QUY TRÌNH TIỀN gửi TIẾT KIỆM tại NGÂN HÀNG THƯƠNG mại cổ PHẦN CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM

I/ GIỚI THIỆU CHUNG VỀ QUY TRÌNH TIỀN GỬI TIẾT KIỆM TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM: Giới thiệu chung: Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Việt nam Ngân hàng lớn mạnh khối Ngân hàng thương mại Vịêt nam Để phục vụ cung cấp cho khách hàng sản phẩm dịch vụ tốt nhất, đống thời nâng cao lực cạnh tranh mình, Ngân hàng TMCPCT VN không ngừng nâng cao, đổi quy trình nghiệp vụ, nâng cao lực cán cơng nhân viên Chính vậy, quy trình nghiệp vụ tiển gửi tiết kiệm Ngân hàng TMCPCT VN chứng minh cho điều Nội dung quy trình tiền gửi tiết kiệm: 2.1 Mở tài khoản: Giống quy trình mở tài khoản tiền gửi tốn vào hình 2000 - mở tài khoản để mở tài khoản Tài khoản tiền gửi tiết kiệm áp dụng cho khách hàng cá nhân Sau mở tài khoản Giao dịch viên thực việc in sổ tiết kiệm cho khách hàng (màn hình 2600 – Phát hành sổ tiết kiệm mới) Sau chuyển kiểm sốt viên ký tên đóng dấu lên sổ tiết kiệm 2.2 Gửi tiền vào tài khoản 2.2.1 Gửi tiền mặt: Khách hàng Viết 02 liên giấy nộp tiền mặt, 01 liên bảng kê loại tiền chuyển cho giao dịch viên Giao dịch viên: Nhận 02 liên giấy nộp tiền mặt, tiền mặt, bảng kê nộp tiền từ khách hàng Kiểm tra yếu tố chứng từ, kiểm đếm tiền mặt, ký xác nhận chứng từ Vào hình gửi tiền vào tài khoản (màn hình 2050 - hình gửi tiền mặt lần đầu hình 2053 - nộp tiền mặt vào tài khoản lần tiếp theo) nhập đầy đủ thơng tin cần thiết Sau chuyển hình phê duyệt (nếu vượt hạn mức phân quyền) 02 liên giấy nộp tiền cho kiểm soát viên Kiểm soát viên: Đối chiếu giấy nộp tiền với hình giao dịch, phê duyệt giao dịch cho giao dịch viên Ký xác nhận lên 02 liên giấy nộp tiền sau chuyển lại giao dịch viên Giao dịch viên: Nhận lại 02 liên giấy nộp tiền từ kiểm soát viên Giao dịch viên thực hiên in giao dịch lên sổ tiết kiệm (màn hình 2601 – cập nhật sổ tiết kiệm), ký xác nhận sổ tiết kiệm, chuyển sổ tiết kiệm cho Kiểm soát viên Liên giấy nộp tiền cuối ngày chuyển phận kiểm soát sau để lưu vào tập nhật ký chứng từ, liên trả lại cho khách hàng Kiểm soát viên: Nhận sổ tiết kiệm từ Giao dịch viên ký xác nhận giao dịch sổ tiết kiệm chuyển giao dịch viên để trả cho khách hàng 2.2.2 Gửi séc : Gồm séc chuyển khoản Ngân hàng, séc bảo chi Ngân hàng, séc chuyển khoản địa bàn, séc bảo chi địa bàn, séc địa bàn Khách hàng : Viết 03 liên bảng kê nộp séc Chuyển tờ séc 03 liên bảng kê nộp séc cho Giao dịch viên a Đối với séc hệ thống NHCT tham gia hệ thống core INCAS - Nhận 03 liên bảng kê nộp séc kèm tờ séc, CMT người nộp séc (khách hàng B - khách hàng ghi có) - Kiểm tra yếu tố tờ séc, bảng kê nộp séc, CMT khách hàng , kiểm tra số dư tài khoản ghi nợ (màn hình 1500 – vấn tin số dư), - Vào hình gửi tiền séc (màn hình 2051 - hình nộp séc hệ thống thực lần đầu, hình 2055 – hình nộp séc hệ thống, hình 2101 – hình nộp séc bảo chi hệ thống ) nhập đầy đủ thông tin cần thiết Sau ký xác nhận lên bảng kê nộp séc chuyển liên bảng kê nộp séc kèm tờ séc hình giao dich cho Kiểm sốt viên Kiểm soát viên Kiểm tra ký hiệu mật tờ séc séc bảo chi Ngân hàng, đối chiếu chứng từ với hình giao dịch, ký xác nhận tờ séc, bảng kê nộp séc Phê duyệt giao dich sau chuyển giao dịch viên liên bảng kê nộp séc kèm tờ séc Giao dịch viên Nhận lại chứng từ từ kiểm soát viên: Liên kèm tờ séc chuyển phận kiểm soát sau để lưu vào tập nhật ký chứng từ, liên trả lại khách hàng, liên trả cho người nộp séc In giao dịch lên sổ tiết kiệm (việc in giao dịch lên sổ tiết kiệm phải đảm bảo số dòng liên số ngày giao dịch) ký xác nhận lên sổ tiết kiệm, chuyển sổ tiết kiệm cho Kiểm soát viên Kiểm soát viên Nhận sổ tiết kiệm từ giao dịch viên ký xác nhận giao dịch sổ tiết kiệm chuyển lại cho giao dịch viên để trả cho khách hàng b Đối với séc khác hệ thống NHCT Giao dịch viên Nhận 03 liên bảng kê nộp séc kèm tờ séc từ khách hàng (Khách hàng B – khách hàng gửi tiền), CMT người nộp séc Kiểm tra yếu tố tờ séc, bảng kê nộp séc vào hình nộp tiền séc chọn hình thích hợp (màn hình 2054 - nộp séc địa bàn, hình 2102 - séc bảo chi địa bàn, hình 2100 – hình nộp séc ngồi địa bàn) nhập đầy đủ thơng tin cần thiết Sau chuyển chứng từ hình cho kiểm sốt viên phê duyệt Kiểm sốt viên Kiểm tra lại yếu tố chứng từ, ký xác nhận chứng từ, phê duyệt giao dịch Sau chuyển liên bảng kê nộp séc kèm tờ séc cho phận làm nhiệm vụ toán bù trừ để chuyển cho NH phát hành ghi nợ cho tàI khoản khách hàng (Khách hàng A - khách hàng phát hành séc), liên chuyển lại cho giao dịch viên để trả cho người nộp séc Khi séc chấp nhận toán Giao dịch viên vào hình séc chấp nhận tốn chọn hình thích hợp (màn hình 2200 – séc địa bàn chấp nhận tốn, hình 2201– hình séc bảo chi địa bàn chấp nhận tốn, Màn hình 2202 – séc ngồi địa bàn chấp nhận tốn) để ghi có cho tài khoản khách hàng Trường hợp séc bị từ chối không đủ điều kiện tốn Giao dịch viên vào hình séc đến bị trả lại chọn hình thích hợp (màn hình 2301 – hình séc địa bàn gửi vào SA bị trả lại, hình 2302 – hình séc ngồi địa bàn gửi vào SA bị trả lại, hình 2305 – séc bảo chi địa bàn gửi vào CA bị trả lại) nhập thơng tin cần thiết để xố khoản mục nhờ thu (số dư nhờ thu tài khoản khách hàng) 2.3 Rút tiền từ tài khoản: 2.3.1 Rút tiền mặt Khách hàng Viết liên giấy lĩnh tiền mặt nộp cho Giao dịch viên CMT người lĩnh tiền, giấy lĩnh tiền, sổ tiết kiệm Giao dịch viên Kiểm tra chữ ký mẫu chủ tài khoản, kiểm tra yếu tố giấy lĩnh tiền mặt, (trường hợp cần thiết kiểm tra số dư tài khoản khách hàng (màn hình 2500 – vấn tin số dư tài khoản tiết kiệm); Ký chứng từ, vào hình rút tiền từ tài khoản (màn hình 2250 – hình rút tiền mặt) nhập thơng tin cần thiết Sau chuyển giấy lĩnh tiền mặt, hình giao dịch cho kiểm soát viên Kiểm soát viên: Kiểm soát lại yếu tố chứng từ (số tiền số chữ, kiểm tra chữ ký giao dịch viên…) Sau đối chiếu chứng từ với hình giao dịch, ký xác nhận chứng từ Phê duyệt giao dich, chuyển chứng từ lại cho giao dịch viên Giao dịch viên: Trả CMT, liên giấy lĩnh tiền, chi tiền mặt cho khách hàng, liên giấy lĩnh tiền mặt chuyển phận kiểm soát sau để lưu vào tập nhật ký chứng từ In giao dịch lên sổ tiết kiêm, ký xác nhận giao dịch, chuyển kiểm soát viên ký tên để trả lại cho khách hàng 2.3.2 Rút chuyển khoản : Khách hàng: Khách hàng viết liên phiếu lĩnh tiền điền số tiền chuyển khoản để trích nợ tài khoản chyển khoản sang tài khoản khác Sau chuyển sổ tiết kiệm, CMT người lĩnh tiền, liên phiếu lĩnh tiền cho Giao dịch viên Giao dịch viên: Kiểm tra tính đầy đủ hợp lệ phiếu lĩnh tiền, chữ ký chủ tài khoản, ( trường hợp cần thiết Kiểm tra số dư tài khoản ghi nợ (màn hình 2500 – Vấn tin số dư tài khoản tiết kiệm)) Sau vào hình rút tiền chuyển khoản chọ hình thích hợp (màn hình 2352 – chuyển tiền chi nhánh, hình 2353 – hình chuyển tiền chi nhánh, hình 2354 – rút tiền từ SA ghi có GL) nhập yếu tố cần thiết, ký xác nhận chứng từ, chuyển chứng từ hình giao dịch cho kiểm soát viên để phê duyệt Kiểm soát viên: Nhận liên phiếu lĩnh tiền hình giao dịch từ giao dịch viên kiểm tra lại yếu tố chứng từ, đối chiếu với hình giao dịch, ký xác nhận chứng từ phê duyệt giao dịch, chuyển trả lại cho giao dịch viên liên phiếu lĩnh tiền để xử lý tiếp Giao dịch viên: Nhận lại liên phiếu lĩnh tiền từ kiểm soát viên trả lại: Liên cuối ngày chuyển phận kiểm soát sau để lưu vào nhật ký chứng từ (ghi nợ), liên trả cho khách hàng (báo nợ) In giao dịch lên sổ tiết kiệm (việc in giao dịch lên sổ tiết kiệm phải đảm bảo số dòng liên số ngày giao dịch) ký xác nhận lên sổ tiết kiệm, chuyển sổ tiết kiệm cho Kiểm soát viên ký để trả lại khách hàng, Trả CMT, sổ tiết kiệm cho khách hàng 2.4 Đóng tài khoản: Khách hàng Khách hàng lập liên giấy lĩnh tiền mặt (nếu rút tiền mặt) liên lệnh chi (nếu rút chuyển khoản) nộp cho giao dịch viên với CMT người lĩnh tiền (nếu rút tiền mặt) Giao dịch viên Kiểm tra tính đầy đủ hợp lệ giấy lĩnh tiền mặt lệnh chi, mẫu dấu chữ ký chủ tài khoản Vào hình 2500 – để kiểm tra số dư tài khoản tiền gửi đảm bảo tài khoản không bị khoanh giữ hay không khoản mục nhờ thu Sau vào hình 2450 - Đóng tài khoản để nhập thơng tin cần thiết Chuyển chứng từ hình giao dịch cho kiểm soát viên để phê duyệt Kiểm soát viên Nhận chứng từ từ giao dịch viên, tiến hành đối chiếu chứng từ với hình phê duyệt ký xác nhận chứng từ đồng thời phê duyệt giao dịch Chuyển chứng từ lại cho giao dịch viên Giao dịch viên Nhận lại chứng từ từ kiểm sốt viên sau thực hiện: - Nếu khách hàng lĩnh tiền mặt: chi tiền mặt cho khách hàng, trả CMT, liên giấy lĩnh tiền cho khách hàng, in giao dịch lên sổ tiết kiệm Liên giấy lĩnh tiền mặt, sổ tiết kiệm chuyển phận kiểm soát sau để lưu vào tập nhật ký chứng từ - Nếu khách hàng dùng lệnh chi: Liên sổ tiết kiệm chuyển phận kiểm soát sau để lưu vào nhật ký chứng từ (ghi nợ), liên trả cho khách hàng (báo nợ), liên chuyển phận kiểm soát sau để lưu vào nhật ký chứng từ (ghi có), liên trả khách hàng (báo có) Nếu chuyển tiền ngồi hệ thống NHCT liên liên chuyển cho phận toán bù trừ - Vấn tin lại tài khoản để khẳng định số dư tài khoản tiền gửi khách hàng 2.5 Cầm cố thẻ tiết kiệm: Khách hàng sử dụng sổ tiết kiệm gửi Ngân hàng Công thương tham gia hệ thống INCAS để cầm cố Giao dịch viên - Kiểm tra số dư tài khoản tiền gửi tiết kiệm (màn hình 2500 – vấn tin số dư SA) - Kiểm tra tài khoản bị khoanh giữ cán tín dụng chưa Nếu bị khoanh giữ khơng thực việc khoanh giữ nữa, tài khoản chưa bị khoanh giữ cán tín dụng thực sau: Vào hình 40000 – Duy trì tình trạng tài khoản để chuyển trạng thái tài khoản sang tài khoản cầm cố dừng giữ sau chuyển kiểm sốt viên Kiểm sốt viên - Vào hình 20105 - trì dừng giữ để thực việc khoanh số dư tài khoản mang cầm cố dừng giữ - Khi có yêu cầu việc giải tỏa tài khoản cầm cố dừng giữ Giao dịch viên Vào hình 40000 để thực hịên hủy bỏ tình trạng cầm cố khoanh giữ số dư tài khoản sau chuyển kiểm sốt viên để Kiểm sốt viên vào hình 20105 để thực hịên hủy bỏ việc cầm cố khoanh giữ số dư tài khoản Những bất cập quy trình: - Chưa quản lý nguồn vốn tập trung chi nhánh - Một số giao dịch phải làm thủ cơng nên chưa kiển sốt chặt chẽ - Nhiều hệ thống bị lỗi chưa ghi lại nhật ký giao dịch Phương hướng cải thiện để quy trình tốt hơn: - Nâng cao hệ thống công nghệ thông tin ngân hàng - Để đảm bảo an tồn xác q trình thực giao dịch gửi tiền rút tiền từ tài khoản tiền gửi giao dịch thực từ Giao dịch viên phải có kiểm sốt Kiểm soát viên Cuối ngày phận kiểm soát sau phải kiểm tra lại chứng từ Giao dịch viên chuyển về, chấm chứng từ lưu trữ chứng từ - Để hệ thống core INCAS đáp ứng yêu cầu quản lý kiểm soát tập trung nguồn vốn chi nhánh Tại hội sở phải có phận thực việc khai báo quản lý tham số tiền gửi - Bộ phận khai báo tham số thực khai báo quản lý tham số sản phẩm tiền gửi Đó việc đăng nhập loại hình tiền gửi vào hệ thống thiết lập thông tin quản lý Những thông tin xây dựng theo quy định chế độ hành nhằm kiểm soát tối đa người sử dụng cách thức xử lý tài khoản tiền gửi chi nhánh Ngồi thơng tin mang tính kiểm sốt quản lý, có thơng tin thiết lập mang tính tiện ích, giúp cán chi nhánh việc lựa chọn phạm vi xác định - Hệ thống tự động ghi lại phần vấn tin, trì nhật ký giao dịch: Thời gian truy nhập, số lượng giao dịch, bổ sung, sửa đổi số ID để quy trách nhiệm người sử dụng có vi phạm Do đó, cán phải tuyệt đối giữ bí mật số password Định kỳ bất thường cán phép vào hệ thống (mục thay đổi password) để thay đổi lại số mã riêng II/ VIỆC ÁP DỤNG MÔN HỌC QUẢN TRỊ TÁC NGHIỆP TẠI NƠI LÀM VIỆC: Quản trị sản xuất tác nghiệp bao gồm tất hoạt động liên quan đến việc quản trị yếu tố đầu vào, tổ chức, phói hợp yếu tố nhằm chuyển hố chúng thành sản phẩm vật chất dịch vụ với hiệu cao Để tạo sản phẩm dịch vụ doanh nghiệp phải thực chức bản: marketing, sản xuất tài Các doanh nghiệp thành công không thực đồng chức Không quản trị sản xuất tốt khơng có sản phẩm dịch vụ tốt; khơng có tiếp thị sản phẩm dịch vụ cung ứng khơng nhiều; khơng có quản trị tài thất bại tài diễn Mỗi chức hoạt động cách độc lập để đạt mục tiêu riêng đồng thời phải làm việc để đạt mục tiêu chung cho tổ chức lợi ích, tồn tăng trưởng điều kiện kinh doanh động Phương pháp sản xuất Lean áp dụng vào doanh nghiệp doanh nghiệp tuân thủ nguyên tắc Lean Manufacturing Bao gồm nguyên tắc sau:  Nhận thức lãng phí  Chuẩn hố cơng việc  Quy trình liên tục  Sản xuất “Pull” (sản xuất “kéo”)  Chất lượng từ gốc  Liên tục cải tiến Ngoài phương pháp 5S quản trị tác nghiệp áp dụng nơi làm việc Phương pháp 5S bao gồm số hướng dẫn tổ chức nơi làm việc nhằm xếp khu vực làm việc công nhân tối ưu hiệu công việc Sàng lọc (Sort) – Phân loại cần thiết khơng cần thiết để thứ thường cần đến ln có sẵn gần kề thật dễ tìm thấy Những hay không cần dùng đến nên chuyển đến nơi khác hay bỏ Sắp xếp (Straighten/Set in order) - Sắp xếp thứ cần thiết theo thứ tự để dễ lấy Mục tiêu yêu cầu giảm đến mức tối thiểu số thao tác mà công nhân thực cho cơng việc Ví dụ, hộp cơng cụ cho cơng nhân hay nhân viên bảo trì có nhu cầu cần sử dụng nhiều công cụ khác Trong hộp công cụ, dụng cụ xếp nơi cố định để người sử dụng nhanh chóng lấy cơng cụ cần mà khơng thời gian tìm kiếm Cách xếp giúp người sử dụng biết dụng cụ bị thất lạc Sạch (Scrub/Shine) - Giữ máy móc khu vực làm việc nhằm ngăn ngừa vấn đề phát sinh vệ sinh Trong số ngành, bụi bẩn tác nhân gây lỗi cho bề mặt hay nhiễm bẩn màu 10 sản phẩm Để tăng ý thức mức độ bụi bẩn, số công ty cho sơn nơi làm việc thiết bị với màu sáng đồng thời tăng độ chiếu sáng nơi làm việc Sẵn sàng (Stabilize/Standardize) – Đưa công việc trở thành việc áp dụng thường xuyên cách quy định rõ thủ tục thực công việc sàng lọc, xếp giữ Sâu sát (Sustain) - Khuyến khích, truyền đạt huấn luyện 5S để biến việc áp dụng trở thành phần văn hố cơng ty Ngồi việc trì bao gồm phân cơng trách nhiệm cho nhóm giám sát việc tn thủ quy định 5S 11 ... cố thẻ tiết kiệm: Khách hàng sử dụng sổ tiết kiệm gửi Ngân hàng Công thương tham gia hệ thống INCAS để cầm cố Giao dịch viên - Kiểm tra số dư tài khoản tiền gửi tiết kiệm (màn hình 2500 – vấn... hiện: - Nếu khách hàng lĩnh tiền mặt: chi tiền mặt cho khách hàng, trả CMT, liên giấy lĩnh tiền cho khách hàng, in giao dịch lên sổ tiết kiệm Liên giấy lĩnh tiền mặt, sổ tiết kiệm chuyển phận... Phương hướng cải thiện để quy trình tốt hơn: - Nâng cao hệ thống công nghệ thông tin ngân hàng - Để đảm bảo an tồn xác trình thực giao dịch gửi tiền rút tiền từ tài khoản tiền gửi giao dịch thực từ