QUY TRÌNH TIỀN gửi TIẾT KIỆM tại NGÂN HÀNG THƯƠNG mại cổ PHẦN CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM

Giao dịch viên: Nhận lại 02 liên giấy nộp tiền từ kiểm soát viên Giao dịch viên thực hiên in giao dịch lên sổ tiết kiệm màn hình 2601 – cập nhật sổ tiết kiệm, ký xác nhận trên sổ tiết k

I/ GIỚI THIỆU CHUNG VỀ QUY TRÌNH TIỀN GỬI TIẾT KIỆM TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM:

1 Giới thiệu chung:

Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Việt nam là một trong những Ngân hàng lớn mạnh trong khối Ngân hàng thương mại Vịêt nam Để phục vụ và cung cấp cho khách hàng những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất, đống thời nâng cao năng lực cạnh tranh của mình, Ngân hàng TMCPCT VN đã không ngừng nâng cao, đổi mới quy trình nghiệp vụ, nâng cao năng lực của cán bộ công nhân viên Chính vì vậy, quy trình nghiệp vụ tiển gửi tiết kiệm tại Ngân hàng TMCPCT VN dưới đây sẽ chứng minh cho điều đó

2 Nội dung quy trình tiền gửi tiết kiệm:

2.1 Mở tài khoản:

Giống như đối với quy trình mở tài khoản tiền gửi thanh toán nhưng vào màn hình 2000 - mở tài khoản mới để mở tài khoản.

Tài khoản tiền gửi tiết kiệm chỉ áp dụng cho khách hàng là cá nhân Sau khi mở tài khoản Giao dịch viên thực hiện việc in sổ tiết kiệm ngay cho khách hàng

(màn hình 2600 – Phát hành sổ tiết kiệm mới) Sau đó chuyển kiểm soát viên

ký tên đóng dấu lên sổ tiết kiệm

2.2 Gửi tiền vào tài khoản

2.2.1 Gửi bằng tiền mặt:

Khách hàng

Viết 02 liên giấy nộp tiền mặt, 01 liên bảng kê các loại tiền chuyển cho giao dịch viên

Giao dịch viên:

Nhận 02 liên giấy nộp tiền mặt, tiền mặt, bảng kê nộp tiền từ khách hàng

Kiểm tra các yếu tố trên chứng từ, kiểm đếm tiền mặt, ký xác nhận trên chứng

từ Vào màn hình gửi tiền vào tài khoản (màn hình 2050 - màn hình gửi bằng tiền mặt lần đầu hoặc màn hình 2053 - nộp tiền mặt vào tài khoản lần tiếp theo)

nhập đầy đủ các thông tin cần thiết Sau đó chuyển màn hình phê duyệt (nếu vượt hạn mức được phân quyền) và 02 liên giấy nộp tiền cho kiểm soát viên

Kiểm soát viên:

Đối chiếu giấy nộp tiền với màn hình giao dịch, phê duyệt giao dịch cho giao dịch viên Ký xác nhận lên 02 liên giấy nộp tiền sau đó chuyển lại giao dịch viên

Giao dịch viên:

Nhận lại 02 liên giấy nộp tiền từ kiểm soát viên Giao dịch viên thực hiên in giao

dịch lên sổ tiết kiệm (màn hình 2601 – cập nhật sổ tiết kiệm), ký xác nhận trên

sổ tiết kiệm, chuyển sổ tiết kiệm cho Kiểm soát viên

Liên 1 giấy nộp tiền cuối ngày chuyển bộ phận kiểm soát sau để lưu vào tập

nhật ký chứng từ, liên 2 trả lại cho khách hàng

Kiểm soát viên:

Nhận sổ tiết kiệm từ Giao dịch viên ký xác nhận giao dịch trên sổ tiết kiệm chuyển giao dịch viên để trả cho khách hàng

2.2.2 Gửi bằng séc :

Gồm séc chuyển khoản cùng Ngân hàng, séc bảo chi cùng Ngân hàng, séc chuyển khoản cùng địa bàn, séc bảo chi cùng địa bàn, séc ngoài địa bàn

Khách hàng :

Viết 03 liên bảng kê nộp séc Chuyển tờ séc cùng 03 liên bảng kê nộp séc cho Giao dịch viên

a Đối với séc trong hệ thống NHCT cùng tham gia hệ thống core INCAS

- Nhận được 03 liên bảng kê nộp séc kèm tờ séc, CMT của người nộp séc (khách hàng B - khách hàng được ghi có)

- Kiểm tra các yếu tố trên tờ séc, bảng kê nộp séc, CMT của khách hàng , kiểm

tra số dư của tài khoản ghi nợ (màn hình 1500 – vấn tin số dư),.

- Vào màn hình gửi tiền bằng séc (màn hình 2051 - màn hình nộp séc cùng hệ thống nếu thực hiện lần đầu, hoặc màn hình 2055 – màn hình nộp séc cùng hệ thống, hoặc màn hình 2101 – màn hình nộp séc bảo chi cùng hệ thống ) nhập

đầy đủ các thông tin cần thiết Sau đó ký xác nhận lên bảng kê nộp séc chuyển

3 liên bảng kê nộp séc kèm tờ séc và màn hình giao dich cho Kiểm soát viên

Kiểm soát viên.

Kiểm tra ký hiệu mật trên tờ séc nếu là séc bảo chi cùng Ngân hàng, đối chiếu chứng từ với màn hình giao dịch, ký xác nhận trên tờ séc, bảng kê nộp séc Phê duyệt giao dich sau đó chuyển giao dịch viên 3 liên bảng kê nộp séc kèm tờ séc

Giao dịch viên.

Nhận lại chứng từ từ kiểm soát viên: Liên 1 kèm tờ séc chuyển bộ phận kiểm soát sau để lưu vào tập nhật ký chứng từ, liên 2 trả lại khách hàng, liên 3 trả cho người nộp séc

In giao dịch lên sổ tiết kiệm (việc in giao dịch lên sổ tiết kiệm phải đảm bảo số dòng liên tiếp theo số ngày giao dịch) ký xác nhận lên sổ tiết kiệm, chuyển sổ tiết kiệm cho Kiểm soát viên

Kiểm soát viên.

Nhận được sổ tiết kiệm từ giao dịch viên ký xác nhận giao dịch trên sổ tiết kiệm chuyển lại cho giao dịch viên để trả cho khách hàng

b Đối với séc khác hệ thống NHCT

Giao dịch viên.

Nhận được 03 liên bảng kê nộp séc kèm tờ séc từ khách hàng (Khách hàng B – khách hàng gửi tiền), CMT của người nộp séc Kiểm tra các yếu tố trên tờ séc,

bảng kê nộp séc vào màn hình nộp tiền bằng séc chọn màn hình thích hợp (màn hình 2054 - nộp séc cùng địa bàn, màn hình 2102 - séc bảo chi cùng địa bàn,

màn hình 2100 – màn hình nộp séc ngoài địa bàn) nhập đầy đủ các thông tin

cần thiết Sau đó chuyển chứng từ và màn hình cho kiểm soát viên phê duyệt

Kiểm soát viên.

Kiểm tra lại các yếu tố trên chứng từ, ký xác nhận trên chứng từ, phê duyệt giao dịch Sau đó chuyển 2 liên bảng kê nộp séc kèm tờ séc cho bộ phận làm nhiệm

vụ thanh toán bù trừ để chuyển cho NH phát hành ghi nợ cho tàI khoản khách hàng (Khách hàng A - khách hàng phát hành séc), liên 3 chuyển lại cho giao dịch viên để trả cho người nộp séc

Khi séc được chấp nhận thanh toán Giao dịch viên vào màn hình séc được chấp

nhận thanh toán chọn màn hình thích hợp (màn hình 2200 – séc cùng địa bàn được chấp nhận thanh toán, màn hình 2201– màn hình séc bảo chi cùng địa bàn được chấp nhận thanh toán, Màn hình 2202 – séc ngoài địa bàn được chấp nhận

thanh toán) để ghi có cho tài khoản khách hàng

Trường hợp séc bị từ chối không đủ điều kiện thanh toán Giao dịch viên vào

màn hình séc đến bị trả lại chọn màn hình thích hợp (màn hình 2301 – màn hình séc cùng địa bàn gửi vào SA bị trả lại, màn hình 2302 – màn hình séc ngoài địa bàn gửi vào SA bị trả lại, màn hình 2305 – séc bảo chi cùng địa bàn

gửi vào CA bị trả lại) nhập các thông tin cần thiết để xoá khoản mục nhờ thu (số

dư nhờ thu trên tài khoản khách hàng)

2.3 Rút tiền từ tài khoản:

2.3.1 Rút tiền mặt.

Khách hàng.

Viết 2 liên giấy lĩnh tiền mặt nộp cho Giao dịch viên CMT của người lĩnh tiền, giấy lĩnh tiền, sổ tiết kiệm

Giao dịch viên.

Kiểm tra chữ ký mẫu của chủ tài khoản, kiểm tra các yếu tố trên giấy lĩnh tiền

mặt, (trường hợp cần thiết có thể kiểm tra số dư trên tài khoản khách hàng (màn hình 2500 – vấn tin số dư tài khoản tiết kiệm); Ký trên chứng từ, vào màn hình

rút tiền từ tài khoản (màn hình 2250 – màn hình rút tiền mặt) nhập các thông tin

cần thiết Sau đó chuyển giấy lĩnh tiền mặt, màn hình giao dịch cho kiểm soát viên

Kiểm soát viên:

Kiểm soát lại các yếu tố trên chứng từ (số tiền bằng số bằng chữ, kiểm tra chữ

ký của giao dịch viên…) Sau đó đối chiếu chứng từ với màn hình giao dịch, ký xác nhận trên chứng từ Phê duyệt giao dich, chuyển chứng từ lại cho giao dịch viên

Giao dịch viên:

Trả CMT, liên 2 giấy lĩnh tiền, chi tiền mặt cho khách hàng, liên 1 giấy lĩnh tiền mặt chuyển bộ phận kiểm soát sau để lưu vào tập nhật ký chứng từ

In giao dịch lên sổ tiết kiêm, ký xác nhận giao dịch, chuyển kiểm soát viên ký tên để trả lại cho khách hàng

2.3.2 Rút bằng chuyển khoản :

Khách hàng:

Khách hàng viết 2 liên phiếu lĩnh tiền điền số tiền chuyển khoản để trích nợ tài khoản của mình chyển khoản sang tài khoản khác Sau đó chuyển sổ tiết kiệm, CMT của người lĩnh tiền, 2 liên phiếu lĩnh tiền cho Giao dịch viên

Giao dịch viên:

Kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của phiếu lĩnh tiền, chữ ký chủ tài khoản,

( trường hợp cần thiết có thể Kiểm tra số dư tài khoản ghi nợ (màn hình 2500 –

Vấn tin số dư của tài khoản tiết kiệm)) Sau đó vào màn hình rút tiền bằng

chuyển khoản chọ màn hình thích hợp (màn hình 2352 – chuyển tiền trong cùng chi nhánh, màn hình 2353 – màn hình chuyển tiền giữa các chi nhánh, màn hình 2354 – rút tiền từ SA ghi có GL) nhập các yếu tố cần thiết, ký xác

nhận trên chứng từ, chuyển chứng từ và màn hình giao dịch cho kiểm soát viên

để phê duyệt

Kiểm soát viên:

Nhận được 2 liên phiếu lĩnh tiền và màn hình giao dịch từ giao dịch viên kiểm tra lại các yếu tố trên chứng từ, đối chiếu với màn hình giao dịch, ký xác nhận trên chứng từ và phê duyệt giao dịch, chuyển trả lại cho giao dịch viên 2 liên phiếu lĩnh tiền để xử lý tiếp

Giao dịch viên:

Nhận lại 2 liên phiếu lĩnh tiền từ kiểm soát viên trả lại: Liên 1 cuối ngày chuyển

bộ phận kiểm soát sau để lưu vào nhật ký chứng từ (ghi nợ), liên 2 trả cho khách hàng (báo nợ)

In giao dịch lên sổ tiết kiệm (việc in giao dịch lên sổ tiết kiệm phải đảm bảo số dòng liên tiếp theo số ngày giao dịch) ký xác nhận lên sổ tiết kiệm, chuyển sổ tiết kiệm cho Kiểm soát viên ký để trả lại khách hàng, Trả CMT, sổ tiết kiệm cho khách hàng

2.4 Đóng tài khoản :

Khách hàng.

Khách hàng lập 2 liên giấy lĩnh tiền mặt (nếu rút bằng tiền mặt) hoặc 4 liên lệnh chi (nếu rút bằng chuyển khoản) nộp cho giao dịch viên cùng với CMT của người lĩnh tiền (nếu rút tiền mặt)

Giao dịch viên.

Kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của giấy lĩnh tiền mặt hoặc lệnh chi, mẫu dấu

chữ ký chủ tài khoản Vào màn hình 2500 – để kiểm tra số dư của tài khoản

tiền gửi và đảm bảo là tài khoản này không bị khoanh giữ hay không còn khoản

mục nhờ thu Sau đó vào màn hình 2450 - Đóng tài khoản để nhập các thông

tin cần thiết Chuyển chứng từ và màn hình giao dịch cho kiểm soát viên để phê duyệt

Kiểm soát viên.

Nhận được chứng từ từ giao dịch viên, tiến hành đối chiếu chứng từ với màn hình phê duyệt nếu đúng thì ký xác nhận trên chứng từ đồng thời phê duyệt giao dịch Chuyển chứng từ lại cho giao dịch viên

Giao dịch viên

Nhận lại chứng từ từ kiểm soát viên sau đó thực hiện:

2 giấy lĩnh tiền cho khách hàng, in giao dịch lên sổ tiết kiệm Liên 1 giấy lĩnh tiền mặt, sổ tiết kiệm chuyển bộ phận kiểm soát sau để lưu vào tập nhật ký chứng từ

kiểm soát sau để lưu vào nhật ký chứng từ (ghi nợ), liên 2 trả cho khách hàng (báo nợ), liên 3 chuyển bộ phận kiểm soát sau để lưu vào nhật ký chứng từ (ghi có), liên 4 trả khách hàng (báo có) Nếu chuyển tiền ra ngoài hệ thống NHCT liên 3 và liên 4 được chuyển cho bộ phận thanh toán bù trừ

bằng 0

2.5 Cầm cố thẻ tiết kiệm:

Khách hàng sử dụng sổ tiết kiệm gửi tại Ngân hàng Công thương tham gia hệ thống INCAS để cầm cố

Giao dịch viên.

- Kiểm tra số dư tài khoản tiền gửi tiết kiệm (màn hình 2500 – vấn tin số dư

SA)

- Kiểm tra tài khoản đã bị khoanh giữ bởi cán bộ tín dụng chưa Nếu đã bị khoanh giữ rồi thì không thực hiện việc khoanh giữ nữa, nếu tài khoản chưa bị khoanh giữ bởi cán bộ tín dụng thì thực hiện như sau:

Vào màn hình 40000 – Duy trì tình trạng tài khoản để chuyển trạng thái tài

khoản sang tài khoản đang cầm cố hoặc dừng giữ sau đó chuyển kiểm soát viên

Kiểm soát viên.

- Vào màn hình 20105 - duy trì dừng giữ để thực hiện việc khoanh số dư trên

tài khoản mang đi cầm cố hoặc dừng giữ

- Khi có yêu cầu về việc giải tỏa tài khoản đã cầm cố hoặc dừng giữ

Giao dịch viên.

Vào màn hình 40000 để thực hịên hủy bỏ tình trạng đang cầm cố và khoanh giữ

số dư trên tài khoản sau đó chuyển kiểm soát viên để Kiểm soát viên vào màn hình 20105 để thực hịên hủy bỏ việc cầm cố và khoanh giữ số dư trên tài khoản

3 Những bất cập của quy trình:

- Chưa quản lý được nguồn vốn tập trung của các chi nhánh

- Một số giao dịch còn phải làm thủ công nên chưa được kiển soát chặt chẽ

- Nhiều khi hệ thống bị lỗi chưa ghi lại được nhật ký giao dịch

4 Phương hướng cải thiện để quy trình được tốt hơn:

- Nâng cao hệ thống công nghệ thông tin trong ngân hàng

- Để đảm bảo an toàn và chính xác trong quá trình thực hiện một giao dịch gửi tiền

hoặc rút tiền từ tài khoản tiền gửi thì mỗi giao dịch thực hiện từ Giao dịch viên phải có sự kiểm soát của Kiểm soát viên Cuối ngày bộ phận kiểm soát sau phải kiểm tra lại các chứng từ do các Giao dịch viên chuyển về, chấm chứng từ và lưu trữ chứng từ

- Để hệ thống core INCAS đáp ứng được yêu cầu quản lý và kiểm soát tập trung

nguồn vốn của các chi nhánh Tại hội sở chính phải có một bộ phận thực hiện việc khai báo và quản lý tham số tiền gửi

- Bộ phận khai báo tham số thực hiện khai báo và quản lý tham số sản phẩm tiền

gửi Đó là việc đăng nhập các loại hình tiền gửi vào hệ thống và thiết lập các thông tin quản lý Những thông tin này được xây dựng theo quy định của chế độ hiện hành nhằm kiểm soát tối đa người sử dụng trong cách thức xử lý tài khoản tiền gửi tại các chi nhánh Ngoài những thông tin mang tính kiểm soát và quản lý, còn có những thông tin được thiết lập mang tính tiện ích, giúp cán bộ tại chi nhánh chỉ việc lựa chọn trong phạm vi đã được xác định

- Hệ thống tự động ghi lại trong phần vấn tin, duy trì hoặc trong nhật ký giao dịch:

Thời gian truy nhập, số lượng giao dịch, các bổ sung, sửa đổi và số ID để quy trách nhiệm đối với người sử dụng nếu có sự vi phạm Do đó, mỗi cán bộ phải tuyệt đối giữ bí mật số password của mình Định kỳ hoặc bất thường mỗi cán bộ

được phép vào hệ thống (mục thay đổi password) để thay đổi lại số mã của riêng

mình

II/ VIỆC ÁP DỤNG MÔN HỌC QUẢN TRỊ TÁC NGHIỆP TẠI NƠI LÀM VIỆC:

Quản trị sản xuất và tác nghiệp bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc quản trị các yếu tố đầu vào, tổ chức, phói hợp các yếu tố đó nhằm chuyển hoá chúng thành các sản phẩm vật chất hoặc dịch vụ với hiệu quả cao nhất Để tạo ra sản phẩm và dịch vụ các doanh nghiệp đều phải thực hiện ít nhất 3 chức năng cơ bản: marketing, sản xuất và tài chính Các doanh nghiệp không thể thành công khi không thực hiện đồng bộ các chức năng này Không quản trị sản xuất tốt thì không

có sản phẩm hoặc dịch vụ tốt; không có tiếp thị thì sản phẩm hoặc dịch vụ cung ứng không nhiều; không có quản trị tài chính thì các thất bại về tài chính sẽ diễn ra Mỗi chức năng hoạt động một cách độc lập để đạt được mục tiêu riêng của mình đồng thời cũng phải làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu chung cho tổ chức về lợi ích, sự tồn tại và tăng trưởng trong một điều kiện kinh doanh năng động

Phương pháp sản xuất Lean có thể áp dụng vào doanh nghiệp khi doanh nghiệp tuân thủ các nguyên tắc chính trong Lean Manufacturing Bao gồm những nguyên tắc cơ bản sau:

 Nhận thức về sự lãng phí

Ngoài ra phương pháp 5S trong quản trị tác nghiệp có thể áp dụng tại nơi làm việc Phương pháp 5S bao gồm một số các hướng dẫn về tổ chức nơi làm việc nhằm sắp xếp khu vực làm việc của công nhân và tối ưu hiệu quả công việc

1 Sàng lọc (Sort) – Phân loại những gì cần thiết và những gì không cần thiết để những thứ thường được cần đến luôn có sẵn gần kề và thật dễ tìm thấy Những món ít khi hay không cần dùng đến nên được chuyển đến nơi khác hay bỏ đi

2 Sắp xếp (Straighten/Set in order) - Sắp xếp những thứ cần thiết theo thứ tự để

dễ lấy Mục tiêu của yêu cầu này là giảm đến mức tối thiểu số thao tác mà công nhân thực hiện cho một công việc Ví dụ, hộp công cụ cho công nhân hay nhân viên bảo trì có nhu cầu cần sử dụng nhiều công cụ khác nhau Trong hộp công cụ, từng dụng cụ được xếp ở một nơi cố định để người sử dụng có thể nhanh chóng lấy được công cụ mình cần mà không mất thời gian tìm kiếm Cách sắp xếp này cũng có thể giúp người sử dụng ngay lập tức biết được dụng cụ nào đã bị thất lạc

3 Sạch sẽ (Scrub/Shine) - Giữ các máy móc và khu vực làm việc sạch sẽ nhằm ngăn ngừa các vấn đề phát sinh do vệ sinh kém Trong một số ngành, bụi bẩn

là một trong những tác nhân chính gây lỗi cho bề mặt hay nhiễm bẩn màu trên sản phẩm Để tăng ý thức về mức độ bụi bẩn, một số công ty cho sơn nơi làm việc và thiết bị với màu sáng đồng thời tăng độ chiếu sáng nơi làm việc