Tài liệu Hướng dẫn thực hành Tin học Văn phòng

. Tạo mớiMởĐóngLưu văn bản 2. Làm việc với giao diện Word 2010 3. Soạn thảo văn bản 4. Định dạng FontKích thước chữ 5. Thay đổi góc nhìn văn bản 6. Tìm kiếm và thay thế Hướng dẫn: 1. Tạo mớiMởĐóngLưu văn bản Khởi động chương trình soạn thảo văn bản Microsoft Word: Vào Start  All Programs  Microsoft Office  Microsoft Word 2010 Tạo mới một trang văn bản Tại giao diện chính, chọn thẻ File  New Cửa sổ New sẽ xuất hiện kế bên, Click chọn Blank document Click nút Create ở góc phải để. Tạo mớiMởĐóngLưu văn bản 2. Làm việc với giao diện Word 2010 3. Soạn thảo văn bản 4. Định dạng FontKích thước chữ 5. Thay đổi góc nhìn văn bản 6. Tìm kiếm và thay thế Hướng dẫn: 1. Tạo mớiMởĐóngLưu văn bản Khởi động chương trình soạn thảo văn bản Microsoft Word: Vào Start  All Programs  Microsoft Office  Microsoft Word 2010 Tạo mới một trang văn bản Tại giao diện chính, chọn thẻ File  New Cửa sổ New sẽ xuất hiện kế bên, Click chọn Blank document Click nút Create ở góc phải để

Tài liệu Hướng dẫn thực hành Tin học Văn phòng BÀI THỰC HÀNH SỐ 1 Tạo mới/Mở/Đóng/Lưu văn Làm việc với giao diện Word 2010 Soạn thảo văn Định dạng Font/Kích thước chữ Thay đổi góc nhìn văn Tìm kiếm thay Hướng dẫn: Tạo mới/Mở/Đóng/Lưu văn - Khởi động chương trình soạn thảo văn Microsoft Word: Vào Start  All Programs  Microsoft Office  Microsoft Word 2010 - Tạo trang văn Tại giao diện chính, chọn thẻ File  New Cửa sổ New xuất kế bên, Click chọn Blank document Click nút Create góc phải để tạo văn trắng Trung Tâm Kỹ thuật Điện toán - Trường ĐH Bách Khoa Tài liệu Hướng dẫn thực hành Tin học Văn phòng - Để mở trang văn tồn Click vào thẻ File  click nút Open để mở cửa sổ chọn file Trong cửa sổ Open, chọn đường dẫn đến nơi lưu file nhóm bên trái Click chọn file muốn mở  Click nút Open - Đóng văn soạn thảo Click chọn thẻ File  Click nút Close để đóng văn Trung Tâm Kỹ thuật Điện toán - Trường ĐH Bách Khoa Tài liệu Hướng dẫn thực hành Tin học Văn phòng - Lưu văn soạn thảo Click chọn thẻ File  Click nút Save để lưu lại trang văn (Hoặc nhấn Ctrl+S) Trong cửa sổ Save As, chọn nơi để lưu trữ văn nhóm bên trái Đặt tên cho văn mục File Name  Click Save để lưu văn Lưu ý: Khi văn lưu lần, bạn chọn Save, văn lưu chồng lên văn cũ không xuất hộp thoại Save As Để lưu văn với tên mới, bạn phải chọn chức Save As thẻ File Trung Tâm Kỹ thuật Điện toán - Trường ĐH Bách Khoa Tài liệu Hướng dẫn thực hành Tin học Văn phòng Làm việc với giao diện Word 2010 Vùng soạn thảo văn Thẻ File (Backstage View) Gồm tính năng: Save: Lưu văn Save As: Lưu văn với tên Trung Tâm Kỹ thuật Điện toán - Trường ĐH Bách Khoa Tài liệu Hướng dẫn thực hành Tin học Văn phòng Open/Close File: mở/đóng văn Info: Xem thông tin văn Recent: Xem văn mở gần New: Tạo văn Print: In văn Save & Send: Lưu gửi văn Options: Cấu hình Word Tab Home Bao gồm chức thường dùng Sao chép/cắt/dán Định dạng font Định dạng (paragraph) đoạn văn Phong cách (style) Tìm kiếm thay Tab Insert Dùng chèn đối tượng vào văn Trang bìa Bảng biểu Hình ảnh/biểu đồ Header/Footer Cơng thức … (Xem thêm silde 25-29 giảng Chương 5) Soạn thảo văn Nhập văn vào vùng soạn thảo Để nhập tiếng Việt phải dùng gõ tiếng Việt (Unikey, Vietkey,…) Dùng phím tab: Trung Tâm Kỹ thuật Điện toán - Trường ĐH Bách Khoa Tài liệu Hướng dẫn thực hành Tin học Văn phòng Sẽ tạo ký tự tab () chèn khoảng trống vào Có thể dùng tab stop để định kích thước,… khoảng trống tab Lựa chọn đoạn văn Dùng bàn phím: giữ Shift dùng phím mũi tên để chọn văn Dùng chuột: Nhấp đúp vào từ để chọn Nhấp ba lần để chọn dòng Giữ Ctrl nhấp chuột để chọn câu Nhấp chuột vào cạnh trái văn để chọn dòng Nhấp chuột đơi vào cạnh trái để chọn đoạn văn (paragraph) Nhấn giữ chuột, kéo đến vị trí cuối thả ra: chọn đoạn Giữ Alt chọn đoạn: chọn hình vng Lựa chọn đối tượng: Bấm vào đối tượng cạnh đối tượng Giữ phím Ctrl bấm chọn nhiều đối tượng Sao chép, di chuyển xoá đoạn/đối tượng lựa chọn Dùng phím: Sao chép: Ctrl + C Cắt: Ctrl + X Dán: Ctrl + V Xoá: Del Dùng chức Dùng chuột: Kéo đoạn/đối tượng lựa chọn đến vị trí để di chuyển Giữ Ctrl kéo để chép Trung Tâm Kỹ thuật Điện toán - Trường ĐH Bách Khoa Tài liệu Hướng dẫn thực hành Tin học Văn phòng Định dạng Font/Kích thước chữ Định dạng Font: Tại thẻ Home, nhóm Font, để thay đổi font chữ, bạn click vào mũi tên kế bên hộp tên font Để tìm kiếm nhanh Font chữ mà bạn biết tên, bạn gõ tên font vào font, chương trình tìm kiếm đến font có tên gần Ví dụ: bạn gõ chữ A hộp tên font, Font chữ gần Arial chọn Thay đổi kích thước chữ: Tại thẻ Home, nhóm Font, click vào mũi tên kế bên hộp kích thước chữ Trong menu đổ xuống, chọn kích thước chữ bạn muốn Lưu ý: kích thước chữ bạn muốn khơng có danh sách (13, 15, 17, …) bạn gõ số trực tiếp vào kích thước chữ Thay đổi góc nhìn văn Bạn thay đổi kích thước góc nhìn để quan sát văn trực quan thực theo cách: C1: Chọn thẻ View, nhóm Zoom, để tăng/giảm góc nhìn bạn click vào nút Zoom Trong cửa sổ Zoom, bạn chọn kích thước trang nhìn dựa theo nhóm số mặc định (200%, 100%, 75%) Hoặc thay đổi số nhóm số tùy chọn  Click OK để hoàn tất Trung Tâm Kỹ thuật Điện toán - Trường ĐH Bách Khoa Tài liệu Hướng dẫn thực hành Tin học Văn phòng C2: Thay đổi nhanh kích thước trang nhìn cơng cụ góc phải trang văn Trong đó, bạn click nút dấu “-” để giảm , Click nút dấu “+” để tăng kích thước trang nhìn Tìm kiếm thay Đối với văn có nhiều trang, việc tìm kiếm từ/cụm từ trở nên khó khăn, bạn dùng chức tìm kiếm chương trình Word kết nhanh xác Để sử dụng chức tìm kiếm, bạn phải mở cửa sổ navigation Chọn thẻ View Trong nhóm Show check vào Pane Navigation Cửa sổ Navigation xuất bên trái hình, gõ từ bạn muốn tìm kiếm vào search Nếu có từ giống với từ Search, kết hiển thị bên Khi bạn click vào kết tìm để di chuyển đến vị trí từ tìm thấy Đồng thời từ văn tìm đánh dấu Hightlight để bạn dễ quan sát Để sử dụng chức thay thế, cửa sổ Navigation, click vào nút mũi tên kế bên ô search Trong menu đổ xuống, click chuột vào chức Replace Trung Tâm Kỹ thuật Điện toán - Trường ĐH Bách Khoa Tài liệu Hướng dẫn thực hành Tin học Văn phòng Trung Tâm Kỹ thuật Điện toán - Trường ĐH Bách Khoa Tài liệu Hướng dẫn thực hành Tin học Văn phòng BÀI THỰC HÀNH SỐ 2 Định dạng đoạn văn Dùng Gạch đầu dòng Dùng Tab stop Kẻ khung Drop cap Tạo cột Header/footer Định dạng trang in Định dạng style Hướng dẫn: Định dạng đoạn văn In đậm Tại Tab Home, nhóm Font, Click vào biểu tượng Bold phím tắt Ctrl + B Nếu bạn muốn bỏ in đậm đoạn text chọn đoạn text in đậm nhấn vào biểu tượng In nghiêng: Nhấn vào biểu tượng Gạch dưới: Nhấn vào biểu tượng phím tắt Ctrl + B phím tắt Ctrl + I phím tắt Ctrl + U Đổi màu chữ: Tab Home  Click vào biểu tượng nhóm Font Kích thước chữ: Chọn kích thước font chữ ô thể gõ kích thước tùy ý vào ô Font size - Hoặc bạn nhấn nút Grow Font nút Shrink Font có (phím tắt Ctrl + [) để tăng kích cỡ chữ, nhấn (phím tắt Ctrl + ]) Font chữ: Chọn Font chữ ô - Có thể gõ trực tiếp tên kiểu chữ vào để Word tìm kiếm nhanh Trung Tâm Kỹ thuật Điện toán - Trường ĐH Bách Khoa 10 Tài liệu Hướng dẫn thực hành Tin học Văn phòng - Ngồi màu bản, bạn dùng hình để làm màu Shapes  chức Picture…  Hoặc bạn dùng màu có sẵn mục Gradient Texture Tô màu đường viền Shapes - Chọn Shapes cần tô màu - Chọn tab Format, nhóm Shape Styles, Click vào nút Shape Outline - Trên menu đổ xuống, chọn màu bạn muốn tô - Để bỏ tô màu chọn No Outline - Để đường viền rộng hơn:  Di chuyển chuột đến chức Weight  Chọn độ rộng bạn muốn menu Weight - Để đổi kiểu đường viền  Di chuyển chuột đến chức Dashes  Chọn kiểu đường viền menu Dashes Chèn thêm hiệu ứng cho Shape - Chọn Shapes cần thêm hiệu ứng - Chọn tab Format, nhóm Shape Styles, click vào nút Shape Effects - Các hiệu ứng tương tự việc thêm hiệu ứng Hình Điều chỉnh vị trí Shape trang văn đoạn văn - Thực tương tự hình ảnh Trung Tâm Kỹ thuật Điện tốn - Trường ĐH Bách Khoa việc canh chỉnh 33 Tài liệu Hướng dẫn thực hành Tin học Văn phòng Điều chỉnh văn Shape - Canh lề văn Shape  Chọn tab Format, nhóm Text, click vào nút Align Text  Trong menu đổ xuống, chọn kiểu canh lề bạn muốn - Điều chỉnh hướng văn  Chọn tab Format, nhóm Text, click vào nút Text Direction  Trong menu đổ xuống, chọn hướng văn phù hợp yêu cầu Tạo/Điều chỉnh đối tượng WordArt Tạo đối tượng Word Art - Chọn tab Insert, nhóm Text, click vào biểu tượng Word Art - Tại cửa sổ đổ xuống, bạn click chọn kiểu Word Art mà muốn - Sau click vào kiểu chữ Word Art, khung Word Art thêm vào văn bản, đồng thời Thẻ Format đối tượng Drawing Tools tạo - Bạn tùy chỉnh mức độ to/nhỏ việc nắm kéo dấu tròn nằm quanh đường viền Trung Tâm Kỹ thuật Điện toán - Trường ĐH Bách Khoa 34 Tài liệu Hướng dẫn thực hành Tin học Văn phòng - Hoặc xoay góc độ cách nắm kéo dấu tròn màu xanh Khi đối tượng Word Art tạo ra, bạn gõ nội dung thay cho dòng chữ “Your text here” Định dạng chữ Word Art - Chọn chữ Word Art cần định dạng - Chọn tab Format, nhóm WordArt Styles  Để thay đổi kiểu Word Art, click chọn kiểu style vùng  Để thay đổi màu sắc chữ Word Art, click vào mũi tên cạnh biểu tượng Text Fill , cửa sổ màu đổ xuống, click chọn màu bạn muốn  Để thay đổi màu đường viền chữ, click vào mũi tên cạnh biểu tượng Text Outline , cửa sổ màu đổ xuống, click chọn màu bạn muốn  Để tạo thêm hiệu ứng cho chữ Word Art bạn click vào biểu tượng Text Effect , cửa sổ đổ xuống, di chuyển chuột đến hiệu ứng mong muốn để mở thêm hiệu ứng chi tiết nhóm, sau click chuột vào hiệu ứng bạn cần Bạn tạo nhiều hiệu ứng khác cho kiểu Word Art Tên Biểu tượng Shadow Reflection Chức Tạo hiệu ứng đổ bóng Tạo hiệu ứng gương Glow Tạo hiệu ứng tỏa sáng Bevel Tạo hiệu ứng khối 3-D Rotation Tạo hiệu ứng 3-D Transform Tạo hiệu ứng xoay/uốn chữ Cơng thức tốn học (Equation) Trung Tâm Kỹ thuật Điện toán - Trường ĐH Bách Khoa 35 Tài liệu Hướng dẫn thực hành Tin học Văn phòng Chèn cơng thức tốn học - Chọn tab Insert, nhóm Symbols - Click vào biểu tượng Equation - Trong menu đổ xuống, chọn cơng thức tốn phù hợp với u cầu Chèn ký tự đặc biệt vào cơng thức tốn - Chọn cơng thức tốn cần chèn - Chọn tab Design, nhóm Symbols, Click vào ký tự muốn chèn - Nếu khơng có ký tự phù hợp yêu cầu, bạn click nút mũi tên kế bên để hiển thị ký tự khác - Khi click vào nút mũi tên, cửa sổ - Bạn click nút mũi tên góc trái để chọn ký tự khác Chèn ký tự toán học vào cơng thức - Chọn cơng thức tốn muốn chèn - Chọn tab Design, nhóm Structures - Để chèn số thập phân, click vào biểu tượng Fraction  Trong menu đổ xuống, click vào kiểu thập phân phù hợp yêu cầu Trung Tâm Kỹ thuật Điện toán - Trường ĐH Bách Khoa 36 Tài liệu Hướng dẫn thực hành Tin học Văn phòng  Khi bạn gõ thơng tin vào số thập phân vừa chèn Còn nhiều cấu trúc tốn học khác bố trí tab Structures, tùy vào mục đích sử dụng mà chọn cấu trúc phù hợp Trung Tâm Kỹ thuật Điện toán - Trường ĐH Bách Khoa 37 Tài liệu Hướng dẫn thực hành Tin học Văn phòng BÀI THỰC HÀNH SỐ 4 Sử dụng mẫu văn Mail Merge Track Change Tham khảo Tạo mục lục Tạo Caption Hướng dẫn: Sử dụng mẫu văn Là văn định dạng sẵn lưu trữ lại cho mục đích cụ thể - Chọn tab File  New - Click chọn nhóm templates (vd: Planners) - Khi đó, mẫu templates chủ đề Planners ra, Click chọn mẫu Template bạn muốn (vd: Wedding flowers planner) - Click nút Download để sử dụng mẫu Template - Một trang văn mở với định dạng teamplate bạn chọn - Sau nhập chỉnh sửa thông tin cần thiết, bạn in lưu lại cho lần sử dụng sau Trung Tâm Kỹ thuật Điện toán - Trường ĐH Bách Khoa 38 Tài liệu Hướng dẫn thực hành Tin học Văn phòng Lưu Template - Tương tự lưu văn thông thương, chọn tab File, Click nút Save Save As - Ở cửa sổ Save As ra, click menu bên trái để chọn đường dẫn lưu Template - Gõ tên Template mục File name - Chọn kiểu file *.dotx (bắt buộc pải lưu dạng này) - Click OK để hoàn tất Mail Merge Tạo tập tin Data Source (tập tin Mail Merge-DataSource.xlsx) Trung Tâm Kỹ thuật Điện toán - Trường ĐH Bách Khoa 39 Tài liệu Hướng dẫn thực hành Tin học Văn phòng Tạo tập tin Main Document (tập tin Mail Merge-MainDocument) Chọn tập tin DataSource - Mở tập tin Main Document - Chọn tab Mailings -> nhóm Start Mail Merge - Click nút Select Recipients để chọn file DataSource Trung Tâm Kỹ thuật Điện toán - Trường ĐH Bách Khoa 40 Tài liệu Hướng dẫn thực hành Tin học Văn phòng - Trong menu đổ xuống, chọn chức Use Existing List… - Trong cửa sổ Select Data Source, chọn đường dẫn đến tập tin chứa Data Source - Click nút Open Nếu DataSource tập tin Excel, Click nút Open, bạn phải chọn Sheet chứa nội dung DataSource (trong ví dú Sheet1$) - Click nút OK để hoàn tất việc chọn DataSource Chèn trường thơng tin - Di chuyển nháy đến vị trí cần chèn - Trong tab Mailings, nhóm Write & Insert Fields, click nút Insert Merge Fields Trung Tâm Kỹ thuật Điện toán - Trường ĐH Bách Khoa 41 Tài liệu Hướng dẫn thực hành Tin học Văn phòng - Chọn thông tin cần chèn vào danh sách Mail Document sau chèn thêm trường liệu Xem lại văn - Trong tab Mailings, nhóm Preview Results, click nút Preview Results - Để xem thông tin khác, click nút mũi tên nhóm Preview Results In văn sau Mail Merge - Trong tab Mailings, nhóm Finish, click nút Finish & Merge - Trong menu đổ xuống chọn chức Print Documents… Trung Tâm Kỹ thuật Điện toán - Trường ĐH Bách Khoa 42 Tài liệu Hướng dẫn thực hành Tin học Văn phòng - Cửa sổ Merge to Printer, chọn option All để in toàn văn - Hoặc chọn Current record để in văn - Click nút OK để hoàn tất Yêu cầu làm thêm tập 24 trang 53 sách Bài luyện tin học văn phòng Track Change Kiểm soát thay đổi văn - Chọn tab Review, nhóm tracking, click nút Track Changes Trong menu đổ xuống, click chọn chức Track Changes để bắt đầu sử dụng Khi đó, thay đổi văn có kiểu định dạng khác với văn thông thường Để di chuyển đến vùng thay đổi, tab Review, nhóm changes - Click nút Previous: để chuyển đến vùng văn trước Click nút Next: để chuyển đến vùng văn Để cập nhật thay đổi, nhóm Review, nhóm Changes, click nút Accept Trong menu đổ xuống: Trung Tâm Kỹ thuật Điện toán - Trường ĐH Bách Khoa 43 Tài liệu Hướng dẫn thực hành Tin học Văn phòng - Chọn chức Accept and move to Next để chấp nhận thay đổi di chuyển đến vùng văn Chọn chức Accept All Changes in Document để chấp nhận tất thay đổi văn Cho văn Tracking Change.docx thực theo dõi thay đổi sau Tham khảo Footnote: Ghi cuối trang Endnote: Ghi cuối văn Thêm Footnote & Endnote vào văn - Đặt dấu nhắc vào vị trí cần chèn - Chọn chức Insert Endnote Insert Footnote - Nhập nội dụng Endnote/Footnote Định dạng Footnote/ Endnote: Trung Tâm Kỹ thuật Điện toán - Trường ĐH Bách Khoa 44 Tài liệu Hướng dẫn thực hành Tin học Văn phòng o o o o Vị trí Footnote/Endnote (Location) Định dạng ký hiệu Footenote/Endnote (Format) Cách viết số (Number format) Số bắt đầu (Start at) Cho văn Footnote.docx yêu cầu tạo Footnote theo mẫu Vùng tạo Footnote Tạo mục lục - Định dạng style văn Trung Tâm Kỹ thuật Điện toán - Trường ĐH Bách Khoa 45 Tài liệu Hướng dẫn thực hành Tin học Văn phòng - Sau tạo Heading, di chuyển nháy đến trang bạn muốn đặt mục lục -> chọn tab References, nhóm Table of contents, click nút Table of contents - Trong menu đổ xuống, chọn chức Insert table of contents… - Hộp thoại Table of Contents xuất hiện, tùy chỉnh thông tin hiển thị hộp thoại - Click OK để hoàn tất Cho văn Mucluc.docx yêu cầu định dạng tạo mục theo mẫu Trung Tâm Kỹ thuật Điện toán - Trường ĐH Bách Khoa 46 Tài liệu Hướng dẫn thực hành Tin học Văn phòng Trung Tâm Kỹ thuật Điện toán - Trường ĐH Bách Khoa 47 ... Bách Khoa Tài liệu Hướng dẫn thực hành Tin học Văn phòng Trung Tâm Kỹ thuật Điện toán - Trường ĐH Bách Khoa Tài liệu Hướng dẫn thực hành Tin học Văn phòng BÀI THỰC HÀNH SỐ 2 Định dạng đoạn văn Dùng... soạn thảo văn Thẻ File (Backstage View) Gồm tính năng: Save: Lưu văn Save As: Lưu văn với tên Trung Tâm Kỹ thuật Điện toán - Trường ĐH Bách Khoa Tài liệu Hướng dẫn thực hành Tin học Văn phòng Open/Close... Open - Đóng văn soạn thảo Click chọn thẻ File  Click nút Close để đóng văn Trung Tâm Kỹ thuật Điện toán - Trường ĐH Bách Khoa Tài liệu Hướng dẫn thực hành Tin học Văn phòng - Lưu văn soạn thảo