Quy trình giao than xuất khẩu của tập đoàn công nghiệp than khoáng sản việt nam VINACOMIN

PHẦN I: GIỚI THIỆU Tôi công tác lĩnh vực xuất nhập than gần 10 năm làm việc Ban Xuất nhập (XNK)-thuộc Tập đồn Cơng nghiệp Than-Khống sản Việt Nam, khn khổ tập xin đưa quy trình tác nghiệp quan trọng Tập đồn mà Tơi tham gia q trình làm việc là: “Quy trình giao than xuất Tập đồn Cơng nghiệp Than-khống sản Việt NamVINACOMIN„ Tập đồn Cơng nghiệp Than-Khống sản Việt Nam (trước Tổng Cơng ty Than Việt Nam) thành lập từ ngày 10/10/1994 theo định số 563/QĐ.TTg Thủ tướng Chính Phủ Thực nhiệm vụ quan trọng mà Đảng Nhà nước giao, từ vào hoạt động, Tập đoàn xây dựng đề án “Đổi tổ chức quản lý, nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh“ lựa chọn chiến lược phát triển kinh doanh đa ngành công nghiệp than phương châm “cùng phát triển với bạn hàng„ Cơ cấu tổ chức Tập đoàn gồm: + Cơ quan quản lý điều hành gồm (1) Hội đồng quản trị Tiến sỹ Trần Xn Hồ Chủ tịch, (2) Ban Kiểm sốt, (3) Bộ máy điều hành kỹ sư Lê Minh Chuẩn làm Tổng Giám đốc + Cơng ty Mẹ có 19 đơn vị trực thuộc + Các Công ty con: 70 Công ty Page of 12 Mở rộng hoạt động kinh doanh đối ngoại quan trọng, hoạt động xuất thừa nhận phương tiện thúc đẩy kinh tế phát triển, mở rộng hoạt động xuất tăng thu ngoại tệ cho quốc gia, tạo điều kiện để nhập tạo công ăn việc làm cho người lao động, tạo nguồn thu để phát triển sở hạ tầng Đó mục tiêu doanh nghiệp xuất Tuy nhiên, Tập đồn Cơng nghiệp Than-Khống sản Việt Nam với đặc thù riêng mình, bên cạnh việc khuyến khích xuất mục đích phải nhận thức tầm quan trọng việc bảo vệ an ninh lượng quốc gia, bảo vệ môi trường tài nguyên thiên nhiên “nguồn vàng đen„ hữu hạn nguồn lượng quý giá, ảnh hưởng nhiều đến ngành cơng nghiệp khác đất nước Tập đoàn phải xây dựng chiến lược xuất than đắn phát triển bền vững Tập đồn bền vững chung đất nước Thực xuất than từ năm 2007-DK 2011 Năm Khối lượng 2007 21 2008 22,1 than XK (triệu tấn) Page of 12 2009 24 2010 18,7 DK 2011 17 PHẦN II: QUY TRÌNH GIAO THAN XUẤT KHẨU CỦA TẬP ĐỒN CN THAN-KHỐNG SẢN VIỆT NAM I/ Quy định chung: Tập đồn thống cơng tác điều hành tàu vào, nhận than xuất theo quy trình phân công trách nhiệm cho Công ty con, đơn vị trực thuộc Tập đoàn Trên sở kết giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng mua bán than với khách hàng nước ngoài, hợp đồng thuê tàu, công tác điều hành xuất thực đạo tập trung Tổng Giám đốc và/hoặc Phó Tổng Giám đốc phụ trách sản xuất tiêu thụ Tổng Giám đốc uỷ quyền Các đơn vị, phận liên quan phải tuân thủ chặt chẽ theo quy trình đảm bảo mục tiêu giao hàng khối lượng, chất lượng tiến độ hợp đồng ký với khách hàng, giải phóng tàu nhanh, giữ gìn nâng cao uy tín, thương hiệu THAN VIỆT NAM thị trường quốc tế II/ Quy trình giao than xuất khẩu: bao gồm bên tham gia vào bước sau: Page of 12 Các bên tham gia vào quy trình giao than xuất khẩu: Lãnh đạo điều hành: Tổng Giám đốc/ Phó Tổng phụ trách Ban XNK -Tập đoàn :thực giao dịch ký hợp đồng xuất than, theo dõi việc giao hàng tốn an tồn Ban SXT-Tập đồn: chủ trì phối hợp phận liên quan cân đối lập kế hoạch chuẩn bị chân hàng, kế hoạch giao than hàng tháng, quý Đơn vị tổ chức điều hành giao than cho tàu (Shipper): Công ty Kho vận Cảng Cẩm Phả Đơn vị giao than xuất khẩu: đơn vị sản xuất than giao than theo phân cơng Tập đồn (khoảng 15 Công ty thành viên) Đơn vị Giám định: Công ty Cổ phần giám định Vinacomin (QUACONTROL) Đơn vị bốc xếp hàng: Công ty Vật tư vận tải xếp dỡ-Vinacomin Bước 1-Chuẩn bị chân hàng: Các đơn vị sản xuất than chủ động sản xuất, đảm bảo đủ khối lượng chất lượng giao than xuất theo kế hoạch chuẩn bị chân hàng tháng, quý, năm phù hợp với hợp đồng phối hợp kinh doanh hợp đồng kinh tế Kế hoạch chuẩn bị chân hàng xuất hàng tháng/quý Ban XNK xây dựng sở hợp đồng phối hợp kinh doanh/hợp đồng xuất khẩu, nhu cầu lấy than khách hàng khả sản xuất thực tế đơn vị Ban Sản xuất than chủ trì Ban Kế hoạch, XNK, Ban Thị trường Nội địa cân đối báo cảo Tổng Giám đốc/hoặc Phó Tổng GĐ phụ trách than định Bước 2-Thực giao hàng: Page of 12 Trong trường hợp việc giao hàng thực có xác nhận từ Tập đồn việc có thư tín dụng xác nhận tốn giấy báo có ngân hàng cho chuyến hàng (xác nhận đảm bảo cho việc tốn an tồn) Thứ hàng tuần, Ban Sản xuất than (SXT) chủ trì Ban XNK, Tiêu thụ nội địa, Công ty Kho vận Cảng Cẩm Phả, Công ty CP Giám định Vinacomin, Công ty Vật tư vận tải Xếp dỡ Vinacomin họp tác nghiệp tàu bố trí xếp lịch cập cầu tuần báo cáo Tổng Giám đốc/hoặc Phó Tổng GĐ phụ trách than định Căn kế hoạch điều tàu kế hoạch tiêu thụ hàng tháng phê duyệt, Ban XNK phát hành thông báo giao than gửi đơn vị giao than xuất khẩu, đơn vị điều hành, đơn vị giám định, đơn vị bốc xếp Sau nhận thơng báo giao than Tập đồn, đơn vị giao than xuất thu xếp phương tiện, tổ chức vận chuyển giao than Khi tàu đến cảng xếp hàng, đơn vị điều hành phối hợp với đơn vị giám định cử cán trực tiếp kiểm tra hầm hàng làm việc với nhà tàu, với đơn vị bốc xếp tổ chức điều hành, bốc rót san gạt cho tàu cầu khu vực chuyển tải đảm bảo tiến độ, số lượng, chất lượng, an toàn trình tự theo sơ đồ hầm hàng Bước 3-Lập chuyển chứng từ giao than xuất khẩu: Sau kết thúc giao hàng cho tàu đơn vị điều hành (Cơng ty Kho vận cảng Cẩm Phả) có trách nhiệm thu nhận đầy đủ chứng từ tàu: vận tải đơn, Biên thời gian làm hàng, thông báo sẵn sàng, sơ đồ hầm hàng Trong phạm vi 24 kể từ ký BL đơn vị điều hành phải gửi chuyển nhanh an toàn chứng từ tàu đầy đủ Ban XNK Tập đoàn Page of 12 Trong vòng 24 kể từ ký phát vận đơn, đơn vị giám định phải cấp chứng thư khối lượng, chất lượng theo yêu cầu LC/hợp đồng chuyển nhanh an toàn Ban XNK Tập đoàn Đơn vị điều hành đơn vị cấp chứng thư phải chịu trách nhiệm việc chậm trễ hoàn thiện chứng từ tàu chuyển chứng từ chậm so với quy định ảnh hưởng đến việc thu tiền từ khách hàng Bước 4-Thanh tốn tiền than: Tập đồn chịu trách nhiệm thu tiền than xuất Sau nhận chứng từ hoàn hảo, Ban XNK Tập đồn lập hố đơn thương mại chứng từ khác (theo yêu cầu LC, hợp đồng) kiểm tra hồn thiện chứng từ tốn, lập hối phiếu thu tiền hàng phạm vị 24 Bộ chứng từ tốn phải xuất trình ngân hàng toán chủ yếu theo phương thức nhờ thu chiết khấu chứng từ Kèm theo chứng từ lệnh chuyển tiền Tập đoàn tài khoản Tập đoàn định Tập đoàn phải chuyển hồ sơ liên quan đơn vị giao than xuất để làm thủ tục nộp hoàn thuế Bước 5-Giám định than xuất khẩu: Công ty Cổ phần Giám định-Vinacomin chịu trách nhiệm giao chịu trách nhiệm tổ chức kiểm tra, giám định toàn khối lượng, chất lượng than chân hàng (kho than đơn vị), sà lan cập mạn tàu, than lên tàu Công ty CP Giám định Vinacomin chịu trách nhiệm cấp chứng thư khối lượng, chất lượng lên tàu xuất Nếu giám định sai có khiếu nại khách hàng phát sinh thiệt hại kinh tế phải bồi thường mức thiệt hại giám định sai gây III/ Những bất cập/nhược điểm Page of 12 Do hệ thống quan làm việc bố trí khơng gần nhau, Ban XNK-Tập đồn đơn vị đầu mối giao dịch trụ sở Hà Nội đơn vị thành viên địa điểm giao hàng Quảng Ninh nên việc phối hợp tác nghiệp quy trình giao than gặp nhiều khó khăn cụ thể như: sau kết thúc giao hàng B/L tàu chứng thư giám định chất lượng, khối lượng phải gửi từ Quảng Ninh Ban XNK Tập đoàn thời gian sớm để tập hợp với chứng từ khác xuất trình ngân hàng đảm bảo việc tốn an tồn lấy tiền hàng nhanh Thực tế chứng từ giao hàng thường xuyên bị chậm trễ, chí thất lạc ảnh hưởng đến việc toán, toán chậm tổn thất phát sinh không nhỏ Các họp tác nghiệp sản xuất diễn thường xuyên nên việc lại họp hành Ban Tập đoàn Hà Nội Bộ phận khu vực Quảng Ninh làm nhiều thời gian chi phí lại Trong cơng tác giám định khối lượng chất lượng Than cho chuyến tàu tàu xuất để xảy tượng khơng đảm bảo chất lượng giao than, có khiếu nại chất lượng, khối lượng tạp chất Than Trong công tác điều hành giao than: phối hợp phận chưa tốt, cán điều hành chưa có nhiều kinh nghiệm sử dụng ngoại ngữ chưa thành thạo giao dịch với thuyền trường nước ngoài, theo dõi diến biến làm hàng chưa sắt Cụ thể: số chuyến tàu cập cầu cảng để tiến hành rót hàng đơn vị giám định phát không đủ hồ sơ làm mớn nước để tính tốn khối lượng giao hàng, lúc lại phải dịch chuyển lai tàu khơi để làm việc với khách hàng tìm hướng giải xác định khối lượng cân phương phát khác hai bên thoả thuận tượng làm phát sinh tổn thất thời gian chờ đợi làm hàng chiếu theo quy định mức thưởng phạt dôi nhật giao hàng IV/ Một số đề xuất, giải pháp: Page of 12 Để đảm bảo việc giao nhận chứng từ từ Quảng Ninh Hà Nội an tồn nhanh chóng, giải pháp mà Tơi đưa Tập đồn cần phải ký kết hợp đồng giao nhận với hãng chuyển phát nhanh lớn có uy tín ví dụ EMS, TNT (tránh gửi thư thường hãng chuyển phát nhanh tràn lan nay), có phận chuyên tuyến đảm bảo việc giao nhận thường xuyên hoả tốc để đảm bảo việc chuyển chứng từ từ Quảng Ninh Hà Nội nhanh an toàn tuyệt đối,mục tiêu cuối để tránh tổn thất phát sinh việc chậm trễ toán Để tiết kiệm thời gian chi phí lại cho họp tác nghiệp sản xuất tiêu thụ diễn hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, quý phận hai đầu Quảng Ninh Hà Nội, theo Tôi Tập đồn nên đầu tư hệ thống thơng tin phần mềm họp trực tuyến Có nghĩa phận Hà Nội tập trung văn phòng quan Tập đồn, Cơng ty thành viên tập trung họp Trung tâm điều hành Quảng Ninh hai văn phòng họp trực tuyến thơng qua hệ thống phần mềm thơng tin, bên trao đổi thơng tin, thảo luận nhìn qua hình lớn Chúng ta nên áp dụng khoa học kỹ thuật tiên tiến để giảm thiểu thời gian lại tiền bạc, tránh lãng phí khơng cần thiết Về giám định khối lượng, chất lượng giao hàng: Công ty Quacontrol cần cập nhật hoàn thiện quy trình theo tiêu chuẩn giám định ISO đại Trong trình làm hàng đơn vị giám định phải bố trí cán trực 24/24h tàu, phát giao than không đảm bảo chất lượng, lẫn tạp chất yêu cầu ngừng giao hàng để kịp thời xử lý đến đảm bảo chất lượng tiếp tục làm hàng Cơng ty cần phối hợp Tập đồn để giải khiếu nại với khách hàng khác biệt khối lượng, chất lượng giao hàng Page of 12 Về công tác điều hành: Đơn vị điều hành có trách nhiệm chủ trì phối hợp chặt chẽ với nhà tàu bên liên quan để đảm bảo chứng từ tàu lập kịp thời phù hợp với LC/hợp đồng xuất Các cán điều hành phải theo dõi chặt chẽ diến biến làm hàng để có hướng giải kịp thời vướng mắc phát sinh Để tránh trường hợp tàu cập cầu làm hàng mà không đủ hồ sơ làm mớn nứơc đơn vị điều hành cần phối hợp tác nghiệp chặt chẽ với đơn vị giám định kiểm tra hồ sơ đo mớn tàu tàu đến cảng kiểm dịch sẵn sàng làm hàng phương diện Trong trường hợp tàu không đủ điều kiện để xác định khối lượng đo mớn nước tàu, phải lập biên với tàu (bằng Tiếng Anh) có xác nhận Thuyền trưởng thông báo cho bên liên quan Việc phải thực trước lai dắt tàu vào vị trí rót hàng để tránh phạt dôi nhật phát sinh tranh cãi không cần thiết với khách hàng PHẦN III- ÁP DỤNG KIẾN THỨC ĐÃ HỌC VÀO THỰC TIỄN CÔNG TÁC Quản trị sản xuất tác nghiệp bao gồm tất hoạt động liên quan đến việc quản trị yếu tố đầu vào, tổ chức, phối hợp yếu tố nhằm chuyển hố chúng thành sản phẩm vật chất dịch vụ với hiệu cao Thực tế doanh nghiệp công tác cho thấy Quản trị sản xuất tác nghiệp có tầm quan trọng đặc biệt hoạt động sản xuất kinh doanh Việc áp dụng phương pháp quản trị khoa học tạo khả sinh lợi cho doanh nghiệp, nâng cao hiệu suất chất lượng sản phẩm, dịch vụ cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp Page of 12 Là cán thị trường, công tác dự báo ln có vai trò quan trọng Thực tế sản xuất than nhu cầu dự báo thị trường tiêu thụ ln có sai lệch Điều làm cho mức sản xuất có độ lệch so với nhu cầu dự báo Do để chuẩn bị sản xuất đáp ứng nhu cầu thị trường cách chủ động, hiệu quả, cần phải xây dựng kế hoạch tương lai công tác hoạch định tổng hợp thực cần thiết khâu điều hành Đặc biệt hoạch định tổng hợp tạo sản phẩm dịch vụ đáp ứng nhu cầu khách hàng, thị trường Điều thể chỗ doanh nghiệp chúng tơi khơng tạo sản phẩm có chất lượng tốt mà chủ động tạo sản phẩm phù hợp với yêu cầu thị trường Trải qua nhiều năm công tác cá nhân nhận thấy nhiều lãng phí xảy ngành cơng nghiệp sản xuất Than Việc áp dụng lý thuyết LEAN có ý nghĩa quan trọng việc loại bỏ lãng phí trình sản xuất tiêu thụ, vận chuyển từ cải thiện hệ thống sản xuất tối ưu, giảm chi phí, rút ngắn thời gian hồn thành sản phẩm mà lãng phí thời gian chờ đợi không cần thiết với thao tác di chuyển không hợp lý công nhân, tồn kho, dự trữ mối quan tâm giải doanh nghiệp Trong sản xuất LEAN, công nhân định trách nhiệm rõ ràng nhằm xác định nguồn hoạt động không tạo giá trị tăng thêm đề giải pháp khắc phục LEAN quy trình hệ thống nhằm đảm bảo việc cải tiến liên tục, nhờ Cơng ty khơng ngừng tím kiếm hoạt động không giá trị tăng thêm cách thức để loại bỏ chúng Hơn Việc áp dụng tiêu chuẩn hố cơng việc LEAN giúp doanh nghiệp mở rộng sản xuất dễ dàng tránh gián đoạn gặp phải thiếu quy trình chuẩn hố Page 10 of 12 Quản trị sản xuất tác nghiệp môn khoa học quản trị kinh doanh giúp cho doanh nghiệp nâng cao chất lượng quản lý trình hoạt động sản xuất kinh doanh, thật hữu ích Đối với cá nhân tơi, kiến thức mơn học giúp tơi có nhìn sâu sát với thực tế sản xuất, giúp tơi có thêm công cụ hữu hiệu công tác quản lý tác nghiệp điều hành phận, phòng ban, đơn vị thành viên doanh nghiệp làm việc Page 11 of 12 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO: Tài liệu môn học Quản trị hoạt động trường Griggs- Chương trình đào tạo Thạc sỹ quản trị kinh doanh quốc tế Các giảng (slide) mơn học Quản trị hoạt động Giáo trình Quản trị sản xuất dịch vụ (Lý thuyết & Bài tập) Nhà xuất Lao động –Xã hội phát hành Tài liệu tham khảo internet: website: http://vinacomin.com.vn Page 12 of 12 ... DK 2011 17 PHẦN II: QUY TRÌNH GIAO THAN XUẤT KHẨU CỦA TẬP ĐỒN CN THAN- KHỐNG SẢN VIỆT NAM I/ Quy định chung: Tập đồn thống cơng tác điều hành tàu vào, nhận than xuất theo quy trình phân cơng trách... tín, thương hiệu THAN VIỆT NAM thị trường quốc tế II/ Quy trình giao than xuất khẩu: bao gồm bên tham gia vào bước sau: Page of 12 Các bên tham gia vào quy trình giao than xuất khẩu: Lãnh đạo điều... hành giao than cho tàu (Shipper): Công ty Kho vận Cảng Cẩm Phả Đơn vị giao than xuất khẩu: đơn vị sản xuất than giao than theo phân công Tập đồn (khoảng 15 Cơng ty thành viên) Đơn vị Giám định: Công