Quy trình hoạt động kinh doanh của công ty hoa thị

Quy trình hoạt động kinh doanh của công ty Hoa ThịTrong nền kinh tế hiện nay, để thành công, các tổ chức, doanh nghiệp không chỉ phải tạo ra các sản phẩm, dịch vụ với chất lượng mà còn p

Quy trình hoạt động kinh doanh của công ty Hoa Thị

Trong nền kinh tế hiện nay, để thành công, các tổ chức, doanh nghiệp không chỉ phải tạo ra các sản phẩm, dịch vụ với chất lượng mà còn phải đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của khách hàng Để làm được điều đó, các tổ chức, doanh nghiệp phải lựa chọn được hệ thống quản lý hoạt động phù hợp và hiệu quả

Bài báo cáo này phân tích một phần mô hình tác nghiệp tại một công ty, phân tích những bất cập trong công tác quản lý của mô hình hoạt động đó tới hiệu quả công việc, từ đó đề ra những giải pháp cải thiện phù hợp Phần cuối của báo cáo tập trung vào việc ứng dụng những lý thuyết quản trị Tác nghiệp vào việc cải thiện hoạt động của công ty trên

Tên công ty: Công ty TNHH tư vấn tài chính HOA THỊ

Công ty được thành lập từ năm 2007 với số vốn ít ỏi 7 tỷ đồng, loại hình kinh doanh chủ yếu là đầu tư tài chính, tư vấn tài chính cho cá nhân và tổ chức trong và ngoài nước Mới ban đầu công ty có 15 nhân viên nhưng sau 3 năm hoạt động công ty đã sử dụng 30 nhân lực và vốn đầu tư nâng lên 30 tỷ đồng

Cơ cấu tổ chức:

Giám đốc

P.GĐ III

Quy

mô nhỏ

Quy

mô lớn

Cá

Giám đốc chịu trách nhiệm chung, cao nhất về hiệu quả kinh doanh của công ty Các Giám đốc bộ phận chịu trách nhiệm từng mảng công việc được giao Bộ phận I được tổ chức theo các chức năng hoạt động của công ty, với các phòng Hành chính, Tài vụ và Tổ chức nhân sự Bộ phận II bao gồm 2 phòng là phòng Đào tạo và phòng Pháp chế Bộ phận III thực hiện chức năng chính của doanh nghiệp là cung cấp dịch vụ tư vấn Bộ phận III được tổ chức theo đối tượng khách hàng: cá nhân; tổ chức, doanh nghiệp quy mô nhỏ; và tổ chức, doanh nghiệp quy mô lớn

Các phòng được tổ chức theo cơ cấu 1 trưởng phòng, 2 phó phòng và dưới cùng là các chuyên viên

Quy trình hoạt động thông thường tại bộ phận III như sau: các hợp

đồng tư vấn của các đối tượng khách hàng sau khi được gửi đến phòng Hành chính sẽ được chuyển tới phó giám đốc phụ trách bộ phận III Giám đốc bộ phận III căn cứ vào yêu cầu và đặc điểm của khách hàng sẽ chuyển các hợp đồng tư vấn tới các phòng tương ứng tại bộ phận III Các trưởng phòng có trách nhiệm điều phối công việc các phòng, giao cho các phó phòng phụ trách các mảng công việc khác nhau Đến lượt mình, các phó phòng lại giao trực tiếp cho những chuyên viên mình quản lý

Với cách thức tổ chức này, trưởng phòng ngoài việc quản lý công việc phòng còn phải chịu trách nhiệm về chất lượng công việc, trong khi đó, quyền hạn của các phó phòng là không rõ ràng Họ chủ yếu chịu trách nhiệm về chất lượng công việc của những chuyên viên mà mình quản lý

Các chuyên viên có trách nhiệm dự thảo phương án tư vấn, trình phó phòng xem xét, sau đó các phó phòng quyết định trình trưởng phòng hay tiếp tục

bổ sung, sửa chữa Dự thảo phương án tư vấn sau khi được trưởng phòng duyệt

sẽ được chuyển đi lấy ý kiến tham gia của Phòng Pháp chế tại bộ phận II Quá trình từ khi đơn đặt hàng của khách hàng được gửi đến phòng Hành chính cho tới khi được chuyển đến phòng Pháp chế lấy ý kiến mất khoảng 10 ngày Quá

trình tham gia ý kiến cũng kéo dài từ 3-5 ngày Sau khi thống nhất được phương

án tư vấn, kết quả sẽ được trình lên phó giám đốc phụ trách bộ phận III để duyệt

Về ưu điểm:

Ưu điểm chủ yếu của mô hình quản lý trên là việc tập trung vào chất lượng công việc Sản phẩm đầu ra phải đi qua rất nhiều khâu, nhiều giai đoạn, với sự tham gia của nhiều bộ phận, nhiều cấp do đó hạn chế những sai sót có thể gặp phải và nân cao chất lượng công việc

Về nhược điểm:

Bên cạnh ưu điểm trên thì mô hình quản lý này còn tồn tại rất nhiều bất cập, có thể ảnh hưởng lớn tới hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

về lâu dài Cụ thể là:

-Cơ cấu tổ chức cồng kềnh với nhiều cấp quản lý: có quá nhiều cấp quản

lý (4 cấp) trong đó cấp phó phòng không thể hiện rõ vai trò, đóng góp đối với hoạt động của doanh nghiệp Sản phẩm đầu ra phải đi qua nhiều khâu, nhiều bước trung gian, do đó kéo dài thời gian hoàn thành dịch vụ

- Thiếu sự lãnh đạo: vai trò lãnh đạo của các cấp quản lý cao cũng không được thể hiện rõ ràng Điều này là do mô hình quản lý của doanh nghiệp quá nhiều cấp và nhiều bộ phận Hậu quả có thể xảy ra là việc tầm nhìn, định hướng phát triển của doanh nghiệp có thể bị sao nhãng Sự thiếu lãnh đạo còn thể hiện

ở việc thiếu giao tiếp giữa các cấp làm việc Các cấp quản lý tầm trung ít tham gia vào việc cung cấp dịch vụ ngay từ đầu (việc này được giao cho cấp chuyên viên) do đó làm tăng thời gian xử lý công việc Chất lượng không được đảm bảo

từ đầu

- Sự lãng phí: Sự lãng phí được thể hiện ở việc lãng phí nguồn nhân lực, lãng phí thời gian và lãnh phí vật tư phục vụ công việc (phế phẩm, văn phòng

phẩm…) Do hệ thống tổ chức của doanh nghiệp không khác thác hết được năng lực lao động của nguồn nhân lực do đó công ty sẽ mất đi một phần giá trị công việc mà nó đã thuê Ngoài ra, như đã nói ở trên, việc lãng phí thời gian xảy ra khá thường xuyên do phải qua nhiều cấp, nhiều bộ phận

- Trách nhiệm cá nhân không được đề cao: do có quá nhiều cấp tham gia vào việc thực hiện hợp đồng tư vấn nên các cấp quản lý trung gian như phó phòng hay trưởng phòng sẽ không thể hiện được rõ vai trò quản lý và đóng góp vào công việc Đôi khi, ở các cấp quản lý này, sẽ này sinh tâm lí ỷ lại vào cấp

dưới và sự quyết định của cấp trên Do đó, sẽ dẫn đến tình trạng chất lượng công việc không cao Sự lãnh đạo cũng vì thế mà giảm sút

Để cải thiện công việc cần tập trung vào những điểm sau:

- Thay đổi cơ cấu tổ chức và phương thức làm việc: Thay đổi cơ bản nhất cần thực hiện là giảm bớt một cấp quản lý trung gian là cấp phó phòng Nâng cao trách nhiệm của trưởng phòng về hiệu quả công việc Đây cũng là một cách

để thực hiện việc phân quyền sâu hơn trong tổ chức Quy trình làm việc cẩn phải thay đổi như sau: cần có sự tham gia ngay từ đầu của phòng Pháp chế vào việc thực hiện công việc Áp dụng mô hình làm việc nhóm, nhằm tận dụng nhiều hơn trí tuệ và nỗ lực của mọi người vào việc hoàn thành và nâng cao chất lượng công việc

- Thực hiện phân quyền lớn hơn: các cấp quản lý ở dưới có thể chủ động hơn trong công việc Theo mô hình quản lý trên, cấp lãnh đạo phó giám đốc phụ trách các mảng công việc sẽ phải làm việc rất căng thẳng Do đó, để tiết kiệm thời gian, sau khi phòng Hành chính nhận được hợp đồng thì sẽ chuyển trực tiếp tới lãnh đạo các phòng và phòng Pháp chế cần phải tham gia vào công việc ngay

từ ban đầu nhằm đảm bảo chất lượng công việc từ những bước đầu tiên

- Tiêu chuẩn hóa công việc: nâng cao hiệu quả công việc, tránh lãng phí, nâng cao tính linh động trong công việc, và sự hợp tác công tác giữa các bộ

phận, tận dụng công nghệ trong việc xử lý công việc nhằm hạn chế sự lãng phí… là những việc phải làm nhằm nâng cao hiệu quả công việc và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp

- Tăng cường sự lãnh đạo, đảm bảo mục đích phát triển của công ty được tuân thủ và hòa hợp với mục đích phát triển của từng cá nhân

- Áp dụng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9000 vào hoạt động của doanh nghiệp nhằm kiểm soát tốt hơn chất lượng dịch vụ cung cấp cho khách hàng

Những nội dung trong môn Quản trị Tác nghiệp có thể áp dụng vào hệ thống quản lý nêu trên là: Quản lý chất lượng và Quản lý theo phương pháp Lean Những kiến thức này sẽ được áp dụng vào việc tiêu chuẩn hóa công việc,

áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000, xây dựng quy trình làm việc mới hiệu quả hơn, hạn chế sự lãng phí thời gian, nhân lực, tiền bạc và vật dụng

Năm mới An Khang Thịnh Vượng !