CIMA paper e2 project and relationship management study text

    CIMA    Paper E2    Project and Relationship  Management    Study Text                      Published by: Kaplan Publishing UK  Unit 2 The Business Centre, Molly Millars Lane, Wokingham, Berkshire RG41 2QZ  Copyright © 2015 Kaplan Financial Limited. All rights reserved.  No part of this publication may be reproduced, stored in a retrieval system or transmitted in any form  or by any means electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise without the prior  written permission of the publisher.  Acknowledgements  We are grateful to the CIMA for permission to reproduce past examination questions. The answers to  CIMA Exams have been prepared by Kaplan Publishing, except in the case of the CIMA November  2010 and subsequent CIMA Exam answers where the official CIMA answers have been reproduced.  Notice  The text in this material and any others made available by any Kaplan Group company does not  amount to advice on a particular matter and should not be taken as such. No reliance should be  placed on the content as the basis for any investment or other decision or in connection with any  advice given to third parties. Please consult your appropriate professional adviser as necessary.  Kaplan Publishing Limited and all other Kaplan group companies expressly disclaim all liability to any  person in respect of any losses or other claims, whether direct, indirect, incidental, consequential or  otherwise arising in relation to the use of such materials.  Kaplan is not responsible for the content of external websites. The inclusion of a link to a third party  website in this text should not be taken as an endorsement.  British Library Cataloguing in Publication Data  A catalogue record for this book is available from the British Library.  ISBN: 978­1­78415­297­0  Printed and bound in Great Britain.  ii Contents Page Chapter The concept of strategy and the rational  approach to strategy development Chapter Alternative approaches to strategy 49 Chapter Competitive advantage 83 Chapter The nature of the global business environment 115 Chapter Competitor analysis 163 Chapter Leadership and management 203 Chapter HRM approaches to managing and controlling  performance 265 Chapter Behavioural aspects of control 309 Chapter Organisational culture  343 Chapter 10 Building, leading and managing teams 381 Chapter 11 Techniques for managing organisational  relationships 413 Chapter 12 The finance function and managing its  relationships 455 Chapter 13 Managing organisational change 489 Chapter 14 Managing projects 535 Chapter 15 Project management tools and techniques 583 Chapter 16 People and projects 633 iii iv chapter Intro   Introduction  v   How to use the materials These official CIMA learning materials have been carefully designed to  make your learning experience as easy as possible and to give you the best  chances of success in your Objective Test Examination.  The product range contains a number of features to help you in the study  process. They include:  • • • a detailed explanation of all syllabus areas; extensive ‘practical’ materials; generous question practice, together with full solutions This Study Text has been designed with the needs of home study and  distance learning candidates in mind. Such students require very full  coverage of the syllabus topics, and also the facility to undertake extensive  question practice. However, the Study Text is also ideal for fully taught  courses.  The main body of the text is divided into a number of chapters, each of  which is organised on the following pattern:  vi • Detailed learning outcomes. These describe the knowledge  expected after your studies of the chapter are complete. You should  assimilate these before beginning detailed work on the chapter, so that  you can appreciate where your studies are leading • Step­by­step topic coverage. This is the heart of each chapter,  containing detailed explanatory text supported where appropriate by  worked examples and exercises. You should work carefully through this  section, ensuring that you understand the material being explained and  can tackle the examples and exercises successfully. Remember that in  many cases knowledge is cumulative: if you fail to digest earlier  material thoroughly, you may struggle to understand later chapters • Activities. Some chapters are illustrated by more practical elements,  such as comments and questions designed to stimulate discussion • • Question practice. The text contains three styles of question:  – Exam­style objective test questions (OTQs) – ‘Integration’ questions – these test your ability to understand topics  within a wider context. This is particularly important with  calculations where OTQs may focus on just one element but an  integration question tackles the full calculation, just as you would be  expected to do in the workplace – ‘Case’ style questions – these test your ability to analyse and  discuss issues in greater depth, particularly focusing on scenarios  that are less clear cut than in the Objective Test Examination, and  thus provide excellent practice for developing the skills needed for  success in the Management Level Case Study Examination Solutions. Avoid the temptation merely to ‘audit’ the solutions  provided. It is an illusion to think that this provides the same benefits as  you would gain from a serious attempt of your own. However, if you are  struggling to get started on a question you should read the introductory  guidance provided at the beginning of the solution, where provided, and  then make your own attempt before referring back to the full solution If you work conscientiously through this Official CIMA Study Text according  to the guidelines above you will be giving yourself an excellent chance of  success in your Objective Test Examination. Good luck with your studies!  Quality and accuracy are of the utmost importance to us so if you spot an  error in any of our products, please send an email to  mykaplanreporting@kaplan.com with full details, or follow the link to the  feedback form in MyKaplan.   Our Quality Co­ordinator will work with our technical team to verify the error  and take action to ensure it is corrected in future editions.   Icon Explanations Definition – These sections explain important areas of knowledge which  must be understood and reproduced in an assessment environment Key point – Identifies topics which are key to success and are often  examined.  Supplementary reading – These sections will help to provide a deeper  understanding of core areas. The supplementary reading is NOT optional  reading. It is vital to provide you with the breadth of knowledge you will need  to address the wide range of topics within your syllabus that could feature in  an assessment question Reference to this text is vital when self studying.  Test your understanding – Following key points and definitions are  exercises which give the opportunity to assess the understanding of these  core areas vii Illustration – To help develop an understanding of particular topics. The  illustrative examples are useful in preparing for the Test your understanding  exercises.  Exclamation mark – This symbol signifies a topic which can be more  difficult to understand. When reviewing these areas, care should be taken Study technique  Passing exams is partly a matter of intellectual ability, but however  accomplished you are in that respect you can improve your chances  significantly by the use of appropriate study and revision techniques. In this  section we briefly outline some tips for effective study during the earlier  stages of your approach to the Objective Test Examination. We also  mention some techniques that you will find useful at the revision stage.  Planning  To begin with, formal planning is essential to get the best return from the  time you spend studying. Estimate how much time in total you are going to  need for each subject you are studying. Remember that you need to allow  time for revision as well as for initial study of the material.  With your study material before you, decide which chapters you are going to  study in each week, and which weeks you will devote to revision and final  question practice.  Prepare a written schedule summarising the above and stick to it!  It is essential to know your syllabus. As your studies progress you will  become more familiar with how long it takes to cover topics in sufficient  depth. Your timetable may need to be adapted to allocate enough time for  the whole syllabus.  Students are advised to refer to the notice of examinable legislation  published regularly in CIMA’s magazine (Financial Management), the  students e­newsletter (Velocity) and on the CIMA website, to ensure they  are up­to­date.  The amount of space allocated to a topic in the Study Text is not a very  good guide as to how long it will take you. The syllabus weighting is the  better guide as to how long you should spend on a syllabus topic.   Tips for effective studying  (1) Aim to find a quiet and undisturbed location for your study, and plan as  far as possible to use the same period of time each day. Getting into a  routine helps to avoid wasting time. Make sure that you have all the  materials you need before you begin so as to minimise interruptions viii (2) Store all your materials in one place, so that you do not waste time  searching for items every time you want to begin studying. If you have to  pack everything away after each study period, keep your study  materials in a box, or even a suitcase, which will not be disturbed until  the next time (3) Limit distractions. To make the most effective use of your study periods  you should be able to apply total concentration, so turn off all  entertainment equipment, set your phones to message mode, and put  up your ‘do not disturb’ sign (4) Your timetable will tell you which topic to study. However, before diving  in and becoming engrossed in the finer points, make sure you have an  overall picture of all the areas that need to be covered by the end of that  session. After an hour, allow yourself a short break and move away from  your Study Text. With experience, you will learn to assess the pace you  need to work at. Each study session should focus on component  learning outcomes – the basis for all questions (5) Work carefully through a chapter, making notes as you go. When you  have covered a suitable amount of material, vary the pattern by  attempting a practice question. When you have finished your attempt,  make notes of any mistakes you made, or any areas that you failed to  cover or covered more briefly. Be aware that all component learning  outcomes will be tested in each examination (6) Make notes as you study, and discover the techniques that work best  for you. Your notes may be in the form of lists, bullet points, diagrams,  summaries, ‘mind maps’, or the written word, but remember that you will  need to refer back to them at a later date, so they must be intelligible. If  you are on a taught course, make sure you highlight any issues you  would like to follow up with your lecturer (7) Organise your notes. Make sure that all your notes, calculations etc. can  be effectively filed and easily retrieved later Objective Test  Objective Test questions require you to choose or provide a response to a  question whose correct answer is predetermined.  The most common types of Objective Test question you will see are:  • Multiple choice, where you have to choose the correct answer(s) from a  list of possible answers. This could either be numbers or text • Multiple choice with more choices and answers, for example, choosing  two correct answers from a list of eight possible answers. This could  either be numbers or text • Single numeric entry, where you give your numeric answer, for example,  profit is $10,000 • Multiple entry, where you give several numeric answers ix • True/false questions, where you state whether a statement is true or  false • Matching pairs of text, for example, matching a technical term with the  correct definition • Other types could be matching text with graphs and labelling  graphs/diagrams In every chapter of this Study Text we have introduced these types of  questions, but obviously we have had to label answers A, B, C etc rather  than using click boxes. For convenience we have retained quite a few  questions where an initial scenario leads to a number of sub­questions.  There will be questions of this type in the Objective Test Examination but  they will rarely have more than three sub­questions.  Guidance re CIMA on­screen calculator  As part of the CIMA Objective Test software, candidates are now provided  with a calculator. This calculator is on­screen and is available for the  duration of the assessment. The calculator is available in each of the  Objective Test Examinations and is accessed by clicking the calculator  button in the top left hand corner of the screen at any time during the  assessment.  All candidates must complete a 15­minute tutorial before the assessment  begins and will have the opportunity to familiarise themselves with the  calculator and practise using it.  Candidates may practise using the calculator by downloading and installing  the practice exam at http://www.vue.com/athena/. The calculator can be  accessed from the fourth sample question (of 12).  Please note that the practice exam and tutorial provided by Pearson VUE at  http://www.vue.com/athena/ is not specific to CIMA and includes the full  range of question types the Pearson VUE software supports, some of which  CIMA does not currently use.  Fundamentals of Objective Tests  The Objective Tests are 90­minute assessments comprising 60 compulsory  questions, with one or more parts. There will be no choice and all questions  should be attempted.  Structure of subjects and learning outcomes   Each subject within the syllabus is divided into a number of broad syllabus  topics.  The topics contain one or more lead learning outcomes, related  component learning outcomes and indicative knowledge content.   x The concept of strategy and the rational/formal approach to strategy development End of chapter questions Question Which three of the following are part of Mintzberg’s five definitions of  strategy?  • • • • • Pattern Perspective Performance Purpose Position Question Three managers working for a company have been asked to describe  their main planned activity for a particular day:  Manager H is having meetings with several companies who operate in a  neighbouring country with a view to entering into a joint venture with  them.  Manager D is planning the staff requirement for the forthcoming week  and is assessing how much inventory should be ordered.  Manager L is having discussions with a potential outsourcing partner  with a view to transferring elements of production to them in order to  reduce the product cost.  Match each manager to the correct level of strategic planning that they  are involved with.  Level of strategic planning:  • • • 34 Corporate Business Functional chapter Question Which of the following statements regarding mission, goals and  objectives are true? Select all that apply.  • A mission statement addresses the preferred future of the  organisation • Setting the mission is the first step in the rational/formal model of  strategy development • A mission statement would consider questions such as, who are  competitors, and, how should we compete in our chosen market? • A mission statement describes the basic purpose of the  organisation and what it is trying to accomplish • Once the mission for an organisation has been established, the  goals and objectives can be set Question Which three of the following are functions performed by objectives?   • • • • • • Responsibility Authorisation Co­ordination Integration Communication Motivation 35 The concept of strategy and the rational/formal approach to strategy development Question A Call Centre manager has been set an objective to increase the  percentage of call answered within 5 rings to 95%. The current level of  calls answered within 5 rings is 89%.  Which of the components for objective setting has not been achieved?  • • • • • Specific Measurable Achievable Relevant Timely Question Stakeholders can be classified in a number of different ways.  H is a manufacturing company, considering opening a large, new  factory. It is currently at the consultation stage of the project and as part  of this has drawn up a list of the main stakeholder groups who would be  interested in the development of the new factory.  Place each of the following stakeholder groups under the correct  classification.     Internal        Connected  Secondary  Employees  Shareholders          Pressure Groups          Customers  36 chapter Question K is a retail organisation with three main shareholders; P and his son F,  and daughter N.  P is due to retire and has passed the day to day running of the company  over to F and N. he spends most of his time abroad and has not had  anything to do with any company decision for the last two years.  According to Mendelow, what would be the best method for managing  P?  A Keep informed B Minimal effort C Keep satisfied D Key players Question The strategy suggested by Cyert and March for managing stakeholder  conflict which suggests giving stakeholders turns to realise their  objectives is known as:  A Exercise of power B Side payments C Satisficing D Sequential attention 37 The concept of strategy and the rational/formal approach to strategy development Question A company has been undertaking a corporate appraisal and has listed  the following findings:  • • • • Lack of IT expertise Increasing overseas demand for their products A popular and charismatic CEO A shortage of raw materials Match these findings to the areas they relate to in the corporate  appraisal:  Strengths     Weaknesses Opportunities Threats Question 10 Complete the diagram for the Ansoff Matrix by inserting the correct word  in the correct place on the diagram.  Market  penetration  38 Market  development  Diversification  Product  development   chapter Test your understanding answers Case study style question Slide 1: Welcome and introduction  Slide 2: Introduce the three levels of strategy  • • • Corporate Business Functional/Operational Slide 3: Corporate level  At the corporate level, strategy will cover the purpose and scope of V.  This will encompass V’s mission statement leading to its goals and  objectives that feed down to lower levels of strategy. Decisions will be  made about the longer term direction of V.  The corporate strategy involves the scope of V’s activities and the  matching of these to its environment, its resource capabilities and values  and the expectations of different stakeholders, e.g. Should V expand into  operating theme parks?  Slide 4: Business level  At the business level, strategy will cover how each of V’s strategic business units (SBU) attempts to achieve its mission.  Within V the fitness centres, casinos, cinemas and sports bars operate  as a separate business units. The business level strategy of each SBU  will relate to the strategic decisions such as being customer focused, the  choice of products, exploring new opportunities and gaining competitive  advantage, etc, e.g.  Should fitness centres compete on the basis of low  cost, value for money or high quality? Which new fitness  products/services will be developed and how they will be released to the  markets.  39 The concept of strategy and the rational/formal approach to strategy development Slide 5: Functional level  At the functional level, strategy will cover how the various functions within the organisation contribute to the achievement of V’s overall objectives.  This strategy focuses on the issues such as resources, processes and  people. The activities of the functions within V such as finance,  marketing and human resources need to focus on assisting in the  achievement of V’s overall strategies, e.g. How should V seek to recruit,  train and retain croupiers for its casinos?  Slide 6: conclusion/questions and answers  Case study style question (a) A SWOT analysis for E is shown below Strengths: Successful company   Steady increase in market share   Experience in the market   Founder’s entrepreneurial skills   Good designs   Good quality control   Keen to exploit to technology   Strong IT  Weakness: Management of information is often out of date   No in­house IT expertise   No web experience   Not sure if the new system will generate new sales   Lack of control over store managers   Out of date reporting from some stores   Over reliance on IT provider  40 chapter Opportunities: E­trading can provide a new sales channel and revenue stream   Identification and recording of customer details to enhance  customer relationships   Extension of customer base   Global market potential   Cut costs in many areas   Create a vision of a modern company   Develop product range further   Look at employing an IT specialist  Threats: Customer resistance to on­line shopping   Loss of unique identity; may become just another website trader   Resistance within the company   Effects on existing personnel and working conditions   Costs of developing the website may outweigh the benefits   Security issues   Loss of competitive edge     The above are suggested answers.  (b) Email to J To: J  From: Management accountant  Date: today  Subject: The use of SWOT analysis  SWOT analysis, or corporate appraisal, is a key tool for  organisations. It provides a framework to summarise the key outputs  from the external and internal analysis carried out by the  organisation. The undertaking of a corporate appraisal is an  important step in strategy formulation and would benefit E at this  time as you are considering an investment in website development  with a view to reaching global markets.  This type of development marks a change for the company and it  important that a full analysis is carried out before this strategy is  embarked upon. Analysis should be carried out both internally and  externally. The SWOT analysis will pull all of the analysis together  and will allow you make better, more informed decisions.  41 The concept of strategy and the rational/formal approach to strategy development The use of SWOT analysis will focus your management’s attention  on current strengths and weaknesses. It will also enable  management to monitor trends and developments in the changing  business environment. Each trend or development may be  classified as an opportunity or a threat that will provide a stimulus for  an appropriate management response.  You will then be able to make an assessment of the feasibility of  required actions in order that the company may capitalise upon  opportunities whilst considering how best to negate or minimise the  effect of any threats.  I hope you have found the above helpful. Please do not hesitate to  get in touch if you require any further information.  Case study style question Report to the board of C Theatre charitable trust  In this report, the main stakeholders will be identified and suggestions as  to how relationships with these stakeholders can be developed will be  put forward.  Loyal customers  One of the main stakeholder groups will be the customers of the theatre.  Without the continued support of the loyal customers, the theatre would  be unable to survive therefore the building of relationships with the  customer is essential for the theatre.  The theatre could use a database to profile the interests and wants of  customers. Tailored communication could then be sent. Given the need  to contain costs, this might be achieved by getting customers to sign up  to electronic communications. Up­to­date news and information on future  performances can be easily made available to customers.  The theatre could set up a website with booking facilities which would  allow customer to book on line and receive confirmation by email rather  than post. This would reduce costs and would provide efficiency for the  booking process.  In addition, a friend of the theatre group could be established, providing  loyal customers with offers and discounts to encourage their continued  support.  42 chapter First time customers  While loyal customers will always be important to the theatre, it is equally  important to attract new customers. The website could be linked to other  relevant websites, such as local attractions and tourist boards to attract  new customers.  In addition, the theatre could produce an information pack to attract new  mailing list subscribers. These could be made available in local  churches and shops.  Local arts groups and performers  Another stakeholder group which the theatre will have to develop  relationships with are the local arts groups and performers. A  partnership agreement could be established with arts groups, to co­ sponsor events of special interests to given groups of customers.  The theatre could allow the local groups use of the theatre to encourage  locals to come along to performances.  Local organisations  Another stakeholder group would be local organisations and  businesses. The theatre could build relations with these groups in order  to try to obtain commercial sponsorship. Acknowledgement could be  given in the monthly programme mailings and preferential facilities  offered for corporate hospitality.  The above is just a selection of potential relationships with  stakeholders.  Question • • • Pattern Perspective Position Mintzberg suggested five essential characteristics of strategic planning.  As well as pattern, perspective and position, he also suggested:  • • Plan Ploy   43 The concept of strategy and the rational/formal approach to strategy development Question Level of strategic planning:  • • • Corporate – Manager H Business – Manager L Functional – Manager D Corporate strategy is concerned with decisions such as which industry  to operate in, or whether to enter new markets.  Business strategy is concerned with decisions regarding product  development, marketing and how to gain competitive advantage.  Functional strategy is concerned with day to day decisions such as  staffing levels and inventory control.  Question The correct statements are:  • Setting the mission is the first step in the rational/formal model of  strategy development • A mission statement describes the basic purpose of the  organisation and what it is trying to accomplish • Once the mission for an organisation has been established, the  goals and objectives can be set A mission statement addresses the preferred future of the organisation.  This is incorrect. The preferred future of the organisation is known as the  vision.  A mission statement would consider questions such as, who are  competitors, and, how should we compete in our chosen market? This is  incorrect. Mission statements can address many questions, but tend to  be more high level and would not normally address specific questions  about who are our competitors.  44 chapter Question • • • Responsibility Integration Motivation The functions performed by objectives can be remembered by PRIME:  Planning  Responsibility  Integration  Motivation  Evaluation  Question The component for objective setting which has not been achieved is  Timely.  Objectives should be SMART:  The call centre manager’s target is specific – 95% of calls must be  answered within 5 rings.  The technology within the call centre should be capable of measuring  this.  Given that the current operating level is 89%, 95% should be seen as  achievable.  This is clearly a relevant measurement for a call centre manager.  The component of SMART which is not achieved is Timely as the  objective does not specify over what period this improvement should be  achieved.  45 The concept of strategy and the rational/formal approach to strategy development Question Internal  Connected  Secondary  Employees    Shareholders  Customers  Pressure Groups     Internal stakeholders are those stakeholders who are within the  organisations and would include employees and management.  Connected stakeholders either invest or have dealings with the  organisation. This group would include shareholders, customers,  suppliers and finance providers.  Secondary stakeholders may have an interest in the organisation but  have no contractual link. The public and pressure groups would fall into  this category.  Question Answer C  The best method for managing P would be to keep him satisfied.  He is  a main shareholder therefore would have high power, but he has low  interest in the running of the company   Question D Sequential attention Cyert and March suggested four  techniques for resolving stakeholder  conflict. The sequential attention technique gives stakeholders turns in  realising their objectives. An example of this would be paying larger  dividends for two years and paying smaller dividends in the third year  while staff bonuses are paid.  46 chapter Question A corporate appraisal analyses internal strengths and weaknesses and  external opportunities and threats. The items can be matched to the  corporate appraisal as follows:  Strengths   A popular and charismatic CEO  Weaknesses Lack of IT expertise  Opportunities Increasing overseas demand for their  products  Threats A shortage of raw materials    Question 10 The completed Ansoff matrix is shown below:    47 The concept of strategy and the rational/formal approach to strategy development 48 ... players in a project Managing key project stakeholders The lifecycle of project teams Leading and motivating project teams • The role and attributes of an effective project their impact on project. .. For example you may be asked to recommend and select an appropriate  course of action based on a short scenario.  xiii xiv E2 PROJECT AND RELATIONSHIP MANAGEMENT Syllabus overview E2 emphasises a holistic, integrated... effectiveness of handling relationships between the finance function and external experts and stakeholders (b) discuss the effectiveness of handling relationships between the finance function and other