Tự học Excel cơ bản các hàm thông dụng

EXCEL 2007 Giới thiệu qua giao diện Microsoffe Excel 2007  Home: chứa lệnh liên quan chỉnh sửa định dạng đoạn văn bản, tìm kiếm thay  Insert: chứa lệnh chèn số đối tượng vào văn bảng biểu, hình ảnh, đồ họa chữ nghệ thuât, tiêu dề đầu cuối  Page Layout: chứa lệh định dạng định dạng trang văn hình ảnh  Formula: chứa lệnh làm việc với hàm  Data chứa lệnh làm việc với vùng CSDL xếp (Sort), lọc (Filter), tổng hợp liệu (Subtotal)  Review: chứa số cơng cụ xư lý văn kiểm tra tả, track change, bảo mật  Wiew: chứa lệnh phục vụ việc tùy biến hình giao diện microsoft Excel  Nút office: chứa lệnh làm việc với tệp văn New, save, Print, Close  Thanh công thức (Formulas Bar) dùng để nhập, sửa chữa liệu công thức  Các công cụ (tools); chứa lệnh thực nhanh Hai công cụ thông dụng Standard vaf formatting  Thanh cuộn ngang dọc ( horizontal Scroll Bar Vertical Scroll Bar) cho phép cuộn hình theo chiều ngang dọc  Thanh bảng tính; chuyển đổi, thực lệnh với bảng tính Các phím tắt excel - CTRL + A: chọn toàn - CTRL + C: copy - CTRL+ V: dán ký tự vừa copy - CTRL+ X: cắt đoạn lý tự - CTRL+F: tìm kiếm liệu - CTRL+P: in - CTRL+D: copy nội dung dòng giống - CTRL+H: Dùng để thay liệu - CTRL+B: dùng để bôi đậm liệu - CTRL +U: dùng để gạch chân văn - CTRL+I: phím tắt dùng để chọn chữ nghiêng - CTRL+Z: quay lại thao tác vừa thực - CTRL+0: Phím tắt dùng để ẩn cột nhóm cột chọn - CTRL+9: Phím tắt dùng để ẩn dòng nhóm dòng chọn - ALT+ Enter: ngắt dòng - Enter: chuyển xuống ô - ESC: hủy bỏ liệu vừa thao tác ô - F4 CTRL + Y: lặp lại thao tác - ALT+ Enter: thêm dòng - Backspace: Xóa dòng ký tự từ bên phải - Home đầu dòng - Tab: chuyển sang ô bên phải - F2: Hiệu chỉnh liệu ô - F3: Dán tên đặt công thức - F12: Tùy chọn lưu - CTRL+D: Chép liệu từ phía xuống phía - Shift + Enter: chuyển lên phía - Shift + Tab: chuyển sang ô bên trái 3.Xử lý ký hiệu lạ xuất bảng tính Excel: Khi nhập liệu dạng công thức chép liệu tạo từ công thức sang vùng khác đơi khí thấy xuất ký hiệu lạ như: ####: Là cột không đủ lớn để chứa liệu, nên mơ rộng cột lớn đủ chứa liệu #FEE: Một giá công thức không hợp lệ liệu bị xóa bị dán đè liệu khác lên Nên kiểm tra lại địa công thức sửa chữa cho phù hợp #NAME: Tên hàm biểu thức công thức bị sai excel khơng hiểu cơng thức Cần thay đổi lại tên hàm phép tính cho #NUM: Một giá trị không nằm vùng liệu quy định hàm Nên kiểm tra lại địa công thức sửa chữa cho phù hợp #VALUE: Một giá trị công thức kiểu liệu số, nên kiểm tra lại địa công thức sửa chữa cho phù hợp Địa Microsoft Excel Khi xử lý liệu bảng tính cần sử dụng đến địa ô, Microsoft Excel cho phép dùng loại địa chỉ: địa tương đối, địa tuyệt đối, địa hỗn hợp 4.1.Địa ô Địa tương đối: Địa tương đối gồm địa cột địa hàng Địa tương đối thay đổi số thứ tự cột, hàng chép cơng thức tới vị trí khác Dạng tổng quát: < Địa cột> Địa tuyệt đối: địa có chứa ký hiệu$ trước địa cột địa hàng Khi chép công thức tới vùng khác địa tuyệt đối bị thay đổi Dạng tổng quát: $$ Chú ý: Địa tuyệt đối dược sử dụng cần nhân chia Cộng trừ dãy số với vị trí chứa giá trị tìm kiếm so sánh vùng địa cố định  Muốn tạo địa tuyệt đối thực công thức, sau lựa chọn xong địa vùng địa nhấn phím F4 Địa hỗn hợp: địa có dạng $ chép công thức thứ tự cột không thay đổi, thứ tự hàng thay đổi hoạc < đại cột>$khi chép công thức thứ tự hàng không đổi, thứ tự cột thay đổi Dạng tổng quát:$ $ 4.2.Địa vùng: Trong trình làm việc với liệu bảng tính số lệnh, hàm yêu cầu tính tốn, xử lý nhóm nằm kề nhau, sử dụng địa vùng đặt tên cho vùng liệu để thao tác thực nhanh chóng dễ dàng Địa vùng liệu: địa vùng xác định địa ô bên trái địa ô cuối bên phải vùng cần xác định Dạng tổng quát: Cách mở USB  Khi USB bị ẩn file vào organize tích chuột vào dấu mũi tên/chọn forder and search options/chọn Wiew/chọn show hidden files, forders, and drives/ bỏ tích hide ấn Apply/ấn Ok - Muổn mở USB khơng có virut: Phải chuột vào Star sau chọn open Window Explorer, sau mở USB Các hàm thường dùng excel 6.1 Hàm SUM Cơng dụng dùng để tính tổng vùng liệu dãy số Cú pháp = SUM (vùng cần cộng) Bài tập thực hành: Cộng tổng phận quản lý phận bán hàng Sheet bảng lương (Tải cuối bài) 6.2 Hàm Subtotal Công dụng dùng để cộng tổng có điều kiện, khác với hàm sum hàm cộng tổng tránh trùng, tránh lặp Cú pháp = Subtotal(9,vùng cần cộng) Mỗi đối số có ý nghĩa khác nhau, đối số thay cho hàm sum Bài tập thực hành: Cộng tổng phận quản lý phận bán hàng Sheet bảng lương (Tải cuối bài) 6.3 Hàm Max Cơng dụng tìm giá trị lớn vùng liệu dãy số Cú pháp= max(vùng liệu cần tìm giá trị lớn nhất) Bài tập thực hành: Sử dụng hàm max để lấy số dư cuối kỳ cho bảng tổng hợp 131 331 (Tải cuối bài) 6.4 Hàm VLOOKUP Cơng dụng: hàm tìm kiếm liệu theo điều kiện trả lại kết giá trị tương ứng tìm thấy bảng phụ Bảng phụ tạo theo dạng cột dọc Cú pháp = VLOOKUP(giá trị tìm kiếm, vùng liệu tìm kiếm, thứ tự cột trả giá trị tìm kiếm, kiểu tìm kiếm) → F4 :3lần → F4:1 lần Trong đó: Giá trị tìm kiếm: giá trị để tìm kiếm phải có tên vùng liệu tìm kiếm Vùng liệu tìm kiếm: phải chứa tên giá trị tìm kiếm phải chứa giá trị cần tìm, điểm bắt đầu vùng tính từ dãy có chứa giá trị để tìm kiếm Cột trả giá trị tìm kiếm: đếm thứ tự cột từ bên trái qua bên phải Kiểu tìm kiếm nhận hai giá trị 0,1 Nếu tìm kiếm điều kiện dựa vào tìm kiếm lấy bảng phải giống giá trị cột Nếu để trống giá trị tìm kiếm bảng phụ phải xếp theo thứ tự tăng dần Bảng tìm kiếm phải sử dụng địa tuyệt đối Cột bảng tìm kiếm phải chứa giá trị để tìm kiếm F4: lần để có giá trị tuyệt đối (tuyệt đối hiểu cố định cột cố định dòng) Ví dụ: $D$10: hiểu cố định cột D cố định dòng 10 F4: lần để có giá trị tương đối cột tuyệt đối dòng (được hiểu cố định dòng thay đổi cột) Ví dụ: D$10 cố định cột D thay đổi dòng 10 F4$: lần để có giá trị tương đối dòng cố định cột (cố định cột thay đổ dòng) Ví dụ: $D10 cố định cột D thay đổi dòng 10 Bài tập thực hành: sử dụng hàm vlookup để tìm kiếm tên hàng đơn vị Sheet bảng kê Nhập Xuất Kho (Tải cuối bài) 6.5 Hàm SUMIF Cơng dụng: Hàm tính tổng giá trị vùng liệu dãy số theo điều kiện =SUMIF( Vùng giá trị tìm kiếm, giá trị tìm kiếm, vùng giá trị cần cộng) → F4 :3lần → F4:1 lần - Vùng giá trị tìm kiếm: vùng chứa giá trị trị tìm kiếm - Giá trị tìm kiếm: Phải có tên vùng giá trị tìm kiếm (Giá trị tìm kiếm ô) - Vùng giá trị cần cộng: vùng chứa giá trị cần cộng Lưu ý: Vùng giá trị tìm kiếm giá trị cần cộng phải tương ứng với nhau, tức điểm đầu điểm cuối phải tương ứng với F4: lần để có giá trị tuyệt đối ( tuyệt đối hiểu cố định cột cố định dòng) Ví dụ: $E$10: hiểu cố định cột E cố định dòng 10 F4: lần để có giá trị tương đối cột tuyệt đối dòng (được hiểu cố định dòng thay đổi cột) Ví dụ: E$10 cố định cột E thay đổi dòng 10 F4$: lần để có giá trị tương đối dòng cố định cột (cố định cột thay đổ dòng) Ví dụ: $E10 cố định cột E thay đổi dòng 10 Bài tập thực hành: Sử dụng hàm sumif để lấy số lượng nhập, thành tiền nhập số lượng xuất từ bảng Kê nhập xuất kho sang bảng tổng hợp nhập xuất tồn (Tải cuối bài) 6.6 Hàm IF Công dụng: hàm sử dụng để kiểm tra điều kiện trả lại hai giá trị công thức, Nếu điều kiện kiểm tra trả lại giá trị 1, ngược lại trả lại giá trị Cú pháp =If(Điều kiện, giá trị 1, giá trị 2) Chỉnh sửa liệu nhập 7.1 Chỉnh sửa liệu nhập - Chọn vùng ô muốn thay đổi kiểu liệu - Chọn Home/chọn nút mở rộng Alignment: chọn vùng ô muốn thay đổi liệu - Hoặc chọn home/chọn nút format painter 7.2 Xóa vùng liệu Khi cần xóa vùng liệu cần thưc thao tác sau: - Chọn vùng liệu cần xoá - Vào home/chọn nút Clear mở rộng - Clear All: xóa tất liệu - Clear formats: xóa định dạng(phơng, cỡ, mầu chữ, lề) - Clear Contents: Xóa nội dung giữ ngun định dạng - Clear Comments: Xóa thích 7.3 Khôi phục liệu Muốn khôi phục lại vùng liệu vừa thực hiên thao tác thay đổi CTRL+Z CTRL +Y 7.4 Lọc liệu Muốn lọc liệu phải bơi đen từ dòng muốn lọc tới hết lọc, sau vào Data/chọn filter Xuất mũi tên nhỏ màu trắng tiêu đề cột vùng liệu Muốn lọc liệu cột nhấn chuột mũi tên cột - Sort A to Z: xếp liệu tăng dần - Sort Z to A: xếp liệu giảm dần - Sort by color: xếp liệu theo màu sắc - Text Filter: cho phép chọn theo điều kiện cần lọc - Equals: so sánh - Does not Equals: So sánh không - Begin With: bắt đầu với - Does not begin with: không bắt đầu với - End with: kết thúc với - Content: bao gồm - Muốn hủy lọc: vào data/chọn Filter - Muốn nhả lọc để lọc điều kiện khác vào Select All Clear Filter From 7.5 Thao tác hàng cột a Chèn hàng, cột: Chọn home/chọn Inser - Chọn Insert Cells: để thêm ô - Chọn Insert Sheet Rows: thêm hàng - Chọn Insert Sheet Cloumns: thêm cột - Chọn Insert Sheet: thêm bảng tính b Xóa ơ, hàng, cột - Chọn vùng liệu cần xóa - Chọn home/Chọn Delete - Delete Cell: Xóa - Delete sheet Rows: xóa dòng - Delete sheet cloumns: xóa cột - Delete sheet: xóa tồn bảng tính c Thay đổi độ rộng cột: đưa chuột tới đường viền phải cột đường viền hàng cần thay đổi d Ẩn hàng, cột, bảng tính Ẩn - Chọn Home/format/chọn hide unhide - Hide cloumns: ẩn cột - Hide Rows: hàng - Hide Sheet: ẩn bảng tính Hiện - Chọn home/chọn format/Chọn hide unhide - Unhide cloumns: cột - Unhide Rows:hiện hàng - Unhide Sheet: hiệnbảng tính e Định dạng ơ: Chọn thay đổi phơng chữ - Chọn vùng liệu cần thay đổi phông chữ - Chọn home/chọn phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ Màu chữ trực tiếp menu nút lệnh - Hoặc chọn home chọn font mở hộp thoại Format Cells - Hộp thoại format Cells, thẻ fonts gồm: - Font: chọn phông chữ - Font style: chọn kiểu chữ(nghiêng :Italic Đậm Bold, gạch chân:Under line) - Size: chọn cỡ chữ - Color:màu chữ - OK Tạo đường viền Chọn home/chọn thẻ Border Hoặc hộp thoại FormatCells, thẻ Border gồm: Line Style: chọn kiểu đường viền ( nét đơn, đôi, đứt) Color: chọn màu đường viền None: xóa đường viền vùng liệu Outline: tạo đường viền vùng liệu Inside: tạo đường viền vùng liệu Border: thêm, bỏ thay đổi đường viền trên, dưới, trái, phải, chéo trái, chéo phải nút tương ứng g Hợp ô tách ô Chọn home/Chọn merge Merge & Center: hợp ô chọ thành ô định dạng liệu vào ô Merge Across: Hợp ô theo dòng Unmerge Cells: tách ô đượ hợp h Đổi hướng chữ, lề liệu ô Chọn Home/chọn nút lề theo mong muốn thẻ Alignment/chọn thẻ Alignment Hộp thoại format Cells, thẻ Alignment gồm: Horizontal: lề theo chiều ngang General: giữ nguyên nhập liệu Left: lề theo mép trái Center: lề Right: lề mép phải Fill: tồn ký tự Justifly: lề hai bên mép lề Center across selection: lề qua dãy ô Vertical: lề theo chiều dọc (top;căn lề phía trên, Center giữa, Bottom: lề xuống phía dưới) Wrap text; tích dấu check liệu nhập vào dài độ rộng ô tự độn dàn thành nhiều dòng Merge Cells:trộn nhiều thành ô Orientation: chọn hướng xoay liệu ô cách dùng chuột kéo nút đỏ tới góc mong muốn I Chèn ký tự đặc biệt Chọn insert/chọn Symbol Xuất hộp thoại Symbol Hộp thoaị Symbol gồm mục chức Chọn phông chữ mục Font, bảng ký tự đặc biệt có nhiều ký tự khác Chọn ký tự cần dùng Nếu cần chèn thêm nhiều ký tự khác thực thao tác: chọn ký tự cần sử dụng Chọn nút insert chèn đủ ký tự cần Chọn nút Close đóng hộp thoại Symbol 7.6 Các thao tác với bảng tính a Chèn thêm bảng tính Nhấn chuột phải Sheet Bar thẻ ghi tên bảng tính Chọn Insert/chọn Worksheet/chọn Ok b Xóa bảng tính Nhấn chuột phải thẻ ghi tên bảng tính cần xóa Chọn lệnh Delete/Chọn OK, bảng tính bị xóa khỏi tệp liệu c Đổi Tên Bảng Tính Nhấn chuột phải vào thẻ ghi tên bảng tính, chọn lênh rename/ghi tên cho bảng tính d Di chuyển chép bảng tính - Nhấn chuột phải thẻ ghi tên bảng tính cần chép hoạc di chuyển/chọn lệnh Move or Copy - To Book: chọn tệp liệu đích chứa kết sau di chuyển chép bảng tính - Before sheet: chọn vị trí cho bảng tính tệp thời làm việc Create a copy: chọn chép bảng tính, ngược lại di chuyển bảng tính - Chọn Ok e Đổi màu tên bảng tính - Nhấn chuột phải thẻ ghi tên bảng tính/chọn Tab color/chọn màu sắc Tên bảng tính đổi màu mong muốn g Ẩn bảng tính Ẩn bảng tính: Nhấn chuột phải thẻ ghi tên bảng tính cần ẩn/chọn Hide Hiện bảng tính: Nhấn chuột phải thẻ ghi tên bảng tính bất kỳ/chon Unhide/chọn tên bảng tính muốn Cách In 8.1 Cách in: Khi in liệu bảng tính gồm nhiều trang khác nhau, muốn trang liệu có tiêu đề đầu tiêu đề cuối cần thực thao tác sau:  Chọn nút lệnh page Setup, chọn thẻ Header/footer  Chọn nút Custom Header  Chọn vị trí để soạn thảo văn tiêu đề: Trái – Left section, Giữa – Center section, Phải – Right section  Khi soạn tiêu đề thay đổi: thay đổi font chữ, chèn thêm tổng số trang, số trang, ngày tháng, giờ, tên file, tên bảng tính cách sử dụng nút lệnh tương ứng hôp thoại Header  `Chọn nút Custom Footer: tạo nội dung phần cuối trang, thực tương tự tiêu đề đầu  Different odd and even pages: cho phép tạo tiêu đề khác trang lại  Different first page: tạo tiêu đề trang tệp khác trang lại  Chọn Ok để kết thúc quay lại bảng tính 8.2 Chuẩn bị trang in - Chọn page setup/chọn thẻ Margins  Top: độ rộng lề  Bottom: độ rộng lề  Left: độ rộng lề bên trái  Right: độ rộng lề bên phải  Header: độ rộng tiêu đề đầu trang  Footer: độ rộng tiêu đề cuối trang  Horizontally: bảng tính vào trang giây theo chiều ngang hay không  Vertically:Căn bảng tính vào trang giấy theo chiều dọc hay không 8.3 Chọn khổ giấy hướng giấy in Chọn Page layout/page setup/chọn thẻ Page  Orientation: chọn hướng giấy in: Portrait: giấy dọc, Landscape: giấy ngang  Paper size: chọn khổ giấy in, thường A4  Pirst page number: chọn số cho trang in 8.4 Chọn vùng hướng in - Chọn Page Layout/chọn Print Titles - Print titles: nhập đại vùng cần in Sử dụng cần in vùng liệu bảng tính - Print titles: Đối với bảng liệu lớn in nhiều trang, từ trang thứ hai trở liệu in khơng có tiêu đề bảng làm việc quản lý liệu gặp khó khăn Muôn tiêu đề lặp trang in - Rows to repeat at top: chọn hàng cần lặp trang - Columns to repeat at left: chọn cột cần lặp trang - Print Gridlines: cho phép in đường lưới bảng  Black and white: in đen trắng  Draft quality: in chất lượng nháp  Row and column headings: cho phép in địa cột hàng với liệu bảng liệu  Page order: hướng in bảng liệu bảng tính  Down, then Down:in trang từ trái qua phải, từ xuống 8.5 Xem trước in - Nhấn CTRL+F2 mở hộp thoại Print Preview - Chọn Office Button/ chọn Print/chọn Print Preview - Print: thực lệnh in - Page Setup: thiết lập trang in - Zoom: chức phong to bảng liệu kích cỡ bình thường thu nhỏ bange liệu vừa độ rộng cửa sổ - Next page: chuyển xem trang - Show Margins: điều chỉnh độ rộng lề giấy - Page Break Preview: cho phép đặt dấu ngắt trang, Định trỏ vị trí ngắt trang, nhấn chuột nút Page Dreak Preview Dấu ngắt trang thiết lập - Close Print Preview: đóng chế độ xem trở hình làm việc thơng thường - Help:trợ giúp sử dụng chức tương ứng để thay đổi định dạng trang in theo mong muốn - Chọn nút Close Print Preview tổ hợp phím CTRL+F2 để đóng chế độ xem trước in 8.6 Đặt hủy dấu ngắt trang - Chọn Page layout, chọn nút Breaks - Chọn insert page Break muốn đặt dấu ngắt trang - CHọn Remove page Break muốn hủy dấu ngắt trang - Chọn Reset All Page Breaks muốn hủy tất dấu ngắt trang đặt 8.7 In liệu Chọn nút OFFICE BUTTON/Chọn Print để mở hộp thoại Print Khung Printer: name chọn máy in cần sử dụng in Khung Print range: chọn miền liệu cần in All: in tất trang Page from ….to … Chọn in số trang theo mong muốn Ghi trang bắt đầu I mục from trang kết thúc to Khung Print what: điều khiển in  Selection: in phần liệu chọn  Active sheet(s): in tất tính làm việc  Entire workbook: in tất bảng tính tệp liệu Excel Khung Copies: số cần in.Sử dụng muôn in liệu thành nhiều giống Lưu ý: để in giấy A4 cần định dạng giấy sau  CHọn Properties/chọn paper/Quality  Tại mục Size is chọn khổ giấy A4/chọn oK Ok Bảo mật bảng tính Chọn Review Ribbon/ chọn Protect sheet  Chọn chế độ bảo mật bảng tính mục Allow all users of this worksheet  Ghi mật mục: password to unprotect sheet: chọn OK  Nhập lại mật mục Reenter password to procced, chọn Ok Khi hủy bỏ chế độ bảo mật:  Mở bảng tính cần hủy bỏ chế độ bảo mật  Chọn menu Review/ chọn Unprotect sheet  NHập lại mật mục Password.chọn Ok 10 Bảo mật tệp liệu - Chọn Protect Structure anh Windows.xuất hộp thoại protect Structure anh Windows - Ghi mật mục: Passwor(optional): chọn OK - Nhập lại mật mục Reenter Password to procced.chọn OK Khi cần hủy bỏ:  Mở bảng tính cần hủy bỏ chế độ bảo vệ  Chọn menu Review/chọn Protect Workbook/chọn Protect structure and Windows  Nhập lại mật mục Password.Chọn Ok ... phải - Home đầu dòng - Tab: chuyển sang bên phải - F2: Hiệu chỉnh liệu ô - F3: Dán tên đặt công thức - F12: Tùy chọn lưu - CTRL+D: Chép liệu từ phía xuống phía - Shift + Enter: chuyển lên phía -. .. chọn - CTRL+9: Phím tắt dùng để ẩn dòng nhóm dòng chọn - ALT+ Enter: ngắt dòng - Enter: chuyển xuống ô - ESC: hủy bỏ liệu vừa thao tác ô - F4 CTRL + Y: lặp lại thao tác - ALT+ Enter: thêm dòng -. .. bảng tính Ẩn - Chọn Home/format/chọn hide unhide - Hide cloumns: ẩn cột - Hide Rows: hàng - Hide Sheet: ẩn bảng tính Hiện - Chọn home/chọn format/Chọn hide unhide - Unhide cloumns: cột - Unhide Rows:hiện