Kỹ năng lắng nghe

Kỹ năng lắng nghe. Bạn đang tìm cách nâng cao kỹ năng nghe trong nghệ thuật giao tiếp? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ thế nào là lắng nghe, tầm quan trọng của nghệ thuật lắng nghe và làm thế nào để lắng nghe tốt? Lắng nghe không phải là bản

Kỹ năng lắng nghe

Giới thiệu

Ước tính trung bình, con ngời dùng 80% thời gian khi thức cho các hoạt động giao tiếp Trong đó, khoảng 45% thời gian lμ để lắng nghe

Điều thú vị lμ khi yêu cầu một ngời đánh giá xem anh ta có phải lμ ngời biết lắng

nghe hay không, 85% số ngời đợc hỏi cho rằng họ ở mức trung bình hay kém trong khi cha tới 5% cho rằng họ có thể lắng nghe rất tốt, hay lμ xuất sắc

Quan trọng phải hiểu rằng “nghe” khác với “lắng nghe” Nghe lμ một hoạt động thụ

động trong khi lắng nghe bao hμm những nỗ lực vμ sử dụng tất cả các giác quan khác, đặc biệt lμ dùng mắt Để nhấn mạnh sự khác biệt, ngời ta thờng sử dụng khái niệm “chủ động lắng nghe”

Đối với ngời phỏng vấn, một trong những kỹ năng then chốt cần phát triển đó lμ kỹ năng chủ động lắng nghe Rất tiếc lμ phần lớn những ngời phỏng vấn đều nghĩ rằng

kỹ năng quan trọng nhất lμ đặt câu hỏi chứ không phải lắng nghe các câu trả lời Xu hớng tự nhiên của chúng ta lμ luôn luôn nói quá nhiều trong lúc phỏng vấn vμ lμm cho ngời đợc phỏng vấn quá tải bởi các câu hỏi đóng vμ phức tạp Kết quả lμ ngời

đ-ợc phỏng vấn có rất ít cơ hội để cung cấp thông tin

Quy tắc 70/30

Quy tắc cơ bản mμ bạn phải tuân theo nếu bạn lμ ngời phỏng vấn lμ: bạn phải dμnh 70% thời gian cho lắng nghe vμ 30% để nói Không may lμ trong phần lớn các trờng

hợp ngời phỏng vấn vận dụng ngợc lại, tức lμ 70% thời gian để nói vμ 30% có vẻ để

nghe!!

Vì bạn có thể suy nghĩ nhanh gấp 4 hay 6 lần tốc độ nói ra nên khuynh hớng chung

lμ bạn “tắt điện” vμ không lắng nghe ngời khác khi họ đang nói Vì vậy trên thực tế, chúng ta dùng rất ít thời gian để lắng nghe thực sự Đó chỉ lμ một trong các hμnh vi cản trở việc chúng ta trở thμnh ngời có kỹ năng lắng nghe tốt

Rμo cản cho việc lắng nghe

Ngoμi những rμo cản hữu hình cho việc lắng nghe nh lμ tiếng ồn vμ những tiếng

động lμm sao lãng sự chú ý nh lμ tiếng chuông điện thoại, còn có những hμnh vi của con ngời cản trở họ trở thμnh ngời biết lắng nghe tốt Đó lμ:

Chấm điểm

Khi lắng nghe một ai đó, chúng ta thờng đánh giá những gì nghe đợc dựa trên kinh nghiệm bản thân vμ cố gắng để tỏ ra mình “hơn hẳn” ngời khác

Hμnh vi c xử nh vậy thờng đợc nói ra nh thế nμy:

“A tôi có biết một doanh nghiệp ở đó họ đã tăng doanh thu của mình đến 75% thông qua tiếp thị trực tiếp!”

Hoặc lμ bằng cách suy nghĩ “ồ ta chắc rằng ta có thể nghĩ ra một chiến lợc tiếp thị khá hơn nh thế nhiều!”

Đọc ý nghĩ

Lμ khi bạn nghĩ rằng bạn biết ngời đối thoại với mình đang thực sự nghĩ gì, ngay cả khi họ đã nói một điều hoμn toμn khác vμ bạn thực sự không có bằng chứng nμo cho kết luận của mình

Ví dụ bằng cách tự nói với mình rằng “Tôi cá lμ nguyên nhân thật sự khiến giám

đốc kinh doanh thôi việc lμ do anh ta đã bị đối xử không công bằng!!”

Lặp lại câu hỏi

Nhẩm lại hoặc chuẩn bị cho câu hỏi tiếp theo bạn định hỏi trong khi ngời đối thoại vẫn còn đang trả lời câu hỏi trớc Những ngời phỏng vấn thờng quá chú tâm vμo việc nghĩ ra các câu hỏi thông minh đến mức họ quên mất việc phải lắng nghe câu trả lời Chúng ta thờng thấy lμ ngời phỏng vấn hỏi câu hỏi mμ ngời đối thoại đã trả lời rồi Chỉ vì ngời phỏng vấn thờng chuẩn bị trớc các câu hỏi thăm dò trong kế hoạch phỏng vấn, đừng có máy móc sử dụng chúng!

Chỉ lắng nghe có chọn lọc

Đây lμ việc chỉ lắng nghe mẩu tin chính, vμ khi bạn nghe đợc, bạn không nghe tiếp nữa Ví dụ bạn có thể hỏi xem công ty có quỹ phúc lợi cho nhân viên không vμ khi bạn nghe đợc lμ có, bạn không nghe chi tiết nữa

Mơ màng

Để cho tâm trí bạn lơ lửng với những chuyện khác trong khi ngời đối thoại đang nói

Gán nhãn

Dự đoán về ngời đợc phỏng vấn ngay từ ấn tợng đầu tiên Ví dụ, ngay lập tức bạn cho rằng ngời đợc phỏng vấn không thể lμ một doanh nhân tốt bởi vì anh ta ăn mặc xuềnh xoμng hay có một giọng nói nhμ quê Bạn sau đó sẽ chỉ chăm chăm tìm những bằng chứng để chứng minh cho nhận xét ban đầu đó

Khuyên bảo

Đó lμ khi ngời phỏng vấn quên mất mục đích thực của cuộc phỏng vấn vμ liên tục ngắt lời để cho lời khuyên thay vì phải lắng nghe

Chìa khoá cho việc chủ động lắng nghe

1 Tập trung 100% vμo ngời đợc phỏng vấn

Bạn chỉ một khoảng thời gian ngắn để tìm hiểu cμng nhiều cμng tốt về ngời nμy cũng

nh việc kinh doanh của anh ta Một bản kế hoạch kinh doanh đẹp sẽ không có nghĩa

lμ một hoạt động kinh doanh tuyệt vời nếu nó không đợc điều hμnh bởi một doanh nhân giỏi!

Trong một khoảng thời gian ngắn, bạn phải cố gắng tìm hiểu ngời đó đằng sau những kế hoạch của họ Có nghĩa lμ bạn phải dùng mọi giác quan của mình để ‘lắng nghe’:

• Điều họ nói

• Cách họ nói

• Các thông điệp mμ ngôn ngữ cơ thể mách bảo

2 Giữ tiếp xúc nhạy cảm bằng mắt

Việc hình thμnh vμ giữ đợc tiếp xúc bằng mắt phù hợp trong suốt thời gian phỏng vấn lμ một trong những chìa khoá để có đợc một giao tiếp hiệu quả Thời lợng tiếp xúc mắt đợc coi lμ ‘bình thờng’ khác nhau ở những nền văn hoá khác nhau Ví dụ, ở Châu Âu, nghiên cứu cho thấy rằng trung bình một ngời lắng nghe nhìn ngời đối thoại 75% thời gian, trong khi ngời nói nhìn ngời nghe 40% thời gian Họ cùng nhìn vμo mắt nhau khoảng 30% thời gian!

Có thể những con số đó sẽ khác đối với văn hoá của Việt nam, nhng vẫn sẽ có

‘chuẩn mực văn hóa’ đợc chấp nhận Vì vậy ngời phỏng vấn phải giữ đợc ‘chuẩn mực’ để ngời đợc phỏng vấn cảm thấy thoải mái

Bạn cũng nên nhạy cảm với ‘hμnh vi tiếp xúc mắt’ của ngời đợc phỏng vấn Chúng

ta biết rằng những ngời giấu đôi mắt sau cặp kính râm lμ những ngời đáng ngờ Một ngời đợc phỏng vấn không muốn tiếp xúc mắt có thể lμ họ đang lo lắng hoặc muốn che giấu một điều gì đó về công việc kinh doanh của mình Hãy chú ý đến những câu hỏi mμ họ không muốn nhìn vμo mắt của bạn vμ cố gắng thăm dò nhiều hơn

3 Giữ sự cân bằng tâm lý

Hãy nhớ rằng khi phỏng vấn đánh giá cho vay thì ngời đợc phỏng vấn lμ ngời quan trọng nhất trong phòng!

Đừng sắp xếp bối cảnh phỏng vấn gây bất lợi về trạng thái tâm lý cho ngời đợc phỏng vấn Hãy ngồi cùng một loại nghế để bạn cao bằng ngời đợc phỏng vấn ; không nên có những đồ vật ngăn cách hai ngời nh một cái bμn chẳng hạn vμ đừng để

ánh sáng chiếu thẳng vμo mắt ngời đối thoại

Nhìn ngời đối thoại từ trên xuống qua một chiếc bμn rộng với cửa sổ sáng chói sau

l-ng bạn sẽ lμm cho l-ngời đợc phỏl-ng vấn cảm thấy bất lợi về tâm lý vμ họ sẽ khôl-ng sẵn lòng trò chuyện cởi mở với bạn về công việc kinh doanh của họ

4 Hãy lμ ‘tấm gơng phản chiếu’ ngời đợc phỏng vấn

a T thế

Khi bạn ngồi cùng với một ai đó mμ bạn thích thì bạn sẽ vô tình lμm theo những cử chỉ điệu bộ của ngời đó Bạn có thể vơn ngời lên trớc nếu họ lμm nh vậy, bạn bắt chéo chân khi họ lμm thế Một ngời biết lắng nghe thì cần tích cực lμm tấm gơng phản chiếu những ngôn ngữ cơ thể của ngời đối thoại, ngay cả khi họ không phải lμ bạn thân của bạn!!

b.Tốc độ nói

Một ngời phỏng vấn giỏi sẽ điều chỉnh tốc độ nói của mình cho phù hợp với tốc

độ của ngời đợc phỏng vấn Điều đó sẽ khuyến khích ngời đợc phỏng vấn tiếp tục nói vì họ cảm thấy rằng bạn có cùng cảm xúc về đề tμi họ đang đề cập tới Nếu họ quá hứng khởi về công việc kinh doanh họ sẽ nói rất nhanh vμ nếu bạn cũng tỏ ra nhiệt tình lắng nghe thì họ sẽ tiếp tục kể về điều đó

5 Khuyến khích ngời đợc phỏng vấn tiếp tục khi bạn muốn họ cung cấp thêm thông tin

a Dùng ngôn ngữ cơ thể khuyến khích

Ví dụ: mỉm cời cổ vũ vμ gật đầu; ngồi thẳng vμ ngả về phía trớc để tỏ ra rằng bạn quan tâm đến điều ngời đợc phỏng vấn đang nói

b Dùng các câu hỏi khuyến khích để cổ vũ ngời đợc phỏng vấn cung cấp thêm thông tin

Ví dụ: “Cho tôi biết thêm về việc doanh thu bán hμng của anh tiến triển nh thế nμo trong năm nay…

Hay “Điều đó thú vị đấy, anh hãy tiếp tục đi….”

c Đừng có nói khi ngời đợc phỏng vấn yên lặng!

Cho phép ngời đợc phỏng vấn im lặng 20 giây hoặc hơn sẽ khuyến khích họ chia

sẻ thêm những thông tin mμ họ có thể muốn giữ cho riêng họ Nói chung mọi

ng-ời thờng không thích có những khoảng yên lặng trong khi đối thoại

Nếu bạn cảm thấy cần thêm thông tin cho một câu hỏi, khi ngời đợc phỏng vấn kết thúc câu trả lời đừng lấp khoảng thời gian yên lặng bằng những câu hỏi khác Hãy nhìn họ cổ vũ vμ đừng nói gì cả - bạn sẽ ngạc nhiên với những

‘thú nhận’ không chủ định mμ bạn có đợc

6 Thờng xuyên hỏi lại

Hãy dùng những ‘câu hỏi phản ánh’ để cho phép ngời đợc phỏng vấn khẳng định lại những gì bạn nghe đợc

Ví dụ: “ Nếu tôi hiểu đúng thì anh đang nói ?”

“ Nói cách khác lμ ?”

7 Lμm rõ các điểm chính

Nhắc lại các từ ngữ then chốt để lμm rõ hơn điều ngời đợc phỏng vấn nói Hãy tỏ ra nhạy bén khi bạn lμm điều đó - chờ đến khi ngời đợc phỏng vấn nói xong vμ đừng ngắt lời họ

Dùng các câu hỏi “thăm dò” vμ câu hỏi “thử thách” khi bạn muốn họ cung cấp thêm những thông tin cụ thể Hãy nhạy bén khi ngời đợc phỏng vấn dùng những từ ngữ hay câu nói chung chung nh: “thỉnh thoảng”, “thờng xuyên” “Chúng tôi thờng tăng doanh số bán hμng vμo mùa xuân” Bạn cần phải tìm hiểu xem “thờng” có nghĩa lμ gì, có nghĩa lμ trong 10 năm hay chỉ đôi ba năm

8 Tóm tắt lại

Khi bạn đã đến cuối cuộc phỏng vấn hoặc kết thúc một chủ đề quan trọng trong

cuộc đối thoại, bạn nên tóm tắt những thông tin chính mμ bạn nhận đợc

Điều đó sẽ giúp ngời đợc phỏng vấn lμm rõ những gì bạn cha hiểu đúng

9 Nhớ phải ghi chú

Việc ghi chú lμ rất quan trọng khi thực hiện phỏng vấn đánh giá cho vay vì nó giúp bạn có thể nhớ đợc những thông tin quan trọng Có một ý tởng hay lμ bạn nên để một khoảng trống trong bản Kế hoạch phỏng vấn để ghi chú cho những vấn đề then chốt Tuy nhiên, điều quan trọng lμ trong lúc ghi chú bạn vẫn phải duy trì tiếp xúc bằng mắt Hãy chỉ ghi chú những điểm cốt yếu - bạn không phải lμ công an đang ghi lại lời khai của nhân chứng!