Kỹ năng lắng nghe. Bạn đang tìm cách nâng cao kỹ năng nghe trong nghệ thuật giao tiếp? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ thế nào là lắng nghe, tầm quan trọng của nghệ thuật lắng nghe và làm thế nào để lắng nghe tốt? Lắng nghe không phải là bản
K nng lng nghe Giới thiệu Ước tính trung bình, con ngời dùng 80% thời gian khi thức cho các hoạt động giao tiếp. Trong đó, khoảng 45% thời gian l để lắng nghe. Điều thú vị l khi yêu cầu một ngời đánh giá xem anh ta có phải l ngời biết lắng nghe hay không, 85% số ngời đợc hỏi cho rằng họ ở mức trung bình hay kém trong khi cha tới 5% cho rằng họ có thể lắng nghe rất tốt, hay l xuất sắc. Quan trọng phải hiểu rằng nghe khác với lắng nghe. Nghe l một hoạt động thụ động trong khi lắng nghe bao hm những nỗ lực v sử dụng tất cả các giác quan khác, đặc biệt l dùng mắt. Để nhấn mạnh sự khác biệt, ngời ta thờng sử dụng khái niệm chủ động lắng nghe. Đối với ngời phỏng vấn, một trong những kỹ năng then chốt cần phát triển đó l kỹ năng chủ động lắng nghe. Rất tiếc l phần lớn những ngời phỏng vấn đều nghĩ rằng kỹ năng quan trọng nhất l đặt câu hỏi chứ không phải lắng nghe các câu trả lời. Xu hớng tự nhiên của chúng ta l luôn luôn nói quá nhiều trong lúc phỏng vấn v lm cho ngời đợc phỏng vấn quá tải bởi các câu hỏi đóng v phức tạp. Kết quả l ngời đ- ợc phỏng vấn có rất ít cơ hội để cung cấp thông tin. Quy tắc 70/30 Quy tắc cơ bản m bạn phải tuân theo nếu bạn l ngời phỏng vấn l: bạn phải dnh 70% thời gian cho lắng nghe v 30% để nói. Không may l trong phần lớn các trờng hợp ngời phỏng vấn vận dụng ngợc lại, tức l 70% thời gian để nói v 30% có vẻ để nghe!! Vì bạn có thể suy nghĩ nhanh gấp 4 hay 6 lần tốc độ nói ra nên khuynh hớng chung l bạn tắt điện v không lắng nghe ngời khác khi họ đang nói. Vì vậy trên thực tế, chúng ta dùng rất ít thời gian để lắng nghe thực sự. Đó chỉ l một trong các hnh vi cản trở việc chúng ta trở thnh ngời có kỹ năng lắng nghe tốt. Ro cản cho việc lắng nghe Ngoi những ro cản hữu hình cho việc lắng nghe nh l tiếng ồn v những tiếng động lm sao lãng sự chú ý nh l tiếng chuông điện thoại, còn có những hnh vi của con ngời cản trở họ trở thnh ngời biết lắng nghe tốt. Đó l: Chấm điểm Khi lắng nghe một ai đó, chúng ta thờng đánh giá những gì nghe đợc dựa trên kinh nghiệm bản thân v cố gắng để tỏ ra mình hơn hẳn ngời khác. Hnh vi c xử nh vậy thờng đợc nói ra nh thế ny: A tôi có biết một doanh nghiệp ở đó họ đã tăng doanh thu của mình đến 75% thông qua tiếp thị trực tiếp! Hoặc l bằng cách suy nghĩ ồ ta chắc rằng ta có thể nghĩ ra một chiến lợc tiếp thị khá hơn nh thế nhiều! Đọc ý nghĩ L khi bạn nghĩ rằng bạn biết ngời đối thoại với mình đang thực sự nghĩ gì, ngay cả khi họ đã nói một điều hon ton khác v bạn thực sự không có bằng chứng no cho kết luận của mình. Ví dụ bằng cách tự nói với mình rằng Tôi cá l nguyên nhân thật sự khiến giám đốc kinh doanh thôi việc l do anh ta đã bị đối xử không công bằng!! Lặp lại câu hỏi Nhẩm lại hoặc chuẩn bị cho câu hỏi tiếp theo bạn định hỏi trong khi ngời đối thoại vẫn còn đang trả lời câu hỏi trớc. Những ngời phỏng vấn thờng quá chú tâm vo việc nghĩ ra các câu hỏi thông minh đến mức họ quên mất việc phải lắng nghe câu trả lời. Chúng ta thờng thấy l ngời phỏng vấn hỏi câu hỏi m ngời đối thoại đã trả lời rồi. Chỉ vì ngời phỏng vấn thờng chuẩn bị trớc các câu hỏi thăm dò trong kế hoạch phỏng vấn, đừng có máy móc sử dụng chúng! Chỉ lắng nghe có chọn lọc Đây l việc chỉ lắng nghe mẩu tin chính, v khi bạn nghe đợc, bạn không nghe tiếp nữa. Ví dụ bạn có thể hỏi xem công ty có quỹ phúc lợi cho nhân viên không v khi bạn nghe đợc l có, bạn không nghe chi tiết nữa. Mơ mng Để cho tâm trí bạn lơ lửng với những chuyện khác trong khi ngời đối thoại đang nói. Gán nhãn Dự đoán về ngời đợc phỏng vấn ngay từ ấn tợng đầu tiên. Ví dụ, ngay lập tức bạn cho rằng ngời đợc phỏng vấn không thể l một doanh nhân tốt bởi vì anh ta ăn mặc xuềnh xong hay có một giọng nói nh quê. Bạn sau đó sẽ chỉ chăm chăm tìm những bằng chứng để chứng minh cho nhận xét ban đầu đó. Khuyên bảo Đó l khi ngời phỏng vấn quên mất mục đích thực của cuộc phỏng vấn v liên tục ngắt lời để cho lời khuyên thay vì phải lắng nghe. Chìa khoá cho việc chủ động lắng nghe 1. Tập trung 100% vo ngời đợc phỏng vấn Bạn chỉ một khoảng thời gian ngắn để tìm hiểu cng nhiều cng tốt về ngời ny cũng nh việc kinh doanh của anh ta. Một bản kế hoạch kinh doanh đẹp sẽ không có nghĩa l một hoạt động kinh doanh tuyệt vời nếu nó không đợc điều hnh bởi một doanh nhân giỏi! Trong một khoảng thời gian ngắn, bạn phải cố gắng tìm hiểu ngời đó đằng sau những kế hoạch của họ. Có nghĩa l bạn phải dùng mọi giác quan của mình để lắng nghe: Điều họ nói Cách họ nói Các thông điệp m ngôn ngữ cơ thể mách bảo 2. Giữ tiếp xúc nhạy cảm bằng mắt Việc hình thnh v giữ đợc tiếp xúc bằng mắt phù hợp trong suốt thời gian phỏng vấn l một trong những chìa khoá để có đợc một giao tiếp hiệu quả. Thời lợng tiếp xúc mắt đợc coi l bình thờng khác nhau ở những nền văn hoá khác nhau. Ví dụ, ở Châu Âu, nghiên cứu cho thấy rằng trung bình một ngời lắng nghe nhìn ngời đối thoại 75% thời gian, trong khi ngời nói nhìn ngời nghe 40% thời gian. Họ cùng nhìn vo mắt nhau khoảng 30% thời gian! Có thể những con số đó sẽ khác đối với văn hoá của Việt nam, nhng vẫn sẽ có chuẩn mực văn hóa đợc chấp nhận. Vì vậy ngời phỏng vấn phải giữ đợc chuẩn mực để ngời đợc phỏng vấn cảm thấy thoải mái. Bạn cũng nên nhạy cảm với hnh vi tiếp xúc mắt của ngời đợc phỏng vấn. Chúng ta biết rằng những ngời giấu đôi mắt sau cặp kính râm l những ngời đáng ngờ. Một ngời đợc phỏng vấn không muốn tiếp xúc mắt có thể l họ đang lo lắng hoặc muốn che giấu một điều gì đó về công việc kinh doanh của mình. Hãy chú ý đến những câu hỏi m họ không muốn nhìn vo mắt của bạn v cố gắng thăm dò nhiều hơn. 3. Giữ sự cân bằng tâm lý Hãy nhớ rằng khi phỏng vấn đánh giá cho vay thì ngời đợc phỏng vấn l ngời quan trọng nhất trong phòng! Đừng sắp xếp bối cảnh phỏng vấn gây bất lợi về trạng thái tâm lý cho ngời đợc phỏng vấn. Hãy ngồi cùng một loại nghế để bạn cao bằng ngời đợc phỏng vấn ; không nên có những đồ vật ngăn cách hai ngời nh một cái bn chẳng hạn v đừng để ánh sáng chiếu thẳng vo mắt ngời đối thoại. Nhìn ngời đối thoại từ trên xuống qua một chiếc bn rộng với cửa sổ sáng chói sau l- ng bạn sẽ lm cho ngời đợc phỏng vấn cảm thấy bất lợi về tâm lý v họ sẽ không sẵn lòng trò chuyện cởi mở với bạn về công việc kinh doanh của họ. 4. Hãy l tấm gơng phản chiếu ngời đợc phỏng vấn a. T thế Khi bạn ngồi cùng với một ai đó m bạn thích thì bạn sẽ vô tình lm theo những cử chỉ điệu bộ của ngời đó. Bạn có thể vơn ngời lên trớc nếu họ lm nh vậy, bạn bắt chéo chân khi họ lm thế. Một ngời biết lắng nghe thì cần tích cực lm tấm gơng phản chiếu những ngôn ngữ cơ thể của ngời đối thoại, ngay cả khi họ không phải l bạn thân của bạn!! b.Tốc độ nói Một ngời phỏng vấn giỏi sẽ điều chỉnh tốc độ nói của mình cho phù hợp với tốc độ của ngời đợc phỏng vấn . Điều đó sẽ khuyến khích ngời đợc phỏng vấn tiếp tục nói vì họ cảm thấy rằng bạn có cùng cảm xúc về đề ti họ đang đề cập tới. Nếu họ quá hứng khởi về công việc kinh doanh họ sẽ nói rất nhanh v nếu bạn cũng tỏ ra nhiệt tình lắng nghe thì họ sẽ tiếp tục kể về điều đó. 5. Khuyến khích ngời đợc phỏng vấn tiếp tục khi bạn muốn họ cung cấp thêm thông tin a. Dùng ngôn ngữ cơ thể khuyến khích Ví dụ: mỉm cời cổ vũ v gật đầu; ngồi thẳng v ngả về phía trớc để tỏ ra rằng bạn quan tâm đến điều ngời đợc phỏng vấn đang nói. b. Dùng các câu hỏi khuyến khích để cổ vũ ngời đợc phỏng vấn cung cấp thêm thông tin Ví dụ: Cho tôi biết thêm về việc doanh thu bán hng của anh tiến triển nh thế no trong năm nay. Hay Điều đó thú vị đấy, anh hãy tiếp tục đi. c. Đừng có nói khi ngời đợc phỏng vấn yên lặng! Cho phép ngời đợc phỏng vấn im lặng 20 giây hoặc hơn sẽ khuyến khích họ chia sẻ thêm những thông tin m họ có thể muốn giữ cho riêng họ. Nói chung mọi ng- ời thờng không thích có những khoảng yên lặng trong khi đối thoại. Nếu bạn cảm thấy cần thêm thông tin cho một câu hỏi, khi ngời đợc phỏng vấn kết thúc câu trả lời đừng lấp khoảng thời gian yên lặng bằng những câu hỏi khác. Hãy nhìn họ cổ vũ v đừng nói gì cả - bạn sẽ ngạc nhiên với những thú nhận không chủ định m bạn có đợc. 6. Thờng xuyên hỏi lại Hãy dùng những câu hỏi phản ánh để cho phép ngời đợc phỏng vấn khẳng định lại những gì bạn nghe đợc. Ví dụ: Nếu tôi hiểu đúng thì anh đang nói .? Nói cách khác l .? 7. Lm rõ các điểm chính Nhắc lại các từ ngữ then chốt để lm rõ hơn điều ngời đợc phỏng vấn nói. Hãy tỏ ra nhạy bén khi bạn lm điều đó - chờ đến khi ngời đợc phỏng vấn nói xong v đừng ngắt lời họ. Dùng các câu hỏi thăm dò v câu hỏi thử thách khi bạn muốn họ cung cấp thêm những thông tin cụ thể. Hãy nhạy bén khi ngời đợc phỏng vấn dùng những từ ngữ hay câu nói chung chung nh: thỉnh thoảng, thờng xuyên . Chúng tôi thờng tăng doanh số bán hng vo mùa xuân. Bạn cần phải tìm hiểu xem thờng có nghĩa l gì, có nghĩa l trong 10 năm hay chỉ đôi ba năm. 8. Tóm tắt lại Khi bạn đã đến cuối cuộc phỏng vấn hoặc kết thúc một chủ đề quan trọng trong cuộc đối thoại, bạn nên tóm tắt những thông tin chính m bạn nhận đợc. Điều đó sẽ giúp ngời đợc phỏng vấn lm rõ những gì bạn cha hiểu đúng. 9. Nhớ phải ghi chú Việc ghi chú l rất quan trọng khi thực hiện phỏng vấn đánh giá cho vay vì nó giúp bạn có thể nhớ đợc những thông tin quan trọng. Có một ý tởng hay l bạn nên để một khoảng trống trong bản Kế hoạch phỏng vấn để ghi chú cho những vấn đề then chốt. Tuy nhiên, điều quan trọng l trong lúc ghi chú bạn vẫn phải duy trì tiếp xúc bằng mắt. Hãy chỉ ghi chú những điểm cốt yếu - bạn không phải l công an đang ghi lại lời khai của nhân chứng! . dụng khái niệm chủ động lắng nghe. Đối với ngời phỏng vấn, một trong những kỹ năng then chốt cần phát triển đó l kỹ năng chủ động lắng nghe. Rất tiếc l phần. việc chúng ta trở thnh ngời có kỹ năng lắng nghe tốt. Ro cản cho việc lắng nghe Ngoi những ro cản hữu hình cho việc lắng nghe nh l tiếng ồn v những tiếng