 Chức năng:

- Theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền vay

- Theo dõi tiền gửi, tiền vay tại nhiều ngân hàng khác nhau

- Theo dõi số dư tức thời tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại từng tài khoản ở các ngân hàng

- Theo dõi thanh toán thu chi theo khách hàng, hợp đồng, hoá đơn mua bán và theo cáckhoản mục chi phí

3.1.2 Sơ đồ tổ chức

Chøng tõ PhiÕu thu, phiÕu chi

Sæ phô NH (B¸o cã, b¸o nî) Mua b¸n ngo¹i tÖ

Sè liÖu chuyÓn tõ c¸c ph©n hÖ kh¸c Ph©n hÖ kÕ to¸n

Vèn b»ng tiÒn

ChuyÓn sè liÖu sang c¸c ph©n hÖ kh¸c

KÕ to¸n tæng hîp C«ng nî ph¶i thu C«ng nî ph¶i tr¶

3.2.1 Thu tiền mặt, thu qua ngân hàng

- Đường dẫn: Vốn bằng tiền\ Sơ đồ\ Thu tiền mặt\ Thu qua ngân hàng

-Mã đơnvị: Tên đơn vị cập nhật

-Mãgiaodịch: Ngầm định là 2 hoặc xoá đi nhấn ENTER để chọn mã giao dịch

40