QUẢN TRỊ tác NGHIỆP bộ PHẬN CHẾ tác VÀNG bạc

Qua 14 năm hoạt động doanh nghiệp đã có uy tín và ngày càng thu hút được nhiều khách hàng, tuy nhiên hoạt động chế tác vàng bạc đã bị thu hẹp nhiều, do doanh nghiệp gặp phải khó khăn tro

CHỦ ĐỀ: QUẢN TRỊ TÁC NGHIỆP BỘ PHẬN CHẾ TÁC VÀNG BẠC

I Đánh giá mức độ thực hiện công việc

II Xác định những vấn đề cần khắc phục, phân tích nguyên nhân, nêu

phương hướng giải quyết, cách thực hiện

III Áp dụng các kiến thức của môn học Quản trị hoạt động đối với doanh

nghiệp, cách thức thực hiện.

BÀI LÀM Doanh nghiệp Vàng bạc đá quý Kim Kim Tiến, thành lập năm 1998 tại

Quảng Ninh, chuyên kinh doanh và chế tác đồ trang sức từ kim loại vàng, bạc, đá quý, trao đổi ngoại tệ và các hoạt động tài chính cho vay có tín chấp Qua 14 năm hoạt động doanh nghiệp đã có uy tín và ngày càng thu hút được nhiều khách hàng, tuy nhiên hoạt động chế tác vàng bạc đã bị thu hẹp nhiều, do doanh nghiệp gặp phải khó khăn trong công tác quản lý thợ kim hoàn cũng như quản lý chất lượng sản phẩm sau chế tác Ngày nay việc nhập các sản phẩm trang sức bằng vàng bạc rất dễ dàng bởi sự ra đời của nhiều xưởng chế tác vàng nhưng để đáp ứng nhu cầu tại chỗ và kịp thời cho khách hàng, thì mỗi doanh nghiệp vàng bạc phải duy trì đội ngũ thợ kim hoàn

Trong phạm vi bài tập tôi xin đưa ra một số cải cách về quy trình tác nghiệp đối với bộ phận chế tác vàng bạc tại doanh nghiệp

I ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC CỦA BỘ PHẬN CHẾ TÁC.

 Bộ phận chế tác bao gồm 4 thợ kim hoàn trong đó 2 thợ chuyên chế tác vàng tây, 1 thợ chuyên làm bạc, và 1 thợ sửa chữa

 Quy trình chế tác vàng thường được chia làm 3 giai đoạn: Vàng ta nguyên thỏi hoặc vàng dưới dạng trang sức được nung chảy rồi sẽ được đúc theo khuôn sản phẩm hoặc người thợ sẽ tự tạo hình theo yêu cầu (làm vàng tây cần pha tỷ lệ 75% vàng ta và 25% kim loại khác); sau khi sản phẩm đạt được hình dạng như mong muốn, thợ kim hoàn sẽ sử dụng máy phay để tạo các đường nét và độ bóng cho sản phẩm; làm sạch vàng ta, áo màu vàng tây bằng các dung dịch chuyên dụng và rập nhãn mác của công ty

Trình độ tay nghề của các thợ kim hoàn tại doanh nghiệp khá cao, do vậy

họ đã góp phần tích cực trong việc tăng doanh thu của doanh nghiệp, tạo ra được nhiều bộ trang sức đẹp, giá nhân công cao, được khách hàng ghi nhận Đáp ứng nhu cầu sở hữu những sản phẩm độc nhất, theo yêu cầu của từng khách hàng, không đơn thuần như những bộ sản phẩm đại trà có mặt ở hầu hết các cửa hàng vàng bạc trong cả nước Phục vụ tốt nhu cầu sửa chữa tại chỗ và lấy ngay khi khách hàng có nhu cầu tân trang làm mới sản phẩm mà không muốn mua bộ trang sức mới

Đội ngũ thợ kim hoàn làm việc tại cửa hàng giúp nhân viên bán hàng dễ dàng xác định chất lượng vàng để thực hiện các giao dịch Tuy nhiên trong quá trình sản xuất, họ thường xuyên có những gian lận và tâm lý phản kháng chống đối điều này gây cản trở trong việc thực hiện mục tiêu phục vụ khác hàng tốt,

lãng phí nguyên liệu và làm giảm chất lượng vàng bạc làm mất tiền của cũng như

hạ thấp uy tín của công ty

1 Giới thiệu sơ lược về tiêu chuẩn đánh giá chất lượng vàng bạc

10 99,9 24 Vàng ta, vàng 10 theo cách gọi dân gian

hay còn gọi là vàng 9999, tức là vàng nguyên chất không pha kim loại khác, Vàng tây là vàng ta được pha lẫn các kim lại khác như bạc, đồng theo tỷ lệ phần trăm tương ứng.

Ví dụ: Vàng tây 7,5 tuổi bằng 75% vàng ta pha lẫn 25% đồng, bạc Do vậy giá vàng tây rẻ hơn vàng ta và chất lượng phụ thuộc vào tuổi vàng.

Chất lượng bạc cũng được đánh giá theo tuổi, ví dụ bạc tốt nhất là bạc nguyên chất không pha chế kim loại khác, thông thường bạc được pha lẫn nhôm

để giảm giá thành, hoặc bọc kim loại khác bên trong, các nhân viên bán hàng không có kinh nghiệm sẽ dễ nhầm lẫn và cần phải nhờ tới chuyên môn của các thợ kim hoàn để xác định chất lượng

2 Cách đo lường chất lượng vàng, bạc

Thử vàng ta bằng lửa: Xì lửa nung chảy một điểm bất kỳ của trang sức, thông

thường ở phần đầu móc dây hoặc phía dưới của nhẫn, để nguội chỗ bị đốt chảy ta

thấy vàng bong là vàng chất lượng cao, còn nếu trên bề mặt xù xì, gợn được xác định là vàng sạn, thấp tuổi, có nghĩa là vàng có lẫn đồng

Thử tuổi vàng tây: Thử bằng đá đen và axit, ta đem mài một điểm trên trang sức

váo viên đá có bề mặt nhẵn, phẳng, sau đó chấm vài giọt axit vào chỗ có kim loại được mài ra, nếu thấy hiện tượng sủi bọt là đồng, hoặc sau vài giây ta thấy lượng kim loại còn lại rất mờ, thì là vàng thấp tuổi, ngược lại vết kim loại có màu vàng sáng gần giống màu vàng ta, để lại vết đậm trên viên đá là vàng cao tuổi Chúng

ta có thể dựa vào màu sắc và độ đậm nhạt của vệt kim loại để lại trên bề mặt viên

đá để xác định tuổi vàng

Phương pháp này thường nhanh, dễ dàng và không tốn kém nhưng đòi hỏi người thợ phải có kinh nghiệm lâu năm trong nghề kim hoàn và độ chính xác chỉ mang tính tương đối

Đo tỉ trọng vàng: Máy vi tính xử lý theo phương trình lập sẵn sẽ cho kết quả là

hàm lượng vàng có trong sản phẩm thử, nhược điểm của phương pháp này là không thử được hàng rỗng và hàng gắn đá, muốn thử phải gỡ đá và nấu chảy trang sức mới có thể đo tính tuổi

Dùng hệ máy có nguồn phát tia x: Chiếu tia x lên bề mặt vàng, sự phản xạ ngược

lại của kim loại được truyền vào máy tính xử lý, tần số sóng phản xạ theo chương trình lập sẵn sẽ báo kết quả là hàm lượng vàng, bạc, đồng chiếm bao nhiêu % Tuy nhiên phương pháp này cũng có nhược điểm là tia x chỉ chiếu trên bề mặt, không xuyên sâu nên khi thử phải trà mất lớp mạ của trang sức mới có thể thử

II. XÁC ĐỊNH NHỮNG VẤN ĐỀ CẦN KHẮC PHỤC, NGUYÊN NHÂN, NÊU PHƯƠNG HƯỚNG GIẢI QUYẾT, CÁCH THỰC HIỆN.

Những vấn đề:

1 Thợ kim hoàn không trung thực

Giá vàng lên cao, khẳ năng tăng thu nhập vượt trội do các cách gian lận về tuổi vàng thường thúc đẩy người thợ vàng trở nên thiếu trung thực, xuất hiện tâm

lý không muốn gắn bó lâu dài với doanh nghiệp, đặc biệt khi người quản lý quản

lý chặt chẽ về chất lượng

Trong doanh nghiệp từng xảy ra trường hợp thợ kim hoàn câu kết với kẻ gian giả làm khách hàng đem vàng ta bọc vàng thấp tuổi đến bán tại doanh nghiệp, khi nhân viên bán hàng yêu cầu thử tuổi thì thợ xác định vàng tốt và thực tế nhân viên này đã mua số lượng lớn vàng thấp tuổi gây thất thoát số tiền rất lớn Doanh nghiệp cũng chỉ xử lý khiển trách nhân viên bán hàng và cho thôi việc thợ vàng,

vì họ không có khả năng đền bù

2 Thái độ làm việc không tập trung

Nhân viên hay làm việc riêng như gọi điện thoại, hút thuốc, tụ tập nói chuyện trong giờ làm, khi đang chế tác kim loại nung chảy ở nhiệt độ cao việc không tập trung có thể làm nổ khuôn đúc và vàng sẽ bắn ra thành nhiều hạt nhỏ lẫn sạn, rất khó tìm lại, và mỗi lần hỏng khuôn thì doanh nghiệp mất thêm chi phí

và hao tốn nhiên liệu

Khi nhân viên không được thoải mái thì họ rất dễ phản kháng thường xuyên làm hỏng đồ nghề, hoặc làm ra sản phẩm không đạt thẩm mỹ, đặc biệt làm gãy mũi

máy phay bằng kim cương thì giá thành rất cao, sau đó doanh nghiệp lại phải mua thay thế

Hướng giải quyết và cách thực hiện:

1 Quản lý chất lượng vàng thông qua hệ thống camera theo dõi:

Điều này cho phép người thợ ý thức được rằng họ phải làm việc nghiêm túc, cách này giảm được ức chế cho người thợ, đặc biệt thợ kim hoàn có tay nghề cao thường rất khó chịu khi bị người quản lý đứng trực tiếp quan sát khi họ nấu vàng nung chảy, đây là công đoạn duy nhất người thợ có thể pha thêm đồng vào vàng

Đối với thợ sửa chữa, việc quan sát từ xa cũng hạn chế việc cắt bớt vàng của khách hàng khi hàn gắn hoặc làm mới sản phẩm Thông thường nhân viên bán hàng khi nhận đồ sửa hay sơ ý không cân lại, hoặc hẹn khách quay lại lấy sau nên thợ kim hoàn có thể đánh lại một đoạn của sản phẩm, vẫn giữ nguyên mẫu

mã và pha chế thêm đồng vào vàng mà nhân viên bán hàng không thể nhận biết

dù trọng lượng và màu sắc vẫn đảm bảo Trong trường hợp những sản phẩm sửa phức tạp không thể trả khách ngay nhân viên bán hàng phải báo lại vơi nhân viên theo dõi camera để họ quan sát quá trình sửa chữa

Nhược điểm của phương pháp này là nhân viên quan sát hay lơ là, và thợ kim hoàn vẫn có thể gian lận, vì vậy người quan sát nếu không thể quan sát kỹ các khâu thì phải thật chú trọng vào khâu nung chảy vàng

Cần đề phòng việc thợ kim hoàn câu kết với người theo dõi và nhân viên bán hàng

2 Xây dựng kỷ luật làm việc và chế tài phạt khi nhân viên làm hỏng đồ nghề

và khi có hành vi cấu kết gây thiệt hại cho doanh nghiệp

3. Xây dựng chế độ lương thưởng cao nhằm khuyến khích nhân viên gắn bó

với công ty Trang bị thiết bị và tiện nghi nơi làm việc Tại công ty tôi, thợ vàng được sử dụng tủ lạnh với nhiều loại trái cây và thực phẩm khác, có phòng nghỉ, bình nước nóng, máy giặt, phòng tập thể thao, khiến họ có cảm giác như ở nhà

4. Tổ chức thường kỳ các cuộc liên hoan chiêu đãi nhân viên Điều này rất

khó thực hiện vì đặc thù của công ty la mở cửa tất cả các ngày trong tuần nên các cuộc liên hoan chỉ có thể vào buổi trưa hoặc tối, rất khó để tổ chức cho toàn bộ nhân viên cùng đi đi du lịch

5 Tặng quà sinh nhật, thăm hỗ trợ khi gia đình nhân viên có người đau ốm

6 Đề ra các chương trình khuyến khích nhân viên nâng cao tay nghề, ví dụ

như động viên họ làm ra nhiều bộ trang sức cầu kỳ Doanh nghiệp cũng bán được khá nhiều bộ trang sức có tiền công cao từ 1,5 đến 3 triệu đồng

Đối với nhân viên sửa chữa ngoài tiền lương quy định, tất cả những khoản tiền công dưới 30.000đ họ được hưởng, điều này giúp họ tự kiếm thêm thu nhập và trung thực hơn

III. ÁP DỤNG CÁC KIẾN THỨC CỦA MÔN HỌC QUẢN TRỊ HOẠT

ĐỘNG VÀO ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP

Ngoài việc áp dụng các kiến thức của môn học Quản trị hoạt động đối với

bộ phận chế tác như trình bày ở phần II, sau khi tìm hiểu về môn học này tôi cũng

có những đề xuất áp dụng trong công ty

Cụ thể là việc ra các quyết định quan trọng như:

1 Quyết định chọn nhà cung cấp: Trước sự ra đời của rất nhiều hãng vàng thì

công ty chỉ trung thành với các nhà cung cấp có uy tín luôn đảm bảo chất lượng vàng như: Vàng tây của công ty “Thanh danh”, “VM2” đạt tuổi vàng là 7,5 tương ứng 18kara xuất xứ Sài gòn và Italia Vàng ta nhập của của hãng “ Kim Linh” Quyết định này giúp công ty luôn đảm bảo được chất lượng vàng tạo sự yên tâm tin tưởng cho khách hàng khi đến giao dịch tại công ty Điều này tránh tâm lý lo

sợ mua vàng tây khi bán sẽ rất mất giá của đa số người dân, công ty không bán các loại vàng tây thấp tuổi Khi người dân đem vàng bán lại không cần phải mang theo hóa đơn vẫn luôn được mua với đúng giá quy định, khách hàng chỉ mất tiền gia công và 10% hao hụt khi chế tác lại

2 Quyết định thời điểm đặt hàng: Trước đây nhân viên bán hàng tự động làm

phiếu đặt hàng khi bán ra 1 lượng hàng tương ứng, nhưng hiện nay việc đặt hàng căn cứ vào việc nghiên cứu các đợt lên xuống của giá, sau đó người quản lý bán hàng sẽ chọn thời điểm thích hợp để khớp lệnh đặt hàng

3 Xây dựng kế hoạch trung hạn và dài hạn:

- Đối với việc chăm sóc khách hàng: Ngoài việc tặng quà vào các dịp lễ, như các vật dụng, lịch có in quảng cáo của công ty thì doanh nghiệp còn muốn làm hài lòng hơn nữa các khách hàng nữ bằng việc tặng các sản phẩm chăm sóc sắc đẹp nhập khẩu từ Pháp, Italia

- Thuê lao động: Công ty sẽ tăng nhân viên bán hàng vào dịp tết và bố trí, đào tạo sử dụng họ làm những công việc khác vào các thời điểm khác trong năm

- Xây dựng các chế độ nhằm giữ nhân viên gắn bó lâu dài

- Thực hiện việc đánh giá mức độ thực hiện công việc hàng tuần hàng tháng,

để giúp họ tạo được thói quen thực hiện việc làm việc có tính kỷ luật

4 Xây dựng một số nhiệm vụ của quản trị tác nghiệp:

- Lựa chọn công nghệ: Công ty đã trang bị máy thử kim cương và sẽ lắp đặt hệ thống máy đo tuổi vàng hiện đại, đồng thời tuyển nhân viên vận hành và sửa chữa khi có sự cố Việc lắp đặt này sẽ giúp nhân viên tránh rủi ro cho doanh nghiệp khi mua phải vàng không đạt chất lượng Thực tế hệ thống này khá đắt, sửa chữa phức tạp và tốn kém, tuy nhiên 1 giao dịch lớn sai sót thì thiệt hại cũng tương đương với giá lắp đặt máy thử tuổi vàng

Với tình hình kinh doanh hiện nay của doanh nghiệp thì khó khăn hiện tại không phải là vấn đề tài chính, mà là vấn đề về tìm kiếm nhân viên có kinh nghiệm, nhanh nhạy và trung thực Công ty hiện có lượng khách hàng ổn định và gia tăng đều, công ty muốn phân phối số lượng lớn sản phẩm với mục tiêu giá nhân công rẻ, mức chênh lệch giữa giá mua và bán thấp, chất lượng tốt, nhằm thu hút thật nhiều khách hàng, nhưng việc tìm người quản lý và nhân viên trung thực trong ngành vàng là rất khó khăn Công ty có tiềm năng

và uy tín để mở rộng hoạt động kinh doanh do hầu hết các cửa hàng trong tỉnh thường có tâm lý mua rẻ bán đắt, họ tùy theo khách quyết định giá, do đa phần khách hàng không hiểu rõ về tuổi vàng, chưa kiểm soát được chất lượng vàng

do thiếu kinh nghiệm, hoặc chính cửa hàng chủ động hạ thấp tuổi vàng để thu

lợi nhuận cao Đa số các cửa hàng đều coi lợi nhuận hơn uy tín Vì vậy công

ty chúng tôi có khả năng cạnh tranh tốt hơn

Công ty luôn khắt khe trong việc giám sát chất lượng, đảm bảo rằng cùng 1 sản phẩm khi khách hàng đi bán ở mọi nơi trong cả nước khi so sánh với sản phẩm mua ở nơi khác thì vàng từ công ty xuất ra luôn được trả giá cao hơn

Nếu công ty có thể áp dụng tốt hệ thống sản xuất , tổ chức Lean thì các khoản chi lãng phí từ các khâu trong hoạt động của mọi bộ phận có thể được tập trung vào việc chăm sóc đời sống cho nhân viên tốt hơn

Tài liệu tham khảo:

- Giáo trình Giáo trình quản trị hoạt động MBA.griggs University.

- http://kynangsong.xitrum.net/congso/201.html