Tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng chay

-bàn, ghế checklist-tấm backdrop -trang phục truyền thống nam, nữ -3 nhân viên bảo vệ -2 nhân viên đón cửa-3 nhân viên bàn checklist Minh Tâm trongban tổ chưc Khách mời và người th

MỤC LỤC

PHẦN 1: TỔNG QUAN 2

PHẦN 2 NỘI DUNG KẾ HOẠCH TỔ CHỨC 4

1 Hệ Thống hóa các hoạt động trong sự kiện 4

2 Lập kế hoạch chuẩn bị tổng quát 8

3 Lập kế hoạch triển khai sự kiện 8

4 Lập kế hoạch cho các công việc bổ trợ 9

PHẦN 3 DỰ TOÁN NGÂN SÁCH 11

1 Chi phí ăn uống 11

2 Dự toán chi phí thuê trang thiết bị 12

3 Dự toán chi phí thuê nhân sự: 13

4 Bảng chi phí phát sinh 14

PHẦN 4 PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC 15

1 Nội dung: 15

2 Kĩ thuật 16

3 Hậu cần: 17

4 Dự tính rủi ro và hướng giải quyết 18

5 Danh sách khách mời 19

PHẦN 6 THIỆP MỜI 22

DANH MỤC HÌNH ẢNH MINH HỌA Hình 1 Ảnh mang tính chất minh họa cho sự kiện 7

Hình 2 Cắt băng khánh thành 7

Hình 3 Vật phụ trợ cho sự kiện 10

Hình 4 Sổ tay quà tặng cho khách hàng 10

Hình 5 Hình ảnh minh họa cho mục ăn uống 12

PHẦN 1: TỔNG QUAN

Chương trình khai trương nhà hàng Thăng Long

Địa điểm: Số 147 đường Tân Mai, Quận Hoàng Mai, Hà Nội.

Thời gian: từ 4h-8h30 chiều ngày 18 tháng 6 năm 2018

Chủ đầu tư: Chị Trần Hương Liên.

Ban tổ chức: Công ty tổ chức sự kiện Hồng Minh.

Thành phần tham gia:

- Chủ đầu tư 1 người

- Ban tổ chức (gồm MC, nghệ sĩ, nv kĩ thuật …) 25 người

- Nhân sự nhà hang (nv bếp, bảo vệ, lễ tân, phục vụ ) 30 người

- Đoàn sư 7 người

- Khách mời (gia đình, bạn bè, đối tác làm ăn,…) 60 người

- Nhà báo (kênh 14, vietnamexpress,…) 6 người

Tổng: 130 người

Nội dung:

Khai trương nhà hàng buffet chay cao cấp

Ý nghĩa:

Tạo gia một không gian ăn chay thưởng thức ấm cúng thanh tịnh, bằng những món

ăn chay tinh tế, đầy đủ dinh dưỡng và tốt cho sức khoẻ, Thăng Long sẽ cùng chia

sẻ những giây phút yên bình, thư thái của thực khách cùng gia đình và bạn bè, hướng đến một phong cách sống an nhiên, lành mạnh

Các thủ tục hành chính cần làm:

- Đăng kí giấy kinh doanh theo hình thức hộ kinh doanh theo quy định pháp luật

+ Tên hộ kinh doanh (trường hợp đăng ký theo mô hình hộ kinh doanh)+ Địa chỉ địa điểm kinh doanh

+ Ngành, nghề kinh doanh; Số vốn kinh doanh;

+ Họ, tên, số và ngày cấp giấy CMND,

+ Địa chỉ nơi cư trú và chữ ký của cá nhân hoặc đại diện hộ gia đình

+ Bản sao tài liệu chứng minh tư cách pháp lý

- Có quyền sử dụng hợp pháp địa điểm kinh doanh nhà hàng

- Hoàn thành thủ tục giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm trước kinh doanh Tùy theo quy mô mà sau khi đăng ký kinh doanh cá nhân, tổ chức phải xin giấy phép đủ điều kiện an toàn vệ sinh thực phẩm tại Chi cục An toàn vệ sinh thực phẩm – Sở y tế hoặc có cam kết chấp hành về vệ sinh an toàn thực phẩm Sau khi hoàn thiện 02 quy định này thì việc kinh doanh quán

ăn, nhà hàng mới được bắt đầu

- Ngoài ra cần có giấy chứng nhận đủ điều kiện PCCC nếu thuộc các trường hợp tại phụ lục 2, Nghị định số 35/2003/NĐ-CP ngày 04/4/2003 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật phòng cháy và chữa cháy

- Xin cấp giấy phép kinh doanh bán lẻ rượu nếu có bán rượu trong nhà hàng

PHẦN 2 NỘI DUNG KẾ HOẠCH TỔ CHỨC

1 Hệ Thống hóa các hoạt động trong sự kiện

Địa điểm

Mô tả hoạt động

Trang thiết bị

lý

Người tham gia

- Bố trí bảo

vệ hướng dẫnkhách đến sự kiện để xe, nhận hoa chúc mừng từkhách

- Lễ tân đứngđón khách từ cửa ra vào, hướng dẫn khách vào khu vực checklist

- Khách chụp hình với đại diện nhà hàngtại backdrop

-bàn, ghế checklist-tấm backdrop

-trang phục truyền thống ( nam, nữ)

-3 nhân viên bảo vệ

-2 nhân viên đón cửa-3 nhân viên bàn checklist

Minh Tâm ( trongban tổ chưc)

Khách mời và người tham dự

5hChươn

-g trình

âm nhạc ởsân đối diện hiên cửa ra vào

- Chương trình âm nhạc

mở đầu

- Khách sử dụng điểm tâm và trà

Hệ thống

âm thanh, ánh sáng, dàn loa

Các nghệ

sĩ do ban

tổ chức mời

Hoa Thanh( trongban tổ chức)

Khách mời và người tham gia

5h30 Sân khấu

- MC giới thiệu chương

Sân khấu,

-2 MC-Nhân

Hoa Thanh

Khách mời và

lễ

chính

thức

được đặt chính giữa nhà hàng

trình, tuyên bố lý do, ý nghĩa về

giưới thiệu hệthống nhà hàng

- MC giới thiệu các vị

khách quý, khách tham dự

dàn âm thanh, máy chiếu, ánh sáng

viên âm thanh, ánhsáng

( trongban tổ chức)

người tham gia

nhà hàng ( không gian kiến trúc, thực đơn…)

Máy chiếu, loa

Nhân viên

kĩ thuật

ThanhHoa( trong ban tổ chức)

Khách mời và người tham gia

đã đến tham

dự bưởi khai trương

- Cắt băng khánh thành

-Băng ron, kéo,khay đựng

-Đại diện nhà hàng,-Nhân viên kĩ thuật,-3 nhân viên

ThanhHoa( trong ban tổ chức)

Khách mời và người tham gia

trên tầng 2

- Mời các sư khai chuông cầu an, cầu phước lành tới toàn thể nhà hàng

Các sư thuộc đoàn sư Vạn Hạnh

ThanhHoa( trong ban tổ chức)

Khách mời và ngườitham gia

ThanhHoa( trong ban tổ

Khách mời và người tham

quanh nhà hàng

-Mời quan khách dùng bữa tối , các món ăn được

sử dụng từ chính thực đơn nhà hàng

-Dàn ánhsáng, âmthanh

ThanhHoa

và Diệu Hoa

Khách mời và người tham gia

- Khách dùngđiểm tâm,

- Nhân viên phục vụ

Mỹ

Hạnh ( trongban tổ chức)

Khách mời

- Đại diện nhà hàng gửi lời cảm ơn tớicác vị khách tham dự buổi khai trương nhà hàng

- Lễ tân sẽ trao cho mỗi vị khách 1 túiquà nhỏ ở cửa khi khách

ra về

- Bảo vệ hướng dẫn khách lấy xe

ra về

-Sân khấu, dàn ánh sáng, âmthanh, -Quà tặng cho khách

-2 nhân viên nữ-3 nhân viên bảo vệ

ThanhHoa

và Minh Tâm

Khách mời và người tham gia

Hình 1 Ảnh mang tính chất minh họa cho sự kiện

Hình 2 Cắt băng khánh thành

Ban tổ chức sẽ chia thành 3 nhóm: nhóm Nội dung, nhóm Kĩ thuật, nhóm Hậu cần

để dễ dàng điều phối và quản lí từng nội dung

Nội dung Lên kế hoạch tổ chức chương trình

Lên và tổng hợp ý tưởng cho các phần của chương trìnhThiết kế hệ thống điều phối công việc

Kiểm tra chất lượng công việc trong từng giai đoạn và người thực hiện công việc đó

Kĩ thuật Quản lí, điều khiển các thiết bị ánh sáng, âm thanh,…

Lên ý tưởng và thiết kế sơ đồ bố trí sân khấu

Quay clip, làm powerpointChụp và xử lý hình ảnhHậu cần Chuẩn bị các vật dụng cần thiết trong quá trình diễn ra chương

trìnhBố trí nhân lực giúp đỡ nhóm nội dung, kĩ thuật trong quá trình

tổ chức chương trìnhĐiều phối nhân sự trước và trong chương trình

In ấn thiệp, giấy tờ liên quan trong sự kiện, kiểm tra danh sách, thông tin khách mời…

B1: Hệ thống lại các hoạt động sẽ diễn ra trong quá trình khai trương để đảm bảo đúng tiến độ, các hoạt động theo đúng tiến trình đề ra trước đó

+ Chủ đầu tư gửi lời cảm ơn đến khách và khách nhận quà ra về

B2: Dựa vào kịch bản và lên kế hoạch chi tiết cho từng hạng mục:

+ Trang thiết bị

+ Nhân lực

+ Thành phần tham gia và quản lý

+ Các ý tưởng xuất hiện tỏng lễ khai trương

B3: Chạy thử chương trình

1 Bán đồ

Nhà hàng sẽ bố trí 2 đến 3 bàn để bán đồ, các đồ được bán bao gồm:

+ Hoa khô (để ướp trà, tạo mùi thơm) : 40k/gói

+ Trà khô : 65k/gói

+ Các gói đồ ăn chay được đóng gói : 55k/gói

+ Vòng tay đá (dùng khi niệm Phật) : 30k/chiếc

+ Máy tụng kinh bằng pin (cho tín đồ Phật giáo) : 25k/chiếc

Lưu ý: Do là buổi khai trương nhà hàng nên tất cả đồ được bán đã được giảm 30%, khi khách hàng mua nhân viên cần lưu ý điều này cho khách.

2 Chuẩn bị đồ phụ trợ cho sự kiện

 Ô, dù (dùng cho khách khi đến, ra về nếu trời mưa)

 Sổ quà tặng cho khách hàng tham gia sự kiện

Hình 3 Vật phụ trợ cho sự kiện

Hình 4 Sổ tay quà tặng cho khách hàng

PHẦN 3 DỰ TOÁN NGÂN SÁCH

1 Chi phí ăn uống

STT Hạng mục Giá Đơn vị Số

(Các loại)

700.000VND

6 Các loại lá(lá

sen, lá chuối,…)

25.000VND

(Các loại)

(Các loại)

850.000VND

12 Nước uống các

loại

250.000VND

12.000-chai 15

(Các loại)

2.775.000VND

Tổng 11.995.000VND

Hình 5 Hình ảnh minh họa cho mục ăn uống

2 Dự toán chi phí thuê trang thiết bị

STT Hạng mục Giá Đơn vị Số lượng Thành tiền

Bộ 1 1.700.000VND

vào sân khấu

-1 máy khói tạo

3 Dự toán chi phí thuê nhân sự:

STT Hạng mục Giá Đơn vị Số

Người 2 10.000.000VND

7 Bảo vệ 2.000.000VN

D

Người 2 4.000.000VND

Dự toán tổng chi phí:

Chi phí ăn uống+Chi phí kĩ thuật+Chi phí nhân sự= 49.695.000VND

4 Bảng chi phí phát sinh

Khoản mục Các khoản có thể phát sinh Thành tiền

Ăn uống -Thực phẩm không đủ để

phục vụ khách trong bữa tối

Kĩ thuật -Mic bị hỏng trong quá trình

sử dụng tại buổi khai trương

-Mất điện, cần máy phát điện

để hỗ trợ

-Máy chiếu bị lỗi

-Bộ điều chỉnh ẩm thanh bị

lỗi

2.500.000VND

Nhân sự -MC đến muộn hoặc bị ốm

-Nghệ sĩ chơi đàn tắc đường không đến đúng giờ

3.500.000VND

Tổng 12.000.000VND

Tổng ngân sách dự toán cần chi trả:

Dự toán tổng chi phí+Tổng chi phí phát sinh= 61.695.000VND

PHẦN 4 PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC

Thời hạn Ghi chú

Tổng quan

chương trình

-Thông tin về

thời gian, địa điểm, số lượng khách,…

Ánh 15/06

(Sáng)

-Chủ đầu tư muốnthay đổi thời gian,số lương khách mời tới

-Chỉnh sửa lần cuối: 17h 15/06

Ý tưởng cho

sự kiện

-Ý tưởng sơ khai

Chủ đầu tư

-Kế hoạch chi tiết

+Timeline chương trình+Nội dung từng phần

+Bảng công việc của kĩ thuật+Bảng công việc của nội dung

+Bảng công việc của hậu kì

Diệu Hoa 16/06 -Chủ đầu tư muốn

thay đổi vị trí tiếp khách, bàn

checklist

-Chỉnh sửa lần cuối: 29/3Lên nội dung,

kịch bản cho

MC dẫn trong

buổi lễ

Ánh 17/06 -Chủ đầu tư thay

đổi một số nội dung

-Chỉnh sửa lần

cuối: 17/06Lên nội dung,

kĩ thuật về âmthanh

-Quẩn lí các thiết bị âm thanh

lần cuối: 14/06-Quản lí trong suốt quá trình diễn ra sự kiện

Quản lí hệ

thống ánh

sáng

-Điều chỉnh mức độ ánh sáng

-Xử lí các lỗi

kĩ thuật về

ánh sáng

-Quản lí các thiết bị ánh sáng

lần cuối: 14/06-Quản lí trong suốt quá trình diễn ra sự kiện

Quản lí các

vấn đề kĩ

thuật khác

-Điều chỉnh máy chiếu

-Làm powerpoint-Bảo quản mic

-Chụp ảnh,

…

Bình, Long,Hải, Nam

15/06 (Powerpoint)

-Quản lí trong suốt quá trình diễn ra sự kiện

cần thiết… tổ chức sự kiện-Làm danh sách các vật dung, công cụ cho từng hoạt động diễn ra-Kiểm tra lại danh sách khách mời, cácthông tin liên quan đến kháchmười

Trong quá trình diễn ra trước, trong

và sau sự kiện

Các công

việc phụ khác

-In, ấn thiệp, gửi khách mời

-Làm tấm backdrop, chuẩn bị khăn trải bàn, thảm,

…-Kiểm kê các vật dụng được

Ninh, Thảo 10/06 Kiểm kê các

vật dụng trước và sau khi diễn ra chương tình

sử dụng trong

sự kiện

4 Dự tính rủi ro và hướng giải quyết

Khoản mục Tình huống rủi ro Hướng giải quyết

Chuẩn bị nội

dung cho

chương trình

Sau khi phân chia khu vực

để tổ chức các hoạt động nhỏ nhưng khi nhân viên nhà hàng tiếp nhận thì để saivị trí

Trước khi chương trình chính thức diễn ra cần kiểm tra lại toàn

bộ mọi thứ để phát hiện kịp thời

và có sự điểu chỉnh lại nhanh chóng, lưu ý với nhân viên nhà hàng

Ăn uống Số lượng đồ ăn không cung

cấp đủ cho số khách mời vì

có thể các khách được mời đến tham dự mang thêm bạn

bè, người thân đi cùng

Cần lấy thông tin nhanh chóng từchỗ bàn checklist và xem số khách đến thêm là bao nhiêu người Liên lạc với các đơn vị cung ứng thực phẩm đặt và lấy hàng gấp để kịp phục vụ khách

Kĩ thuật Trong quá trình diễn ra sự

kiện xảy ra sự cố mất điện

Phía ban tổ chức phải dự trù được trường hợp này và chuẩn bịsẵn máy phát điện Khi mất điện thì lập tức đưa ra sử dụng để không làm gián đoạn chương trình quá lâu

Hậu kì Sau khi thiết kế xong thiệp

và đưa thông tin cho bên xưởng in ấn.Trong quá trìnhthực hiện bước cuối nhân viên không cẩn thận làm sai thông tin trong thiệp nhưng lại không phát hiện ra rồi gửi cho khách Đến khi quản

lí chung của sự kiện kiểm tra thì đã phát hiện lỗi

Kiểm tra xem đã gửi thiệp cho bao nhiêu khách và số lượng chưa gửi Với khách đã nhận được thiệp thì lập tức gọi điện xin lỗi và gửi lại thiệp đã chỉnh sửa cho họ Với khách chưa gửi thì sửa lại rồi gửi cho họ sau

Nhân sự Đến ngày diễn ra chương

trình thì nhân viên ánh sáng gãy tay không thể làm việc

và đoàn biểu diễn chỉ đến với số lượng một nửa do một nửa kia bị tắc đường

Liên lạc với nhân viên ánh sáng khác hoặc thuê gấp người bên ngoài đến để đảm bảo công việc Còn với đoàn biểu diễn thì phải đảm bảo với một nửa số lượng nhưng vẫn phải hoàn thành tốt

tiết mục, nếu họ nói không thể thì phải thuê gấp bên ngoài với giá cao để kịptiến độ chương trình.

5 Danh sách khách mời

lượng

Thông tin các nhân

1 Đoàn sư Vạn Hạnh 7 Chủ đoàn: Nguyễn Chí Trọng

hữu cơ Long Bình

5 Chủ đoàn: Nguyễn Văn Huy

PHẦN 6 THIỆP MỜI

Kính mời: (Tên khách mời)

Tham dự buổi lễ khai trương nhà hàng buffet chay cao cấp Thăng Long.

Thời gian: 16h30 – 20h ngày 18 tháng 6 năm 2018

Địa điểm: Số 147 đường Tân Mai, Quận Hoàng Mai, Hà Nội.

 Sự hiện diện của quý khách là niềm vinh hạnh cho chúng tôi!

THIỆP MỜI KHAI

TRƯƠNG

23