XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ ……Bao Cao Thuc Tap Tot Nghiep phan mem quan ly nhan su Báo cáo thực tập tốt nghiệp khoa công nghệ thông tin topicaPhần mềm quản lý nhân sự Bạn cần phần mềm vui lòng liên hệ.
Trang 1VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO E-LEARNING
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Trang 2CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
-o0o -XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP Đơn vị thực tập : Công ty Cổ Phần Thương Mại - Dịch Vụ …. Có trụ sở tại: Điện thoại: Website: Email: Xác nhận: Anh : Sinh ngày: Số CMT: Sinh viên lớp: Mã Sinh viên: Có thực tập tại công ty trong khoảng thời gian: 01/05/2018 đến ngày : 10/06/2018 Nhận xét:
2
Trang 3Tp Hồ Chí Minh, Ngày tháng năm 2018
Xác nhận của đơn vị thực tập
Chữ ký và dấu xác nhận của cơ quan
NHẬN XÉT BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
., Ngày… Tháng… Năm
Trang 4Giảng viên hướng dẫn
PHIẾU BÀI TẬP VẬN DỤNG TRƯỚC TỐT NGHIỆP
I Yêu cầu
- Anh/Chị hãy nêu từ 3 đến 5 vấn đề và giải pháp tương ứng có thể vận dụng tạidoanh nghiệp nơi Anh/Chị đang công tác hoặc thực tập
II Thông tin học viên:
Họ và tên sinh viên :
Mã sinh viên:
Lớp:
Ngành: Công Nghệ Thông Tin
Đơn vị thực tập: Công ty CP Thương Mại - Dịch Vụ …
Trang 5III Nội dung bài tập
STT VẤN ĐỀ ĐÃ GẶP GiẢI PHÁP
ĐÃ NÊU
MÔN HỌC LIÊN QUAN
GiẢNG VIÊN
KIẾN THỨC THỰC TẾ
ĐÃ HỌC LIÊN QUAN
để chốt lại khâu quản lý giải pháp tối ưu nhân sự cho công ty.
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin – TH203
ThS
Nguyễn Mạnh Sơn
-Khảo sát sơ bộ: tìmhiểu các yếu tố cơ bản
- Đặt ra các vấn đề
trọng tâm cần phải giải quyết
dự án.
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
- TH203
ThS
Nguyễn Mạnh Sơn
Xác định các thông tin và chức năng xử
lý nhân sự với những tính năng tối ưu để giải quyết những vấn
đề của phòng.
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
- TH203
ThS
Nguyễn Mạnh Sơn
Chuyển đổi hoạt động của hệ thống
cũ sang hệ thống mới
… ngày … tháng … năm …
Xác nhận của đơn vị công tác
(Ký tên và đóng dấu)
Sinh viên(Ký và ghi rõ họ tên)
Trang 6MỤC LỤC
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ 8
LỜI MỞ ĐẦU 9
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ… 11
1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 11
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự 11
CHƯƠNG II: CƠ SỞ VÀ PHƯƠNG PHÁP LUẬN ĐỂ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI 15
2.1 Hệ thống thông tin quản lý nhân sự 15
2.1.1 Thông tin 15
2.1.2 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý nhân sự 15
2.1.3 Hệ thống thông tin trong một tổ chức 17
2.1.4 Phân loại hệ thống thông tin quản lý nhân sự 17
2.1.5 Phát triển hệ thống thông tin quản lý 19
CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ QUỐC TẾ NGỌC VIỄN ĐÔNG 25
3.1 Mô tả hệ thống 25
3.2 Xác định yêu cầu của hệ thống 25
3.3 Sơ đồ 27
3.3.1 Sơ đồ phân cấp chức năng 27
3.3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh 28
3.3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu 29
3.3.3.1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 29
3.3.3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 30
CHƯƠNG IV: GIAO DIỆN CHƯƠNG TRÌNH 33
4.1 Giới thiệu tổng quan về Microsoft Access 33
4.2 Các bảng trong chương trình 35
4.3 Xây dựng các mô hình thực thể liên kết 39
4.4 Các form chương trình chính 40
4.4.1 Form đăng nhập 40
6
Trang 74.4.2 Form chính 41
4.5 Thiết kế form trong chức năng hệ thống 41
4.5.1 Form đăng ký 41
4.5.2 Form danh sách user 42
4.6 Thiết kế form trong chức năng cập nhật 42
4.6.1 Form cập nhật chức vụ 43
4.6.2 Form cập nhật hồ sơ nhân viên 44
4.6.3 Form cập nhật chuyên môn 45
4.6.4 Form cập nhật lương 46
4.6.5 Form cập nhật chấm công 47
4.6.6 Form cập nhật phòng ban 48
4.7 Thiết kế form trong chức năng tìm kiếm 49
4.7.1 Form tìm kiếm theo phòng ban 49
4.7.2 Form tìm kiếm theo chức vụ 49
4.7.3 Form tìm kiếm theo mã nhân viên 51
4.8 Thiết kế form trong chức năng báo cáo 52
4.8.1 Form báo cáo lương 52
4.8.2 Form báo cáo chức vụ 53
4.8.3 Form báo cáo hồ sơ nhân viên 53
4.8.4 Form báo cáo chuyên môn 54
4.8.5 Form báo cáo chấm công 55
4.8.6 Form báo cáo phòng ban 56
KẾT LUẬN 57
TÀI LIỆU THAM KHẢO 58
Trang 8DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
Hình 3.1: Sơ đồ phân cấp chức năng
Hình 3.2: Sơ đồ ngữ cảnh
Hình 3.3: Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Hình 3.4: Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh - chức năng quản lý hệ thốngHình 3.5: Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh - chức năng cập nhật thông tinHình 3.6: Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh - chức năng tìm kiếm
Hình 3.7: Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh - chức năng báo cáo
Bảng 4.1: Bảng hồ sơ nhân viên
Hình 4.1: Form đăng nhập vào chương trình
Hình 4.2: Form chính của chương trình
Hình 4.3: Form đăng ký
Hình 4.4: Form danh sách user
Hình 4.5: Form cập nhật chức vụ
Hình 4.6: Form cập nhật hồ sơ nhân viên
Hình 4.7: Form cập nhật chuyên môn
Hình 4.8: Form cập nhật lương
Hình 4.9: Form cập nhật chấm công
Hình 4.10: Form cập nhật phòng ban
Hình 4.11: Form tìm kiếm theo phòng ban
Hình 4.12: Form tìm kiếm theo chức vụ
8
Trang 9Hình 4.13: Form tìm kiếm theo tên nhân viênHình 4.14: Form tìm kiếm theo phòng banHình 4.15: Form báo cáo lương
Hình 4.16: Form báo cáo chức vụ
Hình 4.17: Form báo cáo hồ sơ nhân viênHình 4.18: Form báo cáo chuyên môn
Hình 4.19: Thông báo yêu cầu nhập thángHình 4.19: Form báo cáo chấm công
Hình 4.20: Form báo cáo phòng ban
Trang 10LỜI MỞ ĐẦU
Chúng ta đang sống trong thời đại mà cuộc cách mạng công nghệ thông tin(CNTT) đang diễn ra mạnh mẽ hầu như khắp nơi trên thế giới “Làn sóng thứ ba”này đã tác động tích cực đến hầu hết mọi hoạt động kinh tế - xã hội, làm thay đổikhông chỉ lối sống, phong cách làm việc cũng như tư duy của con người mà còn tạo
ra sự thay đổi lớn trong phương thức điều hành, quản lý của các tổ chức cũng nhưviệc sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp Nhờ ứng dụng CNTT mà việcquản lý của các tổ chức, các cơ quan trở nên gọn nhẹ và hiệu quả hơn Hiện nay,theo xu thế chung của thế giới và vì những lợi ích to lớn được đem lại, không chỉ ởnhững nước phát triển mà ở các nước đang phát triển, không chỉ những công ty lớn
mà ngay cả những tổ chức nhỏ đều đang cố gắng tự xây dựng, thuê hay mua nhữngchương trình tin học phù hợp với yêu cầu, điều kiện của tổ chức mình Cũng theo
xu thế chung đó của thế giới, các công ty lớn nhỏ của Việt Nam cũng đang dần đưavào sử dụng các chương trình quản lý phù hợp với công ty, tổ chức mình Đó có thể
là những chương trình quản lý hoạt động kinh doanh, quản lý kho bãi, quản lýkhách hàng… hay những chương trình quản lý hoá đơn, quản lý hồ sơ …Việc sửdụng những chương trình này không những đem lại những lợi ích về mặt kết quảcông việc mà còn giảm tối đa các chi phí phát sinh, như: chi phí về nhân sự, chi phí
về lưu trữ, chi phí về thời gian…
Em xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc và tập thể nhân viên trong Công ty
Cổ Phần Thương Mại Dịch Vụ Quốc Tế Ngọc Viễn Đông đã giúp đỡ để em có thểhoàn thành báo cáo thực tập này Nhưng do kiến thức còn hạn hẹp nên bài báo cáokhông tránh khỏi nhiều sai sót, em rất mong được sự đóng góp ý kiến của thầy cô để
bài báo cáo của em được hoàn thiện tốt hơn
Tp Hồ Chí Minh , ngày tháng năm 2018
Người thực hiện
10
Trang 11CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH
VỤ QUỐC TẾ NGỌC VIỄN ĐÔNG
1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
jgjfgjgfj
Các loại hình kinh doanh:
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự
Có đại diện tại các nước phát triển như Hoa Kỳ, Úc, Châu âu, Nhật bản, TrungQuốc và Singapore trong năm 2018
Nghiên cứu mở văn phòng tại Campuchia, Lào, Myamar
Làm thành viên chính thức của IATA, có giấy phép vận tải đa phương thức
Mở thêm văn phòng tại các trung tâm công nghiệp tại Việt Nam- ít nhất là 3 vănphòng nữa
b Nhiệm vụ
Phát triển đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp để cung cấp giải pháp, dịch vụnhằm tối thiểu hóa chi phí, nâng cao năng lực cạnh tranh và tạo nên sự liên kết cho
Trang 12các nhà sản xuất, xuất nhập khẩu tại Việt nam với Thế giới.
c Cơ cấu tổ chức
Hình 1.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy của Chi nhánh Công Ty Cổ Phần Thương
Mại Dịch Vụ Quốc Tế Ngọc Viễn Đông
Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Giám đốc: Là người quản lý điều hành các công việc chung của các phòngban và chịu trách nhiệm về những công việc có tầm quan trọng, mang tính chấtchiến lược của công ty
Phó giám đốc trợ giúp cho giám đốc là người chịu trách nhiệm quản lýnhững công việc bao gồm:
- Điều hành trực tiếp về chiến lược phát triển thị trường, quản lý vấn đề nhân
sự bao gồm việc tuyển dụng hay sa thải nhân viên
- Nghiên cứu thị trường, tìm kiếm đối tác mở rộng thị trường kinh doanh
- Chia sẻ công việc quản lý công ty cùng giám đốc
12
GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
Phòng tổ
chức
-hành chính
Phòng tài chính-kế toán
Phòng kinh doanh
Trang 13 Phòng kinh doanh là bộ phận chịu trách nhiệm về những công việc sau:
- Tổ chức bán hàng và bán hàng, lập kế hoạch về doanh thu doanh số
- Có trách nhiệm tập hợp các nhu cầu nhập hàng, lập phiếu đề nghị nhận hàngchuyển cho phòng kế toán xử lý
- Có trách nhiệm chăm sóc khách hàng hiện tại và phát triển khách hàng tươnglai, bao gồm những công việc tư vấn về sản phẩm, các dịch vụ sau bán hàng
- Thường xuyên cập nhật kiến thức về sản phẩm mới, giá mới và các đối thủtrên thị trường Định kỳ họp tổng kết kết quả bán hàng của từng nhân viên, đưa rachính sách thưởng phạt thích hợp
- Đôn đốc công nợ của khách hàng
- Có trách nhiệm thực hiện tất cả những công việc liên quan đến vấn đề tàichính của công Kết hợp cùng với phòng kế toán tổ chức giải quyết công nợ tồnđọng
Phòng kế toán: chịu trách nhiệm về những công việc bao gồm:
- Những công việc liên quan đến kế toán, thuế, lập báo cáo tài chính cuối năm,lập các báo cáo quản trị, doanh thu cho Ban giám đốc khi được yêu cầu…
- Kết hợp với bộ phận kinh doanh trong công ty
Phòng tổ chức hành chính: Các công việc chủ yếu của bộ phận này bao gồm:
- Quản lý và trả lời điện thoại các cuộc gọi từ bên ngoài vào công ty, gửi báogiá tới khách hàng
- Tiếp nhận bưu kiện , bưu phẩm, chuyển fax nhanh tài liệu
- Trả lời và tư vấn cho khách hàng, PR thương hiệu…
- Những công việc hành chính khác khi có sự phân công của Ban giám đốc
Bộ phận quản lý kho: Có nhiệm vụ quản lý kho hàng hoá, khi có lệnh nhậpxuất hàng của trên đưa xuống thì làm theo và cuối tháng cùng với bộ phận kế toánkiểm kê kho hàng hoá
Bộ phận giao hàng thực hiện việc giao hàng hoá đến khách hàng khi có lệnhgiao hàng chuyển xuống
Bộ phận kỹ thuật có trách nhiệm sửa chữa bảo dưỡng máy móc thiết bị củacông ty và của khách hàng khi có yêu cầu
Trang 15CHƯƠNG II: CƠ SỞ VÀ PHƯƠNG PHÁP LUẬN ĐỂ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI
2.1 Hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Sử dụng biến đổi / xử lý dữ liệu phục vụ cho các mục đích xác định
2.1.2 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Nhân sự là một trong các nguồn lực quan trọng quyết định đến sự tồn tại vàphát triển của bất kỳ một doanh nghiệp nào Vì vậy vấn đề nhân sự luôn được quantâm hàng đầu
Có rất nhiều cách phát biểu khác nhau về quản trị nhân sự:
Theo giáo sư người Mỹ Dimock “Quản trị nhân sự bao gồm toàn bộ các biệnpháp và thủ tục áp dụng cho nhân viên của một tổ chức và giải quyết tất cả cáctrường hợp xảy ra có liên quan tới một loại công việc nào đó”
Trang 16Còn giáo sư Felix Migro thì cho rằng: “Quản trị nhân sự là một nghệ thuậtchọn lựa nhân viên mới và sử dụng các nhân viên cũ sao cho năng suất và chấtlượng công việc của mỗi người đều đạt mức tối đa có thể”.
Vậy quản trị nhân sự được hiểu là một trong các chức năng cơ bản của quátrình quản trị, giải quyết tất cả các vấn đề liên quan tới con người gắn với công việccủa họ trong bất cứ tổ chức nào
Quản trị nhân sự là một hoạt động vừa mang tính khoa học vừa mang tínhnghệ thuật vì quản trị nhân sự là một lĩnh vực gắn bó nhiều đến văn hoá tổ chức vàchứa đựng nhiều giá trị nhân văn hơn bất cứ một lĩnh vực quản trị nào khác
Vai trò của quản trị nhân sự
Yếu tố giúp ta nhận biết được một xí nghiệp hoạt động tốt hay không hoạtđộng tốt, thành công hay không thành công chính là lực lượng nhân sự của nó-những con người cụ thể với lòng nhiệt tình và óc sáng kiến Mọi thứ còn lại như:máy móc thiết bị, của cải vật chất, công nghệ kỹ thuật đều có thể mua được, học hỏiđược, sao chép được, nhưng con người thì không thể Vì vậy có thể khẳng định rằngquản trị nhân sự có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của doanhnghiệp
Trong doanh nghiệp quản trị nhân sự thuộc chức năng chính của nhà quảntrị, giúp nhà quản trị đạt được mục đích thông qua nỗ lực của người khác Các nhàquản trị có vai trò đề ra các chính sách, đường lối, chủ trương có tính chất địnhhướng cho sự phát triển của doanh nghiệp do đó nhà quản trị phải là người biết nhìn
xa trông rộng, có trình độ chuyên môn cao Người thực hiện các đường lối chínhsách mà nhà quản trị đề ra là các nhân viên thừa hành, kết quả công việc hoàn thànhtốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào năng lực của nhân viên, vì vậy cho nên có thểnói rằng: “mọi quản trị suy cho cùng cũng là quản trị con người”
Quản trị nhân sự góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn
đề lao động Đó là một vấn đề chung của xã hội, mọi hoạt động kinh tế nói chungđều đi đến một mục đích sớm hay muộn là làm sao cho người lao động hưởng thànhquả do họ làm ra
Quản trị nhân sự gắn liền với mọi tổ chức, bất kỳ một cơ quan tổ chức nàocũng cần phải có bộ phận nhân sự Quản trị nhân sự là một thành tố quan trọng của
16
Trang 17chức năng quản trị, nó có gốc rễ và các nhánh trải rộng khắp nơi trong mọi tổ chức.Quản trị nhân sự hiện diện ở khắp các phòng ban, bất cứ cấp quản trị nào cũng cónhân viên dưới quyền vì thế đều phải có quản trị nhân sự Cung cách quản trị nhân
sự tạo ra bầu không khí văn hoá cho một doanh nghiệp Đây cũng là một trongnhững yếu tố quyết định đến sự thành bại của một doanh nghiệp
Quản trị nhân sự có vai trò to lớn đối với hoạt động kinh doanh của mộtdoanh nghiệp, nó là hoạt động bề sâu chìm bên trong doanh nghiệp nhưng lại quyếtđịnh kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
2.1.3 Hệ thống thông tin trong một tổ chức
Hệ thống thông tin quản lý có vai trò rất quan trọng đối với việc ra nhữngquyết định; là cơ sở để các nhà quản lý và doanh nghiệp có thể đưa ra những quyếtđịnh chiến lược đúng đắn, đưa doanh nghiệp vượt qua giai đoạn khó khăn và pháttriển Nhưng lại có rất ít doanh nghiệp quan tâm đúng mức đến vấn đề tổ chức hệthống thông tin trong doanh nghiệp
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản
lý của tổ chức Nó bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích,đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho nhữngngười soạn thảo các quyết định trong tổ chức
Đây cũng là tên gọi của một chuyên ngành khoa học Ngành khoa học nàythường được xem là một phân ngành của khoa học quản lý và quản trị kinh doanh.Ngoài ra, do ngày nay việc xử lý dữ liệu thành thông tin và quản lý thông tin liênquan đến công nghệ thông tin, nó cũng được coi là một phân ngành trong toán học,nghiên cứu việc tích hợp hệ thống máy tính vào mục đích tổ chức
2.1.4 Phân loại hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Các loại thông tin quản lý
Thông tin quản lý: là những dữ liệu được xử lý và sẵn sàng phục vụ công
tác quản lý của tổ chức Có 3 loại thông tin quản lý trong một tổ chức, đó là thôngtin chiến lược, thông tin chiến thuật, và thông tin điều hành
Thông tin chiến lược: là thông tin sử dụng cho chính sách dài hạn của tổ
chức, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý cao cấp khi dự đoán tương lai Loạithông tin này đòi hỏi tính khái quát, tổng hợp cao Dữ liệu để xử lý ra loại thông tin
Trang 18này thường là từ bên ngoài tổ chức Đây là loại thông tin được cung cấp trongnhững trường hợp đặc biệt.
Thông tin chiến thuật: là thông tin sử dụng cho chính sách ngắn hạn, chủ
yếu phục vụ cho các nhà quản lý phòng ban trong tổ chức Loại thông tin này trongkhi cần mang tính tổng hợp vẫn đòi hỏi phải có mức độ chi tiết nhất định dạngthống kê Đây là loại thông tin cần được cung cấp định kỳ
Thông tin điều hành: (thông tin tác nghiệp) sử dụng cho công tác điều hành
tổ chức hàng ngày và chủ yếu phục vụ cho người giám sát hoạt động tác nghiệp của
tổ chức Loại thông tin này cần chi tiết, được rút ra từ quá trình xử lý các dữ liệutrong tổ chức Đây là loại thông tin cần được cung cấp thường xuyên
Cấu trúc hệ thống thông tin quản lý
Một hệ thống thông tin quản lý được thiết kế cấu trúc tốt gồm bốn hệ thốngcon, đó là các hệ thống ghi chép nội bộ, hệ thống tình báo, hệ thống nghiên cứu và
hệ thống hỗ trợ quyết định
Hệ thống ghi chép nội bộ: Đảm bảo cung cấp những số liệu hiện thời, nhiều
tổ chức đã phát triển những hệ thống ghi chép nội bộ tiên tiến có sử dụng máy tính
để có thể cung cấp thông tin nhanh và đầy đủ hơn
Hệ thống tình báo: Cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin hàng
ngày, tình hình đang diễn ra về những diễn biến của môi trường bên ngoài
Hệ thống nghiên cứu thông tin: Thu thập những thông tin liên quan đến
một vấn đề cụ thể đặt ra trước tổ chức, đặc điểm của việc nghiên cứu thông tin tốt là
có phương pháp khoa học, sử dụng nhiều phương pháp, xây dựng mô hình, lượngđịnh tỷ lệ chi phí/lợi ích của giá trị của thông tin
Hệ thống hỗ trợ quyết định: Gồm các phương pháp thống kê và các mô
hình quyết định để hỗ trợ các nhà quản lý ban hành các quyết định đúng đắn hơn
Phân loại hệ thống thông tin quản lý
Một tổ chức có thể có nhiều cấp, và mỗi cấp có thể cần có một hệ thôngthông tin quản lý riêng của mình Một tổ chức điển hình có thể có 4 cấp là chiếnlược, chiến thuật, chuyên gia và tác nghiệp Vì thế, trong một tổ chức có thể có 4 hệthống thông tin quản lý cho 4 cấp này Các cấp có thể có những bộ phận chung
18
Trang 19Các nguồn thông tin quản lý
Thông tin quản lý có thể lấy từ bên trong tổ chức hoặc từ bên ngoài tổ chức.Thông tin nội tại tổ chức thường được lấy từ các báo cáo, sổ sách của tổ chức.Thông tin bên ngoài có thể lấy từ đối tác, đối thủ cạnh tranh, tổ chức có liên quan,các nhà cung cấp, chính phủ, v.v
Vai trò của công nghệ thông tin
Mặc dù một hệ thống thông tin quản lý không nhất thiết phải sử dụng côngnghệ thông tin, nhưng công nghệ thông tin (phần cứng lẫn phần mềm) đang ngàycàng rẻ và góp phần tạo ra năng suất xử lý, lưu trữ, phân phối thông tin ngày mộtcao, nên hệ thống thông tin quản lý hiện đại thường tích cực sử dụng công nghệthông tin
2.1.5 Phát triển hệ thống thông tin quản lý
Mục đích chính xác của dự án phát triển một hệ thống thông tin là có đượcmột sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, mà nó được hoà hợp vào trongcác hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tàichính và thời gian định trước Không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp đểphát triển một hệ thống thông tin, tuy nhiên không có phương pháp ta có nguy cơkhông đạt được những mục tiêu định trước Tại sao lại như vậy? Một hệ thốngthông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môi trường cũng rất phứctạp Để làm chủ sự phức tạp đó, phân tích viên cần phải có một cách tiến hànhnghiêm túc, một phương pháp
Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụcho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn.Phương pháp được đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiềuphương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin Ba nguyên tắc đó
là :
Nguyên tắc 1 Sử dụng các mô hình.
Nguyên tắc 2 Chuyển từ cái chung sang cái riêng.
Nguyên tắc 3 Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lô-gíc khi phân tích
và từ mô hình lô-gíc sang mô hình vật lý khi thiết kế
Trang 20Ta xem xét ba nguyên tắc này Theo chúng ta biết, một hệ thống thông tingồm ba mô hình, đó là mô hình lô-gíc, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong.Bằng cách cùng mô tả về một đối tượng chúng ta đã thấy ba mô hình này được quantâm từ những góc độ khác nhau Phương pháp phát triển hệ thống được thể hiệncũng dùng tới khái niệm của những mô hình này và do đó cần luôn luôn phân định
rõ ràng ba mức trong tâm trí chúng ta
Nguyên tắc đi từ chung đến riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hoá.Thực tế khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặtchung trước khi xem xét chi tiết Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là hiển nhiên.Tuy nhiên những công cụ đầu tiên được sử dụng để phát triển ứng dụng tin học chophép tiến hành mô hình hoá một hệ thống bằng các khía cạnh chi tiết hơn và nhiệm
vụ lúc đó sẽ khó khăn hơn
Nhiệm vụ phát triển sẽ đơn giản hơn bằng cách ứng dụng nguyên tắc 3, cónghĩa là đi từ vật lý sang lô-gíc khi phân tích và đi từ lô-gíc sang vật lý khi thiết kế.Như đã kể ra ở trên, phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu về hệ thống thông tin đangtồn tại và về khung cảnh của nó Nguồn dữ liệu chính là những người sử dụng, cáctài liệu và quan sát Cả ba nguồn này cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hình vật lý
ngoài của hệ thống Ví dụ, một người sử dụng nói với chúng ta: "Robert xem xét bản sao màu hồng và chuyển bản sao màu xanh cho Marie Marie xem xét nội dung tài liệu, ký vào văn bản và gửi cho phòng kế toán" hơn là nói: "Người thứ nhất xem xét tính hợp lệ của đơn đặt hàng, người thứ hai xem xét và xác định sự đúng đắn của số tiền trả" Việc phiên dịch như vậy là nhiệm vụ của phân tích viên Tuy nhiên
vấn đề sẽ khác đi khi ta tiến hành thiết kế hệ thống mới Trong thực tế ta xây dựng
trước hết rằng: "Hệ thống phải kiểm tra tư cách của khách hàng" trước khi ta xem xét cụ thể nên để "Khách hàng đưa thẻ của mình vào cửa đọc thẻ và nhập mã hiệu
cá nhân vào máy" hay là để "Khách hàng để ngón tay cái và ngón tay trỏ vào máy đọc vân tay số hoá".
20
Trang 21Các công đoạn của phát triển hệ thống
Phương pháp được trình bày ở đây có 7 giai đoạn Mỗi giai đoạn đoạn baogồm một dãy các công đoạn được liệt kê kèm theo dưới đây Cần phải lưu ý rằng từđây trở đi cuối mỗi giai đoạn là phải kèm theo việc ra quyết định về việc tiếp tụchay chấm dứt sự phát triển hệ thống Quyết định này được trợ giúp dựa vào nộidung báo cáo mà phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên trình bày cho các nhà sửdụng Phát triển hệ thống là một quá trình lặp Tuỳ theo kết quả của một giai đoạn
có thể, và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phụcnhững sai sót Một số nhiệm vụ được thực hiện trong suốt quá trình; đó là việc lập
kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự
án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án Và sau đây là mô tả sơ lược các giai đoạncủa việc phát triển hệ thống thông tin
Giai đoạn 1 : Đánh giá yêu cầu
Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồnggiám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệuquả của một dự án phát triển hệ thống Giai đoạn này được thực hiện tương đốinhanh và không đòi hỏi chi phí lớn Nó bao gồm các công đoạn sau:
1.1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu
1.2 Làm rõ yêu cầu
1.3 Đánh giá khả năng thực thi
1.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu
Giai đoạn 2 : Phân tích chi tiết
Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu.Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thốngđang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xácđịnh những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mụctiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được Trên cơ sở nội dung báo cáo phântích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát riển một hệ thống mới Đểlàm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau đây
2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết
2.2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại
Trang 222.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại.
2.4 Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp
2.5 Đánh giá lại tính khả thi
2.6 Thay đổi đề xuất của dự án
2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết
Giai đoạn 3: Thiết kế lô-gíc
Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lô gíc của một hệ thốngthông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được nhữngmục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước Mô hình lô gíc của hệ thống mới sẽbao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dungcủa cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá sẽphải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các Inputs) Mô hình lôgíc sẽ phải được những người sử dụng xem xét và chuẩn y Thiết kế lô gíc bao gồmnhững công đoạn sau:
3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu
3.2 Thiết kế xử lý
3.3 Thiết kế các luồng dữ liệu vào
3.4 Chỉnh sửa tài liệu cho mức lô-gíc
3.5 Hợp thức hoá mô hình lô-gíc
Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp
Mô hình lô-gíc của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm Khi môhình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tích viên hoặc nhómphân tích viên phải nghiêng về các phương tiện để thực hiện hệ thống này Đó làviệc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình lô-gíc Mỗi mộtphương án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống những chưa phải
là một mô tả chi tiết Tất nhiên là người sử dụng sẽ thấy dễ dàng hơn khi lựa chọndựa trên những mô hình vật lý ngoài được xây dựng chi tiết nhưng chi phí cho việctạo ra chúng là rất lớn
Để giúp các những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơncác mục tiêu đã định ra trước đây, nhóm phân tích viện phải đánh giá các chi phí vàlợi ích (hữu hình và vô hình) cả mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ
22
Trang 23thể Một báo cáo sẽ được trình lên những người sử dụng và một buổi trình bày sẽđược thực hiện Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốtnhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức Sau đây là cáccông đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp:
4.1 Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức
4.2 Xây dựng các phương án của giải pháp
4.3 Đánh giá các phương án của giải pháp
4.4 Chuẩn bị và tình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giảipháp
Giai đoạn 5 : Thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựachọn Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: Trước hết là một tài liệubao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật;
và tiếp đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cảnhững giao diện với những phần tin học hoá Những công đoạn chính của thiết kếvật lý ngoài là:
5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài
5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ ra)
5.3 Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá
5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công
5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống
Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoácủa hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm Những người chịu trách nhiệm vềgiai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao táccũn như các tài liệu mô tả về hệ thống Các hoạt động chính của việc triển khai thựchiện kỹ thuật hệ thống là như sau:
6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật
6.2 Thiết kế vật lý trong
6.3 Lập trình
6.4 Thử nghiệm hệ thống
Trang 246.5 Chuẩn bị tài liệu
Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác
Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thốngmới được thực hiện Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những va chạm ítnhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận Giai đoạn này bao gồm các côngđoạn:
Trang 25CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN
LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ QUỐC
TẾ NGỌC VIỄN ĐÔNG
3.1 Mô tả hệ thống
- Phục vụ các yêu cầu tra cứu của ban lãnh đạo và những người có liên quan
- Đầu vào của hệ thống gồm có:
+ Lý lịch cán bộ nhân viên
+ Kê khai bổ sung lý lịch nhân viên
+ Quyết định tăng lương
+ Quyết định chuyển công tác (đến, đi)
- Đầu ra của hệ thống gồm có:
+ Trích ngang lý lịch
+ Danh sách nhân viên theo các phòng
+ Danh sách ban lãnh dạo
+ Danh sách cán bộ chuyển bị nghỉ hưu
+ Bảng lương của cán bộ nhân viên
3.2 Xác định yêu cầu của hệ thống
Năm tiêu chí quan trọng sau đây sẽ đem lại cho Công ty Cổ Phần ThươngMại Dịch Vụ Quốc Tế Ngọc Viễn Đông nền tảng cơ sở để đánh giá phần mềm quản
lý nhân sự hiệu quả, để từ đó lựa chọn công cụ quản trị vượt trội, tối ưu:
Phù hợp nhu cầu nghiệp vụ của khách hàng
Đây là tiêu chí quan trọng hàng đầu để đánh giá phần mềm quản lý nhân sựhiệu quả vì không điều gì có thể tốt hơn sự thích hợp Mỗi đơn vị đều có quy mônhân sự khác nhau, và những đặc thù riêng trong cấu trúc nhân sự Ví dụ như cáchthức quản lý nhân sự của công ty nhà nước và công ty tư nhân Do đó, mỗi loại hìnhcông ty sẽ có những yêu cầu nghiệp vụ nhân sự khác nhau Một phần mềm quản lýnhân sự được xem là hữu hiệu phải đáp ứng được yêu cầu nghiệp vụ nhân sự củariêng công ty đó Điều này thể hiện ở sự linh hoạt của phần mềm, có thể thay đổitùy theo từng chính sách công ty và dễ dàng tích hợp với các phần mềm phổ biếnkhác như: phần mềm kế toán, phần mềm ERP…
Trang 26Thân thiện, dễ sử dụng
Một phần mềm quản lý nhân sự hữu hiệu phải có giao diện thân thiện, dễthao tác và sử dụng Ưu thế vượt trội của phần mềm quản lý nhân sự được thể hiệnqua các thao tác đơn giản, không làm cho người sử dụng mất quá nhiều công sức vàthời gian làm quen với phần mềm Một ưu điểm của phần mềm nhân sự dễ ứngdụng là hệ thống báo cáo phân tích (dựa trên công nghệ Business Intelligence) cókhả năng tạo ra nhiều loại báo cáo phù hợp mục đích sử dụng chỉ bằng các thao tác
"kéo-thả" đơn giản Nhờ đó, người dùng có thể truy xuất số liệu ra Word, Excel,Access, HTML… rất thuận tiện
Bảo mật thông tin, an toàn dữ liệu
Dữ liệu nhân sự là một trong những thông tin quan trọng nhất của công ty,cần phải được bảo mật an toàn Chính vì vậy, yếu tố thứ 3 để đánh giá phần mềmquản lý nhân sự hiệu quả chính là khả năng bảo mật thông tin cao của công cụ này.Theo đó, chức năng phân quyền của phần mềm được thực hiện chi tiết, bảo mật đếntừng chức năng, từng người dùng Thông tin nhân sự được bảo mật tốt chứng tỏchất lượng của phần mềm cũng như uy tín của nhà cung cấp giải pháp Mặt khác, uytín của nhà cung cấp giải pháp quản trị nguồn nhân lực còn được thể hiện qua sốnăm kinh nghiệm triển khai, ít nhất từ 10 năm trở lên Nhà cung cấp có bề dày kinhnghiệm triển khai phần mềm nhân sự sẽ lường trước được mọi rủi ro, cũng như chiphí tổng sở hữu khi ứng dụng phần mềm cho các loại hình công ty khác nhau
Quản lý tập trung được dữ liệu, kết nối chặt chẽ giữa các bộ phận
Để đánh giá phần mềm quản lý nhân sự, các công ty cần chú ý tới khả năngquản lý cơ sở dữ liệu tập trung của phần mềm Trong hệ thống quản lý thông tinnhân viên, hồ sơ của nhân viên sẽ được lưu trữ và quản lý từ quá trình làm việc chođến khi nghỉ việc, giúp nhà quản trị có cái nhìn tổng thể về năng lực của nhân viên,
để từ đó phân bổ nguồn lực hợp lý Đối với cổng thông tin nhân sự của phần mềm,nhân viên sẽ được kết nối chặt chẽ với các bộ phận khác trong công ty, đồng thờichủ động thực hiện các hiệu chỉnh thông tin cá nhân, giúp giảm thiểu đáng kể chiphí hành chính và tổn hao nguồn lực thực hiện
26
Trang 27Giúp đánh giá được nguồn nhân lực tốt, hoạch định nhân sự trong tương lai
Công ty thành công là do có khả năng xây dựng một đội ngũ nhân sự giỏi,biết cống hiến cho cả hiện tại và tương lai Ngoài chức năng xây dựng từ điển nănglực cho từng vị trí công việc, phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả còn phải có công
cụ hoạch định nguồn lực kế thừa cũng như đánh giá được rủi ro thay đổi nguồn lựcnội bộ Nhờ đó, nhà quản trị có thể thực hiện được các thao tác quản lý chiến lượcnguồn nhân lực đúng đắn, kịp thời giữ chân và phát huy toàn diện năng lực cốnghiến của người tài
3.3 Sơ đồ
3.3.1 Sơ đồ phân cấp chức năng
Trang 28Hệ thống được chia làm 4 chức năng lớn:
- Chức năng quản lý hệ thống: Dùng để quản lý người dùng hệ thống, bảo mật hệ thống
- Chức năng cập nhật thông tin dữ liệu: Nhằm cập nhật toàn bộ dữ liệu của các đối tượng nhân sự trong công ty để công ty quản lý hồ sơ của họ từ khi bắt đầu vào công ty cho đến khi rời công ty
- Chức năng tìm kiếm thông tin: Có thể tìm kiếm theo lý lịch của từng nhân viên, theo một số yêu cầu khác của từng nhân viên
- Chức năng báo cáo thông tin dữ liệu: Có thể in ấn được các báo cáo thông tin cá nhân của từng nhân viên theo lý lịch, theo dõi ngày nghỉ, khen thưởng của từng người, in báo cáo lương và một số báo cáo khác
3.3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh
Trang 29- Tác nhân ngoài ban lãnh đạo đưa ra các yêu cầu cho hệ thống và nhận đượccác báo cáo trả lời từ hệ thống
3.3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu
3.3.3.1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Hình 3.3: Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh