Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần PYMEPHARCO

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼSố hiệu 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 422.3 Quy trình kiểm soát hoạt động bán hàng tại văn phòng công ty 51 2.4 Quy trình kiểm soát doanh thu tại văn p

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được

ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả luận văn

Đỗ Thị Thanh Lan

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Bố cục đề tài 3

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 3

CHƯƠNG 1 8

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ 8

KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ 8

THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 8

1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 8

1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ 8

1.1.2 Sự cần thiết của kiểm soát nội bộ 10

1.1.3 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ 11

1.1.4 Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ 11

1.1.5 Hạn chế của kiểm soát nội bộ 19

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 20

1.2.1 Chức năng cơ bản của chu trình bán hàng và thu tiền 20

1.2.2 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền 22

1.2.3 Những sai phạm có thể xảy ra của chu trình bán hàng và thu tiền 23

1.2.4 Tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền 24

1.2.5 Thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền 25

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 30 CHƯƠNG 2 31 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH 31 BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO 31

2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO 31 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 31 2.1.2 Đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty 342.2 MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG

TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO 37 2.2.1 Môi trường kiểm soát tại công ty 37 2.2.2 Hệ thống kế toán tại công ty 422.3 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀTHU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO 45 2.3.1 Các chính sách liên quan đến hàng tiêu thụ tại công ty 45 2.3.2 Thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty 48 2.3.3 Khảo sát việc tuân thủ các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty 652.4 MỘT SỐ HẠN CHẾ TRONG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHUTRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦNPYMEPHARCO 67

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 69 CHƯƠNG 3 71 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN 71 TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO 71

3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHUTRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦNPYMEPHARCO 713.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘCHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦNPYMEPHARCO 72 3.2.1 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty 72 3.2.2 Kiểm tra việc tuân thủ các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty 87

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 92 KẾT LUẬN 92 QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN ( bản sao)

PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

02 CBCNV Cán bộ công nhân viên

04 GDP Good Distribution Practices

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ

Số hiệu

2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 422.3 Quy trình kiểm soát hoạt động bán hàng tại văn phòng

công ty

51

2.4 Quy trình kiểm soát doanh thu tại văn phòng công ty 552.5 Quy trình kiểm soát doanh thu tại các trung tâm 582.6 Quy trình kiểm soát nợ phải thu khách hàng tại văn

phòng công ty

61

2.7 Quy trình kiểm soát thu tiền mặt tại văn phòng công ty 633.1 Quy trình kiểm soát hoạt động bán hàng tại công ty 763.2 Quy trình kiểm soát doanh thu tại công ty 80

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong bất kỳ một doanh nghiệp nào, sự thống nhất và mâu thuẫn quyềnlợi chung hay riêng giữa người sử dụng lao động với người lao động luôn tồntại song song Vấn đề là làm thế nào để kiểm soát được các hoạt động củangười lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệthại đến lợi ích chung của toàn đơn vị

Để giải quyết vấn đề trên, cần thiết phải xây dựng một hệ thống kiểmsoát nội bộ (KSNB) thật sự khoa học và hiệu quả KSNB có vai trò quantrọng trong công tác quản lý của đơn vị Một hệ thống KSNB hữu hiệu sẽgiúp giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh đồng thờiđảm bảo quản lý, sử dụng tối ưu các nguồn lực, góp phần làm tăng thêm mức

độ tin cậy của các báo cáo tài chính và đạt được mục tiêu đặt ra

Công ty cổ phần PYMEPHARCO là công ty sản xuất dược phẩm, kinhdoanh thuốc và vật tư thiết bị y tế Hiện tại, công ty có hệ thống phân phốiphủ rộng khắp các tỉnh trong nước bao gồm: Hệ thống chi nhánh, hệ thốngcửa hàng, hệ thống trung tâm giới thiệu và phân phối thuốc, Ngoài thị trườngtiêu thụ trong nước, công ty còn xuất khẩu sang nước ngoài Do đó, hoạt độngsản xuất và bán hàng tại công ty ngày càng mở rộng, doanh thu bán hàng ngàycàng gia tăng Hoạt động bán hàng và thu tiền phát sinh thường xuyên nên dễxảy ra những sai sót, gian lận dẫn tới sai lệch nghiêm trọng đến kết quả kinhdoanh Hơn nữa, ban kiểm soát hiện tại của công ty gồm 3 thành viên: 2 thànhviên ở tại văn phòng công ty, 1 thành viên ở chi nhánh thành phố Hồ ChíMinh và công tác kiểm tra của ban kiểm soát không được thực hiện thườngxuyên, các thành viên kiểm soát còn kiêm nhiệm nhiều việc khác Vì vậy, cầnphải tăng cường công tác KSNB để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót,khuyến khích hiệu quả hoạt động và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính

sách và quy trình được thiết lập

Chính vì những lý do trên, tác giả chọn đề tài: “Tăng cường kiểm soátnội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần PYMEPHARCO”làm luận văn tốt nghiệp

2 Mục tiêu nghiên cứu

Luận văn làm sáng tỏ những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ,kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong các doanh nghiệp

Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng về KSNB chu trình bán hàng và thutiền tại công ty cổ phần PYMEPHARCO, luận văn đề xuất một số giải phápthích hợp nhằm tăng cường KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng vàthu tiền tại công ty cổ phần PYMEPHARCO

Phạm vi nghiên cứu: Công ty cổ phần PYMEPHARCO có hệ thốngphân phối phủ rộng khắp lãnh thổ Việt Nam Ngoài văn phòng chính đặt tạitỉnh Phú Yên, công ty liên kết với công ty cổ phần dược –VTYT Đăk Nôngnhằm chiếm lĩnh thị trường ở Đăk Nông và có các đơn vị trực thuộc như: Hệthống chi nhánh, hệ thống cửa hàng đặt trên khắp các tỉnh trong nước; hệthống trung tâm giới thiệu và phân phối thuốc, các nhà thuốc trên khắp cácđịa bàn trong tỉnh Phú Yên Công ty bán theo phương thức bán buôn, bán lẻtrong nước và xuất khẩu sang nước ngoài (việc xuất khẩu được thực hiện tạichi nhánh thành phố Hồ Chí Minh) Hoạt động xuất khẩu và bán lẻ chiếm tỷtrọng rất nhỏ trong tổng doanh thu của công ty Hơn nữa, do điều kiện côngtác tại tỉnh Phú Yên nên phạm vi nghiên cứu của luận văn tác giả giới hạntrong việc tìm hiểu thực tế công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền theophương thức bán buôn trong nước tại văn phòng công ty và hệ thống trungtâm giới thiệu, phân phối thuốc trên địa bàn tỉnh Phú Yên

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp trực tiếp thu thập tài liệu thứ cấp

-Phương pháp phỏng vấn: Ban kiểm soát, kế toán trưởng, trưởng phòngnghiệp vụ kinh doanh (NVKD), các nhân viên bán hàng và nhân viên kế toánliên quan,

- Phương pháp đối chiếu

5 Bố cục đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận, bố cục đề tài bao gồm ba chương:Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ chutrình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiềntại công ty cổ phần PYMEPHARCO

Chương 3: Một số giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chutrình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần PYMEPHARCO

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Hầu hết mọi doanh nghiệp đều mong muốn tất cả các hoạt động trongđơn vị hữu hiệu, hiệu quả, báo cáo tài chính đáng tin cậy, tuân thủ pháp luật

và các quy định Tuy nhiên, luôn tiềm ẩn rủi ro do có những yếu kém hoặc saiphạm của các nhà quản lý, đội ngũ nhân viên gây thiệt hại hay giảm hiệu quảhoạt động của doanh nghiệp Vì vậy, việc xây dựng một hệ thống KSNB hữuhiệu để kiểm soát được các mục tiêu đề ra là yêu cầu tất yếu khách quan đốivới mọi doanh nghiệp trong nền kinh tế hiện nay Kiểm soát nội bộ cũng làmột nội dung quan tâm của các kiểm toán viên khi thực hiện kiểm toán hoạtđộng, kiểm toán báo cáo tài chính hay kiểm toán tuân thủ

Trên thế giới, khái niệm KSNB đã ra đời từ thế kỷ 19, được bổ sunghoàn thiện nhằm phát hiện và ngăn chặn những gian lận, sai sót của một tổchức từ các công ty kiểm toán, cơ quan chức năng Các công ty kiểm toán đầu

tiên trên thế giới có nguồn gốc từ Anh quốc, sau đó lan rộng sang các quốcgia khác Một trong những công ty kiểm toán đầu tiên được thành lập là công

ty Price Waterhouse Sau đó, KSNB được phát triển thành một hệ thống lýluận tương đối hoàn chỉnh thông qua báo cáo COSO năm 1992 Năm 2004COSO chính thức ban hành hệ thống quản trị rủi ro doanh nghiệp (ERM –Enterprise Risk Management Framework) Báo cáo năm 2004 được xây dựngtrên cơ sở phát triển báo cáo năm 1992 và tích hợp với quản trị rủi ro tại cácđơn vị Báo cáo COSO năm 2004 xác định được những tiêu chuẩn làm cơ sở

để đánh giá rủi ro cũng như đề xuất xây dựng chu trình quản lý rủi ro hiệu quảtrong công tác quản lý

Ở Việt nam, KSNB đã tồn tại và phát triển nhưng phần lớn còn tồn tạinhiều yếu kém, chưa phát huy hết vai trò công cụ quản lý của doanh nghiệp.Nhiều doanh nghiệp Việt Nam chưa xây dựng được một hệ thống KSNB hữuhiệu phù hợp với đặc điểm của đơn vị mình Phương pháp quản lý của nhiềucông ty còn lỏng lẻo, thiếu những quy chế hoạt động, vi phạm nguyên tắc bấtkiêm nhiệm khi phân công công việc cho nhân viên và thiếu sự kiểm tra chéogiữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận

Nghiên cứu lý luận về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp có Bộ mônkiểm toán, Khoa kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế TP HCM

(2010), Kiểm soát nội bộ, NXB Phương Đông, TP HCM Tác giả đã trình bày

các nội dung cơ bản của hệ thống KSNB theo khuôn mẫu của COSO, kiểmsoát nội bộ trong một số chu trình nghiệp vụ hay tài sản chủ yếu Ngoài ra, tácgiả đã trình bày các loại gian lận và biện pháp phòng ngừa

Nghiên cứu thực tế về vấn đề KSNB trong các doanh nghiệp trước đây

đã có nhiều nghiên cứu như: Kiểm soát nội bộ thu chi, kiểm soát nội bộ chutrình mua hàng và thanh toán, kiểm soát nội bộ doanh thu, kiểm soát nội bộchi phí sản xuất Bên cạnh đó, kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

trong các doanh nghiệp cũng là một nội dung nghiên cứu hết sức quan trọng.Bởi vì, kiểm soát chặt chẽ được chu trình bán hàng và thu tiền sẽ giúp doanhnghiệp đạt được hiệu quả cao Nghiên cứu thực tế về vấn đề KSNB đối vớihoạt động bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp có các đề tài sau:

Đề tài của tác giả Bùi Văn Nam (2010), Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần kim khí Miền Trung, luận

văn thạc sĩ Quản trị kinh doanh, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng.Trong đề tài này, tác giả sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và sửdụng các phương pháp cụ thể như: quan sát, đối chiếu, bình luận và phân tích.Luận văn đã hệ thống hoá lý luận về kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ chutrình bán hàng và thu tiền trong các doanh nghiệp Trên cơ sở nghiên cứu lýluận và thực tế công tác kiểm soát tại đơn vị, tác giả đã đưa ra một số giảipháp nhằm tăng cường công tác kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng

và thu tiền tại công ty cổ phần kim khí Miền Trung

Đề tài của tác giả Nguyễn Thị Phương Thảo (2010), Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Viễn Thông Quảng Ngãi, luận

văn thạc sĩ Quản trị kinh doanh, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng Tácgiả đã sử dụng các phương pháp phân tích, so sánh, đối chiếu, chứng minh,…

để làm rõ vấn đề cần nghiên cứu Luận văn đã nêu bậc các đặc điểm khác biệttrong hoạt động sản xuất kinh doanh viễn thông ảnh hưởng đến kiểm soát nội

bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong các doanh nghiệp viễn thông Ngoài

ra, đề tài đi sâu nghiên cứu, phân tích thực tế công tác kiểm soát nội bộ chutrình bán hàng và thu tiền, chỉ rõ những hạn chế còn tồn tại trong đơn vị cầnphải khắc phục Từ đó, luận văn đã đưa ra được những giải pháp nhằm tăngcường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Viễn thông QuảngNgãi

Đề tài của tác giả Phan Thị Mỹ Liên (2011), Tăng cường kiểm soát nội

bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại công ty cổ phần Gạch men COSEVCO 75 Bình Định, luận văn thạc sĩ Quản trị kinh doanh, chuyên ngành

kế toán, Đại học Đà Nẵng Trong đề tài, tác giả sử dụng các phương pháp cụthể như: quan sát, phỏng vấn trực tiếp, thu thập – xử lý tài liệu, sổ sánh, nhằm làm rõ thực trạng công tác kiểm soát doanh thu và tiền thu bán hàng tạicông ty Luận văn đã chỉ ra được những tồn tại và đưa ra được những giảipháp nhằm tăng cường KSNB đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại công

ty cổ phần Gạch men COSEVCO 75 Bình Định

Tất cả những đề tài trên đều chưa nghiên cứu về KSNB đối với hoạtđộng bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp kinh doanh dược phẩm Nghiêncứu gần đây về vấn đề KSNB đối với hoạt động bán hàng và thu tiền trong

doanh nghiệp kinh doanh dược phẩm có đề tài của tác giả Trần Thị Thanh Nga (2011), Tăng cường kiểm soát nội bộ doanh thu tại công ty cổ phần Dược Thiết bị Y tế Đà Nẵng, luận văn thạc sĩ Quản trị kinh doanh, chuyên

ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng Tác giả sử dụng phương pháp luận duy vậtbiện chứng, duy vật lịch sử, phương pháp phân tích đánh giá, để làm rõ vấn

đề cần nghiên cứu Tuy nhiên, đề tài này chỉ tập trung nghiên cứu về kiểmsoát hoạt động doanh thu trong đơn vị

Công ty cổ phần PYMEPHARCO sản xuất và mua bán kinh doanh trên1.000 sản phẩm bao gồm thuốc, trang thiết bị, dụng cụ y tế (trong đó công tysản xuất gần 400 sản phẩm thuốc) Sản phẩm của công ty rất đa dạng vàkhách hàng chủ yếu là những đơn vị có giấy phép kinh doanh về y dược như:Bệnh viện, công ty Dược, trung tâm y tế, quầy thuốc, đại lý thuốc, Công ty

đã hình thành được hệ thống phân phối phủ rộng khắp lãnh thổ Việt Nam với

hệ thống chi nhánh, hệ thống cửa hàng, hệ thống trung tâm giới thiệu và phânphối thuốc, và xuất khẩu sang nước ngoài Để kiểm soát được hoạt động bánhàng và thu tiền, công ty đã ban hành các quy trình KSNB bán hàng và thu

tiền tại đơn vị Tuy nhiên, hệ thống KSNB tại công ty cổ phầnPYMEPHARCO còn nhiều hạn chế nhưng chưa có đề tài nào nghiên cứu Vìvậy, luận văn sẽ tập trung nghiên cứu về vấn đề “Tăng cường kiểm soát nội

bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần PYMEPHARCO” Công

ty bán hàng theo phương thức bán buôn, bán lẻ trong nước và xuất khẩu sangnước ngoài Việc xuất khẩu hàng được thực hiện tại chi nhánh thành phố HồChí Minh Do đó, tác giả chủ yếu đi sâu nghiên cứu kiểm soát hoạt động bánbuôn trong nước tại văn phòng công ty và 03 trung tâm giới thiệu, phân phốithuốc trên địa bàn tỉnh Phú Yên Trong đề tài, tác giả sử dụng các phươngpháp cụ thể như: Thu thập tài liệu thứ cấp, quan sát, phỏng vấn trực tiếp, đốichiếu, để làm rõ vấn đề nghiên cứu

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ

KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ

THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP

1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ

Trong doanh nghiệp KSNB luôn là một khâu quan trọng trong mọi quytrình quản trị Các nhà quản lý thường chú tâm đến việc hoàn thành và duy trìcác hoạt động kiểm soát để đạt được các mục tiêu của tổ chức Khái niệmKSNB từ lâu đã được hình thành và phát triển dần để trở thành một hệ thống

lý luận về vấn đề kiểm soát trong tổ chức Quá trình nhận thức và nghiên cứuKSNB đã dẫn đến sự hình thành nhiều định nghĩa khác nhau, dưới đây trìnhbày một số quan điểm cơ bản về KSNB

- Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (International Federation ofAccountants - IFAC): KSNB là một hệ thống gồm các chính sách, thủ tụcđược thiết lập tại đơn vị nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu sau:

+ Bảo vệ tài sản của đơn vị

+ Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin

+ Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý

+ Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý

- Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VAS 400) : “KSNB là các quyđịnh và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụngnhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định, để kiểm tra,kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chínhtrung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của

đơn vị” [2, tr.2]

- Theo quan điểm của Ủy Ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việcchống gian lận về báo cáo tài chính (COSO - Committed Of SponsoringOrganization): “KSNB là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hộiđồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một

sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây:

+ Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động;

+ Sự tin cậy của báo cáo tài chính;

+ Sự tuân thủ pháp luật và các quy định” [6, tr.2]

Như vậy, qua những khái niệm nêu trên, để hiểu rõ KSNB cần lưu ýnhững nội dung cơ bản sau:

+ Kiểm soát nội bộ là một quá trình: Các hoạt động của đơn vị được

thực hiện thông qua quá trình lập kế hoạch, thực hiện và giám sát Các đơn vịcần kiểm soát các hoạt động của mình để đạt mục tiêu đề ra KSNB là mộtchuỗi các hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và đượckết hợp với nhau thành một thể thống nhất Quá trình kiểm soát là phươngtiện để giúp đơn vị đạt được các mục tiêu của mình

+ Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người : Kiểm soátnội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu,…mà phảibao gồm cả những con người trong tổ chức như hội đồng quản trị, ban giámđốc, các nhân viên khác Chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chếkiểm soát và vận hành kiểm soát nội bộ

+ Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: KSNB có thể

ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo tuyệt đối làcác mục tiêu sẽ được thực hiện Bởi vì, khi KSNB những yếu kém của conngười có thể xảy ra các sai phạm dẫn đến không đạt được các mục tiêu

Như vậy, KSNB là những phương pháp và chính sách được thiết lập

bởi các nhà quản lý trong phạm vi một đơn vị để tự kiểm tra, giám sát cáchoạt động nhằm ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quảhoạt động, đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập

1.1.2 Sự cần thiết của kiểm soát nội bộ

Trong nền kinh tế thị trường phát triển mạnh mẽ và sự cạnh tranh ngàycàng gay gắt hiện nay, các doanh nghiệp luôn phải đứng trước các cơ hội vàthách thức Mỗi doanh nghiệp phải tự khẳng định vị trí của mình trên thịtrường không chỉ bằng các chiêu thức giá cả, chất lượng sản phẩm, dịch vụ…

mà còn cần thiết phải chú ý đến công tác kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ các hoạtđộng tại đơn vị Vì thế, mỗi doanh nghiệp đều xây dựng cho đơn vị mìnhnhững chính sách, quy định chung và yêu cầu toàn thể nhân viên phải thựchiện Tuy nhiên, việc kiểm tra, kiểm soát còn mang tính hình thức, chưa cóquy chế hoạt động cụ thể và trình độ nhân viên chưa đáp ứng được yêu cầuđặt ra, Do đó, hiệu quả của công tác kiểm tra, kiểm soát tại các doanh nghiệpchưa đạt kết quả như mong muốn Doanh nghiệp cần thiết phải xây dựng một

hệ thống KSNB thật sự khoa học và hiệu quả

Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ đem lại cho đơn vị các lợi ích như:Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh; bảo vệ tài sảnkhông bị hư hỏng, mất mát hay sử dụng sai mục đích; đảm bảo tính chính xác

và tin cậy của các số liệu kế toán trên báo cáo tài chính; đảm bảo mọi thànhviên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như cácquy định của luật pháp; đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưucác nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra; bảo vệ quyền lợi và tạo dựng lòngtin của nhà đầu tư hay cổ đông

Như vậy, bất kỳ đơn vị nào cũng cần xây dựng một hệ thống KSNBkhoa học, phù hợp và được vận hành một cách hữu hiệu để đạt mục tiêu đơn

vị đặt ra

1.1.3 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

Các mục tiêu trong một đơn vị rất đa dạng nhưng có thể phân thành baloại như sau:

- Mục tiêu hoạt động: Đây là mục tiêu liên quan đến tính hữu hiệu vàhiệu quả của các hoạt động Kiểm soát nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụnghiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần,thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị

- Mục tiêu báo cáo tài chính: Thông tin kế toán tài chính có vai trò quantrọng đối với nhà quản lý đơn vị và các đối tượng liên quan khác bên ngoài.KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính.Báo cáo tài chính lập phải phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiệnhành Báo cáo tài chính trung thực, đáng tin cậy là cơ sở để nhà quản lý đơn

vị đưa ra các quyết định đúng đắn và là điều kiện để thu hút nhà đầu tư, ngườicho vay, khách hàng, nhà cung cấp

- Mục tiêu tuân thủ: Hệ thống KSNB được thiết lập trong đơn vị phảiđảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định Sau khi thiết lậpxong hệ thống KSNB phải được phổ biến đến từng nhân viên trong đơn vị vàhướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy địnhnội bộ của đơn vị nhằm bảo đảm đạt được những mục tiêu của đơn vị

1.1.4 Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống KSNB bao gồm các thành phần chủ yếu: Môi trường kiểmsoát; hệ thống kế toán; đánh giá rủi ro; hoạt động kiểm soát (các thủ tục kiểmsoát); giám sát (Kiểm toán nội bộ)

a Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức, thái độ, hành động của ngườiquản lý trong đơn vị đối với kiểm soát và tầm quan trọng của kiểm soát Môitrường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của đơn vị, tác động đến ý thức

kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị Nó được xem là nền tảng đối vớicác bộ phận khác của KSNB Sự kiểm soát hữu hiệu của một tổ chức phụthuộc rất nhiều vào thái độ của người quản lý đối với vấn đề kiểm soát Cácnhân tố của môi trường kiểm soát bao gồm :

(1) Tính trung thực và các giá trị đạo đức: Sự hữu hiệu của hệ thống

KSNB trước tiên phụ thuộc trực tiếp vào tính trung thực và sự tôn trọng cácgiá trị đạo đức của những người liên quan đến các quá trình kiểm soát Để đạtđược yêu cầu này, những nhà quản lý cấp cao phải xây dựng các chính sách,các quy định về tính trung thực và giá trị đạo đức Những nhà quản lý cấp caocần phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chính sách, quy định vàcần phải phổ biến những quy định đến mọi thành viên trong đơn vị Tínhtrung thực và giá trị đạo đức là nhân tố quan trọng của môi trường kiểm soát,

nó tác động đến việc thiết kế, thực hiện, giám sát các nhân tố khác của KSNB.Tuy nhiên, để nâng cao tính trung thực và giá trị đạo đức phải loại trừ hoặcgiảm thiểu những sức ép hay điều kiện có thể dẫn đến nhân viên có hành vithiếu trung thực

(2) Cam kết về năng lực: Năng lực phản ánh kiến thức và kỹ năng cần

thiết để hoàn thành một nhiệm vụ nhất định Do đó, nhà quản lý nên tuyểndụng các nhân viên có trình độ đào tạo và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụđược giao và phải giám sát, huấn luyện họ đầy đủ và thường xuyên

(3) Hội đồng quản trị, ủy ban kiểm toán và triết lý quản lý, phong cách

điều hành của nhà quản lý: Môi trường kiểm soát chịu sự ảnh hưởng đáng kể

của hội đồng quản trị và ủy ban kiểm toán Ủy ban kiểm toán đóng góp quantrọng cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị, thông qua việc giám sát sựtuân thủ pháp luật, lập báo cáo tài chính, giữ sự độc lập của kiểm toán nội bộ,

…Để đánh giá sự hữu hiệu của hội đồng quản trị hoặc ủy ban kiểm toán thôngqua các nhân tố như mức độ độc lập, kinh nghiệm và uy tín của các thành

viên trong hội đồng quản trị hoặc ủy ban kiểm toán.

Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quảnlý; phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và cả thái độ của họkhi điều hành đơn vị Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hànhảnh hưởng đến môi trường kiểm soát Ngoài ra, triết lý quản lý và phong cáchđiều hành cũng được phản ánh trong cách thức nhà quản lý sử dụng các kênhthông tin và quan hệ với cấp dưới [5, tr.73]

(4) Cơ cấu tổ chức bộ máy và việc phân định quyền hạn, trách nhiệm:

Cơ cấu tổ chức là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộphận trong đơn vị nhằm đạt được các mục tiêu đề ra Một cơ cấu tổ chức tốtphải xác định rõ, đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong hệ thống,mối quan hệ phối hợp và sự phân chia quyền lực, trách nhiệm rõ ràng Vì vậy,khi xây dựng một cơ cấu tổ chức phải xác định được các vị trí then chốt vớiquyền hạn, trách nhiệm và các cách thức báo cáo phù hợp

Phân định quyền hạn và trách nhiệm là việc cụ thể hoá quyền hạn, tráchnhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị Mỗi thành viênkhi được phân quyền hạn và trách nhiệm thì họ hiểu rõ vị trí, quyền hạn,nhiệm vụ của mình trong mỗi hoạt động để hoàn thành công việc Do đó, khi

mô tả công việc cần diễn giải bằng những nhiệm vụ cụ thể của từng thànhviên và quan hệ về mặt báo cáo của những thành viên này

(5) Chính sách nhân sự: Con người là chủ thể trong mọi hoạt động của

tổ chức, là yếu tố quan trọng nhất trong hoạt động KSNB Nếu nhân viên cónăng lực, trung thực và làm việc hiệu quả, mặc dù những nội dung kiểm soát

có thể không có nhưng báo cáo tài chính vẫn có thể đạt được kết quả tin cậy.Ngược lại, nhân viên không trung thực và làm việc không hiệu quả có thểlúng túng và làm giảm hiệu lực của hệ thống kiểm soát ngay cả khi có nhiềunội dung kiểm soát hỗ trợ Chính vì vậy, đơn vị phải quản lý và quan tâm đến

đội ngũ nhân viên của mình bằng việc thiết lập một chính sách nhân sự phùhợp Chính sách nhân sự là chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việctuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt và khen thưởngcho các nhân viên Một chính sách nhân sự đúng đắn sẽ có những nhân viên

có năng lực, đáng tin cậy trong việc tạo nên sự kiểm soát có hiệu quả

b Đánh giá rủi ro

Mọi hoạt động diễn ra trong đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro vàkhó có thể kiểm soát tất cả Rủi ro là những nguy cơ làm cho mục tiêu của tổchức không được thực hiện Những rủi ro có thể phát sinh do bản thân đơn vịhay từ môi trường bên ngoài Vì thế, để hạn chế rủi ro ở mức chấp nhận đượcthì người quản lý phải xác định được mục tiêu của đơn vị, nhận dạng, phântích và đánh giá rủi ro từ đó có thể kiểm soát được rủi ro

- Xác định mục tiêu: Việc xác định mục tiêu của đơn vị là điều kiện tiênquyết để đánh giá rủi ro Bởi vì, một sự kiện có thể trở thành một rủi ro củađơn vị hay không tùy vào mức độ tác động tiêu cực của nó đến mục tiêu củađơn vị Việc xác định mục tiêu có thể được thực hiện bằng cách ban hành cácvăn bản hoặc qua phát biểu hàng ngày của người quản lý

- Nhận dạng rủi ro: Rủi ro của đơn vị thường do những yếu tố bên trong

và bên ngoài Các yếu tố bên trong như sự gián đoạn trong tiến trình xử lý hệthống thông tin, trình độ năng lực của nhân viên, thay đổi cán bộ quản lý, bộphận quản lý chất lượng yếu,…Các yếu tố bên ngoài như sự phát triển kỹthuật, nhu cầu của khách hàng thay đổi, sự cải tiến sản phẩm của đối thủ cạnhtranh, sự thay đổi các chính sách của Nhà nước về môi trường pháp lý và thịtrường tiền tệ, Người quản lý có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhaunhư sử dụng các phương tiện dự báo, phân tích các dữ liệu quá khứ và rà soátthường xuyên các hoạt động để nhận dạng rủi ro Rủi ro của doanh nghiệpđược chia làm 3 loại: Rủi ro kinh doanh, rủi ro hoạt động và rủi ro tuân thủ

- Phân tích và đánh giá rủi ro: Sau khi đã nhận dạng được rủi ro ở đơn

vị, cần tiến hành phân tích và đánh giá rủi ro Việc đánh giá rủi ro dựa trên haiyếu tố đó là xác suất xảy ra rủi ro và mức độ thiệt hại nếu rủi ro xảy ra, thểhiện qua ma trận sau:

Xác suất xảy ra rủi ro

ro cao và xác suất xảy ra rủi ro cao thì rủi ro của doanh nghiệp ở mức caonhất, cần phải tập trung chú ý Việc đánh giá rủi ro cần được xem xét lạithường xuyên [13, tr.14]

c Thủ tục kiểm soát

Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của các thủtục kiểm soát Tuy nhiên, môi trường kiểm soát tốt tự nó chưa đủ đảm bảotính hiệu quả của toàn bộ hệ thống KSNB Vì vậy, để có một hệ thống KSNBhiệu quả, ngoài môi trường kiểm soát tốt đơn vị cần phải thiết lập và thực hiệnnghiêm túc các thủ tục kiểm soát

Thủ tục kiểm soát: Là các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vịthiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụthể Trong đơn vị thường có các thủ tục kiểm soát chủ yếu sau:

- Kiểm soát về việc phân chia trách nhiệm đầy đủ: Phân chia trách

nhiệm là không cho phép một thành viên nào được giải quyết mọi mặt của

nghiệp vụ từ khi phát sinh cho đến khi kết thúc Phân chia trách nhiệm hợp lý

sẽ làm giảm thiểu các cơ hội dẫn đến sai sót và gian lận cũng như giúp pháthiện ra các sai sót, gian lận trong quá trình thực hiện Khi phân chia tráchnhiệm cần phải tách biệt các chức năng như sau:

+ Chức năng kế toán với chức năng bảo quản tài sản: Nhân viên ghichép sổ sách kế toán về tài sản không được kiêm luôn việc bảo quản tài sản

đó Nếu một nhân viên kiêm nhiệm hai chức năng này có thể tạo ra rủi ro lànhân viên đó tự ý sử dụng tài sản để phục vụ cho lợi ích cá nhân, sau đó điềuchỉnh ghi sổ sách để che giấu sai phạm của mình

+ Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản:Nghĩa là nhân viên nào được giao nhiệm vụ phê chuẩn nghiệp vụ thì khôngđược kiêm bảo quản tài sản được phê chuẩn để tránh khả năng gian lận Cụthể, một nhân viên vừa phê chuẩn việc mua hàng lại vừa bảo quản hàng mua

về dễ dẫn đến việc lấy cắp hàng và lại phê chuẩn mua thêm để bù đắp cho sựthiếu hụt

+ Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán: Nên tách biệt

bộ phận thực hiện nghiệp vụ với bộ phận ghi chép sổ sách và báo cáo Nếu mộtnhân viên kiêm nhiệm hai chức năng này dễ xảy ra gian lận, sai sót và báo cáo

bị sai lệch

- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ: Để thông tin

đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tínhchính xác, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ Các hệ thống thông tinngày nay được xử lý phần lớn bằng các chương trình trên máy tính kết hợpvới một số thủ tục được xử lý thủ công bởi con người Vì vậy, kiểm soát quátrình xử lý thông tin có thể chia ra làm hai loại chính đó là kiểm soát chung vàkiểm soát ứng dụng

Kiểm soát chung là thủ tục kiểm soát áp dụng cho tất cả các hệ thống

ứng dụng nhằm đảm bảo cho hệ thống này được thực hiện liên tục và ổn định.Kiểm soát chung bao gồm: Kiểm soát hoạt động của trung tâm dữ liệu, cácphần mềm hệ thống, kiểm soát truy cập và kiểm soát các hệ thống ứng dụng.

Kiểm soát ứng dụng là những thủ tục kiểm soát áp dụng cho từng hệthống cụ thể Kiểm soát ứng dụng phải đảm bảo dữ liệu được nhập vào, quátrình xử lý và dữ liệu đầu ra một cách chính xác, đầy đủ Để kiểm soát mộtcách hiệu quả có thể kết hợp giữa kiểm soát bằng máy tính và kiểm soát thủcông Chẳng hạn, các báo cáo in ra từ máy tính sẽ được một nhân viên độc lậpkiểm tra lại với các chứng từ gốc lưu tại đơn vị

Kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng có sự liên quan mật thiết và hỗtrợ lẫn nhau Kiểm soát chung rất cần để đảm bảo cho sự vận hành của kiểmsoát ứng dụng Ngược lại, kiểm soát ứng dụng giúp phát hiện vấn đề, đưa racác đề xuất để sửa đổi và hoàn thiện hệ thống

- Kiểm soát vật chất: Là các thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo cho tài

sản của đơn vị được bảo vệ một cách chặt chẽ Định kỳ, tiến hành kiểm kê tàisản thực tế hiện có và đối chiếu với số liệu trên sổ sách Nếu xảy ra chênhlệch cần phải điều tra và xem xét nguyên nhân, từ đó phát hiện được nhữngyếu kém của các thủ tục bảo vệ tài sản và sổ sách có liên quan

- Kiểm soát độc lập và soát xét lại việc thực hiện: Khi hệ thống kiểm

soát nội bộ bị giảm sút tính hữu hiệu thì các đơn vị cần phải kiểm soát độclập Kiểm soát độc lập là việc kiểm tra được tiến hành bởi cá nhân hoặc bộphận khác với cá nhân hoặc bộ phận đang thực hiện nghiệp vụ Bên cạnh việckiểm soát độc lập đơn vị cần soát xét lại việc thực hiện Soát xét lại việc thựchiện là so sánh giữa kết quả thực hiện với số liệu dự toán, kế hoạch hay kỳtrước để phát hiện những biến động bất thường giúp nhà quản lý có biện phápchấn chỉnh kịp thời

d Hệ thống kế toán

Hệ thống kế toán: Là các quy định về kế toán và các thủ tục kế toán màđơn vị áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính.

Quá trình vận động của hệ thống kế toán là quá trình ghi nhận, phânloại, tính toán, xử lý và tổng hợp Thông qua các hoạt động này, hệ thống kếtoán cung cấp những thông tin cần thiết cho nhà quản lý và giúp kiểm soátđược các hoạt động của đơn vị Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đạt đượccác mục tiêu sau:

- Xác định và ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật

- Các nghiệp vụ diễn giải một cách chi tiết, đầy đủ để phân loại đúngcác nghiệp vụ

- Phải đo lường giá trị của các nghiệp vụ để ghi chép đúng giá trị

- Các nghiệp vụ kinh tế phải xác định và ghi chép đúng kỳ hạn

- Trình bày đúng, đầy đủ thông tin cần thiết trên báo cáo tài chính

Để đạt được các điều trên, hai bộ phận quan trọng trong hệ thống kếtoán cần chú ý đó là chứng từ và sổ sách kế toán

- Chứng từ đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kế toán của đơn vị.Lập chứng từ kế toán là giai đoạn đầu tiên và rất quan trọng trong quá trình

xử lý số liệu kế toán Chứng từ cho phép kiểm tra, giám sát và giúp ngăn chặnkịp thời các hành vi sai phạm để bảo vệ tài sản của đơn vị Ngoài ra, chứng từcòn là căn cứ pháp lý để giải quyết tranh chấp giữa các đối tượng

- Sổ sách kế toán là giai đoạn trung gian để xử lý số liệu kế toán từnhững chứng từ ban đầu nhằm cung cấp thông tin tổng hợp trên các báo cáotài chính Hệ thống sổ sách kế toán có vai trò quan trọng trong KSNB Một hệthống sổ sách kế toán khoa học sẽ góp phần đáng kể trong bảo vệ tài sản nhờ

ở chức năng kiểm tra, giám sát ngay trong quy trình thực hiện nghiệp vụ Việcghi nhận thông tin từ những chứng từ ban đầu cho đến việc ghi chép và lậpbáo cáo tài chính sẽ giúp cho nhà quản lý có thể kiểm tra, đánh giá sự chấp

hành những thủ tục kiểm soát trong quá trình xử lý Báo cáo tài chính cungcấp cho nhà quản lý đơn vị những thông tin cơ bản cho việc ra các quyết địnhquản lý và những đối tượng quan tâm đến báo cáo tài chính của đơn vị.

Ngoài ra, để hệ thống kế toán được vận hành tốt cần có sơ đồ hạchtoán Sơ đồ hạch toán giúp xử lý các nghiệp vụ đúng đắn và thống nhất trongđơn vị đồng thời giúp kiểm soát được những sai sót trong hạch toán

e Giám sát

Giám sát là một bộ phận của hệ thống KSNB Giám sát là xác định hệthống KSNB có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần thiết phảisửa đổi chúng cho phù hợp với sự phát triển của đơn vị hay không Ở nhữngđơn vị có quy mô nhỏ, các hoạt động thường đơn giản, rủi ro xảy ra ít Do đó,nhà quản lý tự thực hiện việc kiểm tra và đánh giá về những chính sách, cácthủ tục kiểm soát trong đơn vị Tuy nhiên, đối với những đơn vị có quy môlớn, các hoạt động xảy ra nhiều, phức tạp, dễ xảy ra rủi ro Vì thế cần thiết có

bộ phận kiểm toán nội bộ để giúp nhà quản lý thực hiện tốt việc kiểm tra,đánh giá sự tuân thủ các chính sách và thủ tục kiểm soát Kiểm toán nội bộ là

bộ phận độc lập trong đơn vị có chức năng kiểm tra, đánh giá và đề xuấtnhững cải tiến các hoạt động của đơn vị nhằm đạt được những mục tiêu đề ra

1.1.5 Hạn chế của kiểm soát nội bộ

Một hệ thống KSNB dù được xây dựng hoàn hảo về cấu trúc đến đâuthì hiệu quả của nó vẫn phụ thuộc vào năng lực làm việc của con người Dovậy, hệ thống KSNB chỉ có thể giúp hạn chế tối đa những sai phạm Bên cạnh

đó, hệ thống KSNB còn có những hạn chế do những nguyên nhân sau:

- Về chủ quan: Sự thông đồng của các nhân viên bên trong và bênngoài đơn vị để gian lận; những người chịu trách nhiệm thực hiện KSNB lạmdụng quyền hạn của mình nhằm phục vụ lợi ích riêng

- Về khách quan: Do những hạn chế về năng lực của con người như sự

vô ý, bất cẩn, sai sót về xét đoán hoặc do không hiểu rõ yêu cầu công việc;phần lớn công tác kiểm tra nội bộ thường nhằm vào những nghiệp vụ thườngxuyên phát sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ bất thường hay các thủ tụckiểm soát bị lạc hậu và do yêu cầu của nhà quản lý thường là chi phí bỏ ra chohoạt động kiểm soát ít hơn giá trị thiệt hại ước tính do gian lận, sai sót gây ra.

Từ những hạn chế của hệ thống KSNB giúp nhà quản lý có những biệnpháp, chính sách, thủ tục kiểm soát bổ sung, sửa đổi thường xuyên cho phùhợp sự phát triển của đơn vị nhằm đạt được những mục tiêu của đơn vị

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Chức năng cơ bản của chu trình bán hàng và thu tiền

Chu trình bán hàng và thu tiền là một chu trình quan trọng của các đơn

vị kinh doanh Bởi vì, hiệu quả chu trình này có ảnh hưởng rất lớn đến hiệuquả hoạt động kinh doanh của toàn đơn vị

Trong thực tế, chu trình bán hàng và thu tiền trong một đơn vị thườngbao gồm các chức năng như: Xử lý Đơn đặt hàng của người mua, xét duyệtbán chịu, chuyển giao hàng hoá, lập Hoá đơn bán hàng, xử lý và ghi sổ doanhthu bán hàng và thu tiền, lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và xoá sổ cáckhoản nợ không thu hồi được

- Xử lý Đơn đặt hàng của người mua: Việc đặt hàng của người mua có

thể là Đơn đặt hàng, Phiếu yêu cầu mua hàng, yêu cầu qua thư, fax, điệnthoại Trên cơ sở đặt hàng của người mua, bộ phận bán hàng xem xét khảnăng cung ứng của đơn vị và ra quyết định bán hàng thông qua việc ký kếthợp đồng bán hàng hóa, dịch vụ Do đó, việc đặt hàng của khách hàng là điểmbắt đầu của toàn bộ chu trình bán hàng và thu tiền

- Xét duyệt bán chịu: Mục tiêu của hoạt động bán hàng là thu được tiền.

Do đó, ngay từ thoả thuận ban đầu, doanh nghiệp cần đánh giá khả năng

thanh toán của khách hàng để quyết định bán chịu một phần hay toàn bộ lôhàng theo Đơn đặt hàng với thời gian thanh toán bao lâu hoặc không chấpnhận bán hàng Quyết định này được thể hiện trên hợp đồng kinh tế như mộtđiều kiện đã được thỏa thuận trong quan hệ mua bán Việc xét duyệt bán chịu

là một khâu quan trọng trong chu trình bán hàng và thu tiền Vì vậy, việc xétduyệt bán chịu được thực hiện nghiêm túc, chặt chẽ thì khả năng thu hồi cáckhoản nợ là cao và ngược lại thì khả năng thu hồi các khoản nợ thấp và có thểkhông thu hồi được

- Chuyển giao hàng hoá: Căn cứ lệnh bán hàng đã được cấp có thẩm

quyền phê duyệt, thủ kho tiến hành xuất kho hàng hoá giao trực tiếp chokhách hàng, hoặc giao cho người vận chuyển nhận hàng chuyển hàng đến chokhách hàng theo địa điểm quy định Sau khi giao hàng xong, bên mua và bênbán phải lập biên bản ký xác nhận số lượng hàng hoá thực tế đã giao và nhận

để làm cơ sở cho việc thanh toán sau này, đồng thời chuyển giao Hóa đơn bánhàng cho khách hàng

- Lập Hoá đơn bán hàng: Sau khi hoàn tất việc giao hàng, bên bán phải

lập Hoá đơn bán hàng Hóa đơn bán hàng là chứng từ ghi rõ mã số thuế; địachỉ khách hàng; mẫu mã, quy cách, số lượng, nguồn gốc xuất xứ, giá cả củahàng hoá; số tiền phải trả,…Hoá đơn được lập thành 3 liên: liên 1 được lưu tạicuốn, liên 2 được gửi cho khách hàng, liên 3 dùng để ghi sổ doanh thu và theodõi thu tiền Hóa đơn bán hàng phải được lập chính xác, đúng hạn và phảiđảm bảo phù hợp với các điều khoản về giá bán, hình thức thanh toán,…đãđược duyệt Hiện nay, tuỳ thuộc vào doanh nghiệp kê khai nộp thuế GTGTtheo phương pháp khấu trừ hay phương pháp trực tiếp, Hoá đơn bán hàng cóthể là Hoá đơn giá trị gia tăng hay Hoá đơn thông thường

- Xử lý, ghi sổ các khoản doanh thu và thu tiền: Căn cứ vào Hóa đơn đã được duyệt, kế toán ghi sổ doanh thu và công nợ của khách hàng Căn cứ vào

số tiền khách hàng thanh toán, kế toán ghi sổ số tiền thu được bằng tiền mặthay tiền gửi ngân hàng Kế toán phải thực hiện việc ghi sổ chính xác, kịp thời

và đầy đủ các khoản tiền đã thu được và chưa thu được

- Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi: Cuối niên độ kế toán, kế toán tại

đơn vị cần xác định những khoản nợ nào cần phải trích lập dự phòng theo quyđịnh Khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập là khoản thiệt hại về

nợ phải thu trong tương lai mà doanh nghiệp được ước tính trước và được tínhvào chi phí kinh doanh nhằm bù đắp một phần thiệt hại khi các khoản phải thukhó đòi thực tế không thu được

- Xoá sổ các khoản nợ không thu hồi được: Khi các khoản nợ phải thu

khó đòi của khách hàng không có khả năng thanh toán Doanh nghiệp tiếnhành xác định lại các bằng chứng đáng tin cậy về khả năng không thể thu hồicủa các khoản nợ, sau đó thành lập hội đồng xử lý nợ khó đòi theo quy định

1.2.2 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

Thiết lập các thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng và thu tiềnnhằm hạn chế tối đa các sai phạm xảy ra Việc kiểm soát tốt chu trình bánhàng và thu tiền giúp đơn vị đạt được các mục tiêu sau:

- Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động: Sự hữu hiệu được hiểu làcác hoạt động bán hàng giúp đơn vị đạt được các mục tiêu về doanh thu, thịphần, tốc độ tăng trưởng Tính hiệu quả được hiểu là mối tương quan giữa kếtquả đạt được với chi phí bỏ ra Mục tiêu hữu hiệu và hiệu quả là mối quantâm hàng đầu của các nhà quản lý với các mục tiêu kiểm soát như: Đơn đặthàng được xử lý kịp thời, không bỏ sót; các nghiệp vụ bán chịu đều được xétduyệt nhằm đảm bảo khả năng thu nợ của khách hàng; giao hàng đúng chấtlượng, số lượng, thời gian và địa điểm; lập chứng từ đúng quy định của phápluật và ghi nhận doanh thu, nợ phải thu chính xác, kịp thời, ngắn gọn, dễ hiểu;việc thu tiền phải thu đủ, thu đúng, thu kịp thời các khoản nợ của khách hàng

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy: Các khoản mục trên báo cáo tài chính

bị ảnh hưởng bởi chu trình bán hàng và thu tiền.Ví dụ các khoản mục nhưdoanh thu, nợ phải thu khách hàng, tiền, hàng tồn kho, lợi nhuận, được trìnhbày đúng đắn và trung thực sẽ ảnh hưởng đến tính trung thực, tin cậy của báocáo tài chính

- Tuân thủ pháp luật và các quy định: Các hoạt động bán hàng như kýkết Hợp đồng mua bán, quản lý Hóa đơn, xét duyệt bán chịu, giao hàng, lậpPhiếu xuất kho, thực hiện khuyến mãi, cần phải tuân thủ các quy định củapháp luật và các quy định của đơn vị [6, tr.136-137]

1.2.3 Những sai phạm có thể xảy ra của chu trình bán hàng và thu tiền

Chu trình bán hàng và thu tiền thường xảy ra các sai phạm ở các giaiđoạn như sau:

- Giai đoạn xử lý Đơn đặt hàng của khách hàng: Đơn đặt hàng có thể

được chấp nhận nhưng không được phê duyệt hoặc xét duyệt đồng ý bánnhưng không có đủ khả năng cung cấp Ngoài ra, Đơn đặt hàng bị ghi sai cácthông tin về chủng loại, số lượng, đơn giá, các điều khoản bán hàng khác đãquy định trong hợp đồng hoặc nhầm lẫn Đơn đặt hàng của khách hàng khác.Sai phạm này dẫn đến các sai phạm khác trong các giai đoạn tiếp theo gây ấntượng xấu cho khách hàng

- Giai đoạn xét duyệt bán chịu: Nhân viên xét duyệt bán chịu đồng ý

bán chịu cho những khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chính sách bán chịu

mà công ty đề ra dẫn đến không thu được tiền nợ của khách hàng Nhân viênbán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu để đạt doanh thu làm chodoanh nghiệp phải gánh chịu rủi ro về tín dụng quá mức

- Giai đoạn giao hàng: Nhân viên giao hàng khi hàng chưa được xét

duyệt hay giao không đúng chủng loại, số lượng hoặc không đúng khách hàng

và hàng hóa bị thất thoát trong quá trình giao hàng nhưng không xác định

được người chịu trách nhiệm.

- Giai đoạn lập hóa đơn: Hàng hóa đã bán và giao cho khách hàng

nhưng không lập Hóa đơn hoặc lập Hóa đơn bán hàng sai về số lượng, giá trị,địa chỉ khách hàng,

- Giai đoạn ghi chép doanh thu, thu tiền và theo dõi nợ phải thu khách hàng: Nhân viên kế toán ghi nhận sai số tiền, ghi trùng, ghi sót, ghi sai niên

độ kế toán về doanh thu, số tiền đã thu và nợ phải thu, Khoản tiền thu được

từ khách hàng bị nhân viên thu tiền chiếm đoạt Ngoài ra, nhân viên quản lýcông nợ khách hàng yếu kém làm khoản nợ phải thu bị thất thoát, thu hồichậm trễ hoặc lập dự phòng và xóa sổ nợ phải thu khó đòi không đúng quyđịnh, [6, tr.135]

1.2.4 Tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán

hàng và thu tiền

Một bộ phận quan trọng không thể thiếu để thực hiện các mục tiêukiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền là tổ chức hệ thống thông tin kế toán

Vì vậy, doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và hệ thống sổ

kế toán một cách khoa học, đầy đủ, phù hợp với yêu cầu của đơn vị

a Các chứng từ thường được sử dụng

- Đơn đặt hàng của khách hàng: Là yêu cầu về loại hàng hoá, dịch vụcủa khách hàng Đơn đặt hàng thường có mẫu in sẵn của đơn vị bán Kháchhàng có thể điền vào mẫu Đơn đặt hàng có sẵn và nộp trực tiếp cho đơn vịhoặc đặt hàng qua điện thoại, Fax hoặc Email,

- Hợp đồng kinh tế: Là văn bản thoả thuận những điều kiện, quyền lợi

và trách nhiệm giữa người mua và người bán

- Lệnh bán hàng: Là loại chứng từ ghi mã hàng, tên hàng, đơn giá, sốlượng và thành tiền

- Phiếu xuất kho: Là loại chứng từ ghi các thông tin trên Đơn đặt hàng

của khách hàng Lệnh bán hàng thể hiện mẫu mã, chủng loại, số lượng hàngthực xuất giao cho khách hàng

- Chứng từ vận chuyển: Là loại chứng từ được lập khi giao hàng, trong

đó ghi rõ mẫu mã, chủng loại, số lượng và các thông tin khác có liên quan đếnhàng được giao

- Hoá đơn bán hàng: Là chứng từ ghi rõ tên hàng, quy cách, số lượng,đơn giá, thành tiền của hàng bán Hóa đơn là chứng từ để căn cứ ghi sổ doanhthu, theo dõi thu tiền và khách hàng biết số tiền phải trả là bao nhiêu

- Phiếu thu: Là chứng từ ghi số tiền khách hàng trả bằng tiền mặt

- Giấy báo Có của ngân hàng: Là chứng từ ghi số tiền khách hàng đã trảbằng chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp

b Các sổ sách thường được sử dụng

- Sổ nhật ký bán hàng: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng phátsinh trong kỳ và ghi doanh thu bán hàng của nhiều mặt hàng khác nhau

- Sổ nhật ký hàng bán bị trả lại hoặc giảm giá: Dùng để ghi doanh thuhàng bán bị trả lại và các khoản giảm giá trong kỳ sau khi thoả thuận vớikhách hàng do hàng hóa không đúng chất lượng, quy cách đã quy định

- Sổ nhật ký thu tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: Dùng để ghi chép toàn bộ

số tiền thu được của hoạt động bán hàng và tất cả các khoản thu tiền khác củadoanh nghiệp

- Sổ chi tiết nợ phải thu khách hàng: Dùng để ghi sổ theo dõi nợ phảithu, số nợ đã thanh toán và số nợ còn phải trả của từng khách hàng

- Sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng

- Sổ Cái doanh thu bán hàng, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, nợ phải thukhách hàng,

1.2.5 Thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

Doanh nghiệp thiết lập các thủ tục KSNB chu trình bán hàng và thu

tiền nhằm ngăn chặn những gian lận, giảm thiểu sai sót để đạt được mục tiêu

đề ra Tùy theo đặc điểm của mỗi doanh nghiệp, các thủ tục KSNB chu trìnhnày sẽ được xây dựng phù hợp Thông thường các bước kiểm soát trong chutrình bán hàng và thu tiền như sau:

- Kiểm soát quá trình tiếp nhận và xử lý Đơn đặt hàng của khách hàng

Tiếp nhận Đơn đặt hàng là khâu đầu tiên trong chu trình bán hàng vàthu tiền Để kiểm soát, đơn vị nên thiết kế Đơn đặt hàng theo mẫu thống nhất

và có đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng Những nội dung chính thôngthường của Đơn đặt hàng là tên khách hàng, địa chỉ, e-mail, số điện thoại, tênhàng, quy cách, số lượng, đơn giá Khi kiểm soát Đơn đặt hàng cần phải kiểmtra Đơn đặt hàng có đánh số thứ tự liên tục, được ghi chép đầy đủ, được phêchuẩn bán hàng của cấp có thẩm quyền và có chữ ký, con dấu hợp pháp củangười bán Sau khi đã kiểm tra khả năng cung ứng, nhân viên bán hàng phảighi các thông tin trên Đơn đặt hàng của khách hàng vào Lệnh bán hàng Sau

đó, gửi Lệnh bán hàng sang bộ phận xét duyệt bán chịu

- Kiểm soát quá trình xét duyệt bán chịu

Trước khi bán hàng, căn cứ vào Lệnh bán hàng và các thông tin khác,

bộ phận xét duyệt sẽ phê chuẩn đồng ý bán hàng hay từ chối việc bán hàng.Việc xét duyệt bán chịu là khâu quan trọng trong chu trình bán hàng và thutiền để đảm bảo khả năng thu hồi nợ phải thu khách hàng Vì vậy, doanhnghiệp cần thiết lập chính sách bán chịu rõ ràng, lập danh sách và luôn cậpnhật những thông tin về tình hình tài chính, vấn đề chi trả, của khách hàng.Khi phê chuẩn bộ phận xét duyệt cần ký hoặc đóng dấu lên Lệnh bán hàng.Thủ kho phải kiểm tra Lệnh bán hàng có phê chuẩn của bộ phận xét duyệt bánchịu thì mới xuất hàng Ngoài ra, một biện pháp hữu hiệu là doanh nghiệp nênyêu cầu khách hàng thế chấp tài sản hay ký quỹ

- Kiểm soát quá trình giao hàng cho khách hàng

Căn cứ Lệnh bán hàng đã được phê chuẩn, bộ phận bán hàng lập Phiếuxuất kho Phiếu xuất kho được chuyển đến cho bộ phận kho để xuất hàng.Thủ kho phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của Phiếu xuất kho trước khixuất hàng Thủ kho phải xuất đúng quy cách và số lượng hàng hoá ghi trênPhiếu xuất kho Phiếu xuất kho phải được đánh số thứ tự liên tục trước và cóđầy đủ chữ ký của các bên liên quan Sau khi xuất hàng xong, thủ kho phảilập Biên bản giao nhận hàng với khách hàng hoặc người vận chuyển và cácbên liên quan ký xác nhận Khi hoàn tất việc giao hàng thủ kho căn cứ vàoPhiếu xuất kho ghi vào thẻ kho Thẻ kho được mở cho từng mặt hàng và làmcăn cứ để đối chiếu với số liệu kế toán vào định kỳ.

- Kiểm soát quá trình lập Hoá đơn bán hàng

Khi nhận các chứng từ do các bộ phận khác gửi đến như: Đơn đặthàng, Lệnh bán hàng, Phiếu xuất kho, Biên bản giao nhận hàng đã đượcphê chuẩn, bộ phận kế toán hoặc bộ phận kinh doanh tiến hành lập Hóa đơnbán hàng Mục đích việc lập Hóa đơn là để tuân thủ quy định của pháp luật

và là căn cứ để ghi nhận doanh thu, nợ phải thu khách hàng Ngoài ra, Hóađơn là căn cứ để yêu cầu khách hàng thanh toán Vì vậy, Hóa đơn nên lậpngay sau khi hoàn tất việc giao hàng để tránh tình trạng quên lập Hóa đơnhay ghi sai kỳ kế toán Trước khi lập Hóa đơn, bộ phận lập cần kiểm tra sựphù hợp giữa các chứng từ liên quan Hóa đơn lập xong phải có đầy đủ chữ

ký người lập, người mua và thủ trưởng đơn vị Thủ trưởng đơn vị thường

ủy quyền cho trưởng phòng của bộ phận lập Hóa đơn ký duyệt Hóa đơn.Trường hợp bán hàng qua điện thoại thì không có chữ ký của khách hàng

mà thay chữ ký bằng cách ghi “bán hàng qua điện thoại” Bên cạnh đó, saukhi lập xong Hóa đơn cần được một nhân viên khác kiểm tra độc lập lạitính chính xác ghi trên Hóa đơn như: Mã số thuế, địa chỉ khách hàng, Hóa đơn lập xong được gửi đến cho khách hàng, chuyển đến bộ phận liên

quan để ghi sổ kế toán và lưu trữ

- Kiểm soát quá trình ghi sổ nghiệp vụ và theo dõi thanh toán

Căn cứ vào Hóa đơn bán hàng, Phiếu xuất kho đã được duyệt, kế toántiến hành kiểm tra, đối chiếu đúng rồi tiến hành ghi sổ doanh thu bán hàng,giá vốn hàng bán, số tiền thu được và nợ phải thu Việc ghi sổ kế toán phảiđược thực hiện chính xác, đầy đủ và kịp thời

Đối với phương thức bán hàng thu bằng tiền mặt: Khi bán hàng thubằng tiền mặt dễ dẫn đến thủ quỹ có thể lấy cắp số tiền do khách hàng thanhtoán trước khi khoản tiền đó được ghi nhận vào sổ sách Để hạn chế rủi ro,một số thủ tục có thể áp dụng như: Phiếu thu phải được đánh số thứ tự liên tụctrước, cần sử dụng Hóa đơn mỗi khi bán hàng, cuối mỗi ngày phải tiến hànhđối chiếu tiền mặt tại quỹ với tổng số tiền mà thủ quỹ ghi chép, nên tách biệtnhân viên thu tiền và nhân viên ghi sổ kế toán tiền mặt, định kỳ cần tiến hànhkiểm kê quỹ, đối chiếu sổ quỹ với sổ kế toán tiền mặt

Đối với phương thức bán chịu: Việc kiểm soát tập trung vào kế toán nợphải thu khách hàng và bộ phận thu nợ Định kỳ, cần đối chiếu giữa số liệu kếtoán và số liệu bộ phận bán hàng Ngoài ra, đơn vị cần sử dụng hệ thống sổ kếtoán chi tiết nợ phải thu khách hàng để quản lý chặt chẽ công nợ của từngkhách hàng Bộ phận theo dõi nợ phải thu phải thường xuyên đối chiếu công

nợ với khách hàng nhằm tránh sai sót và gian lận xảy ra Hàng tháng, đơn vịcần phải thông báo nợ cho khách hàng, trong đó ghi rõ số dư đầu kỳ, số phátsinh trong tháng, số tiền khách hàng đã trả và số dư cuối kỳ Ngoài ra, định kỳđơn vị cần lập báo cáo về số dư nợ phải thu khách hàng, số hàng bán bị trả lạitheo từng nhân viên và địa điểm bán hàng để tránh hiện tượng chạy theodoanh thu do nhân viên bán hàng gây ra

- Kiểm soát quá trình lập dự phòng và xóa sổ nợ phải thu khó đòi

Việc lập dự phòng phải thu khó đòi và chính sách xóa nợ phải thu khó

đòi cần tuân thủ đúng chuẩn mực và chế độ quy định hiện hành theo thông tư

số 228/2009/TT-BTC ngày 07/12/2009 Đơn vị cần ban hành chính sách lập

dự phòng phải thu khó đòi và chính sách xóa nợ phải thu khó đòi Căn cứ vàobảng phân tích số dư nợ phải thu theo tuổi nợ và những thông tin khác nhânviên phụ trách ước tính mức dự phòng cần trích lập phù hợp, sau đó trình chocấp có thẩm quyền phê duyệt Chính sách xóa sổ nợ phải thu khó đòi cần quyđịnh rõ các tiêu chuẩn được đề nghị xóa sổ và cấp có thẩm quyền xét duyệt.Định kỳ, đơn vị cần lập báo cáo về số dự phòng nợ phải thu khó đòi đề nghịtrích lập, số nợ khó đòi đã xóa sổ theo từng nhân viên theo dõi công nợ nhằmphát hiện kịp thời những biến động bất thường Chẳng hạn, một nhân viênchiếm dụng số tiền khách hàng đã trả hoặc thông đồng với nhân viên ở bộphận khác để chiếm dụng sau đó đề nghị xóa sổ với lý do là nợ khó đòi

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Kiểm soát nội bộ là những phương pháp và chính sách được thiết lậpbởi các nhà quản lý trong phạm vi một đơn vị để tự kiểm tra, giám sát cáchoạt động nhằm ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quảhoạt động, đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập.Kiểm soát nội bộ đóng một vai trò hết sức quan trọng trong công tác quản lý

Để một hệ thống kiểm soát nội bộ vận hành hiệu quả cần xây dựng một môitrường kiểm soát minh bạch; thông tin kế toán được tổ chức khoa học, hợp lý;các thủ tục kiểm soát được thiết lập bằng văn bản phù hợp, chặt chẽ, đượctruyền đạt rộng rãi trong nội bộ đơn vị và các thành viên trong đơn vị phảituân thủ

Trong chương 1, luận văn đã trình bày những vấn đề chung về kiểmsoát nội bộ và kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền trongdoanh nghiệp Những vấn đề lý luận trong chương 1 là cơ sở để tác giả đốichiếu với thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công

ty cổ phần PYMEPHARCO Từ đó, tác giả đưa ra một số giải pháp để tăngcường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phầnPYMEPHARCO

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH

BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Tiền thân của công ty cổ phần PYMEPHARCO là công ty Dược và Vật

tư Y tế Phú Yên được thành lập vào ngày 23/07/1989, văn phòng công tyđóng tại trụ sở 163 - 165 Lê Lợi, thành phố Tuy Hòa, tỉnh Phú Yên Chứcnăng kinh doanh lúc bấy giờ của công ty là: Tổ chức và cung ứng thuốc tândược, thiết bị y tế, nuôi trồng và thu mua dược liệu

Công ty thành lập chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh vào năm 1993 Ngày21/09/1993, công ty được Bộ thương mại cấp phép xuất nhập khẩu trực tiếpchuyên ngành về y dược

Ngày 15/04/1998, công ty thay đổi đăng ký kinh doanh trên cơ sở cácngành nghề kinh doanh cũ và bổ sung thêm các ngành nghề sau:

+ Xuất nhập khẩu mỹ phẩm và nguyên liệu hoá chất dùng sản xuất mỹphẩm;

+ Xuất nhập khẩu thuốc thú y và nguyên liệu sản xuất thuốc thú y

Tháng 10/2003, nhà máy dược phẩm PYMEPHARCO đạt tiêu chuẩnthựchành tốt sản xuất thuốc (Good Manufacturing Practices - GMP) và chínhthức đi vào hoạt động với ba phân xưởng Beta – Lactam, Non – Beta Lactam,

Tháng 06/2007, vốn điều lệ của công ty là 85 tỷ đồng nhằm đáp ứngnhu cầu mở rộng sản xuất, kinh doanh và đầu tư xây dựng các lĩnh vực khácnhư: Dự án bệnh viện quốc tế tại Phú Yên.

Tháng 4/2008, công ty đã khánh thành nhà máy thuốc tiêm Sản phẩmnhà máy sản xuất bao gồm các dạng như: thuốc ống, lọ bột, lọ đông khô vànhỏ mắt theo tiêu chuẩn WHO-GMP

Công ty cổ phần PYMEPHARCO là nhà sản xuất nhượng quyền chocác sản phẩm kháng sinh Cephalosporin của các công ty dược phẩm có uy tínnhư Orchid (Ấn Độ), SamchunDang (Hàn Quốc),…và đặc biệt là công tyStada (Đức) Nhà máy dược phẩm PYMEPHARCO đạt tiêu chuẩn GMP hiện

có gần 400 sản phẩm được Bộ Y tế cấp số đăng ký lưu hành với sự phongphú về chủng loại và hình thức sản phẩm

Thông tin về công ty cổ phần PYMEPHARCO

- Tên công ty : Công ty cổ phần PYMEPHARCO

- Tên tiếng Anh : PYMEPHARCO

- Tên viết tắt : PMP LABS

- Biểu tượng của công ty :

- Trụ sở : 166 – 170 Nguyễn Huệ, TP Tuy Hòa, tỉnhPhú Yên

- Huy chương vàng Expo 2005, cúp vàng Expo 2007

- Doanh nghiệp hàng Việt Nam chất lượng cao 2006, 2007

- Cúp vàng thương hiệu Việt 2006, 2007

Trong nhiều năm qua, công ty đã nhận được sự tín nhiệm của nhiều đốitác trong và ngoài nước Thương hiệu PYMEPHARCO đã tạo được vị thế