Do sự hoạt động thiếu ăn khớp giữa bộ phận mua hàng và bộ phận tiêu thụcủa phòng kinh doanh. Nhiều khi bộ phận tiêu thụ dự đoán mức tiêu thụ chỉ áng chừng nên kế hoạch mua hàng của công ty còn thiếu chính xác. Do nhân viên mua hàng được chịu trách nhiệm về nhiều loại hàng hóa mua vào cho nên họ không thể theo từng lô hàng để kiểm tra, giám sát nhà cung ứng giao hàng.
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thương Mại TĨM LƯỢC Trong năm qua kinh tế nước ta chuyển hóa mạnh mẽ sang chế thị trường theo đinh hướng xã hội chủ nghĩa Đồng thời với phát triển vũ bão khoa học cơng nghệ đòi hỏi nhà kinh doanh,các doanh nghiệp phải biết áp dụng cách đa dạng linh hoạt triết lý, phương pháp, nghệ thuật kinh doanh đứng vững tồn phát triển thương trường Một triết lý, phương pháp, nghệ thuật kinh doanh quản trị nguồn đầu vào doanh nghiệp,quản trị trình mua hàng Hoạt động mua hàng khâu đầu tiên, hoạt động kinh doanh, điều kiện để hoạt động kinh doanh doanh nghiệp tồn phát triển Đồng thời, việc mua hàng nguyên vật liệu vật tư đầu vào cho doanh nghiệp góp phần làm giảm tối đa chi phí sản xuất tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Qua thời gian thực tập công ty Sơn Hà, em thấy công tác xây dựng kế hoạch mua hàng công ty đầu tư quan tâm phòng ban ban lãnh đạo cơng ty.Tuy nhiên, công tác xây dựng kế hoạch mua hàng vẫn nhiều thiếu xót chưa phù hợp dẫn đến việc mua hàng chưa thực đạt hiệu cao, việc mua hàng chua đánh giá cao Đây vấn đề tồn hầu hết doanh nghiệp.Để góp phần cho cơng tác mua hàng cơng ty hồn thiện giảm thiểu chi phí đầu vào, tăng lợi nhuận doanh nghiệp, nâng cao tác quản trị mua hàng công ty giúp doanh nghiệp tồn phát triển bền vững thị trường Chính em chọn đề tài: “Hồn thiện cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng CTCP Quốc tế Sơn Hà ” làm đề khóa luận tốt nghiệp Đây dịp tốt để em tìm hiểu,nghiên cứu rõ hoạt động quản trị mua hàng doanh nghiệp sản xuất kinh doanh không lý thuyết mà thơng qua thực tiễn Ngồi ra, thơng qua việc nghiên cứu đề tài để có nhìn tổng quan hoạt động mua hàng hoạt động kinh doanh CTCP Quốc tế Sơn Hà Và phân tích thực trạng hoạt động, đưa vấn đề tồn tại, thành tựu đạt nguyên nhân Để từ đưa đề xuất số định hướng, giải pháp nhằm nâng cao công tác xây dựng kế hoạch mua hàng cho doanh nghiệp SVTH: Đào Thị Kim Anh MSV: 10D100275 Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thương Mại LỜI CẢM ƠN Trong thời gian qua để hồn thành khóa luận tốt nghiệp “Hồn thiện cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng CTCP Quốc tế Sơn Hà ” em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu trường Đại học Thương Mại tạo điều kiện cho em học tập, bổ sung kiến thức để có tảng nghiên cứu thực đề tài khóa luận đợt thực tập CTCP Quốc tế Sơn Hà Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn thầy giáo ThS Lã Tiến Dũng - giảng viên môn Quản trị doanh nghiệp thương mại tận tình hướng dẫn, chỉnh sửa giúp khóa luận tốt nghiệp em hồn thiện Đồng cảm ơn thầy Khoa Quản trị kinh doanh – Trường ĐH Thương Mại cán công nhân viên CTCP Quốc tế Sơn Hà nhiệt tình giúp em tìm hiểu, nghiên cứu tình hình kinh doanh thực tế cơng ty qua áp dụng kiến thức học giảng đường vào thực tiễn doanh nghiệp Mặc dù cố gắng hết sức, nhiên, lần tiếp xúc với việc tìm hiểu cơng việc thực tế hạn chế thời gian nhận thức em nên khóa luận khơng thể tránh khỏi thiếu sót trình tìm hiểu, trình bày đánh giá CTCP Quốc tế Sơn Hà Vì vậy, em mong nhận đóng góp ý kiến thầy để khóa luận em hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 25 tháng năm 2014 Sinh viên thực Đào Thị Kim Anh SVTH: Đào Thị Kim Anh MSV: 10D100275 Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thương Mại MỤC LỤC SVTH: Đào Thị Kim Anh MSV: 10D100275 Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thương Mại DANH MỤC BẢNG BIỂU SVTH: Đào Thị Kim Anh MSV: 10D100275 Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thương Mại DANH MỤC SƠ ĐƠ, HÌNH VẼ SVTH: Đào Thị Kim Anh MSV: 10D100275 Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thương Mại DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT CTCP :Công ty cổ phân TNHH : Trách nhiệm hữu han R&D : Nghiên cứu phát triển SVTH: Đào Thị Kim Anh MSV: 10D100275 Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thương Mại PHẦN MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết đề tài Trong bối cảnh nay, kinh tế hội nhập toàn cầu, Việt Nam trở thành thành viên thức WTO, kinh tế nước ngày phát triển Cùng với phát triển kinh tế giới, kinh tế Việt Nam chứa đựng nhiều hội thách thức cho tất doanh nghiệp Tất doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh mục đích hướng tới lợi nhuận Nhưng để đạt lợi nhuận mong muốn nhà quản lý cần quan tâm yếu tố đầu vào hoạt động hoạt động mua hàng Mua hàng cho kịp thời, đầy đủ, đồng bộ, quy cách, chủng loại, chất lượng tốt phù hợp với nhu cầu khách hàng kế hoạch bán doanh nghiệp Nhưng để mua hàng vấn đề cấp thiết cần đặt xây dựng kế hoạch mua hàng chi tiết, cụ thể để việc mua hàng đước tiến hành cách nhanh chóng yêu cầu Bên cạnh đó, mua hàng khâu quan trọng việc sản xuất kinh doanh doanh nghiệp xây dựng kế hoạch mua hàng lại nội dung quan trọng hoạt động mua hàng, tiền đề, sở khoa học, để tiến hành hoạt động trình mua hàng Kế hoạch mua hàng điểm khởi đầu cho kế hoạch khác doanh nghiệp sở để xây dựng kế hoạch khác, nhằm mục đích hỗ trợ việc mua hàng Khi kế hoạch, lịch trình sẵn có việc thực mục tiêu cách thức đề ra, tập trung cho phép hạn chế rủi ro, sai xót xác định mục tiêu biện pháp mua hàng Hiện ,hầu hết doanh nghiệp Việt Nam vẫn chưa thực quan tâm mức đến công tác xây dựng kế hoạch mua hàng chưa mang lại hiệu cao công tác mua hàng chưa mang lại hiệu cao triệt kết kinh doanh doanh nghiệp Các kế hoạch vẫn chưa thực sát công tác nghiên cứu khách hàng,thị trường Điều cho thấy chủ quan công tác quản trị mua hàng doanh nghiệp gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến tình hình sản xuất kinh doanh công ty Trong thời gian thực tập công ty CTCP Quốc tế Sơn Hà em nhận thấy công ty trọng tới hoạt động mua hàng cụ thể công tác xây dựng kế hoạch mua SVTH: Đào Thị Kim Anh MSV: 10D100275 Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thương Mại hàng đạt thành cơng định Tuy nhiên, tình hình kinh tế khó khăn cùng mơi trường kinh doanh đầy thách thức cơng ty gặp nhiều khó khăn cơng tác xây dựng kế hoach mua hàng Với đặc thù kinh doanh Sơn Hà chủ yếu sản phẩm ,nguyên liệu nhập nước ngồi, nên chịu nhiều ảnh hưởng mơi trường vĩ mô môi trường vi mô, việc mua hàng công việc quan trọng định thành cơng cơng ty.Do đó, vấn đề hồn thiện cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng vấn đề cấp bách cần sớm giải doanh nghiệp nói chung CTCP Quốc tế Sơn Hà nói riêng Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài Cùng nghiên cứu đề tài có số cơng trình đây: Đề tài 1: Hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng thiết bị điện công ty Cổ phần Hồng thịnh Đạt - Nguyễn Thị Bơng ,Lớp K45A7 ,Khoa quản trị doanh nghiệp, trường Đại học Thương Mại ,năm 2013: Cơng trình nghiên cứu hệ thống hóa vấn đề cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng đưa số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng cơng ty Cổ phần Hồng Thịnh Đạt.Cơng trình đưa đầy đủ,chi tiết thành tựu đạt hạn chế.Tuy nhiên phần thực trạng chưa nghiên cứu cách sâu sắc, chưa có thơng qua phương pháp nghiên cứu phương pháp điều tra trắc nghiệm hay vấn chuyên gia Đề tài 2: Hồn thiện cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng công ty cổ phần truyền thông 5P – Trương Thế Hiển – K5HQ1C, Khoa Quản trị doanh nghiệp, trường Đại học Thương Mại , năm 2011 : Cơng trình nghiên cứu nhìn chung hệ thống hóa vấn đề cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng ,tìm thành cơng điểm hạn chế, đồng thời đề số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác xây dựng kế hoạch mua Tuy nhiên phần phát thành cơng hạn chế vẫn nhiều thiếu xót, sơ sài phần giải pháp chưa thực có tính thực tiễn sâu sắc cần phải bổ sung thêm Đề tài 3: Hoàn thiện công tác lập kế hoạch mua hàng công ty cổ phần VIX Đỗ Thị Dung K44A6, Khoa Quản trị doanh nghiệp, trường Đại học Thương Mại ,năm 2011 : Cơng trình nghiên cứu hệ thống hóa vấn đề công tác xây dựng kế hoạch mua hàng đưa thực trạng cùng số giải pháp để hồn thiện cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng công ty Cổ phần VIX.Tuy nhiên phần thực SVTH: Đào Thị Kim Anh MSV: 10D100275 Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thương Mại trạng chưa có tính thực tiễn sâu sắc chưa kết hợp tìm hiểu ý kiến, tình hình doanh nghiệp, đồng thời cần tham mưu ý kiến từ phận liên quan để có kết khách quan Từ trước đến có nhiều cơng trình nghiên cứu CTCP Quốc tế Sơn Hà chưa nghiên cứu đề tài: “Hồn thiện cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng CTCP Quốc tế Sơn Hà” Đồng thời kết hợp với kiến thức, kỹ kinh nghiệm có thực tập công ty muốn nghiên cứu cụ thể thực trạng giải pháp hồn thiện cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng CTCP Quốc tế Sơn Hà Do đó, em định xác lập vấn đề nghiên cứu đề tài khóa luận em là: “Hồn thiện cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng CTCP Quốc tế Sơn Hà” Các mục tiêu nghiên cứu đề tài Thông qua việc nghiên cứu lý luận công tác xây dựng kế hoạch mua hàng việc khảo sát thực tế hoạt động mua hàng CTCP Quốc tế Sơn Hà nhằm làm rõ thực trạng công tác lập kế hoạch mua hàng công ty, thành cơng đạt được, phát khó khăn mà cơng ty gặp phải, tìm hiểu ngun nhân từ đối chiếu so sánh lý luận thực tiễn để đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao, hồn thiện cơng tác lập kế hoạch mua hàng Cụ thể cần làm rõ số mục tiêu sau: Hệ thống số lý thuyết công tác xây dựng kế hoạch mua hàng doanh nghiệp Phân tích ,đánh giá thực trạng làm rõ vấn đề gặp phải công tác xây dựng kế hoạch mua hàng Công ty Đề xuất số kiến nghị,giải pháp nhằm hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng CTCP Quốc tế Sơn Hà thời gian tới 4.Phạm vi nghiên cứu đề tài 4.1.Về mặt không gian Đề tài nghiên cứu công tác xây dựng kế hoạch mua hàng CTCP Quốc tế Sơn Hà chủ yếu tập trung nghiên cứu phận mua hàng ,phòng vật tư - xuất nhập phận liên quan công ty 4.2.Về mặt thời gian Đề tài nghiên cứu hồn thiện cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng CTCP Quốc tế Sơn Hà thời gian năm từ năm 2011 – 2013 SVTH: Đào Thị Kim Anh MSV: 10D100275 Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thương Mại Phương pháp nghiên cứu xử lý dữ liệu 5.1.Phương pháp thu thập xử lý dữ liệu sơ cấp Phương pháp thu thập liệu sơ cấp sử dụng phiếu điều tra trắc nghiệm số thành viên công ty câu hỏi vấn với nhà quản trị cấp cao công ty để thu thập thông tin, liệu cần thiết cho q trình nghiên cứu đề tài • Phiếu điều tra trắc nghiệm: - Phiếu điều tra trắc nghiệm thiết kế khoảng từ 8- 10 câu, câu có nhiều phương án trả lời khác nhau, giúp cho người hỏi có câu trả lời phù hợp thực trạng công tác mua hàng doanh nghiệp Nhằm thu thập thông tin công tác xây dựng kế hoạch mua hàng công ty cách khách quan, nhà lãnh đạo nhân viên cơng ty cung cấp - Cách thức tiến hành: • • • • Bước 1: Lập phiếu điều tra trắc nghiệm Bước 2: Lựa chọn đối tượng điều tra Bước 3: Thu thập thông tin điều tra trắc nghiệm Bước 4: Tổng hợp xử lý kết điều tra - Phương pháp xử lý liệu phiếu điều tra: Tiến hành phân tích xem tổng số phiếu thu đối chiếu với tổng số phiếu phát ra, tiến hành tổng hợp phân tích kết mà phiếu điều tra nhận Mỗi phương án xem có người lựa chọn, từ đưa nhận xét kết điều tra • Phiếu vấn: - Đối tượng tiến hành vấn bao gồm Giám đốc, Phó Giám đốc, Trưởng phòng tài nhân Bảng câu hỏi vấn gồm câu chủ yếu tập trung vào công tác xây dựng kế hoạch mua hàng công ty - Nội dung vấn khoảng từ 10- 15 câu hỏi cụ thể hóa nội dung công tác tổ chức mua hàng - Cách thức tiến hành: • • • • Bước 1: Lập bảng câu hỏi vấn Bước 2: Lựa chọn đối tượng vấn lên kế hoạch hẹn vấn Bước 3: Tiến hành vấn Bước 4: Phân tích nhận xét 10 SVTH: Đào Thị Kim Anh MSV: 10D100275 Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thương Mại - Dự kiến đến năm 2015, Lĩnh vực Công nghiệp Bán lẻ trở thành lĩnh vực mũi nhọn Sơn Hà cấu doanh thu lợi nhuận -Với lớn mạnh phát triển không ngừng, năm tới, cơng ty hướng tới mục tiêu vươn mở rộng thị trường nước ngồi.Theo đó, cơng ty tiến hành mở rộng quy mô sản xuất mở thêm nhà máy sản xuất 3.1.2 Phương hướng hoạt động công ty những năm tới Với kinh tế ngày phát triển ,cạnh tranh gay gắt,thị trường khách hàng rộng lớn cùng với tình hình kinh doanh đạt kết tốt thời gian gần mục tiêu để phát triển bền vững ,không ngừng phát triển bền vững,các nhà quản trị đưa định hướng sau: Tìm kiếm đối tác lĩnh vực trọng điểm nhằm phát huy nguồn nội lực Sơn Hà tận dụng mạnh đối tác, mở rộng thị phần phát triển mơ hình theo chiều sâu Tìm kiếm nguồn vốn (vay ngân hàng, trái phiếu cổ phiếu từ đối tác chiến lược) với chi phí thấp để giảm bớt chi phí tài chính, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Đầu tư theo chiều sâu nhóm ngành thép khơng gỉ truyền thống, đa dạng hóa sản phẩm tiếp tục mở rộng thị trường tiêu thị tiềm khu vực nông thôn tỉnh, thành phố phía Nam, phía Bắc bão hòa Liên tục cải tiến suất, nâng cao chất lượng sản phẩm thực áp dụng sản xuất tinh gọn để để đáp ứng yêu cầu chất lượng giao hàng giảm giá thành khách hàng Tiêu chuẩn hóa chương trình, tài liệu đào tạo Tăng cường tự đào tạo huấn luyện bên phối hợp thuê chuyên gia bên để nâng cao kĩ lực cho cán nhân viên Tích cực tham gia phong trào Nhà nước địa phương, hoạt động từ thiện, văn nghệ, thể dục thể thao ,các khóa huấn luyện, đào tạo Chú trọng cải tiến môi trường làm việc , đào tạo an toàn lao động chăm lo đời sống, sức khỏe, tinh thần làm việc nhân viên; tổ chức du lịch, khám sức khỏe cho cán nhân viên… 47 SVTH: Đào Thị Kim Anh MSV: 10D100275 Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thương Mại 3.2 Các quan điểm nhằm hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng CTCP Quốc tế Sơn Hà 3.2.1.Quan điểm doanh nghiệp • Vấn đề dự báo mua hàng dự báo sai ảnh hưởng đến tồn q trình mua hàng làm tốn chi phí cho doanh nghiệp.Đây vấn đề cấp bách cần giải ngay.Trước tiên,doanh nghiệp nên lập phận chuyên trách vấn đề dự báo nghiên cứu trường Hoặc tham khảo ý kiến chuyên gia tư vấn vấn đề • Nội dung kế hoạch mua hàng cần bổ dung thêm cho hồn thiện Cơng ty cần phải phối hợp chuyên gia nhân viên trực tiếp tham gia vào mua hàng để tìm hướng giải vấn đề tốt nhất.Vấn đề cấp bách,cần giải sớm để phòng tránh rủi ro , nhầm lẫn xảy ,đồng thời giúp cho hiệu mua hàng tốt • Vấn đề cơng đoạn xác định nhu cầu phức tạp tình trạng tiêu cực, lợi dụng chức quyền cơng ty nên có tham khảo ý kiến người trực tiếp tham gia để quy trình để đơn giản hóa khoa học cơng đoạn.Đồng thời thường xuyên kiểm tra giám sát ,xử lý nghiêm trường hợp tiêu cực, tham nhũng Điều cần xử lý sớm phải triệt để để tránh làm uy tín cho cơng ty • Vấn đề nhân lực tìm kiếm nhà cung cấp quan trọng phải thời dài hiệu được.Trước hết cần xem nhân viên yếu cần đào tạo, bồi dưỡng có chế độ đãi ngộ hợp lý.Đồng thời chủ động tìm kiếm thêm nhà cung cấp để có nhiều hội kinh doanh tránh rủi ro xảy 3.2.2.Quan điểm thân • Doanh nghiệp nên lập đội ngũ thuê thêm chuyên gia để nghiên cứu vấn đề dự báo, nghiên cứu thị trường,khách hàng đối thủ cạnh tranh.Vấn đề ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu mua hàng nên cần giải • Thường xun đánh giá cơng tác mua hàng cách khách quan khoa học, cần có tiêu chuẩn đánh giá cụ thể, để từ tìm hạn chế cvà có biện pháp khách • phục Ngồi chủ động tìm kiếm nhà cung cấp doanh nghiệp nên tăng cường mối quan hệ với nhà cung cấp, chủ động thương lượng để có điều kiện có lợi 3.3 Các giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng CTCP Quốc tế Sơn Hà 48 SVTH: Đào Thị Kim Anh MSV: 10D100275 Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thương Mại 3.3.1 Hoàn thiện nội dung kế hoạch mua hàng Bản kế hoạch mua hàng công ty nên bổ sung thêm nội dung sau: Hình thức mua hàng thời điểm mua hàng nhằm cụ thể hóa kế hoạch mua hàng đồng thời giúp hoạt động mua hàng trở nên khoa học dễ kiểm sốt Dưới ví dụ bảng mẫu kế hoạch mua hàng cho CTCP Quốc tế Sơn Hà theo em đầy đủ khoa học Bảng 3.1.Kế hoạch mua hàng CTCP Quốc tế Sơn Hà năm 2014 S T Loại T Quy cách nguyên liệu Mã số Inox cấp nguyên liệu Dày Rộng Dài Nhà cung SUS310ST1_C_37.5 1,0 37,50 12 2.6 200.0 126 Hình Số Thời thức lượng gian mua dự kiến mua hàng hàng Giá mua (nguồn: dự tính Sinh viên (1000 tự đề xuất) đ) Đơn vị Kg Minh Thành Hợp đồng 40.000 Tháng 115 Thép SAPH440T2.6_C_200 Cor.Yieh Kg Hợp United Steel đồng 77.500 Tháng 20, 16 3.3.2 Hồn thiện quy trình xây dựng kế hoạch mua hàng Để cho cơng tác mua hàng hồn thiện, hiệu cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng cần theo quy trình khoa học, hợp lý, có kết hợp chặt chẽ phận cơng ty Do đó, theo em quy trình xây dựng kế hoạch mua hàng cơng ty tiến hành theo bước sau: • Bước 1: Các nhân viên kế hoạch, nhân viên kinh doanh tìm hiểu tình hình sản xuất cơng ty tìm hiểu nhu cầu thị trường, biến động mơi trường kinh doanh để lập báo cáo • Bước 2: Trưởng phòng kinh doanh tổng hợp xử lý ý kiến nhân viên sau làm báo báo trình lên giám đốc • Bước 3: Trên sở báo cáo nhân viên tổng hợp tình hình sản xuất kinh doanh công ty, ban giám đốc đề kế hoạch mua hàng 3.3.3 Hoàn thiện xây dựng kế hoạch mua hàng 49 SVTH: Đào Thị Kim Anh MSV: 10D100275 Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thương Mại Hiện nay, để xây dựng kế hoạch mua hàng Sơn Hà thường vào: kế hoạch kinh doanh doanh nghiệp, mức độ rủi ro mua hàng, khả tài khả dự trữ doanh nghiệp.Nhìn chung tương đối đầy đủ hợp lý Tuy nhiên, để hồn thiện kế hoạch mua hàng cơng ty cần bổ sung thêm số khác như: -Tình hình thị trường :Sự tác động xu hướng thay đổi thị trường quan trọng cần thiết để lập kế hoạch mua hàng.Cơng ty cần tìm hiểu thơng tin thị trường,đối thủ cạnh tranh thị trường để từ có chiến lược, kế hoạch xây dựng kế hoạch mua hàng tốt - Khoảng cách địa lý nguồn hàng: khoảng cách địa lý nguồn hàng xa lầm phát sinh nhiều chi phí nguy rủi ro cao cho trình mua hàng vận chuyển - Điều kiện pháp lý, tiêu chuẩn hành như: thuế, thủ tục hải quan, xuất nhập thường có sức ảnh hưởng lớn đến thời gian mua hàng, chi phí mua hàng cơng ty 3.3.4 Hồn thiện cơng tác xác định nhu cầu Quy trình xác định nhu cầu mua hàng cơng ty xác đinh từ lên Tuy nhiên, theo em để công tác lập kế hoạch mua hàng hồn thiện cơng ty nên áp dụng quy trình xác định nhu cầu mua hàng từ “trên-dưới-trên” phù hợp hơn: Sơ đồ 3.1 Quy trình xác định nhu cầu mua hàng CTCP Quốc tế Sơn Hà Thu thập, xử lý thông tin Phác thảo xác định nhu cầu Tham mưu phận Ban giám đốc phê duyệt (Nguồn CTCP Quốc tế Sơn Hà) Từ việc thu thập xử lý thông tin thông qua nhóm khảo sát thị trường ,các báo cáo hàng tồn, báo cáo tình hình sản xuất, tình hình đặt hàng phận kho, phận sản xuất, phận kinh doanh Ban giám đốc phác thảo nhu 50 SVTH: Đào Thị Kim Anh MSV: 10D100275 Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thương Mại cầu hàng mua cần cho sản xuất đưa xuống phận mua hàng Bộ phận mua hàng có nhiệm vụ xem xét nhu cầu đề ra, đồng thời, dựa tình hình thực tế cơng ty, tham mưu phận kế toán, phận mua hàng đề nhu cầu xác báo cáo lên cấp trên, xin phê duyệt Ban giám đốc xem xét, phê duyệt lần cuối báo cáo nhu cầu mua hàng phận mua hàng thức đưa định nhu cầu hàng mua Với cách thức xác định nhu cầu đảm bảo xác định nhu cầu cách xác có phối hợp chặt chẽ phòng ban giám sát ban lãnh đạo Điều khơng tránh tình trạng xác định nhu cầu sai trình độ, lực nhân viên mà tránh tình trạng gian lận nhằm thu lợi riêng nhân viên phận 3.3.5 Hồn thiện cơng tác xác định mục tiêu, phương án mua hàng Hoàn thiện xác định mục tiêu mua hàng: Hiện nay, mục tiêu mua hàng mà công ty hướng tới là: Đảm bảo chất lượng hàng mua, đảm bảo thời gian giao hàng, chi phí mua hàng thấp nhất, giảm thiểu rủi ro.Các muc tiêu hợp lý, nhiên trước môi trường kinh doanh khó khăn cơng ty nên có thêm mụa tiêu khác như: • • • • Mục tiêu thu thập thông tin từ thị trường Mục tiêu tạo nguồn hàng khác biệt Mục tiêu tăng tính chủ động, kiểm sốt đầu vào Mục tiêu thiết lập mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp… Đồng thời cần tăng cường tính linh hoạt xác định mục tiêu mua hàng Các mục tiêu đa dạng nên cần có kết hợp linh hoạt mục tiêu lần mua hàng giai đoạn kinh doanh khác Hoàn thiện công tác lập phương án mua hàng: Các mặt hàng cần mua công ty thường đa dạng mẫu mã, chủng loại có nhiều thơng số Do để tránh nhầm lẫn nên lập phương án mua hàng cụ thể cho mặt hàng Nội dung phương án mua hàng cần lập bao gồm: • Danh mục sản phẩm cần mua tiêu chuẩn chất lượng, mẫu mã, số lượng sản phẩm 51 SVTH: Đào Thị Kim Anh MSV: 10D100275 Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thương Mại • Mục tiêu mua hàng: mục tiêu mua hàng cần đảm bảo phải cụ thể hóa lần mua hàng Bên cạnh đó, công ty cần trọng hướng tới mục tiêu huy động tín dụng từ nhà cung cấp • Giao nhận: cần trọng làm rõ vấn đề đo lường, kiểm tra kĩ lưỡng tiêu chuẩn sản phẩm trước nhập hàng • Thời hạn giao hàng: mục tiêu hàng đầu mua hàng công ty nên cần nêu rõ thời hạn giao hàng an tồn cho phép • Thời hạn tốn: ln nội dung quan trọng bên mua bán quan tâm Đồng thời đưa mức độ ưu tiên yêu cầu toán mua hàng • Các tài liệu kèm: tài liệu kèm thường bao gồm chứng từ, hướng dẫn sử dụng, giấy chứng nhận nguồn gốc… 3.3.6 Hồn thiện cơng tác xây dựng ngân sách mua hàng Hiện tại, công ty thực tính tốn chi phí mua hàng vào :chi phí, giá kỳ trước, dự báo nhu cầu mua hàng, dự trù khoản chi phí phát sinh để xây dựng ngân sách mua hàng cho Tuy nhiên, cơng ty cần theo dõi biến động thị trường giá cả, đối thủ cạnh tranh ,khách hàng Đồng thời cần nắm rõ thay đổi yếu tố liên quan đến nhà nước, pháp luật, sách tác động đến xuất nhập … để đảm bảo trình hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn hay ngắt qng thiếu nguồn kinh phí Quy trình lập ngân sách mua hàng: để xây dựng ngân sách mua hàng cơng ty thơng qua số bước sau: Bước 1: Xem lại ngân sách năm trước Bước 2: Xem lại kế hoạch năm thực Bước 3: Xem xét tiêu nhu cầu mua hàng, mục tiêu mua hàng, phương án mua hàng tiêu cần thiết khác có Bước 4: Tính tốn lập dự tốn ban đầu thảo luận dự tốn với cấp khác cơng ty Bước 5: Điều chỉnh lại dự toán ban đầu hồn chỉnh ngân sách mua hàng để có ngân sách phù hợp với khả công ty 52 SVTH: Đào Thị Kim Anh MSV: 10D100275 Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thương Mại Ngân sách mua hàng kế hoạch chi tiết tài hoạt động mua hàng xác định cho khoảng thời gian kinh doanh cho thương vụ mua hàng Xây dựng ngân sách mua hàng hoạt động quan trọng nguồn lực tài cơng ty ln có hạn, cần phải phân bổ cách hợp lý nguồn tài cho hoạt động đảm bảo vừa tiết kiệm vừa hiệu Để xây dựng ngân sách hồn chỉnh cơng ty cần lên ngân sách theo tiêu: • Chi phí trả cho nhà cung ứng : Các khoản chi phí xác định dựa theo chi phí hàng mua Tổng chi phí = Đơn giá x Giá bán • Chi phí vận chuyển hàng mua: tính cho trường hợp cơng ty nhập hàng hóa từ nước ngồi Chi phí vận chuyển bắt đầu tính từ hàng cập cảng hàng giao kho công ty • Chi phí bảo hiểm hàng mua: Cơng ty thường xuyên mua hàng với số lượng lớn thiết phải mua bảo hiểm hàng hóa nhằm tránh rủi ro bất thường gây thiệt hại cho công ty Chi phí bảo hiểm hàng mua = tỷ lệ phí x số tiền bảo hiểm • Các loại thuế: thường tính với trường hợp hàng nhập • Phí lệ phí khác mua hàng: loại phí cầu đường tính theo quy định chung Nhà nước • Chi phí nhân • Chi phí lưu kho • Chi phí khác… 3.3.7 Các kiến nghị với nhà nước quan cấp Nền kinh tế phát triển cần có can thiệp nhà nước nhằm tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh,bình ổn Các sách, quy định nhà nước có tác động khơng nhỏ đến thành cơng doanh nghiệp Do để thực mục tiêu, phương hướng thời gian tới công ty cần đưa số kiến nghị sau nhà nước để hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu cao hơn: Thứ nhất: Nhà nước cần có biện pháp ổn định giá loại nguyên liệu đầu vào nước nhập khẩu, nhằm giúp công ty ổn định đầu vào, tăng cường hiệu hoạt động sản xuất 53 SVTH: Đào Thị Kim Anh MSV: 10D100275 Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thương Mại Thứ hai: Ổn định kinh tế vĩ mô: đưa tiêu mức tăng trưởng kinh tế phù hợp với khả Việt Nam, đồng thời đảm bảo tỷ lệ lạm phát mức tốt cho kinh tế nước ta, hạn chế biến động mạnh tỷ giá hối đối Mặt khác phủ phải áp dụng sách điều hành kinh tế vĩ mô cách linh hoạt hiệu quả, không nên cứng nhắc mà ảnh hưởng đến hoạt động doanh nghiệp Thứ ba: Giảm bớt thủ tục hải quan rườm rà gây khó khăn cho cơng ty q trình nhập xuất khẩu, vừa thúc đẩy phát triển vận tải hàng hải, vừa giúp công ty dễ dàng nhanh chóng nhập Ngồi nhà nước cần phải có biện pháp phòng chống xử lý nghiêm tình trạng tiêu cực quan hải quan Thứ tư: Nhà nước cần trọng đầu tư vào việc xây dựng nâng cấp hệ thống giao thông vận tải, thông tin liên lạc để phục vụ cho công tác vận chuyển hàng hoá, xuất nhập khẩu, đẩy nhanh tốc độ thực hợp đồng giảm chi phí mua hàng cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu, đặc biệt ngành vận tải đường biển Thứ năm: Hệ thống ngân hàng tạo điều kiện cho doanh nghiệp việc vay vốn mở rộng quy mô mạng lưới kinh doanh, đưa tỷ lệ mức lãi xuất ưu đãi, sách tín dụng ưu đãi, cho doanh nghiệp nhằm tạo điều kiện cho doanh nghiệp thu hút vốn đầu tư cho việc mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh 3.3.8.Các giải pháp khác Về nhân : Hiện lực lượng lao động Sơn Hà đông 1000 người tỷ lệ cơng nhân có trình độ, tay nghề ít, chủ yếu lao động phổ thơng Vì cơng ty nên mở lớp huấn luyện quy, hay đào tạo huấn luyện nội người có tay nghề cao huấn luyện người có tay nghề yếu, tuyển dụng lao động có tay nghề trình độ để nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh Đồng thời có sách đãi ngộ hợp lý tiền lương, tiền thưởng phù hợp với nhu cầu khả năng, trình độ người Về tài chính: Có kế hoạch dự trù ngân sách cho hoạt động mua hàng công ty đảm bảo huy động đầy đủ nguồn vốn lưu động, đáp ứng kịp thời cho nhu cầu mua hàng cần thiết, tránh tình trạng thiếu vốn đầu tư cho hoạt động mua hàng, làm bỏ lỡ hội kinh doanh công ty 54 SVTH: Đào Thị Kim Anh MSV: 10D100275 Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thương Mại Cơ sở vật chất kỹ thuật: Công ty nên trang bị cho hệ thống trang thiết bị việc thu thập, xử lý lưu trữ thông tin, đặc biệt hệ thống máy tính, máy chủ, sử dụng phần mềm phục vụ tốt Điều giúp cho việc xử lý đơn hàng, giấy tờ thủ tục cách nhanh chóng hơn, bỏ qua khâu khơng cần thiết, tránh lãng phí thời gian Về tổ chức:Cơng ty cần quy định rõ nghĩa vụ trách nhiệm họ để giao việc.Thường xuyên yêu cầu phận mua hàng đến trường sản xuất để nắm bắt yêu cầu chất lượng sản phẩm 55 SVTH: Đào Thị Kim Anh MSV: 10D100275 Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thương Mại KẾT LUẬN Trong bối cảnh chung phát triển kinh tế đất nước CTCP Quốc tế Sơn Hà có thành tích định hoạt động sản xuất kinh doanh để góp phần nhỏ bé vào phát triển chung kinh tế quốc dân Trong cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng cơng ty giúp doanh nghiệp có kết ấy, việc xây dựng kế hoạch mua hàng tốt giúp công ty tiết kiệm nhiều khoản chi phí khơng cần thiết tạo thuận lợi cho hoạt động kinh doanh hiệu Em hy vọng đề xuất giải pháp mà nêu khóa luận góp phần nhỏ giúp cơng ty ngày hồn thiện cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng Mặc dù có nhiều cố gắng song thời gian thực tập ngắn, khả nhiều hạn chế mà vận dụng lý thuyết nhà trường vào thực tiễn q trình, báo cáo em khơng tránh khỏi sai sót, em mong thơng cảm đóng góp ý kiến thầy để báo cáo em hồn thiện Một lần em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo khoa Quản trị doanh nghiệp đặc biệt ThS Lã Tiễn Dũng giúp đỡ tận tình hướng dẫn, chỉnh sửa giúp em hồn thiện khóa luận này! Hà Nội, ngày 25 tháng năm 2014 Sinh viên thực Đào Thị Kim Anh SVTH: Đào Thị Kim Anh MSV: 10D100275 Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thương Mại TÀI LIỆU THAM KHẢO GSTS Đồng Thị Thanh Phương (xuất năm 2010) - Quản Trị Doanh Nghiệp - NXB Thống Kê 2.TS Dương Hữu Hạnh (xuất năm 2012)- Quản Trị Doanh Nghiệp -NXB Lao động xã hội) PGSTS Lê Quân, PGSTS Hồng Văn Hải (xuất năm 2010) - Giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại NXB Thống kê Báo cáo kết hoạt động sản xuất kinh doanh từ năm 2011 đến năm 2013Công ty Cổ phần Quốc tế Sơn Hà Báo cáo tài Công ty Cổ phần Quốc tế Sơn Hà từ năm 2011 đến năm 2013 - Công ty Cổ phần Quốc tế Sơn Hà Báo cáo thường niên Công ty Cổ phần Quốc tế Sơn Hà từ năm 2011 đến năm 2013- Công ty Cổ phần Quốc tế Sơn Hà • • • 7.Các website: www.quantri.com.vn www.baomoi.com www.sonha.com.vn • www.sonhagroup.com • www.bonnuocinox.com • http://finance.vietstock.vn/1/1/SHI/tai-tai-lieu.htm SVTH: Đào Thị Kim Anh MSV: 10D100275 Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thương Mại PHỤ LỤC PHIẾU ĐIỀU TRA TRẮC NGHIỆM Họ tên Lớp Khoa Chuyên ngành Đơn vị thực tập : Đào Thị Kim Anh : K46A5 : Quản trị DN thương mại : Quản trị kinh doanh : Công ty CP Quốc tế Sơn Hà Kính gửi: Ơng (bà):………………………………………………… Chức vụ:………………………………………………… Em xin chân thành cảm ơn quý công ty tạo điều kiện giúp đỡ em thời gian em thực tập quý công ty Để phục vụ cho mục đích nghiên cứu, học tập hồn thành khóa luận tốt nghiệp mình, em kính đề nghị q Ơng (Bà) vui lòng cho biết thơng tin sau: 1.Theo Ơng (Bà) nhân tố ảnh hưởng nhiều đến công tác xây dựng kế hoạch mua hàng? Khách hàng Thị trường Nhà cung cấp Tài Xin Ơng (Bà) cho biết xây dựng kế hoạch mua hàng công ty xếp thứ tự quan trọng cho mức độ ưu tiên từ đến n theo thứ tự giảm dần Sắp xếp thứ tự STT Các Lựa chọn quan trọng Giá trị hàng mua Mức độ rủi ro mua hàng Tình hình thị trường Kế hoạch kinh doanh DN Khả tài DN Đặc điểm sản phẩm dịch vụ Khả dự trữ DN Những điều kiện pháp lý Các khác SVTH: Đào Thị Kim Anh MSV: 10D100275 Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thương Mại Căn vào đặc điểm kinh doanh công ty nay, theo Ơng (Bà) cơng ty nên tiến hành mua hàng theo hình thức tốt Mua hàng theo đơn đặt hàng hợp đồng mua bán hàng hố Mua hàng khơng theo hợp đồng mua bán Mua hàng qua đại lý Nhận bán hàng uỷ thác bán hàng ký gửi Liên doanh liên kết tạo nguồn hàng Gia công hàng hoá Tự sản xuất Ý kiến khác Theo Ông (Bà) để xác định nhu cầu mua hàng nên dựa vào tiêu tiêu sau đây? xếp thứ tự quan trọng cho mức độ ưu tiên từ đến n theo thứ tự giảm dần Sắp xếp thứ tự STT Các tiêu Lựa chọn quan trọng Nhu cầu thị trường sản phẩm Nhu cầu khách hàng sản phẩm Số lượng đặt hàng khách hàng Tình hình biến động giá thị trường Các động thái đối thủ canh tranh Chỉ tiêu khác Theo Ông (Bà) nhân viên mua hàng cần có những ký nào? xếp thứ tự quan trọng cho mức độ ưu tiên từ đến n theo thứ tự giảm dần Sắp xếp thứ tự STT Các tiêu Lựa chọn quan trọng Kỹ giao tiếp Kỹ đàm phán thương lượng Kỹ lập kế hoạch kinh doanh Kỹ làm việc nhóm Kỹ thu thập xử lý thông tin Kỹ ngoại ngữ tin học Kỹ giải vấn đề Kỹ khác Mục tiêu mà công ty hướng tới xây dựng kế hoạch mua hàng ? SVTH: Đào Thị Kim Anh MSV: 10D100275 Khóa luận tốt nghiệp Chất lượng hàng mua Chi phí mua hàng thấp Đảm bảo Thời hạn giao hàng Giảm thiểu rủi ro mua hàng Tạo nguồn hàng khác biệt với đối thủ cạnh tranh Thu thập thông tin thị trường qua nhà cung cấp Mục tiêu khác Đại học Thương Mại Phương pháp xác định ngân sách mua hàng mà công ty sử dụng những phương pháp ? Dựa vào mức kỳ trước Phương pháp khả tri Theo đối thủ Phương pháp khác………………………………………… Ông (Bà) có đề xuất để nâng cao cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng công ty? ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… Xin chân thành cảm ơn Ông (Bà) cung cấp thông tin! SVTH: Đào Thị Kim Anh MSV: 10D100275 Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thương Mại PHỤ LỤC PHIẾU CÂU HỎI PHỎNG VẤN Họ tên : Đào Thị Kim Anh Lớp : K46A5 Khoa : Quản trị doanh nghiệp thương mại Chuyên ngành : Quản trị kinh doanh Đơn vị thực tập : Cơng ty cổ phần Quốc tế Sơn Hà Kính gửi: Ông (bà):………………………………………………… Chức vụ:………………………………………………… Em xin chân thành cảm ơn quý công ty tạo điều kiện giúp đỡ em thời gian em thực tập quý công ty Để phục vụ cho mục đích nghiên cứu, học tập hồn thành khóa luận tốt nghiệp mình, em kính đề nghị q Ơng (Bà) vui lòng cho biết thơng tin sau: Xin Ơng (Bà) vui lòng cho biết nội dung kế hoạch mua hàng công ty bao gồm khoản mục nào? Xin Ơng (Bà) vui lòng cho biết khó khăn gặp phải công tác xây dựng kế hoạch mua hàng cơng ty? Nếu có cơng ty Ơng (Bà) khắc phục khó khăn cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng nào? Xin Ông (Bà) vui lòng cho biết đội ngũ cán nhân viên mua hàng đáp ứng u cầu cơng việc hay chưa? Xin Ơng (Bà) vui lòng cho biết mặt hàng thiết yếu mà doanh nghiệp cần mua ? Xin Ơng (Bà) vui lòng cho biết doanh nghiệp mua hàng theo phương pháp mua hàng nào? Xin Ông (Bà) vui lòng cho biết doanh nghiệp mua hàng chủ yếu theo hình thức nào? Xin Ơng (Bà) vui lòng cho biết quy trình xác định nhu cầu mua hàng cơng ty gì? Xin Ơng (Bà) cho biết doanh nghiệp có gặp khó khăn việc xác định nhu cầu mua hàng hay khơng? 10 Nếu có cơng ty Ơng (Bà) khắc phục khó khăn việc xác định nhu cầu mua hàng nào? 11 Xin Ơng (Bà) vui lòng cho biết doanh nghiệp mua hàng chủ yếu nhà cung cấp nào? SVTH: Đào Thị Kim Anh MSV: 10D100275 ... kế hoạch mua hàng Lập kế hoạch mua hàng doanh nghiệp trình xác định hệ thống tiêu nhu cầu mua hàng, xác định sách mua hàng xây dựng phương án mua hàng 1.1.5 Nhu cầu mua hàng Nhu cầu mua hàng... hoạt động mua hàng đạt hiệu • Số lượng hàng mua (mua bao nhiêu?) Kế hoạch mua hàng cần làm rõ mặt hàng cần mua mua với số lượng bao nhiêu? Một số trường hợp doanh nghiệp tiến hành mua hàng theo... Phương án mua hàng xây dựng sở sách kế hoạch mua hàng doanh nghiệp, thường thể hình thức mơ tả hàng hóa cần mua, hay phương án mua hàng chi tiết… 1.1.8 Ngân sách mua hàng Ngân sách mua hàng bảng