QUY TRÌNH THANH TOÁN TIỀN mặt

I. MỤC ĐÍCH: - Làm rõ trách nhiệm của từng đơn vị, cá nhân trong việc thanh toán; - Đảm bảo thanh toán nhanh gọn; - Tiết kiệm thời gian do phải giải thích nhiều lần, lặp đi lặp lại trong việc thanh toán; - Đảm bảo quy trình thanh toán rõ ràng, minh bạch, dễ hiểu. II. PHẠM VI, ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG: - Các khoản thanh toán bằng tiền mặt; - Áp dụng cho tất cả các cá nhân, đơn vị thuộc cơ quan Bộ có sử dụng kinh phí do Văn phòng quản lý. III. TÀI LIỆU LIÊN QUAN: - Luật Ngân sách Nhà nước năm 2002; Luật Kế toán năm 2003; - Nghị định số 60/2003/NĐ-CP ngày 06/6/2003 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Ngân sách Nhà nước; - Thông tư số 59/2003/TT-BTC ngày 23/6/2003 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Nghị định số 60/2003/NĐ-CP ngày 06/6/2003 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Ngân sách Nhà nước; - Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ Kế toán hành chính sự nghiệp; - Tiêu chuẩn ISO 9000; - Sổ tay chất lượng.

QUY TRÌNH Mã số: BỘ TƯ PHÁP VĂN PHÒNG THANH TOÁN TIỀN MẶT Ngày ban hành: Lần sửa đổi : 0 Trang/ Tổng số: 1/5 1. Đơn vị, cá nhân có liên quan phải thực hiện theo đúng nội dung Quy trình. 2. Trong quá trình thực hiện, nếu phát hiện vấn đề chưa hợp lý, đề nghị các đơn vị, cá nhân phản ánh về Văn phòng để cải tiến Quy trình cho phù hợp. NƠI NHẬN : TT Đơn vị TT Đơn vị TT Đơn vị SỬA ĐỔI : Lần sửa đổi Ngày sửa đổi Nội dung và hạng mục sửa đổi Soạn thảo Xem xét Phê duyệt Họ tên: Chức vụ: Họ tên: Chức vụ: Họ tên: Chức vụ: 1 QUY TRÌNH Mã số: BỘ TƯ PHÁP VĂN PHÒNG THANH TOÁN TIỀN MẶT Ngày ban hành: Lần sửa đổi : 0 Trang/ Tổng số: 2/5 I. MỤC ĐÍCH: - Làm rõ trách nhiệm của từng đơn vị, cá nhân trong việc thanh toán; - Đảm bảo thanh toán nhanh gọn; - Tiết kiệm thời gian do phải giải thích nhiều lần, lặp đi lặp lại trong việc thanh toán; - Đảm bảo quy trình thanh toán rõ ràng, minh bạch, dễ hiểu. II. PHẠM VI, ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG: - Các khoản thanh toán bằng tiền mặt; - Áp dụng cho tất cả các cá nhân, đơn vị thuộc cơ quan Bộ có sử dụng kinh phí do Văn phòng quản lý. III. TÀI LIỆU LIÊN QUAN: - Luật Ngân sách Nhà nước năm 2002; Luật Kế toán năm 2003; - Nghị định số 60/2003/NĐ-CP ngày 06/6/2003 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Ngân sách Nhà nước; - Thông tư số 59/2003/TT-BTC ngày 23/6/2003 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Nghị định số 60/2003/NĐ-CP ngày 06/6/2003 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Ngân sách Nhà nước; - Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ Kế toán hành chính sự nghiệp; - Tiêu chuẩn ISO 9000; - Sổ tay chất lượng. IV. TỪ NGỮ VIẾT TẮT, GIẢI THÍCH TỪ NGỮ: - Tổ chức, đơn vị thuộc Bộ có sử dụng kinh phí do Văn phòng Bộ quản lý sau gọi chung: Đơn vị; - Chủ tài khoản hoặc uỷ quyền chủ tài khoản sau đây gọi chung: Chủ tài khoản. V. NỘI DUNG: 1. Lưu đồ 2 QUY TRÌNH Mã số: BỘ TƯ PHÁP VĂN PHÒNG THANH TOÁN TIỀN MẶT Ngày ban hành: Lần sửa đổi : 0 Trang/ Tổng số: 3/5 Trách nhiệm thực hiện Nội dung Viện dẫn Đơn vị Xem khoản 2.1, điểm 2, Mục V Kế toán viên Xem khoản 2.2, điểm 2, Mục V Kế toán trưởng Xem khoản 2.3, điểm 2, Mục V Chủ tài khoản Xem khoản 2.4, điểm 2, Mục V Thủ quỹ Xem khoản 2.4, điểm 2, Mục V Đơn vị Xem khoản 2.5, điểm 2, Mục V 3 Nộp chứng từ Nhận, Ktra, Đề xuất Kiểm soát Phê duyệt Dừng Thực hiện Lưu hồ sơ QUY TRÌNH Mã số: BỘ TƯ PHÁP VĂN PHÒNG THANH TOÁN TIỀN MẶT Ngày ban hành: Lần sửa đổi : 0 Trang/ Tổng số: 4/5 2- Miêu tả chi tiết 2.1- Nộp chứng từ: Các cá nhân, đơn vị khi có nhu cầu tạm ứng, thanh toán các khoản chi tiêu bằng tiền mặt thì lập, tổng hợp chứng từ, nộp cho kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán có trách nhiệm tiếp nhận toàn bộ chứng từ có liên quan. 2.2- Kiểm tra, tính toán, đề xuất Sau khi tiếp nhận chứng từ, kế toán thanh toán xử lý: - Các khoản thanh toán đột xuất: kiểm tra ngay tính pháp lý và sự đầy đủ của các chứng từ và trình kế toán trưởng (nếu đảm bảo đúng thủ tục, chế độ); trường hợp không chắc chắn sự đảm bảo đúng thủ tục, chế độ thì liên hệ với người đề nghị để được làm rõ hoặc báo cáo kế toán trưởng; trường hợp chắc chắn không đảm bảo thủ tục, chế độ thì liên hệ và trả lại cho người đề nghị biết. - Các khoản thanh toán không đột xuất Trong thời gian 4 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được chứng từ, thực hiện việc kiểm tra, tính toán, yêu cầu người đề nghị hoàn chỉnh hồ sơ và xử lý: + Nếu đảm bảo thủ tục, chế độ trình kế toán trưởng kiểm soát; + Nếu người đề nghị không hoàn chỉnh được chứng từ thì trả lại hoặc báo cáo kế toán trưởng; + Nếu vi phạm chế độ, chính sách của Nhà nước thì từ chối thanh toán. 2.3- Kiểm soát Trong thời gian 2 ngày làm việc kể từ khi nhận được chứng từ do kế toán viên trình, kế toán trưởng kiểm soát và xử lý: - Nếu chứng từ đảm bảo thủ tục, chế độ thì ký kiểm soát và chuyển lại cho kế toán viên để trình chủ tài khoản hoặc uỷ quyền chủ tài khoản; - Nếu phát hiện những sai sót, chưa đúng thủ tục, chế độ thì yêu cầu kế toán thanh toán liên hệ với người đề nghị để hoàn thiện hoặc từ chối thanh toán (trả lại chứng từ cho người đề nghị). 2.4- Phê duyệt Trong thời gian 1 ngày, kể từ khi Phòng Kế toán trình, chủ tài khoản hoặc uỷ quyền của chủ tài khoản xem xét, xử lý: - Nếu đồng ý, ký duyệt thanh toán; - Nếu không đồng ý, yêu cầu Phòng Kế toán hoặc người đề nghị làm rõ; từ chối thanh toán. 4 Khi chứng từ đã được chủ tài khoản hoặc uỷ quyền của chủ tài khoản duyệt thanh toán, chứng từ được chuyển lại cho kế toán thanh toán lập phiếu thu, phiếu chi và thực hiện theo trình tự từ điểm 2.2 - 2.4, Mục này. Thời gian thực hiện các công việc này không quá 2 ngày. 2.5- Thực hiện Các phiếu thu, chi đã đầy đủ chữ ký (chủ tài khoản hoặc uỷ quyền của chủ tài khoản, kế toán trưởng, kế toán thanh toán) được chuyển về thủ quỹ Cơ quan thực hiện việc thu hoặc xuất quỹ tiền mặt. 2.6- Lưu hồ sơ Đây là khâu cuối cùng của quá trình thanh quyết toán. Toàn bộ chứng từ sau khi đã được thực hiện có đầy đủ chữ ký của kế toán viên, kế toán trưởng, chủ tài khoản hoặc uỷ quyền chủ tài khoản, thủ quỹ và người nộp, người nhận sẽ được tổ chức lưu giữ theo qui định của pháp luật. 3. Mẫu biểu - Mẫu số 2A: Dự toán kinh phí về .; - Mẫu số 2B: Dự toán hội nghị .; - Mẫu số 4: Giấy đề nghị tạm ứng; - Mẫu số 5A: Hợp đồng khoán việc; - Mẫu số 5B: Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng; - Mẫu số 6A: Hợp đồng nghiên cứu khoa học; - Mẫu số 6B: Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng; - Mẫu số 7A: Hợp đồng dịch thuật; - Mẫu số 7B: Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng; - Mẫu số 8: Giấy biên nhận; - Mẫu số 9: Danh sách họp hội thảo, toạ đàm; - Mẫu số 12A: Bảng kê chi tiết thanh toán (nhóm theo hợp đồng); - Mẫu số 12B: Bảng kê chi tiết thanh toán (nhóm chi hội thảo, toạ đàm hoặc đoàn đi công tác nước ngoài); - Mẫu số 12C: Bảng kê chi tiết thanh toán (nhóm mua sắm hàng hoá, dịch vụ và các khoản khác); - Mẫu số 12D: Bảng kê chi tiết thanh toán (áp dụng cho các Dự án hoặc công việc phải quyết toán theo dự toán được duyệt của nhà tài trợ); - Mẫu số 12E: Bảng kê chi tiết thanh toán (áp dụng cho các khoản thanh toán khác); - Mẫu số 13: Bảng kê tổng hợp thanh toán. Các chứng từ, biểu mẫu kế toán thuộc loại bắt buộc của Nhà nước thì các đơn vị phải tuyệt đối tuân thủ thực hiện (biên lai, hoá đơn tài chính, phiếu thu, phiếu chi .). Mẫu số 2A 5 BỘ TƯ PHÁP CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm 200 DỰ TOÁN KINH PHÍ VỀ . Kính gửi: - Văn phòng Bộ - Kho bạc Nhà nước Ba Đình Đơn vị: đồng TT NỘI DUNG SỐ TIỀN GHI CHÚ I 1 2 Chi tiền mặt: Thanh toán cho cá nhân - - II 1 2 3 4 Chi mua hàng hoá, dịch vụ và chi khác - Mua hàng hoá - Dịch vụ . - Chi khác . - Dự phòng Tổng cộng ( bằng chữ) Thuyết minh dự toán (nếu có) . ĐƠN VỊ ĐỀ NGHỊ NGƯỜI LẬP (Ký, ghi rõ họ tên) LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ (Ký, ghi rõ họ tên) BỘ TƯ PHÁP KẾ TOÁN TRƯỞNG CHỦ TÀI KHOẢN Mẫu số 2B 6 BỘ TƯ PHÁP Đơn vị . CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm 200 DỰ TOÁN KINH PHÍ CHI HỘI NGHỊ . Kính gửi: Văn phòng Bộ Căn cứ Đơn vị dự toán như sau: I- Thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị: 1. Thời gian: 2. Địa điểm: II- Thành phần dự hội nghị: 1. Số lượng đại biểu (chi tiết cụ thể thành phần): 2. Ban tổ chức: 3. Phục vụ (kể cả lái xe của đại biểu): III- Kinh phí: Đơn vị: đồng TT NỘI DUNG SỐ TIỀN GHI CHÚ I 1 2 Chi tiền mặt: Thanh toán cho cá nhân - - II 1 2 3 4 Chi mua hàng hoá, dịch vụ và chi khác - Mua hàng hoá - Dịch vụ . - Chi khác . - Dự phòng NGƯỜI LẬP (Ký, ghi rõ họ tên) THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (Ký, ghi rõ họ tên) Mẫu số 4 7 BỘ TƯ PHÁP Đơn vị GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Ngày tháng .năm 200 Kính gửi: Tên tôi là: . Bộ phận ( hoặc địa chỉ): . Đề nghị cho tạm ứng số tiền: (Viết bằng chữ) . Lý do tạm ứng: . Thời hạn thanh toán: Thủ trưởng duyệt (Duyệt tạm ứng) Kế toán trưởng Xác nhận của đơn vị (hoặc Trưởng đoàn) Người đề nghị (ghi rõ họ tên) Ghi chú: Đối với đoàn đi công tác ngoài nước, dòng lý do tạm ứng ghi rõ: - Nội dung trên quyết định; - Tạm ứng kinh phí cho .người; - Số ngày công tác. Mẫu số 5A 8 BỘ TƯ PHÁP Đơn vị . CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc HỢP ĐỒNG KHOÁN VIỆC Hôm nay ngày .tháng .năm 200 tại ., chúng tôi gồm: Bên A: . Đại diện là ông: . Chức vụ: Bên B là ông/bà: Địa chỉ: ĐÃ THOẢ THUẬN NHƯ SAU: Điều 1. Bên B cam kết thực hiện những công việc sau: với yêu cầu số lượng ., chất lượng và nộp sản phẩm chậm nhất là ngày .tháng .năm 200 Điều 2. Bên A có trách nhiệm tạo điều kiện cho bên B thực hiện tốt hợp đồng và tổ chức thực hiện nghiệm thu, đánh giá kết quả nghiệm thu sản phẩm mà bên B đã giao nộp. Điều 3. Trị giá của Hợp đồng này là: .đồng. Bằng chữ: Trong quá trình thực hiện Hợp đồng, nếu có vấn đề phát sinh thì hai bên cùng trao đổi, thống nhất cách giải quyết./. ĐẠI DIỆN BÊN A BÊN B Mẫu số 5B 9 BỘ TƯ PHÁP Đơn vị . CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BIÊN BẢN NGHIỆM THU VÀ THANH LÝ HỢP ĐỒNG Hôm nay ngày . tháng . năm 200 , tại ., đơn vị . tổ chức nghiệm thu kết quả thực hiện Hợp đồng khoán việc: Bên A: . Đại diện là ông: . Chức vụ: . Bên B là ông/bà: . Địa chỉ: . Sau khi nghe báo cáo về kết quả thực hiện, bên nghiệm thu đã tiến hành thảo luận và nhất trí đánh giá Hợp đồng được thực hiện với chất lượng tốt, đáp ứng tốt các yêu cầu và thời hạn đã qui định. Hai bên quyết định nghiệm thu kết quả thực hiện và nhất trí thanh lý Hợp đồng số ./HĐ ký ngày .tháng . năm 200 ĐẠI DIỆN BÊN A BÊN B 10 . có nhu cầu tạm ứng, thanh toán các khoản chi tiêu bằng tiền mặt thì lập, tổng hợp chứng từ, nộp cho kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán có trách nhiệm. việc thanh toán; - Đảm bảo thanh toán nhanh gọn; - Tiết kiệm thời gian do phải giải thích nhiều lần, lặp đi lặp lại trong việc thanh toán; - Đảm bảo quy trình