Tài liệu bài giảng giới thiệu về các nhiệm vụ về hành chính đối với một nhân viên cần phải biết và hoàn thành trong quá trình làm việc. Công việc hành chính thường bị nhiều người “coi thường” cho rằng đó là những công việc giấy tờ nhỏ nhặt. Tuy nhiên thực tế, trách nhiệm của một nhân viên hành chính khá đa dạng và bao quát.
HỒN THÀNH CÁC NHIỆM VỤ HÀNH CHÍNH Bài tập nhóm • Chia nhóm Anh chị thành nhóm để thực nhiệm vụ Tài liệu bao gồm gì? Hãy lập sơ đồ loại tài liệu.(A4) Thiết bị văn phòng bao gồm gì? Hãy lập sơ đồ loại thiết bị văn phòng (A4) Hãy lập sơ đồ quy trình hướng dẫn sơ đồ liên quan đến an toàn an ninh khách sạn, khách sạn (A4) Hãy lập sơ đồ tài liệu mà thông tin bao gồm (A4) Hãy lập sơ đồ yêu cầu đơn vị bao gồm (A4) Hãy lập sơ đồ TỔNG HỢP nhiệm vụ hành cần hồn thành khách sạn 1.Chuẩn bị tài liệu kinh doanh • Chuẩn bị xử lý tài liệu với thiết bị văn phòng phù hợp theo quy trình đơn vị thời gian hạn định • Soạn thảo văn giao tiếp cách sử dụng thiết bị văn phòng phù hợp 2.Đọc trả lời tài liệu kinh doanh khác • Nhận, làm rõ đánh giá yêu cầu dẫn hướng dẫn theo quy định quy trình đơn vị • Đọc hiểu rõ thông tin chi tiết hướng dẫn, dẫn sơ đồ hướng dẫn cho cơng việc cụ thể • Tuân theo hướng dẫn hay dẫn thời gian hạn định 3.Duy trì hệ thống thơng tin lưu trữ • Duy trì hệ thống thơng tin lưu theo yêu cầu đơn vị • Cập nhật hệ thống tra cứu tham khảo theo yêu cầu đơn vị • Tìm lại tập tin có u cầu thơng tin • Tn thủ quy trình an ninh bảo mật Tài liệu bao gồm • Thư, ví dụ thư đến đi, thư điện tử bưu phẩm khách hàng • Tập tin, chẳng hạn hồ sơ khách, thư tín, chứng từ kế tốn, biên nhận, hóa đơn đơn đặt hàng • Thư tín thư viết, fax, ghi nhớ, báo cáo loại thư tín khác • Thực đơn Thiết bị văn phòng bao gồm • Máy vi tính • Máy Photocopy • Máy Fax • Máy in chụp tài liệu • Các loại máy khác Các quy trình liên quan đến • Quy định quy trình xử lý mối nguy hiểm • Quy trình xử lý tình khẩn cấp, hỏa hoạn tai nạn • Quy trình an tồn cá nhân • Quy trình sử dụng xe có động • Quy trình cơng việc hướng dẫn làm việc Tài liệu hướng dẫn sơ đồ hướng dẫn bao gồm • Hướng dẫn làm việc • Hướng dẫn cách sử dụng thiết bị an tồn • Hướng dẫn cách hồn thành nhiệm vụ an tồn • Sơ đồ dẫn quy trình làm việc an tồn • Các sách quy trình • Tài liệu hướng dẫn Tài liệu hướng dẫn và/hoặc dẫn liên quan đến: • Thư tín • Bản ghi nhớ • Fax • Thư điện tử • Đơn đặt hàng chứng từ • Chính sách quy trình • Tài liệu hướng dẫn sử dụng • Các tài liệu khác Thơng tin bao gồm • Quy trình, danh sách kiểm tra hướng dẫn nơi làm việc • Số hiệu mã hàng hóa • Chi tiết sản phẩm từ nhà sản xuất • Các sách nơi làm việc • Hướng dẫn khách hàng và/hoặc nhà cung cấp • Văn luật, quy định tài liệu liên quan • Các quy trình xử lý trường hợp khẩn cấp • Các tài liệu khác Thơng tin bao gồm • • • • • • • • • • Thư tín fax, ghi nhớ, thư viết, thư điện tử tài liệu khác Cơ sở liệu máy tính, hồ sơ khách hàng Hồ sơ bán hàng, bao gồm dự báo tháng, mục tiêu cần đạt Các biểu mẫu, bao gồm bảo hiểm, hội viên Chứng từ, chẳng hạn chứng từ, hóa đơn từ nhà cung cấp, chứng từ gửi cho người nợ Hồ sơ cá nhân bao gồm chi tiết thông tin cá nhân, mức lương Thông tin nhu cầu đào tạo Báo cáo thị trường/kế hoạch/ngân sách Dữ liệu tài Các tài liệu khác Các yêu cầu đơn vị bao gồm • u cầu an ninh bảo mật • Quy định/ hướng dẫn yêu cầu pháp lý đơn vị • Các kênh quản lý kế tốn • Các yêu cầu khác