Những nguyên tắc căn bản nhất trong giao tiếp đa văn hóa

Những gì chúng ta mong muốn có thể rất khác với những giá trị, niềm tin, chuẩn mực được thể hiện trong thực tế và trong các hành vi mỗi thành viên doanh nghiệp.. Có một vài cách định ngh

NHỮNG NGUYÊN TẮC CĂN BẢN NHẤT TRONG GIAO

TIẾP ĐA VĂN HÓA Xác định 3 khía cạnh quan trọng nhất trong việc xác định văn hóa doanh nghiệp

1 Định nghĩa Văn hóa doanh nghiệp:

Để xác định được văn hóa doanh nghiệp, ta phải hiểu Văn hóa doanh nghiệp là gì?

Đây là một câu hỏi lớn đối với các học giả cũng như các doanh nghiệp Chúng ta đều đồng ý là nó tồn tại, chúng ta đều khẳng định nó rất quan trọng Nhưng chúng ta lại

có nhiều cách hiểu hoàn toàn khác nhau về văn hóa doanh nghiệp là gì

Văn hoá doanh nghiệp là văn hoá của một tổ chức vì vậy nó không đơn thuần là văn hoá giao tiếp hay văn hoá kinh doanh như ta thường nghĩ Văn hoá doanh nghiệp không phải là những khẩu hiệu của ban lãnh đạo được treo trước cổng, trên hành lang hay trong phòng họp Đó chỉ là ý muốn, ý tưởng Những gì chúng ta mong muốn có thể rất khác với những giá trị, niềm tin, chuẩn mực được thể hiện trong thực tế và trong các hành

vi mỗi thành viên doanh nghiệp “Doanh nghiệp của chúng ta thực sự là gì?” khác với “Chúng ta muốn doanh nghiệp mình như thế nào?”

Có nhà nghiên cứu sau một thời gian dài nghiên cứu thì đưa ra kết luận: Ngay cả định nghĩa về văn hoá cũng phụ thuộc vào văn hoá Và tất nhiên đến nay thì định nghĩa

về văn hoá doanh nghiệp chắc chắn còn nhiều hơn thế Có một vài cách định nghĩa văn hoá doanh nghiệp như sau:

Phẩm chất riêng biệt của tổ chức được nhận thức phân biệt nó với các tổ chức khác trong lĩnh vực (Gold, K.A.)

Văn hóa thể hiện tổng hợp các giá trị và cách hành xử phụ thuộc lẫn nhau phổ biến trong doanh nghiệp và có xu hướng tự lưu truyền, thường trong thời gian dài (Kotter, J.P & Heskett, J.L.)

Văn hóa doanh nghiệp là những niềm tin, thái độ và giá trị tồn tại phổ biến và tương đối ổn định trong doanh nghiệp (Williams, A., Dobson, P & Walters, M.)

Còn nếu nói nôm na: Nếu doanh nghiệp là máy tính thì văn hóa doanh nghiệp

là hệ điều hành Nói một cách hình tượng thì: Văn hóa là cái còn thiếu khi ta có tất

cả, là cái còn lại khi tất cả đã mất.

Văn hóa doanh nghiệp được thể hiện ở nhiều cấp độ khác nhau Cấp dễ thấy nhất

đó là thực thể hữu hình như những đồ vật: báo cáo, sản phẩm, bàn ghế, phim hoặc công nghệ: máy móc, thiết bị, nhà xưởng hoặc ngôn ngữ: truyện cười, truyền thuyết, khẩu hiệu hoặc các chuẩn mực hành vi: nghi thức, lễ nghi, liên hoan hoặc các nguyên tắc,

hệ thống, thủ tục, chương trình

Cấp thứ hai đó là các giá trị được thể hiện, Giá trị xác định những gì mình nghĩ là phải làm, nó xác định định những gì mình cho là đúng hay sai Giá trị được phân chia làm

2 loại Loại thứ nhất là các giá trị tồn tại sẵn ngay trong doanh nghiệp một cách khách quan và hình thành tự phát Loại thứ hai là các giá trị mà lãnh đạo mong muốn doanh nghiệp mình có và phải xây dựng từng bước

Cấp thứ ba là các ngầm định nền tảng Đó là các niềm tin, nhận thức, suy nghĩ và xúc cảm được coi là đương nhiên ăn sâu trong tiềm thức mỗi cá nhân trong doanh nghiệp Các ngầm định nền tảng này là nền tảng cho các giá trị và hành động của mỗi thành viên

Như vậy những giá trị, ngầm định nền tảng là khó thấy nhưng nó lại là nền tảng cho mỗi hành động đặc biệt là các ngầm định nền tảng Vậy để xây dựng được những giá trị, các ngầm định nền tảng phù hợp ta phải xác định đâu là phương tiện để những tiềm năng, nền tảng đó trở thành những hành động cụ thể Các phương tiện thể hiện đó được chia thành 4 loại: phong cách làm việc; quá trình ra quyết định; phong cách giao tiếp; cách đối xử với nhau

Ta không thể nói doanh nghiệp này có văn hoá hay không có văn hoá Thực tế, văn hoá tồn tại khách quan và doanh nghiệp nào cũng có văn hoá của riêng mình Chỉ có điều văn hoá được thể hiện như thế nào và doanh nghiệp đó có phát hiện ra những giá trị tốt để phát huy và những giá trị chưa tốt để thay đổi hay không

2 3 khía cạnh quan trọng nhất trong việc xác định văn hóa doanh nghiệp

Từ định nghĩa trên, ta có thể xác định ra 3 khía cạnh quan trọng nhất trong việc xác định văn hóa doanh nghiệp như sau:

- Yếu tố hữu hình

2.1 Nhóm yếu tố giá trị văn hóa doanh nghiệp

Có thể ví như lõi trong cùng của cây gỗ được cưa ngang Phải trồng cây gỗ nhiều năm mới có được lõi gỗ và nó là phần rắn nhất trong cây gỗ Gía trị văn hóa của một tổ chức cũng vậy Tạo dựng được giá trị phải mất nhiều năm và giá trị chỉ khẳng định được

sự xác lập của nó thông qua việc thâm nhập, chuyển tải các biểu hiện của giá trị vào các nhóm yếu tố chuẩn mực và yếu tố hữu hình Điều này cho thấy, giá trị khi đã được xác lập muốn xóa bỏ nó cũng không dễ trong ngày một ngày hai, nhưng giá trị cũng có thể bị suy thoái, bị thay đổi trong một số điều kiện

Như vậy, trước hết, cái quan trọng nhất khi nhìn doanh nghiệp ở góc độ văn hóa là các giá trị văn hóa nào đã được doanh nghiệp đề xướng, quán triệt hay tuân thủ Đây không chỉ là câu khẩu hiệu treo trên tường, hoặc bài phát biểu của Giám đốc doanh nghiệp mà chúng ta phải tìm thấy sự hiển diện của các giá trị này qua nhiều nhóm yêu tố văn hóa khác Ví dụ, một doanh nghiệp đề cao sự tận tụy với khách hàng là một trong những giá trị mà họ theo đuổi, thì người ta phải thấy giá trị này được tôn vinh qua phiếu đánh giá của khách hàng về nhân viên, giá trị này cũng phải được chuyển tải trong tuyển dụng nhân viên

Chẳng hạn, doanh nghiệp có thể nhận một nhân viên còn non yếu về kỹ năng nhưng anh ta thích thú khi được phục vụ hơn là nhận một người có kinh nghiệm nhưng không có động cơ phục vụ Bởi yếu kém về nhận thức, kỹ năng có thể học để bù đắp, còn

sự thay đổi động cơ sẽ khó khăn hơn Và dĩ nhiên, nhân viên nào làm việc có hiệu quả, phục vụ khách hàng tốt sẽ là người được thăng tiến, khen thưởng trong doanh nghiệp Do

đó, người ta có thể nói: “Hãy cho tôi biết trong cơ quan anh chị người được trọng dụng là người như thế nào, tôi sẽ nói được văn hóa của tổ chức anh chị là văn hóa như thế nào”

Nhóm yếu tố chuẩn mực của văn hoá doanh nghiệp

Có thể hình dung đây là vòng bên ngoài liền kề với lõi trong cùng của cây gỗ khi cưa ngang

2.2. Nhóm yếu tố chuẩn mực:

Là những quy định không thành văn nhưng được mọi người tự giác tuân thủ Ai không tuân theo dường như cảm thấy mình có lỗi Chẳng hạn, văn hóa truyền thống của Việt nam vốn đề cao tính cộng đồng Cái cá nhân là cái thuộc về cộng đồng Giá trị này cũng được đưa vào và biểu hiện trong nhiều tổ chức Việt nam Ví dụ, sáng ra đến cơ quan, mọi người thường ngồi cùng nhau ít phút bên ấm trà chuyện trò về thế sự, hỏi thăm nhau… rồi mới vào việc Ai không tham gia cảm thấy không phải và dường như sẽ

có khó khăn khi hòa nhập chia xẻ trong công việc Trong nhóm có người ốm, nếu cử một người đi thăm đại diện thấy không yên tâm mọi người thấy dường như cần có mặt tất cả nhóm đi thăm mới phải đạo Cũng có thể xếp các yếu tố nghi lễ được sử dụng trong các sự kiện quan trọng của doanh nghiệp, logo… vào nhóm này

2.3 Nhóm yếu tố hữu hình

Nhóm này được ví là vòng bên ngoài cùng của cây gỗ Các yếu tố của nhóm này

dễ nhìn thấy Xếp vào nhóm này là các yếu tố liên quan đến cách kiến trúc trụ sở của doanh nghiệp, cách tổ chức không gian làm việc, trang phục của thành viên trong doanh nghiệp, dòng chảy thông tin trong tổ chức đi như thế nào, ngôn ngữ sử dụng trong các thông điệp…

Nếu doanh nghiệp đưa ra tuyên bố về giá trị mà doanh nghiệp đề cao là sự hợp tác, chia xẻ Nhưng kiến trúc trụ sở lại toát lên sự đề cao quyền uy, không gian làm việc bị xẻ nhỏ, đóng kín, nhà để xe thì lộn xộn, tùy tiện… Sự hiện diện như vậy của các yếu tố hữu hình như vậy cho thấy rõ ràng các giá trị mà lãnh đạo doanh nghiệp muốn đề cao chưa được các thành viên chia sẻ, áp dụng Hoặc, nó chưa được lãnh đạo và cấp quản lý trung

gian chuyển tải vào các hoạt động của doanh nghiệp Ngược lại, trong điều kiện môi trường bên ngoài thay đổi, thì nhóm yêu tố vòng ngoài cùng này sẽ chịu tác động trước hết và nói dễ thay đổi hơn các nhóm ở vòng trong Khi các nhóm ở các vòng bên ngoài so với lõi trong cùng thay đổi trong một thời gian dài, đến lúc nào đó sẽ làm suy thoái giá trị được ví như lõi trong cùng của thớ gỗ Đến lúc đó thì văn hóa của doanh nghiệp đã thay đổi một cách tự phát Sự thay đổi này có thể phù hợp hoặc cản trở mục tiêu, nhiệm vụ của doanh nghiệp

Áp dụng cấu trúc văn hóa vừa nêu trên vào các doanh nghiệp sẽ thấy không có doanh nghiệp nào lại không có văn hóa của mình Song điều khiến ta quan tâm là ở chỗ: Văn hóa doanh nghiệp là “luật” không thành văn quy định cách thức thực sự mà con người đối xử với nhau hàng ngày trong tổ chức, cách thức thực sự mà doanh nghiệp giải quyết công việc, đáp ứng nhu cầu khách hàng Văn hóa doanh nghiệp ăn sâu vào niềm tin nên có vai trò quan trọng trong việc thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức.

A Hãy liệt kê những nguyên tắc căn bản nhất trong giao tiếp đa văn hóa

Ngày nay, chúng ta đang sống trong thời đại hội nhập, thời điểm mà các nền văn hóa

có cơ hội giao thoa và cọ xát Ở môi trường sống và môi trường học tập và lao động, bạn

có thể phải tiếp xúc với những người đến từ những nền văn hóa khác nhau Điều đó đòi hỏi ở bạn sự cảm thông và chấp nhận sự khác biệt về văn hóa, tôn giáo tín ngưỡng, đồng thời là kỹ năng giao tiếp để mang lại hiệu quả cao nhất, xóa bỏ đi rào cản của sự khác biệt

1 Quan sát và lắng nghe:

Khi giao tiếp với ai đó thuộc nền văn hóa khác, việc đầu tiên bạn cần thực hiện đó là thể hiện khả năng quan sát của mình Hãy quan sát ngôn ngữ cơ thể của

họ, cách họ cư xử, giao tiếp với bạn và cố gắng sử dụng ngôn ngữ cơ thể, cách ứng

xử cho phù hợp Mối quan hệ sẽ dần được thiết lập khi giữa bạn và đối tượng có

sự đồng điệu

Ví dụ: Ở một số nơi, người ta có xu hướng ngả về đằng trước khi nói chuyện, vì vậy nếu bạn ngả người về phía sau thì đối tượng sẽ nghĩ bạn không tôn trọng người ta.

Muốn giao tiếp tốt vượt qua những khác biệt về văn hóa, bạn phải lắng nghe để không chỉ nghe thấy từ ngữ mà còn nắm bắt được ý nghĩa thực sự mà người kia muốn nói Bằng cách đó, bạn sẽ nghe hiệu quả hơn và nâng cao khả năng giao tiếp, tránh được mâu thuẫn hay hiểu lầm

2 Tìm hiểu về phong cách và giá

trị văn hóa của các nhóm đối

tượng khác nhau, hiểu và tôn

trọng sự khác biệt của cá nhân

và của tập thể.

Việc tìm hiểu trước đó về phong cách và giá trị văn hóa của người mà bạn

sẽ giao tiếp sẽ giúp bạn có một sự hiểu biết sâu sắc hơn và lường trước được những khả năng sẽ xảy ra trong buổi gặp gỡ

Ví dụ: Ở Ấn Độ việc đi đúng giờ trong buổi gặp gỡ không phải là một vấn đề quan trọng, người ta thường khá ung dung và không mảy may đến giờ giấc Tuy nhiên, nếu bạn đến Thụy Sĩ, nếu bạn đến muộn 1 phút thôi thì đó cũng bị coi như sự xúc phạm.

Khi giao tiếp với một đối tượng, bạn cần phải tôn trọng sự khác biệt Tôn trọng sự khác biệt không chỉ là tôn trọng nền văn hóa khác mà cả sự tôn trọng cá nhân Vì trong cùng một đất nước nhưng mỗi người sẽ có một cách ứng xử riêng biệt Họ có thể giao tiếp với bạn bằng chính bản sắc cá nhân, tín ngưỡng của họ

3. Tôn trọng những gì có liên

quan đến cá nhân:

Không nên cho rằng vì người đó đại diện cho đát nước đó nên anh ấy hoặc cô ấy

sẽ phải ứng xử như những người khác

Mỗi người đều có những tín ngưỡng, bản sắc cá nhân khác nhau, thế nên họ có thể

sẽ ứng xử, giao tiếp với bạn như chính tín ngưỡng, bản sắc của họ

4 Kiên nhẫn

Hãy luôn tỏ ra kiên nhẫn trong các cuộc giao tiếp, với mỗi nền văn hóa khác nhau thì thời gian của các cuộc giao tiếp không bao giờ giống nhau

Ví dụ: Với một câu hỏi đơn giản: “ Bạn có khỏe không ? ” thì ở Anh câu trả lời bao giờ cũng là: “ Tôi khỏe, bạn có khỏe không ?” hoặc ở Mỹ thì sẽ là: “ Bạn có khỏe không?” Tuy nhiên ở một số nơi khác thì bạn sẽ nhận được sự đáp lại bằng

20 câu giải thích về tình hình sức khỏe của bạn.

5. Nhận xét chân thành và

thực tế; không nên cố tỏ ra

xã giao đối với những người

thuộc các nền văn hóa khác.

Sự chân thành bao giờ cũng là điều mà tất cả mọi người đều muốn, nhất là đối với những nền văn hóa khác nhau thì điều này càng làm cho bạn trở nên đáng tin cậy hơn