Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần PYMEPHARCO

i LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng tơi Các số liệu, kết nêu luận văn trung thực chưa công bố công trình khác Tác giả luận văn Đỗ Thị Thanh Lan ii MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Mục tiêu nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu .2 Phương pháp nghiên cứu .3 Bố cục đề tài Tổng quan tài liệu nghiên cứu .3 CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ .8 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP .8 1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội .8 1.1.2 Sự cần thiết kiểm soát nội 10 1.1.3 Mục tiêu kiểm soát nội 11 1.1.4 Các yếu tố hệ thống kiểm soát nội 11 1.1.5 Hạn chế kiểm soát nội 19 1.2 KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 20 1.2.1 Chức chu trình bán hàng thu tiền .20 1.2.2 Mục tiêu kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền .22 1.2.3 Những sai phạm xảy chu trình bán hàng thu tiền 23 1.2.4 Tổ chức thơng tin kế tốn phục vụ kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền .24 1.2.5 Thủ tục kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền 25 iii KẾT LUẬN CHƯƠNG 30 CHƯƠNG 31 THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH 31 BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO 31 2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO 31 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển cơng ty 31 2.1.2 Đặc điểm tổ chức kinh doanh công ty .34 2.2 MƠI TRƯỜNG KIỂM SỐT VÀ HỆ THỐNG KẾ TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO 37 2.2.1 Môi trường kiểm sốt cơng ty .37 2.2.2 Hệ thống kế tốn cơng ty 42 2.3 THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO 45 2.3.1 Các sách liên quan đến hàng tiêu thụ công ty 45 2.3.2 Thủ tục kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền công ty 48 2.3.3 Khảo sát việc tuân thủ thủ tục kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền công ty 65 2.4 MỘT SỐ HẠN CHẾ TRONG CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO 67 KẾT LUẬN CHƯƠNG 69 CHƯƠNG 71 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN .71 TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO 71 iv 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO 71 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO 72 3.2.1 Hồn thiện thủ tục kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền cơng ty 72 3.2.2 Kiểm tra việc tuân thủ thủ tục kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền công ty 87 KẾT LUẬN CHƯƠNG 92 KẾT LUẬN 92 QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN ( sao) PHỤ LỤC v DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT STT Viết tắt Nguyên văn 01 BTC Bộ tài 02 CBCNV Cán công nhân viên 03 GTGT Giá trị gia tăng 04 GDP Good Distribution Practices 05 GMP Good Manufacturing Practices 06 HĐ Hóa đơn 07 KSNB Kiểm sốt nội 08 NVKD Nghiệp vụ kinh doanh 09 NXB Nhà xuất 10 TNHH Trách nhiệm hữu hạn 11 VTYT Vật tư y tế 12 XK Xuất Kho 13 WHO World Health Organization vi DANH MỤC CÁC BẢNG Số hiệu bảng Tên bảng Trang 2.1 Kết hoạt động công ty qua năm 34 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 Đơn đặt hàng khách hàng Sổ theo dõi Đơn đặt hàng Phiếu xuất kho Bảng tổng hợp hàng bán bị trả lại Báo cáo bán hàng hàng ngày 72 74 79 83 86 vii DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ Số hiệu hình vẽ Tên hình vẽ Trang 2.1 Sơ đồ máy quản lý công ty 39 2.2 2.3 Sơ đồ tổ chức máy kế toán cơng ty Quy trình kiểm sốt hoạt động bán hàng văn phòng 42 51 2.4 2.5 2.6 cơng ty Quy trình kiểm sốt doanh thu văn phòng cơng ty Quy trình kiểm sốt doanh thu trung tâm Quy trình kiểm sốt nợ phải thu khách hàng văn 55 58 61 2.7 3.1 3.2 phòng cơng ty Quy trình kiểm sốt thu tiền mặt văn phòng cơng ty Quy trình kiểm sốt hoạt động bán hàng cơng ty Quy trình kiểm sốt doanh thu công ty 63 76 80 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Trong doanh nghiệp nào, thống mâu thuẫn quyền lợi chung hay riêng người sử dụng lao động với người lao động tồn song song Vấn đề làm để kiểm soát hoạt động người lao động khơng quyền lợi riêng mà làm điều thiệt hại đến lợi ích chung tồn đơn vị Để giải vấn đề trên, cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội (KSNB) thật khoa học hiệu KSNB có vai trò quan trọng công tác quản lý đơn vị Một hệ thống KSNB hữu hiệu giúp giảm bớt nguy rủi ro tiềm ẩn sản xuất kinh doanh đồng thời đảm bảo quản lý, sử dụng tối ưu nguồn lực, góp phần làm tăng thêm mức độ tin cậy báo cáo tài đạt mục tiêu đặt Công ty cổ phần PYMEPHARCO công ty sản xuất dược phẩm, kinh doanh thuốc vật tư thiết bị y tế Hiện tại, công ty có hệ thống phân phối phủ rộng khắp tỉnh nước bao gồm: Hệ thống chi nhánh, hệ thống cửa hàng, hệ thống trung tâm giới thiệu phân phối thuốc, Ngồi thị trường tiêu thụ nước, cơng ty xuất sang nước ngồi Do đó, hoạt động sản xuất bán hàng công ty ngày mở rộng, doanh thu bán hàng ngày gia tăng Hoạt động bán hàng thu tiền phát sinh thường xuyên nên dễ xảy sai sót, gian lận dẫn tới sai lệch nghiêm trọng đến kết kinh doanh Hơn nữa, ban kiểm soát công ty gồm thành viên: thành viên văn phòng cơng ty, thành viên chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh cơng tác kiểm tra ban kiểm sốt khơng thực thường xun, thành viên kiểm sốt kiêm nhiệm nhiều việc khác Vì vậy, cần phải tăng cường cơng tác KSNB để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu hoạt động nhằm đạt tn thủ sách quy trình thiết lập Chính lý trên, tác giả chọn đề tài: “Tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền cơng ty cổ phần PYMEPHARCO” làm luận văn tốt nghiệp Mục tiêu nghiên cứu Luận văn làm sáng tỏ vấn đề lý luận kiểm soát nội bộ, kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp Trên sở nghiên cứu thực trạng KSNB chu trình bán hàng thu tiền công ty cổ phần PYMEPHARCO, luận văn đề xuất số giải pháp thích hợp nhằm tăng cường KSNB chu trình bán hàng thu tiền cơng ty Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền cơng ty cổ phần PYMEPHARCO Phạm vi nghiên cứu: Công ty cổ phần PYMEPHARCO có hệ thống phân phối phủ rộng khắp lãnh thổ Việt Nam Ngồi văn phòng đặt tỉnh Phú Yên, công ty liên kết với công ty cổ phần dược –VTYT Đăk Nông nhằm chiếm lĩnh thị trường Đăk Nơng có đơn vị trực thuộc như: Hệ thống chi nhánh, hệ thống cửa hàng đặt khắp tỉnh nước; hệ thống trung tâm giới thiệu phân phối thuốc, nhà thuốc khắp địa bàn tỉnh Phú Yên Công ty bán theo phương thức bán buôn, bán lẻ nước xuất sang nước (việc xuất thực chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh) Hoạt động xuất bán lẻ chiếm tỷ trọng nhỏ tổng doanh thu công ty Hơn nữa, điều kiện công tác tỉnh Phú Yên nên phạm vi nghiên cứu luận văn tác giả giới hạn việc tìm hiểu thực tế cơng tác KSNB chu trình bán hàng thu tiền theo phương thức bán bn nước văn phòng cơng ty hệ thống trung tâm giới thiệu, phân phối thuốc địa bàn tỉnh Phú Yên Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp trực tiếp thu thập tài liệu thứ cấp -Phương pháp vấn: Ban kiểm sốt, kế tốn trưởng, trưởng phòng nghiệp vụ kinh doanh (NVKD), nhân viên bán hàng nhân viên kế toán liên quan, - Phương pháp đối chiếu Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu kết luận, bố cục đề tài bao gồm ba chương: Chương 1: Cơ sở lý luận kiểm soát nội kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền công ty cổ phần PYMEPHARCO Chương 3: Một số giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền cơng ty cổ phần PYMEPHARCO Tổng quan tài liệu nghiên cứu Hầu hết doanh nghiệp mong muốn tất hoạt động đơn vị hữu hiệu, hiệu quả, báo cáo tài đáng tin cậy, tuân thủ pháp luật quy định Tuy nhiên, tiềm ẩn rủi ro có yếu sai phạm nhà quản lý, đội ngũ nhân viên gây thiệt hại hay giảm hiệu hoạt động doanh nghiệp Vì vậy, việc xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu để kiểm soát mục tiêu đề yêu cầu tất yếu khách quan doanh nghiệp kinh tế Kiểm soát nội nội dung quan tâm kiểm toán viên thực kiểm toán hoạt động, kiểm tốn báo cáo tài hay kiểm tốn tuân thủ Trên giới, khái niệm KSNB đời từ kỷ 19, bổ sung hoàn thiện nhằm phát ngăn chặn gian lận, sai sót tổ chức từ cơng ty kiểm tốn, quan chức Các cơng ty kiểm tốn đầu 90 định ban hành chưa + Tổ kiểm toán nội đột xuất kiểm tra, đối chiếu sổ sách công nợ khách hàng để kiểm tra nhân viên thu tiền khách hàng có nộp cơng ty kịp thời, đầy đủ hay sử dụng cho mục đích cá nhân + Cuối tháng tổ kiểm toán nội kiểm tra trung tâm nộp báo cáo bán hàng công ty thời gian quy định, việc đối chiếu, kiểm tra phận có thực nghiêm túc, quy định, + Cuối tháng đột xuất tổ kiểm tốn nội kiểm tra cơng tác ghi chép doanh thu, nợ phải thu, tiền thu nộp từ việc bán hàng, trung tâm có đầy đủ, xác, kịp thời theo quy định - Tổ chức thực chương trình kiểm tốn phê duyệt thực nhiệm vụ kiểm toán đặc biệt tổng giám đốc yêu cầu - Sau đợt kiểm tra, tổ kiểm toán nội phải thực việc báo cáo kết kiểm tra, kiểm sốt cho ban giám đốc Ngồi ra, tổ kiểm tốn nội cần tập trung rà soát lại thủ tục kiểm soát liên quan đến vấn đề bán hàng thu tiền để tìm điểm chưa chặt chẽ thủ tục kiểm sốt Từ đó, tổ kiểm toán nội ban hành quy định kiểm tra, kiểm soát phù hợp nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý đơn vị - Tổ chức đào tạo huấn luyện kiểm toán viên số cán nhân viên công ty để không ngừng nâng cao trình độ nghiệp vụ lực cơng tác quản lý Như vậy, cơng ty có tổ kiểm toán nội độc lập với thành viên có lực trách nhiệm cao hệ thống kiểm sốt nội cơng ty ln kiểm tra, hồn thiện Hoạt động kiểm tốn nội đánh giá góp phần cải thiện việc quản trị rủi ro, kiểm soát, giám sát Thứ 2: Xây dựng quy định xử phạt nghiêm nhân 91 viên vi phạm quy định mà cơng ty ban hành Hiện nay, trình độ chun môn nhân viên công ty không đồng Một số nhân viên lực hạn chế, trình độ chun mơn chưa phù hợp với vị trí làm việc nên chưa phát huy hết hiệu làm việc việc tuân thủ quy trình cơng ty thiết lập chưa cao Do đó, để quy trình kiểm sốt nội cơng ty ban hành thực nghiêm túc Tổng giám đốc dựa vào đặc điểm công ty vi phạm CBCNV tiến hành xây dựng quy định xử phạt cụ thể trường hợp vi phạm Chẳng hạn, trường hợp bán nợ vượt mức tín dụng cho phép, cơng ty cần có biện pháp xử lý nghiêm kiểm điểm yêu cầu trưởng phòng NVKD hay trưởng trung tâm cam kết thời hạn thu tiền Trường hợp tái phạm không thu hồi nợ trưởng phòng NVKD hay trưởng trung tâm phải đền bù Các quy định sau xây dựng xong phải thông báo hướng dẫn đến phận, CBCNV biết, thực nghiêm túc Mặt khác, công ty phải thường xuyên tổ chức bồi dưỡng, hướng dẫn CBCNV nhận thức thực cách quán quy định, sách ban hành Cơng ty thực kiểm sốt thường xun xử lý nghiêm trường vi phạm giảm bớt gian lận, sai sót xảy ra, nhân viên tuân thủ nghiêm túc quy trình ban hành Thứ 3: Hồn thiện sách nhân cơng ty Tại công ty nay, hạn chế yếu tố người tồn như: số nhân viên bất cẩn việc xử lý chứng từ, ghi chép sổ sách, hiểu sai quy định công ty ban hành Để hệ thống KSNB hữu hiệu cơng ty cần phải xây dựng sách tuyển dụng nhân cụ thể cho vị trí làm việc Sau tuyển dụng xong cần bố trí cơng việc phù hợp với lực ngành nghề đào tạo Công ty cần trọng đến công tác đào tạo, bồi dưỡng tay nghề, đào tạo kỹ 92 mềm cho nhân viên, đặc biệt nhân viên trực tiếp bán hàng thu tiền Ngoài ra, trung tâm có quy mơ nhỏ người quan trọng Hiện tại, trung tâm chưa có thủ quỹ riêng, phụ trách kế toán vừa thu tiền vừa ghi sổ Điều vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm, dễ dẫn đến gian lận, sai sót xảy Cơng ty cần bố trí thêm nhân để đảm bảo khả kiểm tra, kiểm sốt lẫn Như vậy, cơng ty có sách nhân tốt, thành viên cơng ty hiểu rõ trách nhiệm quyền hạn mình, hài lòng điều kiện làm việc Điều giúp cho hệ thống KSNB vận hành tốt, hạn chế gian lận, sai sót xảy giúp công ty đạt mục tiêu đề KẾT LUẬN CHƯƠNG Xuất phát từ hạn chế cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền công ty cổ phần PYMEPHARCO đề cập chương Trong chương 3, luận văn nêu cần thiết phải tăng cường cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền công ty cổ phần PYMEPHARCO Đồng thời, đưa số giải pháp cụ thể thủ tục kiểm soát kiểm tra việc tuân thủ thủ tục KSNB để khắc phục hạn chế tồn tại, nhằm tăng cường công tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền công ty cổ phần PYMEPHARCO KẾT LUẬN 93 Qua thực tế tìm hiểu cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền cơng ty cổ phần PYMEPHARCO kết hợp với nghiên cứu lý luận kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền, luận văn với đề tài: “Tăng cường kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền công ty cổ phần PYMEPHARCO” giải vấn đề sau: Thứ nhất, luận văn sâu nghiên cứu lý luận chung kiểm sốt nội kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp; Thứ hai, nghiên cứu thực trạng cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền cơng ty cổ phần PYMEPHARCO Luận văn đưa hạn chế cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền công ty; Thứ ba, sở nghiên cứu lý luận thực tế cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền đơn vị, luận văn đưa số giải pháp nhằm tăng cường công tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền công ty cổ phần PYMEPHARCO Những giải pháp mà luận văn đưa áp dụng cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền công ty cổ phần PYMEPHARCO nhằm khắc phục hạn chế tồn tại, giúp nâng cao hiệu hệ thống kiểm soát nội công ty 94 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Bộ tài (2001), Chuẩn mực kế tốn Việt Nam số 14 – Doanh thu thu nhập khác [2] Bộ tài (2001), Chuẩn mực kiểm tốn Việt Nam số 400 - Đánh giá rủi ro kiểm sốt nội [3] Bộ tài (2006), Hệ thống tài khoản kế tốn, Nhà xuất tài chính, Hà Nội [4] Bộ tài (2009), Thơng tư 228/2009/TT-BTC hướng dẫn trích lập sử dụng khoản dự phòng, Hà Nội [5] Bộ mơn kiểm tốn, Khoa kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế TP HCM (2005), Kiểm toán, NXB Thống kê, TP HCM [6] Bộ mơn kiểm tốn, Khoa kế tốn – Kiểm tốn, Trường Đại học Kinh tế TP HCM (2010), Kiểm soát nội bộ, NXB Phương Đông, TP HCM [7] Bộ Y tế (2011), Thông tư 16/2011/TT-BYT quy định nguyên tắc sản xuất thuốc từ dược liệu lộ trình áp dụng nguyên tắc, tiêu chuẩn thực hành tốt sản xuất thuốc (GMP) sở sản xuất từ dược liệu Bộ Y tế ban hành, Hà Nội [8] Công ty cổ phần PYMEPHARCO (2008), Bản cáo bạch, Phú Yên [9] Phan Thị Mỹ Liên (2011), Tăng cường kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng công ty cổ phần Gạch men COSEVCO 75 Bình Định, Luận văn thạc sĩ Quản trị kinh doanh, chuyên ngành Kế toán, Đại học Đà Nẵng, Đà Nẵng [10] Bùi Minh Nam (2010), Tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng tiền thu cơng ty cổ phần Kim Khí Miền Trung, Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh, chuyên ngành Kế toán, Đại học Đà Nẵng, Đà Nẵng 95 [11] Trần Thị Thanh Nga (2011), Tăng cường kiểm soát nội doanh thu công ty cổ phần Dược Thiết bị Y tế Đà Nẵng, Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh, chuyên ngành Kế toán, Đại học Đà Nẵng, Đà Nẵng [12] Nguyễn Thị Phương Thảo (2010), Tăng cường kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Viễn Thông Quảng Ngãi, Luận văn thạc sĩ Quản trị kinh doanh, chuyên ngành Kế toán, Đại học Đà Nẵng, Đà Nẵng [13] TS Đoàn Thị Ngọc Trai (2010), Bài giảng kiểm soát nội bộ, Đại học kinh tế Đà Nẵng PHỤ LỤC Phụ lục 01: Hợp đồng đại lý Phụ lục 02: Dự trù thuốc Phụ lục 03: Bảng đối chiếu công nợ Phụ lục 04: Báo cáo tiền mặt trung tâm 178 Trần Hưng Đạo Phụ lục 05: Đơn đặt hàng khách hàng thực khơng trưởng phòng NVKD ký duyệt Phụ lục 06: Hóa đơn GTGT sai tên hàng bị hủy Phụ lục 07: Hóa đơn GTGT ghi sai giá bán bị hủy ... CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN .71 TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO 71 iv 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO ... PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO 72 3.2.1 Hồn thiện thủ tục kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền cơng ty ... 1.2 KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1 Chức chu trình bán hàng thu tiền Chu trình bán hàng thu tiền chu trình quan trọng đơn vị kinh doanh Bởi vì, hiệu chu trình