Thời đại mới và cơ hội kinh doanh cho mọi người

Thời đại của công nghệ thông tin và kỹ thuật số Cùng với công nghệ thông tin là sự có mặt của những máy fax, điện thoại di động, máy tính cá nhân, modem, Internet

I MỞ ĐẦU

Đất nước ta đang trong giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá nhằmphát triển kinh tế- xã hội, đưa Việt Nam cơ bản trở thành nước công nghiệp theo hướnghiện đại vào năm 2020, từng bước bắt nhịp với xu thế phát triển mới Đại hội Đảng lầnthứ VIII đã nêu định hướng phát triển “Khoa học và công nghệ là động lực của côngnghiệp hoá, hiện đại hoá và đi lên số hoá Kết hợp công nghệ truyền thống với công nghệhiện đại; tranh thủ đi nhanh vào hiện đại ở những khâu quyết định” Đại hội Đảng lần thứ

IX nhấn mạnh “Đi nhanh vào một số ngành, lĩnh vực sử dụng công nghệ hiện đại, côngnghệ cao…Tạo thị trường cho khoa học và công nghệ, đổi mới cơ chế tài chính nhằmkhuyến khích sáng tạo và gắn ứng dụng khoa học và công nghệ với sản xuất, kinh doanh,quản lý, dịch vụ Có chính sách khuyến khích và buộc các doanh nghiệp đầu tư vàonghiên cứu đổi mới công nghệ”

Bám sát sự chỉ đạo của Đảng và Nhà nước, công nghệ thông tin đã có những pháttriển vượt bậc, góp phần quan trọng vào việc phát triển toàn diện nền kinh tế- xã hội nước

ta, trong đó nổi bật là việc nghiên cứu, ứng dụng và phát triển thương mại điện tử tronghoạt động sản xuất kinh doanh nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng thành công một số phầnmềm tiên tiến (ERP, CRM, ASM…) giúp cho hoạt động quản trị được tiến hành hiệu quảhơn, sản xuất mau lẹ bắt kịp với thế giới Kết hợp công nghệ truyền thống với công nghệhiện đại; tranh thủ đi nhanh vào hiện đại ở những khâu quyết định”

II NỘI DUNG

1 Thực trạng thương mại điện tủ ở Việt Nam

Kết quả điều tra với 1600 doanh nghiệp trên cả nước của Bộ Công Thương trongnăm 2008 cho thấy, hầu hết các doanh nghiệp đã triển khai ứng dụng thương mại điện tử

ở những mức độ khác nhau Đầu tư cho thương mại điện tử đã được chú trọng và manglại hiệu quả rõ ràng cho doanh nghiệp

Các doanh nghiệp đã quan tâm tới việc trang bị máy tính, đến nay hầu như 100%doanh nghiệp đều có máy tính Tỷ lệ doanh nghiệp có từ 11–20 máy tính tăng dần quacác năm và đến năm 2008 đạt trên 20% Tỷ lệ doanh nghiệp đã xây dựng mạng nội bộnăm 2008 đạt trên 88% so với 84% của năm 2007 Đến nay, có tới 99% số doanh nghiệp

đã kết nối Internet, trong đó kết nối băng thông rộng chiếm 98% Tỷ lệ doanh nghiệp cówebsite năm 2008 đạt 45%, tăng 7% so với năm 2007 Tỷ lệ website được cập nhậtthường xuyên và có chức năng đặt hàng trực tuyến đều tăng nhanh

Một trong những điểm sáng nhất về ứng dụng thương mại điện tử của doanh

nghiệp là tỷ lệ đầu tư cho phần mềm(như ERP, CRM, ASM) tăng trưởng nhanh chiếm

46% trong tổng đầu tư cho công nghệ thông tin của doanh nghiệp năm 2008, tăng gấp 2lần so với năm 2007 Trong khi đó, đầu tư cho phần cứng giảm từ 55,5% năm 2007xuống còn 39% vào năm 2008 Sự dịch chuyển cơ cấu đầu tư này cho thấy doanh nghiệp

đã bắt đầu chú trọng đầu tư cho các phần mềm ứng dụng để triển khai thương mại điện tửsau khi ổn định hạ tầng công nghệ thông tin Doanh thu từ thương mại điện tử đã rõ ràng

và có xu hướng tăng đều qua các năm 75% doanh nghiệp có tỷ trọng doanh thu từthương mại điện tử chiếm trên 5% tổng doanh thu trong năm 2008 Nhiều doanh nghiệp

đã quan tâm bố trí cán bộ chuyên trách về thương mại điện tử.Các con số thống kê nàycho thấy, đến thời điểm cuối năm 2008 nhiều doanh nghiệp Việt Nam đã nhận thức rõ vềtầm quan trọng của thương mại điện tử đối với hoạt động sản xuất kinh doanh và sẵnsàng ứng dụng thương mại điện tử ở mức cao hơn trong thời gian tới

1.1 ERP ( Enterprise Resource Planning )

ERP là “một thế hệ hệ thống sản xuất

mới” bao gồm hệ MRP (Material Resource

Planning), tài chính (finance) và nguồn nhân lực

(human resources) được tích hợp toàn diện với

nhau trên một cơ sở dữ liệu thống nhất Hiểu

một cách đơn giản, ERP chỉ là việc đóng những

ứng dụng CNTT trong kinh doanh vào một gói

Trong thuật ngữ ERP, hai chữ R và P đã

thể hiện hầu như trọn vẹn ý nghĩa của giải pháp quản trị doanh nghiệp mới này

R: Resource (Tài nguyên) Trong kinh doanh, resource là nguồn lực nói chung

bao gồm cả tài chính, nhân lực và công nghệ Tuy nhiên, trong ERP, resource còn cónghĩa là tài nguyên Trong giới công nghệ thông tin, tài nguyên là bất kỳ phần mềm, phầncứng hay dữ liệu nào thuộc hệ thống mà bạn có thể truy cập và sử dụng được Việc ứngdụng ERP vào hoạt động quản trị công ty đòi hỏi bạn phải biến nguồn lực này thành tàinguyên Cụ thể là bạn phải:

- Làm cho mọi phòng ban đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ chocông ty

- Hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ phận saocho giữa các bộ phận luôn có sự phối hợp nhịp nhàng

- Thiết lập các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất

- Luôn cập nhật thông tin chính xác, kịp thời về tình trạng nguồn lực của công ty

Muốn biến nguồn lực thành tài nguyên, bạn phải trải qua một thời kỳ “lột xác”,nghĩa là cần thay đổi văn hóa kinh doanh cả bên trong và ngoài công ty, đồng thời phải

có sự hợp tác chặt chẽ giữa công ty và nhà tư vấn Giai đoạn “chuẩn hóa dữ liệu” này sẽ

quyết định thành bại của việc triển khai hệ thống ERP và nó cũng chiếm phần lớn chi phíđầu tư cho ERP.

P: Planning (Hoạch định) Planning là khái niệm quen thuộc trong quản trị

kinh doanh

Trước hết, ERP tính toán và dự báo các khả năng có thể phát sinh trong quátrình điều hành sản xuất/kinh doanh của công ty Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy tínhtoán chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhucầu nguyên vật liệu, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng… Cách làm này cho phépcông ty luôn có đủ vật tư sản xuất, mà vẫn không để lượng tồn kho quá lớn gây đọng vốn.ERP còn là công cụ hỗ trợ trong việc lên kế hoạch cho các nội dung công việc, nghiệp vụcần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh, chẳng hạn như hoạch định chính sách giá,chiết khấu, các hình thức mua hàng, hỗ trợ tính toán ra phương án mua nguyên liệu, tínhđược mô hình sản xuất tối ưu… Đây là biện pháp giúp bạn giảm thiểu sai sót trong các

xử lý nghiệp vụ Hơn nữa, ERP tạo ra mối liên kết văn phòng công ty – đơn vị thànhviên, phòng ban – phòng ban và trong nội bộ các phòng ban, hình thành nên các quy trình

xử lý nghiệp vụ mà mọi nhân viên trong công ty phải tuân theo

* Các chức năng cơ bản của ERP

Sơ đồ hệ thống ERP

1.1.1 3S ERP

3S ERP là bộ giải pháp ERP được phát triển bài bản, công phu trong nhiều nămtrên cơ sở kế thừa những thành tựu của các giải pháp ERP lớn trên thế giới như SAP,Oracle, Microsoft Dynamics, và kinh nghiệm của đội ngũ nghiên cứu phát triển dàydạn kinh nghiệm trong lĩnh vực triển khai các giải pháp phần mềm quản trị doanhnghiệp Hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp 3S ERP có nhiều chức năng có khảnăng đáp ứng được nhu cầu quản lý của các doanh nghiệp thuộc nhiều loại hình và ngànhnghề khác nhau, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất và thương mại phânphối, bán lẻ Năm 2010 phần mềm đạt giải Sao Khuê 2010 và “phần mềm ưu việt

Có thể tóm tắt lợi thế của 3S ERP như sau:

 Là hệ thống thông tin hoàn toàn tích hợp

 Có đầy đủ các phân hệ quản lý với tính năng phong phú, đáp ứng nhiều hình thứcsản xuất, kinh doanh và ngành nghề cũng như qui mô khác nhau

 Làm việc theo quy trình quản lý chuẩn và hiện đại của các doanh nghiệp hàng đầuthế giới

* Chức năng của 3S ERP

3S ERP có các chức năng quản lý tổng thể và phong phú, đáp ứng toàn diện nhucầu quản lý của doanh nghiệp ở tất cả các phòng ban, được thiết kế thành các module cómối quan hệ hữu cơ với nhau tạo thành các quy trình tác nghiệp khép kín, tự động hóatoàn bộ các khâu trung gian

- Quản lý tài chính kế toán: bao gồm các module Kế hoạch tài chính, Kế toán

tổng hợp (GL – General ledger), Quản lý dòng tiền (CM – Cash management), Kế toáncông nợ phải thu (AR – Accounts Receivable); Kế toán công nợ phải trả (AP - AccountsPayable), Quản lý tài sản cố định (FA), Kế toán chi phí giá thành, Kế toán xây dựng cơbản và các báo cáo kế toán, báo cáo quản trị tài chính, các báo cáo theo quy định của Bộ

tài chính như Bảng cân đối kế toán, Kết quả hoạt động kinh doanh, thuế VAT và báo cáodòng tiền.

Các giao dịch kế toán

được tích hợp với các phân hệ

quản lí khác như Quản lí kho,

quản lí mua hàng hoá - vật tư,

quản lí bán hàng và quản lí

sản xuất Nhờ đó, khi các

giao dịch tác nghiệp xảy ra thì

các bút toán hạch toán tương

ứng như tăng, giảm hàng tồn kho (từ phân hệ quản lí kho), công nợ phải thu (từ phân hệbán hàng), công nợ phải trả (từ phân hệ mua hàng), kế toán giá thành (từ phân hệ sảnxuất) được tạo ra tự động và ghi vào các sổ phụ kế toán Hệ thống tích cho phép giảmthiểu thời gian nhập liệu và luôn đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán phát sinh

Cuối kì, cán bộ có trách nhiệm phải thực hiện việc đóng sổ tại phân hệ Sổ cái tổnghợp để hoàn tất việc quyết toán cho kì đó Phân hệ này cung cấp các báo cáo theo quyđịnh của Nhà nước cũng như các báo cáo quản trị theo yêu cầu quản lí của doanh nghiệp

- Quản lý mua hàng và cung ứng vật tư (PO – Purchasing Order): 3S ERP cung

cấp quy trình quản lí thông tin Từ mua hàng đến thanh toán bao gồm các chức năng như:

Quản lí yêu cầu mua hàng, Quản lí

đơn đặt hàng, hóa đơn, thanh toán và

hạch toán kế toán nghiệp vụ mua

hàng và thanh toán

Quy trình này cho phép doanh

nghiệp quản lí nghiệp vụ mua hàng

một cách xuyên suốt từ khi xuất phát

yêu cầu mua hàng cho đến khi nhận

được hàng và thanh toán Quy trình này được thực hiện thông qua các phân hệ Mua hàng,

Kho hàng, Kế toán phải trả và sổ cái tổng hợp Quy trình này cho phép quản lí các thôngtin như:

+ Các yêu cầu mua hàng: nhờ tính tích hợp của hệ thống nên các yêu cầu mua

hàng có thể được tạo tự động từ phân hệ quản lí sản xuất (khi hệ thống tính toán thiếu vật

tư, hàng hóa để phục vụ sản xuất và bán ra thị trường) Người sử dụng cũng có thể tạocác yêu cầu mua hàng thủ công khi phát sinh các yêu cầu mua hàng hóa và nguyên vậtliệu

+ Quản lí các đơn đặt hàng / hợp đồng mua hàng: chức năng này cho phép

doanh nghiệp lưu các thông tin liên quan đến các đơn mua hàng hay hợp đồng mua hànghóa vật tư với đầy đủ các thông tin liên quan đến nghiệp vụ mua hàng như: nhà cung cấp,ngày mua, ngày nhận hàng, ngày có hiệu lực, mặt hàng, số lượng, đơn giá, điều khoảnthanh toán…

+ Quản lí việc theo dõi nhận hàng: thông qua các đơn hàng, hệ thống có chức

năng nhận hàng và đối chiếu với các đơn hàng Ngoài ra, chức năng này cho phép thựchiện quản lí trả lại hàng (nếu nhận thừa hoặc hàng mua vào không đúng yêu cầu…)

+ Quản lí hóa đơn: hệ thống cho phép tạo hóa đơn mua hàng tự động dựa trên

thông tin trên đơn mua hàng hoặc nhân viên kế toán nhập bằng tay vào hệ thống Tínhnăng này được thao tác trên phân hệ Kế toán phải thu

+ Thanh toán: chức năng này thuộc phân hệ Kế toán phải thu và thực hiện chức

năng lưu trữ chứng từ liên quan đến thanh toán các khoản tiền liên quan đến mua hàng

+ Hạch toán kế toán: việc hạch toán kế toán liên quan đến quy trình mua hàng

được thực hiện tự động khi tạo các giao dịch như nhập kho, trả lại hàng, nhập hóa đơn vàthanh toán Các bút toán này được lưu vào sổ phụ và sẽ được cập nhật lên sổ cái khi cólệnh của kế toán tổng hợp

- Quản lý bán hàng & phân phối (OM – Order Management): quản lý các thông

tin liên quan đến các hợp đồng bán hàng hay đơn bán hàng, thông tin khách hàng, giaohàng cho khách hàng, đối chiếu với hoá đơn bán hàng và công nợ phải thu Phân hệ bánhàng cho phép nhập, xử lý đơn đặt hàng, Thuế doanh thu/ thuế GTGT, Kế hoạch giaohàng, Vận chuyển, Mua giao thẳng (không qua kho), Treo đơn đặt hàng, Kiểm tra tíndụng, Chính sách giá và chiết khấu, Hàng trả lại

+ Quy trình: theo dõi thông tin xuyên suốt từ khi nhận đơn hàng cho đến khi giao

+ Hỗ trợ quản lí nhiều loại hợp đồng, đơn hàng: hệ thống 3S ERP hỗ trợ quản

lí nhiều loại hợp đồng bán hàng như hợp đồng chuẩn, hợp đồng khung, hợp đồng kếhoạch và bán hàng không qua kho

+ Theo dõi hạn mức công nợ của khách hàng: cho phép khai báo hạn mức công

nợ của khách hàng theo từng khách hàng cụ thể hoặc từng nhóm khách hàng (CustomerClass) Chức năng này cho nhân viên bán hàng biết được khách hàng nào đã nợ quá hạnhoặc đến hạn mức cho phép, từ đó sẽ giúp cho nhân viên bán hàng quyết định có nên bánhàng cho khách hàng này nữa hay không

+ Giữ hàng: chức năng này cho phép Công ty quản lí tốt hơn thông tin hàng tồn

kho, đặc biệt trong trường hợp hàng hóa được giữ cho đơn đặt hàng nào đó mà chưa giaocho khách hàng, Công ty dễ dàng biết được trong kho hiện còn bao nhiêu hàng, bao nhiêuhàng đã được đặt hàng, bao nhiêu hàng còn lại có thể bán được Chức năng này còn chophép bộ phận Kinh doanh và Sản xuất có thông tin để lên kế hoạch sản xuất sát với yêucầu quản lí và điều độ sản xuất của Công ty

+ Giao hàng: chức năng giao hàng cho phép theo dõi thông tin liên quan đến việc

giao hàng cho khách hàng Thông tin kết quả của quá trình này là hàng đã được xuất khỏikho và khách hàng đã nhận được hàng

+ Tạo hóa đơn bán hàng và thanh toán: hệ thống cho phép tạo hóa đơn bán

hàng tự động hoặc thủ công để theo dõi công nợ của khách hàng theo các thông tin trênhợp đồng/đơn bán hàng Đồng thời, hệ thống cũng thực hiện việc thanh toán (thu tiền)khi khách hàng trả tiền mua hàng hóa Các giao dịch này được thực hiện trên phân hệ Kếtoán phải thu

+ Hạch toán kế toán: tất cả các giao dịch hạch toán kế toán phát sinh trong quá

trình bán hàng như xuất kho, hóa đơn và thanh toán đều được hạch toán tự động và lưuvào sổ phụ kế toán Các giao dịch này sẽ cập nhật vào sổ cái khi có lệnh của kế toán

- Quản trị quan hệ khách hàng: Phân hệ 3S CRM cho phép quản lý khách hàng

xuyên suốt toàn bộ quá trình từ khách hàng tiềm năng, các cơ hội bán hàng, các giao dịchbán hàng, đến dịch vụ bảo hành, chăm sóc khách hàng sau bán hàng 3S CRM gồm cácphân hệ nhỏ: Quản lý hồ sơ khách hàng, Quản lý cơ hội bán hàng, Quản lý lịch hẹn vàquá trình giao dịch, Quản lý dịch vụ khách hàng

- Quản lý kho, vật tư và hàng tồn kho (INV – Inventory): Giải pháp quản trị

doanh nghiệp 3S ERP cung cấp phân hệ quản lí kho có khả năng đáp ứng nhu cầu quản líkho phức tạp với nhiều kho vật lí và nhiều chủng loại hàng hóa, vật tư khác nhau

+ Tổ chức kho: tính năng này cho phép doanh nghiệp thực hiện việc khai báo hệ

thống kho cho doanh nghiệp 3S ERP cho phép khai báo tổ chức kho cho nhiều phânxưởng, kho NVL, kho thành phẩm… Tính năng này cho phép chia sẻ thông tin liên quanđến hàng tồn kho trong các kho khác nhau cho người có quyền sử dụng

+ Định nghĩa vật tư hàng hóa: Phần này cho phép doanh nghiệp khai báo danh

mục vật tư hàng hóa, các trạng thái và thuộc tính của vật tư, hàng hóa, các phân loại đadạng phục vụ cho công tác quản trị

+ Kế hoạch và kiểm soát:

Định nghĩa các quy tắc kiểm soát : cho phép doanh nghiệp khai bao các quy tắc

kiểm soát như số lượng tối thiểu - tối đa hàng tồn kho (tránh việc tồn kho ngoài ý muốn)

để tạo các yêu cầu mua vật tư khi vật tư thiếu hoặc cảnh báo khi vật tư hàng hóa quánhiều so với yêu cầu quản lí Chức năng này được tích hợp với quy trình mua hàng khivật tư thiếu để tạo ra các yêu cầu mua hàng

Thực hiện chức năng kiểm kê: khi doanh nghiệp thực hiện kiểm kê hàng hóa, chức

năng kiểm kê sẽ quản lí các thông tin kiểm kê và thực hiện các giao dịch điều chỉnhcần thiết

+ Giao dịch: phân hệ quản lí kho trong 3S ERP tích hợp chặt chẽ với phân hệ

Mua hàng và bán hàng để thực hiện các giao dịch kho như: nhận hàng, kiểm tra chấtlượng - trả hàng (nếu không đạt chất lượng), nhập vào kho, chuyển kho (khi có giao dịchchuyển kho), xuất hàng cho việc bán hàng hoặc xuất vật tư đưa vào sản xuất

+ Hạch toán: các giao dịch xuất, nhập, điều chuyển, nhận và xuất hàng trả lại đều

phát sinh bút toán hạch toán kế toán tư động và được cập nhật vào sổ cái khi có lệnh

Mô hình tổng quan trong quản lí kho trong 3S ERP như sau:

- Quản lý sản xuất và tính giá thành sản phẩm (MFG - Manufacturing): Lập kế

hoạch sản xuất (PP – Production Plan), tập hợp Nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất(MRP – Material Resource Planning), lập Định mức nguyên vật liệu (Bills of material),tính giá thành sản phẩm (Costing), quản lý các công đoạn sản xuất và giá trị, số lượng sảnphẩm dở dang (WIP – Work in Process)

Quy trình quản lí từ nhu cầu sản xuất đến bán hàng được minh họa trong sơ đồ sau:

Phân hệ Quản lý sản xuất (QLSX) của giải pháp quản trị doanh nghiệp 3S ERP có cáctính năng chính đáp ứng tốt nhu cầu QLSX của doanh nghiệp như sau:

 Chức năng tập hợp nhu cầu sản xuất (MDS: Master Demand Schedule

 Chức năng lập kế hoạch sản xuất (MPS : Master Production Schedule):

 Chức năng hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP – Material Resource Planning

 Định mức NVL và Công đoạn sản xuất (BOM - Bills of material, Routing):

 Quản lí thông tin các công đoạn sản xuất (WIP- Work in Process):

 Tính giá thành sản xuất

 Tích hợp với các phân hệ khác

 Tự động hạch toán

- Quản lý nhân sự tiền lương: Quản lý thông tin về cán bộ công nhân viên như lý

lịch, thông tin chung, tình hình làm việc Tính toán lương cho cán bộ công nhân viên theocác phương thức khác nhau như theo thời gian, theo sản phẩm, … tự động chuyển chi phílương sang các phân hệ khác

Các phân hệ này được tích hợp với nhau theo sơ đồ sau:

Sơ đồ tích hợp các phân hệ của 3S ERP

BẢNG TỔNG HỢP CÁC PHÂN HỆ, CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA 3S ERP

Kế toán vốn bằng tiền (Tiền mặt, TGNH, tiền vay)

Kế toán công nợ phải thu

Kế toán công nợ phải trả

Kế toán chi phí giá thành

Kế toán đầu tư xây dựng cơ bản

Kế toán thuếBáo cáo tài chính

II Quản lý mua hàng

và cung ứng vật tư

Quản lý yêu cầu mua hàngQuản lý đơn đặt hàng/hợp đồngTheo dõi nhận hàng/hóa đơn/thanh toánQuản lý nhà cung cấp

III Quản lý bán hàng

và phân phối

Quản lý báo giáQuản lý đơn hàng bán/hợp đồngTheo dõi giao hàng/hóa đơn/thanh toánQuản lý hạn mức tín dụng/chiết khấuQuản lý khách hàng

IV Quản trị quan hệ

khách hàng

Quản lý hồ sơ khách hàng (Accounts)Quản lý cơ hội bán hàng (Opportunities)Quản lý lịch hẹn và giao dịch (Calendar & Activities)Quản lý dịch vụ khách hàng (Customer service)

V Quản lý kho vật tư

và hàng hóa

Kế hoạch khoQuản lý hàng hóa, vật tư, phụ tùngQuản lý nhập/xuất/điều chuyển khoQuản lý kho

VI Quản lý sản xuất Quản lý định mức/cấu trúc sản phẩm

Lập kế hoạch sản xuấtHoạch định nhu cầu vật tư