Tạo mới cơ quan và cán bộ

TẬP ĐỒN BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG VIỆT NAM *************** HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG VNPT-IOFFICE V4 CẤU HÌNH CƠ QUAN VÀ CÁN BỘ (Version 4.0) Tiền Giang, 03/2018 Trang TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Hệ thống VNPT- IOFFICE (V4.0) MỤC LỤC CHƯƠNG I TẠO CƠ QUAN VÀ CÁN BỘ CƠ QUAN .4 I BƯỚC - TẠO LOẠI ĐƠN VỊ 1.1 Cách thực 1.2 Lưu ý: II BƯỚC - TẠO ĐƠN VỊ 2.1 Cách thực hiện: 2.2 Lưu ý: 10 III BƯỚC - TẠO CÁN BỘ 11 3.1 Cách thực hiện: 11 3.2 Lưu ý .13 IV BƯỚC – PHÂN CÔNG TÁC CÁN BỘ MỚI 14 4.1 Cách thực hiện: 14 4.2 Ví dụ 15 V BƯỚC – ĐIỀU CHUYỂN CÁN BỘ 16 5.1 Cách thực hiện: 17 5.2 Lưu ý 20 CHƯƠNG II CHỈNH SỬA CÁC DANH MỤC 21 I SỬA DANH MỤC CHỨC VỤ .21 II SỬA DANH MỤC LOẠI ĐƠN VỊ .22 III SỬA DANH MỤC ĐƠN VỊ 22 IV SỬA DANH MỤC CÁN BỘ .23 CHƯƠNG III XÓA CÁC DANH MỤC ĐÃ TẠO .25 I XÓA CHỨC VỤ 25 II XÓA ĐƠN VỊ .25 III XÓA LOẠI ĐƠN VỊ 26 IV XÓA CÁN BỘ .27 .27 Trang TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Hệ thống VNPT- IOFFICE (V4.0) CHƯƠNG MỞ ĐẦU: GIỚI THIỆU Cấu hình quan cán bước quan trọng hệ thống VNPT-IOFFICE Vì cấu hình sai cấu trúc quan dẫn đến lỗi điều chuyển cán Hệ thống có nhiều loại đơn vị Mỗi loại đơn vị tương ứng với đơn vị Cấu hình loại đơn vị đơn vị quan quản trị viên thực Sau tạo quan, quản trị viên tiến hành triển khai quan vừa tạo cách tiến hành tạo cán bộ, phân công, phân quyền cụ thể cho cán có quan Tài liệu hướng dẫn cách tạo quan cán quan Trang TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Hệ thống VNPT- IOFFICE (V4.0) CHƯƠNG I TẠO CƠ QUAN VÀ CÁN BỘ CƠ QUAN I BƯỚC - TẠO LOẠI ĐƠN VỊ 1.1 Cách thực  Bước 1: Chọn Menu [Cán bộ] => chọn [Danh mục loại đơn vị] Trang TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Hệ thống VNPT- IOFFICE (V4.0)  Bước 2: Click chọn biểu tượng dấu cộng ĐƠN VỊ] mục [THÊM MỚI LOẠI  Bước 3: Điền thông tin cho loại đơn vị, với: Trang TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Hệ thống VNPT- IOFFICE (V4.0) ➢ STT: Điền STT loại đơn vị Nếu bỏ qua thao tác này, hệ thống tự cập nhật STT cho loại đơn vị ➢ Trạng thái: chọn trạng thái cho loại đơn vị Có trạng thái [Mở] [Đóng]  Mở: cho phép loại đơn vị hiển thị hệ thống  Đóng: khơng cho phép loại đơn vị hiển thị hệ thống ➢ Tên loại đơn vị: thông tin bắt buộc phải nhập.Điền tên đầy đủ loại đơn vị có dấu tiếng Việt Nếu bỏ qua thao tác nhập tên loại đơn vị, hệ thống không cho phép tạo ➢ Trực thuộc loại đơn vị: Nếu loại đơn vị vừa tạo trực thuộc loại đơn vị gốc, quản trị viên chọn mục [Trực thuộc loại đơn vị] ➢ Ghi chú: Nhập ghi (nếu cần)  Bước 4: Chọn [Lưu lại] để lưu thông tin vừa nhập 1.2 Lưu ý:  Các thông tin sau nhập thành công hiển thị [DANH SÁCH LOẠI ĐƠN VỊ] Trang TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Hệ thống VNPT- IOFFICE (V4.0)  Để hoàn tác thao tác vừa nhập muốn thêm loại đơn vị chọn [Thêm mới] II BƯỚC - TẠO ĐƠN VỊ  Sau tạo loại đơn vị thành công, tiến hành tạo đơn vị Mỗi đơn vị tương ứng với loại đơn vị, loại đơn vị có nhiều đơn vị Việc khởi tạo loại đơn vị giúp phân loại đơn vị thuộc loại đơn vị Thuận lợi trình kiểm soát đơn vị 2.1 Cách thực hiện:  Bước 1: Chọn Menu [Cán bộ] => chọn [Danh mục đơn vị] Trang TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Hệ thống VNPT- IOFFICE (V4.0)  Bước 2: Click chọn biểu tượng dấu cộng mục [THÊM MỚI ĐƠN VỊ]  Bước 3: Điền thông tin cho Đơn vị cần tạo, với: Trang TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Hệ thống VNPT- IOFFICE (V4.0) ➢ Tên đơn vị: Điền tên Đơn vị, viết đầy đủ có dấu tiếng việt Đây thông tin bắt buộc Nếu bỏ qua thông tin , hệ thống không cho phép tạo đơn vị ➢ Domain: Nhập đường dẫn hệ thống Hệ thống qui ước “www”  Ví dụ: www v4.vnptioffice.vn ➢ Email: Khai báo email hợp lệ đơn vị ➢ Thứ tự hiển thị: Mặc định thay đổi cần Đây thứ tự hiển thị danh sách Đơn vị ➢ Mã định danh: Khai báo mã định danh cho đơn vị  Lưu ý: đơn vị cha, phải khai báo mã định danh.Nếu không khai báo mã định danh, hệ thống không đăng nhập Các đơn vị con, không khai báo mã định danh không hiển thị tên đơn vị textbox bên phải hình ➢ Địa đơn vị: Địa cụ thể đơn vị ➢ Loại đơn vị: Chọn loại đơn vị vừa khởi tạo BƯỚC ➢ Đơn vị trực thuộc: Nếu đơn vị tạo trực thuộc đơn vị khác chọn Đơn vị trực thuộc đơn vị Có thể bỏ qua bước đơn vị tạo đơn vị cha ➢ Số điện thoại: Nhập số điện thoại đơn vị ➢ Trạng thái: Chọn trạng thái Mở Đóng  Mở: cho phép tên đơn vị hiển thị hệ thống  Đóng: khơng cho phép tên đơn vị hiển thị hệ thống ➢ Mã số đơn vị: Nhập mã số cho đơn vị, lưu ý mã số đơn vị không vượt ký tự  Bước 4: Nhấn nút [Lưu lại] để hệ thống lưu liệu tạo loại đơn vị Trang TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Hệ thống VNPT- IOFFICE (V4.0) 2.2 Lưu ý:  Sau thêm thành công đơn vị thêm hiển thị DANH SÁCH ĐƠN VỊ  Sau tạo đơn vị thành cơng Click vào textbox hình đây, tên đơn vị vừa tạo cập nhật hệ thống:  Trường hợp, tạo đơn vị thành công, click ô textbox không thấy tên đơn vị vừa tạo Tiến hành đăng xuất đăng nhập lại để hệ thống cập nhật tên đơn vị vừa khởi tạo Trang 10 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Hệ thống VNPT- IOFFICE (V4.0)  Click chọn [Mẫu danh sách cán bộ], sau nhập đầy đủ thông tin cán Mẫu danh sách cán tải  Chọn [Chọn tệp] để tải danh sách cán vừa nhập lên hệ thống  Click chọn [Đọc file] để xem danh sách cán  Chọn [Lưu lại] để hồn tất q trình.(Xem thêm tài liệu Import người dùng)  Lưu ý: import danh sách cán bộ, cán mặc định mật  Bước chọn [Lưu lại] để lưu thông tin vừa nhập 3.2 Lưu ý  Sau lưu thành công, hệ thống hiển thị danh sách cán dạng bảng sau đây:  Bảng hiển thị danh sách cán phân công tác  Trạng thái cán phân công tác là: “Đang làm”  Trạng thái cán import cán thêm thủ công chưa phân công tác là: “Chưa công tác”  Chỉ thực thao tác xóa cán cán trạng thái “Chưa công tác” Trang 13 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Hệ thống VNPT- IOFFICE (V4.0) IV BƯỚC – PHÂN CƠNG TÁC CÁN BỘ MỚI  Phân cơng tác cán mới: tiến hành phân công chức vụ, phòng ban, đơn vị cho cán 4.1 Cách thực hiện:  Bước 1:Chọn [Cán bộ]/[Phân công tác cán mới] hình sau đây:  Bước 2: Tiến hành phân công tác cán mới, bảng hiển thị toàn danh sách cán mới, chưa phân công tác: Trang 14 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Hệ thống VNPT- IOFFICE (V4.0) + Chọn cán cần phân công tác cách click vào [Chọn(*)] + Tiến hành cập nhật chức vụ cho cán vừa chọn cách chọn chức vụ ô textbox + Chọn đơn vị/cán cần phân công:  Bước 3: Click chọn [Phân cơng tác] để hồn tất q trình 4.2 Ví dụ Phân cơng tác cho cán “Bùi Minh Hải” ➢ Bước 1: Chọn Menu [Cán bộ] /[Phân công tác cán mới] ➢ Bước 2: Click chọn họ tên cán cần phân công hình sau: Trang 15 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Hệ thống VNPT- IOFFICE (V4.0) ➢ Bước 3: Chọn Chức vụ Đơn vị/Cán bộ(*), cụ thể chọn chức vụ “Nhân viên” thuộc Phòng Kế Hoạch-Tài Chính STTTT Tiền Giang V BƯỚC – ĐIỀU CHUYỂN CÁN BỘ - Điều chuyển cán chuyển đổi vị trí cơng tác cán theo quy định pháp luật Trong hệ thống VNPT-IOFFICE điều chuyển cán bao gồm thao tác “kiêm nhiệm”, “chuyển công tác” chấm dứt hoạt động công tác cán thao tác “nghỉ công tác” Việc điều chuyển cán thực sau quản trị viên phân công tác cho cán Trang 16 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Hệ thống VNPT- IOFFICE (V4.0) 5.1 Cách thực hiện:  Bước 1: Chọn [Cán bộ]/[Điều chuyển cán bộ] hình sau:  Bước 2: Click chọn cán muốn điều chuyển:  Tùy vào mục đích điều chuyển cán bộ, quản trị viên chọn thao tác cho phù hợp: + Kiêm nhiệm: cán chọn, có quyền kiêm nhiệm tương ứng với chức vụ cán  Sau chọn cán bộ, chọn [Chức vụ] [Đơn vị/Cán bộ] cần kiêm nhiệm cho cán chọn  Click chọn để hoàn thành trình xử lý Trang 17 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Hệ thống VNPT- IOFFICE (V4.0)  Sau “Kiêm nhiệm” thành công hệ thống hiển thị:  Cụ thể: Cán “Nguyễn Văn Đậm” kiêm nhiệm chức vụ, chức vụ Văn Thư Phòng Cơng Nghệ-Thơng Tin chức vụ nhân viên phòng Cơng Nghệ -Thông Tin  Lưu ý: chức vụ đơn vị cán kiêm nhiệm chức vụ khác phòng ban, khác chức vụ phòng ban Không thể tiến hành kiêm nhiệm cán chức vụ, phòng ban  Quay trở lại giao diện chính, chọn [Phân quyền]/[Phân nhóm quyền cho cán bộ] để phân quyền hình sau:  Chọn cán chọn danh sách nhóm quyền cho cán Sau click chọn [Phân quyền] Trang 18 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Hệ thống VNPT- IOFFICE (V4.0) + Chuyển công tác: Tùy theo yêu cầu cụ thể thay đổi chức vụ,đơn vị, nơi cơng tác, phòng ban cán chọn  Sau chọn cán bộ, chọn [Chức vụ] [Đơn vị/Cán bộ] cần chuyển công tác cho cán chọn  Click chọn để hoàn thành trình xử lý  Quay trở lại giao diện chính, chọn [Phân quyền]/[Phân nhóm quyền cho cán bộ] để phân quyền hình sau:  Chọn cán chọn danh sách nhóm quyền cho cán Sau click chọn [Phân quyền] + Nghỉ cơng tác: dừng hoạt động cán chọn  Sau chọn cán bộ, chọn Trang 19 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Hệ thống VNPT- IOFFICE (V4.0)  Nhập ngày nghỉ việc cán Sau chọn [Lưu] 5.2 Lưu ý  Sau điều chuyển cán thành công , tiến hành đăng nhập tài khoản tạo  Theo dõi trạng thái cán [Đang làm],[Đã nghỉ] mục [Cán bộ][Danh mục cán bộ]  Xem lại danh sách cán bộ, cán tạo mục [Cán bộ]/[Danh mục cán bộ] Trong [Danh mục cán bộ] có [Tên đăng nhập] để dễ dàng theo dõi thao tác Trang 20 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Hệ thống VNPT- IOFFICE (V4.0) CHƯƠNG II CHỈNH SỬA CÁC DANH MỤC I SỬA DANH MỤC CHỨC VỤ  Chọn Menu [Cán bộ] => chọn [Danh mục chức vụ]  Double click vào dòng chứa chức vụ cần sửa:  Tiến hành sửa trực tiếp hình sau đây: Trang 21 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Hệ thống VNPT- IOFFICE (V4.0) II SỬA DANH MỤC LOẠI ĐƠN VỊ  Chọn [Cán bộ] => chọn [Danh mục loại đơn vị]  Double click vào dòng chứa loại đơn vị cần sửa:  Tiến hành sửa trực tiếp hình sau đây: III SỬA DANH MỤC ĐƠN VỊ  Chọn [Cán bộ] => chọn [Danh mục đơn vị]  Double click vào dòng chứa loại đơn vị cần sửa: Trang 22 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Hệ thống VNPT- IOFFICE (V4.0)  Tiến hành sửa trực tiếp hình sau đây: IV SỬA DANH MỤC CÁN BỘ  Chọn Menu [Cán bộ] => chọn [Danh mục cán bộ]  Double click vào dòng chứa cán cần sửa: Trang 23 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Hệ thống VNPT- IOFFICE (V4.0)  Hệ thống hiển thị:  Lưu ý: tên đăng nhập mật khẩu, hệ thống khơng cho phép sửa đổi Chỉ sửa thông tin như: Họ tên cán bộ, địa chỉ, chứng minh nhân dân, số điện thoại, di động, số thứ tự  Mục “Trạng thái”: hệ thống cập nhật mặc định quản trị tiến hành thêm cán bộ.Cán tạo mặc đinh trạng thái “Chưa công tác”, cán phân công tác trạng thái “Đang làm” cán nghỉ công tác trạng thái “Đã nghỉ”.Do quản trị khơng thể thay đổi trạng thái cán trực tiếp hệ thống Trang 24 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Hệ thống VNPT- IOFFICE (V4.0) CHƯƠNG III XÓA CÁC DANH MỤC ĐÃ TẠO I XÓA CHỨC VỤ  Cách thực hiện: ➢ Bước 1: Chọn menu [Cán bộ] => chọn [Danh mục chức vụ] ➢ Bước 2: Chọn tên chức vụ cần xóa ➢ Bước 3: Tại tên chức vụ cần xóa chọn biểu tương II XÓA ĐƠN VỊ  Cách thực hiện: ➢ Bước 1: Chọn menu [Cán bộ] => chọn [Danh mục đơn vị] ➢ Bước 2: Chọn [ Tên đơn vị] cần xóa ➢ Bước 3: Tại tên đơn vị cần xóa chọn biểu tương ➢ Lưu ý: thực thao tác xóa đơn vị tuần tự, đơn vị có đơn vị con, phòng ban, phải tiến hành xóa đơn vị con/phòng ban trước Sau thực thao tác xóa đơn vị cha Đối với đơn vị có cán bộ, khơng thể tiến hành thao tác xóa trực tiếp hệ thống Trang 25 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Hệ thống VNPT- IOFFICE (V4.0) III XÓA LOẠI ĐƠN VỊ  Đối với loại đơn vị câp nhật trạng thái [Đóng], ẩn [Loại đơn vị] hệ thống  Cách thực hiện: ➢ Bước 1: Chọn menu [Cán bộ] => chọn [Danh mục loại đơn vị] ➢ Bước 2: Double click vào tên [ Loại đơn vị] cần xóa ➢ Bước 3: Cập nhật trạng thái [Đóng] cho [Loại đơn vị] Trang 26 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Hệ thống VNPT- IOFFICE (V4.0) IV.XĨA CÁN BỘ  Xóa cán thực cán chưa có ràng buộc liệu ( chưa phân cơng công tác, chức vụ ) trạng thái [Chưa công tác]  Cách thực hiện: ➢ Bước 1: Chọn menu [Cán bộ] => chọn [Danh mục cán bộ] ➢ Bước 2: Tại tên cán cần xóa chọn biểu tương -Như vậy, cách thao tác trên, tài liệu CẤU HÌNH CƠ QUAN VÀ CÁN BỘ trình bày bước tạo quan cán quan Đồng thời tài liệu bổ sung mục để người sử dụng thực thao tác điều chỉnh-xóa sau trình tạo Trang 27 ... viên thực Sau tạo quan, quản trị viên tiến hành triển khai quan vừa tạo cách tiến hành tạo cán bộ, phân công, phân quyền cụ thể cho cán có quan Tài liệu hướng dẫn cách tạo quan cán quan Trang TÀI... [Thêm mới] III BƯỚC - TẠO CÁN BỘ Sau tạo đơn vị loại đợn vị tiến hành triển khai quan cách thêm cán đơn vị vừa tạo 3.1 Cách thực hiện:  Bước 1: Chọn menu [Cán bộ] => chọn [Danh mục cán bộ] Trang... DẪN SỬ DỤNG Hệ thống VNPT- IOFFICE (V4.0) CHƯƠNG I TẠO CƠ QUAN VÀ CÁN BỘ CƠ QUAN I BƯỚC - TẠO LOẠI ĐƠN VỊ 1.1 Cách thực  Bước 1: Chọn Menu [Cán bộ] => chọn [Danh mục loại đơn vị] Trang TÀI LIỆU