Giáo trình môn quản lý dự án

Quản lý dự án là một trong những lĩnh vực kiến thức mang tính kinh nghiệm, có ý nghĩa quan trọng trong các nhiệm vụ hàng ngày của bất kỳ một nhà quản lý hay một cá nhân có tham vọng trở thành nhà quản lý. Để hiểu rõ và làm chủ

HC VIN CÔNG NGH BU CHÍNH VIN THÔNG QUN LÝ D ÁN (Dùng cho sinh viên h đào to đi hc t xa) Lu hành ni b HÀ NI - 2007 HC VIN CÔNG NGH BU CHÍNH VIN THÔNG QUN LÝ D ÁN Biên son : THS. NGUYN HU QUC 3 CHNG 1: MT S KIN THC C S MC ÍCH - Hiu đc các Khái nim v: D án là gì, Qun lý d án nh th nào? - Nm đc các ni dung trong qun lý d án. - Kin thc, k nng cn thit cho Qun lý d án. GII THIU CHUNG Qun lý d án là mt trong nhng lnh vc kin thc mang tính kinh nghim, có ý ngha quan trng trong các nhim v hàng ngày ca bt k mt nhà qun lý hay mt cá nhân có tham vng tr thành nhà qun lý.  hiu rõ và làm ch đc nhng kin thc, ni dung xung quanh nhim v, hot đông qun lý d án, c th là các d án công ngh thng tin - CNTT, trc tiên, các bn cn phi trang b nhng kin thc c bn nhm khai thông khái nim, thut ng v qun lý d án CNTT. NI DUNG 1. CÁC KHÁI NIM C BN: D ÁN, D ÁN CNTT, QUN LÝ D ÁN a) D án là gì? Theo quan đim chung d án là mt lnh vc hot đng đc thù, mt nhim v cn phi thc hin theo mt phng pháp riêng, trong khuôn kh ngun lc riêng, k hoch tin đ c th nhm to ra mt sn phm mi. T đó cho thy, d án có tính c th, mc tiêu rõ ràng xác đnh đ to ra mt sn phm mi. Theo PMBOK® Guide 2000, p. 4, d án là “mt n lc tm thi đc cam kt đ to ra mt sn phm hoc dch v duy nht”. Theo cách đnh ngha này, hot đng d án tp trung vào 2 đc tính: - N lc tm thi: mi d án đu có đim bt đu và kt thúc c th. D án ch kt thúc khi đã đt đc mc tiêu d án hoc d án tht bi. - Sn phm và dch v là duy nht: điu này th hin có s khác bit so vi nhng sn phm, dch v tng t đã có hoc kt qu ca d án khác. Tóm li có th đnh ngha bng mt câu: D án là mt chui các công vic (nhim v, hot đng), đc thc hin nhm đt đc m c tiêu đ ra trong điu kin ràng buc v phm vi, thi gian và ngân sách. b) Các thuc tính ca d án - D án có mc đích, kt qu rõ ràng: Tt c các d án thành công đu phi có kt qu đc xác đnh rõ ràng nh mt toà nhà chung c, mt h thng mng c quan bn, mt h thng mng cáp truyn hình, … Mi d án bao gm tp hp các nhim v c n thc hin, mi nhim v c th này khi thc hin s thu đc kt qu đc lp và tp hp các kt qu đó to thành kt qu chung ca d án. Các kt qu này có th theo dõi, đánh giá bng h thng các tiêu chí rõ ràng. Nói cách khác, d án bao gm nhiu hp phn khác nhau đc 4 qun lý, thc hin trên c s đm bo thng nht các ch tiêu v thi gian, ngun lc (chi phí) và cht lng. - Thi gian tn ti ca d án có tính hu hn: d án là mt s sáng to. Ging nh các thc th sng, d án cng tri qua các giai đon: hình thành, phát trin và kt thúc hoàn thành. Nó không kéo dài mãi mãi, khi d án kt thúc hoàn thành, kt qu d án đc chuyn giao, đa vào khai thác s dng, t chc d án gii tán. - Sn phm, kt qu ca d án mang tính đc đáo, mi l: Khác vi các quá trình sn xut liên tc, có tính dây chuyn, lp đi lp li, kt qu ca d án không phi là sn phm sn xut hàng lot, mà có tính mi, th hin sc sáng to ca con ngi. Do đó, sn phm và dch v thu đc t d án là duy nht, hu nh khác bit so vi các sn phm cùng loi. Tuy nhiên, trong nhiu d án, tính duy nht thng khó nhn ra. Vì vy, mi d án cn phi to ra nhng giá tr mi chng hn thit k khác nhau, môi trng trin khai khác nhau, đi tng s dng khác nhau … T đó cho thy nu 2 d án hoàn toàn ging nhau và không to đc giá tr nào mi, nó th hin có s đu t trùng lp, gây lãng phí, đây là tình trng ph bin ca các d án nói chung, d án Công ngh thông tin (CNTT) nói riêng. - D án liên quan đn nhiu bên: D án nào cng có s tham gia ca nhiu bên hu quan nh nhà tài tr (ch đu t), khách hàng (đn v th hng), các nhà t vn, nhà thu (đn v thi công, xây dng) và trong nhiu trng hp có c c quan qun lý nhà nc đi vi các d án s d ng ngun vn có ngun gc t ngân sách nhà nc. Tu theo tính cht ca d án và yêu cu ca nhà tài tr mà s tham gia ca các thành phn trên có s khác nhau.  thc hin thành công mc tiêu ca d án, các nhà qun lý d án cn duy trì thng xuyên mi quan h vi các b phn qun lý khác. - D án thng mang tính không chc chn: Hu ht các d án đòi hi quy mô tin vn, vt liu và lao đ ng rt ln đ thc hin trong mt khong thi gian gii hn. c bit đi vi các d án CNTT, ni mà công ngh thay đi c sau 18 tháng (quy lut Moore), thi gian đu t và vn hành kéo dài thng xut hin nguy c ri ro rt cao. - Môi trng t chc, thc hin: Quan h gia các d án trong mt t chc là quan h chia s cùng mt ngun lc khan him nh  đi ng lp yêu cu h thng, kin trúc s, lp trình, kim đnh cht lng, đào to - chuyn giao … ng thi, d án cnh tranh ln nhau v c tin vn, thit b. c bit, trong mt s trng hp thành viên ban qun lý d án có “2 th trng” nên không bit phi thc hin mnh lnh ca ca cp trên trc tip nào khi mà hai mnh lnh có tính mâu thun. T đó, có th thy rng, môi trng qun lý d án có nhiu mi quan h phc tp nhng ht sc nng đng. c) D án CNTT. - CNTT = Phn cng + Phn mm, s tích hp phn cng, Phn mm và con ngi - D án CNTT = DA liên quan đn phn cng, phn mm, và mng - Thí d DA CNTT: D án xây dng h thng tính cc và chm sóc khách hàng ti các Bu đin Tnh/Thành, phc v hot đng sn xut kinh doanh. d) Qun lý D án là gì? Phng pháp qun lý d án ln đu đc áp dng trong lnh vc quân s ca M vào nhng nm 50 ca th k trc. Các lc lng c bn thúc đy s phát trin phng pháp qun lý d án là: 5 - Nhu cu thc t cho thy khách hàng ngày càng “kht khe, khó tính” vi các hàng hoá, dch v, dn ti s gia tng đ phc tp trong quy trình t chc, qun lý sn xut và cht lng sn phm, dch v. - Kin thc ca con ngi không ngng phát trin v t nhiên, xã hi, kinh t, k thut … Qun lý d án là “ng dng kin thc, k nng, công c  và k thut vào các hot đng d án đ tha mãn các yêu cu ca d án.” (PMI2, Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), 2000, p.6). Xét theo khía cnh khác, qun lý d án là mt quá trình lp k hoch, điu phi thi gian, ngun lc và giám sát quá trình phát trin ca d án nhm đm bo cho d án hoàn thành đúng thi hn, trong phm vi ngân sách đc duyt và đt đc các yêu cu đã đnh v k thut, cht lng c a sn phm, dch v, bng các phng pháp và điu kin tt nht cho phép. e) Mc tiêu ca qun lý d án Mc tiêu c bn ca qun lý d án nói chung là hoàn thành các công vic d án theo đúng yêu cu k thut và cht lng, trong phm vi ngân sách đc duyt và theo đúng tin đ thi gian cho phép. Ba yu t: thi gian, ngun lc (c th là chi phí, ngun nhân lc …) và cht lng có quan h  cht ch vi nhau. Tm quan trng ca tng mc tiêu có th khác nhau gia các d án, gia các thi k đi vi tng d án, nhng tu chung, đt đc tt đi vi mc tiêu này thng phi “hy sinh”, mt trong hai mc tiêu kia. C th, trong quá trình qun lý d án thng din ra các hot đng đánh đi mc tiêu. ánh đi mc tiêu d án là vic hy sinh mt mc tiêu nào đó đ thc hin tt hn các mc tiêu kia trong ràng buc không gian và thi gian. Nu công vic d án din ra theo đúng k hoch thì không phi đánh đi mc tiêu. Tuy nhiên, do nhiu nguyên nhân khách quan, cng nh ch quan công vic d án thng có nhiu thay đi nên đánh đi là mt k nng quan trng ca nhà qun lý d án. f) Tác dng ca qun lý d án Phng pháp qun lý d án là s đi u phi n lc cá nhân, tp th; đòi hi s hp tác cht ch, kt hp hài hoà gia các ngun lc hn hp nên bn cht ca nó là: - Liên kt tt c các hot đng, các công vic ca d án - To điu kin thun li cho vic liên h thng xuyên, gn bó gia các nhóm qun lý d án vi khách hàng và các nhà cung cp đu vào cho d án - Tng cng s hp tác gia các thành viên và ch rõ trách nhim ca các thành viên tham gia d án - To điu kin sm phát hin nhng khó khn, vng mc phát sinh và điu chnh kp thi trc nhng thay đi hoc điu kin không d đoán đc. To điu kin cho vic đàm phán gia các bên liên quan trong vic gii quyt bt đng c c b. - To ra sn phm và dch v có cht lng cao. Tuy nhiên, phng pháp qun lý d án cng có mt hn ch ca nó. Nhng mâu thun do cùng chia nhau mt ngun lc ca đn v; quyn lc và trách nhim ca các nhà qun lý d án trong mt s trng hp không đc thc hin đy đ; vn đ hu d án là nhng đim c n đc khc phc vi phng pháp qun lý các d án CNTT. 6 2. CAC GIAI DON CA MT D AN, VONG DI D AN (CAC LINH VC QUN LÝ TRONG D AN) D án là mt thc th thng nht, thi gian thc hin xác đnh và có đ bt đnh nht đnh nên các t chc, đn v thng chia d án thành mt s giai đon đ qun lý thc hin. Mi gian đon đc đánh du bng vic thc hin mt hay nhiu công vic. Tng hp các giai đon này đc gi là chu k hay vòng đ i ca d án. Chu k ca d án xác đnh thi đim bt đu, thi đim kt thúc và thi gian thc hin d án. Chu k d án xác đnh nhng công vic nào s đc thc hin trong tng giai đon và ai s tham gia thc hin. Nó cng ch ra nhng công vic nào còn li  giai đon cui s thuc v hoc không thuc v ph m vi ca d án. Thông qua chu k d án có th nhn thy mt s đc đim: - Mc chi phí và yêu cu nhân lc thng là thp khi mi bt đu d án, tng cao hn vào thi k phát trin, nhng gim nhanh khi d án bc vào giai đon kt thúc. - Xác sut hoàn thành d án thành công thp nht và do đó mc đ ri ro là cao nht khi d án bt đu th c hin. Xác sut thành công s tng lên khi d án bc qua các giai đon sau. - Kh nng nh hng ca nhà tài tr ti đc tính cui cùng ca sn phm d án và do đó ti chi phí là cao nht vào thi k bt đu và gim mnh khi d án tip tc trong các giai đon sau. Vòng đi d án xác đnh các giai đon mà mt d án phi tri qua tính t lúc bt đ u cho ti khi kt thúc d án. Các giai đon thng có c ch t hoàn thin kim soát qun lý thông qua các công vic giám sát, đánh giá. in hình, s chuyn tip gia các giai đon thng có đim mc đánh du và mt kt qu chuyn giao c th, kèm theo nhng phê duyt, tán thành ca nhà tài tr trc khi bc sang giai đon tip theo. Vòng đi phát trin d án (Systems Development Life Cycle - SDLC) là khung làm vic dùng đ mô t các giai đon trong quá trình phát trin và duy trì h thng. SDLC c bn là nhóm các giai đon ca d án. Các giai đon ca d án thay đi tùy theo d án, t chc hoc lãnh vc kinh doanh, thng đc chia thành 4 giai đon nh sau: - Giai đon xây dng ý tng: Xây dng ý tng là vic xác đnh bc tranh toàn cnh v mc tiêu, kt qu cui cùng ca d án và phng pháp thc hi n dn ti kt qu đó. Xây dng ý tng d án bt đu ngay khi hình thành d án. Kho sát-tp hp s liu, xác đnh yêu cu, đánh giá ri ro, d tính ngun lc, so sánh la chn d án, … là nhng công vic trin khai và cn đc qun lý trong gian đon này. Quyt đnh la chn d án là nhng quyt đnh chin lc da trên mc đích, nhu cu và các m c tiêu lâu dài ca t chc, doanh nghip. Trong giai đon này nhng ni dung đc xét đn là mc đích yêu cu ca d án, tính kh thi, li nhun tim nng, mc đ chi phí, mc đ ri ro và c lng các ngun lc cn thit. ng thi cng cn làm rõ hn na ý tng d án bng cách phác tho nhng kt qu và phng pháp thc hin trong đ iu kin hn ch v ngun lc. Phát trin ý tng d án không cn thit phi lng hoá ht bng các ch tiêu nhng nó phi ngn gn, đc din đt trên c s thc t. i vi các d án CNTT, tính h thng và kh nng tng hp có vai trò quan trng, da trên nn tng mt kin trúc CNTT do nhà nc quy đnh. Kin trúc này có vai trò hng dn vi c xây dng các d án sao cho chúng có th kt ni, tng hp vi nhau, to ra mt mng quc gia liên thông, thng nht c ch kt ni, chia s và cung cp dch v. Kt thúc giai đon này là s phê duyt v ch trng thc hin d án (ý tng). 7 - Giai đon phát trin: Là giai đon chi tit xem d án cn đc thc hin nh th nào, ni dung ch yu ca giai đon này tp trung vào công tác thit k và lp k hoch. ây là giai đon cha đng nhng công vic phc tp nht ca d án. Ni dung ch yu bao gm: o Thành lp nhóm d án, xác đnh cu trúc t chc. o Lp k hoch tng th o Phân tích, lp bng chi tit công vic – WBS o Lp k hoch tin đ thi gian o Lp k hoch ngân sách o Lp k hoch ngun lc cn thit o Lp k hoch chi phí o Xin phê chun thc hin tip Kt thúc giai đon này, tin trình d án có th bt đ u. Thành công ca d án ph thuc rt ln vào cht lng và s chun b k lng ca các k hoch trong giai đon này. - Giai đon thc hin: Là giai đon qun lý t chc trin khai các ngun lc bao gm các công vic cn thit nh xây dng phòng c, h thng, la chn công c, mua sm trang thit b, lp đt … ây là giai đon chim nhiu thi gian và n lc nht. Nhng vn đ cn xem xét trong giai đon này là nhng yêu cu k thut c th nhm so sánh, đánh giá la chn công c thit b, k thut lp ráp, mua thit b chính, phát trin h thng. Kt thúc giai đon này, các h thng đc xây dng và kim đnh, h thng có th chuyn sang giai đon vn hành, đa vào khai thác th nghim. - Giai đon kt thúc: Trong giai đon kt thúc ca chu k d án, cn thc hin nhng công vic còn li nh hoàn thành sn phm, bàn giao h thng, công trình và nhng tài liu liên quan; đánh giá d án, gii phóng các ngun lc. Di đây là mt s các vic c th: o Hoàn chnh và lp k hoch lu tr h  s liên quan đn d án o Kim tra li s sách k toán, tin hành bàn giao và báo cáo o Thanh quyt toán o i vi phát trin, xây dng h thng cn chun b và bàn giao s tay hng dn lp đt, qun tr và s dng o Bàn giao d án, ly ch ký ca khách hàng v vic hoàn thành o B trí lao đng, gii quyt công n vic làm cho nhng ngi tng tham gia d  án o Gii phóng và b trí li thit b Các d án thng bao gm mt s quy trình liên kt vi nhau. Các quy trình này lp đi lp li và din ra trong tng giai đon ca vòng đi d án và tác đng ln nhau. Hình 1-1 mô t các mi quan h gia các quy trình. C 5 quy trình qun lý d án đu hot đng ti tng giai đon vòng đi d án, nhng mi quy trình hot đng có mc đ khác nhau tu theo mi giai đon. Chng hn nh s lp li ca quá trình khi to tin hành  phn đu ca mi gian đon nhm tp trung vào các yêu cu và mc tiêu nghip v trong giai đon đó. Các quy trình này là: - Khi to: S cp phép cho d án hay giai đon nào đó - Lp k hoch: Sàng lc các mc tiêu ca d án và l a chn phng án hành đng tt nht đ đt đc các mc tiêu đó - Thc thi k hoch: Qun lý, phân b các ngun lc đ thc hin k hoch 8 - Kim soát: Là giai đon giám sát và xem xét mc đ tin hành trên c s nguyên tc nhm xác đnh nhng đim khác bit so vi k hoch đã đ ra đ thc hin các hot đng cn thit nhm hiu chnh, đm bo d án đang đi đúng hng, đáp ng các mc tiêu ca d án ban đu. - Kt thúc: t đc ký k t hoàn tt t nhà tài tr và đa d án hoc giai đon đó đn mt kt thúc theo th t Hình 1-1. Các quy trình trong mi giai đon phát trin d án Mc đích Các hot đng trong tng giai đon Tin hành Tài liu và các mc đim XÁC NH Tìm hiu đ có đánh giá khi đu. Mc đích, mc tiêu Trình bày vn đ. áng giá ri ro. K hoch & c tính. Qun Lý DA. Ý tng v DA (NDùng Thông qua) Yêu cu Ndùng. Bng các Ri ro. K hoch Khi đu. (Các Thành viên thông qua) Hin chng DA (NDùng thông qua) PHÂN TÍCH H thng s làm gì Giao din ngi dùng. Các điu khon hp đng. Thit k ban đu. Xem xét, c t Chc nng (Ndùng thông qua) K hoch cui cùng  xut thc hin(Ndùng thông qua) Khi to Lp k hoch Kim soát Thc hin Kt thúc 9 THIT K Các phn ca H thng, H thng s làm vic nh th nào. Quyt đnh xây dng/Mua. Thit k Xem xét k lng. Báo cáo Tình hình. c t Thit k (Thông qua KT) K hoch kim th Chp nhn c tính đã đc xem xét li. (Thông qua v Cht lng) THC HIN Lp ráp các thành phn Lp trình. Xây dng/Mua. Khách hàng hóa. Kim th tng phn. Thit k các Thành phn. (Thông qua KT) K hoch Kim th H thng. (Thông qua KT) Các Thành phn đã đc kim th. (Thông qua KT). Tài liu s dng KIM TH H THNG Làm vic, H thng hiu chnh nhng sai sót. Tích hp. Kim tra cht lng k càng. H thng làm vic Kim th H thng. Báo cáo (Thông qua v Cht lng) KIM TH CHP NHN S chp nhn ca khach hàng. Qui trình Chp nhn Kim th Chp nhn (Ndùng thông qua) Báo cáo (NDùng thông qua) VN HÀNH Cài đt rng rãi và hoàn thành. Cài đt rng rãi. Chuyn đi. ào to, H tr, Xem xét. H thng mi có đc dùng?( Ndùng) Báo cáo ào to K hoch H tr. (Ndùng thông qua) Xem xét. Báo cáo hoàn thành DA. Bng 1-1. Các công vic trong tng giai đon vòng đi d án 3. CÁC BÊN THAM GIA TRONG MT D ÁN Các bên tham gia (liên quan) là tt c nhng ai có liên quan hoc b nh hng bi các hot đng ca d án, c th: - Có li ích nghip v trong kt qu d án - Liên quan trc tip ti d án - óng góp các ngun lc cho d án 10 Các bên liên quan d án có nhng li ích, nhu cu và u tiên khác nhau. H có th có nhng quan đim khác nhau v vic d án c gng hoàn thành nhng gì. Do đó, vic xác đnh đc các bên liên quan trong d án càng sm càng tt, đc bit trong giai đon xây dng ý tng. Xem qua các bên liên quan còn cha l din s là mt ri ro rt ln đn vic t chc thc hin d án. Thông thng, trong mt d án, các bên tham gia bao gm: - Nhà tài tr: o Chu trách nhim cui cùng đi vi s thành công ca d án. Nhà tài tr có trách nhim ký kt hoàn tt các tài liu lp k hoch và các yêu cu thay đi. o ng thi cho phép nhóm qun lý d án s dng các ngun lc, bo v và c vn cho nhóm qun lý d án. o Trong quá trình thc hin d án, nhà tài tr có thêm các trách nhim xem xét li các tin trình và cht lng, ct bng khai tr ng, khánh thành, ký và công b tôn ch d án. - Nhà qun lý d án (giám đc d án): o Làm vic vi các đi tng liên quan đ đnh ngha d án o Lp k hoch, sp xp lch trình và d tho ngân sách các hot đng ca d án vi đi ng ban đu; chi huy nhóm d án thc thi k hoch o Giám sát hiu qu hot đng và thc hin các hot đng hi u chnh. o Thng xuyên thông báo cho nhà tài tr và các đi tng liên quan d án: đa ra yêu cu và trình bày nhng thay đi v phm vi o óng vai trò là ngi trung gian gia nhóm d án và các đi tng liên quan - Nhà qun lý chc nng: Các nhà qun lý này chu nh hng bi các hot đng hay kt qu ca d án. o Kim soát và đóng góp ngun lc cho d án (con ngi, trang thit b …) o Có th có nh ng yêu cu trái ngc vi kt qu d án o Trong mt s trng hp là cp trên ca nhà qun lý d án - Khách hàng: Trong trng hp nhà tài tr không phi là đn v trin khai sn phm ca d án thì nhà tài tr chính là khách hàng. i tng này có nhim v nh sau: o Nhn đu ra ca d án o Thanh toán cho đu ra d án o Xác đnh nhu cu cho đu ra d án o Có th là nhiu công ty hay cá nhân vi nhng đc đim và yêu cu trái ngc nhau - Nhà cung cp: mt d án thng bao gm nhiu hng mc khác nhau, trong đó có nhng hng mc khi xem xét yêu t kh thi, nhà tài tr quyt đnh mua. Nhà cung cp có trách nhim cung cp các thit b, sn phm hay dch v cn thit phc v cho hot đông ca d án thông qua hình thc hp đng, đ đm bo d án đt đc mc tiêu đã đ ra. . lý d án - D án là gì - Các thuc tính ca d án - Phân bit d án CNTT - Khái nim qun lý d án - Mc tiêu qun lý d án - Tác dng ca qun lý d án. thut ng v qun lý d án CNTT. NI DUNG 1. CÁC KHÁI NIM C BN: D ÁN, D ÁN CNTT, QUN LÝ D ÁN a) D án là gì? Theo quan đim chung d án là mt lnh