quy trinh quản lý hàng tồn kho

QUY TRÌNH QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO MỤC LỤC MỤC ĐÍCH PHẠM VI ÁP DỤNG TÀI LIỆU THAM CHIỀU ĐỊNH NGHĨA 4.1 Các khái niệm 4 4.2 Danh mục chữ viết tắt NỘI DUNG 5.1 Quy trình nhập, xuất kho hàng hóa 5.1.1 Lưu đồ 5.1.2 Diễn giải lưu đồ 5.1.3 Trường hợp đặc biết 5 5.2 Nhập, xuất kho Thành phẩm 5.2.1 Lưu đồ 5.2.2 Diễn giải lưu đồ 5.2.3 Trường hợp khác 10 8 5.3 Nhập lại nguyên vật liệu sản xuất HỒ SƠ 14 PHỤ LỤC 11 10 QUY TRÌNH QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO MỤC ĐÍCH - Quy trình này nhằm đưa những nguyên tắc bảo đảm các vật tư, nguyên liệu, hàng hoá kiểm soát toàn quá trình nhập, xuất và lưu kho cơng ty TNHH Cơng nghiệp Trí Cường PHẠM VI ÁP DỤNG - Áp dụng với tất cả vật tư, hàng hóa và thành phẩm phục vụ quá trình sản xuất, kinh doanh công ty TNHH Cơng nghiệp Trí Cường TÀI LIỆU THAM CHIỀU + Tiêu chuẩn ISO9001:2015, điều khoản 8.5 sản xuất và cung cấp + Quy trình SX QT01-SX/TCI + Quy trình triển khai đơn hang lô loạt QT05-SX/TCI + Quy trình mua hang QT07-KD/TCI + các quy trình chung BLĐ ĐỊNH NGHĨA 4.1 Các khái niệm - Quy trình hàng tồn kho bắt đầu từ thời điểm nhà cung cấp giao nguyên vật liệu đến kho Công ty thời điểm thành phẩm xuất khỏi kho thành phẩm - Hàng tồn kho: Là những tài sản: (a) Được giữ để bán kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; (b) Đang quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; (c) Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng quá trình sản xuất, kinh doanh cung cấp dịch vụ (theo chuẩn mực số 02 Ban hành công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 Bộ trưởng Bộ Tài chính) 4.2 Danh mục chữ viết tắt NỘI DUNG 5.1 Quy trình nhập, xuất kho vật tư, hàng hóa QUY TRÌNH QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO 5.1.1 Lưu đồ Trách nhiệm Nội dung công việc Nhận yêu cầu kiểm tra BP mua1.hàng và yêu cầu nhập vật tư / NV kho Gửi thoog tin - BP kho/BP mua2 Kiểm tra hàng/QC or BP khác Trả lại + NV NhậpKho kho, lưu thông tin vào thẻ kho phần mềm Yêu cầu xuất kho BP đề nghị Kiểm tra 1- Yêu cầu kiểm tra Yêu cầu nhập kho 3- Vật tư hàng hóa 4- Biên bản bàn giao hàng hóa, Biên bản nghiệm thu ( Sắp xếp vật tư hàng hóa vào kho NV Kho Nhận hàng BP kho Tài liệu, biểu mẫu Phiếu nhập kho, Lưu hồ sơ, Báo cáo hàng tháng Phiếu yêu cầu xuất vật tư Phiếu yêu cầu xuất vật tư, _- + Trả lại BP kho Tạo phiếu xuất kho ,xuất hàng hóa, lưu chứng từ Phiếu yêu cầu xuất vật tư, thành phẩm Phiếu xuất kho, 5.1.2 Diễn Giải Bước 1: Nhận yêu cầu kiểm tra yêu cầu nhập vật tư - BP mua hàng chuyển danh sách vật tư, hàng hóa cần nhập kho phần mềm Bước 2: Kiểm tra vật tư, hàng hóa theo QĐ QUY TRÌNH QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO - Yêu cầu kiểm tra xác nhận hàng đạt tiêu chuẩn theo quy định kiểm tra hàng hóa BP QC - Chứng từ và vật tư hàng hóa kèm Yêu cầu nhập kho, hóa đơn (Biên bản bàn giao) có Vật tư hàng hóa Biên bản nghiệm thu biên bản bàn giao nhà cung cấp Bước 3: NV kho nhận hàng hóa - NV kho nhận hàng hóa theo biên bản bàn giao, sắp xếp vật tư hàng hóa vào kho Bước 4:Nhập kho, lưu thơng tin vào thẻ kho - NV kho tạo phiếu nhập kho, lưu thông tin vào thẻ kho, lưu chứng từ, hồ sơ, báo cáo theo quy định, trả phiếu nhập kho Bước : Yêu cầu xuất kho - BP đề nghị xuất kho chuyển phiếu yêu cầu xuất vật tư Bước 6: Kiểm tra - BP kho kiểm tra thông tin phiếu yêu cầu xuất kho: người xuất, BP xuất, đơn hàng, vật tư hay công cụ, dụng cụ, chữ ký - danh sách danh mục vật tư kèm theo - Nếu đạt tiến hành xuất kho, không đạt trả lại BP đề nghị - Kiểm tra phần mềm có vật tư hay khơng Nếu có thì xuất kho, khơng có thì thơng báo để chờ vật tư Bước 7: Tạo phiếu xuất kho, Xuất hàng, lưu số liệu vào thẻ kho - BP kho tạo phiếu xuất kho - Nhân viên kho xuất vật tư, hàng hóa theo phiếu xuất kho - Nhân viên kho xuất vật tư mua cho đơn hàng, xuất kho nhập trước xuất trước (FIFO) - BP nhận vật tư, hàng hoá phải kiểm tra số lượng, ngoại quan hàng hóa, vật tư trước mang khỏi kho và ký nhận phiếu xuất kho - BP kho lưu chứng từ, sau chuyển kt 5.1.3 Trường hợp đặc biệt QUY TRÌNH QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO - Nhập kho khơng có vật tư, hàng hóa - Trường hợp xác nhận có vật tư hàng hóa - Trường hợp cấp phiếu nhập kho lần cho người nhập kho mua TP.SX 5.2 Nhập, xuất kho Thành phẩm 5.2.1 Quy trình Trách nhiệm Nợi dung cơng việc Tài liệu, biểu mẫu Nhận thơng tin kế Phòng SX hoạch đơn hàng Nhận thông tin (ngày giao hàng) Phòng SX/BP Nhận hàng kho 1- Biên bản bàn giao 2- Thành phẩm có tem qc Phiếu nhập kho Cho vào giá kệ chờ xuất theo đơn hàng Phòng3.SX/BP Cập nhập vào thẻ kho kho Lưu chứng từ Phòng4.kinh Yêu cầu xuất kho doanh BP kho Kiểm tra + BP kho/Phòng Xuất thành phẩm kinh doanh Nhập vào thẻ kho, BP kho lưu chứng từ Phiếu yêu cầu xuất vật tư, _- Phiếu yêu cầu xuất vật tư, Trả lại Phiếu yêu cầu xuất vật tư, Phiếu xuất kho, Lưu chứng từ QUY TRÌNH QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO 5.2.2 Diễn giải Bước 1: Nhận thơng tin kế hoạch đơn hàng - Phòng sản xuất thông báo kế hoạch giao hàng Bước 2: BP kho nhận thành phẩm - BP kho nhận thành phẩm kèm theo các loại chứng từ sau: + Biên bản bàn giao (ghi rõ tên, mã, lô, ngày, đơn hàng, + Tem QC chi tiết theo lô Bước 3: Cập nhập vào thẻ kho, Lưu chứng từ - BP kho sắp xếp thành phẩm vào kho, theo thứ tự ưu tiên xuất kho, và theo FIFO và bảo quản theo quy định, nhập vào thẻ kho - Tạo phiếu nhập kho, trả phiếu nhập có đầy đủ chữ ký người giao và người nhận - Lưu chứng từ Bước 4:Yêu cầu xuất kho - Phòng kinh doanh đề nghị xuất kho chuyển phiếu yêu cầu xuất kho Bước 5: Kiểm tra thông tin - BP kho kiểm tra thông tin phiêu yêu cầu xuất kho: đơn hàng, chữ ký Nếu đạt tiến hành xuất kho, không đạt trả lại Bước 6: Kiểm tra - Nhân viên kho xuất vật tư phải kiểm tra tem xanh thành phẩm, đảm bảo thành phẩm nhập trước xuất trước (FIFO) Bước 7: Tạo phiếu xuất kho, Xuất hàng, lưu số liệu vào thẻ kho - BP kho tạo phiếu xuất kho - Nhân viên kho xuất vật tư, hàng hóa theo phiếu xuất kho kiểm tra theo Biên bản bàn giao BM21-QT03SX  Người nhận thành phẩm phải kiểm tra (Số lượng, tem xanh phiếu kiểm soát thành phẩm) trước mang khỏi kho  BP kho cập nhật vào thẻ kho, lưu chứng từ, sau chuyển kế toán tổng hợp, báo cáo tình hình xuất nhập tồn kho theo yêu cầu P TCKT 5.2.3 Trường hợp khác  Trường hợp thành phẩm khỏi nhà máy không qua BP kho QUY TRÌNH QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO 5.3 Nhập lại nguyên vật liệu sản xuất - Nhập lại nguyên vật liệu sử dụng biểu mẫu Yêu cầu nhập kho HỒ SƠ STT 10 Tên hồ sơ Mã số hồ sơ/ký hiệu hồ sơ Dạng lưu (Bản mềm/Bản scan/ Bản cứng) Bản lưu (Bản gốc hay Bản sao) Nơi lưu Thời gian lưu Xử lý hết hạn lưu Ghi Thẻ kho Phiếu yêu cầu nhập Phiếu yêu cầu nhập Phiếu yêu cầu xuất Phiếu yêu cầu xuất Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho Báo cáo tồn kho PHỤ LỤC STT Tên tài liệu Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Phiếu yêu cầu nhập, xuất vật tư Báo cáo tồn kho Báo cáo nhập xuất tồn Mã số (Mẫu Bộ tài – Bản mềm) (Mẫu Bộ tài – Bản mềm) (Mẫu Bộ tài – Bản mềm) (Mẫu Bộ tài – Bản mềm) QUY TRÌNH Mã số: Ngày BH: QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO QT03- SX/TCI 10/06/2018 Lần SĐ: Trang: 1/9 ... theo Quy t định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 Bộ trưởng Bộ Tài chính) 4.2 Danh mục chữ viết tắt NỘI DUNG 5.1 Quy trình nhập, xuất kho vật tư, hàng hóa QUY TRÌNH QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO. .. hóa, vật tư trước mang khỏi kho và ký nhận phiếu xuất kho - BP kho lưu chứng từ, sau chuyển kt 5.1.3 Trường hợp đặc biệt QUY TRÌNH QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO - Nhập kho khơng có vật tư, hàng hóa... tư, hàng hóa cần nhập kho phần mềm Bước 2: Kiểm tra vật tư, hàng hóa theo QĐ QUY TRÌNH QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO - Yêu cầu kiểm tra xác nhận hàng đạt tiêu chuẩn theo quy định kiểm tra hàng hóa