quan li thu vien

Phân tích và thiết kế hệ thốngđề tài quản lý thư viện

LỜI MỞ ĐẦU Trong tình hình đất nước đang có chuyển biến to lớn, Đảng và Nhà nước ta coi trọng vấn đề áp dụng tin học vào các lĩnh vực đời sống xã hội. Sự công nghiệp hóa và hiện đại hóa của đất nước rất cần đến sự phát triển công nghệ thông tin. Tin học ở Việt Nam tuy mới phát triển nhưng đã khẳng định được vị trí quan trọng trong quá trình cải thiện nâng cao hiệu quả góp phần đổi mới trong nền kinh tế, đặc biệt là lĩnh vực quản lý. Đề tài này đề cập đến việc ứng dụng của tin học trong công tác quản lý thư viện nói chung và quản lý thư viện Trường Đại Học Thành Đô Trong nền kinh tế thị trường của nước ta hiện nay đòi hỏi nhu cầu thông tin đa dạng phong phú. Chính vì vậy áp dụng tin học vào công tác quản lý sẽ tạo điều kiện xây dựng một hệ thống thông tin quản lý thỏa mãn những tiêu chuẩn tối ưu nhất về phương tiện và thao tác xử lý. Bài toán quản lý được phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu sao cho hệ thống không cồng kềnh, tránh tình trạng dư thừa thông tin nhưng vẫn đảm bảo các yêu cầu của bài toán. Vì vậy em chọn đề tài Bài tập lớn với nội dung: Quản lý thư viện của Trường Đại học Thành Đô Mặc dù có nhiều cố gắng cùng với sự hướng dẫn tận tình của thầy cô giáo, song do thời gian và năng lực còn hạn chế, bước đầu chúng em được làm quen với một bài toán thực tế mà kinh nghiệm chưa nhiều nên chương trình của chúng em không tránh khỏi những thiếu sót. Em mong nhận được sự chỉ bảo của thầy cô giáo cũng như của các bạn để chương trình được hoàn thiện hơn. Chương I: Khảo sát tình hình thực tế Trường cao đẳng kinh tế - kỹ thuật 1.1. Giới thiệu về Trường Đại học Thành Đô Trường Đại học Thành Đô nằm trên Xã Kim Chung, huyện Hoài Đức, TP.Hà Nội. Điện thoại liên hệ: 043.386 1763 - 043.386 1791, Fax: 043.386 1693 Email: daihocthanhdo@thanhdo.edu.vn Loại hình trường: Đại học tư thục Cơ quan quản lý (cấp trên): Bộ giáo dục đào tạo Ngành nghề đào tạo: Đa ngành Hệ đào tạo:  Đại Học chính quy  Đại học liên thông  Cao Đẳng chính quy  Cao Đẳng nghề 1.1.1. Sứ mạng và mục tiêu: 1.1.1.1. Sứ mạng: “Sứ mạng của Đại học Thành Đô là đào tạo những sinh viên có phẩm chất đạo đức chính trị, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ chất lượng cao đáp ứng nhu cầu của người học và của thị trường lao động trong thời đại mới của nền kinh tế tri thức”. 1.1.1.2. Mục tiêu: “Đào tạo đạt chuẩn, đáp ứng nhu cầu xã hội; không ngừng nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo ngang tầm các nước trong khu vực; nâng cao hiệu quả công tác nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ; tăng cường xây dựng cơ sở vật chất và nhân lực; phấn đấu trở thành một trường đại học trong tương lai”. 1.1.2. Cơ cấu tổ chức: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC THÀNH ĐÔ 2 Đảng ủy BAN GIÁM HIỆU Các tổ chức xã hội - Công Đoàn - Đoàn TNCS Hồ Chí Minh tttt Các Trung tâm Trung tâm tuyển sinh và giới thiệu việc làm Trung tâm Thông tin thư viện Khoa Điện – Điện tử Khoa Công nghệ thông tin Khoa QT & TTTV Khoa kế toán Khoa du lịch Trung ngoại ngữ tin học Trung tâm khảo thí và kiểm định chất lượng GD Khoa ngoại ngữ Khoa CNKT ô tô Khoa CNKT MT 3 Các phòng chức năng Các Khoa đào tạo Phòng Tổ chức hành chính Phòng Đào tạo Phòng QLHSSV- thanh tra GD Phòng Tổng hợp Phòng Kế toán 1.2. Hoạt động của thư viện Trường Đh Thành Đô: Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại Học Thành Đô có tổng diện tích sử dụng gần 400m2 với 7 phòng chức năng. Với mục tiêu hoạt động là tổ chức, khai thác, lưu trữ và cung cấp thông tin tư liệu trong các lĩnh vực khoa học, công nghệ, kinh tế, xã hội, nhân văn .phục vụ cho công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học của cán bộ giảng viên và sinh viên toàn trường. Nhìn chung, việc quản lý sách của thư viện chủ yếu là làm thủ công trên giấy tờ, máy tính chưa hỗ trợ nhiều và chưa có phần mềm quản lý. 1.2.1. Tổ chức thư viện: Giám Đốc THs. Nguyễn Thị Hảo 1.2.2. Nguyên tắc quản lý thư viện: Cán bộ viên chức, giáo viên, học sinh trong trường CĐ – KT Kỹ thuật mới được mượn sách a,Đối với cán bộ thư viện: - Khi học sinh có yêu cầu làm thẻ thì cán bộ thư viện sẽ làm thủ tục cấp thẻ cho học sinh và ghi vào sổ theo dõi độc giả của thư viện, còn đối với cán bộ giáo viên thì chỉ cần có giấy xác nhận của Trưởng bộ môn hoặc thẻ cán bộ. - Nếu độc giả đủ điều kiện mượn sách thì cán bộ thư viện tiến hành thủ tục cho mượn sách và yêu cầu độc giả ký tên vào sổ theo dõi hàng ngày của thư viện. - Khi có sách mới về thì cán bộ thư viện tiến hành vào sổ theo dõi sách có của thư viện và in danh sách để độc giả tham khảo. - Có trách nhiệm hướng dẫn độc giả nội quy và quy định của thư viện. - Đảm bảo phục vụ nhanh chóng, chính xác hiệu quả nhu cầu mượn và đọc của độc giả. - Quản lý khai thác sử dụng có hiệu quả trang thiết bị, tài liệu thuộc phạm vi thư viện. - Có thái độ pục vụ văn minh lịch sự. -Trường hợp độc giả mượn sách quá hạn, hư hỏng, mất sách thì cán bộ thư viện sẽ gửi giấy yêu cầu đền sách hoặc phạt tiền. -Tất cả các trường hợp thu tiền của độc giả đều phải có hóa đơn thu tiền, có sổ theo dõi và quyết toán. b. Đối với độc giả: - Độc giả được tra cứu, khai thác thông tin đọc và mượn tài liệu. - Độc giả có nghĩa v ụ: + Xuất trình thẻ thư viện. +Nếu đủ điều kiện mượn sách thì độc giả sẽ tự tra phích và ghi vào phiếu yêu cầu mượn sách. + không cho người khác mượn thẻ hoặc dung thẻ của người khác. + Nếu mất thẻ phải báo ngay cho cán bộ thư viện. 4 + Tuân thủ hướng dẫn của cán bộ thư viện, tôn trọng cán bộ thư viện và các độc giả khác. + không được mượn tài liệu khác khi chưa trả tài liệu đang mượn, không được mang tài liệu của thư viện ra ngoài khi chưa được phép của cán bộ thư viện. + Không làm hư hỏng mã số, mã vạch trên tài liệu. + Có ý thức giữ gìn tài sản của thư viện, không đánh tráo, xé rách, gạch xóa hoặc làm hu hỏng tài liệu của thư viện. + Không được hút thuốc, mang đồ ăn vào thư viện gây mất cảnh quan của thư viện. C. Quy Định bồi thường Làm mất sách phải bồi thường bằng cuốn khác có giá trị tương đương nhưng phải được sự đồng ý của cán bộ thư viện. Hoặc bị phạt tiền. * Hướng phát triển của đề tài: Hệ thống xây dựng cần đạt được các yêu cầu: - Khắc phục được những điểm yếu của hệ thống hiện tại. - Bổ xung chức năng cần thiết. - Dễ sử dụng. - Đáp ứng tốt các yêu cầu báo cáo, chuyển đổi qua lại với hệ thống cũ. Tóm lại. việc xây dựng và thiết kế một hệ thống quản lý nhằm đáp ứng và khắc phục những hạn chế nói trên và mang tính thực tiễn cao. 1.3 Các Yêu Cầu Về Quản Lý Thư Viện *Quản Lý Độc Giả: Mỗi độc giả khi đến mượn sách phải có thẻ thư viện và phiếu yêu cầu THẺ THƯ VIỆN Trường ĐH Thành Đô Ảnh 3x4 Thẻ Thư Viện Mã Thẻ:………………… Họ Tên:………………… Lớp :………………… Khoa :…………………… Có Giá Trị Đến Hết:…./… /… Ngày… Tháng… Năm… Phụ Trách Thư Viện 5 * Sổ Theo Dõi Sách  SỔ THEO DÕI MƯỢN TRẢ SÁCH Mã Thẻ Họ Tên Lớp Mã Sách Tên khoa Tên Sách Ngày Mượn Ngày hẹn Trả TT Sách Mượn Ngày Trả TT Sách Trả Mã Vi Phạm Hinh thuc Xử : Lý Ký Ten Mã SáchTên SáchMã PLTên PLTên Tác GiảTên NXBNăm XBMã sách hủyTên Sách hủylý do 6 SỔ THEO DÕI SÁCH: SỐ :………………  Phiếu Nhập Sách * Nhập sách mới + Đăng kí cá biệt + Đưa vào sổ đang ký Đóng sổ sách mới bổ xung trước hết phải được phân loại theo nội dung cơ cấu bảng phân loại sách của thư viện và thực hiện khâu nghiệp vụ thư viện hoàn chỉnh để đưa sách vào kho. Quá trình xử lý như sau: + Phân loại + Gán số + dán mã sách + Lập mục lục + Đưa lên giá + Nhập vào danh sách • Ưu nhược điểm của quản lý thư viện trên: - Ưu điểm: Hệ thống quản lý thư viện trên đã áp ứng được các yêu cầu cần thiết của việc quản lý thư viện. - Nhược điểm: Hệ thống quản lý đến nhiều giấy tờ, vì vậy việc bảo quản, tìm kiếm mất nhiều thời gian. Hệ thống mắc phải nhiều sai sót, công việc quản lý gặp nhiều khó khăn khi số lượng độc giả tăng, do vậy việc kiểm tra thời gian mượn, số sách mượn điều phải làm thủ công vì vậy xảy ra nhiều sai sót trong quá trình sử lý.Việc phân loại sách cũng mất nhiều thời gian. CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN Mã sáchTên SáchTên NXBNăm XBTên Tác GiảDVTĐơn giáSố lượng PHIẾU NHẬP S Ố PN: ………. Ngày … Tháng… Năm…. Địa Tên NCC:………. Chỉ:………… 7 2.1 Mục đích yếu cầu của hệ thống 2.2.1 Mục đích: Mục đích của đề tài là khảo sát phân tích thiết kế chương trình quản lý sách thư viện để hiểu biết và phục vụ cho việc mượn trả sách, quản lý đầu sách, quản lý độc giả và thống kê báo cáo tại thư viện sao cho có hiệu quả. 2.1.2 Yêu cầu: Cần phải hiểu rõ và nắm bắt được các công việc của quản lý thư viện từ đó đi đến khảo sát, phân tích thiết kế hệ thống quản lý thư viện đúng theo yêu cầu, cuối cùng là phải thết kế được chương trình với các chức năng đã chỉ rõ ở bước phân tích hệ thống. Mỗi luồng biểu đồ dữ liệu gồm 4 thành phần: + Chức năng xử lý (Proces). Ký hiệu: + Luồng thông tin ra, vào (Data flows). Ký hiệu: + Kho dữ liệu (Data store). Ký hiệu: + Tác nhân ngoài (External Entiry). Ký hiệu: 2.2 Biểu đồ phân cấp chức năng Biểu Đồ phân cấp chức năng (BPC) là một loại biểu đồ diễn tả sự phân rã đần dần các chức năng từ đại thể dến chi tiết. Mỗi nút trong biểu đồ là một chức năng, và quan hệ duy nhất giữa các nút chức năng, diễn tả bởi các cung nối liền nút, là quan hệ bao hàm. Như vậy BPC tạo thành một cấu trúc cây. * Đặc điểm của BPC là: - Cho một cái nhìn khái quát, dễ hiểu, từ đại thể đến chi tiết về các chức năng nhiệm vụ cần thực hiện (thường ở mức diễn tả logic). - Rất dễ thành lập, bằng cách phân rã dần dần các chức năng từ trên xuống. - Có tính chất tĩnh, bởi chúng chỉ thấy các chức năng mà không cho - Thiếu sự trao đổi thông tin giữa các chuwcsa năng. * Các thông tin đầu vào, đầu ra: - Thông tin đầu vào: + Thông tin về độc giả như: Họ tên, ngày tháng, năm sinh, lớp, khoa… + Thông tin về sách: mã số sánh, tên sách, Phân loại, tên tác giả, nhà xuất bản, năm xuất bản, số lượng, ngày nhập, đơn giá. - Thông tin đầu ra: + Thông tin độc giả + Thông tin sách + Thông tin mượn trả * Xác định và phân tích các chức năng: - Quản ký độc giả: chức năng này quản lý vấn đề sau: Nhập độc giả, làm thẻ, tìm kiếm độc giả, hủy thẻ. - Quản lý sách: chức năng này quản lý: nhập sách, phân loại sách, thông tin sách, hủy sách. 8 - Quản lý mượn trả: chức năng này quản lý mượn sách, trả sách và sử lý vi phạm. - Thống kê báo cáo: chức năng này quản lý việc thống kê các thông tin về độc giả, thông tin về sách, thông tin mượn trả sách. 2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu. * Biểu đồ luồng dữ liệu: Mang tính động cho ta nhìn thấy được toàn cảnh hoạt động của hệ thống, và thấy được mối liên hệ logic giữa các chức năng qua việc các chức năng chuyển giao thông tin cho nhau. Thông tin ra của chức năng này sẽ là thông tin vào của chức năng kia. + Các chức năng: Một chức năng là một quá trình biến đổi dữ liệu. Một chức năng được biểu diễn bởi một hình tròn hay là một hình ovan, teeb\n chức năng có thể là một động từ, có thể thêm bổ ngữ nếu cần. + Các luồng dữ liệu: Một luồng dữ liệu hay là một tuyến truyền dẫn thông tin vào hay ra một chức năng nào đó. Một luồng dữ kiệu được vẽ dưới dạng một mũi tên trên đó có ghi luồng dữ liệu. Tên luồng dữ liệu có thể là một danh từ kèm thêm tính từ nếu cần. + Các kho dữ liệu: Một kho dữ liệu là một dữ liệu được lưu lại, để có thể được truy nhập nhiều lần về sau. Kho dữ liệu được vẽ dưới dạng 2 đoạn thẳng nằm ngang, kẹp giữa tên của kho dữ liệu. Tên của kho dữ liệu phải là một danh từ, kèm theo tính từ nếu cần. + Tác nhân ngoài: Là một người hay một nhóm người hay tổ chức ở bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống, có trao đổi thông tin với hệ thống. tác nhân ngoài sẽ được vẽ bằng hình chữ nhật với 2 nét kép 2 bên, tên c ủa tác nhân được ghi bên trong. Nó có thể là danh từ kèm theo tính từ nếu cần. + Tác nhân trong: Là một chức năng hay một hệ thống con của hệ thống, được mô tả ở một trang khác của mô hình, nhưng có trao đổi thông tin với các phần tử thuộc trang hiện tại của mô hình. Tác nhân trong được vẽ trong một mô hình chữ nhật trong đó có ghi tên tác nhân trong. Tên tác nhân trong là một động từ có thể kèm bổ ngữ nếu cần. Tên kho dữ liệu Tên tác nhân ngoài 9 Tên chức năng Tên luồng dữ liệu * Biểu Đồ Phân Cấp Chức năng Tác nhân trong 2.QL Độc Giả Báo cáo thống kê 3.Báo cáo thống kê 1.QL Sách 1.1 QL sách mượn 2.1 Làm Thẻ 3.1 Thống kê sách mượn/trả 3.2 Báo cáo có vi phạm 3.3 Báo cáo sách tồn 3.4 Thống kê độc giả mượn/trả 2.4 Xỷ lý vi phạm 1.2 QL sách trả Quản lý Thư Viện 1.3 QL sách tồn 1.4 Nhập sách 1.5 Phân loại 1.6 Hủy sách 1.7 Gia hạn sách 2.2 QL độc giả mượn sách 2.3 Ql độc giả trả sách 10 . đó có ghi luồng dữ li u. Tên luồng dữ li u có thể là một danh từ kèm thêm tính từ nếu cần. + Các kho dữ li u: Một kho dữ li u là một dữ li u được lưu lại,. trên tài li u. + Có ý thức giữ gìn tài sản của thư viện, không đánh tráo, xé rách, gạch xóa hoặc làm hu hỏng tài li u của thư viện. + Không được hút thu c,